Bir üniversite ve akademik kurumda beş yıllık stratejik planı uygula

Bu vaka çalışması, büyük bir akademik kurumun Kurumsal Karne metodolojisini kullanarak, tam KPI izleme ve raporlama ile birleşik, çok seviyeli bir strateji mimarisi oluşturduğunu vurgulamaktadır.

Yükseköğretimde kurumsal karne strateji yönetimi hakkında temel bilgiler

Üniversite hakkında

Bu vaka incelemesindeki kuruluş, Riyad’da lisans ve yüksek lisans programları sunan özel bir üniversitedir. Yaklaşık 2.400 öğrenciye hizmet vermekte olup, yaklaşık 70 tam zamanlı öğretim üyesi ve daha geniş bir idari kadro tarafından desteklenmektedir.

Üniversite, sağlık bilimleri, işletme alanları, yaratıcı ve mimari çalışmalar ile hukuk eğitimi de dahil olmak üzere çeşitli lisans ve yüksek lisans programları sunmaktadır.

Stratejik bağlam

Üniversite beş yıllık bir stratejik planlama döngüsüyle faaliyet göstermektedir. Liderlik, stratejik yönün açıkça iletilmesini ve akademik fakülteler, klinik birimler ve destek departmanları genelinde tutarlı şekilde uygulanmasını sağlamayı amaçladı. Temel hedefler arasında eğitim kalitesini artırmak, akreditasyon hazırlığını güçlendirmek, öğrenci çıktılarında iyileşme sağlamak ve akademik ile idari fonksiyonlar arasında stratejik uyumu temin etmek yer aldı.

Liderlik, çok sayıda akademik ve operasyonel birim ile çok yıllı süreçler arasında stratejik hedeflerin sürekliliğinin ve görünürlüğünün korunmasına ilişkin endişelerini dile getirdi. Performans raporlamasını tek bir departmanda merkezileştirmek yerine, KPI’lar için sorumluluk atanmasının önemini vurguladılar.

Zorluk şu şekilde ifade edildi:

“Stratejik hedefler, tüm fakülteler ve programlar genelinde beş yıllık dönemin tamamı boyunca görünür olacak, planlama döngüleri arasında süreklilik veya netlik kaybolmayacaktır.”

Planlama sürecine kimler dahil oldu

Geniş bir paydaş grubu planlama ve uygulama sürecine katkıda bulundu:

• Kalite ve Güvence Direktörlüğü – Stratejik uyumun ve akreditasyon uyumluluğunun gözetimi;
• Stratejik Planlama ve Geliştirme – Skor kartı yapılarının ve yıllık güncellemelerin yönetimi;
• Fakülte Dekanları ve Program Direktörleri – Akademik çıktılar ve program düzeyindeki girişimler için sorumlu;
• İdari birimler – İK, Kabul, Finans, BT, Kütüphane Hizmetleri;
• Klinik ve hasta ile doğrudan temas eden birimler – Eğitim klinikleri, laboratuvarlar, eczaneler ve tıbbi bölümler.

Kıdemli Kalite Yöneticisi, stratejik otomasyon programının uygulanmasından sorumlu lider olarak görev yapmış; eğitim, erişim kontrolü ve birimler arasında skor kartı sahipliğinin koordinasyonunu sağlamıştır.

Temel zorlukları belirleyin

Planlama ekibi, uygulamaya ilişkin çeşitli zorluklar tespit etti:

• Çok düzeyli uyum – Üniversite düzeyindeki stratejik hedeflerin, fakülte ve program düzeyindeki amaçlara doğru şekilde dönüştürülmesinin sağlanması;
• KPI sahipliği – Farklı operasyon ekipleri arasında gösterge güncellemelerine ilişkin sorumluluğun atanması ve sürdürülmesi;
• Uzun vadeli süreklilik – Beş yıllık plan boyunca yıllık incelemeler ve revizyonlar sırasında stratejik tutarlılığın korunması;
• Akreditasyon odaklı raporlama – Düzenleyici ve iç denetim için tutarlı, yapılandırılmış raporların üretilmesi.

Ekip, ihtiyaçlarını aşağıdaki şekilde vurguladı:

“Kurumsal stratejinin beş yıllık sürekliliğinin tamamını korurken, yıl bazında sürümlemeye olanak tanıyan bir planlama sistemi.”

Stratejik planlama sistemini uygulayın

BSC Designer ekibi, hiyerarşik dağılıma dayalı Kurumsal Karne mimarisi kullanarak kurumun stratejik planını yapılandırma ve otomatikleştirme süreçlerinde kurumu destekledi.

• Hiyerarşik dağılımlı Skor kartları – Üst düzey üniversite strateji skor kartı, fakülte düzeyine ve ardından program düzeyi skor kartlarına hiyerarşik olarak dağıtılarak tüm eğitim ve klinik birimler genelinde stratejik uyum sağlandı;
• Role dayalı izinler – Stratejik liderler yapısal değişiklikler üzerindeki yetkiyi sürdürürken, program ve birim personeline gösterge verisi girişi ve yorumlama sorumluluğu atandı;
• Perspektif ağırlıklandırma – Strateji perspektifleri, akademik kalite ve öğrenci başarısı gibi kurumsal öncelikleri yansıtacak şekilde ağırlıklandırıldı;
• Yıllık sürümleme – Her plan yılı, beş yıllık ufuk boyunca süreklilik korunurken sürümlendi ve arşivlendi;
• Özelleştirilmiş raporlama profilleri – Raporlama görünümleri, yıllık incelemeler, program düzeyi değerlendirmeler ve beş yıllık strateji özet raporları için yapılandırıldı.

KPI odak alanları

Performans göstergeleri, akademik kaliteyi, kurumsal etkinliği ve klinik hizmet performansını yansıttı. KPI’lar, bildirilen sonuçların sorumlu ekipler tarafından sağlanan belgelenmiş kanıtlarla desteklendiği kanıta dayalı ilkeler kullanılarak takip edildi.

• Öğrenci öğrenimi ve memnuniyeti;
• Akademik kadro ve araştırma geliştirme;
• Mezun istihdamı ve mezun sonuçları;
• Akreditasyon ve kalite uyumu;
• Klinik hizmet kalitesi ve hasta deneyimi.

Sonuçlar

Uygulama, üniversite, fakülte, program ve klinik birim düzeylerinde yaklaşık 60 birbirine bağlı skor kartından oluşan tutarlı ve uyumlu bir stratejik planlama yapısı oluşturdu. Yaklaşık 50 kullanıcı, verileri güncelleme, ilerlemeyi gözden geçirme ve performans değerlendirmesi ve iyileştirme tartışmalarına katkıda bulunma konusunda aktif olarak yer aldı.

Paydaşlar, daha net hesap verebilirlik, daha güvenilir raporlama ve akademik ile idari birimler arasında gelişmiş iş birliği bildirdi. Beş yıllık stratejik ufkun yönetimi, şeffaf KPI sahipliği ve yapılandırılmış sürüm kontrolü sayesinde daha kolay hale geldi.

Kurum, deneyimini şu şekilde özetledi:

“BSC Designer stratejik planımızı organize etti, KPI’ları izlememize yardımcı oldu ve gerekli raporları oluşturdu.”

Stratejik uyum çerçevesi artık akademik ve klinik operasyonlarda sürekli performans değerlendirmesi ve sürekli iyileştirme olanağı sağlıyor.

Departmanlar arasında stratejiyi uyumlu tutma

Özetle, bu bölüm, birden fazla akademik birim genelinde birkaç yıl boyunca stratejik sürekliliği ve açıklığı korumaya yardımcı olan temel uygulamaları vurgulamaktadır.

• İstikrarlı bir kurumsal strateji belirleyin – Tüm birimler için net bir referans noktası sağlamak üzere üst düzey amaçları stratejik döngü boyunca tutarlı tutun.
• Hedefleri düşünerek hiyerarşik dağılım yapın – Üniversite amaçlarını fakülte ve program skor kartlarına çevirin; böylece her seviye, ortak hedeflere katkı sağlamadaki rolünü görür.
• Net KPI sorumluluğu atayın – Veri kalitesini ve şeffaflığı sağlamak için güncellemeler ve destekleyici kanıtlar konusunda bireysel birimleri veya personeli sorumlu kılın.
• Yıllık güncellemeler için sürümlemeyi kullanın – Stratejik sapmayı önlemek için uzun vadeli hedeflerle uyumu korurken göstergeleri her yıl gözden geçirip ayarlayın.
• Süreci özel bir platformla destekleyin – BSC Designer gibi bir araç kullanmak, stratejik uyumu korumaya, raporlamayı otomatikleştirmeye ve manuel koordinasyon işini azaltmaya yardımcı olur.

Eğitim alanından diğer vakalar

Eğitimde strateji uygulaması ve performans ölçümüne dair ek örnekleri keşfedin.

Bu vakalar, benzer kurumlar için pratik bağlam ve karşılaştırmalı içgörüler sunar.

Vaka çalışmasından uygulamaya

Sağlam bir strateji mimarisi oluşturmak, stratejik uyumu sağlamak ve etkili performans izleme imkanı sunmak için BSC Designer platformunu uygulamada nasıl kullanacağınızı öğrenin.

PDF'yi indir Kaydolun

Özel zorluklarınızı tartışmak için BSC Designer ekibiyle iletişime geçin.

BSC Designer

BSC Designer, KPI’lar, strateji haritaları ve paneller aracılığıyla strateji formülasyonu ve yürütülmesini geliştiren bir strateji yürütme yazılımıdır. Tescilli strateji uygulama sistemimiz, şirketleri stratejik planlamanın pratik uygulamasında yönlendirir.