กรณีศึกษานี้เน้นย้ำถึงวิธีที่สถาบันการศึกษาขนาดใหญ่สร้างสถาปัตยกรรมยุทธศาสตร์แบบบูรณาการหลายระดับ พร้อมการติดตามและรายงาน KPI อย่างสมบูรณ์ โดยใช้แนวทางบาลานซ์ สกอร์การ์ด
เกี่ยวกับมหาวิทยาลัย
องค์กรในกรณีศึกษานี้คือมหาวิทยาลัยเอกชนในกรุงริยาดที่เปิดสอนหลักสูตรระดับปริญญาตรีและบัณฑิตศึกษา โดยให้บริการแก่นักศึกษาประมาณ 2,400 คน ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากคณาจารย์ประจำประมาณ 70 คน และบุคลากรสายสนับสนุนในส่วนงานบริหารที่กว้างขวาง
มหาวิทยาลัยแห่งนี้มีหลักสูตรระดับปริญญาตรีและบัณฑิตศึกษาที่หลากหลาย ครอบคลุมสาขาวิชาด้านการดูแลสุขภาพ ธุรกิจ ศึกษาด้านความคิดสร้างสรรค์และสถาปัตยกรรม รวมถึงการศึกษาด้านกฎหมาย
บริบทเชิงกลยุทธ์
มหาวิทยาลัยดำเนินการตามวงจรการวางแผนยุทธศาสตร์ระยะเวลา 5 ปี ฝ่ายบริหารมุ่งมั่นที่จะให้แนวทางยุทธศาสตร์ได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจนและนำไปปรับใช้อย่างสม่ำเสมอในแต่ละวิทยาลัยทางวิชาการ หน่วยงานคลินิก และฝ่ายสนับสนุน เป้าหมายหลักประกอบด้วยการยกระดับคุณภาพการศึกษา การเสริมสร้างความพร้อมสำหรับการรับรองมาตรฐาน การเพิ่มผลลัพธ์ของนักศึกษา และการสร้างความสอดคล้องระหว่างภารกิจทางวิชาการและฝ่ายบริหาร
ฝ่ายบริหารแสดงความกังวลเกี่ยวกับการรักษาความต่อเนื่องและการมองเห็นของวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ในระยะเวลาหลายปีและระหว่างหน่วยงานวิชาการและปฏิบัติการจำนวนมาก โดยได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการมอบหมายความรับผิดชอบเกี่ยวกับ KPIs แทนการรวมศูนย์การรายงานผลการดำเนินงานไว้ที่แผนกใดแผนกหนึ่ง
ความท้าทายถูกระบุไว้ดังนี้:
“วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์จะยังคงมองเห็นได้ในทุกวิทยาลัยและทุกหลักสูตรตลอดระยะเวลา 5 ปี โดยไม่สูญเสียความต่อเนื่องหรือความชัดเจนระหว่างรอบการวางแผน”
ผู้ที่มีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผน
กลุ่มกว้างของ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนและดำเนินการ:
- กลุ่มกำกับดูแลคุณภาพและการประกัน – กำกับดูแลความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์และการปฏิบัติตามมาตรฐานรับรอง;
- ฝ่ายวางแผนและพัฒนากลยุทธ์ – จัดการโครงสร้างสกอร์การ์ดและอัปเดตรายปี;
- คณบดีและผู้อำนวยการหลักสูตร – รับผิดชอบต่อผลสัมฤทธิ์ทางวิชาการและโครงการในระดับหลักสูตร;
- หน่วยงานบริหาร – ทรัพยากรบุคคล, รับสมัคร, มุมมองด้านการเงิน, ไอที, บริการห้องสมุด;
- หน่วยงานคลินิกและหน่วยงานที่ติดต่อกับผู้ป่วย – คลินิกสอน, ห้องปฏิบัติการ, ร้านขายยา และภาควิชาแพทยศาสตร์
ผู้จัดการคุณภาพอาวุโสทำหน้าที่เป็นผู้นำรับผิดชอบการดำเนินโครงการอัตโนมัติเชิงกลยุทธ์ ประสานงานการฝึกอบรม การควบคุมการเข้าถึง และความเป็นเจ้าของสกอร์การ์ดในแต่ละหน่วยงาน
ประเด็นท้าทายหลัก
ทีมวางแผนได้ระบุประเด็นท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานดังต่อไปนี้:
- ความสอดคล้องหลายระดับ – การรับประกันว่าเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในระดับมหาวิทยาลัยถูกถ่ายทอดอย่างถูกต้องไปยังวัตถุประสงค์ในระดับคณะและหลักสูตร;
- การเป็นเจ้าของ KPI – การกำหนดและรักษาความรับผิดชอบในการอัปเดตตัวชี้วัดระหว่างทีมปฏิบัติการต่าง ๆ;
- ความต่อเนื่องในระยะยาว – การคงความสม่ำเสมอเชิงกลยุทธ์ระหว่างการทบทวนและปรับปรุงประจำปีตลอดแผนระยะเวลา 5 ปี;
- การรายงานตามข้อกำหนดการรับรอง – การจัดทำรายงานที่มีโครงสร้างและมีความสม่ำเสมอเพื่อตรวจสอบภายในและปฏิบัติตามข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแล
ทีมเน้นย้ำถึงความต้องการของตนดังนี้:
“ระบบวางแผนที่สามารถจัดการเวอร์ชันตามปีได้ ในขณะที่ยังคงรักษาความต่อเนื่องของกลยุทธ์ของสถาบันตลอดระยะเวลา 5 ปี”
การนำระบบวางแผนยุทธศาสตร์ไปใช้
ทีมงาน BSC Designer ให้การสนับสนุนสถาบันในการจัดโครงสร้างและทำให้แผนยุทธศาสตร์เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้ สถาปัตยกรรมบาลานซ์ สกอร์การ์ดแบบการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ
- สกอร์การ์ดแบบถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ – สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ระดับมหาวิทยาลัยถูกถ่ายทอดลงสู่ระดับคณะและต่อไปยังสกอร์การ์ดระดับหลักสูตร เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกันในทุกหน่วยงานการสอนและคลินิก;
- สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท – ผู้นำเชิงกลยุทธ์ยังคงมีอำนาจในการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง ในขณะที่เจ้าหน้าที่หลักสูตรและหน่วยงานได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบการกรอกข้อมูลตัวชี้วัดและให้ความเห็น;
- การให้น้ำหนักกับมุมมอง – มุมมองยุทธศาสตร์ถูกกำหนดน้ำหนักเพื่อสะท้อนถึงความสำคัญของสถาบัน เช่น คุณภาพทางวิชาการและความสำเร็จของนักศึกษา;
- การจัดทำเวอร์ชันรายปี – แต่ละปีของแผนงานถูกจัดทำเวอร์ชันและจัดเก็บ โดยยังคงความต่อเนื่องตลอดช่วงเวลา 5 ปี;
- โปรไฟล์รายงานแบบกำหนดเอง – มุมมองรายงานถูกตั้งค่าสำหรับการตรวจสอบประจำปี การประเมินในระดับหลักสูตร และรายงานสรุปยุทธศาสตร์ระยะ 5 ปี
เน้นพื้นที่สำคัญของ KPI
ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานสะท้อนคุณภาพทางวิชาการ ประสิทธิผลของสถาบัน และผลการให้บริการทางคลินิก โดยมีการติดตาม KPIs ด้วยหลักการที่อ้างอิงจาก หลักฐานเชิงประจักษ์ ซึ่งผลลัพธ์ที่รายงานจะได้รับการสนับสนุนด้วยเอกสารหลักฐานที่จัดเตรียมโดยทีมงานที่รับผิดชอบ
- การเรียนรู้และความพึงพอใจของนักศึกษา
- การพัฒนาคณาจารย์และงานวิจัย
- การจ้างงานบัณฑิตและผลลัพธ์ของศิษย์เก่า
- การรับรองมาตรฐานและการปฏิบัติตามคุณภาพ
- คุณภาพบริการทางคลินิกและประสบการณ์ของผู้ป่วย
ผลลัพธ์
การดำเนินงานนี้ได้สร้างโครงสร้างการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่มีความสอดคล้องและเป็นระบบ โดยประกอบด้วยสกอร์การ์ดที่เชื่อมโยงกันประมาณ 60 รายการ ในระดับมหาวิทยาลัย คณะ หลักสูตร และหน่วยคลินิก โดยมีผู้ใช้ประมาณ 50 คน ที่มีส่วนร่วมในการอัปเดตข้อมูล ทบทวนความคืบหน้า และมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับ การประเมินผลการดำเนินงาน และการปรับปรุง
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายงานว่ามีความรับผิดชอบที่ชัดเจนมากขึ้น รายงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น และความร่วมมือระหว่างหน่วยงานวิชาการและหน่วยงานบริหารดีขึ้น ขอบเขตยุทธศาสตร์ระยะเวลา 5 ปี สามารถบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมีผู้รับผิดชอบ KPI ที่โปร่งใสและมีการควบคุมเวอร์ชันอย่างเป็นระบบ
สถาบันได้สรุปประสบการณ์ไว้ดังนี้:
“BSC Designer ได้จัดระเบียบแผนกลยุทธ์ของเรา ช่วยให้เราติดตาม KPIs และสร้างรายงานที่จำเป็น”
กรอบความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์ในขณะนี้สามารถรองรับการประเมินผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในทุกกระบวนการทั้งทางวิชาการและคลินิก
วิธีรักษาความสอดคล้องของยุทธศาสตร์ระหว่างแผนกต่าง ๆ
สรุปแล้ว ส่วนนี้เน้นแนวทางปฏิบัติสำคัญที่ช่วยรักษาความต่อเนื่องและความชัดเจนเชิงยุทธศาสตร์ระหว่างหน่วยงานทางวิชาการหลายแห่งตลอดระยะเวลาหลายปี
- กำหนดยุทธศาสตร์ของสถาบันให้มั่นคง – รักษาวัตถุประสงค์ระดับบนให้สอดคล้องตลอดวงจรยุทธศาสตร์ เพื่อให้ทุกหน่วยงานมีจุดอ้างอิงที่ชัดเจน
- ถ่ายทอดเป้าหมายอย่างรอบคอบ – แปลงวัตถุประสงค์ของมหาวิทยาลัยสู่สกอร์การ์ดของคณะและหลักสูตร เพื่อให้แต่ละระดับเห็นบทบาทของตนในการบรรลุเป้าหมายร่วมกัน
- มอบหมายความรับผิดชอบ KPI อย่างชัดเจน – กำหนดให้แต่ละหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่รับผิดชอบการอัปเดตและหลักฐานสนับสนุน เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพข้อมูลและความโปร่งใส
- ใช้เวอร์ชันสำหรับการอัปเดตประจำปี – ตรวจสอบและปรับตัวชี้วัดทุกปีโดยยังคงความสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว เพื่อหลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบนเชิงยุทธศาสตร์
- สนับสนุนกระบวนการด้วยแพลตฟอร์มเฉพาะทาง – การใช้เครื่องมืออย่าง BSC Designer ช่วยรักษาความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์ อัตโนมัติการรายงาน และลดงานประสานงานแบบแมนนวล
กรณีอื่น ๆ จากโดเมนการศึกษา
สำรวจตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงานในภาคการศึกษา
กรณีเหล่านี้มอบบริบทเชิงปฏิบัติและข้อมูลเชิงเปรียบเทียบสำหรับสถาบันที่คล้ายคลึงกัน
BSC Designer เป็น ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่ช่วยเสริมสร้างการกำหนดและดำเนินการตามยุทธศาสตร์ผ่าน KPI, แผนที่ยุทธศาสตร์, และแดชบอร์ด ระบบ การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา ช่วยนำทางบริษัทต่างๆ ในการประยุกต์ใช้การวางแผนยุทธศาสตร์ในทางปฏิบัติ