Amaç takibi, proje yönetiminde iyi bilinir. Stratejik planlamanın karmaşık alanında ise, amaçlar daha gelişmiş performans ölçümü, veri tutarlılığı ve bağlamsal derinlik gerektirir.
Stratejik planlamadaki son trend analizleri, daha fazla kuruluşun faaliyet ortamlarında artan karmaşıklık ve dalgalanma ile karşı karşıya olduğunu gösteriyor. Bu makalede, amaç takibinin hem proje yönetimi hem de stratejik planlama bağlamlarında nasıl işlediğine bakacağız.
Hedef takibinin temelleri
Hedef takibinin paylaşılan temel ilkeleriyle başlayalım; bunlar hem proje yönetimi hem de stratejik planlama için geçerlidir.
- Hedef ayrıştırma. Bağlamdan bağımsız olarak, karmaşık hedefler alt hedeflere, kilometre taşlarına veya görevlere ayrılmalıdır.
- İlerleme takibi. Raporlama amacıyla, hedefin tamamlanmaya ne kadar yaklaştığını tahmin etmemiz gerekir.
- Sorumluluk. Hedeflerin, yürütme ve raporlamadan sorumlu sahipleri olmalıdır.
- Bütçeleme. Hem proje hem de stratejik bağlamlardaki hedefler, genellikle belirli bütçelerle ilişkilidir.
Şimdi bunun stratejik planlamada nasıl işlediğine geçelim.
Güdüleyici Güç: Belirsizlik ve Karmaşıklık
Proje yönetimi ile stratejik planlama arasındaki temel fark, dahil olan belirsizlik derecesi ve karmaşıklıktır.
- Proje yönetiminde, bilinenin alanında çalışırız — planlama öngörülebilir kalıpları takip eder.
- Stratejik planlamada, bilinmeyeni yönlendiririz — zorluk, hipotezler oluşturmak ve test etmektir.
Örneğin, hedef “kritik hataları önlemek” ise:
- Proje yönetiminde, belirli bilinen hatalar üzerinde harekete geçeriz veya önceden tanımlanmış önleme girişimlerini uygularız.
- Stratejik planlamada, öncelikle sorunun kökünü belirlememiz ve işe yarayanı bulmak için birden fazla yaklaşımı test etmemiz gerekir. Bu, daha fazla paydaşı dahil etmeyi, farklı yöntemleri denemeyi, sonuçları izlemeyi ve sürekli ayarlamalar yapmayı içerir.
Bu belirsizlik ve karmaşıklık, organizasyonların yalnızca proje bazlı yönetimden daha stratejik bir yaklaşıma geçmesini zorlayan ana güdüleyici güçlerdir.
Kompleks bir iş ortamında hedefleri formüle et
Hedef takibinin, daha az tanımlanmış stratejik ortamlara geçtiğimizde nasıl geliştiğine bakalım. Diyelim ki düşük müşteri memnuniyeti tespit ettik ve bunu iyileştirmek için bir hedef formüle etmemiz gerekiyor.
Proje yönetiminde şu şekilde bir hedef belirleyebiliriz:
- Müşteri memnuniyetini %10 artır.
Ya da bir SMART hedef:
- Yeni etkileşim teknikleri uygulayarak çeyrek sonuna kadar müşteri memnuniyetini %10 artır.
Tam olarak ne yapmamız gerektiğini, ne kadar süreceğini ve beklenen sonucu bildiğimizde bu yöntem iyi çalışır.
Ancak, stratejik planlamada manzara daha karmaşıktır:
- Müşteri ihtiyaçlarını yeniden gözden geçirmemiz ve paydaş analizini güncellememiz gerekebilir.
- Büyük olasılıkla çeşitli yaklaşımları test edecek ve hangilerinin etkili olduğunu izleyeceğiz.
Uygulamada:
- Daha fazla kilometre taşı veya kontrol noktası belirleriz, muhtemelen her ay veya çeyrek dönemde.
- Hipotezleri test eder ve ekibimizden geri bildirim toplarız.
- Hedef, belirli müşteri segmentlerine evrilebilir. Yöntemlerimiz ve anlayışımız zamanla değiştikçe, baştan sabit detaylar tanımlamak zordur — bu nedenle SMART hedefler stratejik planlamada pek uygun değildir.
- Hedef, veri ve bağlam yoluyla stratejinin diğer bölümleriyle bağlantılı olacaktır.
Bu seviyede, bilinenden bilinmeyene geçiyoruz.
Hedef takibi, görevleri işaretlemekten çok, devam eden deneyleri yönetmekle ilgili hale gelir.
İlerleme takibinin ötesinde performans ölçümü
Proje yönetiminde, hedefleri çoğunlukla işin tamamlanma derecesini izlemek için niceliksel olarak belirleriz. Stratejik planlamada ise niceliksel belirleme, hedefleri daha spesifik ve açık hâle getirmek için kullanılır.
“Kaliteyi artırmak” gibi belirsiz bir hedef, belirli kalite göstergeleri ile desteklenmelidir:
- Kaliteye son kullanıcının perspektifinden odaklanırsak, “Kritik sorunların çözülme süresi” veya “Tekrarlayan sorunların yüzdesi” gibi göstergeleri takip edebiliriz.
- Kalite, düzenleyici paydaşlar bağlamında ele alındığında ise, “AI’ın uygun kullanımı” veya “Risk yönetimi standartlarına uyum” gibi metrikler kullanılabilir.
Bu değişim, performans ölçümü için farklı gereksinimler doğurur:
- Veri tutarlılığı ve izlenebilirliği. Hedef takibi, basit tamamlanma yüzdelerinin ötesine geçer. Göstergelerin zaman içinde izlenmesi, sadece güncel değere değil, geçmiş verilere de erişim gerektirir. Hedeflerdeki değişiklikler bağlamıyla birlikte belgelenmeli ve tüm güncellemeler izlenebilir olmalıdır.
- Karmaşık KPI’lar için destek. Buna ikili (evet/hayır) göstergeler, hesaplanan metrikler, ağırlıklı endeksler, performansa dayalı ölçekler veya çift ölçekli göstergeler dahildir.
- KPI’ların normalize edilmesi. Hedefler, farklı ölçüm yöntemlerine sahip göstergelerin bir karmasını içerir. Bunları anlamlı şekilde birleştirmek için, performans fonksiyonlarına dayalı normalizasyon teknikleri kullanılır.
- Neden-sonuç ilişkileri. Nedensellik stratejik planlamada esastır. Sonuçları neyin etkilediğini ve neyin yansıttığını anlamak için öncü ve gecikmeli göstergelerin ayrı ayrı izlenmesi gerekir.
- Entegre risk yönetimi. Düzenleyici talepler arttıkça, risk takibi daha gelişmiş hâle gelir. Sabit zamanlı risk değerlendirmelerinin yerine, risk olasılığı ve etkisi zaman içinde izlenir.
Uzmanlaşmış stratejik planlama platformları bu tür işlevsellikler ile donatılmıştır. Örneğin, BSC Designer’da, veri tutarlılığını sağlamak, çeşitli KPI hesaplama senaryolarını otomatikleştirmek, hem öncü hem de gecikmeli göstergeleri desteklemek ve ISO 31000’e uygun olarak riskleri yönetmek için araçlar bulacaksınız.
Genel strateji ile uyum
Şu ana kadar, hedef takibinin mekaniklerine baktık. Peki ya büyük resim?
Proje yönetiminde, hedef bağlamı tipik olarak şu unsurlarla sınırlıdır:
- Hedef ayrıştırma ve
- Doğrusal bağımlılıklar
Stratejik planlamada, bağlam daha geniştir. Şunları içerir:
- Üst düzey stratejilerin skor kartlarına hiyerarşik dağılımı ve
- Paydaş analizi, risk kayıtları veya dış faktör değerlendirmeleri gibi destekleyici işlevlerle olan ilgisi
Bu, hedefleri nasıl takip ettiğimizi doğrudan değiştirmez, ancak dikkate almamız gereken girdi sayısını artırır.
Sonuçlar: Doğru araç setini seç
Hedef takibi için doğru araçlar, kullanım amacınıza bağlıdır:
- İyi tanımlanmış ve uygulama yöntemleri net olan hedefler için, hedef takip yazılımı kullanın.
- Karmaşık veya keşif gerektiren alanlardaki ve hipotez testi içeren hedefler için, BSC Designer gibi stratejik planlama araçlarını kullanın.
Hoş geldiniz sunumumuzda tartışıldığı gibi, burada bir ya/ya da sorusu yoktur — pratikte, her iki tür araç da birbirini tamamlar.
Bilinen görevleri verimli bir şekilde yürütmek için proje düzeyinde takip araçlarını, karmaşık ortamlarda uzun vadeli hedefleri keşfetmek, doğrulamak ve geliştirmek için stratejik araçları kullanın.
Alexis Savkin, Kıdemli Strateji Danışmanı ve Kurumsal Karne platformu BSC Designer’ın CEO’sudur. Uygulamalı matematik ve bilgi teknolojileri alanında geçmişiyle birlikte, alanda 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Alexis, “Strateji Uygulama Sistemi”nin yazarıdır. Strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makale yayımlamış, sektör etkinliklerinde düzenli olarak konuşmalar yapmaktadır ve çalışmaları sıklıkla akademik araştırmalarda kaynak gösterilmektedir.