ISO standartlarına uyarak, organizasyonlar en iyi uygulamaları oluşturur ve düzenleyici gerekliliklere uyumu sağlar. Bu vaka çalışması, BSC Designer müşterilerinin ISO sertifikasyon programlarını fonksiyonel skor kartları ile nasıl entegre ettiklerini ve ilgili tarafları, hedefleri, eylemleri, riskleri ve ölçümleri tanımlamada standartların gerekliliklerini nasıl karşıladıklarını incelemektedir.
Vaka çalışmasında standartlar
Genel yaklaşımı analiz etmek ve ISO standartlarının fonksiyonel skor kartlarıyla nasıl hizalandığını değerlendirmek için, aşağıdaki standartlarda sertifikalı olan müşterilerimiz arasından 18 organizasyon ile görüşme yaptık:
- ISO 9001 – Kalite yönetimi (pratik vaka çalışması mevcut)
- ISO 14001 – Çevre yönetimi
- ISO 45001 – İş sağlığı ve güvenliği yönetimi
- ISO 50001 – Enerji yönetimi
- ISO 22000 – Gıda güvenliği yönetimi (gıda üretimi alanında bir vaka çalışması görebilirsiniz)
- ISO 27001 – Bilgi güvenliği, siber güvenlik ve gizlilik koruması
Uyumlu Fonksiyonel Skor Kartlarının Mimarisi
Bölüm 4’te, ISO standartları, standardın uygulama alanını veya kapsamını tanımlamayı gerektirir.
Vaka çalışmasındaki organizasyonlar, uyumlu strateji ve fonksiyonel skor kartlarının mimarisini kullandılar. Her skor kartı, şirketin stratejisinin belirli bir yönüne odaklanarak belirli bir standardın gereksinimleriyle uyum sağladı.
Bazı standartlar, değer zinciri boyunca (örneğin, satın alma fonksiyonu) acil durum hazırlığı, liderlik ve kurumsal yönetim gibi ek fonksiyonlar tanıttı. Organizasyonlar, birincil skor kartlarını normalleştirilmiş hedefler/göstergeler kullanarak diğer fonksiyonel skor kartlarıyla uyumlu hale getirdiler.
Çoğu durumda, ISO fonksiyonel skor kartlarının kullanımı, resmi denetimlerin/incelemelerin ötesine geçti. ISO skor kartları ve sonuçları, kurumsal düzeyde strateji skor kartları ve diğer strateji ve fonksiyonel skor kartlarıyla uyumlu hale getirildi.
İş Bağlamı ve Paydaşlar
ISO standartları, dış faktörler (iş bağlamı, rekabet, paydaşlar) ve iç faktörler dahil olmak üzere bağlamsal analiz yapılması gerekliliğini vurgular (standartların 4. bölümü).
Vaka çalışmamızdaki organizasyonlar, genel olarak stratejik planlamaya klasik bir yaklaşım sergiledi, iç ve dış faktörler, rekabet, kısıtlamalar vb. konularında kapsamlı bir analiz gerçekleştirdi.
Kolaylaştırma oturumları sırasında, analizin yol haritasını formüle etmek için ekosistem diyagramı (bir Strateji Uygulama Sistemi parçası) kullanıldı.
ISO standartları, paydaş analizi yapılmasını gerektirir (bölüm 4.2). BSC Designer kullanıcıları, genellikle iş ortamı analizi kapsamında paydaş analizi yapar ve yazılımda bulunan paydaş analizi şablonunu kullanır.
Hedefler
ISO standartlarının 6.2 bölümü, hedeflerin tanımlanması gerekliliğini ortaya koyar:
- ISO 14001 çevresel ve uyum hedefleri
- ISO 9001 ilgili fonksiyonlar ve liderlik için hedefler (bölüm 5)
- ISO 45001 iş sağlığı ve güvenliği hedefleri
- ISO 50001 hedefleri ve enerji hedefleri
- ISO 22000 gıda yönetim sistemi hedefleri
- ISO 27001 bilgi güvenliği hedefleri
ISO’ya göre, hedefler tutarlılık, ölçülebilirlik, izleme, iletişim ve düzenli güncellemelerle uyumlu olmalıdır.
BSC Designer’da hedeflerin otomatikleştirilmesi sırasında, organizasyonlar çeşitli düzeylerde ayrıştırma kullandı, iletişim için sahibi kullanıcılar atadı, hedefleri ilgili KPI’lar ile nicelendirdi ve eylem planlarını girişimler şeklinde hedeflere bağladı.
Dijital Dönüşüm Stratejisi. Dış skor kartlarındaki hedefler arasındaki ilişki bağlam sekmesinde görselleştirildi ve hedefler raporlar, görsel strateji haritaları ve paneller aracılığıyla iletildi.
Eylem Planları ve Kaynak Tahsisi
ISO standartları (bölüm 6.1 ve 6.2) eylemler için kapsam, kaynaklar, sorumlu kişiler, zaman çizelgesi, değerlendirme kriterleri ve ek ilgili bilgileri tanımlama dahil olmak üzere gereksinimleri belirler.
İK için Kurumsal Karne. Vaka çalışmasındaki şirketler, hedeflerle ve KPI’larla uyumlu girişimler aracılığıyla eylem planlarını oluşturdu. Tipik bir girişim tanımı şunları içeriyordu:
- Adı ve diğer detayların açıklama alanında tanımlanması
- Uyumlu belge özelliğinde destekleyici dokümanlara referanslar
- Zaman çizelgesi verileri
- Toplam bütçe, kullanılan bütçe, Kazanılan Değer hesaplanmış
- Sahibi özelliği aracılığıyla sorumlu kişi ve dahil olan paydaşların tanımlanması
- Durum özelliği aracılığıyla eylem planının gelişiminin izlenmesi
- Uyumlu KPI özelliği aracılığıyla değerlendirme kriterlerinin veya ilerlemenin otomasyonu
- Bağlam bölümünde bağımlılıkların, katkıların ve bağlamların tanımlanması.
ISO standartları, operasyonel çevrede riskin (belirsizliğin etkisi) önemini kabul eder (bölüm 6.1). Organizasyonlar, BSC Designer’da girişim mekanizmasını kullanarak, kaydın türünü “Risk” olarak değiştirerek risk yönetimini otomatikleştirdi.
Hedeflerin ve Eylem Planlarının Nicelendirilmesi
Analiz edilen ISO standartlarının ortak bir teması (bkz. Bölüm 9.1), ölçülen (nicelendirilen), izlenen, iletişimi sağlanan ve güncellenen hedeflerin tanımının gerekliliğidir.
Organizasyonlar bu gereksinimleri KPI’lar aracılığıyla otomatikleştirdi:
- KPI’lar bir hedefle veya bir girişimle uyumlu hale getirildi
- KPI’lara sahipler atandı
- Sahiplere, KPI’lardaki değişiklikler hakkında otomatik olarak iletişim sağlandı
- KPI’ların güncelleme aralığı özellikleri, verileri güncellemek için hatırlatıcıları otomatikleştirmek ve veri tutarlılığını sağlamak için kullanıldı.
Havacılık sektöründe performans ölçümüne ilişkin bir vaka çalışması, benzer düzenlemeye tabi alanlardakiler için ilgi çekici olabilir.
Kullanıcı Katılımı
ISO standartları (bölümler 7.3 ve 7.4), ilgili tarafların farkındalık, iletişim ve dokümantasyon üzerine odaklanarak ilgili verilere erişimini gerektirir.
Organizasyonlar, BSC Designer’daki kullanıcı rol modelini kullanarak paydaş katılımını sağladı, bunlar arasında:
- Gözlemciler (izleyici kullanıcılar),
- Veri girişi kullanıcıları ve
- İleri düzey kullanıcılar.
Dahili Denetim / İnceleme
ISO standartlarının 9.2 ve 9.3 bölümleri, düzenli dahili denetimler ve yönetim incelemeleri yapılmasını zorunlu kılmaktadır.
Vaka çalışmasındaki şirketler, dahili denetim gerekliliğini otomatikleştirmek için çeşitli mekanikler kullandı:
- Denetim ilerleme/tamamlama göstergeleri ile ayrı fonksiyonel skor kartları oluşturuldu. Bu göstergeler, düzenli güncellemeler politikasına uygunluğu sağlamak için belirli güncelleme aralıkları ile yapılandırıldı.
- Denetim bulguları, yorum yapma işlevi kullanılarak ve yeni girişimler/hipotezler oluşturularak hedefler veya KPI’lar ile eşleştirildi.
- Belli türdeki görevler için (veri girişi kullanıcılarının girdileri ileri düzey kullanıcılar tarafından onaylanmalıdır) resmi bir veri onay iş akışı kuruldu.
Kalite yönetimi için kullanım senaryoları
Uyum kontrollerinin kalite izleme ve güvence süreçlerinde merkezi bir rol oynadığı senaryoları keşfedin.
- Minimal operasyonel yük ile denetime hazır bir ISO 27001 ISMS oluşturun
- Danışmanlık firmasının, müşteri portföyleri genelinde politika kontrollerini ve strateji haritalamayı otomatikleştirmesi
- Elektrik mühendisliğinde kanıta dayalı performans ölçümü oluşturun
İş profesyonellerinin kalite yönetimini otomatikleştirmek için BSC Designer’ı nasıl kullandığını öğrenin.
Özet
Her ISO standardı, uygulandığı alan üzerinde benzersiz bir perspektif sunarken, gerekliliklerde ortak bir tema ortaya çıkar:
- Bağlam ve paydaş analizi,
- Hedeflerin formüle edilmesi,
- Eylem planları ve
- Bunların ölçümlenmesi.
Vaka çalışmasındaki organizasyonlar, fonksiyonel skor kartları aracılığıyla standartlara uygunluğun bazı yönlerini otomatikleştirmek ve bunları genel stratejiyle uyumlu hale getirmek için BSC Designer yazılımını kullandı.
Artan düzenlemelerle birlikte, uyum sadece ISO standartlarıyla sınırlı değildir. Belirli düzenlemeler için skor kartları oluşturmak amacıyla uyum şablonumuzu inceleyin.
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.