En iddialı hedefleri takip etmek için hafif bir hedef belirleme aracı olarak idealize edilen OKR çerçevesi, genel amaçlı bir stratejik planlama aracına dönüşme yolunda ilerliyor.
OKR’ler - Örnek. İçerik:
Stratejik planlamada OKR’lerin rolü
Başlangıçta OKR, oldukça belirsiz ayrıştırma kriterlerine odaklanan bir hedef belirleme çerçevesiydi – birkaç somut Anahtar Sonuç tarafından desteklenen iddialı/ilham verici hedefler. Günümüzde sadeliği, kuruluşların1 onu genel strateji planlama ve uygulama için hayata geçirmesine yol açmış; böylece Kurumsal Karne ve Hoshin Kanri ile rekabet oluşturmuştur.
Bununla birlikte, pratik soru, strateji uygulamasında her birinin hangi rolü üstlenmesi gerektiğidir.
Stratejik planlama çerçeveleri için hazırladığımız ekosistem diyagramımızda OKR’yi, Kurumsal Karne ve Hoshin Kanri ile birlikte Strateji Uygulaması segmentine yerleştirdik. Ayrıştırma yöntemi açısından, hedefleri anahtar sonuçlarla ilişkilendirmek ve farklı seviyelerdeki OKR’leri birbirine bağlamak gibi neden-sonuç mantığına öncelikli olarak odaklanmaktadır.
OKR’de, stratejinin tanımlanması ve uygulanması için gerekli yapı taşlarını buluruz:
- Hedeflerin tanımlanması
- Anahtar Sonuçlar ile hedeflerin nicelleştirilmesi
- Hedefler için risklerin ve eylem planlarının tanımlanması
- Hedefler ile fonksiyonel stratejiler arasında Stratejik Uyum
OKR, strateji tanımlama araçlarıyla entegre edilerek ve muhtemelen bazı dahili yeniden markalama çalışmalarıyla, birincil stratejik planlama çözümü olarak kullanılmaya kolayca uyarlanabilir.
OKR – En İyi Uygulamalar
OKR’lerin pratik uygulaması için bazı en iyi uygulamaları belirleyerek başlayalım:
- Sadece çıktılara değil, sonuçlara da odaklanın.2 Performansa etki eden sonuçlara ulaşmak için faaliyetin anlık sonuçlarının ötesine bakın.
- Özellikle küçük şirketler için bireysel OKR’leri atlayın.3 OKR’ler yapılacaklar listesi oluşturmak için değil, yüksek düzeydeki seçimlere odaklanmak için tasarlanmıştır.
- Ödül sistemini OKR’lerle ilişkilendirmeyin. Çalışanlar sistemi manipüle etmenin bir yolunu bulacaktır. Bunun yerine, OKR’leri öz değerlendirme için kullanın ve parasal ödüller yerine içsel ödüllerle değiştirin.4
- Anahtar Sonuçlar için %70 başarı oranını hedefleyin.5 Bu kriter, hedeflerin yeterince iddialı olduğundan emin olmanızı sağlar.
- OKR’ler organizasyon içinde herkese açık olmalıdır.6 Bir takımın hedeflerinin başka bir takımın hedefleriyle uyumlu olduğu fonksiyonlar arası OKR’leri teşvik edin.
- OKR sistemi zamanla sınırlıdır (genellikle üç ayda bir raporlanır) ve haftalık kontrol noktaları içerir.7 Üç aylık planlama dönemi, OKR’lerin daha çevik kalmasına yardımcı olur ve yıllık stratejik planlamadan ayırır.
OKR’nin yazılım ile uygulanması
Aşağıda, BSC Designer yazılımını kullanarak OKR’leri otomatikleştirme konusunda bazı pratik tavsiyeler paylaşacağız.
Şunlardan bahsedeceğiz:
- OKR’ler için çalışma alanını hazırlama
- Amaçlar ve Temel Sonuçları belirleme
- OKR’lerin hiyerarşik dağılımı ve diğer strateji ve fonksiyonel skor kartları ile uyumu
- OKR’lerin düzenli kontrol ve nihai incelemesini otomatikleştirme
OKR’lar için çalışma alanını hazırla
Belirli OKR’ları kurmadan önce, bir çalışma alanı hazırlayalım.
Takım üyelerini sisteme dahil edin
Takımınızın üyelerini BSC Designer’a kullanıcı olarak ekleyin (Menü > Kullanıcılar bölümü üzerinden) ve onları takımlar halinde organize edin.
OKR’lerin sahibi olarak bir kullanıcı veya takım atayın. Sahipler, kontrol noktalarıyla ilgili hatırlatmalar ve OKR’leriyle ilgili diğer bildirimleri alacaktır.
OKR Şablonu. Bir organizasyonda OKR Şeffaflığı
OKR en iyi uygulamalarından biri, takım ve bireysel OKR’lerin organizasyon genelinde görünür hale getirilmesidir. BSC Designer’da, OKR’lere uygun erişim haklarını atamak için Paylaş işlevini kullanın.
Tipik bir yapılandırma şöyledir:
- Tüm kullanıcı takımlarının tüm OKR’lere görünüm erişimi vardır
- Sahipler, kendi OKR’leri için değişiklik yapma haklarına sahiptir
OKR’yi varsayılan şablon yap
OKR, organizasyonunuzda ana stratejik planlama aracıysa, tüm yeni skor kartları için varsayılan şablon yapabilirsiniz.
- Tüm yeni OKR’ler için şablon olarak kullanacağınız bir OKR skor kartı oluşturun ve açın
- Araçlar > Şablon olarak kaydet seçeneğini seçin
- Menü > Ayarlar > İş akışı sekmesine gidin
- Skor kartı şablonları bölümünde, yeni skor kartları için gereken şablonu varsayılan olarak ayarlayın
OKR Emekliliği için Planlama
Üç aylık dönemin sonunda, OKR’lar girişimler, gerekçeler ve Anahtar Sonuçların performans verileri şeklinde değerli bilgiler biriktirecektir.
OKR’larınızı yeniden yazma zamanı geldiğinde, gelecekteki analizler için referans olarak kullanmak üzere mevcut sürümün bir kopyasını oluşturun (Skor kartlarım > Yönet > Kopyala).
Amaçları ve Anahtar Sonuçları BSC Designer’da Ayarla
Aşağıda, BSC Designer’da OKR’leri ayarlama adımlarını, şunları içerecek şekilde tartışıyoruz:
- OKR şablonunu kullanma
- Amaçları ayarlama
- Anahtar Sonuçları ayarlama
- Girişimler ve Riskler ekleme
- Performans hesaplamasını özelleştirme
Şablondan OKR oluşturun
Kullanıma hazır bir OKR şablonu, ilk kurulumu kolaylaştıracaktır:
- Skor kartlarım bölümüne gidin
- Yeni > Yeni skor kartı > Daha fazla şablon… seçin
- İş çerçeveleri grubundan OKR seçin
OKR Şablonu. Bir amaç oluşturun
OKR şablonu zaten bazı şablon amaçlara sahiptir. Yeni bir tane eklemeniz gerekiyorsa:
- Yeni bir amaç için bir üst öğe seçin (bir kök öğe veya başka bir amaç)
- Araç çubuğundaki Ekle düğmesine tıklayın
Amacın özelliklerini değiştirmek için:
- Amacın adını değiştirmek için Genel sekmesine geçin
- Amacın açıklamasını belirtin
- Hesabınızdaki kullanıcılardan birini sahip olarak atamak için Sahibi alanını kullanın
- Değiştirmek için amaç adının yanındaki Simgeye tıklayın
OKR Şablonu. Bir anahtar sonuç oluştur
OKR şablonunda, amaçlarla hizalanmış bazı Anahtar Sonuçlar bulunmaktadır. Yeni bir Anahtar Sonuç eklemeniz gerekiyorsa:
- Bir amaç seçin
- Araç çubuğundaki Ekle düğmesine tıklayın
Anahtar Sonuçların özelliklerini özelleştirmek için:
- Anahtar Sonucun adını ve açıklamasını tanımlamak için Genel sekmesine geçin
- Mevcut durumu ve istenen hedef durumu ayarlayarak Anahtar Sonuçları nicelendirmek için Veri sekmesine geçin
- Anahtar Sonucun türünü tanımlamak için Bağlam sekmesine geçin
OKR Şablonu. OKR’lar için en iyi uygulamalardan biri, öncü ve gecikmeli Anahtar Sonuçları birleştirmektir:
- Gecikmeli türü, çıktılarla ilgili sonuçlar için kullanılmalıdır
- Öncü türü, faaliyetlerin nicelendirilmesi için kullanılmalıdır
Girişimler oluştur
OKR şablonu, amaçlarla uyumlu farklı türlerde girişimler içerir. Gerekçe, risk, başarı faktörü, beklenen sonuç ve eylem planını bulacaksınız.
OKR Şablonu. Bir amaca yeni bir girişim eklemek için:
- Bir amaç seçin
- Amacın yanındaki Girişimler düğmesine tıklayın
- Gerekirse girişimin tür değerini değiştirin
Amaçların Performansını Hesapla
Varsayılan olarak, bir amacın performansı, Anahtar Sonuçların performansının ağırlıklı ortalaması olarak hesaplanır.
Performans hesaplamasını özelleştirmek için:
- Bir amacı seçin
- Amacın performansının nasıl hesaplanması gerektiğini belirtmek için Performans sekmesine geçin
Anahtar Sonuçların ağırlığını değiştirmek için:
- Bir Anahtar Sonuç seçin
- Performans sekmesine geçin
- Amacın genel performans puanındaki ilgili ağırlığını değiştirin
Anahtar sonuçların performansını hesaplayın
Anahtar Sonuçları karşılaştırılabilir hâle getirmek için BSC Designer normalize edilmiş performansı hesaplar. Performansını hesaplamak için Anahtar Sonucun mevcut durumunu ve bir ölçüm ölçeğini (başlangıç değeri… hedef) kullanır.
Bir Anahtar Sonuç için performans fonksiyonunu özelleştirmek için:
- Bir Anahtar Sonuç seçin
- Performans sekmesine geçin
- Optimizasyon bölümünde formülü değiştirin
OKR Şablonu. Örneğin, “az olan daha iyidir” durumu için “Minimizasyon” kullanın veya formülü daha spesifik gereksinimlere göre özelleştirin.
OKR’ların Fonksiyonel Skor kartları ile hiyerarşik dağılımı ve stratejik uyumu
OKR’lar hiyerarşilerde gruplanabilir. Bu bağlantıların BSC Designer ile nasıl otomatikleştirildiğini tartışalım.
Alt Amaç
Bir amaç oluştururken, başka bir amaç olabilecek bir üst öğe seçeriz. Bu durumda, yazılım bir alt amaç oluşturacaktır.
- Başka bir amaca bağlanması gereken mevcut amaçlar varsa, bir amacı başka bir amacın içine taşıyın (sürükleyip bırakın).
Her iki durumda da, yazılım alt amacın sonucunu otomatik olarak üst amacın Anahtar Sonucu olarak değerlendirecektir.
Çapraz bağlantılar
Bu durumda, farklı amaç dallarıyla ilgileniyoruz. Bir dalın amacı, başka bir dalda bir amaca Anahtar Sonuç olarak katkıda bulunmalıdır.
Amaçları bu şekilde bağlamak için:
- Anahtar Sonuç rolünü oynayacak bir amacı seçin
- Araçlar > Göstergeleri kopyala seçeneğini seçin
- Anahtar Sonucu kabul edecek bir amacı seçin
- Araçlar > Göstergeleri yapıştır seçeneğini seçin
- İstendiğinde, Bağlantı Öğe düğmesine tıklayın
Çapraz Skor Kartı Bağlantıları
Önceki çapraz bağlantı durumuna benzer şekilde, başka bir amacın Temel Sonucu olması gereken amaç farklı bir skor kartında yer alır.
Temel Sonuçlar ve amaçları bağlama adımları benzerdir:
- Temel Sonuç rolünü üstlenecek bir amacı olan bir skor kartını açın ve amacı seçin
- Araçlar > Göstergeleri kopyala seçeneğine tıklayın
- Temel Sonuçları kabul edecek bir amacı olan bir skor kartını açın
- Araçlar > Göstergeleri yapıştır seçeneğine tıklayın
- Sorulduğunda, Bağlantı Öğe düğmesine tıklayın
Aynı mantığı izleyerek, OKR tabanlı skor kartlarını Kurumsal Karne’deki stratejilerle ve ayrıca fonksiyonel skor kartlarıyla bağlayabiliriz.
Yoklama ve OKR'lerin İncelemesi
OKR'leri yüksek öncelikli hedeflere odaklanmak için haftalık olarak kullanın. BSC Designer'da size yardımcı olacak bazı otomasyon işlevleri bulunmaktadır.
Check-in sıklığını otomatikleştir
İnceleme sıklığı, Anahtar Sonuçlar için kullanılan güncelleme aralıkları aracılığıyla otomatikleştirilir.
- OKR’nin Sahipleri, Anahtar Sonuçlar için yaklaşan check-in’ler (güncellemeler) hakkında otomatik bildirimler alacaktır.
OKR şablonunda, Anahtar Sonuçlar için varsayılan güncelleme aralığı “aylık” olarak ayarlanmıştır (Araçlar > Seçenekler > Varsayılan güncelleme aralığına bakın). Gerektiğinde, belirli Anahtar Sonuçlar için bu ayar Değerler Düzenleyicisi üzerinden özelleştirilebilir.
OKR Şablonu. Anahtar Sonuçlara Puan Vermek
Bir Anahtar Sonuca puan vermek için:
- İç takvimde uygun tarihi (çeyrek) seçin
- Bir Anahtar Sonuç seçin
- Veri sekmesine geçin
- Geçerli puanı Değer alanına girin
Geçerli puanları kontrol etmek ve yapılan değişiklikler için denetim izini incelemek için Değerler Düzenleyicisini kullanın.
Sonuçlar hakkında yorum yap
Bazı OKR’ler neden beklendiği gibi iyileşmiyor? Bir sonraki dönem için neyi daha iyi yapabiliriz?
OKR Şablonu. BSC Designer’da, mevcut başarılar ve bir sonraki OKR döngüsüne ilişkin içgörüler hakkındaki düşüncelerinizi yazmak için yorum simgesine (Anahtar Sonucun puanının yanında) tıklayın.
OKR’lere Doğrudan Bağlantı
Strateji tartışmaları sırasında, belirli bir amacı, Anahtar Sonucu veya girişimi referans göstermeniz gerekebilir. Bu öğeler için mevcut olan bağlantı aracını kullanarak doğrudan bir bağlantı oluşturun.
Haritada amaçları görselleştir
BSC Designer, OKR’leri strateji haritasında otomatik olarak görselleştirir.
- Amaçlar, perspektifler içinde dikdörtgenler olarak görselleştirilir
- Anahtar sonuçlar, gri (gecikmeli sonuçlar) ve yeşil (öncü faaliyetler) çizgiler olarak görselleştirilir
- Girişimler, ilgili girişim simgesiyle görselleştirilir
OKR’ler - Örnek. Varsayılan olarak, BSC Designer haritada tüm Amaçları görselleştirir. Ayrıntı düzeyini sınırlamak için:
- Strateji haritasında bir amaç seçin
- Katla / Aç düğmelerini kullanın (+ ve – sembollü mavi düğmeler)
Seçili OKR’lerin haritada görselleştirilmesini durdurmak için:
- KPI’lar sekmesine geçin
- Bir amaç seçin
- Bağlam sekmesine geçin
- Strateji haritasında göster ayarını kullanın
Panelde temel sonuçları ve girişimleri görselleştir
OKR şablonunun varsayılan paneli, OKR’de mevcut olan tüm girişimleri listeler.
- Başlangıç ve bitiş tarihleri olan girişimleri görselleştirmek için Gantt grafiğini ekleyin
- Temel Sonuçlar için ilgili diyagramları ekleyin
OKR’ler - Örnek. Planlanmış Raporlar
Sistemin önemli paydaşlara haftalık/aylık raporu PDF dosyası olarak gönderebileceği bir program oluşturun; bu rapor güncel OKR durumunu, mevcut strateji haritasının bir dökümünü ve paneli içerebilir.
Sonuçlar
Çevik OKR çerçevesi, yüksek dalgalanma ve karmaşıklıkla tanımlanan iş ortamına mükemmel bir şekilde uyum sağlar.
Doğru tanımlanmış ve otomatikleştirilmiş OKR’lar ile organizasyonlar, önceliklerine odaklanabilir ve hatalardan hızla öğrenebilir.
OKR uygulamasının ana adımları şunlardır:
- Çalışma alanının hazırlanması
- OKR’ların kurulması
- Hiyerarşik Dağılım
- Kontrol ve inceleme süreçlerinin otomatikleştirilmesi
- Zafer ve başarısızlık ile bunların arasındaki anlara dair hikâyeler, What Matters, Erişim tarihi: 26 Ekim 2023. ↩
- OKR Koçu için Beş Mantra, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKR’ler (Hedefler ve Anahtar Sonuçlar), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- Çalışan Bağlılığını Sağlayan Dört İçsel Ödül, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Önemli Olanı Ölçün: Google, Bono ve Gates Vakfı OKR’lerle Dünyayı Nasıl Sarsıyor, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Şeffaflık: OKR’ler Kamu Güvenini Nasıl Yeniden Sağlayabilir, 2019, What Matters ↩
- VC John Doerr Hedefleri Nasıl Belirler (ve Başarır), Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkín, temelinde Kurumsal Karne bulunan bir strateji uygulama platformu olan BSC Designer‘ın strateji mimarı ve kurucusudur. Strateji Uygulama Tuvali’nin yaratıcısı, iki kitabın ve strateji ile performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve uluslararası konferans konuşmacısıdır. Alexis ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun.