Strateji yürütme sürecinizi düzenli olarak gözden geçirmek için boşluk analizini kullanın: gerçekliği beklentilerle karşılaştırın ve düzeltici eylemler planlayın.
- Giriş: kavramın kökeni, görsel resim
- Boşluk analizi şablonu
- Boşluk analizi en iyi uygulamaları
- Boşluk analizi örneği
Önkoşullar: Strateji haritanız hazır olsun
Bu makalede, strateji uygulamasına boşluk analizinin uygulanmasından bahsedeceğiz. Bu, şu türdeki organizasyonlar için geçerli olacaktır:
- Doğru tasarlanmış ve hiyerarşik dağılımı yapılmış strateji haritalarına sahip olan
- Amaçların KPI’larla nicel hale getirildiği.
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. “Boşluk Analizi” Kavramının Kökeni
“Boşluk analizi” kavramı belirli bir yazar veya kuruluşa atfedilmemiştir. Hatta bir Wikipedia makalesi bile belirli kaynaklar veya yerleşik teknikler belirtmeden genel bir bakış sunmaktadır. Yine de bazı ortak fikirler vardır:
- Boşluk analizi genellikle mevcut durum ile istenen durum arasındaki fark (boşluk) analizi olarak formüle edilir.
- Analiz genellikle boşluğun nedenlerini anlamak ve bir tepki planı oluşturmak üzerine kuruludur.
Ne analiz edilebilir? Temelde, şirketin bir paya sahip olduğu her şey.
Boşluğun Görsel Resmi
Eğer boşluğu görselleştirmek istiyorsanız, tipik bir gösterge grafiğine bakın:
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. Mevcut işaret ile hedef işaret arasındaki alan (delta), mücadele ettiğiniz boşluktur.
Boşluk Analizi Şablonu
Eğer bir süreç veya teknoloji için boşluk analizi yapmamız gerekiyorsa, şu şekilde başlardık:
- Mevcut durumu tanımlamak,
- Analiz noktalarını bulmak ve
- Bunları nicelendirmek
Strateji seviyesinde, bu adımları atlayabiliriz:
- Analiz noktaları mükemmel bir şekilde tanımlanmıştır – bunlar bizim iş hedeflerimizdir.
- Muhtemelen, bunlar öncü ve gecikmeli metriklerle nicelendirilmiştir.
Strateji yürütme sürecine uygulandığında boşluk analizinin adımları şunlardır.
| Analiz Adımı | Adım Açıklaması | Yazılım otomasyonu |
| 1. Boşluk Tanımlama. Hedefler ve durumları. Sorulacak soru: Şu anda neredeyiz? | Strateji haritasında bir hedef seçin. Mevcut durumu (göstergenin gerçek değeri) ve istenen durumu (göstergenin hedef değeri) karşılaştırmak için uyumlu göstergeleri kullanın. | Trafik ışıkları. BSC Designer’da otomatik uyarılar. |
| 2. Kök Neden Analizi. Boşluk analizi. Sorulacak soru: Boşluğun nedenleri nelerdir? | Boşluğun nedenlerini analiz edin (gerçek nedenleri bulmak için yeterince derin kazın). Gelecekteki incelemeler için bir kayıt tutmak üzere bulgularınızı not edin. | Bulgularınızı bir balık kılçığı diyagramına yerleştirin. BSC Designer’da ayrı bir harita kullanın. |
| 3. İyileştirme planı. Düzeltici eylemler. Sorulacak soru: Nasıl geliştirebiliriz? | Bir yanıt planı tanımlayın. Strateji haritası için yeni bir hedef oluşturun veya bir girişim ekleyin. | Strateji haritasına yeni hedefler ekleyin. Bir OKR çerçevesi kullanın. |
Daha Az Beklenen Boşluklara Odaklanarak Gap Analizi Yapın
Değişen iş ortamında, her zaman çok fazla boşluk bulunur. Daha az beklenen olanlara odaklanın.
Örneğin:
- Brezilya Portekizcesi konuşan potansiyel müşteri sayısı beklenenden %7 daha fazla – bu sürpriz değil, çünkü ürün tamamen Portekizceye yerelleştirildi ve orada yerel bir ekibimiz de var.
- Japonca konuşan potansiyel müşteri sayısı beklenenden %7 daha fazla – bu bizim için tamamen beklenmedik bir durumdu, bu yüzden burada odaklanmalı ve nedenlerini analiz etmeliyiz.
Kötü Haber Yanlılığı
İnsan doğamız gereği, olumlu değişiklikleri kendi eylemlerimize ve olumsuz değişiklikleri rastgele dalgalanmalara atfetme eğilimindeyiz.
Örneğin:
- Ürün satışları beklenenden %10 daha fazla arttı! Harika bir iş çıkardınız! (Evet, ama %15 genel pazar büyümesini unuttuk.).
- Görünüşe göre ziyaretçiler web sitemize %5 daha az sıklıkla dönüyor. Bu sadece mevsimsel dalgalanmalar. (Muhtemelen değil, ama bunu kesin olarak söylemek için verilere ihtiyacımız var).
Kötü haber yanlılığı için evrensel bir çözüm yoktur – ekibinizi gerçek hikayeye ulaşmak için yeterince derinlemesine araştırma yapmaları konusunda eğitin.
Düzeltici Eylemleri Planlama
Düzeltici eylemler, uygulama kapsamlarına göre farklılık gösterebilir:
- Bazı iyileştirme fikirleri strateji haritanızda yeni hedefler haline gelebilir,
- Bazıları ise daha çok operasyonel nitelikte olabilir – haritadaki hedefler için yeni girişimler.
Düzeltici eylemleri planlarken, geçmiş performansın arkasındaki gerekçeler ve yeni yaklaşım hakkındaki beklentiler gibi boşluk analizinin bulgularını not alın.
Herhangi bir planlama gibi, eğer:
- Uygulama için bir son tarih varsa
- Revizyon planlanmışsa
- Sorumlu bir kişi atanmışsa
Boşluk analizinin bulgularını ele almak için iyi bir çerçeve OKR çerçevesidir.
Boşluğu Belirleme. Çerçevelerin Rolü.
Başlangıçta, doğru bir şekilde tanımlanmış ve hiyerarşik dağılımı yapılmış stratejiye uygulanan boşluk analizini tartışacağımız konusunda anlaştık. Peki ya strateji henüz tamamen formüle edilmemişse?
Bu durumda, SWOT, MBO, 7-S, Balık Kılçığı, PESTEL, Burke-Litwin Modeli, Üç Ufuk ve Nadler-Tushman gibi diğer çerçevelerle birlikte boşluk analizi, strateji hakkındaki düşünceleri şekillendirmeye yardımcı olacaktır. Bu, Stratejik Planlama makalesinde konuştuğumuz konudur (bkz. adım 2).
Stratejik planlama için çerçeveler ekosisteminde, Boşluk Analizi strateji analizi (boşluğu tespit etme) ve strateji tanımı (boşluğun arkasındaki gerekçeyi formüle etme ve yanıt stratejisini belirleme) rollerini birleştirir.
Ayrıştırma yöntemi ile ilgili olarak, boşluğu “önce” ve “sonra” durumları veya “beklenen” ve “gerçek” durumlar aracılığıyla, zamanı bir ayrıştırma faktörü olarak kullanarak yorumlayabiliriz.
Hangi Fark Öncelik Olmalı? Farkların Normalizasyonu.
Performans farkları farklıdır… diyelim ki “eğitim saatleri” göstergesi ve “bildirilen kıl payı atlatılan olaylar” göstergelerine bakıyoruz:
- Eğitim saatleri. Gerçek değer: 5 saat; hedef değer 8 saat; 3 saat fark.
- Bildiren kıl payı atlatılan olaylar. Gerçek değer: 2 kıl payı atlatılan olay bildirildi. Hedef değerler: yeşil bölge 3 ile 6 rapor arasında; kırmızı bölge 3 rapordan az veya 6 rapordan fazla ise. 1 kıl payı atlatılan olay raporu farkı.
Bu iki farkı nasıl karşılaştırabiliriz? Hangisi daha önemli? 3 saatlik fark mı yoksa 1 kıl payı atlatılan olay raporu mu? Bu ikisini hemen karşılaştıramayız. Önce normalleştirmemiz gerekiyor.
Normalizasyon sırasında, farklı performans fonksiyonları kullanabiliriz:
- Eğitim saatleri göstergesi için, performans fonksiyonu lineer olabilir (daha fazla eğitim daha iyidir).
- Kıl payı atlatılan olaylar için, sinüs performans fonksiyonunu kullanabiliriz – çok az rapor, insanların kıl payı atlatılan olay raporlamayı ciddiye almadığı anlamına gelir, çok fazla rapor ise güvenlikle ilgili kronik sorunlar olduğunu gösterir
Normalizasyondan sonra, verileri doğru bir şekilde nasıl yorumlayacağımızı biliriz. KPI’larınız için otomasyon yazılımı kullanıyorsanız, o sizin için tüm hesaplamaları yapar ve sadece ilerleme rakamlarını, trafik ışıkları veya ilgili gösterge diyagramını gösterir. Normalizasyonu manuel olarak yapmanıza gerek yoktur.
Boşluk analizinin örneği
Bu makalenin fikirlerini bazı gerçek örneklerle açıklayalım. Bu amaçla bir güvenlik stratejisi skor kartı kullanacağım. BSC Designer’a ücretsiz bir planla kaydolduğunuzda bu skor kartı şablonunu diğer şablonlar arasında bulabilirsiniz.
Adım 1. Boşlukların Belirlenmesi
Haritaya bakalım. Boşlukları görsel olarak belirlemek için gerekli tüm bilgileri içerir. Göstergelerin yanındaki trafik ışıklarına veya performans ölçüm grafikleri ile boşlukları kolayca bulabiliriz.
Boşlukları belirlemenin bir başka yolu:
Göstergeler için trafik ışıkları kullan
KPİ’lar sekmesindeki bireysel göstergelere bakın. Tablonun sütunları özelleştirilebilir. Örneğin, performans rakamları ve trafik ışıkları içeren sütun, zayıf performans gösteren göstergeleri bulmamıza yardımcı olacaktır.
Analiz Fonksiyonunu Kullan
Performans boşluklarını bulmanın daha sağlam bir yolu, Analiz sekmesine geçmek ve mevcut değerler ile beklenen hedef değer arasındaki en büyük farkları belirlemek için “ilerleme” veya “en büyük kazanç/kayıp” analizini kullanmaktır.
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. Uyarı Fonksiyonunu Kullan
Uyarı fonksiyonunu, kırmızı bölgede olan KPI’lar hakkında otomatik bildirimler ayarlamak için kullanabilirsiniz. Bu şekilde, en önemli boşlukları otomatik olarak öğrenirsiniz.
Bu örnek için, “Gerçek Davranışta Güvenliği Uygulama” hedefine odaklanalım. Gecikmeli performansının kırmızı bölgede olduğunu fark etmiş olabiliriz.
Adım 2. Kök-Neden Analizi
Hedefin gecikmeli performansına katkıda bulunan iki gecikmeli göstergeye baktığımızda, farkın nedeninin beklediğimizden daha az ramak kala olayının bildirilmiş olması olduğunu görebiliriz. Bu yıl, ramak kala raporlarının %30 azaldığını fark ettik, oysa güvenlik kazalarının sayısı aynı kaldı.
Daha seyrek raporlama nedenlerini analiz etmemiz gerekiyor. Bu durumda, ilgili paydaşlarla konuşarak neyin yanlış gittiğini ve ramak kala olaylarının neden rapor edilmediğini öğrenebiliriz:
- İnsanlar ne yapmaları gerektiğini biliyor mu?
- Ramak kala olayının ne olduğunu biliyorlar mı?
- Nasıl raporlama yapacaklarını biliyorlar mı?
- Raporlarının nasıl kullanılacağını (ve kullanılmayacağını) biliyorlar mı?
Analiz, sorunun ramak kala raporlamasıyla ilgili genel farkındalıkta olduğunu göstermektedir.
Adım 3. İyileştirme Planı
Kök neden analizi, ekibin yakın tehlikeleri nasıl ve ne zaman raporlayacağı konusunda yeterince bilgilendirilmediğini gösterdi.
- Haritada zaten “güvenlik farkındalığı” amacı var, bu yüzden yeni bir hedef oluşturmaya gerek yok. Bunun yerine, bu hedefe yeni bir girişim ekleyebiliriz.
Girişim, analizimizin detaylarını, yanıt eylemi (güvenlik farkındalığı eğitimi) ve ihtiyaç duyulan bütçeyi içerecektir.
kayıt olun ve 31 skor kartı ve KPI şablonlarına ulaşın. Ad: Güvenlik farkındalığı eğitimi
Gerekçe: Bu yıl, yakın tehlike raporlarında %30 azalma fark ettik, ancak güvenlik kazalarının sayısı aynı kaldı. Muhtemelen, ekibimiz yakın tehlikeleri raporlama konusunda o kadar ciddi değil.
Düzeltici eylem: Gerçek vakalara dayalı güvenlik farkındalığı eğitimi düzenleyin.
Beklenen iyileştirme:
— Önümüzdeki 3 ay içinde yakın tehlike raporlarının sayısında %15 artış;
— 12 aylık bir dönemde güvenlik kazalarının sayısında %5 azalma.
Bütçe: $12000
Zaman Çerçevesi: 2 ay
Ek olarak, KPI’lar sekmesine geçebilir ve bir sonraki inceleme dönemi için göstergenin hedeflerini güncellemek için değerler düzenleyicisini kullanabiliriz.
Güvenlik farkındalığı eğitiminin etkisini daha görsel hale getirmek için bir panel oluşturabilir ve “raporlanan yakın tehlikeler” göstergesini oraya yerleştirebiliriz.
Özet
Bu makalede, strateji uygulama incelemesine boşluk analizini nasıl uygulayacağımızı tartıştık. İşte bazı önemli fikirler:
- Strateji haritanızı hazırlayın – amaçları öncü ve gecikmeli metriklerle nicelendir
- Boşlukları bulun – mevcut değer ile hedef arasındaki önemli farklılıklara sahip göstergelere bakın (örneğin, kırmızı bölgede olan göstergeler)
- Boşlukların nedenlerini analiz edin, bu nedenleri not alın ve bir sonraki incelemede bunlara geri dönün
- Bir yanıt planı hazırlayın
- Son olarak, ama en az değil – boşluk analizinin adımlarını otomatikleştirmek için BSC Designer gibi strateji uygulama yazılımı kullanın
Alexis Savkin, Kıdemli Strateji Danışmanı ve Kurumsal Karne platformu BSC Designer’ın CEO’sudur. Uygulamalı matematik ve bilgi teknolojileri alanında geçmişiyle birlikte, alanda 20 yılı aşkın deneyime sahiptir. Alexis, “Strateji Uygulama Sistemi”nin yazarıdır. Strateji ve performans ölçümü üzerine 100’den fazla makale yayımlamış, sektör etkinliklerinde düzenli olarak konuşmalar yapmaktadır ve çalışmaları sıklıkla akademik araştırmalarda kaynak gösterilmektedir.