ISO 9001 standardının hedefler ve ölçümler için gereksinimlerinin analizi ve bunların strateji ve KPI skor kartı biçiminde pratik uygulamaları.
Bu makale şunlar için faydalı olacaktır:
- Mevcut stratejiyi ISO 9001 gereksinimlerine göre kurulmuş kalite yönetim sistemi ile uyumlu hale getirmeyi planlayan stratejistler.
- Dahili ISO 9001 denetimine hazırlanan ve planlama ve ölçüm için otomasyon arayan yöneticiler.
Paydaşlar ve İlgi Alanları
ISO 9001’in Bölüm 4.2, “ilgili taraflar” ve “gereksinimler” terimlerini kullanmayı önermektedir. Tüm belgeler boyunca ortak bir tema olarak, ilgili tarafların “tanımlanması ve izlenmesi” tavsiye edilmektedir.
Stratejik planlamada, ilgili taraflar genellikle paydaşlar olarak adlandırılır. ISO standardına benzer şekilde, stratejik planlamada şunları öneriyoruz:
- Paydaşların, ihtiyaçlarının, kaynaklarının, kısıtlarının listesini tanımlayın.
- Spesifik hedefleri, KPI’ları ve girişimleri ilgili paydaşlarla uyumlu hale getirin.
Bu son öneri, net sorumluluklar belirlemenize ve paydaşları bilgilendirmenize yardımcı olacaktır.
Paydaşlardaki ve ilgi alanlarındaki değişiklikler, düzenli strateji tartışmalarının bir parçasıdır. Bu amaçla, değer bazlı strateji ayrıştırması yapmanızı, paydaşlara sağlanan değerle alt hedefleri ölçmenizi ve paydaşlarla tartışmayı desteklemek için performans analizi bulgularını kullanmanızı öneriyoruz.
BSC Designer kullanıcıları:
- Uygulama Ayarları’ndaki Strateji sekmesi aracılığıyla paydaşları ve ilgi alanlarını tanımlayabilir ve
- Paydaşları, Sahibi alanı üzerinden hedefler, KPI’lar ve girişimlerle uyumlu hale getirebilir.
Fonksiyonel Skor kartları ve Amaçlar
Tipik bir strateji çalışma alanı, uyumlu strateji ve fonksiyonel skor kartlarının bir kombinasyonudur. Skor kartlarının odak alanları ve yapıları, organizasyonun karşılaştığı zorluklara bağlıdır.
Genellikle gördüğümüz:
- Ana strateji skor kartı
- Fonksiyonel skor kartları belirli zorluklar için, örneğin kalite, siber güvenlik, dijital dönüşüm, liderlik, tedarik, liderlik, kurumsal yönetim
- İş birimleri ve yerel ofisler için özel skor kartları
ISO 9001 standardı, ilgili fonksiyonlar için amaçların formüle edilmesi (bölüm 6.2.1) ve operasyonel fonksiyonlar (bölüm 8), liderlik (bölüm 5), performans değerlendirmesi (bölüm 9) için bazı özel gereksinimler konusunda genel yönergeler verir.
İlgili fonksiyonlar için amaçlar, daha sonra genel stratejiyle uyumlu hale getirilmek üzere ayrı fonksiyonel skor kartlarında formüle edilebilir.
BSC Designer kullanıcıları, başlamak için bazı ortak hedefler ve performans ölçümleri öneren bir dizi fonksiyonel skor kartı şablonuna erişebilir.
Öğrenme ve Altyapı Perspektifi
K&N Kurumsal Karne çerçevesinde, stratejinin itici güçleri Dahili ve Öğrenme ve Gelişim perspektifleridir. Öğrenme ve Gelişim perspektifinde, stratejiyi uygulamak için gereken beceri ve altyapıyla ilgili hedefi formüle ederiz.
ISO 9001, 7. Destek bölümünde, uygun kalite altyapısını destekleyen mekanikleri tanımlayarak benzer bir yaklaşım önermektedir.
Öğrenme ve Altyapı perspektifinin düzgün tanımlanmış hedefleri ve performans metrikleri ile strateji ekibi, 7. bölüm tarafından belirlenen gereklilikleri karşılar.
Otomasyon seviyesinde:
- Öğrenme perspektifinin hedeflerini uygun öncü ve gecikmeli göstergelerle niceliksel olarak belirleyin.
- Belirli eylemleri tanımlayın ve bunları ilgili ilerleme göstergeleriyle uyumlu hale getirin.
Amaçlar ve Hedefler
Standardın 6.2.1 numaralı bölümü, hedefler için gereksinimleri tanımlar:
- Tutarlı ol
- Nicelendirilebilir ve ölçülebilir ol
- İletişim kur
- Gerçekleştir
Bu, stratejik planlama disiplininde kullanılan kurumsal hedeflerin formüle edilmesi yaklaşımıyla mükemmel bir şekilde eşleşir.
Önemli bir fark, eylem planlarının nasıl ele alındığıdır:
- Standartta, eylem planları (bölüm 6.2.2 – hedeflere nasıl ulaşılacağı) sanki hedeflerin bir parçasıymış gibi hissedilir,
- Stratejik planlamada, hedeflerin, girişimlerin ve performans ölçümünün ortak bir bağlamı (hedef tarafından tanımlanan) paylaşan ancak ayrı ayrı tanımlanan üç eser olması gerektiğini savunuyoruz
BSC Designer yazılımında, hedef, girişim ve KPI üçlüsü ayrı öğeler olarak sunulabilir. Girişimler ve KPI’lar, belirli bir hedefin bağlamında tanımlanır ve kullanıcıya planlama, eylem ve ölçüm seviyelerinin bağımsız temsillerini sunar.
Performans Göstergelerinin Kurulumu
Bugün, KPI (Anahtar Performans Göstergesi) terimi, herhangi bir sayı, gösterge veya ölçüm için yaygın olarak kullanılmaktadır.
Benzer bir fikre atıfta bulunurken, ISO 9001 standardı güvenli ve tarafsız bir terim olan “ölçüm” ifadesini kullanır.
Açık nedenlerle, belirli ölçümlerden bahsedilmemektedir (müşteri memnuniyeti hariç).
Doğru ölçümün genel gereklilikleri bölüm 9.1.1‘de şu şekilde formüle edilmiştir:
- a) Ölçüm konusunu tanımlama ihtiyacı
- b) Ölçüm yöntemini tanımlama ihtiyacı
- c) Güncelleme aralığını tanımlama ihtiyacı
BSC Designer yazılımı kullanıcıları, KPI’lar sekmesinde ölçümler/göstergeler oluşturabilir. Kurulumu tamamlamak için Genel, Veri ve Performans sekmelerini kullanın.
Değer Düzenleyici aracılığıyla, kullanıcılar göstergenin veri düzenini korumak ve sahiplerine göstergenin değerini güncelleme ihtiyacı hakkında bilgi vermek için gerekli güncelleme aralığını belirtebilir.
Kalite için daha spesifik göstergeleri Kalite KPI’ları ve Skor kartı makalesinde bulabilirsiniz.
Amaçlarla Uyumlu Girişimler
Stratejik planlamada, bir eylem planı için yaygın bir terim girişimdir. KPI/ölçüm durumuna benzer şekilde, ISO 9001 standardı nötr bir “eylem” terimi kullanır.
“Eylem”in gerekli nitelikleri hakkında ipucunu, kapsam, kaynaklar, sorumlu, son tarih, değerlendirme kriterleri gibi yaygın proje yönetimi fikirleriyle örtüşen 6.2.2 bölümünde bulabiliriz.
BSC Designer kullanıcıları, bir eylem/girişim için gerekli nitelikleri Girişimler diyalog kutusunda bulacaklardır.
Risk Tabanlı Düşünce
Amaçlarla birlikte, 6.1 bölümünde, risk yönetimine yaklaşım tanımlanır.
Standartın A.4 maddesinde açıklandığı gibi, organizasyon risk analizi ve azaltma planı yapmalıdır, ancak belirli bir risk yönetim yöntemi için bir gereklilik yoktur.
Daha önce, stratejik planlamada riskin rolünü tartıştık. Temel bir risk planlaması şunları içerir:
- Amaçlar için riskleri tanımlamak
- Riskleri nicelendirmek
- Bir risk azaltma planı önermek
BSC Designer’da risk, bir yanıt planı, uyumlu anahtar risk göstergesi, tahsis edilmiş bütçe, sahipler vb. olabilen bir girişim türüdür.
Anahtar risk göstergesi, performans formülü olarak “minimizasyon”, etki ve olasılık alanları ile bir gösterge olarak otomatikleştirilmiştir. Risk, Risk diyagramında görselleştirilebilir.
Yönetim İncelemesi: Niteliksel Girdiler ve Çıktılar
Standardın 9.3. bölümü, kalite sisteminin yönetim incelemesini gerektirir.
Önceki denetimlerin bulgularının gözden geçirilmesi ve düzeltici eylemlerin uygulanması, ISO 9001 denetiminin başlangıç noktasıdır.
Stratejik planlamada, benzer bir inceleme düzenli strateji toplantılarında yapılır:
- Niteliksel geri bildirim ve iyileştirme fikirleri, yorumlar ve hipotezler aracılığıyla formüle edilebilir.
- Niceliksel eylemlerin ve elde edilen sonuçların tahmini, öncü ve gecikmeli göstergeler aracılığıyla sunulur.
BSC Designer’da, niteliksel geri bildirimler, KPI’ların değerlerine tarih bazlı yorumlar, girişimler, raporlama ve BI panelleri aracılığıyla otomatikleştirilir.
Niceliksel tahminlere gelince, yazılım, öncü ve gecikmeli göstergeleri ayrı ayrı izlemeye olanak tanır. Gösterge türü (öncü/gecikmeli) Bağlam sekmesinde değiştirilebilir. Yazılım, hedeflerin öncü ve gecikmeli performansını ayrı ayrı hesaplayacaktır.
Strateji Skor kartları için Denetim İzi
ISO 9001 standardı doğrultusunda, hedeflerin, ölçümün ve düzeltici faaliyetlerin belge kanıtlarının tutulmasına olan ihtiyaç birçok kez, örneğin 6.2.1 veya 9.1.1 bölümlerinde vurgulanmaktadır.
Stratejik planlama durumunda, benzer bağlamsal bilgiler, uygun strateji tartışması, uygulanması ve genel hesap verebilirlik için kritiktir.
BSC Designer yazılımı, Değişiklik Geçmişi ve Denetim İzi işlevleri aracılığıyla gerekli bağlamsal bilgileri sağlar.
Kendini Geliştirme Mekaniği
Yerleşik kalite puanı, BSC Designer kullanıcılarının, ISO standardının gereklilikleriyle örtüşen stratejik planlama en iyi uygulamalarını takip ederek bir KPI skor kartı oluşturmalarına yardımcı olur.
Ayrıntılı gelişim önerilerini almak için kalite puanı göstergesine tıklayın.
Oturum: 'Mastering Quality KPIs by BSC Designer', BSC Designer'ın devam eden öğrenme programının bir parçası olarak, hem çevrimiçi hem de yerinde atölye çalışması olarak sunulmaktadır. Daha fazla bilgi edinin....
Sunum Slaytları
Alexis Savkin, Kıdemli Strateji Danışmanı ve Kurumsal Karne platformu BSC Designer’ın CEO’sudur. Uygulamalı matematik ve bilgi teknolojileri alanında geçmişiyle birlikte, alanda 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Alexis, “Strateji Uygulama Sistemi”nin yazarıdır. Strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makale yayımlamış, sektör etkinliklerinde düzenli olarak konuşmalar yapmaktadır ve çalışmaları sıklıkla akademik araştırmalarda kaynak gösterilmektedir.