Eğitici ve performansı önemli ölçüde değiştiren eğitim arasında zaman harcamayı ayırmaya yardımcı olacak bir eğitim skor kartı nasıl oluşturulur?
Eğitim ve atölye çalışmaları, herhangi bir organizasyonda öğrenme sürecinin standart bir parçası haline gelmiştir. Bana göre, organizasyonlar için en önemli zorluk, daha az yararlı eğlence amaçlı içerik ile performansı önemli ölçüde değiştiren eğitim arasındaki farkı algılamak olmalıdır. Bu makalede, eğitimin etkinliğini nasıl değerlendireceğimizi ve bir eğitim skor kartı nasıl oluşturacağımızı tartışacağız.
Makale navigasyonu:
- Kirkpatrick Seviyeler Modeli
- Ölçümün Maliyeti
- Eğitim Skor Kartı Şablonu: Hazırlık
- Seviye 1: Tepki, Seviye 2: Öğrenme, Seviye 3: Davranış, Seviye 4 – Etkisi
- eLearning için KPI’lar
Eğitim Ölçüm Problemi
Konuyu bilen ve katılımcılarla kolayca etkileşime giren karizmatik bir eğitmen tarafından verilen bir atölye çalışmasını hayal edin.
Kulağa hoş geliyor, ancak yine de birkaç soru sormamız gerekiyor:
- Bu eğitim ekibimize gerekli bilgi ve becerileri sağladı mı?
- Bu yeni beceriler gerçekten uygulandı mı?
- Bu eğitimin sonunda performans iyileştirmelerine yol açacağını nasıl bileceğiz?
Ayrıca bilmemiz gerekenler:
- Eğitimin hangi bölümleri iyi çalıştı ve hangi bölümler geliştirilmelidir?
- Bu konu üzerinde eğitimi tekrarlamalı mıyız?
- Bu eğitmeni tekrar işe almalı mıyız yoksa yeni birini mi bulmalıyız?
Bunlar CEO/İK’nın karşılaştığı zorluklardır.
Eğitmenler ise eğitim ürünlerini geliştirmelerine yardımcı olacak veri destekli bir geri bildirim döngüsüne ihtiyaç duyarlar.
Eğitmenler, eğitimin sonuçlarını ve organizasyonun performansı üzerindeki etkisini artırmak için eğitim programını nasıl geliştireceklerini anlamalıdır.
Kirkpatrick Seviyeleri Modeli
Tek seferlik ölçüm, bize objektif sonuçlar sağlamayacaktır. Eğitimin etkili değerlendirmesi için, zaman dilimlerine ayrılmış birkaç kontrol noktasına ihtiyacımız olacak.
Kirkpatrick seviyeleri çerçevesi, eğitimi 4 perspektiften incelemeyi önerir:
Bir süre sonra şunları izleyebiliriz:
- Seviye 3. Davranış (pratikte uygulanan bilgi/beceriler)
- Seviye 4. Etkisi (nihai iş performansı üzerindeki etkisi)
Eğitmen Değerlendirmesi
Eğitim, üçüncü bir uzman tarafından veriliyorsa, kısa listeye alma sürecini de dikkate almamız gerekiyor. Eğitmenler ve eğitim için bazı ön koşullar olmalıdır:
- Eğitmen ne kadar nitelikli, ve
- Önerilen eğitimin şirketin stratejisiyle ne kadar uyumlu olduğu.
Ölçümün Maliyeti
Eğer bu dört adımı “Ölçümün maliyeti” bir ekseninde ve “Ölçümün faydası” diğer ekseninde bir grafikte yerleştirirsek, göreceğiz ki:
- Ölçülmesi en kolay olan eğitim sonrası hemen tepki (Seviye 1) ve eğitimden alınan dersler (Seviye 2)dir.
- Ön koşulların ölçülmesi, bir tarama sürecinin bazı niceliklere dökülmesini gerektirir, ancak yine de yapılabilir.
- Seviye 3 ve Seviye 4 düzeyleri, olası bulgular açısından en ilginç olanlarıyken, ölçümün maliyeti artar.
Eğitim Skor Kartı Şablonu
Eğitim etkinliğini organizasyonlarında değerlendirmek için kullanılabilecek bir şablonu tartışalım. Bu sürecin nasıl otomatikleştirilebileceğini göstermek için BSC Designer yazılımını kullanacağım.
Hazırlık
Benim tavsiyem, finansal, müşteri ile ilgili ve iç hedeflerinizi 
öğrenme girişimleri ile ilişkilendiren iyi bir strateji haritası ile başlamanızdır. Bu, sonraki tüm yönetim çabalarına bir yön verecektir.
Bir sonraki adım ön koşulları ölçmektir. Bunu yapmak için, aşağıdaki verileri sayısallaştırmamız gerekecek:
- Eğitmen yeterliliği
- Eğitmen iletişim becerileri
- Tahmini eğitim maliyetleri (seyahat masrafları, konaklama, eğitmen ücreti)
- Eğitim programı ile stratejik hedefler arasındaki uyum
Bu parametreleri sayısallaştırırken, tahminin sadece İK başkanı tarafından yapılmadığından emin olun, ekibinizin kilit üyelerinden görüşlerini paylaşmalarını isteyin.
Eğitim Skor Kartı. Ne zaman ölçülmeli? Eğitimden birkaç hafta önce.
Yazılım yardımcı olacaktır:
- Her bir kritere ağırlık atamak
- Bireysel değerlendirmeleri ve parametrelerin ağırlıklarını saklamak
- Adayların her biri için puanı hesaplamak
Seviye 1. Tepki
Bu seviyede, bu eğitimin ne kadar ilgi çekici olduğu hakkında bir fikir edinmeye yardımcı olacak eğitim sonrası geri bildirimi ölçmemiz gerekiyor. Bu sorular, göstergeler için bazı veriler sağlayabilir:
- Eğitim hakkında ne düşünüyorsunuz? (olumsuz, nötr, olumlu)
- Bu eğitimi meslektaşlarınıza önerir misiniz?
- Gelecekte bu eğitimi tekrar almak ister misiniz?
Liste devam edebilir, çünkü yüksek katılımın daha fazla göstergesi bulunabilir:
- Eğitim sırasında ve sonrasında sorulan soru sayısı
- Katılımcıların katılımının öznel değerlendirmesi (katılımcılar aktif miydi yoksa akıllı telefonlarında e-postalarını mı kontrol ediyorlardı?)
Yazılım şunlara yardımcı olur:
- Her katılımcı tarafından paylaşılan her gösterge için değerlendirmeyi toplar
- Doğal dil seçim seçenekleri sunar
- Ortalama puanları hesaplar
Eğitim Skor kartı. Ölçüm tarihi: eğitimin yapıldığı tarihte.
Seviye 2. Öğrenme
Öğrenme sonuçlarını ölçmenin en kolay yolu, öğrencilerin materyali ne kadar iyi anladıklarını gösterecek bir final testi yapmaktır.
Metrikler şunlar olabilir:
- Sınav geçme oranı, %
- Ortalama sınav puanı, %
- Eğitim öncesi/sonrası test sonuçları
Öğrenme sonuçları farklı şekillerde test edilebilir. Örneğin:
Basit bir test kullanmak yerine, eğitim alanlardan öğrenilen bir şeyi pratik yapmaları istenebilir ve gerçek davranış değerlendirilebilir.
Buna bağlı olarak, pratikle ilgili göstergelerin uygulanması gerekecektir.
Bu şekilde, sadece test etmiyor aynı zamanda öğrencilerin yeni davranış kalıpları oluşturmalarına yardımcı oluyoruz.
Ölçüm tarihi: eğitimin sonunda.
Eğitim Skor kartı. Gerekli Minimum
Gerekli minimumu yaptık. Sonraki seviyeler için ölçüm maliyeti artacaktır. Oraya gitmeli miyiz?
Ölçümümüzü bu seviyede durdurursak, karizmatik bir eğitmenin izleyiciler tarafından iyi kabul edilen etkileyici bir konuşma yaptığı ancak nadiren organizasyonda performans iyileştirmelerine yol açacak “yanlış pozitif” durumlar riskiyle karşı karşıya kalırız (bir tür infotainment).
Düzey 3. Davranış
Testler yapmak, kursiyerlerin gerekli bilgileri edindiğinden emin olmak için iyi bir başlangıç noktasıdır, ancak aslında görmek istediğimiz şey, onların davranış kalıplarında belirli bir değişikliktir. Bu durumda nicelik belirleme, sürecin doğasına bağlıdır.
Bazı durumlarda, yeni davranışın göstergeleri şu kadar spesifik olabilir:
- Sağlanan zaman azaltımı, %. Eğitimin hedefi bir şeyi daha etkili veya basitçe daha hızlı yapmaksa, bunu bir KPI ile takip edebilirsiniz.
- Sağlanan maliyet azaltımı, %. Eğitimin hedefi bir şeyi daha etkili bir şekilde yapmaksa, eğitimin sonucu olan doğrudan maliyet azaltımını takip edebilirsiniz.
- Artan kalite (daha önce kaliteyi niceliksel hale getirme yolunu tartıştık) veya daha spesifik olarak iade sorunları oranının azaltılması, %. KPI, sorunun net bir şekilde tanımlandığı ve nihai sonuçla bağlantılı olduğu durumlarda uygulanabilir.
Bu arada, tekrarlanan bir sorun, müşteri sadakatinin negatif etkenlerinden biridir. Bu sayıyı azaltabilirseniz, müşterilerinizi daha mutlu edersiniz.
- Performans iyileştirmesi, %. KPI, belirli bir performans endeksine bağlı olmalıdır. Satış personeli için bu, oluşturulan satış sayısı olabilir; bir metin yazarı için okuyucudan potansiyel müşteriye dönüşüm olabilir. Grafik tasarımcılar gibi yaratıcı ekipler için bile performans ölçütleri bulmak mümkündür.
Çoğu durumda, yeni davranış kalıplarını niceliksel hale getirecek iyi göstergeler bulmak için zaman harcamamız gerekecek. KPI sistemimiz, beyin fırtınası sürecini çerçevelemeye yardımcı olacaktır.
Eğitmeni önceden davranışta beklenen değişiklikler ve bunların organizasyonda en iyi nasıl gerçekleştirileceği hakkında sormak iyi bir fikirdir.
- Örneğin, KPI eğitimi sonrasında beklenen değişikliklerden biri, çalışanların yönetim tarafından önerilen göstergeler listesini sadece kullanmak yerine metrikleri tartışmalarıdır. Belirli bir süre sonra, bu davranış kalıbının başarıyla uygulanıp uygulanmadığını görmek için ekip liderleriyle görüşme yapabiliriz.
Ne zaman ölçülmeli? Eğitimden 1-2 ay sonra.
Yazılımın rolü:
- Beklenen iyileştirmeleri görselleştirme (süreç haritalarında)
- Skor kartında davranış göstergelerini izleme
- Analiz fonksiyonu, performanstaki değişiklikleri izlemeye yardımcı olacaktır
Düzey 4. Etki
Önceki adımda, çalışanların davranışlarındaki değişiklikleri görebildik.
- Örneğin, bir atölye çalışması yeni bir çevik tekniğin benimsenmesine adanmış olabilir ve çalışanların gerçekten bu teknikleri kullanmaya başladığını görebiliriz (Düzey 3. Davranış).
Davranıştaki bu tür değişimler önemlidir ve eğitmenin katılımcıları yeterince etkileyip onları değiştirmeye ilham verdiğini gösterir, ancak bu, değişikliğin organizasyon için faydalı olacağı anlamına gelmez.
Herhangi bir eğitim veya atölye çalışmasının nihai amacı, organizasyonun stratejisini daha verimli ve etkili bir şekilde uygulamasına yardımcı olup olmadığıdır.
Eğitimden birkaç ay sonra bu tür bir iyileşmenin belirtilerini aramaya başlayabiliriz, ancak beklenen etkiyi ve bunu nasıl ölçeceğimizi önceden düşünmek daha akıllıcadır (KPI sisteminde, bu yaklaşıma “tasarım yoluyla ölçüm” diyoruz).
Ne zaman ölçülmeli? Eğitimden 4-6 ay sonra.
Yazılımın rolü:
- Şirketin strateji haritasını sunmak,
- Stratejik iş hedeflerini görselleştirmek ve
- Göstergeleri iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek.
Popüler Eğitim KPI’ları Yardımcı Olmaz
Önceki makalelerde, Çalışan Devir Oranı ve İşe Alma Süresi gibi bazı popüler İK KPI’larını tartıştık.
Bazı KPI’lar popüler olsa da, bunları panelinizde bulundurmak isteyeceğiniz anlamına gelmez.
Eğitim KPI’larına ne dersiniz? Herhangi bir eğitim programının amacı, yeni beceriler geliştirmek ve bir çalışanın verimliliğini artırmaktır. Bazı popüler KPI’lara ve bu konuda bize nasıl yardımcı olabileceklerine bir göz atalım.
| Eğitim KPI’sı | Neden İHTİYACINIZ YOK |
|---|---|
| Tam zamanlı çalışan başına ortalama eğitim maliyeti, $ | Bu KPI, her çalışanın eğitimine ne kadar yatırım yaptığımızı gösterir, ancak beklentilerimiz hakkında bize hiçbir şey söylemez. Eğitim başarılı mıydı? Çalışan, verimliliğini artırmasını sağlayacak yeni bir şey öğrendi mi? |
| Tam zamanlı çalışan başına ortalama saat sayısı, saat | Önceki KPI ile aynı problem. Çalışanınız MBA programı için tam zamanlı olarak çalışabilir, ancak bu, çalışanınızın daha iyi sonuçlar elde etmesine yardımcı olacak mı ve ne ölçüde? |
| İK bütçesinin %’si eğitime harcanan | Bu KPI’yı kullanarak, İK departmanındaki bir denge hakkında yaklaşık bir fikir sahibi olabiliriz. Eğer bütçenin %90’ını yeni adaylar bulmaya harcıyorlarsa, muhtemelen eğitim programınız en iyi olmayacaktır. Yine de, şirketin eğitime harcaması gereken bütçenin belirli bir %’si yoktur. Mükemmel bir eğitim, bütçenizin sadece %1’ine mal olabilir ancak yüksek bir verimlilik artışı sağlayabilir. |
| Eğitim almış çalışanların %’si | Bu KPI, eğitilen çalışan sayısını size söyler. Bu KPI’yı kullanmak mantıklıdır, eğer belirli bir eğitimin etkinliğini biliyorsanız. Ancak yine de, bir departmanın çalışanları için mükemmel olan şey, başka bir departmanın çalışanları için işe yaramayabilir. |
| Çalışan eğitimi memnuniyet indeksi | Bu KPI’nın sorunu, gerçekten öznel olmasıdır. Eminim, bir konferansta harika bir ana konuşma sonrasında yeni öğrendiğiniz fikirlerle ilham aldığınız ve heyecanlandığınız o duyguyu bilirsiniz. Bir kaç gün sonra, bu fikirler sadece ilgi çekici hikayeler gibi görünür ve bunları pratiğe dökemezsiniz (durumu nasıl değiştireceğinizi öğrenin). |
| Eğitim ROI’si, % | Bir ROI hesaplamak için, yatırımınızı (eminim bunu hesaplayabilirsiniz) ve eğitimin sonucunda işinize sağladığı faydaların finansal tahminini bilmeniz gerekir. Bu, bizi ilk soruya geri götürüyor – eğitim verimliliği nasıl hesaplanır. Bu KPI, objektif eğitim ölçümleri mevcut olduğunda işe yarayabilir. |
Gördüğünüz gibi, en popüler eğitim KPI’ları kurumsal yönetim paneli için uygun olabilir, ancak eğitim oturumunun etkinliğini ölçmeye gerçekten yardımcı olmaz.
eLearning için KPI’lar
Bir parçası olarak kriz yönetimi tepkisi, birçok organizasyon dağıtık ekipler seçeneğini tercih etmeye karar verir. Dağıtık ekip modeline geçerken, bu ekiplerin yeni üyeleri için uyum eğitimini çevrimiçi formatta seçmek mantıklıdır.
Bu durumda eğitimin KPI’ları ne olur?
Özlerinde, KPI’lar aynı kalır. Değişecek olan, gerekli bilgi ve becerilerin sunulma şeklidir.
eLearning performansını çeşitli perspektiflerden ölçmeye bakalım.
BSC Designer’da, Strateji Uygulama Eğitimi için eLearning yaklaşımını ve dahili olarak, yeni işe alınanların uzaktan ekibimize uyum sağlamaları için kullanıyoruz. eLearning’i ölçme konusundaki genel fikirlerin yanı sıra, bizim için işe yaradığını kanıtladığımız en iyi uygulamaları paylaşacağım.
Finansal Etkisi
Katılımcılar, herhangi bir fiziksel mekanda eğitim almak yerine, çevrimiçi bir platform kullanacaklar. Finansal etkiler açısından bu şu anlama gelir:
- Maliyet tasarrufu, $ (yerinde öğrenmeye kıyasla)
- Çevrimiçi platform maliyetleri
Bu rakamlar tek başına bize yeni bir şey söylemeyecek, ancak eğitimin yatırım getirisini kabaca tahmin etmemize yardımcı olacak.
e-Öğrenme için Katılım Metrikleri
Çevrimiçi eğitim, katılımcılarla etkileşim kurmak için farklı mekanikler kullanmalıdır.
Dikkat bütçesi artık çevrimdışı etkinliklerde olduğu gibi güvence altında değil. Katılımcılar artık sabit bir zaman dilimi için aynı odada bulunmamaktadır.
Çevrimiçi eğitim oturumlarının materyalleri önceden kaydedilmiş olabilir ve klasik katılım oranı önemini yitirir. Bu fikirle, katılım metriklerini buna göre değiştirmemiz gerekiyor. Örneğin, şunları izleyebiliriz:
- e-kurs materyalleri için izleme süresi
- Eğitim materyallerine erişim istatistikleri
Bazı e-Öğrenme ürünlerinin halka açık bir açılış sayfası vardır. Bu, e-Öğrenme ürünüyle duygusal bir bağ olup olmadığını anlamak için sosyal medya metriklerini kullanma olanağı sağlar. Bu durumda izlenecek temel metrik:
- Sosyal paylaşımların sayısı (e-öğrenme ürününün açılış sayfası için)
e-Öğrenmenin İş Etkisini Doğrulama
e-Öğrenmenin etkisini doğrulamak hakkında ne düşünüyorsunuz? Tavsiyem, süreci tasarım gereği ölçülebilir hale getirmektir.
Önemli iş sonuçlarını eğitimin kaçınılmaz adımları haline getirmeye çalışın.
Bunu nasıl yapabilirsiniz? Bu, e-Öğrenme ürününüze bağlıdır. Örneğin, çevrimiçi eğitimimiz durumunda, katılımcılar herhangi bir resmi test veya sınavdan geçmezler. Çevrimiçi oturumları, Kurumsal Karne’nin bir prototipini oluşturma fikri etrafında düzenledik.
Bizim durumumuzda, iş etkisini doğrulayan KPI şudur:
- Oluşturulan Kurumsal Karne prototipinin kalitesi, %
Oluşturulan prototip, katılımcının beklenen bilgi ve becerileri gerçekten edindiğinin kanıtıdır. Ve bunu kesin olarak biliyoruz çünkü katılımcının oluşturduğu sonuçları görüyoruz. Dahası, nihai prototipin kalitesini tahmin edebilir ve bazı iyileştirme fikirleri önerebiliriz.
Tüm katılımcılar bitiş çizgisine ulaşamayacaktır. Bu durumun arkasındaki nedenler, sizin tarafınızdan biraz dikkat gerektirir. Bu bağlamda, dikkat edilmesi gereken bir KPI şudur:
- Terk etme oranları, %
Bu çoğuldur çünkü çevrimiçi eğitimin hangi bölümlerinin en zorlayıcı olduğunu bilmek istiyoruz.
Dahili Değişiklikler için KPI’lar
e-Öğrenme formatı, eğitim oturumlarının mekaniklerini etkiler. Yerinde bir eğitim oturumu gerçek zamanlı olarak yapılır, belirli bir dizi araç ve malzeme gerektirir. e-Öğrenme formatı ise farklı bir dizi araç gerektirir.
Tüm eğitim materyalleriyle özel bir alanın yanı sıra, katılımcıların ilerlemesini takip etmek, eğitimin bir sonraki adımlarını açmak, final sınavlarını yapmak ve son olarak sertifikaları oluşturmak için uygun araçlara sahip olmamız gerekir.
KPI’lar, kuruluşunuzdaki eğitim sürecine bağlıdır. Bunu şu şekilde formüle edelim:
- Eğitim mekaniklerinin çevrimiçi formata uyarlanması, %
e-Öğrenme için İyileştirme Noktalarını Bulma
Çevrimiçi eğitim formatının faydalarından biri, eğitimin katılımcılarıyla ilgili daha fazla analiz yapabilmemizdir.
- Katılımcıların daha fazla zaman harcadığı materyalleri tespit edebiliriz
- Eğitim bilgi tabanı için en çok kullanılan arama ifadeleri
- Eğitim videoları için saniyelik analizler görüntüleme
- Eğitim kolaylaştırıcısına sorulan soruları analiz etme
Bu bize e-öğrenmenin iyileştirilmesi için bir öncü gösterge sağlar:
- Eğitim analitiklerinin analizi, %
İyi Göstergeler Bulamazsak Ne Yapmalıyız?
Performans göstergeleriyle ilgili tipik bir durumdur ve iki noktayı vurgulamak istiyorum:
- İyi performans göstergeleri bulamama, genellikle yeni davranış kalıplarının bir şirketin stratejisiyle nasıl uyumlu olduğu konusunda net bir anlayışın olmamasının bir işaretidir.
- Bu sorunla karşılaşmanın kötü bir yanı yoktur. Aksine, bu sorunla karşılaştığınızda, başarılı bir strateji uygulamasına bir adım daha yaklaşmış olursunuz.
KPI çalışmasının tüm amacı doğru soruları sormaya başlamaktır ve siz o noktaya ulaştınız. Önerim, ilk olarak organizasyonun strateji haritasını gözden geçirmenizdir.
Stratejinizi daha iyi anlayın ve KPI’lar doğal olarak ortaya çıkacaktır.
Daha spesifik rehberliği KPI sistemimizde bulacaksınız.
Sonuçlar
İşte tartışılan fikirlerin bir özeti:
- Eğitim etkinliğini 4 seviyede ölçün – ilk izlenim, sınav puanı, davranış değişiklikleri, performans iyileştirmeleri.
- Ölçümün maliyeti seviyelerle birlikte artar, aynı zamanda ölçümün faydası da artar
- Eğitimden önce beklenen performans iyileştirmesini anlayın
Son olarak, herhangi bir ölçümün ana amacı, ölçümün kendisi değil, bu ölçümün tetiklediği davranıştır.
Bir eğitim skor kartı oluşturarak tüm paydaşları eğitim programı, hedefleri, kısa ve uzun vadeli sonuçları hakkında tartışmaya davet edersiniz. Böyle tartışmalar, eğitim çabalarını kuruluşunuz için gerçekten önemli olan şeylere odaklamaya yardımcı olur.
Lütfen bu makale hakkındaki geri bildirimlerinizi ve eğitim/atölye çalışması verimliliği ve etkinliğini ölçme konusundaki fikirlerinizi yorumlarda paylaşın.
Eğitim Skor Kartı Şablonunu kullan
BSC Designer, organizasyonların karmaşık stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur:
- Platformda ücretsiz bir plan için kaydolun.
- Başlangıç noktası olarak
Eğitim Skor Kartı şablonunu kullanın. Bunu Yeni > Yeni Skor kartı > Daha Fazla Şablonlar altında bulabilirsiniz. - Paydaşları ve stratejik hedefleri kapsamlı bir stratejiye uyumlu hale getirmek için Strateji Uygulama Sistemimizi takip edin.
Bugün başlayın ve BSC Designer'ın strateji uygulamanızı nasıl basitleştirebileceğini görün!
Alexis Savkin, strateji yürütme ve Kurumsal Karne yazılım platformu BSC Designer’ın kurucusu ve Strateji Uygulama Mimarıdır. Kuruluşların performans yönetimini otomatikleştirmesine ve stratejiyi ölçülebilir sonuçlara dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, “Strategy Execution Canvas”’ın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve sektör etkinliklerinde düzenli konuşmacıdır.