Danışmanlık firması vaka çalışması: Müşteri portföyleri genelinde politika kontrollerini otomatikleştirin

Bu vaka çalışması, bir danışmanlık firmasının müşteri portföyü genelinde çok seviyeli politika kontrollerini nasıl standartlaştırıp otomatikleştirdiğini ve ayrıca uygulanan her kontrolün stratejik hedefleri desteklemesini sağlamak için resmi strateji haritalamayı nasıl devreye aldığını inceler.

Politika Kontrol Çerçevesi Uygulaması Hakkında Temel Bilgiler

Hâlihazırda müşteri politikalarını ve kontrollerini Excel ve ofis belgelerinde mi yönetiyorsunuz? Mevcut materyallerinizi paylaşın; BSC Designer’ın danışmanlık ekibinizin departman skor kartlarını standartlaştırmasına, kontrolleri hiyerarşik dağılımla yaymasına ve KPI takibini kanıta dayalı raporlamayla ilişkilendirmesine nasıl yardımcı olabileceğini birlikte inceleyelim.

Bir danışmanlık pilotunu görüşün

Portföy genelinde yaygınlaştırmadan önce yaklaşımı bir müşteri etkileşimi veya kontrol çerçevesi ile test edin.

Şirket profili: Doğu Afrika’da strateji ve politika kontrolü danışmanlık firması

Organizasyon, Doğu Afrika genelinde faaliyet gösteren, denetim, vergi, operasyonel dönüşüm ve strateji danışmanlığı hizmetleri sunan profesyonel bir danışmanlık ve müşavirlik firmasıdır. Firma 100’den fazla uzman istihdam etmekte ve yıllık yaklaşık 20-30 milyon ABD doları tutarında tahmini gelir elde etmektedir.

Büyük Dörtlü gibi, çoğu zaman geniş kapsamlı dönüşüm yetkileriyle büyük kurumsal ve çok uluslu işlere odaklanan küresel firmalardan farklı olarak, bu firma; daha derin bağlam, süreklilik ve uygulamaya dönük destek ihtiyacının kritik olduğu orta ölçekli işletmeler ve kamu sektörü kurumlarında uzmanlaşmıştır. Rekabet avantajı, müşteri operasyonlarına yakın kalabilmesinde; önerilen kontrollerin ve yönetişim çerçevelerinin gerçek davranışsal ve organizasyonel değişime dönüşmesini sağlamasında yatmaktadır. Ancak, çeşitli bir portföy genelinde değer ve ölçeklenebilirliği korumak için bunun maliyet etkin bir şekilde başarılması gerekir.

Neden politika ve yönetişim uygulamasını standartlaştırmak öncelik haline geldi

Çoğu iş birliği, müşterinin operasyonel bağlamına uygun dahili politikalar ve kontroller tasarlamayı içerir. Zamanla, danışmanlık firması yapılandırılmış bir kontrol, yönetişim çerçeveleri ve danışmanlık metodolojileri kitaplığı geliştirdi. Ancak:

• Kontroller her müşteri için yeniden oluşturuluyordu, sistematik olarak yeniden kullanılmıyordu
• Politikalar genel amaçlı ofis araçlarında tutuluyordu, bu da görünürlüğü ve denetlenebilirliği kısıtlıyordu
• Uygulamanın doğrulanması zordu, çünkü kanıt ve rol sorumluluğu yapılandırılmış bir şekilde izlenmiyordu
• Kontroller genellikle stratejiden kopuktu, bu da uygulamanın çıktılara nasıl katkıda bulunduğunu belirsiz kılıyordu

“Politikalar mevcut, fakat bunların hangi derecede uygulandığını görmeliyiz.”

Aynı zamanda, müşterilerin gereksinimleri ve beklentileri, profesyonel hizmetler ve danışmanlık alanında gözlemlenen daha geniş trendler doğrultusunda değişiyordu.

• Birçok organizasyonda finans ve yönetişim fonksiyonları, manuel ve belge ağırlıklı süreçlerden daha otomatik, içgörü odaklı işletim modellerine geçiyor ¹. Danışmanlık firmalarından, yalnızca politika ve kontrol tanımlamakla kalmayıp aynı zamanda uygulama ve performans sonuçlarına dair kanıtları izleyen sistemler sunmaları bekleniyor.
• Bulut tabanlı stratejik planlama ve performans uyum platformları, özellikle birden fazla müşterinin tutarlı metodolojilerle desteklenmesi gereken tekrarlayan işlerde ölçeklenebilir değer sunmak için temel hale geliyor ².
• Eş zamanlı olarak, AI güvencesinin yükselişi, sorumlu AI yönetişimi ve ESG performans ölçümü, danışmanlık firmalarını daha yapılandırılmış, şeffaf ve denetime hazır kontrol çerçeveleri benimsemeye zorluyor ³.
• Organizasyonlar, verimliliği ve birbirine bağlı hizmet hatlarında bilgi tekrar kullanımını artırmak için ortak finans, uyum ve stratejik danışmanlık fonksiyonlarını entegre ediyor ⁴.

Tüm bu trendler bir araya geldiğinde, firmanın stratejik önceliğini güçlendirdi: kontrol çerçevelerini standartlaştırmak, bunları stratejik çıktılarla yeniden ilişkilendirmek ve müşteri portföyü genelinde ölçeklenebilir, kanıta dayalı bir uygulama modeli oluşturmak.

Ana yürütme ve yönetişim zorluklarını belirle

Keşif sırasında, danışmanlık firması müşteri çalışmalarında tekrar eden çeşitli zorlukları vurguladı:

• Çalışmanın tekrarlanması yeniden kullanılabilir kontrol çerçevelerinden yararlanmak yerine
• Zayıf hesap verebilirlik sorumlu roller atansa da
• Merkezi bir kanıt sistemi yok uygunluk ve kaliteyi doğrulamak için
• Stratejik önceliklerden kopukluk kontrollerin algılanan değerini azaltıyor
• Politika etkinliğini ölçmede zorluk görev tamamlamanın ötesinde

Politika kontrolleri nasıl standartlaştırıldı ve stratejik hedeflere bağlandı

Uygulama, danışmanlık şirketinin metodolojisini ve danışmanlık modelini yansıtan bir hiyerarşik dağılım yapısı tanımlanarak başlatıldı:

• Üst düzey skor kartı: Danışmanlık şirketinin kendisine ait üst düzey stratejik ilkeler; maliyet etkin değer sunumu, ölçülebilir müşteri sonuçları ve tutarlı danışmanlık kalitesi dâhil
• Portföy grubu skor kartları: Sektöre, müşteri türüne veya hizmet segmentine göre organize edildi
• Müşteri etkileşimi skor kartları: Belirli politika ve kontrollerin planlandığı, uygulandığı ve izlendiği yer

Müşteri etkileşimi skor kartları, ayrıca müşteriye özel skor kartlarına doğru hiyerarşik olarak dağıtıldı. Örneğin, bir müşteriyi risk değerlendirmesi çalışması kapsamında desteklerken danışmanlık şirketi, etkileşim skor kartını Bowtie yapısı kullanılarak tasarlanmış özel bir risk değerlendirmesi skor kartına hiyerarşik olarak dağıtabiliyordu. Bu sayede:

• Müşterinin ortamıyla ilgili temel tehditlerin ve zafiyetlerin belirlenmesi
• Risk maruziyetini değerlendirmek için olası sonuçların nicel olarak ölçülmesi
• Önerilen kontrollerin belirlenen risklerle doğrudan eşleştirilmesi
• Politika önerilerinin risk gerekçesiyle ilişkilendirilmesi, her kontrolün bir amacı ve bağlamı olmasını sağlayarak

Şirketin kontrol kütüphanesi, standartlaştırmayı sağlarken bağlamsal uyarlamaya imkân tanıyacak şekilde, etkileşimler genelinde referans verilen çapraz kesen işlevsel bir skor kartı olarak yapılandırıldı.

Ölçeklenebilir uygulamayı desteklemek için BSC Designer’daki iki otomasyon aracı kullanıldı:

• Yeniden kullanılabilir şablonlar müşteriler genelinde yaygın olarak uygulanan ortak kontrol setleri için
• Senkronize şablonlar seçili etkileşimler genelinde koordineli güncellemeler gerektiren kontroller için

Müşteri skor kartları içinde politikalar, üst düzey bir politikanın birkaç iç içe geçmiş alt kontrolü içerebildiği çok seviyeli kontroller olarak modellendi; her biri şunları içeriyordu:

• Sorumlu rol ataması
• Denetim izlenebilirliği için kanıt yükleme alanları
• Uygulama verimliliğini ölçen öncü göstergeler
• Gerçek etkiyi ölçen gecikmeli göstergeler

Buna paralel olarak, müşteri hedeflerini haritalamak üzere strateji skor kartları devreye alındı; böylece her bir kontrolün stratejik sonuçlara tam olarak nerede katkı sağladığı veya belirli operasyonel zorlukları nerede çözdüğü net biçimde gösterilebildi.

Müşterilerin zaman içinde skor kartlarına erişimi ve bunları yönetmesi

Uygulamanın önemli bir parçası, müşterilerin BSC Designer’da stratejik ve operasyonel verilerine zaman içinde nasıl erişeceğini, bunları nasıl yöneteceğini ve nihayetinde nasıl sahipleneceğini belirlemekti. Olgunluk ve etkileşim aşamasına bağlı olarak iki ana yaklaşım kullanıldı:

• Erken aşama ve pilot etkileşimler – Danışmanlık firması, kendi BSC Designer hesabı içinde skor kartlarını oluşturdu ve sürdürdü. Müşteri organizasyonlarına bu skor kartlarına erişim verildi; böylece danışmanlık firması yapılandırma ve iyileştirme sorumluluğunu elinde tutarken, müşteriler kontrolleri gözlemleyip bunlarla etkileşime girebildi.
• Yerleşik ve devam eden müşteri ortaklıkları – Müşteriler olgunlaştıkça, kendi BSC Designer hesaplarının sahibi olmaya geçiş yaptılar. Danışmanlık firması, danışmanlık amaçlı inceleme ve denetim için harici kullanıcı olarak davet edildi.

Sonuçlar: Standardizasyon, Hesap Verebilirlik, Stratejik Görünürlük, Uzun Vadeli Ortaklıklar

Yeni model birkaç önemli fayda sağladı:

• Standartlaştırılmış Danışmanlık Dağıtımı müşteri etkileşimlerinde
• Kanıta Dayalı Hesap Verebilirlik ile net doğrulama izleri
• Geliştirilmiş Stratejik Görünürlük kontrolleri doğrudan hedeflerle ilişkilendirerek
• Çaba ve Sonuçların Ayrılması öncü ve gecikmeli göstergeler aracılığıyla
• Güçlendirilmiş Uzun Vadeli Müşteri İlişkileri sürekli izleme ve iyileştirme ile

“Bir politika tam olarak uygulansa bile, amaçlanan değişiklik hemen ortaya çıkmayabilir. Çaba ile etkiyi ayrı ayrı takip edebilmek, önerilerimizi geliştirmemize yardımcı oluyor.”

Bu değişim önemliydi. Kontrolleri bir kez sunup geri çekilmek yerine, danışmanlık firması uygulama verimliliği ve stratejik hedeflerle uyumun sürekli gözden geçirildiği bir döngü oluşturdu. Bu önemlidir çünkü danışmanların şunları yapmasını sağlar:

• Gerçek performans sinyallerine dayalı olarak anlamlı takibe devam et
• Kontrolleri yeniden değerlendir ve iyileştir müşteri ortamları geliştikçe
• Daha derin, uzun vadeli danışmanlık ilişkileri geliştir işlem bazlı projeler yerine
• Tekrarlayan etkileşimleri ve hizmet genişlemesini artır şeffaf değer ilerlemesiyle desteklenerek

Politikaların uygulamada hayata geçirilmesi nasıl sağlanır?

Bu vakadan elde edilen içgörüler, organizasyonların politikaları yalnızca “kâğıt üzerinde” bulundurmaktan çıkarıp bunların tutarlı biçimde uygulanmasını ve stratejik hedeflere katkı sağlamasını güvence altına almak için kullanabileceği çeşitli pratik yöntemlere işaret etmektedir. Özetle, etkili politika uygulaması şunları gerektirir:

• Kontrol çerçevelerini standartlaştırın – Her bir çalışma için yeniden oluşturmak yerine uyarlanabilecek politika kontrolleri ve yönetişim uygulamalarından oluşan ortak bir kütüphaneyi sürdürün.
• Kontrolleri stratejik hedeflerle ilişkilendirin – Amacın ve hedeflenen katkının görünür ve anlaşılır olması için her bir kontrolü belirli bir hedef veya risk ile eşleştirin.
• Hesap verebilirliği ve kanıt takibini entegre edin – Sorumlu rolleri atayın ve kontrollerin yalnızca tanımlanmadığını, aynı zamanda hayata geçirildiğini doğrulamak için uygulamaya ilişkin belgelenmiş kanıt talep edin.
• Çabayı ve etkiyi ayrı ayrı ölçün – Uygulama ilerlemesini izlemek için öncü göstergeler, gerçek sonuçları değerlendirmek için gecikmeli göstergeler kullanın; böylece sürekli iyileştirmeyi mümkün kılın.
• Bir kontrol yönetimi platformu kullanın – Bağlantılı skor kartlarını düzenlemek, kontrolleri hedeflerle ilişkilendirmek, sahipliği atamak, kanıtları depolamak ve birden fazla müşteri veya iş birimi genelinde tutarlı yürütmeyi destekleyen yeniden kullanılabilir şablonları sürdürmek için BSC Designer gibi bir platformdan yararlanın.

Politika devreye alımını net hedefler, sahiplik ve ilerleme takibi ile yönetmek için yapılandırılmış uygulama çalışmaları kapsamında strateji yazılımını inceleyin.

Danışmanlardan referanslar ve kullanım örnekleri

Danışmanlık ve danışma ekiplerinin metodolojileri standartlaştırmak, kontrolleri otomatikleştirmek ve çeşitli müşteri portföylerinde sürekli strateji yürütmeyi desteklemek için BSC Designer’ı nasıl kullandığını öğrenin.

Vaka çalışmasından uygulamaya

Sağlam bir strateji mimarisi oluşturmak, stratejik uyumu sağlamak ve etkili performans izlemeyi mümkün kılmak için BSC Designer platformunu pratikte nasıl uygulayacağınızı öğrenin.

PDF’yi indir Kaydol

Belirli zorluklarınızı görüşmek için BSC Designer ekibiyle iletişime geçmekten çekinmeyin.

BSC Designer

BSC Designer, özünde Kurumsal Karne bulunan strateji yürütme yazılımıdır. Kuruluşların hedefleri, KPI’ları, girişimleri, riskleri ve strateji haritalarını tek bir yerde hizalayarak stratejik planları bağlantılı bir strateji mimarisine dönüştürmesine yardımcı olur. Strateji uygulama sistemimiz, stratejiyi nasıl hayata geçireceğinizi açıklar ve strateji yürütme çalıştayı şablonu, ekiplerin bunu iç strateji oturumlarında uygulamasına yardımcı olur.