Tedarik KPI’ları ve Kurumsal Karne

Yönetim kurulu hangi tedarik KPI’larını izlemeli? Tedarik departmanının performansını ölçmek ve iyileştirmek için panelinde hangi metrikler olmalı?

Tedarik Süreci, Paydaşlar ve Hedefler

Tedarik, herhangi bir kuruluşun önemli bir parçası haline gelmiştir. Sadece makul bir fiyat ve kalite ile alımı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda risk yönetimi ve uyumluluğu da destekler.

Bu makalede, tedarik için çeşitli Temel Performans Göstergeleri (KPI’lar) tartışıyoruz. Tercih ederseniz, hemen KPI’lar bölümüne geçebilirsiniz, ancak bu KPI’ların bağlamı hakkında düşünmek için birkaç dakika ayırmanızı öneririm.

Tedarikin paydaşları

Tedarik KPI’ları için bağlam analizine, ilgili paydaşlarla başlayalım. Kuruluş tarafında bunlar şunlardır:

• CPO (Chief Procurement Officer) tarafından yönetilen tedarik ekibi. Etkili bir tedarik sürecinin sürdürülmesi, uygun eğitimlerin alınması ve beklenen performans hedeflerine ulaşılması ile ilgilenirler.
• Dahili müşteriler. Tedarikin dahili müşterileri, kalite beklentilerine uygun gerekli malzemelere zamanında erişimle ilgilenirler.
• Yönetim kurulu. Genel olarak tedarik departmanının performansını artırmakla veya daha spesifik olarak ROI’nin kontrolüyle ilgilenir. Yasal uyumluluk da ilgi alanları arasındadır.

Tedarik personeli, tedarikçilerle ilişkileri yönetir. Bazı durumlarda tedarik zincirleri dış düzenleyicilerin kontrolü altındadır. Buna bağlı olarak iki paydaşı daha eklememiz gerekir:

• Tedarikçiler. Etkili kazan-kazan ilişkileriyle ilgilenirler.
• Düzenleyiciler. Yasal uyumlulukla ilgilenirler.

Tüm bu paydaşlar, etkili tedarikin ne olması gerektiğine dair farklı bakış açılarına sahiptir. Buna bağlı olarak bu fikirler, farklı performans göstergeleriyle nicelleştirilebilir ve ölçülebilir.

Satın alma sürecini inceleyin

Satın almayı, satın alma ekibinin bakış açısından ele alalım. Tipik bir satın alma süreci nasıldır? Bu, kuruluşa bağlıdır. Normalde, şu beş adımdan söz ediyoruz:

1. Gereksinim analizi
2. Pazar analizi
3. Tedarikçi belirleme ve iletişim
4. Müzakere ve sözleşme yapma
5. Performans yönetimi (lojistik ve kalite yönetimi)

Satın almanın operasyonel verimliliği ana zorluğunuzsa, bu süreç adımlarının etrafında KPI’lar tanımlamak iyi bir fikirdir.

Satın alma Skor kartı için bir panel; belirli göstergeler için ilerleme grafikleri, stratejik girişimler için bir Gantt grafiği, risklerin listesi, girişimlerin durumları ve bütçeleriyle birlikte girişimlerin listesini içerir. Kaynak: Satın alma için Skor kartı.

Tedarikin Beş “Hakkı”

Tedarike bakmanın bir diğer popüler perspektifi, Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) tarafından önerilmektedir. Buna Beş “Hak” denir. Bu “haklar” bize 5 spesifik kontrol noktası verir:

• Doğru Kalite
• Doğru Miktar
• Doğru Fiyat
• Doğru Yer
• Doğru Zamanda

Aşağıda bir uyum indeksi oluşturmak için bu beş tedarik özelliğinden yararlanabiliriz.

Tedarikin zorluklarını yönetin

Son olarak, tedariki yönetimin bakış açılarıyla (yönetim kurulu ve CPO) ele alabiliriz. Bir tedarik stratejisi neyi kapsamalıdır? Tedarik departmanının odaklanması gereken temel zorluklar nelerdir?

En önemli hedefleri/zorlukları listeleyelim:

• Şirketin satın almalarını yönetin
• Maliyetleri, kaliteyi ve zamanlamayı optimize edin
• Tedarikçilerle ilişkileri yönetin
• Riskleri yönetin; örneğin, tedarikçilerin çeşitlendirilmiş bir profilini oluşturarak (örnek olarak koronavirüs vakasına bakınız).
• Harcamaları tahmin edin, anormallikleri belirleyin ve raporlayın

Deloitte raporuna göre, tedarik ayrıca şu alanlarda da aktif rol oynar:

• Yeni ürün/pazar geliştirme
• “Üret ya da satın al” kararlarını destekleme

Sadece uzun bir KPI listesi kopyalamak yerine, bu hedefler etrafında bir tedarik Skor kartı oluşturmak iyi bir uygulamadır.

Satın alma skor kartı

Şimdi, satın alma için bir strateji skor kartı oluşturmak üzere yukarıda ele alınan hedefleri, süreçleri ve paydaşları bir araya getirelim. Bu amaçla, klasik Kurumsal Karne’nin dört perspektif modelini izleyeceğiz:

• Finansal perspektif
• Müşteri perspektifi
• İç süreçler perspektifi
• Beceriler ve mimari perspektifi

Bu skor kartını otomatikleştirmek için BSC Designer yazılımını kullanacağım. BSC Designer kullanıcıları, satın alma şablonunu hesaplarında mevcut olarak bulacaktır. Henüz kullanıcı değilseniz, ücretsiz plan ile kaydolabilirsiniz.

Bu durum için bir misyon ifadesi şu şekilde formüle edilebilir: “Kuruluşun stratejisiyle uyumlu, etkili satın almayı sağlamak.”

Bir strateji haritası, satın alma stratejisinin genel resmini açıklar. Stratejinin itici güçleri (İç Perspektif), Öğrenme perspektifindeki hedefler tarafından desteklenir. Etkili bir satın alma stratejisinin beklenen sonuçları, Müşteri ve Finans perspektiflerinde ifade edilir. Kaynak: Satın alma için skor kartı.

Satın alma için finansal metrikler

Satın alma departmanının üst düzey finansal hedefi şu şekilde formüle edilebilir:

•  Maliyet tasarrufu ve maliyet kaçınmasını sağlayın

Satın alma için başlıca finansal metrikler şunlardır:

• Maliyet tasarrufu, % toplam harcamanın yüzdesi olarak maliyet azaltımındaki tasarruf şeklinde ölçülür. Ardent raporuna göre¹, maliyet tasarrufu için ortalama bir kıyaslama yaklaşık %7,5’tir.
• Maliyet kaçınması, % maliyet tasarrufuna benzer şekilde, maliyet kaçınması gelecekteki maliyetlerin tasarruf edilmesini ifade eder.

Satın alma stratejisinin beklenen finansal sonuçları, genel bir hedef olarak 'Maliyet tasarrufu ve maliyet kaçınmasını sağlayın' şeklinde formüle edilmiştir. Bu hedef, üç gecikmeli gösterge (gri renk) ile daha ayrıntılı açıklanır: 'Maliyet tasarrufu', 'Maliyet kaçınması', 'ROI'. Bu maliyet tasarrufunun nasıl elde edileceğini açıklayan bir dizi öncü gösterge (yeşil renk) bulunmaktadır. Kaynak: Satın alma için skor kartı.

Hangi maliyetler dikkate alınmalıdır? Deloitte raporuna göre², en popüler maliyet tasarrufu metriği, anket katılımcılarının %74’ü tarafından kullanılan operasyonel gider tasarrufu metriğidir (“OPEX tasarrufları”). Bunu, şirketlerin %63’ü tarafından kullanılan sermaye gideri tasarrufu metrikleri (“CAPEX tasarrufları”) izlemektedir.

Ayrıca satın almayı gerçekleştirmek için gereken maliyetleri de bilmemiz gerekir. Bu maliyetler şunlardan oluşur:

• Personel maaşları, eğitim maliyetleri ve benzerleri
• Altyapı ve teknoloji yatırımı

Metrikler açısından, şu iki metriğe bakabiliriz:

• Satın almayı gerçekleştirmek için toplam maliyet 
• Şirket harcamasında satın alma giderlerinin %’si. Ardent raporuna göre, bu metrik için kıyaslama %1’in altındadır.

Satın almanın maliyet tasarrufu ve giderler kısmını ele aldık. Sorulabilecek bir diğer iyi soru, şirketin satın alma departmanından verimli şekilde yararlanıp yararlanmadığıdır.

Bu soruyu yanıtlamak için şunu izleyebiliriz:

• Satın alma ekibi tarafından yönetilen harcama, %. Şirketin toplam harcamasının satın alma ekibi tarafından yönetilen yüzdesi.

Bu metrik için kıyaslama, sektörünüze bağlı olacaktır. Ardent raporundaki ortalama tahmin %63,2’dir.

Satın almanın ROI’si

Satın alma departmanının ROI’si, CPO/CEO’nun ve yönetim kurulunun kurumsal yönetişim panelinde görmek isteyeceği temel göstergelerden biridir.

ROI göstergesinin değeri, diğer iki göstergeden alınan veriler kullanılarak hesaplanır. Kaynak: Satın alma için Skor kartı.

Bir başlangıç noktası, satın almanın temel kârlılığıdır:

• Satın alma ROI’si = (Maliyet Tasarrufu / Satın Almayı Gerçekleştirmek için Toplam Maliyet) * 100%

Daha kapsamlı bir yaklaşım, bariz finansal sonuçların ötesine bakmak olacaktır. Aşağıdakilerin sonucu olarak elde edilen faydaların dolar karşılığını bulabiliriz:

• Sağlanan inovasyonlar (ideal olarak, inovasyon skor kartındaki metriklerle uyumlu olmalıdır)
• Uyum şeffaflığı
• Tedarik hızı ve kalitesi

Dahili müşteriler için KPI’lar

Satın alma departmanı, dahili müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için tedarikçilerle çalışır.

Dahili müşterilerin ihtiyaçları nelerdir? Bunları şu hedef şeklinde formüle edebiliriz:

• Satın alma ekibiyle etkili iletişim

Bu hedef nasıl nicelleştirilir? Dahili müşterilerin gözünden satın almayı nicelleştirmek için şu basit metriği kullanabiliriz:

• Dahili müşteri memnuniyeti, %

Satın alma stratejisinin sonuç hedefi 'Satın alma ekibiyle etkili iletişim' olarak formüle edilmiştir. Hedefe ulaşmak için 'Beklenmedik satın alma için bir kök neden analizi yap' girişimi formüle edilmiştir. Hedefin başarıları, gecikmeli gösterge olan 'Dahili müşteri memnuniyeti%' ile nicelleştirilir. Kaynak: Satın Alma için Skor kartı.

Satın alma ekibinin bakış açısından, etkili iletişim şu şekilde nicelleştirilebilir:

• Katalog bazlı satın alma veya sözleşme kapsamındaki satın almalar 
• Acil satın alma, % 

Sözleşme dışı ve acil satın almalar daha yüksek maliyetlere işaret eder. Maliyet farkını ve sözleşme dışı satın almanın nedenlerini anlamak için bu metrikleri kullanmak önemlidir.

BSC Designer’daki girişim; bütçe, zaman çizelgesi, durum, hizalanmış belgeler gibi ek ayrıntılar içerebilir. Kaynak: Satın Alma için Skor kartı.

Bu fikri bir girişim olarak formüle edebiliriz:

• Beklenmedik satın almalar için bir kök neden analizi yap

Bulabileceğimiz nedenler arasında şunlar yer alabilir:

• Dahili müşterilerle zayıf iletişim
• Güncel olmayan BT mimarisi
• Düşük otomasyon

Satın alma süreçleri için KPI’lar

Satın alma departmanının içindeki iş süreçleri ne durumda?

Bu durumda genel bir amaç şudur:

• Tedarikçilerle ilişkileri yönet

Bu amaç aşağıdaki metriklerle nicelendirilebilir:

• Tedarikçi sayısı. Yüksek sayı gereksiz yönetim maliyetlerine yol açar; düşük tedarikçi sayısı ise bağımlılık riskini ima eder.
• Teslimat teslim süresi. Bir siparişi tamamlamak için gereken toplam süre. Bu, ayrıntıları görüşmek, ödemeyi işlemek, malları temin etmek için gereken süreye göre daha da ayrıştırılabilir.
• Tedarikçi erişilebilirliği, %. Teslim süresi göstergesine benzer; ancak erişilebilirlik durumunda, tedarikçinin acil siparişleri karşılayabilme yeteneğine odaklanırız.
• Tedarikçi memnuniyeti, %
• Uyum endeksi, %. Tedarikçilerden gelen teslimatların belirlenmiş şartlara uyup uymadığını gösterir.

Bu endeks göstergesinin performansı, içindeki göstergelerin ağırlıklı performansı kullanılarak otomatik olarak hesaplanır. Kaynak: Satın alma için Skor kartı.

“Uyum endeksi” göstergesi aşağıdaki metriklerle (her birinin kendi ağırlığıyla) sunulabilir:

• Zamanında teslimat
• Fiyatlandırma uyumu
• Şartlar ve koşullara uyum
• İade yüzdesi
• İadelerin dolar değeri
• Kusur yüzdesi ve diğer kalite metrikleri

BSC Designer gibi otomasyon yazılımları, endeks içindeki metriklerin ağırlığı ve performansı hakkındaki bilgileri kullanarak uyum endeksinin değerini otomatik olarak hesaplayacaktır. Özel yazılım kullanmıyorsanız, ağırlık hesaplamaları elektronik tablo araçlarında kolayca yeniden üretilebilir.

Satın alma departmanının bir diğer tipik zorluğu, güvenilir tedarik ortakları bulmaktır. Strateji haritası için amacı şu şekilde formüle edelim:

• Şirketin ihtiyaçlarına göre en iyi tedarikçileri bul

Basit bir değerlendirme skor kartı şu metriklerden oluşturulabilir:

• İletişim etkinliği. Başka bir makalede, iletişim kalitesinin nasıl nicelendirileceğini ele aldık.
• Teslimat zaman çizelgesi ve sipariş birikimi – tedarikçinin gelen siparişleri ne kadar iyi yönettiğini gösterecektir.
• Fiyatlandırma. Bir seçenek, farklı tedarikçilerin fiyatlarını nicel olarak karşılaştırmaktır; ya da fiyat rekabetçiliğine odaklanabilirsiniz; örn. fiyatlandırmayı nitel olarak karşılaştırabilirsiniz.
• Tedarik kalitesi. Kalite, bariz “kusur sayısı”nın çok ötesine geçen geniş bir kavramdır. Kaliteyi nicelendirmek için, ayrı bir kalite skor kartı kullanmanızı öneririm.

Bazı durumlarda, stoklara ve dahili müşteriler için erişilebilirliğine bakmak da iyi bir fikirdir. Bu durumda temel bir metrik şudur:

• Stok doğruluğu, % ((Kayıtlara Göre Stok / Fiziksel Stok) * 100) olarak ölçülebilir.

Kuruluşunuz büyük bir stok gerektiriyorsa, ayrı bir depo skor kartı bulundurmak iyi bir fikirdir.

Strateji haritasının Öğrenme ve İç Süreçler perspektifleri, satın alma stratejisinin itici güçleridir. Hedeflerin her biri, belirli öncü (yeşil renk) ve gecikmeli (gri renk) göstergelerle açıklanır. Bazı hedefler ('Etkili satın alma mimarisini sürdür') eylem planlarına örnekler içerir. Kaynak: Satın Alma için Skor kartı.

Becerileri ve altyapıyı nicelleştirmek için metrikler

Satın alma iş alanı, birçok teknolojik ve yetenek trendinin içinde yer alır. Strateji skor kartının bu bölümünde, satın alma departmanı için öğrenme ve gelişim hedeflerine odaklanıyoruz.

Hedef:

• Satın alma ekibinin becerilerini geliştir

Metrikler (öncü):

• Eğitime harcanan bütçe yüzdesi. Deloitte raporuna göre, bu metrik için kıyas değeri %1’in altından yaklaşık %4’e kadar değişmektedir.
• Becerilerde çeşitlilik, %. Bu metrik, satın alma yeteneklerinin kapsamlı bir eğitim programından geçmesini sağlar. Çeşitlilik ve kapsayıcılık stratejisinin formüle edilmesi hakkında daha fazla öğren.

Metrik (gecikmeli):

• Satın alma alanında sertifikalı çalışanların yüzdesi. Toplam satın alma personeli sayısı içindeki satın alma alanında sertifikalı personelin yüzdesi.

Öncü metrik olan “Becerilerde çeşitlilik, %”, aşağıdaki metriklerle hesaplanabilen bir endeks göstergesidir:

• Müzakere ve çatışma yönetimi eğitimi, saat
• Duygusal zekâ eğitimi, saat
• Büyük veri, öngörücü analitik eğitimi, saat

Satın alma skor kartı şablonunda, bu metriklerin her biri kendi ağırlığına ve performansına sahip olabilir. Örneğin, “duygusal zekâ eğitimi” için %25 ağırlık atayabilirken, “analitik eğitimi” %15 ağırlıkla gelebilir. Bu veriler kullanılarak yazılım, toplam beceri çeşitliliği endeksini hesaplayabilir. 

Öncü gösterge 'Becerilerde çeşitlilik', üç diğer göstergeden oluşan ağırlıklı bir endekstir. İçindeki göstergelerin her birinin kendi ağırlığı vardır (endeks üzerindeki etki faktörü). Kaynak: Satın Alma için Skor kartı.

Satın alma yeteneklerinin eğitimi birincil odağınızsa, dört seviyeli modeli uygulayan bir eğitim skor kartı ile satın alma skor kartını stratejik uyumlu hâle getirmenizi öneririm.

Diğer öğrenme hedefleriyle ilerleyelim. Bir sonraki hedef şu şekilde formüle edilebilir:

• Satın alma bağlamını anla. Etkili satın alma; bir şirketin stratejisini, iş ortamını, rekabeti ve müşteriyle ilgili trendleri anlamaya büyük ölçüde bağlıdır.

Bu durumda basit bir girişim, satın alma ekibine PESTEL analizinin sonuçlarına erişim sağlamaktır. Örneğin, bu düzenli bir bilgilendirme şeklinde sunulabilir.

Bu gösterge için Değerler Düzenleyici iletişim penceresi, göstergenin çeyreğin ilk gününde üç ayda bir güncellenecek şekilde yapılandırıldığını gösterir. Kaynak: Satın Alma için Skor kartı.

Metrik:

• Düzenli satın alma dışı bilgilendirme [güncelleme aralığı = üç ayda bir]

Bu metriği otomatikleştirmek için bu göstergeye güncelleme aralığını belirtebiliriz. Örneğin, “üç ayda bir” olarak ayarlanabilir. Ayrıca, yazılımı bilgilendirme yapılması gerekliliği konusunda sorumlu kişiyi hatırlatacak şekilde yapılandırabiliriz.

Son olarak, CPO yalnızca operasyonel zorluklara değil, stratejik hedeflere de odaklanmalıdır. Bunlardan biri şu şekilde formüle edilebilir:

• Etkili satın alma mimarisini sürdür

Bu durumda ilgili girişimler şunlar olabilir:

• Mevcut mimari için iyileştirme ve otomasyon
• Tedarikçiler için farkındalık eğitimi
• Dahili müşteriler için eğitim

Pilot tedarik KPI takibi ve raporlamayı başlat

Mevcut tedarik skor kartınızı veya stratejik planınızı paylaşın; CPO’nuzun ve tedarik ekibinizin, elektronik tablolara dayalı KPI takibinden tedarikçi, maliyet, uyum ve yönetim kurulu raporlaması metriklerini içeren bağlantılı bir departman skor kartına nasıl geçebileceğini görüşelim.

Bir tedarik pilotunu görüşün

Daha geniş bir yaygınlaştırmadan önce yaklaşımı bir tedarik alanı veya tedarikçi kategorisiyle test edin.

Özet

Bu makalede, satın alma departmanı için yaygın olarak kullanılan bazı KPI’ları ele aldık ve strateji haritasına bir örnek oluşturmak için bazı tipik hedefleri kullandık.

• Kuruluşunuza özel KPI’lar bulun. Standart KPI’larla başlayabilseniz de en iyi metrikler, kuruluşunuza özel olarak uyarlanmış olanlardır. Satın alma için kazandıran metrikleri nasıl bulursunuz? Paydaşlar ve onların zorluklarıyla başlayın. Daha spesifik yönlendirmeyi 12 Adımlı KPI sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.
• Strateji haritasını yeniden kullanın. Makalede ele aldığımız skor kartı şablonu, kendi satın alma stratejiniz için iyi bir başlangıç noktasıdır; bu makaledeki fikirleri kuruluşunuza uygulamaktan çekinmeyin ve bulgularınızı yorumlarda paylaşın.

Satın alma performansına daha geniş bir bakış için, tedarikçi performansı yazılımının satın alma KPI’larını satıcı riski ve kalite takibiyle nasıl ilişkilendirdiğine bakın.

Satın alma için skor kartı Şablonunu kullan

BSC Designer, organizasyonların karmaşık stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur:

1. Platformda ücretsiz bir plan için kaydolun.
2. Başlangıç noktası olarak Satın alma için skor kartı şablonunu kullanın. Bunu Yeni > Yeni Skor kartı > Daha Fazla Şablonlar altında bulabilirsiniz.
3. Paydaşları ve stratejik hedefleri kapsamlı bir stratejiye uyumlu hale getirmek için Strateji Uygulama Sistemimizi takip edin.

Bugün başlayın ve BSC Designer'ın strateji uygulamanızı nasıl basitleştirebileceğini görün!

Alexis Savkín

Alexis Savkín, temelinde Kurumsal Karne bulunan bir strateji uygulama platformu olan BSC Designer‘ın strateji mimarı ve kurucusudur. Strateji Uygulama Tuvali’nin yaratıcısı, iki kitabın ve strateji ile performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve uluslararası konferans konuşmacısıdır. Alexis ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun.