Meksikalı bir bordro finansmanı şirketi, bütçeleri, dahili süreçleri, müşteri hedeflerini ve iş gücü performansını ortak bir strateji yürütme sistemi içinde birbirine bağlamak için şirket genelinde bir Kurumsal Karne uygulamaya başladı.
GB PLUS’ta Kurumsal Karne Uygulaması: Temel Bilgiler
Önce
Birimler, şirket performansına ilişkin birleşik bir görünüm olmaksızın, talep üzerine Excel ve PowerPoint kullanarak bilgi hazırlıyordu.
Planlanan sistem
Yönetim, şirket genelinde, dahili olarak geliştirilen KPI’lar ve operasyonel veri kaynaklarına bağlantılar içeren bir Kurumsal Karne kullanmayı planladı.
Şirket profili: Meksika’da bordro kesintisi finansmanı
GB PLUS, S.A. DE C.V., bordro kesintisi finansmanı sektöründe faaliyet gösteren bir Meksika şirketidir.
Şirket, Meksika’daki federal ve eyalet hükümeti organizasyonlarında çalışan sendikalı personele nakit krediler, elektronik ürünler ve işletme kuruluşları için finansman sağlar. Ödemeler, müşterilerin maaş bordrosundan yapılan kesintiler yoluyla tahsil edilir.
İşgücünün büyük bir kısmı saha satış çalışanlarından oluşur. Depolar ve diğer operasyonel departmanlar, şirketin kredi verme ve satış faaliyetlerini destekler.
Başlıca zorluk: Yavaş ve güvenilir olmayan yönetim raporlaması
Uygulama öncesinde, her departman talep üzerine işletme bilgilerini hazırlıyordu. Bu durum çeşitli raporlama sorunlarına yol açtı:
- Yavaş hazırlık. Yöneticiler, departmanların gerekli bilgileri bir araya getirmesini beklemek zorundaydı.
- Tutarsız doğruluk. Raporlar kesin olmayabilir veya farklı departman uygulamalarına dayanabilir.
- Güncelliğini yitirmiş bilgiler. Kararların alınması gerektiğinde veri her zaman mevcut olmuyordu.
- Kopuk raporlama. Excel ve PowerPoint, performansa ilişkin ortak bir görünüm sağlamıyordu.
Yönetim, yatırımcıların, direktörlerin, yöneticilerin ve çalışanların, dayanak bilgi kaynaklarına bağlı şirket performansının görsel bir görünümüne sahip olmasını istiyordu.
Uygulama liderliği ve destek
Nitelikli bir ekip koçu, BSC Designer ile Kurumsal Karne’nin uygulanmasından sorumluydu.
Özel bir dahili ekip, işletme hedeflerini ölçülebilir göstergelere dönüştürdü. Dış danışmanlar dışarıdan bir bakış açısı sağlarken, dahili BT departmanı yazılım geliştirme ve teknik kurulum konularında destek verdi. Seçili teknik görevler gerektiğinde dış kaynak kullanımıyla yürütüldü.
Üst yönetimle başlayarak şirket genelinde yaygınlaştırmayı başlatın
GB PLUS, Kurumsal Karne’yi tek bir departmanla başlamak yerine şirket düzeyinde uygulamayı tercih etti.
Yaygınlaştırma, CEO ve üst yönetimle başladı ve organizasyon içinde aşağı doğru ilerlemesi amaçlandı.
Operasyon modeli, işletmenin farklı bölümleri tarafından sağlanan bilgilere dayanıyordu:
- Saha satış çalışanları müşteriler, piyasa koşulları ve operasyonel sorunlar hakkında bilgi sağladı.
- Depolar ve operasyon departmanları dahili faaliyetler hakkında bilgi sağladı.
- Yazılım sistemleri bilgi Kurumsal Karne ortamına girmeden önce bilgiyi işledi.
Stratejiyi kök sorunlara odakla
GB PLUS, Kurumsal Karne konseptinin ve BSC Designer’ın şirketin rutin faaliyetlerin ötesine geçmesine ve önemli işletme sorunlarına odaklanmasına yardımcı olduğunu bildirdi.
Şirket, mevcut operasyonlar etrafında stratejiyi resmileştirmek ve performans sorunlarının kök nedenlerini belirlemek istiyordu. Kurumsal Karne’nin, çalışanların çalışmalarının stratejik hedeflere nasıl katkıda bulunduğunu anlayabilmesi için günlük yönetimin bir parçası hâline gelmesi amaçlanıyordu.
Kurumsal Karneyi Bütçeler ve Muhasebe ile bağlayın
Başlıca hedeflerden biri, bütçe kontrolünü ve takibini desteklemek için Kurumsal Karneyi muhasebe departmanı ile bağlantılandırmaktı.
Yönetim, stratejik göstergeleri finansal bilgilerle ilişkilendirerek kaynakların ve işletme faaliyetlerinin şirket hedeflerine katkıda bulunup bulunmadığını değerlendirmeyi bekliyordu.
Dahili süreçleri ve müşteri memnuniyetini ölçün
Bir diğer hedef, dahili süreçlerin etkinliğini değerlendirmek ve bunların müşteri memnuniyetine nasıl katkıda bulunduğunu belirlemekti.
Şirket, operasyonlardaki ve çalışan yetkinliklerindeki iyileştirmeleri müşteri ve finansal sonuçlarla ilişkilendirmek için neden-sonuç ilişkilerini kullanmayı planladı.
Odaklanılan alanlar şunları içeriyordu:
- Dahili süreçler
- Çalışan becerileri ve çalışma yöntemleri
- Bölümler arası koordinasyon
- Müşteri ihtiyaçlarına verilen yanıtlar
GB PLUS, müşteri memnuniyeti ve sadakatini satış büyümesine ve daha güçlü finansal performansa katkıda bulunan unsurlar olarak gördü.
Eğitim, tazminat ve satış performansını ölç
GB PLUS, insan kaynakları yönetimini, eğitim faaliyetlerini ve tazminat sisteminin etkinliğini ölçmek için BSC Designer’ı kullanmayı planladı.
Bu, özellikle satış çalışanlarının komisyon alması nedeniyle ilgiliydi. Primleri hesaplamak ve teşvik politikalarının şirketin hedeflerini destekleyip desteklemediğini değerlendirmek için performanslarının izlenmesi gerekiyordu.
Planlanan ölçümler şunları kapsıyordu:
- Eğitim ve çalışan gelişimi
- Tazminat ve teşvik politikaları
- Satış performansı ve komisyon hesaplamaları
- Organizasyonel gelişim ve personel etkinliği
Strateji haritasını ve şirkete özgü KPI’ları geliştir
Vaka çalışması sırasında GB PLUS, strateji haritasını tamamlamaya yakındı.
Şirket, standart bir KPI setini içe aktarmak yerine kendi göstergelerini geliştirdi. Bu, ölçümlerin şirkete özgü stratejisini, süreçlerini, müşterilerini ve yönetim gereksinimlerini yansıtmasını sağladı.
BSC Designer, bu göstergeleri izlemek ve strateji haritası içinde finansal, müşteri, iç süreçler ve öğrenme hedeflerini birbirine bağlamak için seçildi.
Muhasebe ve kredi değerlendirme sistemleriyle entegrasyon
GB PLUS, Kurumsal Karne’yi mevcut şu sistemlere bağlamayı planladı:
- Muhasebe yazılımı
- Kredi değerlendirme uygulaması
- SQL tabanlı veri altyapısı
Bu sistemlerin Kurumsal Karne’ye veri sağlaması bekleniyordu. Proje hâlen kurulum aşamasında olduğundan, şirket tüm teknik gereksinimleri henüz belirlememişti.
Uygulama zaman çizelgesi
GB PLUS iki aşamalı bir uygulama zaman çizelgesi oluşturdu:
- 90 günlük pilot dönem. İlk dönem, Kurumsal Karne yaklaşımının test edilmesine ve sistemin yapılandırılmasına ayrıldı.
- Veri entegrasyonu ve yayımlama için 60 gün. Bir sonraki aşama, bilgi kaynaklarını bağlamayı ve Kurumsal Karne verilerini şirketin web tabanlı ortamı üzerinden yayımlamayı amaçlıyordu.
Orijinal vaka çalışması, ölçülebilir işletme sonuçları henüz mevcut olmadan önce, devam eden bir uygulamayı belgeliyordu.
GB PLUS uygulamasından pratik ders
Bu örnek olay, teknik entegrasyon başlamadan önce şirkete özgü göstergelerin tanımlanmasının önemini göstermektedir. Bir strateji haritası ve net bir KPI yapısı, uygulama ekibine muhasebe, kredi, satış ve insan kaynakları verileriyle bağlantı kurmak için istikrarlı bir yönetim modeli sağlar.
BSC Designer kullanıcıları ne diyor
Finans sektöründeki organizasyonların BSC Designer platformuyla ilgili deneyimlerini nasıl tanımladıklarını görün:
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - Zambiya — Finansal
Nezha (Financial Manager, CD) - Fas — Finansal
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - Dominik Cumhuriyeti — Finansal
Magdalena T. (Accountant) - Uruguay — Finansal
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - Meksika — Finansal
Elnur Hasan (CFO, Bank Respublika) - Azerbaycan — Finansal
Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - Orta Doğu — Finansal
Narendra R. (Satin Creditcare) - Hindistan — Finansal | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - İspanya — Finansal
Bir pilot ile stratejiyi test edin ve KPI takibini yapın
Yöneticilerin ve strateji ekiplerinin strateji ve KPI takibi için manuel olarak hazırlanan raporlardan bağlantılı bir strateji uygulama sistemine nasıl geçebileceğini keşfetmek üzere stratejik planınızı veya Excel skor kartınızı BSC Designer ekibiyle paylaşın.
Daha geniş kapsamlı, şirket genelindeki bir yaygınlaştırmadan önce skor kartı yapısını, raporlama sürecini ve veri bağlantılarını doğrulamak için odaklı bir pilot kullanın.
BSC Designer, özünde Kurumsal Karne bulunan strateji yürütme yazılımıdır. Kuruluşların hedefleri, KPI’ları, girişimleri, riskleri ve strateji haritalarını tek bir yerde hizalayarak stratejik planları bağlantılı bir strateji mimarisine dönüştürmesine yardımcı olur. Strateji uygulama sistemimiz, stratejiyi nasıl hayata geçireceğinizi açıklar ve strateji yürütme çalıştayı şablonu, ekiplerin bunu iç strateji oturumlarında uygulamasına yardımcı olur.