Proje yönetiminin etkinliğini KPI’lar ile nasıl takip edeceğinizi ve geliştireceğinizi öğrenin. Projenin paydaşlara olan değerini göstermek için performans ölçütlerini kullanın.
- “Projeler” ve “Girişimler” – farkı nedir?
- Proje yönetimi: neden ölçülmeli ve kimler paydaşlar?
- Proje yönetimi için KPI’lar: Kapsam, Maliyet, Zaman, Risk, Kalite, Kaynaklar
Proje ve Girişim: Projelerin Stratejik Planlamadaki Yeri
Projelerin stratejik planlamadaki rolü nedir? Daha önce, stratejik planlamada farklı soyutlama seviyelerinden bahsetmiştik.
En yüksek seviyeden (misyon, vizyon, temel değerler) başladık, stratejik öncelikler, iş hedefleri, performans ölçümleri seviyesine ve son olarak eylem seviyesine (Seviye 5 diyagramda) geçtik.
Stratejik planlamada, eyleme geçirilebilir öğeler genellikle “girişimler” olarak adlandırılır. Neden bunlara “projeler” demiyoruz?
Girişim ile proje arasındaki fark nedir?
- Sözlüklerde girişim tanımı, aktivitenin yeniliğini veya zorluğunu vurgular.
- Buna karşılık, proje terimi, önceden hazırlanmış bir yöntem veya bir planlanmış iş olarak açıklanır.
Farkı açıklamak için bir seyahati benzetme olarak kullanmayı seviyorum:
- Bir aile Paris’ten Barselona’ya ilk araba yolculuğunu planladığında, bu çokça bir girişim gibi görünür. Yolun incelikleri iyi bilinmez, yol ücretleri kabaca tahmin edilir, yol boyunca iyi bir restoran bulmak bir şans meselesidir.
- Şimdi, farklı bir durumu hayal edin, aynı rotayı kat eden bir kamyon şoförü. Zamanlama, yol ücretleri, yakıt ve konaklama maliyetleri yüksek doğrulukla hesaplanır. Bu kamyondan sorumlu lojistik merkez için bu küçük bir projedir.
Bir projenin özellikleri nelerdir? Klasik bir proje yönetimi üçgenini ele alalım:
- Bütçe
- Zaman çizelgesi
- Kapsam
Peki ya bir girişim? Aynı özelliklere sahip olabilir! Örneğin, stratejik planlama yazılımından bir girişim diyaloğu, proje yönetim aracında gördüğümüz şeylere çok benzer.
Proje Yönetimi KPI'ları. Bir girişimle, suları test ediyoruz. Ve suları test etmek için bütçe ve zamana ihtiyacımız var.
Bir organizasyonun neye ihtiyacı var? Bir girişim mi yoksa bir proje mi? Stratejik planlamada çoğunlukla girişimlerden bahsedecek olsak da, bu girişimlerin bir şekilde yürütülmesi gerekiyor. İşte burada projelere ihtiyacımız olacak.
İkisine de ihtiyacımız var – girişimler ve projeler!
Yazılım otomasyonu bağlamında da bir fark vardır. Proje yönetim yazılımı Gantt şemaları ve yoğun kaynak planlaması ile gelirken, strateji uygulama yazılımı strateji haritaları ve KPI’lara odaklanır.
Proje Yönetimini Ölçmenin Nedenleri
KPI sisteminde, bir şeyleri ölçmeden önce ölçümün bağlamını anlamanın önemli olduğu konusunda anlaştık:
- Neden proje yönetimini ölçmek istiyoruz?
İşte bazı tipik nedenler:
- Verimliliği ve etkinliği artırmak için
- Mevcut süreçleri ve bunların performansını iyileştirmek için
- Yönetim tarzını, iletişimi, altyapıyı geliştirmek için
- Projenin değerini paydaşlara göstermek için
Tüm bu cevaplar, proje yönetimine uygulanan boşluk analizi fikrine iyi uyar.
Proje Yönetiminin Paydaşları
Bir KPI sistemi sormayı önerir:
- Proje yönetiminin paydaşları kimlerdir?
Paydaşlar listesi kesinlikle şunları içerecektir:
- Proje yöneticisi
- Projede çalışan ekip
- Proje sponsoru
- Dış ve iç müşteriler
- Dış düzenleyiciler ve iç uyum ekibi
- Kalite güvence ekibi
Paydaşlar listesi, performans ölçüm çabalarına odaklanmamıza yardımcı olacaktır.
Bazı paydaşlar, projenin başarısını ölçmek için KPI’ları bilmekle ilgilenirken, diğer paydaşlar proje yönetiminin başarısını ölçmekle ilgilenecektir.
Proje Yönetimi için KPI’lar
Şimdi, paydaşların listesini oluşturduk ve hangi cevapla ilgilendiğimizi biliyoruz. Proje yönetimi için bazı KPI’lar (Temel Performans Göstergeleri) tanımlayalım.
KPI’ları proje yönetim modellerinden birine göre gruplayabiliriz:
- Klasik üçgen modeli: Kapsam, Maliyet, Zaman -> Kalite
Veya PMBOK standartlarına göre evrimleşmiş model:
- Kapsam, Maliyet, Zaman + Risk, Kalite, Kaynaklar
Proje Yönetimi KPI'ları. Kapsam
Proje yönetiminde kapsam kavramı, paydaşların ihtiyaçlarına göre gelecekteki ürünün gereksinimlerine odaklanır.
Gereksinimlerin en önemli kriterlerinden biri:
- Gereksinimlerin belirsiz olmaması, %
Belirsizliği nasıl nicelendiririz?
Birden fazla uzmandan gereksinimleri okumasını ve belirsiz olarak nitelendirilen ifadeleri saymasını isteyebiliriz. Daha az resmi, ancak yine de etkili bir yaklaşım, bu KPI’yı popüler bir metrikle nicelendirmektir:
- WTF/sayfa metriği
Proje Yönetimi KPI’ları. Strateji / Proje Uyum
Gereksinimler bağlamında bakılması gereken bir diğer şey, organizasyonun stratejisi ile projeleri arasında uyumun varlığıdır.
- Eğer dahili projelerle çalışıyorsak, iyi bir strateji haritası projenin iş bağlamını (kısıtlamalar ve öncelikler) ekibe açıklamak için mükemmel bir yoldur.
İş bağlamı neden önemlidir? Bu soruyu yanıtlamak için, şu farkı düşünün:
- İşleri doğru yapmak, ve
- Doğru işleri yapmak
“İşleri doğru yapmak” proje yönetiminin temelidir. En iyi yöneticiler projeyi gerçekten verimli hale getirebilir, ancak bu, organizasyonu istenen hedeflere doğru hareket ettirecek mi?
Bu durumda KPI şu şekilde formüle edilebilir:
- Strateji/proje uyumu, %
Bu uyumu sağlamanın en iyi yolu, strateji ile başlamaktır ve onun hedefleri etrafında yeni girişimler ve projeler oluşturmaktır.
Maliyet
Maliyetle ilgili metrikler genellikle kolayca bulunabilir. Bu durumda klasik KPI’lar şunlardır:
- Planlanan bütçe
- Gerçek bütçe
- Bütçe varyansı – planlanan ve gerçek bütçeler arasındaki fark
BSC Designer’ı stratejik planlama için kullanıyorsanız, bu özellikleri hem girişimlerde hem de KPI ağacında bulacaksınız:
Proje Yönetimi KPI'ları. Başarılı proje yönetiminin finansal türevleri:
- Maliyet tasarrufu
- Maliyet önleme
- ROI – Yatırım Getirisi
- Yaratılan değerin dolar karşılığı (kazanılan değer) – projenin yarattığı değerin tahmini
Kazanılan Değer
Bahsedilen Kazanılan Değer şu şekilde hesaplanabilir:
- Kazanılan Değer (EV) = Toplam_Bütçe * İlerleme, %
Başka bir metrik, kazanılan değeri kullanılan gerçek bütçe ile karşılaştırır:
- Maliyet Varyansı (CV) = Kazanılan_Değer – Gerçek_Bütçe
CV’nin negatif bir değeri, bütçenin aşılması durumuna işaret edebilir.
BSC Designer, girişime ilerleme göstergesi atanmış ve toplam bütçe belirtilmişse Kazanılan Değer ve Maliyet Varyansını hesaplayacaktır.
Zaman
Proje yönetimi için klasik metrikler şunlardır:
- Çevrim süresi
- Program varyansı, % (planlanan saatler vs. gerçek saatler)
- Zamanında tamamlama, %
- Kaçırılan kilometre taşları, %
Bu metrikler proje yönetimi yazılımı kullanarak kolayca hesaplanabilirken, sonuçlarını yorumlarken dikkatli olmamız gerekir.
Proje Yönetimi KPI'ları. Kök Neden Analizi Yap
Bir son tarih kötü yönetim nedeniyle mi kaçırıldı, yoksa gereksinimler beklenmedik bir şekilde mi değişti, ya da projenin kapsamı bazı yeni girdiler nedeniyle mi revize edilmeli?
Benchmarklarınızı Bilin
Ekibinizin bu ayki dönüm noktalarının %15’ini kaçırması ne anlama geliyor? Bu, onlar için tipik bir durum mu?
Bu oran, geçen aya veya başka bir ekibe kıyasla nasıl? Veriler yalnızca belirli bir bağlamda anlam kazanır, bu yüzden sonuçlara varmadan önce bu bağlamı anladığınızdan emin olun.
KPI’lar Hangi Davranışları Teşvik Eder?
Proje yönetimi KPI’larını ödül hesaplaması ile ilişkilendirmeden önce iki kez düşünün. %100 zamanında tamamlama kağıt üzerinde harika görünse de, nihai teslimatın kalitesinden ödün verilmemelidir. Kötü KPI’lar ekibinizi ürünü daha iyi hale getirmek yerine sistemi nasıl manipüle edeceklerini düşünmeye itenlerdir.
Risk
Daha önce, risk kavramını ve Temel Risk Göstergelerini tartıştık. O makalede belirtilen fikirlerden biri, KRI’ların (Temel Risk Göstergeleri) KPI’lardan (Temel Performans Göstergeleri) çok da farklı olmadığıydı.
Örneğin, belirsiz gereksinimlere sahip olma riskini azaltmak istiyorsak, Gereksinimlerin Belirsizliği, % KPI’sini (veya KRI, isterseniz) takip ederdik.
Başka bir deyişle, bir risk azaltma planı olan herhangi bir risk, bir KPI ile izlenebilir.
Diğer önemli bir fikir, risk yönetiminin kendisinin de KPI’larla izlenebileceğidir:
- Belirlenen risklerin sayısı
- Azaltma planı olan belirlenen risklerin %
- Azaltma planı olmayan gerçekleşen risklerin sayısı
- Tekrarlayan riskler, %
- Risk yönetim maliyetleri, $
Proje Yönetimi KPI'ları. Kalite
Proje yönetiminin kalitesini nasıl tahmin edebiliriz? Bu, kaliteyle ilgili olarak hangi yönüyle ilgilendiğimize bağlıdır. Kalite KPI’ları makalesinde tartışıldığı gibi, kalite farklı paydaşlar tarafından farklı algılanır.
Liderlik Kalitesi
Başlayabiliriz:
- Yönetim kalitesi (nasıl nicelleştirileceği hakkında bazı fikirler için bakınız)
- Liderlik kalitesi
- İletişim kalitesi, % (bazı fikirler için karmaşıklık makalesine bakınız)
Sonuçların Kalitesi
Sonrasında, üretilen sonuçların kalitesine bakabiliriz:
- % yeniden işleme oranı veya
- İade sayısı
Yüksek % yeniden işleme oranı, projenin gereksinimlerinde bir sorun, uygunsuz başlangıç tahmini veya yetersiz planlama olduğunu gösterebilir.
Daha genel kalite ölçütleri şunları içerir:
- Dahili müşteri memnuniyeti, %
- Harici müşteri memnuniyeti, %
Kalite kavramı, projenin bir sonucu olarak oluşturulan dahili eserlerin kalitesini de içerir. Örneğin, projeniz için bir grafik tasarımcı ihtiyacınız varsa, son malzemelerin belirli dahili standartlara uygun olarak, belirli şablonlar ve en iyi uygulamalar kullanılarak teslim edilmesi gerekir. Bu durumda KPI şudur:
- Dahili standartlara uyum, %
Kalite Türevleri
İnovasyonlar hakkında ne düşünüyorsunuz?
İyi organize edilmiş proje yönetiminin olumlu bir yan etkisi, inovasyon hattı için fikirler olabilir. İzlenecek gösterge:
- Üretilen nitelikli inovasyon fikirlerinin sayısı
Herhangi bir projenin kalite yönüne bakarken, sürdürülebilirlik unsurlarını da dikkate almalıyız.
Sadece klasik çevresel sürdürülebilirlik değil, aynı zamanda sosyal ve ekonomik sütunlar da. Aşağıdaki gibi belirli KPI’lar için sürdürülebilirlik skor kartına göz atın:
- Kullanılan geri dönüştürülmüş malzemelerin %’si
- İşyeri güvenliği, %
Kaynaklar
Proje yönetimi bağlamında, kaynaklar için başlangıç KPI’ları şunlardır:
- Üretken zaman veya faturalandırılabilir faaliyetlere harcanan zaman, %
- Planlanan kaynaklar ve kullanılan kaynaklar
Temelde, ekibinizin iç toplantılara mı yoksa işlerini yapmaya mı daha fazla zaman harcadığını bilmek istiyoruz.
Projeniz karmaşık tedarik, lojistik ve çeşitli tedarikçilerle ilişkilerin yönetilmesini içeriyorsa, daha fazla KPI için satın alma skor kartına göz atın.
Yetenek Yönetimi
Son olarak, ana ¨sermayeniz¨ ekibinizdir:
- Temel İK devri metriği ile başlayın. Daha fazla fikir için İK Skor Kartı‘ndan yararlanın.
- Temel eğitim ve mentorluk saatleri metriğini kullanın. Ekibinizin becerilerini geliştirmekte ciddiseniz, Kirkpatrick modeli kullanarak kapsamlı bir eğitim skor kartı oluşturun.
Son Bir Söz
İnternette birkaç dakika arama yaptıktan sonra, proje yönetimi için uzun bir KPI listesi elde edebilirsiniz.
Bu KPI’ları kısa listeye almak için bazı en iyi uygulamalardan bahsetmek iyi bir fikirdir:
- Bir iş bağlamıyla başlayın, iyi bir strateji haritası çok yardımcı olacaktır
- KPI’ları doğru tanımlayın – bu makaledeki şablona bakın
- Öncü ve gecikmeli göstergeler arasındaki farkı ve başarı faktörleri ile başarı kriterleri arasındaki farkı anlayın
- Listeyi kısa tutun – her hedef için bir çift öncü ve gecikmeli gösterge, 100’den fazla metrikten oluşan bir listeden çok daha iyi çalışacaktır
Proje Yönetimi KPI’ları Şablonunu kullan
BSC Designer, organizasyonların karmaşık stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur:
- Platformda ücretsiz bir plan için kaydolun.
- Başlangıç noktası olarak
Proje Yönetimi KPI'ları şablonunu kullanın. Bunu Yeni > Yeni Skor kartı > Daha Fazla Şablonlar altında bulabilirsiniz. - Paydaşları ve stratejik hedefleri kapsamlı bir stratejiye uyumlu hale getirmek için Strateji Uygulama Sistemimizi takip edin.
Bugün başlayın ve BSC Designer'ın strateji uygulamanızı nasıl basitleştirebileceğini görün!
Alexis Savkin, Kıdemli Strateji Danışmanı ve Kurumsal Karne platformu BSC Designer’ın CEO’sudur. Uygulamalı matematik ve bilgi teknolojileri alanında geçmişiyle birlikte, alanda 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Alexis, “Strateji Uygulama Sistemi”nin yazarıdır. Strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makale yayımlamış, sektör etkinliklerinde düzenli olarak konuşmalar yapmaktadır ve çalışmaları sıklıkla akademik araştırmalarda kaynak gösterilmektedir.