Belirsizlik ve finansal durgunluk zamanları maliyetleri azaltmayı gerektirir. Organizasyon üzerinde olumsuz etkiyi en aza indirmek için bunu disiplinli bir şekilde nasıl yapabileceğimizi tartışalım.
Belirsizlik döneminde yaşıyoruz – yıkıcı değişimler ve öngörülemeyen olaylar, organizasyonları kemer sıkmaya ve maliyet azaltmaya odaklanmaya yönlendiriyor. Bunu yapmanın en kolay yolu, maliyet tasarrufu hedeflerini tanımlamak ve bunları daha alt seviyelere hiyerarşik olarak dağıtmaktır…
İşte tartışmaya başlamak için iyi bir soru:
Genel maliyet tasarrufu hedeflerini organizasyonun işlevsel seviyelerine hiyerarşik olarak dağıtmalı mıyız?
Organizasyonun işlevsel birimleri benzersizdir:
- Değer yaratımına katkıları benzersizdir
- Belirsizliğe tepkileri özel olarak hazırlanmalıdır
- Farklı risklerle karşı karşıya kalırlar
Genel azaltma hedefini işlevsel birimlere orantılı olarak hiyerarşik olarak dağıtma fikri mantıklı değildir…
Daha iyi bir yaklaşım, belirli maliyet etmenleri ile başlamak ve:
- Alt hedeflerin genel maliyet tasarrufu hedefine katkısını hizalamak için alttan yukarı (Adım 2) hareket etmek
- Başarılı uygulama için gerekli detayları eklemek üzere yukarıdan aşağıya (Adım 3) hareket etmek
- Yol boyunca bulguları öğrenmek ve uygulamak (Adım 4)
Bu, aşağıda tartışacağımız BSC Designer tarafından oluşturulan maliyet azaltma sürecidir. Dört adım içerir:
- Adım 1. Belirsizliğin analizi
- Adım 2. Kapsamlı harcamaların analizi: maliyet etmenleri, riskler, genel mekanikler, paydaşlar için değer
- Adım 3. Uygulama: hazırlık, öncelikler, ilerlemeyi izleme
- Adım 4. Maliyet kısmanın ötesinde belirsizliğe stratejiyi uyarlama
Adım 1. Belirsizliğin Analizi
Maliyet tasarrufuna giderlerin analizi ile başlamıyoruz. Bunun yerine, şu anda karşı karşıya olduğumuz belirsizliği anlamak için biraz zaman harcayacağız. Bu analiz, beklenen etkinin doğasını daha iyi anlamaya ve genel maliyet azaltma hedefini formüle etmeye yardımcı olacaktır.
Adım 1.1 Belirsizliğin etkisini analiz et
Bu adımın temel sorusu:
Belirsizlik/kriz/durgunluğun kuruluş üzerindeki beklenen etkisi nedir?
Örneğin:
- Operasyonel maliyetlerde artış
- Yetenekleri işe alma/elde tutma konusunda zorluklar
- Hammadde maliyetlerinde artış
- Lojistik maliyetlerinde artış
- Faiz oranlarında artış
- Satışlarda düşüş
Maliyet Azaltma Skor kartı.Bir senaryo planlama çalışması yaptıysanız, erken uyarı göstergeleri ve yanıt planı taslağı da dâhil olmak üzere bu soruya ilişkin bazı yanıtlarınız zaten vardır. Yapmadıysanız, mevcut dış çevreyi daha iyi anlamak için bir PESTEL analizi kullanın.
PESTEL Analizi Şablonu. Adım 1.2 Genel maliyet azaltma hedefini hesaplayın
Kuruluşun etkilenen işlevlerini adlandırmak yeterli değildir — bazı tarihsel benzetimler veya eldeki veriler doğrultusunda beklenen etkiyi nicel olarak ifade etmeye çalışın.
Örneğin, Covid-19 pandemisinin etkisinin kaba bir tahmini, diğer pandemilerin analiziyle mümkündü.
Pandeminin başlangıcında şunu tahmin edebilirdik:
- Müşterilerle yüz yüze etkileşimle ilgili işlevler, kısa vadede %60 ve uzun vadede %20 azalmadan etkilenebilir; satışlarda sırasıyla %35 ve %15 düşüş beklenebilir.
İlk kapanmaların ardından, bu tahminleri daha yüksek yüzdelere göre ayarlamamız gerekirdi.
Bu adımın çıktısı, belirli bir maliyet azaltma hedefi olan bir amaçtır.
Örneğin, satışlardaki %35 düşüşü ele almak için bir şirket, bir çeyreklik dönem içinde operasyonel maliyetleri %20 azaltmalıdır.
Bu KPI’yı kurmak için iki seçeneğimiz vardır:
- Seçenek 1: Tasarruf edilen maliyetleri izleyin. Bu durumda baz değer=0’dır ve hedef, belirsizliğe yanıt vermek için gereken maliyet azaltımıdır; KPI maksimizasyon için yapılandırılmalıdır veya
- Seçenek 2: Maliyet azaltımını izleyin. Bu durumda baz değer mevcut toplam maliyetlerdir ve hedef istenen maliyet düzeyidir; KPI küçültme için yapılandırılmalıdır.
Örnek Skor kartımda, seçenek 2’yi kullandım ve Finansal perspektifte Planlanan maliyet azaltımı KPI’sını oluşturdum.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 2. Giderlerin analizi
Maliyetlerin haritasını hazırlayın. Bu, ayrıntılı bir bütçe belgesi veya kalemlere hizalanmış finansal akışlara sahip bir strateji/süreç haritası olabilir (müşteri hizmetleri örneğinde yaptığımız gibi).
Strateji Skor kartınız BSC Designer içindeyse, KPI’lar sekmesinde “Bütçeler” görünümüne geçerek girişim bazında tüm bütçeleri ve ayrıca toplam bütçenin planlanan ve kullanılan kısmını görüntüleyin.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 2.1 Maliyet Sürücülerini Haritalandır
Giderleri azaltmak için çabaları nereye odaklamalı? Maliyet azaltımı için bazı iyi adaylar şunlardır:
- Kötü karmaşıklıklar. Bakımı zor olan karmaşık ürünlerle ilişkili maliyetler, karar alma süreçlerini yavaşlatan idari süreçler.
- Güncelliğini yitirmiş veya yinelenen işlevlere sahip eski iş modeli.
- Siber güvenlik risklerine açık ve yeni gereksinimlerle uyumsuz güncelliğini yitirmiş BT sistemleri.
- Paydaşların değerleriyle doğru şekilde hizalanmamış dijital dönüşüm gibi düşük değerli faaliyetler.
Örnek:
Maliyet azaltma Skor kartında, şu iki alt hedefi formüle ettim:
- “Ürün geliştirme” hedefi için “Maliyetleri ve karmaşıklığı azaltmak üzere ürünü basitleştir”
- “Ürün pazarlaması” hedefi için “Çevrimiçi reklam maliyetlerini azalt”
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 2.2 İlgili riskleri haritalandır
Maliyet azaltma fırsatlarını ve bunların finansal sağlık üzerindeki olumlu etkisini ele aldık. Peki olası olumsuz etki hakkında ne söyleyebiliriz – maliyet azaltmanın beklenen riskleri nelerdir? Şunları düşünün:
- Maliyetleri azaltmanın doğrudan etkisi: kalite, siber güvenlik, yetenekler, tedarik zinciri vb. üzerinde. Örneğin, tedarik bütçelerinin azaltılması, ham madde kalitesinin, nihai ürün kalitesinin düşmesine yol açabilir ve nihayetinde müşteri memnuniyetini etkileyecektir.
- Dolaylı etki – davranışta hangi değişiklikler tetiklenecek? Örneğin, inovasyon bütçelerinin azaltılması, ekipten daha az fikir çıkmasına neden olacaktır (zaten bütçe yokken neden bir şey önerilsin ki?) ve bu durum nihayetinde rakiplere karşı pazar konumlarının kaybedilmesiyle sonuçlanabilir.
Dolaylı etkiler arasında şunlara dikkat edin:
- Maliyetlerle uyumlu maliyetten kaçınma. Uzman bir yazılım için abonelik ücreti bir maliyettir, ancak alternatif, aşırı işçilik maliyetlerini ima eder.
- Rakiplerin tepkisi. Resmî bir analiz için Beş güç çerçevesini kullanın.
Örnek:
- Risk: Ürünün karmaşıklığını azaltarak, bazı müşteriler tarafından kullanılan işlevleri kaldırabiliriz.
- Risk azaltma: Gerekli görevin farklı işlevler kullanılarak nasıl tamamlanacağını açıklayın; destek temsilcilerini eğitin; video_tutorial hazırlayın.
Maliyet Azaltma Skor kartı.BSC Designer kullanıcıları, aktif riski panelde görselleştirebilir:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 2.3 Paydaşlar için değeri nicelleştir
Bir maliyet, belirli paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak için yatırılan bir bütçedir.
- Bu paydaşlar kimlerdir?
- İhtiyaçları nelerdir? Onlar için hangi değerin yaratılması beklenmektedir?
- Hangi değer gerçekte yaratılmaktadır?
- Bu değeri nasıl nicelleştirebiliriz? Burada, değer temelli ayrıştırmaya ilişkin spesifik örnekler bulacaksınız.
Örneğin, çevrimiçi reklamcılığın ana paydaşı satış ekibidir. Onlar için değeri “Değer metriği: ziyaretçiden potansiyel müşteriye” göstergesiyle nicelleştirebiliriz.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Maliyet azaltma konusunda doğru yönde ilerleyip ilerlemediğimize dair iyi bir göstergeye sahip olmak için değeri nicelleştiririz.
Örnek:
- Arama motoru optimizasyonu için azaltılmış bütçe (maliyet metriği)
- Beklenti: web sitesi ziyaretleri ve potansiyel müşteri sayısında küçük dalgalanma
- Gerçeklik: 4 ay içinde arama motoru sıralamalarının kaybedilmesi; potansiyel müşteri sayısı (değer metriği) belirgin şekilde azaldı.
- Sonuçlar: değer yaratan faaliyetleri korumak için maliyet tasarrufu girişimini gözden geçir
Adım 2.4 Maliyet mekaniklerini anlayın
Maliyetin olası azaltım derecesini anlamakla ve ayrıca maliyetle ilgili genel mekanikleri kavramakla ilgileniyoruz.
Şu tür sorular sorun:
- Azaltımın başarı faktörleri nelerdir?
- Ölçek ekonomisi işe yarıyor mu? Bu, bir kerelik mi yoksa yinelenen bir maliyet mi?
- Hangi oranlar söz konusudur?
Bu maliyet tasarrufu fikrini bir örnek olarak ele alalım: “Yeni müşterileri bizzat ziyaret etmek önemli bir maliyettir.”
- Analiz: Müşteri türüne göre ziyaretten nitelikli fırsata oranına bakın ve LTV’yi dikkate alın.
- Sonuç: Maliyetleri düşürmek yalnızca belirli müşteri türleri için anlamlıdır.
Bir maliyet göstergesini şöyle formüle ederiz:
- Daha düşük dönüşüm sağlayan müşterilerle ilgili giderler
Bu gösterge, küçültme için optimize edilmiştir:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Başka bir deyişle, mevcut değeri düşürerek ilerlemesini/performansını artırırız. Hedefe ulaştığımızda ilerleme %100 olacaktır.
Büyük olasılıkla bu gösterge için hedef hemen gerçekleştirilemeyecektir; bu nedenle farklı zaman dönemleri için bazı kıyas ölçütleri belirleyebiliriz.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Bu azaltım hedefleri şunları dikkate alır:
- Maliyetin analizi,
- Değer yaratımı üzerindeki tahmini etkisi,
- Olası riskler,
ve kritik işlevleri etkilemeden ulaşılabilecek maliyet tasarrufu eşiklerini tanımlar.
Maliyet Azaltma Stratejisi ve AI
Maliyet Azaltma Stratejisi için üretici AI kullanmayı düşünün.
BSC Designer'da:- Hesabınıza 'Maliyet Azaltma Stratejisi' ekleyin (Yeni > Yeni Skor kartı > Daha fazla şablon aracılığıyla).
- Şablonu açın, 'AI' sekmesine geçin ve sorunuzu formüle edin.
Adım 3. Maliyet Tasarrufu Sağlayan Uygulama
Şimdi maliyet tasarrufu sağlayan girişimleri tartışmaya hazırız.
Adım 3.1 Uygulamaya hazır olun
Bir maliyet azaltma girişimi oluşturmak için şu soruları sorun:
- Belirli uygulama adımları nelerdir?
- Hangi iş sistemlerini/altyapıyı uyarlamamız gerekiyor?
- Davranışlarda/becerilerde hangi değişiklikleri uygulamamız gerekiyor?
Örneğin:
- Çevrimiçi pazarlama giderlerini azaltmaktan bahsediyorsak, bu girişimin bir başarı faktörü, nitelikli potansiyel müşterilerin kaynağını belirlemeye yardımcı olan bir izleme sistemi olacaktır.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 3.2 Maliyet azaltma girişimlerini önceliklendir
Maliyet analizi ile şu ilkeleri izleyebiliriz:
- Düşük değerli faaliyetler için bütçeleri/maliyetleri küçült
- Yüksek değerli faaliyetleri koru
Önceliklendirme modeli ayrıca paydaşların siyasi gücünü, beklenen riskleri ve uygulama zorluklarını da içerecektir.
BSC Designer’da, belirli bir hedefin veya onun maliyet azaltma girişimlerinin ilgili önemini göstermek için ağırlık işlevini kullanın.
- Çelişkili gelebilir: maliyetin kendisi bir öncelik iken (daha yüksek maliyet = daha yüksek öncelik) neden bir ağırlık/öncelik tanımlamamız gerekir?
Maliyet yalnızca bir bütçe projeksiyonunu gösterir; öncelik/ağırlık ise paydaşlar için oluşturulan değer, uygulama zorluğu, diğer hedeflerle stratejik uyum gibi başka projeksiyonları içerebilir.
Örneğimizde, ürün geliştirmeye %80 ağırlık ve ürün pazarlamasına %20 ağırlık atadım:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Program, dahili perspektifin performansını hesaplamak için bu ağırlıkları kullanacaktır. Bu durumda, ürün geliştirmede maliyet azaltımı, ürün pazarlamasındaki aynı maliyet azaltımına kıyasla toplam ilerleme üzerinde daha yüksek bir etkiye sahip olacaktır.
Adım 3.3 Maliyet azaltımını takip et: Planlanan maliyet azaltımı ile gerçekleşen azaltımın karşılaştırılması
Başlangıçta Planlanan maliyet azaltımı adlı bir gösterge oluşturduk. Şimdi Gerçekleşen maliyet azaltımı adlı bir başka gösterge oluşturalım.
Değerini, aşağıdakilerin içindeki değerlerin toplamı olarak hesaplanacak şekilde yapılandırmamız gerekir:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Artık maliyet tasarrufu göstergelerini, kopyalayıp yapıştırarak ve “Bağlantı” seçeneğini belirleyerek bu göstergeye bağlayabiliriz:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Gerçekleşen maliyetler göstergesinin Değer alanı, seçilen dönem için elde edilen mevcut maliyet azaltımı düzeyini gösterecektir.
İlerleme sütunu, 0% ile 100% ölçeğinde elde edilen maliyet tasarrufuna ilişkin bir gösterge olacaktır; burada:
- 0%, henüz hiçbir maliyet azaltımı elde edilmediği anlamına gelir ve
- 100%, tüm göstergelerin atanan maliyet azaltımı hedeflerine ulaştığı anlamına gelir
Beklenen maliyet tasarrufuna karşılık gerçekleşen maliyet tasarrufunu temsil etmek için her iki göstergeyi de karşılaştırmalı diyagramda görselleştirin; ayrıca maliyet tasarrufu girişimlerini bir Gantt grafiğinde de görselleştirebiliriz:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 4. Stratejiyi Belirsizliğe Uyum Sağlamak için Uyarlama ve Maliyet Optimizasyonunun Ötesine Geçme
Maliyet azaltma, belirsizlik zorluklarına hızlı bir çözüm sunar. Sakin sulara ulaştığınızda, ekibinizin mevcut stratejiyi daha doğru verilerle gözden geçirmesi ve kalıcı bir çözüm bulması gerekir.
Tartışma soruları şunlardır:
- Maliyet azaltma girişimlerini uyguladıktan sonra hangi dersleri öğrendik?
- Maliyet ve paydaşlar için değer yaratma hakkında ne öğrendik?
- Belirsizliğin hangi yeni faktörleri keşfedildi?
- Stratejiyi belirsizliğe nasıl uyarlayabiliriz?
- Gelecekteki zorluklara karşı hazırlığımız nedir (bkz. senaryo planlama)?
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.