Strateji yürütme çalıştayını yürütün: Kolaylaştırıcı kılavuzu ve şablonu

Kuruluşların üst düzey stratejik planları açık, ölçülebilir ve uygulamaya hazır hedeflere dönüştürmesine yardımcı olan pratik bir dahili çalıştay şablonu.

Bu çalıştay, dahili ekibiniz tarafından yürütülebilir. Alternatif olarak, BSC Designer ekibi çalıştayı yönetebilir ve katılımcıların metodolojiyi doğrudan stratejik planlarına uygulamasına yardımcı olabilir.

Kolaylaştırıcılar için çalıştay yönergeleri

Birçok kuruluşun bir stratejik planı vardır, ancak bunu etkili bir şekilde uygulamakta zorlanır. Stratejik planlar çoğu zaman hedefler ve girişimler içerir, ancak ekiplerin bunlara tutarlı biçimde göre hareket etmesini ve ilerlemeyi ölçmesini sağlayacak netlikten yoksundur.

Tipik sorunlar şunları içerir:

• Paydaşlarla uyumsuzluk, hedefin hangi paydaş gruplarına hizmet ettiğinin belirsiz olduğu durumlarda.
• Belirsiz hedefler ki bunlar birer temenni gibi звучar ve bir ekibin bunları uygulayabilmesi için daha fazla ayrıştırma gerektirir.
• Aşırı yüklenmiş SMART tarzı hedefler ki bunlar hedefleri, eylemleri, metrikleri ve hedef değerleri tek bir cümlede birleştirir.

Bu çalıştay, üç temel aracı kullanarak ekiplerin stratejik planlarını uygulamaya hazır hâle getirmesine yardımcı olur:

• Paydaş uyumu
• Değer temelli ayrıştırma
• Nicelleştirme

Çalıştay gündemi

Çerçeve uyumluluğu

Bu atölye çalışması şablonu, çerçeveden bağımsızdır. Çoğu stratejik planlama ve uygulama çerçevesiyle¹ birlikte kullanılabilir; bunlara şunlar dahildir:

• Kurumsal Karne
• OKR’ler (Amaçlar ve Anahtar Sonuçlar)
• Hoshin Kanri
• Diğer hedef odaklı strateji uygulama çerçeveleri

Atölye çıktıları

Atölye çalışmasının sonunda katılımcılar somut çıktılarla ayrılacaktır:

• Kuruluşun gerçek stratejik planından, uygulamaya hazır olacak şekilde yeniden formüle edilmiş, katılımcı grubu başına 1–2 yeniden yazılmış stratejik amaç;
• Her bir amaç için belirlenmiş paydaşlar ve değer önermeleri (amacın kime hizmet ettiği ve hangi değerin yaratıldığı);
• Her bir amaç için alt hedefleri ve eylem düzeyindeki girişimleri gösteren değer temelli ayrıştırma taslakları;
• Her bir amacı ölçülebilir ve spesifik hâle getiren önerilen göstergeler;
• Kalan hedefleri netleştirmek ve iyileştirmeleri uygulamak üzere sahipleri ve inceleme tarihlerini içeren atölye takip notu.

Çalıştay lojistiği

• Biçim: Dahili çalıştay
• Süre (temel çalıştay): 5 saat (net çalışma oturumları) + 8. adım için isteğe bağlı 1 saat (strateji yazılımı)
• Grup büyüklüğü: 5–12 katılımcı (önerilen: grup başına 3 katılımcı)

İsteğe bağlı genişletilmiş format

Katılımcıların geçmişine bağlı olarak, çalıştay iki günlük bir format hâline genişletilebilir:

Adım 1 — Strateji yürütme zorluklarına giriş

Sıklıkla atıf yapılan bir istatistik, stratejilerin %80’ine kadarının uygulama aşamasında başarısız olduğunu öne sürer. Çoğu zaman bunun nedeni kötü stratejik seçimler değil, yorumlanması, uygulanması ve tutarlı bir şekilde izlenmesi zor olan bir stratejik plandır.

Adımın amacı: katılımcıların deneyimini atölye çalışmasının konusuyla ilişkilendirmek.

Önerilen süre: 15 dakika.

Katılımcı talimatları

Küçük gruplar hâlinde çalışın ve şu soruyu tartışın:

“Kuruluşumuzda stratejinin uygulanmasını zorlaştıran nedir?”

“Bütçe eksikliği” gibi bariz yanıtları atlayın. Şirketin stratejisinde ifade edilen fikirlerin pratik sonuçlara dönüştürülmesini engelleyen birkaç örüntüyü belirlemeye çalışın.

Kolaylaştırıcı talimatları

Uygulama sırasında stratejilerin neden başarısız olduğuna dair kısa bir tartışmayla başlayın. Bu adımda stratejik planı kullanmayın. Katılımcıların genel işletme deneyimine odaklanın.

• Yanıtları yapışkan notlara toplayın
• Bunları bir panoda kategoriler halinde gruplandırın (hedef netliği, paydaşlarla uyum, ölçülebilir ilerleme ve sonuçlar vb.).

Yansıma / Keşif Anı

Katılımcıların deneyimini atölye çalışmasının konusuyla ilişkilendirin.

Güçlü stratejiler bile, paydaşların çıkarlarıyla bağlantı kaybedildiğinde, hedefler belirsiz ve eyleme dönüştürülemez olduğunda veya başarının gerçekte ne anlama geldiği net olmadığında başarısız olur.

Adım 2 — Strateji gerçeklik kontrolü

Giriş niteliğindeki tartışmanın hemen ardından, katılımcılar gerçek bir stratejik hedefin açıklığını test eden kısa bir egzersiz gerçekleştirir. Amaç, ek bir yapı olmaksızın birçok stratejik hedefin neden uygulanmasının zor olduğunu hızlıca ortaya koymaktır.

Adımın amacı: Stratejik plandan örnekler kullanarak zorluğun önemini göstermek.

Önerilen süre: 30 dakika.

Katılımcı talimatları

Küçük gruplar hâlinde çalışarak, kuruluşunuzun stratejik planından bir gerçek stratejik hedef seçin. Şu soruları yanıtlayın:

1. Birincil paydaş kimdir?
2. Bu paydaş için hangi değer oluşturulur?
3. Değerin nasıl oluşturulması beklenmektedir?
4. Hangi sonuç başarıyı kanıtlar?

Alıştırmanın amacı, hedefin netlikten yoksun olduğu noktaları ortaya çıkarmaktır. Herhangi bir sorunun yanıtı açık değilse veya belirsiz görünüyorsa, bir yanıt uydurmak yerine bunu açıkça not edin. Yanıtları, paylaşılabilmeleri için yapışkan notlara yazın.

Kolaylaştırıcı talimatları

• Her gruptan yanıtlarını kısaca sunmasını isteyin (5 dakika).
• Henüz sorunu çözmeyin. Çeşitliliğe ve belirsizliğe izin verin.

Yansıtma / Keşif Anı

Çoğu grup en az bir soruyu net bir şekilde yanıtlamakta zorlanır. Bunu vurgulamak için kullanın:

Stratejik hedefler çoğu zaman anlamlı gibi görünür, ancak tutarlı uygulama ve ölçülebilir doğrulama için gereken netlikten yoksundur.

Bu, katılımcıları bir sonraki bölümde tanıtılacak araç setine hazırlar.

Adım 3 — Strateji yürütme araç seti

Atölye çalışması boyunca kullanılan üç aracı tanıtın.

Adımın amacı: “önce” (belirsiz hedefler, yürütmesi zor) durumundan “sonra” (belirli hedefler, yürütmeye hazır, paydaşların ihtiyaçlarına odaklı) durumuna geçiş.

Önerilen süre: 60 dakika.

Kolaylaştırıcı talimatları

Araçların birlikte çalıştığını açıklayın: paydaş analizi → değer temelli ayrıştırma → nicelendirme. Bunları, ayrıştırmayı ve hatta başlangıçtaki paydaş hedeflerini sorgulamak için öğrenme döngüsü izler.

• Paydaş uyumu. Paydaş gruplarını belirleyin ve amaçtan bekledikleri stratejik hedefi/değeri netleştirin.²
• Değer temelli ayrıştırma. Üst düzey hedefleri, uygulanabilir bir düzeye ulaşana ve paydaş değerini yansıtana kadar daha küçük alt hedeflere bölün.³
• Nicelendirme. Hedeflerin anlamını açık ve doğrulanabilir kılan göstergeleri tanımlayın (hedefle başlayın, ardından metrikleri seçin).⁴

Katılımcı talimatları

Her grup tek bir sayfada şunları oluşturur:

• Bir paydaşın tanımı ve ilgili stratejik hedef
• Stratejik hedefin uygulanabilir düzeye ayrıştırılması
• Paydaşlar için oluşturulan değeri doğrulamak üzere en az bir gösterge

Gruplar önerdikleri göstergeleri sunar ve sonuçların uygulamaya hazır olup olmadığını tartışır.

Yansıtma / Keşif anı

Katılımcılar genellikle birçok hedefin yeterince spesifik olmadığını veya başkaları tarafından anlaşılır olmadığını fark eder. Göstergeler hakkındaki tartışmalar, bu hedeflerin daha net ve daha uygulanabilir olmasına yardımcı olur.

Adım 4 — Stratejik planı inceleyin

Katılımcılar artık araç setini anladıklarına göre, Stratejik planlarındaki gerçek hedefleri analiz eder ve en önemli konuları belirler. Buradaki amaç, tam bir yeniden yazım değil, tespit ve sınıflandırmadır.

Adımın amacı: mevcut Stratejik planın nasıl iyileştirilebileceğine dair genel bir çerçeve oluşturmak.

Önerilen süre: 30 dakika.

Kolaylaştırıcı talimatları

Katılımcılarla kötü kalıplar kontrol listesini paylaşın:

• Paydaş uyumsuzluğu — belirsiz paydaş ve/veya oluşturulan değerin belirsiz olması
• Belirsiz hedefler — birden fazla yoruma izin veren soyut ifade
• Karma bileşenli (SMART) hedefler — sonuçları, eylemleri, metrikleri, hedef değerleri ve son tarihleri tek bir ifadede birleştiren hedefler

Katılımcı talimatları

Her grup, stratejik plandan 5 hedef seçer. Her biri için birincil sorunları belirleyin.

• Hedefi beyaz yapışkan nota yazın,
• Hedefi bir veya birkaç renkli yapışkan not ile etiketleyin: Kırmızı (belirsiz hedef), Sarı (karma bileşenler), Mavi (paydaş uyumsuzluğu).
• Desenleri görselleştirmek için bunları bir panoya asın.

Yansıma / Keşif anı

Katılımcılar genellikle, netleştirme olmaksızın stratejinin önemli bir bölümünün tutarlı bir şekilde yürütülemeyeceğini ve izlenemeyeceğini fark eder.

Adım 5 — Rehberli uygulama: Amaçları uygulamaya hazırlayın

Katılımcılar, bir hedefe paydaş uyumu, değer temelli ayrıştırma ve nicelendirme uygulamayı pratik eder.

Adımın amacı: katılımcılara takip edebilecekleri sağlam bir örnek sunmak için teoriyi uygulamada göstermek.

Önerilen süre: 60 dakika.

Kolaylaştırıcı talimatları

Temsili nitelikte ancak politik açıdan hassas olmayan örnek hedefleri kullanın veya stratejiden bir hedef seçin.

Örnek hedefler:

• Dijital varlığı güçlendirin
• Müşteri güvenini artırın
• Çalışan bağlılığını iyileştirin
• Tehditlere karşı kurumsal hazırlığı iyileştirin

Katılımcı talimatları

Her grup:

• Hedefin arkasındaki paydaşları analiz et,
• Hedefi uygulanabilir düzeye kadar ayrıştır,
• Değerle ilgili en az bir gösterge öner,
• En az bir girişim belirle.

Paylaşılan sunum ve tartışma sırasında gruplar, uygulama netliği ve paydaş ihtiyaçlarıyla stratejik uyum açısından iyileştirilmiş hedefleri sorgular.

Yansıtma / Keşif Anı

Katılımcılar, stratejinin ayrıştırılması ve nicel hale getirilmesinin değerini fark eder. Tartışma sırasında, önerilen ayrıştırmanın yeterli olmadığını ve uygulama sonuçlarının beyan edilen paydaş değeriyle mutlaka uyumlu olmadığını fark edebilirler. 

Adım 6 — Stratejik plandaki hedefleri uygulama için hazırla

Çalıştayın son aşamasında, her grup kuruluşun stratejisinden 1–2 sorunlu stratejik hedef seçer ve bunları çalıştay yöntemini kullanarak yeniden yazar. Amaç, uygulamaya hazır, iyileştirilmiş hedefler üretmektir.

Adımın amacı: bilgiyi pratikte uygulamak, gerçek stratejik hedefleri iyileştirmek.

Strateji Uygulama Kanvası hakkında daha fazla öğren.

Kolaylaştırıcı talimatları

Alıştırma iki biçimde yürütülebilir:

• Strateji Yürütme Tuvalini kullanın. Katılımcılar, yukarıda gösterilen görsel tuvali kullanarak yanıtlarını yapılandırabilir. Tuvaldeki bazı alanlar (mevcut durum, yetkinlikler ve etkinleştiriciler, varsayımlar ve riskler gibi) isteğe bağlıdır ve zaman kısıtlı bir çalıştay sırasında atlanabilir.
• Metinsel şablonu kullanın. Alternatif olarak, kolaylaştırıcılar, bir hedefi yürütmeye hazırlamak için gereken temel unsurlara odaklanan, aşağıdaki yapılandırılmış metinsel şablonu kullanabilir.

Katılımcı talimatları

Stratejik açıdan önemli olan ve hâlihazırda uygulanması veya izlenmesi zor olan 1–2 hedef seçin. Her bir hedef için şunları uygulayın:

• Paydaş uyumu — birincil paydaş grubu/gruplarını belirleyin
• Değer tanımı — hangi değerin yaratıldığını netleştirin
• Ayrıştırma — alt hedeflere ayırın (uygun olduğunda girişimler dahil)
• Önerilen göstergeler — başarının nasıl ölçüleceğini ve doğrulanacağını tanımlayın

Önerilen süre: 20 dakika (grup çalışması).

Grup sunumları

Her grup, yeniden yazılan hedeflerini sunar. Odak noktası netlik, uygulamaya hazır olma ve paydaş değeri üzerinedir.

Sunum biçimi (hedef başına):

• Orijinal hedef (yazıldığı şekliyle)
• Yeniden yazılan hedef (uygulamaya hazır sürüm)
• Paydaş + değer
• Ayrıştırma özeti (alt hedefler / girişimler)
• Önerilen göstergeler (başarının nasıl ölçüleceği)

Önerilen süre: 45 dakika. 4 veya daha fazla grup varsa, süre bütçesi içinde kalmak için grup başına bir hedef sunun.

Kolaylaştırıcı rehberliği: İnceleme tartışmasına liderlik edin

Her sunumdan sonra kısa ve yapılandırılmış bir incelemeyi yönlendirin. Aşağıdaki gibi sorular kullanın:

• Paydaş: Birincil paydaş açıkça tanımlanmış mı (hedef sahibi ile karıştırılmadan)?
• Değer: Değer tanımı, bu hedefin neden önemli olduğunu ve paydaş için neyin iyileştiğini açıklıyor mu?
• Ayrıştırma: Alt hedefler bağımsız, mantıksal olarak bağlantılı ve uygulanabilir mi?
• Göstergeler: Önerilen göstergeler ilerlemeyi ve sonuçları doğruluyor mu? Ölçülmesi pratik mi?
• Sonraki inceleme: Bu hedefi en çok hangi tek açıklığa kavuşturma iyileştirir (tanım, veri kaynağı, başlangıç düzeyi, hedef değer, sahiplik, öncü/gecikmeli metrikler)?

Yansıma / Keşif anı

Nelerin değiştiğini vurgulayın: yeniden yazılan hedefler artık tutarlı bir şekilde yorumlanması daha kolay, paydaş değerine bağlanabilir ve göstergeler kullanılarak doğrulanabilir — bu da disiplinli uygulama ile izleme ve takibi mümkün kılar.

Önerilen süre: 10 dakika.

Adım 7 — Atölye çalışması takip notu

Son adım, atölye çalışması sırasında üretilen içgörülerin belgelenmesini ve somut sonraki adımlara dönüştürülmesini sağlar. Katılımcılar temel bulguları özetler, stratejik plandaki iyileştirme önceliklerini belirler ve atölye çalışması sırasında yeniden formüle edilen hedefleri kayda geçirir.

Adımın amacı: bulguları, iyileştirilmiş hedefleri ve üzerinde mutabık kalınan sonraki eylemleri içeren kısa bir dahili not ile atölye çalışması sonuçlarını pekiştirmek.

Önerilen süre: 30 dakika.

Katılımcı talimatları

Her grup kısa bir “Çalıştay Takip Notu” hazırlar.

Kolaylaştırıcı talimatları

• Atölye teorisini tekrarlamak yerine, pratik içgörülere ve iyileştirme eylemlerine odaklanın.
• Tek bir takip belgesinde birleştirilebilmeleri için atölye çalışmasından sonra notları toplayın.

Yansıtma / Keşif Anı

Katılımcılar genellikle çalıştayın yalnızca iyileştirilmiş hedefler üretmekle kalmayıp, aynı zamanda stratejik plandaki yapısal sorunların daha net anlaşılmasını sağladığını da fark eder.

Kuruluşlar paydaş değerini sistematik olarak netleştirdiğinde, hedefleri uygulanabilir amaçlara ayrıştırdığında ve somut sonraki adımları belgelediğinde strateji uygulaması iyileşir.

8. Adım — Strateji otomasyonu (isteğe bağlı)

Kuruluşunuz BSC Designer gibi herhangi bir stratejik planlama yazılımı kullanıyorsa, çalıştayın son isteğe bağlı adımında, tartışılan fikirlerin ve bunların pratikte hayata geçirilmesinin yazılım platformunun arayüzüne nasıl uyduğunu göstermek isteyebilirsiniz.

Adımın amacı: kavramsal bilgiyi strateji yazılımına bağlamak.

Önerilen süre: 60 dakika.

Kolaylaştırıcı rehberliği:

1. Doğru şekilde açıklanmış hedefe ilişkin bir örnekle başlayın
2. Bir başlangıç düzeyi belirleyin: bunun şu anda nasıl yapıldığı ve hangi çabaların gerektiği (örneğin, elektronik tablolar kullanmak, haftada 4 saat harcamak, formüllerin bozulma riski)
3. Hedefi nasıl ekleyeceğinizi, değer temelli bir ayrıştırma yapmayı, paydaş değerleriyle uyum sağlamayı ve bunu nicelleştirmeyi göstermek için yazılım platformunu kullanın
4. Platformda performans izleme ve öğrenmenin nasıl otomatikleştirildiğini açıklayın
5. Bireysel skor kartlarının verilerle ve bağlamla nasıl hizalanabileceğini açıklayın

Yansıma / Keşif anı

Strateji otomasyon platformunu kullanırken sağlanan zaman tasarrufu ve strateji izleme kalitesindeki iyileşme hakkında sonuçlar çıkarın. Beklenen zaman tasarrufunu görselleştirmek için ROI hesaplayıcısını kullanın. Benimsenmeyi sağlamak için platforma yönelik öğrenme hedeflerini tanımlayın.

Kolaylaştırılmış strateji uygulama çalıştayları

Bu çalıştay şablonu ekibiniz tarafından kurum içinde yürütülebilir. Alternatif olarak, BSC Designer team çalıştayı kolaylaştırabilir ve katılımcıların yöntemi doğrudan kuruluşunuzun stratejik planına uygulamasına yardımcı olabilir.

• Kuruluşunuzda bu çalıştayın kolaylaştırılmasına ilişkin yardım almak isterseniz bizimle iletişime geçin.

Alexis Savkín

Alexis Savkin, strateji yürütme ve Kurumsal Karne yazılım platformu BSC Designer’ın kurucusu ve Strateji Uygulama Mimarıdır. Kuruluşların performans yönetimini otomatikleştirmesine ve stratejiyi ölçülebilir sonuçlara dönüştürmesine yardımcı olur. Alexis, “Strategy Execution Canvas”’ın yaratıcısı, strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve sektör etkinliklerinde düzenli konuşmacıdır.