Bir çevresel ve afet risk azaltımı danışmanlığı, departmanlar genelinde sahipliği, izlenebilirliği ve günlük yürütmeyi iyileştirmek için mevcut Kurumsal Karnesini BSC Designer’da uyguladı.
Çevresel Danışmanlık için Kurumsal Karne: Temel gerçekler
Önce
Kurumsal Karne çoğunlukla Excel elektronik tablolarında, sunum dosyalarında ve metin belgelerinde bulunuyordu. Departmanların ilerlemeyi ve destekleyici kanıtları takip edebileceği tek bir yer yoktu.
Sonra
Departmanlar ilerlemeyi tek bir yerden takip edebilir ve değişiklikler ile kanıtlar otomatik olarak izlenir.
Mevcut bir Kurumsal Karne, Excel skor kartı veya stratejik planlama materyalleriniz var mı?
BSC Designer’ın, statik planlama dokümanlarından KPI takibi, departman sahipliği, kanıta dayalı raporlama ve strateji yürütümü için bağlantılı bir sisteme geçmenize nasıl yardımcı olabileceğini görmek üzere ekibimizle odaklı bir pilot çalışmayı görüşün.
Bir skor kartı pilot çalışmasını görüşün
Şirket profili: GCC’de çevresel danışmanlık firması
Müşteri, operasyonel programlar, teknik danışmanlık hizmetleri ve profesyonel eğitim sunan, GCC merkezli bir çevre ve afet riskini azaltma danışmanlık kuruluşudur. Kuruluş, düzenleyici uyumun ve şeffaf raporlamanın uzun vadeli ortaklıkların merkezinde yer aldığı, yüksek hesap verebilirlik gerektiren ortamlarda faaliyet göstermektedir.
Kuruluş, bölgede çok yıllı çevresel ve afet riskini azaltma programlarını destekleyen yaklaşık 50 profesyonel istihdam etmektedir. Hizmetleri genellikle çevresel risk azaltımı, tehlikeli saha desteği, acil durum hazırlığı ve kamu ile özel sektör müşterileri için kurumsal kapasite geliştirmeyi içermektedir.
İşletme bağlamı ve uygulama zorlukları
Müşteri hâlihazırda, Excel elektronik tablolarında belgelenmiş ve sunum dosyaları ile metin belgeleriyle desteklenen tanımlı bir Kurumsal Karne ile çalışıyordu. Bu yapı stratejiyi tasarlamak için yeterli olsa da, departmanlar genelinde uygulamayı yönetmek için uygun değildi.
Belirlenen temel uygulama zorlukları şunlardı:
- Stratejiyi uygulanabilir işe dönüştürmek – stratejik hedeflerin, departmanların sahipliğinde olan girişimlere ve faaliyetlere dönüştürülmesi gerekiyordu;
- Sahipliği netleştirmek – hedefler ve girişimler, gayriresmî koordinasyon yerine resmî atama gerektiriyordu;
- İzlenebilirliği sürdürmek – değişiklikler ve ilerleme güncellemeleri, performans verilerini gerekçelendirmek için destekleyici kanıtların yönetimi dâhil olmak üzere, tutarlı bir şekilde kaydedilmeliydi;
- Kopuk risk yönetimi – riskler ayrı bir elektronik tabloda tutuluyordu; stratejik hedeflerle net bir Stratejik Uyum yoktu ve riskin nicelendirilmesine yönelik tutarlı bir yaklaşım bulunmuyordu;
- İlerlemeyi tek bir yerde görmek – liderler, hedefleri, KPI’ları, girişimleri ve sonuçları birbirine bağlayan paneller ve bir Strateji Haritası istiyordu.
Kuruluşun Kurumsal Karnesi, öncelikle bir planlama artefaktı olarak mevcuttu. Sahipliği yönetmek, departmanlar genelinde girişimleri izlemek, kanıtları muhafaza etmek ve performansın, risklerin ve stratejinin bağlantılı kalmasını sağlamak için yapılandırılmış bir yöntemden yoksundu. Temel boşluk, müşteri tarafından kritik bir ifadeyle özetlendi:
Kurumsal Karnemizi stratejiyi ve operasyonları yönetmek için çalışan bir sisteme dönüştürebilecek bir araca ihtiyacımız var.
Mevcut kurumsal karnenin uygulanması
Uygulama, stratejinin kendisini yeniden tasarlamadan, müşterinin mevcut kurumsal Kurumsal Karne’sini Excel ve belgelerden tek bir yönetilen sisteme aktarmaya odaklandı. Amaç, skor kartını günlük yönetim için kullanılabilir hâle getirmekti.
En önemli adımlar şunlardı:
- Kurumsal skor kartını resmileştirmek – elektronik tablolardan ve belgelerden mevcut strateji içeriğinin çoğu yeniden kullanıldı ve BSC Designer’a taşındı;
- Departman sahipliğini atamak – her stratejik unsur Operasyonlar, Teknik Hizmetler, Kalite ve Uyum, Eğitim ve Finans gibi sorumlu ekiplerle ilişkilendirildi;
- Yerleşik izlenebilirliği etkinleştirmek – müşterinin ekibi, belirli hedeflere, KPI’lara ve girişimlere kanıt eklemeyi de içerecek şekilde, BSC Designer’ın yerleşik geçmişini, sahiplik takibini ve değişiklik günlüklerini kullanmak üzere eğitildi;
- Paylaşılan paneller ve bir strateji haritası oluşturmak – liderliğin ve departmanların ilerlemeyi tek bir ortamda takip edebilmesi için paneller ve Strateji Haritası yapılandırıldı.
Mevcut bir stratejiyi Excel’den BSC Designer’a taşımak:
Geçişten sonra hedefleri ve KPI’ları yapılandırmak:
Mevcut aşama tek bir kurumsal skor kartına dayansa da, skor kartı gelecekteki hiyerarşik dağılım için hazırlandı. Bu, ana skor kartındaki ayrıntı düzeyi ve alt hedeflerin sayısı arttığında ve her şeyi tek bir yapıda yönetmek pratik olmaktan çıktığında önem kazanır.
Çevresel ve afet azaltma danışmanlığı için KPI’lar
Kurumsal Karne’nin neden-sonuç mantığını desteklemek için hem öncü hem de gecikmeli göstergeler tanımlandı. Bu, kuruluşun yalnızca sonuçları değil, aynı zamanda gelecekteki sonuçları etkileyen itici güçleri de izlemesine ve skor kartı içinde öncü ve gecikmeli göstergeler arasında net bir ayrım yapmasına olanak tanıdı.
İlgili KPI örnekleri şunlardır:
- Program teslimi – plana göre tamamlanan projeler ve kilometre taşı uyumu (gecikmeli);
- Çevresel risk azaltma çıktıları – değerlendirilen, iyileştirilen veya desteklenen sahalar (gecikmeli);
- Güvenlik göstergeleri – ramak kala bildirimleri, güvenlik bilgilendirmesi kapsamı ve uyum kontrolleri (öncü);
- Kalite performansı – kapatılan iç bulgular ve dış inceleme sonuçları (gecikmeli);
- Müşteri ve iş ortağı güvenilirliği – sözleşmeye uyum ve tekrarlanan iş birlikleri (gecikmeli);
- Raporlama disiplini – raporlamanın zamanında yapılması ve dokümantasyonun eksiksizliği (öncü);
- Yetkinlik geliştirme – eğitimlerin tamamlanması ve sertifikasyon kapsamı (öncü).
Mevcut stratejilerden aktif uygulamaya geçişte müşterilerine yardımcı olan danışmanlar için, strateji uygulama yazılımının KPI’ları, girişimleri ve raporlamayı nasıl desteklediğini inceleyin.
Sonuçlar: Net sahiplik ve tutarlı izlenebilirlik
İlk aşama, kuruluş genelinde strateji uygulamasını yönetmek için daha yapılandırılmış bir yaklaşım oluşturdu.
- Strateji için tek doğruluk kaynağı – BSC Designer’daki Kurumsal Karne, parçalı Excel elektronik tablolarının yerini aldı ve artık kuruluşun stratejisinin merkezi referans noktasıdır;
- Net hesap verebilirlik – hedefler ve girişimler resmî olarak sahiplenilir, platform arayüzünde görünür ve paydaşlara yönelik raporlara yansıtılır;
- Tutarlı izlenebilirlik – güncellemeler, değişiklikler ve geçmiş kayıtlar tek bir sistemde otomatik olarak korunur;
- Geliştirilmiş görünürlük – paneller ve Strateji Haritası, ilerlemenin ortak bir görünümünü sağlar.
BSC Designer, hedefleri, KPI’ları, girişimleri ve riskleri ekipler arasında birbirine bağlayan strateji uygulama ve performans yönetimi yazılımıdır. Kurumsal Karne ve diğer yönetim çerçevelerini destekleyerek kuruluşların elektronik tablolardan bağlantılı bir strateji mimarisine geçmesine yardımcı olur. Strateji uygulama sistemimiz pratik bir metodoloji sunarken, strateji uygulama kabiliyeti geliştirme ekiplerin uygulama için gerekli beceri ve uygulamaları geliştirmesine yardımcı olur.