Strateji yürütme sürecinizi düzenli olarak gözden geçirmek için boşluk analizini kullanın: gerçekliği beklentilerle karşılaştırın ve düzeltici eylemler planlayın.
- Giriş: kavramın kökeni, görsel resim
- Boşluk analizi şablonu
- Boşluk analizi en iyi uygulamaları
- Boşluk analizi örneği
Önkoşullar: Strateji haritanız hazır olsun
Bu makalede, strateji uygulamasına boşluk analizinin uygulanmasından bahsedeceğiz. Bu, şu türdeki organizasyonlar için geçerli olacaktır:
- Doğru tasarlanmış ve hiyerarşik dağılımı yapılmış strateji haritalarına sahip olan
- Amaçların KPI’larla nicel hale getirildiği.
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. “Boşluk Analizi” Kavramının Kökeni
“Boşluk analizi” kavramı belirli bir yazar veya kuruluşa atfedilmemiştir. Hatta bir Wikipedia makalesi bile belirli kaynaklar veya yerleşik teknikler belirtmeden genel bir bakış sunmaktadır. Yine de bazı ortak fikirler vardır:
- Boşluk analizi genellikle mevcut durum ile istenen durum arasındaki fark (boşluk) analizi olarak formüle edilir.
- Analiz genellikle boşluğun nedenlerini anlamak ve bir tepki planı oluşturmak üzerine kuruludur.
Ne analiz edilebilir? Temelde, şirketin bir paya sahip olduğu her şey.
Boşluğun Görsel Resmi
Eğer boşluğu görselleştirmek istiyorsanız, tipik bir gösterge grafiğine bakın:
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. Mevcut işaret ile hedef işaret arasındaki alan (delta), mücadele ettiğiniz boşluktur.
Boşluk Analizi Şablonu
Eğer bir süreç veya teknoloji için boşluk analizi yapmamız gerekiyorsa, şu şekilde başlardık:
- Mevcut durumu tanımlamak,
- Analiz noktalarını bulmak ve
- Bunları nicelendirmek
Strateji seviyesinde, bu adımları atlayabiliriz:
- Analiz noktaları mükemmel bir şekilde tanımlanmıştır – bunlar bizim iş hedeflerimizdir.
- Muhtemelen, bunlar öncü ve gecikmeli metriklerle nicelendirilmiştir.
Strateji yürütme sürecine uygulandığında boşluk analizinin adımları şunlardır.
| Analiz Adımı | Adım Açıklaması | Yazılım otomasyonu |
| 1. Boşluk Tanımlama. Hedefler ve durumları. Sorulacak soru: Şu anda neredeyiz? | Strateji haritasında bir hedef seçin. Mevcut durumu (göstergenin gerçek değeri) ve istenen durumu (göstergenin hedef değeri) karşılaştırmak için uyumlu göstergeleri kullanın. | Trafik ışıkları. BSC Designer’da otomatik uyarılar. |
| 2. Kök Neden Analizi. Boşluk analizi. Sorulacak soru: Boşluğun nedenleri nelerdir? | Boşluğun nedenlerini analiz edin (gerçek nedenleri bulmak için yeterince derin kazın). Gelecekteki incelemeler için bir kayıt tutmak üzere bulgularınızı not edin. | Bulgularınızı bir balık kılçığı diyagramına yerleştirin. BSC Designer’da ayrı bir harita kullanın. |
| 3. İyileştirme planı. Düzeltici eylemler. Sorulacak soru: Nasıl geliştirebiliriz? | Bir yanıt planı tanımlayın. Strateji haritası için yeni bir hedef oluşturun veya bir girişim ekleyin. | Strateji haritasına yeni hedefler ekleyin. Bir OKR çerçevesi kullanın. |
Daha Az Beklenen Boşluklara Odaklanarak Gap Analizi Yapın
Değişen iş ortamında, her zaman çok fazla boşluk bulunur. Daha az beklenen olanlara odaklanın.
Örneğin:
- Brezilya Portekizcesi konuşan potansiyel müşteri sayısı beklenenden %7 daha fazla – bu sürpriz değil, çünkü ürün tamamen Portekizceye yerelleştirildi ve orada yerel bir ekibimiz de var.
- Japonca konuşan potansiyel müşteri sayısı beklenenden %7 daha fazla – bu bizim için tamamen beklenmedik bir durumdu, bu yüzden burada odaklanmalı ve nedenlerini analiz etmeliyiz.
Kötü Haber Yanlılığı
İnsan doğamız gereği, olumlu değişiklikleri kendi eylemlerimize ve olumsuz değişiklikleri rastgele dalgalanmalara atfetme eğilimindeyiz.
Örneğin:
- Ürün satışları beklenenden %10 daha fazla arttı! Harika bir iş çıkardınız! (Evet, ama %15 genel pazar büyümesini unuttuk.).
- Görünüşe göre ziyaretçiler web sitemize %5 daha az sıklıkla dönüyor. Bu sadece mevsimsel dalgalanmalar. (Muhtemelen değil, ama bunu kesin olarak söylemek için verilere ihtiyacımız var).
Kötü haber yanlılığı için evrensel bir çözüm yoktur – ekibinizi gerçek hikayeye ulaşmak için yeterince derinlemesine araştırma yapmaları konusunda eğitin.
Düzeltici Eylemleri Planlama
Düzeltici eylemler, uygulama kapsamlarına göre farklılık gösterebilir:
- Bazı iyileştirme fikirleri strateji haritanızda yeni hedefler haline gelebilir,
- Bazıları ise daha çok operasyonel nitelikte olabilir – haritadaki hedefler için yeni girişimler.
Düzeltici eylemleri planlarken, geçmiş performansın arkasındaki gerekçeler ve yeni yaklaşım hakkındaki beklentiler gibi boşluk analizinin bulgularını not alın.
Herhangi bir planlama gibi, eğer:
- Uygulama için bir son tarih varsa
- Revizyon planlanmışsa
- Sorumlu bir kişi atanmışsa
Boşluk analizinin bulgularını ele almak için iyi bir çerçeve OKR çerçevesidir.
Boşluğu belirleyin. Çerçevelerin rolü.
Başlangıçta, doğru şekilde tanımlanmış ve hiyerarşik dağılımı yapılmış stratejiye uygulanan boşluk analizini tartışacağımız konusunda anlaşmıştık. Peki ya strateji henüz tamamen formüle edilmemişse?
Bu durumda, boşluk analizi; SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, Burke-Litwin Modeli, Üç Ufuk, Nadler-Tushman gibi diğer çerçevelerle birlikte, stratejiye ilişkin düşünceleri şekillendirmeye yardımcı olacaktır. Bunu Stratejik Planlama makalesinde (2. adıma bakın) ele almıştık.
Stratejik planlama için çerçeveler ekosisteminde Boşluk Analizi, strateji analizinin (boşluğu tespit etme) ve strateji tanımının (boşluğun arkasındaki gerekçeyi ve yanıt stratejisini formüle etme) rollerini birleştirir.
Ayrıştırma yöntemi açısından, zamanı bir ayrıştırma faktörü olarak kullanarak boşluğu “önce” ve “sonra” durumları veya “beklenen” ve “gerçek” durumları üzerinden yorumlayabiliriz.
Hangi boşluk öncelikli olmalı? Boşluk normalizasyonu.
Performans boşlukları farklıdır… diyelim ki “eğitim saatleri” göstergesine ve “Bildirilen ramak kala olayları” göstergelerine bakıyoruz:
- Eğitim saatleri. Gerçek değer: 5 saat; hedef değer: 8 saat; 3 saat boşluk.
- Bildirilen ramak kala olayları. Gerçek değer: 2 ramak kala bildirimi. Hedef değerler: 3 ile 6 bildirim arasında yeşil bölge; 3’ten az bildirim veya 6’dan fazla bildirim olması durumunda kırmızı bölge. 1 ramak kala bildirimi boşluğu.
Bu iki boşluğu nasıl karşılaştırabiliriz? Hangisi daha önemlidir? 3 saatlik fark mı yoksa 1 ramak kala olay bildirimi mi? Bu ikisini hemen karşılaştıramayız. Önce onları normalize etmemiz gerekir.
Normalizasyon sırasında, farklı performans fonksiyonlarını kullanabiliriz:
- Eğitim saatleri göstergesi için performans fonksiyonu doğrusal olabilir (daha fazla eğitim daha iyidir).
- Ramak kala olayları için sinüs performans fonksiyonunu kullanabiliriz – çok az bildirim, insanların ramak kala bildirimini ciddiye almadığı anlamına gelir; çok fazla bildirim ise güvenlikle ilgili bazı kronik sorunlar olduğu anlamına gelir
Normalizasyondan sonra, verileri doğru şekilde nasıl yorumlayacağımızı biliriz. KPI’larınız için otomasyon yazılımı kullanıyorsanız, o zaman tüm hesaplamaları sizin için yapacak; yalnızca ilerleme rakamlarını, trafik ışıklarını veya ilgili gösterge diyagramını gösterecektir. Normalizasyonu manuel olarak yapmaya gerek yoktur.
Boşluk analizi örneği
Bu makaledeki fikirleri bazı gerçek örneklerle açıklayalım. Bu amaçla bir güvenlik stratejisi skor kartı kullanacağım. BSC Designer’da ücretsiz bir planla kaydolduğunuzda, bu skor kartı şablonunu diğer şablonların arasında bulabilirsiniz.
Adım 1. Boşluk Tanımlama
Haritaya bakalım. Boşlukları görsel olarak tanımlamak için gerekli tüm bilgileri içeriyor. Boşlukları bulmak için göstergelerin yanındaki trafik ışıklarına veya performans ölçüm grafiklerine basitçe bakabiliriz.
Boşlukları tanımlamanın başka bir yolu:
Göstergeler için trafik ışıkları kullanın
KPI’lar sekmesindeki bireysel göstergelere bakın. Tablo sütunları özelleştirilebilir. Örneğin, performans rakamları ve trafik ışıkları bulunan sütun, düşük performans gösteren göstergeleri bulmamıza yardımcı olacaktır.
Analiz Fonksiyonunu Kullan
Performans boşluklarını bulmanın daha sağlam bir yolu, Analiz sekmesine geçmek ve mevcut değerler ile beklenen hedef değer arasındaki en büyük farkları belirlemek için “ilerleme” veya “en büyük kazanç/kayıp” analizini kullanmaktır.
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. Uyarılar fonksiyonunu kullan
Uyarılar fonksiyonlarını, kırmızı bölgede olan KPI’lar hakkında otomatik bildirimler ayarlamak için kullanabilirsiniz. Bu şekilde, en önemli boşluklar hakkında otomatik olarak bilgi sahibi olacaksınız.
Bu örnek için, “Gerçek Davranışta Güvenliği Uygula” hedefine odaklanalım. Gecikmeli performansının kırmızı bölgede olduğunu fark etmiş olabiliriz.
Adım 2. Kök Neden Analizi
Hedefin gecikmeli performansına katkıda bulunan iki gecikmeli göstergeyi incelediğimizde, farkın nedeninin beklediğimizden daha az yakın tehlike olayının rapor edilmesi olduğunu görebiliyoruz. Bu yıl, yakın tehlike raporlarının %30 daha az olduğunu, ancak güvenlik kazası sayısının aynı kaldığını fark ettik.
Daha az sıklıkla rapor edilmenin nedenlerini analiz etmemiz gerekiyor. Bu durumda, ilgili paydaşlarla basitçe konuşabilir ve neyin yanlış gittiğini ve neden yakın tehlikelerin rapor edilmediğini öğrenebiliriz:
- İnsanlar ne yapmaları gerektiğini biliyor mu?
- Yakın tehlikenin ne olduğunu biliyorlar mı?
- Nasıl rapor edeceklerini biliyorlar mı?
- Raporlarının nasıl kullanılacağını (ve kullanılmayacağını) biliyorlar mı?
Analiz, sorunun yakın tehlike raporlaması hakkında genel farkındalık eksikliği olduğunu gösteriyor.
Adım 3. İyileştirme Planı
Kök neden analizi, ekibin nasıl ve ne zaman yakın tehlikeleri rapor etmesi gerektiği konusunda yeterince bilgilendirilmediğini gösterdi.
- Haritada zaten “güvenlik farkındalığı” amacımız var, bu yüzden yeni bir hedef oluşturmaya gerek yok. Bunun yerine, bu amaca yeni bir girişim ekleyebiliriz.
Girişim, analizimizin detaylarını, yanıt eylemini (güvenlik farkındalığı eğitimi) ve gereken bütçeyi içerecektir.
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. Ad: Güvenlik farkındalığı eğitimi
Gerekçe: Bu yıl, güvenlik kazalarının sayısı aynı kalırken, yakın tehlike raporlarının %30 daha az olduğunu fark ettik. Muhtemelen, ekibimiz yakın tehlikeleri rapor etme konusunda o kadar ciddi değil.
Düzeltici eylem: Gerçek vakalara dayalı güvenlik farkındalığı eğitimi düzenleyin.
Beklenen iyileştirme:
— Önümüzdeki 3 ay içinde yakın tehlike raporlarının sayısında %15 artış;
— 12 aylık bir dönem içinde güvenlik kazalarının sayısında %5 azalma.
Bütçe: $12000
Zaman Çerçevesi: 2 ay
Ek olarak, KPI’lar sekmesine geçip değer düzenleyicisini kullanarak gösterge için hedefleri bir sonraki inceleme dönemi için güncelleyebiliriz.
Güvenlik farkındalığı eğitiminin etkisini daha görsel hale getirmek için bir panel oluşturabilir ve “rapor edilen yakın tehlike olayları” göstergesini oraya yerleştirebiliriz.
Özet
Bu makalede, strateji uygulama incelemesine bir boşluk analizi nasıl uygulanır konusunu tartıştık. İşte bazı anahtar fikirler:
- Strateji haritanızı hazır bulundurun – amaçları öncü ve gecikmeli metriklerle nicelleştirin
- Boşlukları bulun – mevcut değer ile hedef arasında önemli farklılıklar olan göstergelere bakın (örneğin, kırmızı bölgede olan göstergeler)
- Boşlukların nedenlerini analiz edin, bu nedenleri not edin ve bir sonraki incelemede onlara geri dönün
- Bir yanıt planı hazırlayın
- Son olarak – strateji uygulama yazılımı, BSC Designer gibi, boşluk analizi adımlarını otomatikleştirmek için kullanın
Alexis Savkín, temelinde Kurumsal Karne bulunan bir strateji uygulama platformu olan BSC Designer‘ın strateji mimarı ve kurucusudur. Strateji Uygulama Tuvali’nin yaratıcısı, iki kitabın ve strateji ile performans ölçümü üzerine 100’den fazla makalenin yazarı ve uluslararası konferans konuşmacısıdır. Alexis ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun.