Stratejik planlama yazılımını uygulamanın yatırım getirisini (ROI) nasıl hesaplayabilir ve bu yatırımı üst yönetime nasıl gerekçelendirebiliriz?
Yakın zamanda potansiyel bir müşteri tarafından ilginç bir soru gündeme getirildi:
Strateji uygulama platformunuzu üst yönetim ekibimiz nezdinde nasıl gerekçelendirebiliriz?
Organizasyonunuzda stratejik planlamayı otomatikleştirmeyi savunuyorsanız, aşağıdaki gerçekler ve fikirler gerekçenizi desteklemeye yardımcı olabilir.
Başlangıç noktası: Deneysel olarak kanıtlanmış genel zaman tasarrufu
Diğer dijital dönüşüm çabalarında olduğu gibi, beklenen iyileştirmeleri anlamak, mevcut durumu analiz etmek ve zaman ile maliyet merkezlerini belirlemekle başlar.
BSC Designer için bir pilot uygulama yürüten müşterilerin anketlerine dayanarak, ÖNCE durumuna ilişkin bildiklerimiz şunlardır:
Haftada 4 saat, bir yöneticinin “stratejik plan” elektronik tablosunu güncellemek için harcadığı ortalama süredir.
Pilot kullanıcıların bildirdiği tipik bir SONRA durumu ise şöyledir:
Elektronik tablo tabanlı stratejik planlamaya kıyasla %70 zaman tasarrufu.
Bir “stratejik plan” elektronik tablosunu sürdürme/güncelleme fikri belirsiz olabilir; ancak genellikle Skor kartı oluşturma, KPI’ları güncelleme, destekleyici kanıt ekleme ve rapor üretme gibi faaliyetleri içerir.
İş alanına ve organizasyon türüne bağlı olarak, bu durum yalnızca raporlama çabasından yılda 25 bin $ ile 100 bin $ arasında tasarrufa karşılık gelebilir. Ayrıca, potansiyel tasarrufları tahmin etmek için kendi verilerinizi girebileceğiniz bir strateji uygulama ROI hesaplayıcısı da sunuyoruz.
Yatırımın önemli bir kısmı, yazılımda uzmanlaşmak için gereken süredir. BSC Designer özelinde, pilot kullanıcılar; yazılımla denemeler, eğitim videoları ve canlı eğitim oturumları dâhil olmak üzere ortalama 15 saat bildirmiştir.
Aynı kıyas değerleri sizin organizasyonunuz için de geçerli olacak mı?
En önemli ayırt edici faktörün, organizasyonun stratejik planlama disiplinindeki olgunluğu olduğunu tespit ettik. Yerleşik iş akışlarına ve net bir strateji mimarisine sahip organizasyonların yeni teknolojiyi benimsemesi daha az zaman gerektirir. Bu bakımdan, bir strateji öz denetimi iyi bir başlangıç noktasıdır.
Planlama maliyetini kıyaslama
Başka bir kıyaslama eklemek ve ampirik tahminleri farklı bir perspektiften doğrulamak için, planlama otomasyonunun daha geniş sorununa bakabiliriz.
CFO.com’da aktarıldığı üzere APQC’ye göre1, organizasyonlar planlama ve yönetim muhasebesi için yaklaşık gelirin %0,1’ini harcamaktadır. Bu kategori geniş olsa da, stratejik planlama kapsamına giren bütçeleme, tahminleme, yönetim raporlaması, sapma analizi ve diğer faaliyetlerin toplam maliyetine ilişkin kabaca bir tahmin sunmaktadır.
Bir diğer tahmin, bir McKinsey anketinden gelmektedir2. Yöneticiler, idari işler, stratejiyle ilgili işler ve yetenek ile insan yönetimi dâhil olmak üzere, çalışma zamanlarının neredeyse yarısını yönetsel olmayan işlere harcadıklarını bildirmiştir. Hedefleri izlemek, KPI’ları sürdürmek, kanıt eklemek veya teşvikleri hesaplamak için elektronik tablo yönetimi, çoğu zaman bu segmentlerin tamamında karşımıza çıkmaktadır.
Hata oranları ve veri tutarsızlığı riski
Zamandan tasarruf tahminleri ikna edici değilse, başka bir perspektif, stratejiyi elektronik tablolarda yönetmenin risklerini değerlendirmektir.
“Errors in Operational Spreadsheets”3 başlıklı makale, elektronik tabloların %94’ünün hata içerdiğini bildirmektedir.
Benzer şekilde, %86 ile %100 arasında değişen tahminler “Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do.”4 çalışmasında yer almaktadır.
Stratejik planlamada, veri tutarlılığı sorunları şunlara yol açar:
- Hesaplamalarda hatalar
- Veri yapısında hatalar
- Yüklenen kanıtlarda hatalar
Bu sorunlar, yukarıdaki zaman tahminlerine zaten yansıtılmış olan ek yeniden çalışma süresine dönüşür.
Daha az somut olmakla birlikte çoğu zaman daha önemli olan ise, yönetim görüşmeleri veya denetimler için gerekli olduğunda gereken veri ya da kanıtlara sahip olmama veya eksik ya da hatalı bilgilere dayanarak karar verme riskidir.
ROI faktörlerini birleştirin
Stratejik planlama yazılımının ROI’si üç ana kaynaktan gelir:
- İlk olarak, Skor kartı’ların, KPI’ların ve raporların sürdürülmesinde ölçülebilir zaman tasarrufu. Muhafazakâr tahminler dahi, yatırımı ilk yıl içinde haklı çıkarır.
- İkinci olarak, hata riskinin azaltılması ve veri tutarlılığının iyileştirilmesi.
- Üçüncü olarak, stratejik disiplinin iyileştirilmesi. Net strateji mimarisi, şeffaf sahiplik, kanıta dayalı izleme ve takımlar arasında daha iyi stratejik uyum, ölçülmesi daha zor ancak uygulama açısından kritik olan uzun vadeli değer yaratır.
Sonuç
Organizasyonunuzda yatırım getirisini (ROI) değerlendirmek için şu adımları izleyin.
- Elektronik tablo tabanlı stratejik planlamanın mevcut maliyetini tahmin edin. ROI hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz.
- Temsili bir stratejik planlama elektronik tablosu kullanarak bir pilot çalışma yürütün.
- ÖNCE ve SONRA zaman metriklerini ölçün.
- Gerçek verilerinizi kullanarak tasarrufları hesaplayın ve bunları yazılım ve eğitim maliyetleriyle karşılaştırın.
- Finance Team Collaboration Drives Lower Process Costs: Metric of the Month, Perry D. Wiggins, CFO, 2024 ↩
- Stop wasting your most precious resource: Middle managers, 2023, McKinsey ↩
- Errors in Operational Spreadsheet, Powell, Baker, Lawson. Journal of Organizational and End User Computing, 2009 ↩
- Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do. Dr. Raymond R. Panko, 2000, University of Hawaii ↩
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.