ตัวอย่างของการนำเสนอแผนยุทธศาสตร์ในรูปแบบ ‘ยุทธศาสตร์ในหน้าเดียว’

ในเส้นทางสู่การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล เริ่มต้นด้วยการทำให้การนำเสนอและการอภิปรายยุทธศาสตร์ของทีมคุณเป็นดิจิทัล

คุณนึกถึงอะไรเมื่อได้ยินคำว่า “การนำเสนอยุทธศาสตร์”? ในกรณีส่วนใหญ่ คำตอบคือ “สไลด์การนำเสนอที่น่าเบื่อ” คุณสามารถทำได้ดีกว่าด้วยแผนที่ยุทธศาสตร์และซอฟต์แวร์การวางแผนยุทธศาสตร์เฉพาะทาง ในบทความนี้เราจะแบ่งปันคำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการย้ายจากสไลด์ไปยังซอฟต์แวร์มืออาชีพสำหรับการนำเสนอยุทธศาสตร์ที่มีประสิทธิภาพ

การนำเสนอยุทธศาสตร์คืออะไร?

เป็นวิธีการเล่า เรื่องราวเกี่ยวกับยุทธศาสตร์ เรื่องราวจะเป็นแบบใด? ขึ้นอยู่กับว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายและข้อความที่ต้องการสื่อคืออะไร…

• สตาร์ทอัพ นำเสนอแผนการตลาดให้กับนักลงทุนที่มีศักยภาพ
• องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร แบ่งปันเรื่องราวของตนกับชุมชนและผู้บริจาคทางการเงิน
• บริษัทขนาดเล็กและกลางจะใช้นำเสนอยุทธศาสตร์เพื่อให้ทุกคนได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น
• องค์กรขนาดใหญ่จะทำนำเสนอยุทธศาสตร์เพื่อประสานความพยายามของหน่วยงานต่างๆ รอบยุทธศาสตร์ที่สอดคล้องกัน

ในอุดมคติ ควรมีการ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น กับผู้เข้าร่วม

ท้ายที่สุดแล้ว กลุ่มเป้าหมายของการนำเสนอควรได้รับสิ่งที่สามารถนำไปใช้ในยุทธศาสตร์และการดำเนินงานประจำวันของตนได้

วิธีการแบบเดิม: นำเสนอยุทธศาสตร์บนสไลด์

นี่คือวิธีการคลาสสิกในการออกแบบการนำเสนอยุทธศาสตร์:

• สร้างสไลด์ที่ดูน่าสนใจ
• อธิบายข้อความที่คุณมุ่งเน้น
• เพิ่มแผนภูมิที่สนับสนุนข้อความ
• เล่าเรื่องราวทีละสไลด์
• ทำการถามตอบในตอนท้าย

การนำเสนอยุทธศาสตร์ลักษณะนี้ไม่ค่อยได้ใช้ภายนอกห้องประชุมคณะกรรมการ งานยุทธศาสตร์จริงเกิดขึ้นในสเปรดชีต Excel หลายแผ่น

สถานการณ์ในอุดมคติ: นำเสนอโดยตรงในซอฟต์แวร์วางแผนยุทธศาสตร์

ในระหว่างการทรานส์ฟอร์เมชันดิจิทัล องค์กรหลายแห่งได้ย้ายกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับยุทธศาสตร์จากสเปรดชีตไปยังซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ทำให้สามารถมีการนำเสนอยุทธศาสตร์ที่ดีขึ้นโดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากในการเตรียมการ

สถานการณ์ในอุดมคติ คือการทำการนำเสนอโดยตรงในซอฟต์แวร์วางแผนยุทธศาสตร์เฉพาะทางโดยใช้สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ที่มีข้อมูลจริง

นี่คือประโยชน์หลักของวิธีการนี้:

• แผนที่ยุทธศาสตร์เป็นเครื่องมืออธิบายยุทธศาสตร์ที่ได้รับการยอมรับ และมืออาชีพด้านธุรกิจส่วนใหญ่จะสามารถ “อ่าน” แผนที่นั้นได้
• ไม่จำเป็นต้องสร้างสไลด์ – แผนที่ยุทธศาสตร์คือสไลด์ที่สำคัญที่สุดของคุณและถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
• ไม่จำเป็นต้องเพิ่มกราฟิก – เพียงใช้แดชบอร์ดที่คุณใช้เป็นประจำสำหรับงานยุทธศาสตร์จริง
• ตรรกะของการพูดของคุณจะสอดคล้องกับตรรกะของแผนที่ยุทธศาสตร์โดยธรรมชาติ
• ข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถนำไปใช้ได้ทันทีหรือรวบรวมโดยอัตโนมัติ

หลายองค์กรยังไม่ได้ปลดล็อกศักยภาพเต็มที่ของเครื่องมือการดำเนินการยุทธศาสตร์ – พวกเขายังคงขอให้ผู้จัดการ:

• สกัดข้อมูลและกราฟิกที่จำเป็นออกจากซอฟต์แวร์,
• นำเสนอในสไลด์,
• ทำการนำเสนอ, และ
• ประมวลผลข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงานด้วยตนเอง.

การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมสู่การนำเสนอยุทธศาสตร์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้านล่างนี้ เราจะพูดคุยเกี่ยวกับเทคนิคเฉพาะบางอย่างเพื่อทำให้นำเสนอยุทธศาสตร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยซอฟต์แวร์การวางแผนยุทธศาสตร์

แผนที่ยุทธศาสตร์คือสไลด์หลักของการนำเสนอยุทธศาสตร์ของคุณ

แผนที่ยุทธศาสตร์เป็นภาพเชิงภาพที่ซอฟต์แวร์ดำเนินการยุทธศาสตร์ สร้างและอัปเดตโดยอัตโนมัติ โดยใช้ข้อมูลเกี่ยวกับเป้าหมาย ตัวชี้วัด และโครงการของคุณ

การนำเสนอยุทธศาสตร์คือการ “อ่าน” แผนที่ยุทธศาสตร์อย่างถูกต้อง:

• เริ่มด้วยภาพรวมโดยเฉพาะหากบริษัทของคุณใหม่สำหรับผู้เข้าร่วม พูดถึงพันธกิจ วิสัยทัศน์ ค่านิยม ธีมยุทธศาสตร์ และยุทธศาสตร์โดยรวมขององค์กร
• อธิบายว่ายุทธศาสตร์มี ตัวขับเคลื่อน และ ผลลัพธ์ ที่คุณต้องการบรรลุ
• มุมมองด้านกระบวนการภายใน และ มุมมองด้านการเรียนรู้ เป็นตัวขับเคลื่อนหรือปัจจัยสนับสนุนของยุทธศาสตร์
• มุมมองด้านลูกค้า และ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คือผลลัพธ์ที่ต้องการ
• สีของเป้าหมายในแผนที่สอดคล้องกับธีมยุทธศาสตร์ที่เป้าหมายนั้นอยู่
• พูดถึง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง และความสนใจของพวกเขา

ปฏิบัติตามตรรกะของแผนที่ยุทธศาสตร์เพื่อดำเนินการนำเสนอต่อ:

• คำถามที่กำหนดไว้ในคำอธิบายของแต่ละมุมมองจะเป็นจุดเริ่มต้นของคุณ

บนแผนที่ยุทธศาสตร์ที่ออกแบบมาอย่างถูกต้อง ภาพรวมของยุทธศาสตร์ควร แบ่งย่อยเป็นเป้าหมายย่อยเล็ก ๆ และเป็นอิสระจากกัน ซึ่งสามารถวัดได้ด้วยคุณค่าที่สร้างให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• เป้าหมายย่อย คือรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าบนแผนที่
• เส้นเชื่อมระหว่างเป้าหมายอธิบาย ตรรกะเหตุและผล
• ตัวชี้วัดแสดงให้เห็นว่าคุณค่าที่สร้างให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ถูกวัดผลอย่างไร

สำรวจเป้าหมายที่ต้องการความสนใจเป็นพิเศษในรายละเอียด:

• เป้าหมายถูกวัดผลอย่างไร?
• ความก้าวหน้าปัจจุบันเป็นอย่างไร?
• มีความเสี่ยงใดบ้างที่ถูกระบุ?
• มีแผนปฏิบัติการอะไรบ้าง?
• มีสมมติฐานอะไรที่คุณจะทดสอบในการดำเนินงาน?

ฟีเจอร์ระบบอัตโนมัติจะช่วยทำให้เรื่องราวน่าสนใจยิ่งขึ้น:

• พับ/ขยายบางส่วนของแผนที่
• สลับไปที่ แดชบอร์ด เพื่อดูแนวโน้มและกราฟสำหรับ KPI ที่สำคัญที่สุด
• เพิ่ม แผนภูมิแกนต์ ลงในแดชบอร์ดเพื่อแสดงภาพโครงการ การเชื่อมโยงระหว่างกัน และไทม์ไลน์โดยรวมของยุทธศาสตร์
• สลับไปที่ KPI เพื่อสนับสนุนข้อโต้แย้งของคุณด้วย ข้อมูลสด
• คลิกที่ความเสี่ยงเพื่อดูคำจำกัดความของความเสี่ยง และแผนการลดความเสี่ยงที่แนะนำ
• เปิดโครงการเพื่อดูงบประมาณ ไทม์ไลน์ และรายละเอียดอื่น ๆ ของแผนปฏิบัติการของคุณ

หากคุณเพิ่งเริ่มทำงานเกี่ยวกับยุทธศาสตร์ของคุณ เครื่องมือ คะแนนยุทธศาสตร์ ที่ขับเคลื่อนด้วยเอไอจะช่วยสร้างแผนที่ยุทธศาสตร์ตามมาตรฐานอุตสาหกรรมล่าสุด โดยรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

คุณไม่ได้จำกัดไว้เพียงแค่แผนที่เดียวเท่านั้น!

แผนที่กระบวนการ

ตัวอย่างเช่น ในสกอร์การ์ดสำหรับนวัตกรรม เราใช้ แผนที่กระบวนการ เพื่อแสดงกระบวนการที่สำคัญในการยุทธศาสตร์นวัตกรรม นั่นเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงให้เห็นว่าค่าถูกสร้างขึ้นในองค์กรของคุณอย่างไร

ภาพรวมแผนที่

เมื่อคุณทำการนำเสนอสำหรับสาธารณชนทั่วไป คุณสามารถสร้างแผนที่ยุทธศาสตร์ ภาพรวม ที่ไม่ต้องมีรายละเอียดมากเกินไป – เพียงแค่มุมมองสำคัญและเป้าหมายภายในเท่านั้น

ปรึกษาข้อมูลพื้นฐานเพื่อตอบคำถามที่ยาก

ระหว่างการนำเสนอยุทธศาสตร์ คุณอาจมีคำถามที่ซับซ้อนบางอย่าง…

เรากำลังดูข้อมูลใหม่หรือไม่? ข้อมูลนี้อัปเดตครั้งล่าสุดเมื่อใด?

ในแท็บ KPIs เปลี่ยนการดูเป็น อัปเดต ตารางด้านล่างจะแสดงว่าตัวชี้วัดอัปเดตครั้งล่าสุดเมื่อใดและมีตารางการอัปเดตอย่างไร

เราได้ตัวเลขสำหรับตัวชี้วัดนี้มาได้อย่างไร?

คำตอบนี้มักจะถูกเขียนในช่องคำอธิบายของตัวชี้วัด สำหรับเป้าหมายระดับสูงที่คำนวณโดยใช้ค่าของตัวชี้วัดอื่น ให้เปลี่ยนไปที่มุมมอง การคำนวณ ในแท็บ KPIs ซึ่งจะแสดงสูตรที่ใช้สำหรับตัวชี้วัด

อะไรคือเหตุผล/บริบทที่อยู่เบื้องหลังเป้าหมายนี้?

เหตุผลสามารถสอดคล้องกับเป้าหมายหรือตัวชี้วัดผ่านทางหน้าต่างโครงการได้

สำหรับข้อมูลบริบททั่วไปเพิ่มเติม ใช้ปุ่ม ประวัติการเปลี่ยนแปลง ที่มีให้สำหรับเป้าหมาย ตัวชี้วัด และโครงการ ซึ่งสามารถแสดงได้ เช่น ที่มาของเป้าหมายบางประการคือการวิเคราะห์ PESTEL หรือ SWOT ที่ดำเนินการไว้ก่อนหน้านี้ หรือว่าเป้าหมายเคยถูกกำหนดในวิธีที่แตกต่างกัน

เราตัดสินใจทำอะไรเกี่ยวกับเป้าหมายนี้ในการประชุมครั้งล่าสุด?

ความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมการนำเสนอสามารถจดบันทึกได้ทันที ในการประชุมยุทธศาสตร์ครั้งถัดไป คุณสามารถตรวจสอบความคิดเห็นเหล่านี้ผ่านการดู โครงการ ในแท็บ KPIs

เป้าหมายนี้มีส่วนช่วยในการดำเนินยุทธศาสตร์โดยรวมอย่างไร?

เมื่อมีการเชื่อมโยงสกอร์การ์ดสองใบด้วยข้อมูล ซอฟต์แวร์จะสร้างตัวชี้วัดที่นำเข้า ไปที่แท็บข้อมูลเพื่อดูแหล่งข้อมูลและต้นไม้ของการพึ่งพา เปิดสกอร์การ์ดสนับสนุนหากจำเป็น

ใครเป็นผู้แนะนำเป้าหมายนี้ เปลี่ยนเป้าหมาย เพิ่มโครงการ…?

เป้าหมายและโครงการทั้งหมดในซอฟต์แวร์มีผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้ ด้วย ร่องรอยการตรวจสอบ ผู้ใช้สามารถดูประวัติของรายการต่าง ๆ รวมถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ เช่น การอัปเดตค่า เป้าหมาย และการเพิ่มโครงการ

การนำเสนอได้ทุกที่

บางครั้ง คำถามที่น่าสนใจเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้อยู่ในห้องประชุม ไม่มีแล็ปท็อป ไม่มีสไลด์ มีแค่สมาร์ทโฟน

ใน BSC Designer โหมดการนำเสนอจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติบนหน้าจอขนาดเล็ก มันจะซ่อนการควบคุมที่ไม่จำเป็นทั้งหมด ช่วยให้คุณนำทางข้ามแผนที่ยุทธศาสตร์และแดชบอร์ดได้อย่างง่ายดาย

เขียนข้อเสนอแนะทันที

ส่วนที่มีค่าสูงสุดของการนำเสนอยุทธศาสตร์ใด ๆ คือการอภิปรายที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น ประโยชน์ที่ยอดเยี่ยมของการใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนยุทธศาสตร์ในการนำเสนอคือความสามารถในการจดบันทึกความคิดเห็นที่มีค่าเหล่านั้นลงในสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์โดยตรง

แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับค่าของ KPIs

อาจมีการอภิปรายที่น่าสนใจเกี่ยวกับ KPIs บางตัว

• ทำไมค่าถึงลดลงหรือเพิ่มขึ้นอย่างกะทันหันมากกว่าที่คาดไว้?
• เราจะทำอะไรได้บ้างเพื่อให้ KPI หลุดจากเขตสีแดง?

จดบันทึกข้อค้นพบเหล่านั้นด้วยฟังก์ชันความคิดเห็นสำหรับค่าของ KPI.

แก้ไขแผนที่แบบทันที

นำแนวคิดไปใช้บนแผนที่ยุทธศาสตร์ได้ทันที – สร้างเป้าหมายใหม่ ตัวชี้วัด สมมติฐาน ความเสี่ยง หรือโครงการ

ช่องทางเฉพาะสำหรับแนวคิดใหม่

ใน การเปลี่ยนแปลง การมีช่องทางเฉพาะสำหรับแนวคิดใหม่เป็นสิ่งสำคัญ ยุทธศาสตร์ก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น สมาชิกในทีมของคุณสามารถส่งแนวคิดของตนไปยังอีเมลเฉพาะ ซอฟต์แวร์จะแปลงอีเมลเป็นโครงการและบันทึกลงในสกอร์การ์ดพิเศษที่เรียกว่า แนวคิดสำหรับยุทธศาสตร์

เปลี่ยนแปลงยุทธศาสตร์อย่างยืดหยุ่น

การนำเสนอทั่วไปเป็นเอกสารที่ไม่เปลี่ยนแปลง แต่ยุทธศาสตร์จริงไม่ใช่เช่นนั้น ด้วยซอฟต์แวร์เฉพาะทางอย่าง BSC Designer คุณสามารถขอให้ผู้วางกลยุทธ์หลักทำการเปลี่ยนแปลงยุทธศาสตร์ได้ทันที

น่าทึ่งที่ได้เห็นคนทำงานบนยุทธศาสตร์พร้อมกัน เพิ่มสมมติฐานใหม่ ๆ แบ่งเป้าหมายที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนที่จับต้องได้มากขึ้น

ทำให้เอกสารและการติดตามเป็นอัตโนมัติ

ก่อนการนำเสนอ ผู้เข้าร่วมคาดหวังว่าจะมีเอกสารแจก การพิมพ์เอกสารดูเหมือนจะไม่ใช่ความคิดที่ยั่งยืน แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ส่งลิงก์ไปยังสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ที่คุณจะพูดคุย เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถติดตามและเจาะลึกข้อมูลที่พวกเขาสนใจได้

หลังการนำเสนอด้านยุทธศาสตร์ คุณสามารถส่งอีเมลติดตามผลได้ เพื่อแสดงประเด็นบางอย่าง คุณสามารถเพิ่ม ลิงก์ตรง ไปยัง KPIs, เป้าหมาย หรือโครงการเฉพาะได้

หากคุณต้องการเอกสารอย่างเป็นทางการที่มีเป้าหมาย, KPIs และแผนที่ยุทธศาสตร์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน รายงาน ดูตัวอย่างเช่น รายงาน แผนยุทธศาสตร์

การนำเสนอยุทธศาสตร์แบบสั้น

Pecha Kucha เป็นรูปแบบการนำเสนอที่มาจากประเทศญี่ปุ่น คุณมี 20 สไลด์ และแต่ละสไลด์จะแสดงเพียง 20 วินาทีเท่านั้น รูปแบบการนำเสนอแบบนี้เป็นที่รู้จักกันว่าเป็นผู้ทำลายสไลด์ PowerPoint ที่น่าเบื่อ

ยุทธศาสตร์ขององค์กรเป็นเรื่องที่ซับซ้อน – โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละทีมกำลังนำเสนอส่วนของยุทธศาสตร์ของตนเอง

แม่แบบการนำเสนอยุทธศาสตร์

นี่คือแม่แบบสำหรับการนำเสนอยุทธศาสตร์แบบสั้นในสไตล์ Pecha Kucha

สรุป

นี่คือประโยชน์ทั่วไปของการนำเสนอยุทธศาสตร์โดยตรงในซอฟต์แวร์การวางแผนยุทธศาสตร์:

• ไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม จากทีมของคุณ – คุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในซอฟต์แวร์แล้ว ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการทำสไลด์
• การนำเสนอจะ มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อเทียบกับการนำเสนอแบบดั้งเดิม – คุณจะแสดงข้อมูลใหม่ เจาะลึกในรายละเอียดสนับสนุนและข้อมูลเชิงบริบท และสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงและแนวคิดเข้าสู่สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ได้โดยตรง
• สามารถทำได้ทุกเมื่อ โดยส่วนใหญ่คุณจะหยุดเรียกมันว่าการนำเสนอยุทธศาสตร์ มันจะเป็นเพียงการประชุมง่าย ๆ ที่คุณพูดคุยเกี่ยวกับยุทธศาสตร์อย่างมีระเบียบวินัย
• แทนที่จะใช้ เอกสาร ผู้เข้าร่วมจะมีลิงก์ไปยังสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์; ในบันทึกติดตามผล คุณสามารถอ้างอิงถึงเป้าหมายเฉพาะ, KPIs, หรือโครงการได้
• ไม่มีช่องว่างระหว่างการนำเสนอและการทำงานจริง – คุณจะใช้แพลตฟอร์มเดียวกันสำหรับการนำเสนอที่คุณใช้ในการจัดการ KPIs และเป้าหมายทุกวัน

Alexis Savkín

Alexis Savkin เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ โดยมี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาช่วยให้องค์กรต่าง ๆ แปลงยุทธศาสตร์ให้เป็นวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ KPI และโครงการ Alexis เป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็น วิทยากรประจำ