Karar vermeyi desteklemek, eğilimleri görselleştirmek, performans boşluklarını belirlemek ve nihayetinde stratejik planlamanın katılım sorununu ele almak için performans panellerini nasıl tasarlayacağınızı öğrenin.
Müşteri Hizmetleri Stratejisi Skor kartı. Stratejinin Yüksek Düzeyde Görünümü Olarak Panel
Stratejik planlama sürecinde, strateji ve fonksiyonel skor kartlarının çokluğundan hiyerarşik iş hedeflerine, girişimlere, risklere ve anahtar performans göstergelerine (KPI’lar) kadar birçok karmaşıklıkla uğraşıyoruz.
Değer bazlı ayrıştırma işlemini etkin bir şekilde gerçekleştirmek ve tüm gerekli detayları yakalamak için bu bileşenlerin hepsine ihtiyacımız var. Strateji yürütme söz konusu olduğunda, iş panelleri tarafından sağlanan yüksek düzeydeki görünüm, altta yatan detaylar kadar önemlidir.
Panel oluşturmak için bazı en iyi uygulamalarla başlayalım ve ardından stratejik planlama için panellere odaklanalım.
Hedef Kullanıcıları Düşünerek Başlayın
Belirli bir panel düzeni tasarlamadan önce, hedef kullanıcıları göz önünde bulundurun.
Detaylarla yüklü bir operasyonel ekip için bir panel tasarlamak, üst yönetim için yüksek düzeyde bir panel oluşturmaktan farklıdır.
Kısa bir yol, paydaş analizinden veri kullanmaktır. Dahili paydaşları ve ihtiyaçlarını inceleyin, ardından paneli sorumluluk alanlarına uygun olan hedefler, metrikler ve girişimlere odaklayın.
Bir panel ile hangi hikayeyi anlatmak istediğinize karar verin
Paneller, bir stratejinin hikayesini görsel olarak ifade etmeye yardımcı olur. Hedef kullanıcıları belirledikten sonra, onların sorduğu soruları göz önünde bulundurun.
Muhtemelen hedef kullanıcılar, görev açısından kritik metriklerle ilgilenecektir:
- Mevcut durum nedir?
- Mevcut durum, önceki durum veya hedefle nasıl karşılaştırılır?
- Veri, çeyrekler veya yıllar bazında toplandığında nasıl görünüyor?
Metrikler, bağlam içinde daha kolay anlaşılır:
- Bir metrik zaman içinde nasıl performans gösterdi?
- Trend nedir?
Panel kullanıcılarının verilere güvenmesi gerekir:
- Tüm metrikler güncel mi?
- Veri tutarlı mı?
- Veri kaynağı nedir?
- Hangi ölçüm yöntemi kullanıldı?
Paneller sadece görsel olarak çekici resimler değildir; içgörüler ve eylem planları oluşturmak için tasarlanmıştır. Hedef kullanıcıların bu bağlamda sorduğu tipik sorular şunlardır:
- Şimdiye kadar neler başarıldı?
- Gelecek planları nelerdir?
- Süresi geçmiş girişimler var mı?
- Hangi risklerle karşı karşıyayız? Bunlar azaltıldı mı?
Grafik ve Diyagram Başlıklarıyla Hikayeler Anlatın
Herhangi bir araç kullanarak bir diyagram oluştururken, standart bir başlık ve alt başlık atanır, örneğin “Müşteri Etkileşimi, %.”
İyi bir diyagram bir hikaye anlatmalıdır ve diyagramın başlığı bunu yapmak için en iyi yerdir.
Daha açıklayıcı başlıklar kullanmayı düşünün:
- “Müşteri etkileşimi ile destek temsilcilerinin sayısı arasındaki Korelasyon”
- “Müşteri etkileşiminde mevsimsel değişiklikler”
- “Ofise göre müşteri etkileşimi”
- “Henüz açıklayamadığımız müşteri etkileşimindeki düşüş”
Bazen, diyagramı belirli verilere odaklamak için filtreler kullanılır. Örneğin, girişimler son tarihe göre filtrelenebilir ve sadece yaklaşan son tarihlerle olanlar gösterilebilir. Diyagram kullanıcılarının hangi filtrelerin uygulandığını ve bunların ne anlama geldiğini görebildiğinden emin olun. Yine, “Yaklaşan son tarihleri olan girişimler” gibi açıklayıcı bir başlık, “Girişimlerimiz”den daha iyidir.
Görsel Olarak Çekici Hale Getirin
Öznel olsa da, işte bazı yaygın uygulamalar:
- Detay seviyesini kontrol edin; en önemli diyagramlarla başlayın.
- Tasarımı bir ekranla sınırlayın; mümkünse kaydırmaktan kaçının.
- Diyagramlar arasında boşluk kullanın.
- Çoğu araç renkleri özelleştirmeye izin verse de, standart bir renk şeması kullanmak genellikle daha profesyonel ve net görünür.
- Hedef cihazı göz önünde bulundurun; standart dizüstü bilgisayar ekranları, akıllı telefon ekranları veya akıllı TV’ler farklı grafik düzenleri gerektirir.
Panelleri Görünür Hale Getirin
Panelleri çalışanlarınıza sergilemenin doğru yolunu bulun:
- Genel bilgiler içeren paneller ofiste büyük ekranlarda gösterilebilir.
- Temel rakamları içeren paneller şirketin intranetinde görüntülenebilir.
BSC Designer’da, bir panel gömülü kod olarak yayınlanabilir.
Stratejik Planlamada Paneller Farklıdır
Veri görselleştirme için Microsoft Power BI, Tableau, Qlik ve Google Data Studio gibi birçok araç bulunmaktadır. Bunlar veri görselleştirmede mükemmel araçlar olsa da, özel stratejik planlama araçları genellikle daha iyi bir iş çıkarır çünkü stratejik planlamaya uygun verileri görselleştirmek için donatılmışlardır.
Stratejik Planlama Sürecinde Sorunsuz Entegrasyon
Tipik bir strateji skor kartı üç ana bileşeni içerir:
- Amaçlar
- Göstergeler veya metrikler
- Girişimler veya eylem planları
Bir panel, karmaşık bir strateji skor kartının basitleştirilmiş, birleştirilmiş bir versiyonudur. Panelinizin kullanıcılarının diyagramlara tıklayarak destekleyici verilere ayrıntılı şekilde erişebildiğinden emin olun. Bu anlamda, stratejik planlama yazılımında oluşturulan paneller, stratejik planlama süreciyle sorunsuz bir şekilde entegre oldukları için bir avantaja sahiptir.
Öncü ve gecikmeli performansı izleyin
Stratejik planlamada öncü ve gecikmeli metrikler vardır. Öncü metrikler başarı faktörleri ve faaliyetlerle ilişkiliyken, gecikmeli metrikler sonuçlarla ilişkilidir.
Performansı bir panel aracılığıyla iletirken, görselleştirilen performans türü konusunda netlik sağlayın:
- Öncü
- Gecikmeli
- Veya çabaları sonuçlarla karşılaştırmak için aynı grafikte hem öncü hem de gecikmeli
Paneldeki Girişimler
Proje yönetimindeki görevlere benzer şekilde, stratejik planlamadaki girişimler stratejinin eylem kısmını açıklar. Girişimleri ve aralarındaki ilişkileri görselleştirmek için Gantt grafikleri kullanın.
- Gerçek girişimleri, bunların durumlarını ve KPI’larla uyumlu ilerlemesini listeleyin.
- Amaçlarla ilişkili riskleri ve risk tahminlerini listeleyin.
Panel ve strateji haritası
Bir strateji haritası, yalnızca stratejik planlamada kullanılan bir diyagramdır. Tipik bir veri odaklı panelin aksine, strateji haritasının uygulama alanı amaçlar ve bunlar arasındaki neden-sonuç bağlantılarıdır.
Bir stratejinin ana fikirlerini tartışırken ve paylaşırken strateji haritası tercih edilen bir seçenektir. Panelleri ve strateji haritalarını önceki makalelerimizden birinde karşılaştırdık.
Panel Örnekleri
BSC Designer’da mevcut olan şablonlarda bulabileceğiniz bazı panel örnekleri burada.
Müşteri hizmetleri paneli
Müşteri hizmetleri paneli, mevcut iyileştirme girişimlerini ve bunların ilk temas çözüm oranı üzerindeki etkisini, yani önemli bir metriği göstermek üzere tasarlanmıştır.
- Zaman grafiği raporlama dönemi boyunca göstergelerin evrimini, hedeflerini ve maksimum değerlerini gösterir
- Ana metrik grafikleri, iki en önemli göstergenin mevcut durumunu gösterir (bkz. “İlk temas çözüm oranı”)
- KPI göstergesi genel skor kartının mevcut performansını (bkz. “Müşteri Hizmetleri Kurumsal Karne”) ve dinamiklerini gösterir
- Girişimler diyagramı, tüm aktif girişimleri, durumlarını ve bütçelerini listeler
- Risk diyagramı, aktif riskleri ve durumlarını içerir
- Planlanan girişimler arasındaki ilişkiyi gösteren Gantt grafiği
- Ölçer grafikleri (bkz. “Temsilci doluluğu”) tanımlanan ölçüm ölçeğinde göstergelerin mevcut durumunu gösterir
Müşteri Hizmetleri Strateji Skor kartı. Siber Güvenlik Paneli Örneği
Siber güvenlik skor kartı iki panel sunar. İlk panel Risk Dizin Paneli olup:
- Ağırlıklı risk dizininin zaman içindeki değerlendirmesini gösterir
- Ciddiyet seviyelerine göre kategorize edilen riskler hakkında ayrıntılar sunar: düşük, orta, önemli ve kritik
- Ağırlıklı dizindeki her bir faktörün ağırlığını belirtir
Siber Güvenlik Skor Kartı. İkinci panel Veri Güvenliği Uyumluluk Dizinine odaklanır:
- Panel, uyumluluk dizininin zaman içindeki evrimini gösteren KPI genel bakış grafiğini içerir
- Dizinin bileşenlerinin performansını gösteren birkaç ölçer diyagramı içerir
Siber Güvenlik Skor Kartı. Kalite Skor Kartı Paneli
Panel özellikleri:
- Üç temel metrik
- Dönem başına şikayet sayısı ile trend çizgisi
- Girişimler arasındaki bağımlılıkları gösteren Gantt grafiği
- Girişimler ve riskler listesini içeren grafikler.
Kalite Skor Kartı.
BSC Designer’da panelleri nasıl otomatikleştireceğinizi öğrenin
Yazılım kullanıcı kılavuzu, BSC Designer’da panellerin kullanımına ilişkin temel mekanikleri açıklayan bir video_tutorial içerir.
İşte hızlı bir özet:
- Kullanıcıya ait tüm skor kartı’lardan gelen verileri özetleyen ve görselleştiren bir genel panel vardır.
- Belirli bir strateji veya işlevsel skor kartı’na özgü yerel paneller vardır.
- Tek bir skor kartı içinde birden fazla panel bulundurabilirsiniz.
- Bir panel, akıllı telefon kullanıcıları için önceliklendirilecek şekilde mobil uyumlu olarak işaretlenebilir.
- Diyagramların bir düzenini kaydedebilir, bunu bir şablon olarak saklayabilir ve diğer paneller için yeniden kullanabilirsiniz.
Bir panelin içinde:
- Başlığı ve alt başlığı özelleştirin.
- Panelin üzerine tıklayarak destekleyici verilere detayına inin.
- Gösterge listesini kullanarak diyagramlara doğrudan veri girin.
Tartışma ve Sunum:
- Yöneticiler, hesaplarının kullanıcıları için belirli panellere erişimi yapılandırabilir.
- Kullanıcılar, başkalarının açabilmesi için panele doğrudan bağlantı sağlayabilir.
- Paneli, kurum içi ağınızda görüntülenecek şekilde gömebilirsiniz.
- Sunumlarda kullanmak üzere bir paneli resim olarak dışa aktarın.
Mevcut KPI’larınızla bir stratejik panel pilotu başlatın
Stratejik planınızı veya Excel skor kartınızı ekibimizle paylaşın. BSC Designer’ın, strateji ekiplerine ve departman yöneticilerine, bağlantısız KPI izleme ve panel dosyalarını bağlantılı skor kartları ve raporlama ile değiştirmede nasıl yardımcı olabileceğini görüşeceğiz.
Daha geniş kapsamlı bir yaygınlaştırmadan önce yaklaşımı test etmek için tek bir skor kartı veya raporlama alanıyla başlayın.
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.