Belirsizlik ve finansal durgunluk zamanları maliyetleri azaltmayı gerektirir. Organizasyon üzerinde olumsuz etkiyi en aza indirmek için bunu disiplinli bir şekilde nasıl yapabileceğimizi tartışalım.
Belirsizlik döneminde yaşıyoruz – yıkıcı değişimler ve öngörülemeyen olaylar, organizasyonları kemer sıkmaya ve maliyet azaltmaya odaklanmaya yönlendiriyor. Bunu yapmanın en kolay yolu, maliyet tasarrufu hedeflerini tanımlamak ve bunları daha alt seviyelere hiyerarşik olarak dağıtmaktır…
İşte tartışmaya başlamak için iyi bir soru:
Genel maliyet tasarrufu hedeflerini organizasyonun işlevsel seviyelerine hiyerarşik olarak dağıtmalı mıyız?
Organizasyonun işlevsel birimleri benzersizdir:
- Değer yaratımına katkıları benzersizdir
- Belirsizliğe tepkileri özel olarak hazırlanmalıdır
- Farklı risklerle karşı karşıya kalırlar
Genel azaltma hedefini işlevsel birimlere orantılı olarak hiyerarşik olarak dağıtma fikri mantıklı değildir…
Daha iyi bir yaklaşım, belirli maliyet etmenleri ile başlamak ve:
- Alt hedeflerin genel maliyet tasarrufu hedefine katkısını hizalamak için alttan yukarı (Adım 2) hareket etmek
- Başarılı uygulama için gerekli detayları eklemek üzere yukarıdan aşağıya (Adım 3) hareket etmek
- Yol boyunca bulguları öğrenmek ve uygulamak (Adım 4)
Bu, aşağıda tartışacağımız BSC Designer tarafından oluşturulan maliyet azaltma sürecidir. Dört adım içerir:
- Adım 1. Belirsizliğin analizi
- Adım 2. Kapsamlı harcamaların analizi: maliyet etmenleri, riskler, genel mekanikler, paydaşlar için değer
- Adım 3. Uygulama: hazırlık, öncelikler, ilerlemeyi izleme
- Adım 4. Maliyet kısmanın ötesinde belirsizliğe stratejiyi uyarlama
Adım 1. Belirsizliğin Analizi
Maliyet tasarrufuna giderlerin analizi ile başlamıyoruz. Bunun yerine, şu anda karşı karşıya olduğumuz belirsizliği anlamak için biraz zaman harcayacağız. Bu analiz, beklenen etkinin doğasını daha iyi anlamaya ve genel maliyet azaltma hedefini formüle etmeye yardımcı olacaktır.
Adım 1.1 Belirsizliğin Etkisini Analiz Et
Bu adımın ana sorusu:
Belirsizlik/kriz/durgunluğun organizasyon üzerindeki beklenen etkisi nedir?
Örneğin:
- Operasyonel maliyetlerin artması
- Yetenekleri işe alma/tutma zorlukları
- Ham madde maliyetlerinde artış
- Lojistik maliyetlerinde artış
- Faiz oranlarının artması
- Satışlarda düşüş
Maliyet Azaltma Skor kartı.Eğer bir senaryo planlama çalışması yaptıysanız, bu soruya dair bazı yanıtlarınız zaten vardır, erken işaret göstergeleri ve yanıt planı taslağı dahil. Eğer yapmadıysanız, mevcut dış çevreyi daha iyi anlamak için bir PESTEL analizi kullanın.
PESTEL Analiz Şablonu. Adım 1.2 Genel Maliyet Azaltma Hedefini Hesapla
Kuruluşun etkilenen işlevlerini adlandırmak yeterli değildir — bazı tarihsel benzetmeler veya gelen verilere göre beklenen etkileri nicelendirmeyi deneyin.
Örneğin, Covid-19 pandemisinin etkisinin diğer pandemilerin analiziyle yaklaşık olarak tahmin edilmesi mümkündü.
Pandeminin başlangıcında, şu tahminlerde bulunabilirdik:
- Müşterilerle yüz yüze etkileşimle ilgili işlevler kısa vadede %60, uzun vadede %20 azalma ile etkilenebilir ve satışlarda sırasıyla %35 ve %15 düşüş beklenir.
İlk karantinalardan sonra, bu tahminleri daha yüksek yüzdelere uyarlamamız gerekecekti.
Bu adımın sonucu, belirli bir maliyet azaltma hedefi olan bir hedeftir.
Örneğin, %35’lik satış düşüşünü ele almak için bir şirket, operasyonel maliyetleri bir çeyrek dönem içinde %20 azaltmalıdır.
Bu göstergeyi kurmak için iki seçeneğimiz var:
- Seçenek 1: tasarruf edilen maliyetleri izleyin. Bu durumda, başlangıç seviyesi=0 ve hedef belirsizliğe yanıt vermek için gereken maliyet azaltmadır; gösterge maksimizasyon için yapılandırılmalıdır, veya
- Seçenek 2: maliyet azaltımını izleyin. Bu durumda, başlangıç seviyesi mevcut toplam maliyetlerdir ve hedef istenen maliyet seviyesidir, gösterge minimizasyon için yapılandırılmalıdır.
Örnek skor kartımda, seçenek 2’yi kullandım ve Finansal perspektifte Planlanan maliyet azaltımı göstergesini oluşturdum.
Maliyet Azaltma Skor Kartı.Adım 2. Giderlerin Analizi
Maliyetlerin haritasını hazırlayın. Bu, detaylı bir bütçe belgesi veya maddelere hizalanmış finansal akışlarla bir strateji/süreç haritası olabilir (müşteri hizmetleri örneğinde olduğu gibi).
Eğer BSC Designer’da strateji skor kartınız varsa, “Bütçeler” görünümüne geçin ve KPI’lar sekmesinde tüm bütçeleri girişimlere göre, ayrıca toplam bütçeyi planlanan ve kullanılan olarak görüntüleyin.
Maliyet Azaltma Skor Kartı.Adım 2.1 Maliyet Sürücülerini Haritalandır
Giderleri azaltmak için çabalar nereye odaklanmalı? Maliyet azaltımı için iyi adaylar şunlardır:
- Kötü karmaşıklıklar. Bakımı zor olan karmaşık ürünlerle ilişkili maliyetler, karar alma süreçlerini yavaşlatan idari süreçler.
- Eski iş modeli güncel olmayan veya yinelenen fonksiyonlarla.
- Güncel olmayan BT sistemleri siber güvenlik risklerine karşı savunmasız ve yeni gereksinimlerle uyumsuz.
- Düşük değerli faaliyetler paydaşların değeriyle düzgün bir şekilde hizalanmamış dijital dönüşüm gibi.
Örnek:
Maliyet azaltma skor kartında, bu iki alt hedefi formüle ettim:
- “Ürün geliştirme” hedefi için “Maliyeti ve karmaşıklığı azaltmak amacıyla ürünü basitleştirin”
- “Ürün pazarlama” hedefi için “Çevrimiçi reklam maliyetlerini azaltın”
Cost Reduction Scorecard.Adım 2.2 İlgili Riskleri Haritalandır
Maliyet azaltma fırsatlarını ve bunların finansal sağlık üzerindeki olumlu etkilerini tartıştık. Peki ya olası olumsuz etkiler – maliyet azaltmanın beklenen riskleri nelerdir? Düşünün:
- Doğrudan etki: Maliyetleri azaltmanın kalite, siber güvenlik, yetenekler, tedarik zinciri gibi konular üzerindeki doğrudan etkisi. Örneğin, satın alma bütçelerini azaltmak, ham maddelerin kalitesinin düşmesine, nihai ürün kalitesinin azalmasına ve nihayetinde müşteri memnuniyetini etkilemesine neden olabilir.
- Dolaylı etki – hangi davranış değişiklikleri tetiklenecek? Örneğin, inovasyon bütçelerini azaltmak, ekipten daha az fikir gelmesine neden olacak (nasıl olsa bütçe yoksa neden bir şey önerilsin ki?), bu da sonunda rakiplere karşı pazar konumlarını kaybetmeye yol açabilir.
Dolaylı etkiler arasında dikkat edin:
- Maliyet kaçınma maliyetlerle uyumlu. Uzmanlaşmış bir yazılımın abonelik ücreti bir maliyettir, ancak alternatif aşırı iş gücü maliyetlerini gerektirir.
- Rakiplerin tepkisi. Resmi bir analiz için Beş güç çerçevesini kullanın.
Örnek:
- Risk: Ürünün karmaşıklığını azaltarak, bazı müşteriler tarafından kullanılan işlevleri kaldırabiliriz.
- Risk azaltma: Gerekli görevi farklı işlevler kullanarak nasıl tamamlayacağını açıklayın; destek temsilcilerini eğitin; video eğitimleri hazırlayın.
Maliyet Azaltma Skor kartı.BSC Designer kullanıcıları, paneldeki aktif riski görselleştirebilir:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 2.3 Paydaşlar için Değeri Nicelleştir
Bir maliyet, belirli paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak için yatırılan bir bütçedir.
- Bu paydaşlar kimdir?
- Onların ihtiyaçları nelerdir? Onlar için oluşturulması gereken değer nedir?
- Gerçekte hangi değer oluşturulmaktadır?
- Bu değeri nasıl nicelleştirebiliriz? Burada, değere dayalı ayrıştırmanın spesifik örneklerini bulacaksınız.
Örneğin, çevrimiçi reklamcılığın ana paydaşı satış ekibidir. Onlar için değeri, “Değer metriği: ziyaretçilerden potansiyel müşterilere” göstergesi ile nicelleştirebiliriz.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Değerin nicelleştirilmesi, maliyet azaltımı ile doğru yönde ilerleyip ilerlemediğimizin iyi bir göstergesini sağlar.
Örnek:
- Arama motoru optimizasyonu için azaltılmış bütçe (maliyet metriği)
- Beklenen: Web sitesi ziyaretleri ve potansiyel müşteri sayısında küçük dalgalanma
- Gerçeklik: 4 ay içinde arama motoru pozisyonlarının kaybedilmesi; potansiyel müşteri sayısının (değer metriği) önemli ölçüde azalması.
- Sonuçlar: Değer yaratan faaliyetleri korumak için maliyet tasarrufu girişimini gözden geçirin
Adım 2.4 Maliyet Mekaniğini Anlayın
Maliyetin olası azaltma derecesini anlamak ve maliyetle ilgili genel mekanikleri anlamakla ilgileniyoruz.
Şu soruları sorun:
- Azaltmanın başarı faktörleri nelerdir?
- Ölçek ekonomisi işe yarıyor mu? Bu bir defaya mahsus mu yoksa tekrarlayan bir maliyet mi?
- Hangi oranlar söz konusudur?
Bu maliyet tasarrufu fikrini bir örnek olarak ele alalım: “Yeni müşterileri şahsen ziyaret etmek önemli bir maliyettir.”
- Analiz: Müşteri türüne göre nitelikli müşteri adayına ziyaret oranına bakın ve Müşteri Yaşam Boyu Değeri’ni (LTV) değerlendirin.
- Sonuç: Maliyetleri azaltmak sadece belirli müşteri türleri için mantıklıdır.
Bir maliyet göstergesini şu şekilde formüle ediyoruz:
- Daha kötü dönüştüren müşterilerle ilgili giderler
Bu gösterge minimizasyon için optimize edilmiştir:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Başka bir deyişle, mevcut değeri azaltarak ilerlemesini/performansını artırıyoruz. Hedefe ulaştığımızda ilerleme %100 olacaktır.
Büyük olasılıkla, bu göstergenin hedefi hemen gerçekleştirilmeyecektir, bu yüzden farklı zaman dilimleri için bazı kıyaslamalar tanıtabiliriz.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Bu azaltma hedefleri şunları dikkate alır:
- Maliyetin analizi,
- Değer yaratımı üzerindeki tahmini etkisi,
- Olası riskler,
ve kritik işlevleri etkilemeden elde edilebilecek maliyet tasarrufu eşiklerini tanımlar.
Maliyet Azaltma Stratejisi ve AI
Maliyet Azaltma Stratejisi için üretici AI kullanmayı düşünün.
BSC Designer'da:- Hesabınıza 'Maliyet Azaltma Stratejisi' ekleyin (Yeni > Yeni Skor kartı > Daha fazla şablon aracılığıyla).
- Şablonu açın, 'AI' sekmesine geçin ve sorunuzu formüle edin.
Adım 3. Maliyet Tasarrufu Sağlayan Uygulama
Şimdi maliyet tasarrufu sağlayan girişimleri tartışmaya hazırız.
Adım 3.1 Uygulamaya Hazırlık
Bir maliyet azaltma girişimi formüle etmek için şu soruları sorun:
- Spesifik uygulama adımları nelerdir?
- Hangi iş sistemlerini/altyapısını ayarlamamız gerekiyor?
- Uygulamak için hangi davranış/beceri değişikliklerine ihtiyacımız var?
Örneğin:
- Eğer çevrimiçi pazarlama harcamalarını azaltmaktan bahsediyorsak, bu girişimin bir başarı faktörü nitelikli müşteri adaylarının kaynağını belirlemeye yardımcı olan bir takip sistemi olacaktır.
Maliyet Azaltma Skor kartı.Adım 3.2 Maliyet Azaltma Girişimlerini Önceliklendir
Maliyet analizi ile şu prensipleri takip edebiliriz:
- Düşük değerli aktiviteler için bütçeleri/maliyetleri küçült
- Yüksek değerli aktiviteleri koru
Önceliklendirme modeli, paydaşların siyasi gücünü, beklenen riskleri ve uygulama zorluklarını da içerecektir.
BSC Designer’da, belirli bir hedefin veya onun maliyet azaltma girişimlerinin ilgili önemini göstermek için ağırlık fonksiyonunu kullanın.
- Çelişkili gelebilir: Maliyet kendisi bir öncelik olduğunda (daha yüksek maliyet = daha yüksek öncelik) neden bir ağırlık/öncelik tanımlamamız gerekiyor?
Maliyet sadece bir bütçe projeksiyonu gösterirken, öncelik/ağırlık paydaşlar için yaratılan değer, uygulama zorluğu, diğer hedeflerle uyum gibi diğer projeksiyonları içerebilir.
Örneğimizde, ürün geliştirmeye %80 ağırlık, ürün pazarlamasına %20 ağırlık verdim:
Maliyet Azaltma Skor kartı.Program, iç süreçler perspektifinin performansını hesaplamak için bu ağırlıkları kullanacaktır. Bu durumda, ürün geliştirmenin maliyet azalması, toplam ilerleme üzerinde ürün pazarlamanın aynı maliyet azalmasından daha fazla etkiye sahip olacaktır.
Adım 3.3 Maliyet Azaltımını Takip Et: Planlanan Maliyet Azaltımı vs. Gerçek Azaltım
Başlangıçta Planlanan maliyet azaltımı adlı bir gösterge oluşturduk. Şimdi Gerçek maliyet azaltımı adlı bir başka gösterge oluşturalım.
Değerinin, içindeki değerlerin toplamı olarak hesaplanacak şekilde yapılandırılması gerekiyor:
Maliyet Azaltım Skor Kartı.Şimdi maliyet tasarrufu göstergelerini, onları kopyalayıp yapıştırarak ve “Bağlantı” seçeneğini seçerek o göstergeye bağlayabiliriz:
Maliyet Azaltım Skor Kartı.Gerçek maliyetler göstergesinin Değer alanı, seçilen dönem için elde edilen mevcut maliyet azaltım seviyesini gösterecektir.
İlerleme sütunu, %0 ile %100 arasında ölçeklendirilmiş maliyet tasarrufunun göstergesi olacaktır, burada:
- %0 henüz hiçbir maliyet azaltımının elde edilmediğini ve
- %100 tüm göstergelerin atanan maliyet azaltım hedeflerine ulaştığını gösterir
Beklenen maliyet tasarrufu ile gerçek maliyet tasarrufunu temsil etmek için her iki göstergeyi karşılaştırmalı diyagramda görselleştirin; maliyet tasarrufu girişimlerini bir Gantt grafiğinde de görselleştirebiliriz:
Maliyet Azaltım Skor Kartı.Adım 4. Stratejiyi Belirsizliğe Uyum Sağlamak için Uyarlama ve Maliyet Optimizasyonunun Ötesine Geçme
Maliyet azaltma, belirsizlik zorluklarına hızlı bir çözüm sunar. Sakin sulara ulaştığınızda, ekibinizin mevcut stratejiyi daha doğru verilerle gözden geçirmesi ve kalıcı bir çözüm bulması gerekir.
Tartışma soruları şunlardır:
- Maliyet azaltma girişimlerini uyguladıktan sonra hangi dersleri öğrendik?
- Maliyet ve paydaşlar için değer yaratma hakkında ne öğrendik?
- Belirsizliğin hangi yeni faktörleri keşfedildi?
- Stratejiyi belirsizliğe nasıl uyarlayabiliriz?
- Gelecekteki zorluklara karşı hazırlığımız nedir (bkz. senaryo planlama)?
Alexis Savkin, Kıdemli Strateji Danışmanı ve Kurumsal Karne platformu BSC Designer’ın CEO’sudur. Uygulamalı matematik ve bilgi teknolojileri alanında geçmişiyle birlikte, alanda 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Alexis, “Strateji Uygulama Sistemi”nin yazarıdır. Strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makale yayımlamış, sektör etkinliklerinde düzenli olarak konuşmalar yapmaktadır ve çalışmaları sıklıkla akademik araştırmalarda kaynak gösterilmektedir.