การปรับปรุงความร่วมมือเชิงกลยุทธ์และการกำกับดูแลผลการดำเนินงานในองค์กรไม่แสวงหากำไรด้านการกุศล

กรณีศึกษานี้แสดงให้เห็นว่าองค์กรไม่แสวงหากำไรที่มีจิตสาธารณะเสริมสร้างการประสานงานภายใน ความโปร่งใส และความรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานระหว่างแผนกและศูนย์บริการต่าง ๆ ได้อย่างไร โดยใช้ BSC Designer

ภาพรวมองค์กร

องค์กรดำเนินโครงการการให้ทุนสนับสนุนและการพัฒนาชุมชน รวมถึงบริหารศูนย์บริการผู้บริจาคในหลายภูมิภาค โครงสร้างภายในประกอบด้วยหน่วยงานหลักดังนี้:

• มุมมองด้านการเงิน
• ทรัพยากรบุคคล
• เทคโนโลยีสารสนเทศ
• ความเป็นเลิศของสถาบัน
• ยุทธศาสตร์และหน่วยงานความรู้
• การสื่อสารและการมีส่วนร่วมกับสาธารณะ
• บริการงานธุรการ

นอกเหนือจากหน้าที่หลัก องค์กรยังดำเนินงานศูนย์บริการผู้บริจาคในภูมิภาคต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนความต้องการของชุมชน การมีส่วนร่วมของผู้บริจาค และการประสานงานโครงการการกุศล

มูลนิธิทำงานร่วมกับเครือข่ายผู้รับประโยชน์และผู้บริจาค ครอบคลุมทุกภูมิภาคของซาอุดีอาระเบีย และรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานกับประเทศในกลุ่ม GCC

ทำไมต้องมีการวางแผนยุทธศาสตร์เพื่อสนับสนุนการเติบโตและความสม่ำเสมอ

เมื่อองค์กรขยายโครงการให้ทุนและกิจกรรมในระดับภูมิภาคมากขึ้น ความสำคัญในการสร้างความสม่ำเสมอในการตีความและติดตามวัตถุประสงค์เชิงยุทธศาสตร์จึงเพิ่มสูงขึ้น หน่วยงานแต่ละแห่งใช้วิธีการประเมินที่แตกต่างกัน ซึ่งส่งผลให้ยากต่อการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานหรือสร้างความสอดคล้องในการปรับปรุงในแต่ละภูมิภาค

ดังนั้นองค์กรจึงมีเป้าหมายที่จะ:

• รวมทิศทางยุทธศาสตร์ – ให้มั่นใจว่าหน่วยงานปฏิบัติการทั้งหมดดำเนินงานตามลำดับความสำคัญเชิงยุทธศาสตร์ร่วมกัน
• ปรับปรุงการมองเห็นผลการดำเนินงาน – เปิดโอกาสให้มีการประเมินความคืบหน้าในด้านทุนสนับสนุน การดำเนินงาน และการมีส่วนร่วมของผู้บริจาคอย่างชัดเจนและเปรียบเทียบได้
• รักษาบริบทเชิงยุทธศาสตร์ – ให้มั่นใจว่ามาตรวัดผลการดำเนินงานสะท้อนถึงพันธกิจ ไม่ใช่เพียงเป้าหมายเชิงตัวเลขที่แยกออกมา

“ในฐานะองค์กรไม่แสวงหากำไร การจัดการยุทธศาสตร์และผลการดำเนินงานของเราอย่างมีประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญในการเพิ่มผลกระทบสูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสถาบันที่ให้ทุนสนับสนุนอย่างเรา ซึ่งความโปร่งใสและความสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์เป็นสิ่งสำคัญ”

วิธีการนำบาลานซ์ สกอร์การ์ดไปใช้โดยใช้ BSC Designer

องค์กรได้เลือกใช้ BSC Designer เป็นแพลตฟอร์มกลางสำหรับการจัดโครงสร้างเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน แดชบอร์ด และเอกสารประกอบการสนับสนุนต่าง ๆ ยุทธศาสตร์ได้ถูก ถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติลงในสกอร์การ์ด ที่สอดคล้องกับแต่ละฝ่ายงานและศูนย์บริการผู้บริจาคในแต่ละภูมิภาค หน่วยงานปฏิบัติการแต่ละหน่วยได้ดูแลสกอร์การ์ดของตนเองที่สอดคล้องกับกรอบยุทธศาสตร์ระดับสูง ส่งผลให้มีสกอร์การ์ดประมาณ 200 รายการภายในองค์กรทั้งหมด

แนวทางปฏิบัติสำคัญ ได้แก่:

• การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติลงในสกอร์การ์ด – ยุทธศาสตร์ระดับสูงที่สอดคล้องกันควบคู่กับการแปลความหมายในเชิงปฏิบัติระดับท้องถิ่น
• แดชบอร์ดมาตรฐาน – การใช้แดชบอร์ดระหว่างการตรวจสอบผลการดำเนินงานตามรอบที่กำหนด เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบได้อย่างสม่ำเสมอ
• การเข้าถึงตามบทบาท – มีผู้ใช้ประมาณ 150 คนที่มีส่วนร่วมกับแพลตฟอร์มนี้ บางส่วนอัปเดตเป้าหมายและตัวชี้วัด ในขณะที่บางส่วนตรวจสอบผลลัพธ์ในโหมดผู้ใช้ดูอย่างเดียว
• มุมมองรายงานที่ยืดหยุ่น – ผู้ใช้สามารถสลับระหว่างรอบรายงาน เช่น รายไตรมาสและครึ่งปี ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาการตรวจสอบ
• เอกสารสนับสนุนที่เป็นหนึ่งเดียว – เอกสารประกอบและแนวทางเชิงระเบียบวิธีถูกจัดเก็บไว้ภายในสกอร์การ์ด และใช้เป็นหลักฐานเมื่อมีการอัปเดต KPIs
• มาตราส่วนการให้คะแนนแบบกำหนดเอง – ใช้มาตราส่วนเชิงคุณภาพ (แย่ / ปานกลาง / ดี / ดีเยี่ยม) ในกรณีที่การวัดด้วยตัวเลขไม่เหมาะสม

“BSC Designer ช่วยให้เราจัดโครงสร้างยุทธศาสตร์ กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน และมอบหมายความรับผิดชอบในแต่ละทีม แพลตฟอร์มนี้ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่น แม้แต่บุคลากรที่ไม่มีพื้นฐานด้านเทคนิคก็สามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ”

ตรวจสอบความสอดคล้องกับข้อกำหนดของ RBM (การจัดการเชิงผลลัพธ์)

พันธมิตรภายนอกขององค์กรบางรายเป็นหน่วยงานของสหประชาชาติและสถาบันอื่น ๆ ที่ใช้กรอบงาน การจัดการเชิงผลลัพธ์ (RBM) ดังนั้นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่สกอร์การ์ดภายในจะต้องสอดคล้องกับคำศัพท์และโมเดลเชิงตรรกะของ RBM โดยเฉพาะเมื่อมีการนำเสนอยุทธศาสตร์และความคืบหน้าต่อภายนอก

โดยใช้ฟังก์ชันการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติใน BSC Designer องค์กรสามารถรักษาความสอดคล้องระหว่าง:

• สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ภายใน – ใช้สำหรับการวางแผนและการดำเนินการ
• โครงสร้างรายงานที่สอดคล้องกับ RBM – ใช้สำหรับประสานงานกับพันธมิตรภายนอก

วิธีนี้ทำให้องค์กรสามารถสื่อสารผลลัพธ์และความคืบหน้าในรูปแบบที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ RBM คุ้นเคย โดยไม่จำเป็นต้องทำซ้ำกระบวนการจัดการข้อมูล

ติดตามความคืบหน้าทางยุทธศาสตร์ด้วย KPIs

KPIs ถูกใช้เพื่อวัดผลวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์โดยเฉพาะ สกอร์การ์ดและวัตถุประสงค์จัดโครงสร้างตรรกะเชิงยุทธศาสตร์ ขณะที่ KPIs วัดความคืบหน้าสู่เป้าหมายเหล่านั้น KPIs ที่เกี่ยวข้องประกอบด้วย:

• ประสิทธิภาพการใช้และความตรงเวลาของเงินทุน
• คะแนนความพึงพอใจของผู้บริจาคและผู้รับผลประโยชน์
• การพัฒนาและการเข้าร่วมอบรมของพนักงาน
• อัตราการนำบริการดิจิทัลมาใช้
• ตัวชี้วัดการบริหารจัดการและการปรับปรุงคุณภาพ

ตัวชี้วัดได้รับการอัปเดตเป็นระยะ และมีการบันทึกหลักฐานสนับสนุนโดยตรงในแพลตฟอร์ม สำหรับตัวชี้วัดหลักบางรายการ มีการกำหนดกรอบหลักฐานระบุเอกสารที่ต้องใช้เพื่อการตรวจสอบ ซึ่งช่วยให้การตรวจสอบภายในง่ายขึ้นและช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยืนยันความถูกต้องของผลการรายงาน

ผลกระทบของความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์และกรอบผลการดำเนินงาน

การนำไปใช้ได้นำไปสู่แนวปฏิบัติในการดำเนินงานที่ชัดเจนและสม่ำเสมอยิ่งขึ้นทั่วทั้งองค์กร:

• ความสอดคล้องของวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
• กระบวนการจัดทำรายงานที่มีความสม่ำเสมอยิ่งขึ้น
• การเก็บรักษาความรู้และเอกสารที่ดีขึ้น
• การมีส่วนร่วมที่สูงขึ้นในทุกแผนกและภูมิภาค
• ความสามารถที่ดีขึ้นในการนำเสนอยุทธศาสตร์และผลลัพธ์ต่อผู้บริจาคและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

“เราซาบซึ้งเป็นพิเศษกับความสามารถในการกระจายอำนาจการป้อนข้อมูล ในขณะที่ยังคงรักษาการควบคุมและการกำกับดูแล ซึ่งช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมในทุกแผนก”

ขณะนี้องค์กรดำเนินงานโดยมีกรอบผลการดำเนินงานร่วมกัน ที่สนับสนุนการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ความโปร่งใส และการตัดสินใจที่สอดคล้องกับพันธกิจ

จัดแนวกลยุทธ์ให้สอดคล้องทั่วทั้งองค์กรไม่แสวงหากำไรอย่างไร

การจัดแนวให้มีประสิทธิภาพช่วยให้ฟังก์ชันส่วนกลางและศูนย์ภูมิภาคตีความและนำเอาความสำคัญเชิงกลยุทธ์ไปใช้ได้อย่างสอดคล้องกัน

• กำหนดวัตถุประสงค์ร่วมที่ชัดเจน – ระบุเป้าหมายที่เชื่อมโยงกับพันธกิจเพื่อเป็นแนวทางให้กับทุกหน่วยงานโดยไม่กำหนดวิธีปฏิบัติเหมือนกันทุกประการ
• ใช้สกอร์การ์ดแบบถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ – ให้แต่ละฝ่ายหรือภูมิภาคนำวัตถุประสงค์เหล่านี้ไปแปลงเป็นกิจกรรมและตัวชี้วัดของตนเอง
• มาตรฐานการตรวจสอบและการใช้หลักฐาน – ใช้แดชบอร์ด วิธีการให้คะแนน และกฎเกณฑ์การจัดทำเอกสารที่สอดคล้องกันเพื่อความรับผิดชอบ
• ใช้ BSC Designer เป็นแพลตฟอร์มประสานงาน – สนับสนุนการบันทึกข้อมูลแบบกระจายและการกำกับดูแลจากส่วนกลาง พร้อมทั้งคงบริบทเชิงกลยุทธ์ไว้

กรณีศึกษาอื่น ๆ ของภาคส่วนไม่แสวงหากำไร

องค์กรในภาคส่วนไม่แสวงหากำไรและผลกระทบทางสังคมมักเผชิญกับความท้าทายที่คล้ายคลึงกันในด้านความโปร่งใส ความสอดคล้อง และการรายงานที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย ต่อไปนี้คือกรณีเพิ่มเติมที่แสดงให้เห็นว่า บาลานซ์ สกอร์การ์ด และเครื่องมือความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์สนับสนุนผลการดำเนินงานที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจได้อย่างไร:

กรณีเหล่านี้ ร่วมกับตัวอย่างที่เน้นไว้ในการศึกษานี้ แสดงให้เห็นว่าระบบบริหารผลการดำเนินงานที่มีโครงสร้างสามารถสนับสนุนความชัดเจนของพันธกิจ สร้างความมั่นใจให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสร้างผลกระทบทางสังคมที่วัดผลได้ในภาคส่วนไม่แสวงหากำไร

BSC Designer

BSC Designer เป็น ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่ช่วยเสริมสร้างการกำหนดและดำเนินการตามยุทธศาสตร์ผ่าน KPI, แผนที่ยุทธศาสตร์, และแดชบอร์ด ระบบ การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา ช่วยนำทางบริษัทต่างๆ ในการประยุกต์ใช้การวางแผนยุทธศาสตร์ในทางปฏิบัติ