Proje yönetiminin etkinliğini KPI’lar ile nasıl takip edeceğinizi ve geliştireceğinizi öğrenin. Projenin paydaşlara olan değerini göstermek için performans ölçütlerini kullanın.
- “Projeler” ve “Girişimler” – farkı nedir?
- Proje yönetimi: neden ölçülmeli ve kimler paydaşlar?
- Proje yönetimi için KPI’lar: Kapsam, Maliyet, Zaman, Risk, Kalite, Kaynaklar
Proje ve girişim: stratejik planlamada projelerin konumu
Stratejik planlamada projelerin rolü nedir? Daha önce stratejik planlama kapsamında farklı soyutlama düzeylerinden bahsetmiştik.
En üst düzeyle (misyon, vizyon, temel değerler) başladık; stratejik öncelikler, iş hedefleri, performans metrikleri düzeyine geçtik ve son olarak eylem düzeyine (şemada 5. Düzey) geldik.
Stratejik planlamada, uygulanabilir unsurlar genellikle “girişimler” olarak adlandırılır. Neden onlara “projeler” demiyoruz?
Bir girişim ile bir proje arasındaki fark nedir?
- Sözlüklerde bulabileceğimiz girişim tanımı, faaliyetin yeniliğini veya zorluğunu vurgular.
- Buna karşılık, proje terimi, önceden geliştirilmiş bir yöntem ya da bir teslim tarihi olan planlı çalışma olarak açıklanır.
Farkı açıklamak için bir yolculuğu benzetme olarak kullanmayı seviyorum:
- Bir ailenin Paris’ten Barselona’ya ilk araba yolculuğunu planlaması, büyük ölçüde bir girişim gibi görünür. Yolun nüansları iyi bilinmez, yol ücretleri oldukça kaba bir şekilde tahmin edilir, yol üzerinde iyi bir restoran bulmak ise şansa bağlıdır.
- Şimdi, aynı güzergâhı kat eden bir kamyon şoförünün olduğu farklı bir durumu hayal edin. Zamanlama, yol ücretleri, yakıt ve konaklama maliyetleri yüksek doğrulukla hesaplanır. Bu kamyondan sorumlu lojistik merkezi için bu, küçük bir projedir.
Bir projenin özellikleri nelerdir? Klasik bir proje yönetimi üçgenini ele alalım:
- Bütçe
- Zaman çizelgesi
- Kapsam
Peki ya bir girişim? Tam olarak aynı özelliklere sahip olabilir! Örneğin, stratejik planlama yazılımındaki bir girişim iletişim penceresi aşağıdadır; bir proje yönetimi aracında gördüğümüz şeye çok benzer.
Proje Yönetimi KPI’ları. Bir girişimle, suyu yokluyoruz. Ve suyu yoklamak için bütçe ve zamana ihtiyacımız var.
Bir kuruluşun neye ihtiyacı vardır? Girişime mi yoksa projeye mi? Stratejik planlamada çoğunlukla girişimler hakkında konuşacak olsak da, bu girişimlerin bir şekilde uygulanması gerekir. İşte bu noktada projelere ihtiyaç duyarız.
Her ikisine de ihtiyacımız var: girişimlere ve projelere!
Yazılım otomasyonu bağlamında da bir fark vardır. Proje yönetimi yazılımı Gantt şemaları ve kapsamlı kaynak planlamasıyla gelirken, strateji uygulama yazılımı strateji haritalarına ve KPI’lara odaklanır.
Jira, Asana veya Monday.com gibi araçlarda ayrıntılı proje yürütümünü yönetirken stratejik girişimleri BSC Designer’da nasıl tutacağınıza ilişkin pratik bir örnek için, stratejik planlamayı proje yönetimi araçlarına nasıl bağlayacağınızı inceleyin.
Proje Yönetimini Ölçmenin Nedenleri
KPI sisteminde, bir şeyleri ölçmeden önce ölçümün bağlamını anlamanın önemli olduğu konusunda anlaştık:
- Neden proje yönetimini ölçmek istiyoruz?
İşte bazı tipik nedenler:
- Verimliliği ve etkinliği artırmak için
- Mevcut süreçleri ve bunların performansını iyileştirmek için
- Yönetim tarzını, iletişimi, altyapıyı geliştirmek için
- Projenin değerini paydaşlara göstermek için
Tüm bu cevaplar, proje yönetimine uygulanan boşluk analizi fikrine iyi uyar.
Proje yönetiminin paydaşları
Bir KPI sisteminin sormayı önerdiği bir diğer soru şudur:
- Proje yönetiminin paydaşları kimlerdir?
Paydaşların listesi kesinlikle şunları içerecektir:
- Proje yöneticisi
- Proje üzerinde çalışan ekip
- Proje sponsoru
- Harici ve dahili müşteriler
- Harici düzenleyici kurumlar ve dahili uyum ekibi
- Kalite güvence ekibi
Paydaşların listesi, performans ölçüm çabalarına odaklanmamıza yardımcı olacaktır.
Bazı paydaşlar, projenin başarısını ölçmek için KPI’ları bilmekle ilgilenecekken, diğer paydaşlar proje yönetiminin başarısını ölçmekle ilgilenecektir.
Proje yönetimi için KPI’lar
Artık paydaşların listesini oluşturduk ve hangi yanıtla ilgilendiğimizi biliyoruz. Proje yönetimi için bazı KPI’lar (Temel Performans Göstergeleri) tanımlayalım.
KPI’ları proje yönetimi modellerinden birinin etrafında gruplandırabiliriz:
- Klasik üçgen modeli: Kapsam, Maliyet, Zaman -> Kalite
Veya PMBOK standartlarına göre evrimleşmiş model:
- Kapsam, Maliyet, Zaman + Risk, Kalite, Kaynaklar
Proje Yönetimi KPI’ları. Kapsam
Proje yönetiminde kapsam kavramı, paydaşların ihtiyaçlarına göre gelecekteki ürünün gereksinimlerine odaklanır.
Gereksinimlerin en önemli kriterlerinden biri:
- Gereksinimlerin belirsiz olmaması, %
Belirsizliği nasıl nicelendiririz?
Birden fazla uzmandan gereksinimleri okumasını ve belirsiz olarak nitelendirilen ifadeleri saymasını isteyebiliriz. Daha az resmi, ancak yine de etkili bir yaklaşım, bu KPI’yı popüler bir metrikle nicelendirmektir:
- WTF/sayfa metriği
Proje Yönetimi KPI’ları. Strateji / Proje Uyum
Gereksinimler bağlamında bakılması gereken bir diğer şey, organizasyonun stratejisi ile projeleri arasında uyumun varlığıdır.
- Eğer dahili projelerle çalışıyorsak, iyi bir strateji haritası projenin iş bağlamını (kısıtlamalar ve öncelikler) ekibe açıklamak için mükemmel bir yoldur.
İş bağlamı neden önemlidir? Bu soruyu yanıtlamak için, şu farkı düşünün:
- İşleri doğru yapmak, ve
- Doğru işleri yapmak
“İşleri doğru yapmak” proje yönetiminin temelidir. En iyi yöneticiler projeyi gerçekten verimli hale getirebilir, ancak bu, organizasyonu istenen hedeflere doğru hareket ettirecek mi?
Bu durumda KPI şu şekilde formüle edilebilir:
- Strateji/proje uyumu, %
Bu uyumu sağlamanın en iyi yolu, strateji ile başlamaktır ve onun hedefleri etrafında yeni girişimler ve projeler oluşturmaktır.
Maliyet
Maliyet için metrikleri bulmak genellikle kolaydır. Bu durumda klasik KPI’lar şunlardır:
- Planlanan bütçe
- Gerçek bütçe
- Bütçe varyansı – planlanan ve gerçek bütçeler arasındaki fark
Stratejik planlama için BSC Designer kullanıyorsanız, bu özellikleri girişimler için ve ayrıca KPI ağacında bulacaksınız:
Proje Yönetimi KPI’ları. Başarılı proje yönetiminin finansal türevleri:
- Maliyet tasarrufu
- Maliyet kaçınması
- ROI – Yatırım Getirisi
- Oluşturulan değerin dolar eşdeğeri (kazanılan değer) – proje tarafından oluşturulan değerin tahmini
Kazanılan Değer
Bahsedilen Kazanılan Değer şu şekilde hesaplanabilir:
- Kazanılan Değer (EV) = Toplam_Bütçe * İlerleme, %
Başka bir metrik, kazanılan değeri kullanılan gerçek bütçe ile karşılaştırır:
- Maliyet Varyansı (CV) = Kazanılan_Değer – Gerçek_Bütçe
CV’nin negatif bir değeri, bütçenin aşılması durumuna işaret edebilir.
BSC Designer, girişime ilerleme göstergesi atanmış ve toplam bütçe belirtilmişse Kazanılan Değer ve Maliyet Varyansını hesaplayacaktır.
Zaman
Proje yönetimi için klasik metrikler şunlardır:
- Döngü süresi
- Program varyansı, % (planlanan saatler ile gerçek saatler)
- Zamanında tamamlama, %
- Kaçırılan kilometre taşları, %
Bu metriklerin proje yönetimi yazılımı kullanılarak hesaplanması kolay olsa da sonuçlarını yorumlarken dikkatli olmamız gerekir.
Proje Yönetimi KPI’ları. Kök Neden Analizi Yap
Bir son tarih kötü yönetim nedeniyle mi kaçırıldı, yoksa gereksinimler beklenmedik bir şekilde mi değişti, ya da projenin kapsamı bazı yeni girdiler nedeniyle mi revize edilmeli?
Kıyaslamalarınızı bilin
Ekibinizin bu ay kilometre taşlarının %15’ini kaçırmış olması ne anlama geliyor? Bu, onlar için tipik bir durum mu?
Bu oran bir önceki ayla veya başka bir ekiple karşılaştırıldığında nasıl görünüyor? Veriler ancak belirli bir bağlamda anlam kazanır; bu nedenle sonuçlara varmadan önce bu bağlamı mutlaka anlayın.
KPI’lar Hangi Davranışları Teşvik Eder?
Proje yönetimi KPI’larını ödül hesaplaması ile ilişkilendirmeden önce iki kez düşünün. %100 zamanında tamamlama kağıt üzerinde harika görünse de, nihai teslimatın kalitesinden ödün verilmemelidir. Kötü KPI’lar ekibinizi ürünü daha iyi hale getirmek yerine sistemi nasıl manipüle edeceklerini düşünmeye itenlerdir.
Risk
Daha önce, risk kavramını ve Temel Risk Göstergelerini tartışmıştık. Bu makalede dile getirilen fikirlerden biri, KRI’ların (Temel Risk Göstergeleri) KPI’lardan (Temel Performans Göstergeleri) o kadar da farklı olmadığıydı.
Örneğin, belirsiz gereksinimlere sahip olma riskini azaltmak istiyorsak, Gereksinimlerin belirsiz olmaması, % KPI’ını (veya isterseniz KRI’ını) takip ederiz.
Başka bir deyişle, risk azaltma planı olan herhangi bir risk bir KPI ile izlenebilir.
Bir diğer önemli fikir de, risk yönetiminin kendisinin KPI’lar ile izlenebileceğidir:
- Belirlenen risklerin sayısı
- Azaltma planı olan belirlenen risklerin %’si
- Azaltma planı olmadan gerçekleşen risklerin sayısı
- Tekrarlayan riskler, %
- Risk yönetimi maliyetleri, $
Proje Yönetimi KPI’ları. Kalite
Proje yönetiminin kalitesini nasıl tahmin edebiliriz? Bu, kaliteyle ilgili olarak hangi yönüyle ilgilendiğimize bağlıdır. Kalite KPI’ları makalesinde tartışıldığı gibi, kalite farklı paydaşlar tarafından farklı algılanır.
Liderlik Kalitesi
Şunlarla başlayabiliriz:
- Yönetim kalitesi (bunu nasıl nicelleştireceğinize dair bazı fikirler için bkz.)
- Şunun kalitesi: liderlik
- İletişim kalitesi, % (bazı fikirler için karmaşıklık makalesine bakın)
Sonuçların Kalitesi
Sonrasında, üretilen sonuçların kalitesine bakabiliriz:
- % yeniden işleme oranı veya
- İade sayısı
Yüksek % yeniden işleme oranı, projenin gereksinimlerinde bir sorun, uygunsuz başlangıç tahmini veya yetersiz planlama olduğunu gösterebilir.
Daha genel kalite ölçütleri şunları içerir:
- Dahili müşteri memnuniyeti, %
- Harici müşteri memnuniyeti, %
Kalite kavramı, projenin bir sonucu olarak oluşturulan dahili eserlerin kalitesini de içerir. Örneğin, projeniz için bir grafik tasarımcı ihtiyacınız varsa, son malzemelerin belirli dahili standartlara uygun olarak, belirli şablonlar ve en iyi uygulamalar kullanılarak teslim edilmesi gerekir. Bu durumda KPI şudur:
- Dahili standartlara uyum, %
Kalite Türevleri
Peki ya yenilikler?
İyi organize edilmiş proje yönetiminin iyi bir yan etkisi, inovasyon hattı için fikirler olabilir. İzlenecek gösterge:
- Üretilen nitelikli inovasyon fikirlerinin sayısı
Herhangi bir projenin kalite yönüne bakarken, sürdürülebilirlik yönlerini de dikkate almalıyız.
Sadece klasik çevresel sürdürülebilirlik değil, aynı zamanda sosyal ve ekonomik sütunlar da. Bazı spesifik KPI’lar için sürdürülebilirlik skor kartını inceleyin, örneğin:
- Kullanılan geri dönüştürülmüş malzemelerin %’si
- İş yeri güvenliği, %
Kaynaklar
Proje yönetimi bağlamında, kaynaklar için başlangıç KPI’ları şunlardır:
- Üretken zaman veya Faturalandırılabilir faaliyetlere harcanan zaman, %
- Planlanan kaynaklar ve kullanılan kaynaklar
Temelde, ekibinizin dahili toplantılarda mı yoksa işlerini yaparken mi daha fazla zaman harcadığını bilmek istiyoruz.
Projeniz karmaşık tedarik, lojistik ve çeşitli tedarikçilerle ilişki yönetimini içeriyorsa, daha fazla KPI için tedarik skor kartını inceleyin.
Yetenek yönetimi
Son olarak, ana “sermayeniz” ekibinizdir:
- Temel İK devir oranı metriğiyle başlayın. Daha fazla fikir için İK Skor kartı sayfasına göz atın.
- Temel eğitim ve mentorluk saatleri metriğini kullanın. Ekibinizin becerilerini geliştirme konusunda ciddiyseniz, Kirkpatrick modelini kullanarak kapsamlı bir eğitim skor kartı oluşturun.
Bireysel Proje KPI’larından Portföy Performansına
Proje düzeyindeki ölçümler, birden fazla girişim dikkat ve kaynaklar için rekabet ettiğinde yönetim tablosunun yalnızca bir kısmını sağlar. Bu örnekte, her girişim kendi bütçe, risk, değer ve aşamaya özgü performans göstergelerini korurken, platform bunları karşılaştırma, raporlama ve operasyonel kontrol için bir portföy görünümünde birleştirir.
Son söz
İnternette birkaç dakika arama yaptıktan sonra, proje yönetimi için uzun bir KPI listesine sahip olabilirsiniz.
Bu KPI’ları kısa listeye almayla ilgili bazı en iyi uygulamalardan bahsetmek iyi bir fikirdir:
- Bir işletme bağlamıyla başlayın; iyi bir strateji haritası gerçekten yardımcı olacaktır
- KPI’ları doğru şekilde tanımlayın – bu makaledeki şablona bakın
- öncü ve gecikmeli göstergeler arasındaki farkı, ayrıca başarı faktörleri ile başarı kriterleri arasındaki farkı anlayın
- Listeyi kısa tutun – her hedef için bir çift öncü ve gecikmeli gösterge, 100+ metriklik bir listeden çok daha iyi çalışacaktır
Proje Yönetimi KPI’ları Şablonunu kullan
BSC Designer, organizasyonların karmaşık stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur:
- Platformda ücretsiz bir plan için kaydolun.
- Başlangıç noktası olarak
Proje Yönetimi KPI’ları şablonunu kullanın. Bunu Yeni > Yeni Skor kartı > Daha Fazla Şablonlar altında bulabilirsiniz. - Paydaşları ve stratejik hedefleri kapsamlı bir stratejiye uyumlu hale getirmek için Strateji Uygulama Sistemimizi takip edin.
Bugün başlayın ve BSC Designer'ın strateji uygulamanızı nasıl basitleştirebileceğini görün!
Alexis Savkín, temelinde Kurumsal Karne bulunan bir strateji uygulama platformu olan BSC Designer‘ın strateji mimarı ve kurucusudur. Strateji Uygulama Tuvali’nin yaratıcısı, iki kitabın ve strateji ile performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve uluslararası konferans konuşmacısıdır. Alexis ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun.