Bir içecek üreticisi, dağınık Excel raporlarını paylaşılan bir KPI sistemiyle değiştirdi; önce kalite ekibinde, ardından ERP entegrasyonu ve değişikliği gerekçelendirmek için net bir ROI örneği kullanarak tüm tesiste uyguladı.
İçecek üretiminde KPI sistemi uygulaması: Temel bilgiler
Önce
Bölümler, farklı tanımlara sahip ayrı Excel dosyalarında metrikleri takip ediyor ve yöneticiler raporları birleştirmek için saatler harcıyordu.
Sonra
Takımlar, ortak tanımlara sahip ve her KPI’a kanıt eklenmiş, ERP verilerine bağlı paylaşılan bir KPI platformu kullandı.
Excel tabanlı bir KPI raporunuz veya departman skor kartınız mı var? KPI takibinin dağınık elektronik tablolardan bağlantılı bir strateji yürütme sistemine nasıl taşınabileceğini test etmek için bunu BSC Designer ekibiyle paylaşın.
Bir departmanla başlayın, yaklaşımı doğrulayın ve daha geniş kapsamlı bir yaygınlaştırmadan önce sonuçları kullanın.
Şirket profili: İçecek üretim şirketi
Bu vaka, tek bir üretim tesisinden büyük perakende müşterileri ve bölgesel müşteriler için içecek üreten, ABD merkezli bir içecek üreticisini tanımlamaktadır.
Şirket yaklaşık 230 kişiyi istihdam etmekte ve yılda yaklaşık 90 milyon galon üretim yapmaktadır. Hammaddeler tesise gelir, içecekler sahada üretilir ve bitmiş ürünler ülke genelinde sevk edilir.
Başlıca zorluklar: Paylaşılan KPI tanımları ve denetime hazırlık
Şirketin üretim verileri, sevkiyat verileri ve kalite verileri vardı. Sorun, her departmanın performansı farklı şekilde takip etmesiydi; bu da şirket genelindeki raporlamayı güvenilmez hâle getiriyordu.
- Farklı KPI takip yöntemleri. Departmanlar kendi elektronik tablolarını veya raporlarını kullanıyordu.
- Ortak tanımlar yoktu. Aynı metrik, farklı ekiplerde farklı anlamlara geliyordu.
- Manuel raporlama. Yöneticiler her ay Excel dosyalarını birleştirmek için saatler harcıyordu.
- Denetime hazırlık eksiklikleri. Kalite metriklerine ilişkin kanıtlar, KPI raporlarından ayrı olarak saklanıyordu.
Durum, müşteri tarafından şu şekilde özetlendi:
“Her departman bir şekilde belirli şeyleri takip ediyor, ancak şirket genelinde herkesin metriklerine ilişkin görünürlüğümüz yok.”
Kalite departmanında pilot uygulama yapın ve işletme gerekçesini oluşturun
Şirket, sistemi daha geniş ölçekte devreye almadan önce değeri kanıtlamak için tek bir departmanla başladı. Kalite ekibi; net metriklere sahip olması, sık denetimler yapılması ve yoğun bir raporlama iş yükü bulunması nedeniyle seçildi.
Pilot uygulama sırasında yöneticilerin, değişimin maliyet, zaman ve risk üzerindeki etkisini üst yönetime açıklaması gerekiyordu. Ekip, BSC Designer ROI hesaplayıcısını örnek bir model olarak kullandı ve ardından sayıları doğrulamak için kendi ortamlarında elde edilen tasarrufları ölçtü. Odaklanılan alanlar şunlardı:
- Raporlama süresi. Elektronik tabloların hazırlanması ve kontrol edilmesi için harcanan saatler; kalite çalışanı başına haftada en az 7 saat olarak ölçüldü.
- Hata maliyeti. Tutarsız sayılardan kaynaklanan yeniden çalışma.
- Denetime hazırlık. Müşteri veya kalite incelemeleri için belgelerin toplanmasına harcanan zaman.
Pilot uygulama pratik iyileştirmeler gösterdi.
- Paylaşılan KPI tanımları. Departmanlar aynı metrikleri aynı şekilde raporladı.
- Raporlama süresinde azalma. Kalite ekibinde elektronik tablo hazırlama süresi yaklaşık %70-80 azaldı.
- Daha iyi denetim hazırlığı. Destekleyici kanıtları bulmak için gereken süre yaklaşık %90 azaldı ve iç anketler denetim hazırlığına duyulan güvenin arttığını doğruladı.
- Daha iyi koordinasyon. Üretim, lojistik ve kalite aynı sayıları kullandı.
Bu nicel sonuçlar, yöneticilerin sistemi genişletmek için net bir gerekçe sunmasına yardımcı oldu.
Pilot uygulama net sonuçlar gösterdikten sonra aynı yaklaşım lojistik, üretim ve bakımda da kullanıldı. Bu departmanlara ait Skor kartları, yönetimin departman sonuçlarının şirket hedeflerini nasıl desteklediğini görebilmesi için platformun stratejik uyum işlevselliği kullanılarak birbirine bağlandı.
Kanıta dayalı performans raporlaması
Kalite ekibi, denetim raporları, notlar veya taranmış kontrol listeleri gibi kanıtları ayrı klasörlerde ve e-posta yazışma dizilerinde saklıyordu. Bir denetim sırasında doğru sürümü bulmak zor ve zaman alıcıydı.
Her bir KPI için bir kanıt çerçevesi tanımlandı; böylece ekipler hangi belgelerin gerekli olduğunu, hangilerinin isteğe bağlı olduğunu ve bir KPI güncellemesi kabul edilmeden önce kanıtın ne zaman yüklenmesi gerektiğini biliyordu.
Bu, belge aramak için harcanan zamanı azalttı ve raporlanan sonuçlara duyulan güveni artırdı.
KPI’ları ERP verilerine bağlayın
Şirket, operasyonel verileri ERP sisteminden CSV dosyalarına aktardı ve bu aktarımları departman elektronik tablolarında kullandı. Pilot uygulama sırasında KPI skor kartlarını doldurmak için de aynı dosyalar kullanıldı. Aşağıdaki iyileştirmeler daha istikrarlı entegrasyona olanak sağladı:
- Veritabanlarını doğrudan bağlayın. Raporlama tabloları bağlandı ve böylece KPI değerleri doğrudan kontrollü veri kaynaklarından geldi.
- API entegrasyonunu kullanın. ERP verilerinin manuel adımlar olmaksızın KPI’ları beslemesi için otomatik güncellemeler yapılandırıldı.
Bu yaklaşım, ERP işlemlerinin nasıl kaydedildiğini değiştirmeden KPI sisteminin mevcut veri kaynaklarıyla çalışmasına olanak sağladı.
Excel’den bir KPI platformuna geçişi gerekçelendirin
Bu vakadaki kilit adımlardan biri, beklenen çıktıları ve tasarrufları nicelleştirmeye yardımcı olan ve üst yönetime elektronik tablolardan uzaklaşmak için net gerekçeler sunan kalite departmanı ile yürütülen pilot çalışmaydı. Diğer kuruluşların izleyebileceği adımlar şunlardır:
- Tek bir departmanla başlayın. Net metriklere ve raporlama iş yüküne sahip bir departman seçin.
- Tasarruf edilen zamanı ve daha az hatayı ölçün. Finansal etkiyi tahmin etmek için bir ROI hesaplayıcısı kullanın.
- Veriyi kademeli olarak bağlayın. Dışa aktarımlarla başlayın, ardından API entegrasyonu ile otomatikleştirin.
- KPI platformu olarak BSC Designer kullanın. Mevcut sistemleri değiştirmeden, yapılandırılmış KPI takibi, kanıt bağlantıları ve departmanlar arasında stratejik uyum sağlar.
BSC Designer, özünde Kurumsal Karne bulunan strateji yürütme yazılımıdır. Kuruluşların hedefleri, KPI’ları, girişimleri, riskleri ve strateji haritalarını tek bir yerde hizalayarak stratejik planları bağlantılı bir strateji mimarisine dönüştürmesine yardımcı olur. Strateji uygulama sistemimiz, stratejiyi nasıl hayata geçireceğinizi açıklar ve strateji yürütme çalıştayı şablonu, ekiplerin bunu iç strateji oturumlarında uygulamasına yardımcı olur.