กรณีศึกษา: ดำเนินการบริหารผลการดำเนินงานบนพื้นฐานหลักฐานโดยอัตโนมัติสำหรับกรมสรรพากรแห่งชาติ

หน่วยงานจัดเก็บรายได้ของรัฐบาลได้แทนที่สเปรดชีตที่กระจัดกระจายด้วยระบบบาลานซ์ สกอร์การ์ดที่กำหนดค่าได้และขับเคลื่อนด้วยหลักฐาน ซึ่งช่วยเร่งการทำสัญญา เสริมความแข็งแกร่งของการตรวจสอบความถูกต้อง และขยายการใช้งานไปยังบุคลากรหลายพันคนได้

บาลานซ์ สกอร์การ์ดของหน่วยงานจัดเก็บรายได้ – ข้อเท็จจริงสำคัญ

ภูมิหลังขององค์กร

หน่วยงานจัดเก็บรายได้แห่งชาติในแอฟริกาได้ริเริ่มการทำให้การจัดการผลการดำเนินงานแบบดิจิทัลครบวงจร โดยยังคงรักษาแนวปฏิบัติ บาลานซ์ สกอร์การ์ด ที่องค์กรใช้มาอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลสาธารณะระบุว่ามีบุคลากรมากกว่า 2,900 คน และมีการจัดเก็บรายได้ภายในประเทศต่อปีประมาณ USD $8.8 billion ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงขนาดและความซับซ้อนของภารกิจดังกล่าว

เหตุใดการจัดการผลการดำเนินงานด้วยสเปรดชีตจึงไม่ยั่งยืนอีกต่อไป

หน่วยงานได้ใช้แนวทาง บาลานซ์ สกอร์การ์ด เพื่อการวางแผนและการประเมินผลอยู่แล้ว แต่การดำเนินการใน Excel กลับมีความยุ่งยากมากขึ้น ผู้นำจึงต้องการแพลตฟอร์มที่สอดคล้องกับรูปแบบธรรมาภิบาลของตน และสามารถปรับตัวได้ตามการเปลี่ยนแปลงของนโยบาย

“กฎการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของเราคือ โครงการของผู้บังคับบัญชาจะกลายเป็นวัตถุประสงค์ SMART ของผู้ใต้บังคับบัญชา… จากนั้นผู้ใต้บังคับบัญชาจึงสร้างกิจกรรมของตนเอง”

การตรวจรับรองถูกระบุว่าเป็นเสาหลักสำคัญของการสร้างความเชื่อมั่นด้านผลการดำเนินงาน:

“การตรวจรับรองมี 3 ส่วน… ระดับแผนก, การประกันคุณภาพโดยหน่วยงานอิสระ/แบบมุ่งเป้า และการอุทธรณ์ที่ฝังอยู่ตลอดทุกกระบวนการ”

เมื่อมีการจัดทำเอกสารของแต่ละชั้นการตรวจรับรอง องค์กรจะมีบันทึกการตรวจสอบที่เข้มแข็ง ซึ่งสนับสนุนทั้งการทบทวนภายในและการกำกับดูแลจากภายนอก

ดำเนินการอะไรบ้างด้วย BSC Designer

BSC Designer ได้รับการกำหนดค่าให้สะท้อนการปฏิบัติบาลานซ์ สกอร์การ์ดและรายละเอียดการกำกับดูแลของหน่วยงาน โดยมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลักที่ช่วยขยายขนาดและควบคุมได้

• สกอร์การ์ดแบบโมดูลาร์และเชื่อมโยง: สกอร์การ์ดระดับองค์กร ระดับแผนก และระดับสายงาน ดำเนินงานเป็นโมดูลอิสระที่เชื่อมโยงกันด้วยข้อมูลและบริบท—แหล่งข้อมูลเดียวที่มีความยืดหยุ่นในแต่ละพื้นที่
• การถ่ายทอดเป้าหมายจากบนลงล่างให้สอดคล้องกับนโยบาย: ผู้บริหารกำหนดโครงการซึ่งกลายเป็นวัตถุประสงค์ของผู้ใต้บังคับบัญชา; ฟิลด์ผู้รับผิดชอบและสิทธิ์การเข้าถึงจะส่งรายการไปยังศูนย์ความรับผิดชอบ
• ตัวชี้วัดและการอนุมัติที่ขับเคลื่อนด้วยหลักฐาน: ตัวชี้วัดสามารถกำหนดให้ต้องอัปโหลดหลักฐานและมีเวิร์กโฟลว์ “รอการอนุมัติ” ก่อนที่ค่าจะถูกรวม; บันทึกการตรวจสอบจะเก็บรักษาประวัติไว้ตลอดเวลา
• กระบวนการตรวจสอบที่แตกต่างกัน: การตรวจสอบระดับแผนกและการตรวจสอบอิสระจะดำเนินการแยกกัน โดยรักษาคะแนนดั้งเดิมและคะแนนที่ตรวจสอบแล้วพร้อมคำอธิบายประกอบเพื่อความตรวจสอบย้อนกลับ
• แม่แบบและคำศัพท์: ฟิลด์ที่กำหนดเองและแม่แบบสะท้อนถึงภาษา รูปแบบ และป้ายประเมินในท้องถิ่น เพื่อให้สอดคล้องกับสัญญาที่มีอยู่
• ความปลอดภัยและการขยายขนาด: สิทธิ์แบบละเอียด (รวมถึงกลุ่มผู้ชมดูอย่างเดียวขนาดใหญ่) ตัวเลือก SSO/SCIM บันทึกการตรวจสอบ และตัวเลือกการใช้งานแบบคลาวด์ส่วนตัวสำหรับมาตรฐานภาครัฐ

การปรับปรุงเบื้องต้นด้านความเร็ว ความชัดเจน และธรรมาภิบาล

การกำหนดค่าทดลองนำร่องได้สร้างผลลัพธ์ที่วัดได้ในด้านความเร็ว ธรรมาภิบาล และความพร้อมในการขยายไปยังแต่ละหน่วยและรอบการประเมินผล

• การทำสัญญาและการประเมินผลที่รวดเร็วขึ้น: การเชื่อมโยงเป้าหมาย การกำหนดผู้รับผิดชอบจำนวนมาก และการกรอกข้อมูลแบบมีแนวทางช่วยลดภาระงานเหลือเพียงไม่กี่นาที ไม่ใช่เป็นชั่วโมง
• การถ่ายทอดเป้าหมายที่ชัดเจน & ความรับผิดชอบที่โปร่งใส: สายโครงการ → เป้าหมาย → โครงการ/กิจกรรม มีความชัดเจนและอ่านได้ด้วยเครื่อง พร้อมการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติไปยังศูนย์ความรับผิดชอบ
• หลักฐานและการตรวจสอบย้อนกลับโดยอัตโนมัติ: ทุกคะแนนสามารถแนบหลักฐาน ความคิดเห็นของผู้ตรวจสอบ และสถานะการอนุมัติได้ การเปลี่ยนแปลงสามารถติดตามได้ตลอดหลายเดือน ไตรมาส และปี
• การตรวจสอบที่เป็นระบบ: การตรวจสอบจากหน่วยงานและอิสระจะรักษาทั้งคะแนนต้นฉบับและคะแนนที่ผ่านการตรวจสอบ รวมถึงเหตุผลเบื้องหลังการปรับเปลี่ยน
• ธรรมาภิบาลในระดับองค์กร: การเข้าถึงตามบทบาท ผู้ชมที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวจำนวนมาก และการรายงานตามกำหนด ช่วยกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานโดยไม่ทำให้ทีมช้าลง

ตัวเลือกการออกแบบที่ทำให้ระบบใช้งานได้จริง

ตัวเลือกในการออกแบบ 3 ประการที่สร้างความแตกต่าง ได้แก่ ความเหมาะสมกับวิธีการ ความเหมาะสมกับองค์กร และความเหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลง

• เหมาะสมกับวิธีการ: แพลตฟอร์มสะท้อนโครงสร้างบาลานซ์ สกอร์การ์ดและกฎการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของหน่วยงาน ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องฝืนใช้เครื่องมือ
• เหมาะสมกับองค์กร: สกอร์การ์ดที่เชื่อมโยงกันแต่เป็นอิสระ ช่วยให้แต่ละหน่วยงานรักษาบริบทของตนเองไว้ ขณะเดียวกันก็มีส่วนร่วมกับมุมมองขององค์กรโดยรวม
• พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง: ฟิลด์ที่กำหนดเอง แม่แบบ และรายงาน สามารถปรับแต่งโดยผู้ดูแลระบบภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย/ปีได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกแบบระบบใหม่

วิธีย้ายจากสเปรดชีตไปสู่ระบบบาลานซ์ สกอร์การ์ด

เพื่อสรุปข้อคิดเชิงปฏิบัติสำหรับทีมภาครัฐที่เผชิญความซับซ้อนในลักษณะใกล้เคียงกัน ประเด็นสำคัญคือควรมอง “บาลานซ์ สกอร์การ์ด” ไม่ใช่เป็นแม่แบบรายงาน แต่เป็นเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง ซึ่งเชื่อมโยงการวางแผน การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ หลักฐาน และการตรวจสอบความถูกต้องเข้าด้วยกัน

• เริ่มต้นด้วยบทบาทและกฎการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ – ทำให้ชัดเจนว่าผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาแลกเปลี่ยนวัตถุประสงค์และโครงการกันอย่างไร และกำหนดสิ่งนี้ไว้ก่อนการออกแบบแดชบอร์ด
• ทำให้หลักฐานและการตรวจสอบความถูกต้องเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ – กำหนดให้ต้องมีเอกสารสนับสนุนและคำอธิบายประกอบ และทำให้เห็นทั้งคะแนนเดิมและคะแนนที่ตรวจสอบแล้ว เพื่อคุ้มครองความรับผิดชอบ
• ออกแบบเพื่อให้การทำสัญญาและการทบทวนทำได้รวดเร็ว – ลดแรงเสียดทานด้วยวัตถุประสงค์ที่เชื่อมโยงกัน แม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และแบบฟอร์มตามบทบาท เพื่อให้งานผลการดำเนินงานตามกิจวัตรใช้เวลาเป็นนาที ไม่ใช่เป็นชั่วโมง
• ใช้แพลตฟอร์มบาลานซ์ สกอร์การ์ดที่ปรับแต่งได้ – ระบบอย่าง BSC Designer ช่วยให้ผู้ดูแลระบบภายในสามารถปรับฟิลด์ แม่แบบ และรายงานได้ตามการเปลี่ยนแปลงของนโยบาย โดยไม่ต้องออกแบบระบบใหม่

ถัดไปคืออะไร

เมื่อมีการวางกลไกหลักแล้ว หน่วยงานสามารถขยายไปสู่การคำนวณแรงจูงใจ สกอร์การ์ดการดำเนินนโยบาย มุมมองความเสี่ยงแบบโบว์ไท และแดชบอร์ดการให้บริการ ทั้งหมดนี้อยู่ในโมเดลเดียวกัน

• ระบบอัตโนมัติที่ลึกซึ้งขึ้น: การตรวจสอบความถูกต้องแบบขับเคลื่อนด้วย API กับระบบภายนอกตามที่นโยบายอนุญาต
• แม่แบบเฉพาะด้าน: สกอร์การ์ดสำเร็จรูปสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด งานบริการผู้เสียภาษี และหน้าที่การตรวจสอบ
• การเปิดใช้งานแบบต่อเนื่อง: เริ่มจากการติดตามผลรายเดือนของผู้บริหารระดับสูง จากนั้นขยายไปยังบุคลากรทุกระดับเพื่อการสนทนาเรื่องผลการดำเนินงานที่ต่อเนื่องอย่างแท้จริง

จากกรณีศึกษา สู่การปฏิบัติจริง

เรียนรู้วิธีการประยุกต์ใช้แพลตฟอร์ม BSC Designer ในการสร้างสถาปัตยกรรมยุทธศาสตร์ที่แข็งแกร่ง รับรองความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์ และสร้างความสามารถในการติดตามผลการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลด PDF สมัครสมาชิก

โปรดติดต่อ ทีมงาน BSC Designer เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความท้าทายเฉพาะของคุณ

BSC Designer

BSC Designer เป็น ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่ช่วยเสริมสร้างการกำหนดและดำเนินการตามยุทธศาสตร์ผ่าน KPI, แผนที่ยุทธศาสตร์, และแดชบอร์ด ระบบ การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา ช่วยนำทางบริษัทต่างๆ ในการประยุกต์ใช้การวางแผนยุทธศาสตร์ในทางปฏิบัติ