Meksika merkezli bir finans kuruluşu, BSC Designer’da AI destekli ithalatı kullanarak strateji elektronik tablolarını; net sahiplik, KPI mantığı, izinler, raporlama ve kanıt iş akışlarına sahip bir strateji uygulama modeline dönüştürdü.
AI Elektronik Tablo İthalatı Hakkında Temel Bilgiler
- Önce. Excel’de strateji; belirsiz izinler, KPI mantığı ve planlar arası bağlantılarla.
- Sonra. Plan, güncelleme takvimleri, sahipleri ve kanıt iş akışlarıyla birlikte yapılandırılmış hedefler ve KPI’lara taşındı.
Temel sayılar
- 200+ hedef ve KPI ilk aşamada içe aktarıldı.
- 1 tam iş günü – AI olmadan Excel hiyerarşisini yazılım alanlarıyla eşleştirmek için gereken tahmini manuel çaba.
- 15 dakika AI asistanıyla elektronik tablo verilerinden başlangıç yapısını oluşturmak için gereklidir.
Burada açıklanana benzer Excel tabanlı bir stratejik planınız veya operasyonel skor kartınız mı var? Daha geniş bir yaygınlaştırma öncesinde, AI destekli içe aktarmanın bunları KPI takibi, sahiplik ve raporlama için bağlantılı bir strateji yürütme sistemine nasıl dönüştürebileceğini test etmek üzere mevcut planlama materyallerinizi BSC Designer ekibiyle paylaşın.
Şirket profili
Şirket, sosyal finansmana odaklanan Meksika merkezli bir finans kuruluşudur. Tasarruf, kredi, kartlar, ATM’ler, dijital bankacılık, para transferleri ve ilgili finansal hizmetler sunar. 64 şube aracılığıyla 1,5 milyondan fazla üyeye hizmet verir ve 1.001 ile 5.000 arasında personel istihdam eder. Bölgedeki en büyük kooperatif finans kuruluşlarından biridir; varlıkları 3,7 milyar ABD dolarının üzerindedir ve daha önce bildirilen yıllık geliri 408,1 milyon ABD dolarıdır.
Zorluk: Elektronik tablolardan sürdürülebilir strateji uygulamasına geç
Kuruluş, planlama sürecini zaten Excel’de oluşturmuştu. Elektronik tablolar hem stratejik hem de operasyonel planlamayı kapsıyordu, ancak yapı ölçekli yönetişim açısından yönetilmesi zordu. Şirketin performans ölçüm sorumlusu ihtiyacı şu şekilde ifade etti:
“Mevcut Excel dosyamızı her şeyi manuel olarak yeniden oluşturmadan araca taşımak istedik.”
Planlama modeli, birbirine bağlı ayrı stratejik ve operasyonel elektronik tablolar içeriyordu. Ekip, mevcut yapının özel strateji yazılımı içinde nasıl çalışması gerektiğine karar vermek zorundaydı.
Excel modeli yazılım mantığıyla temiz biçimde eşleşmiyordu. Örneğin, küresel ağırlıklar kullanıyordu; yani her bir öğe, skor kartındaki tüm öğelere göre ağırlıklandırılıyordu. Platform ise göreli ağırlıklar kullanıyordu; burada her bir öğe, aynı seviyedeki diğer öğelere göre ağırlıklandırılır. Bu, verilerin doğru şekilde içe aktarılabilmesi için önce yorumlanmasını gerektiriyordu.
İçe aktarmadan önce çözülmesi gereken başka bazı konular da vardı:
- Belirsiz yapı. Hiyerarşi, sahiplik, izinler ve planlar arası bağlantılar tutarlı değildi.
- KPI mantığı boşlukları. Bazı göstergelerin, ilerleme hesaplamalarında kullanılabilmeleri için düzeltilmesi gerekiyordu.
- Yönetişim ihtiyaçları. Kuruluşun, planın her bir bölümüne kimin sahip olabileceğini, güncelleyebileceğini, onaylayabileceğini ve değiştirebileceğini tanımlaması gerekiyordu.
Mevcut strateji modelinin genel karmaşıklığı nedeniyle, bire bir doğrudan yükleme mümkün değildi. Ekip, önce Excel dosyasını yorumlamak ve uyarlamak zorunda kaldı.
Çözüm: Planlama modelini temizlemek ve yapılandırmak için AI kullanın
Uygulama ekibi, mevcut elektronik tabloları yapılandırılmış bir strateji modeline dönüştürmek için BSC Designer’da AI destekli ithalat özelliğini kullandı. Süreç, planı hedeflere, göstergelere, formüllere, açıklamalara, güncelleme sıklıklarına ve sorumlu kullanıcılara dönüştürdü.
“Yalnızca planı içe aktarmayı değil, aynı zamanda planın her bir bölümüne kimin sahip olacağını ve onu kimin güncelleyeceğini de düşünüyorduk.”
Ekip, kopyala-yapıştır girdilerine ve AI istemlerine dayalı adım adım bir iş akışı kullandı. Bu, nihai ithalatı onaylamadan önce ithalatın gözden geçirilmesine ve iyileştirilmesine olanak sağladı.
İlk yapı yaklaşık 10 ila 15 dakikada içe aktarıldı. AI olmadan, aynı işin yalnızca Excel hiyerarşisini yazılım alanlarıyla eşleştirmek için tam bir iş günü gerektireceği açıktı.
AI, ilerleme hesaplamasının mantığını kurmak için de kullanıldı. Excel’de bazı göstergeler yalnızca mevcut değeri izlerken, optimizasyon yönü (maksimize etme veya minimize etme) örtük olarak belirtiliyordu. Yazılımda, bu göstergelere belirli bir optimizasyon fonksiyonu atanması gerekiyordu. Örneğin, maliyet göstergelerinde daha düşük değerler daha iyi performansı temsil ettiğinden, minimize etme fonksiyonu AI tarafından atandı.
Pratik uygulama şunları içeriyordu:
- AI destekli ithalat. Elektronik tablolar, yapılandırılmış hedeflere, KPI’lara, formüllere, açıklamalara, güncelleme sıklıklarına ve sahiplerine dönüştürüldü.
- KPI normalizasyonu. Hesaplamaların doğru şekilde çalışması için gösterge yönü, formüller, güncelleme sıklıkları ve ağırlıklar AI tarafından kontrol edildi.
- Sahiplik ataması. Hesap verebilirliği desteklemek için her bir veri noktası sorumlu bir kullanıcıya atanabildi.
- Adım adım iyileştirme. Ekip, içe aktarılan modeli son hâline getirmeden önce gözden geçirmek ve geliştirmek için AI istemlerini kullandı.
İlgili video: AI ile stratejik planı içe aktarın
Sonuçlar: Daha hızlı kurulum ve daha güvenilir raporlama
Kuruluş, strateji uygulaması üzerinde daha fazla kontrol kazandı. Sistem, güncelleme sıklığını, hesaplama mantığını, sahipliği ve kanıt gereksinimlerini açık hâle getirdi.
AI, verileri içe aktarırken zaman tasarrufu şeklinde en fazla değeri sağladı: ilk içe aktarma, karmaşık bir planlama elektronik tablosunu ön işlemek için normalde gereken tam iş günü yerine yaklaşık 10 ila 15 dakika sürdü.
Bir diğer somut iyileştirme, devam eden raporlamanın optimizasyonu oldu; zira güncelleme sıklıkları, sahiplik, onaylar ve kanıt gereksinimleri, her raporlama döngüsü içinde manuel olarak yönetilmek yerine bir kez yapılandırıldı.
Ana sonuç: mevcut planlama modelinin özünü korurken, elektronik tablo tabanlı strateji planlamasından yönetişim altındaki strateji uygulamasına geçiş.
AI destekli içe aktarma, sürdürülebilir bir strateji sisteminin yalnızca bir parçasıdır. Daha geniş kontrol modeli için, strateji, KPI’lar, riskler ve insan doğrulaması genelinde AI uygulamasının gözetimini nasıl yapılandıracağınızı inceleyin.
BSC Designer, özünde Kurumsal Karne bulunan strateji yürütme yazılımıdır. Kuruluşların hedefleri, KPI’ları, girişimleri, riskleri ve strateji haritalarını tek bir yerde hizalayarak stratejik planları bağlantılı bir strateji mimarisine dönüştürmesine yardımcı olur. Strateji uygulama sistemimiz, stratejiyi nasıl hayata geçireceğinizi açıklar ve strateji yürütme çalıştayı şablonu, ekiplerin bunu iç strateji oturumlarında uygulamasına yardımcı olur.