ISO 9001 standardının hedefler ve ölçümler için gereksinimlerinin analizi ve bunların strateji ve KPI skor kartı biçiminde pratik uygulamaları.
Bu makale şunlar için faydalı olacaktır:
- Mevcut stratejiyi ISO 9001 gereksinimlerine göre kurulmuş kalite yönetim sistemi ile uyumlu hale getirmeyi planlayan stratejistler.
- Dahili ISO 9001 denetimine hazırlanan ve planlama ve ölçüm için otomasyon arayan yöneticiler.
Paydaşlar ve çıkarları
ISO 9001’in 4.2. bölümü, “ilgili taraflar” ve “gereklilikler” terimlerinin kullanılmasını önerir. Tüm belgeler boyunca ortak bir tema olarak, ilgili tarafların “tanımlanması ve izlenmesi” tavsiye edilir.
Stratejik planlamada, ilgili taraflar genellikle paydaşlar olarak adlandırılır. ISO standardına benzer şekilde, stratejik planlamada şunları öneririz:
- Paydaşların listesini, ihtiyaçlarını, kaynaklarını ve kısıtlarını tanımlayın.
- Belirli hedefleri, KPI’ları ve girişimleri ilgili paydaşlarla uyumlu hâle getirin.
Sonuncusu, net sorumlulukların oluşturulmasına yardımcı olacağı gibi paydaşların bilgilendirilmesini de sağlar.
Paydaşlardaki ve çıkarlarındaki değişiklikler, düzenli strateji görüşmelerinin bir parçasıdır. Bu amaçla, değer odaklı strateji ayrıştırması yapılmasını, alt hedeflerin paydaşlar için yaratılan değerle nicelleştirilmesini ve performans analizinin bulgularının paydaşlarla yapılan görüşmeyi desteklemek için kullanılmasını öneririz.
BSC Designer kullanıcıları şunları yapabilir:
- Uygulama Ayarları içindeki Strateji sekmesi aracılığıyla paydaşları ve çıkarlarını tanımlayın ve
- Sahibi alanı aracılığıyla paydaşları hedefler, KPI’lar ve girişimlerle uyumlu hâle getirin.
Fonksiyonel Skor kartları ve Amaçlar
Tipik bir strateji çalışma alanı, uyumlu strateji ve fonksiyonel skor kartlarının bir kombinasyonudur. Skor kartlarının odak alanları ve yapıları, organizasyonun karşılaştığı zorluklara bağlıdır.
Genellikle gördüğümüz:
- Ana strateji skor kartı
- Fonksiyonel skor kartları belirli zorluklar için, örneğin kalite, siber güvenlik, dijital dönüşüm, liderlik, tedarik, liderlik, kurumsal yönetim
- İş birimleri ve yerel ofisler için özel skor kartları
ISO 9001 standardı, ilgili fonksiyonlar için amaçların formüle edilmesi (bölüm 6.2.1) ve operasyonel fonksiyonlar (bölüm 8), liderlik (bölüm 5), performans değerlendirmesi (bölüm 9) için bazı özel gereksinimler konusunda genel yönergeler verir.
İlgili fonksiyonlar için amaçlar, daha sonra genel stratejiyle uyumlu hale getirilmek üzere ayrı fonksiyonel skor kartlarında formüle edilebilir.
BSC Designer kullanıcıları, başlamak için bazı ortak hedefler ve performans ölçümleri öneren bir dizi fonksiyonel skor kartı şablonuna erişebilir.
Öğrenme ve Altyapı Perspektifi
K&N Kurumsal Karne çerçevesinde, stratejinin itici güçleri Dahili ve Öğrenme ve Gelişim perspektifleridir. Öğrenme ve Gelişim perspektifinde, stratejiyi uygulamak için gereken beceri ve altyapıyla ilgili hedefi formüle ederiz.
ISO 9001, 7. Destek bölümünde, uygun kalite altyapısını destekleyen mekanikleri tanımlayarak benzer bir yaklaşım önermektedir.
Öğrenme ve Altyapı perspektifinin düzgün tanımlanmış hedefleri ve performans metrikleri ile strateji ekibi, 7. bölüm tarafından belirlenen gereklilikleri karşılar.
Otomasyon seviyesinde:
- Öğrenme perspektifinin hedeflerini uygun öncü ve gecikmeli göstergelerle niceliksel olarak belirleyin.
- Belirli eylemleri tanımlayın ve bunları ilgili ilerleme göstergeleriyle uyumlu hale getirin.
Amaçlar ve hedefler
Standardın 6.2.1 bölümü, hedefler için aşağıdaki gibi gereklilikleri tanımlar:
- Tutarlı olmak
- Nicelendirilmiş ve ölçülebilir olmak
- İletilmiş olmak
- Hayata geçirilmiş olmak
Bu, stratejik planlama disiplininde kullanılan kurumsal hedefleri formüle etme yaklaşımıyla mükemmel şekilde örtüşür.
Önemli bir fark, eylem planlarının nasıl ele alındığıdır:
- Standartta, eylem planlarının (6.2.2 bölümü – hedeflere nasıl ulaşılacağı) hedeflerin bir parçası olduğu hissi vardır,
- Stratejik planlamada, biz hedeflerin, girişimlerin ve performans ölçümünün, ortak bir bağlamı (hedef tarafından tanımlanan) paylaşan ancak ayrı ayrı tanımlanan üç çıktı olması gerektiğini savunuyoruz
BSC Designer yazılımında, hedef, girişim ve KPI üçgeni ayrı öğeler olarak sunulabilir. Girişimler ve KPI’lar, belirli bir hedefin bağlamında tanımlanarak kullanıcıya planlama, eylem ve ölçüm düzeylerinin bağımsız temsillerini sağlar.
Performans Göstergelerinin Kurulumu
Bugün, KPI (Anahtar Performans Göstergesi) terimi, herhangi bir sayı, gösterge veya ölçüm için yaygın olarak kullanılmaktadır.
Benzer bir fikre atıfta bulunurken, ISO 9001 standardı güvenli ve tarafsız bir terim olan “ölçüm” ifadesini kullanır.
Açık nedenlerle, belirli ölçümlerden bahsedilmemektedir (müşteri memnuniyeti hariç).
Doğru ölçümün genel gereklilikleri bölüm 9.1.1‘de şu şekilde formüle edilmiştir:
- a) Ölçüm konusunu tanımlama ihtiyacı
- b) Ölçüm yöntemini tanımlama ihtiyacı
- c) Güncelleme aralığını tanımlama ihtiyacı
BSC Designer yazılımı kullanıcıları, KPI’lar sekmesinde ölçümler/göstergeler oluşturabilir. Kurulumu tamamlamak için Genel, Veri ve Performans sekmelerini kullanın.
Değer Düzenleyici aracılığıyla, kullanıcılar göstergenin veri düzenini korumak ve sahiplerine göstergenin değerini güncelleme ihtiyacı hakkında bilgi vermek için gerekli güncelleme aralığını belirtebilir.
Kalite için daha spesifik göstergeleri Kalite KPI’ları ve Skor kartı makalesinde bulabilirsiniz.
Amaçlarla Uyumlu Girişimler
Stratejik planlamada, bir eylem planı için yaygın bir terim girişimdir. KPI/ölçüm durumuna benzer şekilde, ISO 9001 standardı nötr bir “eylem” terimi kullanır.
“Eylem”in gerekli nitelikleri hakkında ipucunu, kapsam, kaynaklar, sorumlu, son tarih, değerlendirme kriterleri gibi yaygın proje yönetimi fikirleriyle örtüşen 6.2.2 bölümünde bulabiliriz.
BSC Designer kullanıcıları, bir eylem/girişim için gerekli nitelikleri Girişimler diyalog kutusunda bulacaklardır.
Risk Tabanlı Düşünce
Amaçlarla birlikte, 6.1 bölümünde, risk yönetimine yaklaşım tanımlanır.
Standartın A.4 maddesinde açıklandığı gibi, organizasyon risk analizi ve azaltma planı yapmalıdır, ancak belirli bir risk yönetim yöntemi için bir gereklilik yoktur.
Daha önce, stratejik planlamada riskin rolünü tartıştık. Temel bir risk planlaması şunları içerir:
- Amaçlar için riskleri tanımlamak
- Riskleri nicelendirmek
- Bir risk azaltma planı önermek
BSC Designer’da risk, bir yanıt planı, uyumlu anahtar risk göstergesi, tahsis edilmiş bütçe, sahipler vb. olabilen bir girişim türüdür.
Anahtar risk göstergesi, performans formülü olarak “minimizasyon”, etki ve olasılık alanları ile bir gösterge olarak otomatikleştirilmiştir. Risk, Risk diyagramında görselleştirilebilir.
Yönetim İncelemesi: Niteliksel Girdiler ve Çıktılar
Standardın 9.3. bölümü, kalite sisteminin yönetim incelemesini gerektirir.
Önceki denetimlerin bulgularının gözden geçirilmesi ve düzeltici eylemlerin uygulanması, ISO 9001 denetiminin başlangıç noktasıdır.
Stratejik planlamada, benzer bir inceleme düzenli strateji toplantılarında yapılır:
- Niteliksel geri bildirim ve iyileştirme fikirleri, yorumlar ve hipotezler aracılığıyla formüle edilebilir.
- Niceliksel eylemlerin ve elde edilen sonuçların tahmini, öncü ve gecikmeli göstergeler aracılığıyla sunulur.
BSC Designer’da, niteliksel geri bildirimler, KPI’ların değerlerine tarih bazlı yorumlar, girişimler, raporlama ve BI panelleri aracılığıyla otomatikleştirilir.
Niceliksel tahminlere gelince, yazılım, öncü ve gecikmeli göstergeleri ayrı ayrı izlemeye olanak tanır. Gösterge türü (öncü/gecikmeli) Bağlam sekmesinde değiştirilebilir. Yazılım, hedeflerin öncü ve gecikmeli performansını ayrı ayrı hesaplayacaktır.
Strateji Skor kartları için denetim izi
ISO 9001 standardı kapsamında, hedefler, ölçüm ve düzeltici faaliyetlere ilişkin belgesel kanıtların muhafaza edilmesi gerekliliği; örneğin 6.2.1 veya 9.1.1 bölümlerinde olduğu gibi, birçok kez vurgulanmaktadır.
Stratejik planlama durumunda, benzer bağlamsal bilgiler; stratejinin doğru şekilde tartışılması, uygulanması ve genel hesap verebilirlik açısından kritik öneme sahiptir.
BSC Designer yazılımı, Değişiklik Geçmişi ve Denetim izi işlevleri aracılığıyla gerekli bağlamsal bilgileri sağlar.
Kendini iyileştirme mekanikleri
Yerleşik kalite puanı, BSC Designer kullanıcılarının, ISO standardının gereklilikleriyle örtüşen stratejik planlama en iyi uygulamalarını izleyerek bir KPI skor kartı oluşturmalarına yardımcı olur.
Ayrıntılı iyileştirme önerileri almak için kalite puanı göstergesine tıklayın.
Sunum slaytları
ISO 9001 ölçümlerini uygulamada hayata geçirmek için kalite yönetimi yazılımının göstergeleri, eylemleri ve denetim kanıtlarını izlemeye nasıl yardımcı olduğunu inceleyin.
Alexis Savkin, Kurumsal Karne’yi temel alan bir strateji uygulama yazılım platformu olan BSC Designer’ın Strateji Mimarı ve kurucusudur. Kuruluşların stratejiyi ölçülebilir hedeflere, KPI’lara ve girişimlere dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, Strateji Uygulama Kanvası’nın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve düzenli bir konuşmacıdır.