Tesis yönetimi, birden fazla paydaşın koordineli çabalarını gerektiren karmaşık bir disiplindir. Bu makalede, Kurumsal Karne çerçevesini kullanarak bir tesis yönetim stratejisini belgelemek ve uygulamak için bir örneği tartışıyoruz.
Kurumsal gayrimenkul talebindeki pandemi sonrası değişiklikler gibi yeni itici güçler, çerçevenin strateji yürütme ve stratejik değişimi yönlendirme gibi birincil amaçları için kullanılmasına olan ilgiyi artırdı3.
Bu makalede, tesis yönetimi için bir Kurumsal Karne örneğini tartışıyoruz. Bu strateji skor kartı, belirli bir tesise odaklanabilir ve diğer strateji skor kartlarıyla uyumlu olabilir veya benzer bir stratejik yaklaşımı tüm tesis yönetimi şirketine yaymak için bir şablon olarak kullanılabilir.
Ayrıca, bu fikirlerin BSC Designer platformunda nasıl otomatikleştirilebileceğine dair örnekler de bulacaksınız; ücretsiz plan kapsamında kaydolabilir ve uygulamada deneyebilirsiniz.
Tesis yönetiminin paydaşları
Stratejik analiz için iyi bir başlangıç noktası paydaş yönetimidir. Tesis yönetimi durumunda, paydaşlar listesi şunları içerir:
- Mülk sahibi
- Kiracılar
- Tesis takımı
- Düzenleyiciler
BSC Designer’da, paydaşlar listesini oluşturmak ve onların stratejik hedeflerini, kaynaklarını ve önceliklerini tanımlamak için paydaş analizi şablonunu kullanın.
Stratejik analiz
Şablonumuzda, strateji haritasında formüle edilmiş bazı hedefler bulunmaktadır. Bu hedefler örnek olarak sunulmaktadır; ancak gerçek bir durumda, dış çevreyi, rekabetçi ve yasal ortamı analiz ederek stratejik hipotezler geliştirmek ve bunları stratejiye yansıtmakla ilgileniyoruz.
Önerilen çerçeveler arasında, dış faktörler için PESTEL analizi ve rekabet ortamını analiz etmek için Beş Güç yer almaktadır. Farklı bir makalede, işletme çerçevelerini ve bunların stratejik planlamadaki rolünü ele alıyoruz.
Örneğin, bulunduğunuz yere bağlı olarak, tesis yönetiminin mevcut durumu aşağıdaki faktörler tarafından şekillendirilmektedir:
- Sürdürülebilirlik ve enerji verimliliği
- Maliyet yönetimi
- Düzenleyici uyumluluk
- AI ve AR (artırılmış gerçeklik) teknolojilerinin benimsenmesi
Tesis yönetimi için strateji haritası
Örneğimizde bir strateji haritası yer almaktadır. Klasik Kaplan & Norton Kurumsal Karne prensiplerine göre, harita dört perspektife ayrılmıştır:
- İlk iki perspektif – Finansal ve Müşteri – burada paydaşlar için beklenen sonuçları formüle ediyoruz.
- Öğrenme ve Dahili perspektifler – burada stratejinin eyleme geçirilebilir kısmını formüle ediyoruz.
Tesis Yönetimi Skor kartı. Örneğin, strateji sürücülerinden biri Öğrenme perspektifinde haritalanan “Dijital Mimari” hedefidir. Bu, “Dijital Mimari’nin Günlük İş Akışlarıyla Entegrasyonu” hedefi aracılığıyla dahili uygulama ile desteklenmektedir.
Oklarla tanımlanan neden-sonuç mantığını takip ederek, bu sürücülerin sonuçlarını Müşteri ve Finansal perspektiflerinde takip edebiliriz. Bu durumda, sonuçlar maliyet etkin tesis operasyonları ve nihayetinde sürdürülebilir büyümedir.
Neden-sonuç bağlantısı sadece mantıksal değildir. Bu örnekte, iki hedefi birbirine bağlarken, platform bunları veriyle ilişkilendirmeyi önerdi.
Tesis Yönetimi Skor kartı. Örneğin, “Dijital Mimari” iki gecikmeli göstergeyle ölçülmektedir: “Kullanıcı Benimseme Oranı” ve “Sistem Kesinti Süresi.” Bu gecikmeli performans, “Dijital Mimari’nin Günlük İş Akışlarıyla Entegrasyonu” hedefi için bir girdi veya öncü gösterge olarak kullanılır.
Strateji haritası fonksiyonu ile ilgili kullanıcı eğitiminde, strateji haritalarının oluşturulması hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
KPI’lar, girişimler ve risklere ayrıştırma
Harita üzerindeki üst düzey hedefler, gerçekleştirilemeyecek kadar soyuttur. Bu nedenle, onları ayrıştırır veya parçalara böleriz ve daha somut bileşenlere indirgeriz.
Örneğin, iç süreçler perspektifi kapsamında “Çalışan Eğitimi ve Gelişimi” hedefini analiz edelim.
Tesis Yönetimi Skor kartı. İçerisinde şunlar bulunur:
- “Sürekli öğrenme ve inovasyon kültürü oluştur” girişimi; başlangıç ve bitiş tarihleri, bütçe gibi klasik proje yönetimi detaylarını içerebilir.
- “Eğitim sonrası performans değerlendirmesi” gecikmeli göstergesi; eğitim programlarının etkinliğini nicel olarak ölçer.
- “Stratejik hedeflerle uyum” gibi çeşitli öncü göstergeler; bunlar doğrudan hedefin performansını etkilemez, fakat başarı faktörlerini ölçmeye yardımcı olur.
- Başka bir öncü gösterge de “Eğitim İhtiyacı Sürekli Analizi“; bu, bir öncü gösterge olmasının yanı sıra, aynı isme sahip Öğrenme perspektifindeki hedefle de bağlantılıdır.
- “Ölçülebilir Etki Eksikliği” riski; risk etkisi ve olasılığı ile nicel olarak belirlenmiş, kendine ait bir risk azaltma planı ile birlikte.
Bu bileşenlerin her biri için, gerekçesini açıklayacak bir paydaş ve ayrıca bildirimleri alacak ve bu bileşenleri kişiselleştirilmiş panelinde görecek bir sahibi (kullanıcı) atayabiliriz.
Tesis Yönetimi Skor Kartından KPI’ların Tam Listesi
Aşağıda, Tesis Yönetimi skor kartından KPI’ların listesi bulunmaktadır. KPI’lar için temel (tanım, ağırlıklar, hedef belirleme) ve ileri (ağırlıklar, hesaplamalar, zaman içinde izleme) otomasyon işlevlerine, BSC Designer platformu üzerinden belirtilen şablonla erişebilirsiniz.
İşlemlerin Toplam Maliyeti Mülk Sahipleri: verimli ve maliyet etkin tesis operasyonları Kiracılar: konforlu ve iyi bakımlı alan Tesis Ekibi: verimli iş akışı süreçleri Tesis İşletme Geliri Dijital Mimari’nin Günlük İş Akışları ile Entegrasyonu Tesis Yönetimi Yatırımlarının Geri Dönüşü Bakım sorunlarını çözme süresi Algılanan güvenlik ve emniyet önlemleri Düzenleyici Farkındalık ve İzleme Teknoloji Benimseme Oranı İletişim Memnuniyeti Çalışan Eğitimi ve Gelişimi Güvenlik Uyum Oranı Dijital Mimari İş Akışı Verimliliği Kazancı Hata Oranlarında Azalma Harici Sağlayıcılara Bağımlılık Düzenleyici Uyum Belgelendirilmiş uyum politikaları ve prosedürlerinin %’siStratejiyi uygula ve sürekli izle
Analiz ve strateji sürecinin tanımlama adımlarını geçtik. Sonraki adım, stratejinin fiilen uygulanmasıdır.
Ekibiniz tanımlanan planlar üzerinde çalışmaya başlayabilir:
- KPI’lar güncellenir ve yeni veriler eklenir.
- Hedeflere ulaşılamazsa, sahipleri yorumlarını not edebilir.
- İlgili dokümanlar, stratejinin doğru şekilde uygulandığını kanıtlamak amacıyla KPI’lara ve hedeflere eklenir.
Yönetim ekibi ilerlemeyi paneller ve zamanlanmış raporlar aracılığıyla takip edebilir.
Tesis Yönetimi Skor kartı. Stratejiyi Belirli Tesislere Hiyerarşik Dağıt
Tartışılan Tesis Yönetimi skor kartı, çeşitli tesisler için stratejiyi tanımlamak ve performansı izlemek amacıyla bir şablon olarak kullanılabilir.
Kavramsal olarak bu, şunları içerir:
- Paylaşılan hedefler, KPI’lar ve girişimlerle bir şablon oluşturma.
- Şablonu birkaç tesis için küçük ölçekte test etme.
- En iyi uygulamalara göre şablonu ayarlama.
- Şablonu daha fazla tesise hiyerarşik dağıtma.
Alt şablonların her biri, veri yoluyla ana şablona bağlanabilir. Bu şekilde, bireysel tesisler için skor kartları bir küme olarak gruplandırılabilir ve ölçülebilir.
Tesis yönetimini genel strateji ile hizala
Tesis yönetimi diğer alt stratejilerden izole değildir. Bu durumda, tesis yönetimi skor kartının diğer skor kartlarıyla bağlantılandırılmasından bahsediyoruz.
Stratejik uyum veriyle, belirli KPI’lar bağlandığında ya da bağlamla, bağlamsal bir kayıt oluşturulduğunda sağlanabilir.
Örneğin, Tesis Yönetimi Skor Kartını bağlamla Güvenlik, Uyum veya Eğitim skor kartlarıyla ilişkilendirebiliriz.
Ayrıca, Sürdürülebilirlik ve İnovasyon skor kartlarıyla da bağlamsal bir bağlantı olabilir.
Oturum: 'Kurumsal Karne’ye giriş BSC Designer ile', BSC Designer'ın devam eden öğrenme programının bir parçası olarak, hem çevrimiçi hem de yerinde atölye çalışması olarak sunulmaktadır. Daha fazla bilgi edinin....
Özet
Tesis yönetimi, çeşitli paydaşları içeren ve karmaşık bir iş ortamında faaliyet gösteren karmaşık bir iş disiplinidir.
Bu makalede, nasıl yapılacağını tartıştık:
- Bireysel bir tesis için strateji tanımlamak ve tanımlamak,
- Genel tesis yönetimine ölçeklendirmek ve
- Kuruluş içindeki diğer strateji ve işlevsel skor kartlarına bağlamak.
- Tesis yönetiminde performans değerlendirmesi: Kurumsal Karne yaklaşımını kullanmak, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Salford Üniversitesi, İngiltere, 2020 ↩
- Tesis Yönetimi Bölümünde Performans Ölçümü Kurumsal Karne Kullanımı, Tony Nurdiansyah, Bandung Teknoloji Enstitüsü (ITB), 2014 ↩
- Kurumsal Karne: Zamana dayanıklı bir stratejik çerçeveyi Yeni İş Modeli için yeniden amaçlandırma, Jenn Shelton, FMJ (Uluslararası Tesis Yönetimi Derneği), 2021 ↩
Alexis Savkin, Kıdemli Strateji Danışmanı ve Kurumsal Karne platformu BSC Designer’ın CEO’sudur. Uygulamalı matematik ve bilgi teknolojileri alanında geçmişiyle birlikte, alanda 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Alexis, “Strateji Uygulama Sistemi”nin yazarıdır. Strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makale yayımlamış, sektör etkinliklerinde düzenli olarak konuşmalar yapmaktadır ve çalışmaları sıklıkla akademik araştırmalarda kaynak gösterilmektedir.