กรณีศึกษา: ดำเนินการบริหารผลการดำเนินงานบนพื้นฐานหลักฐานโดยอัตโนมัติสำหรับกรมสรรพากรแห่งชาติ

หน่วยงานจัดเก็บรายได้ของรัฐบาลได้เปลี่ยนจากการใช้สเปรดชีตจำนวนมากไปเป็นระบบบาลานซ์ สกอร์การ์ดที่สามารถกำหนดค่าได้และขับเคลื่อนด้วยหลักฐาน ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการทำสัญญา เสริมสร้างความถูกต้องแม่นยำ และสามารถขยายการใช้งานให้ครอบคลุมเจ้าหน้าที่นับพันคน

โครงสร้างยุทธศาสตร์สำหรับหน่วยงานจัดเก็บรายได้ที่มีการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของสกอร์การ์ด.

พื้นหลังขององค์กร

หน่วยงานจัดเก็บรายได้แห่งชาติในแอฟริกาได้ริเริ่มนำระบบการจัดการผลการดำเนินงานแบบดิจิทัลครบวงจรมาใช้ ขณะเดียวกันก็ยังคงรักษาการปฏิบัติบาลานซ์ สกอร์การ์ดที่มีอยู่ไว้ ข้อมูลสาธารณะแสดงให้เห็นว่ามีบุคลากรมากกว่า 2,900 คน และเก็บรายได้ภายในประเทศประจำปีประมาณ USD $8.8 พันล้าน ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงขนาดและความซับซ้อนของภารกิจนี้

เหตุใดการจัดการผลการดำเนินงานด้วยสเปรดชีตจึงไม่ยั่งยืนอีกต่อไป

องค์กรได้ดำเนินการใช้บาลานซ์ สกอร์การ์ดเพื่อการวางแผนและประเมินผลแล้ว แต่การดำเนินการใน Excel เริ่มยุ่งยากมากขึ้น ผู้นำจึงเรียกร้องให้มีแพลตฟอร์มที่สอดคล้องกับรูปแบบการกำกับดูแลขององค์กรและสามารถปรับเปลี่ยนตามนโยบายที่เปลี่ยนแปลงได้

“กฎการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของเราคือ โครงการของหัวหน้างานจะกลายเป็นวัตถุประสงค์ SMART ของผู้ใต้บังคับบัญชา… จากนั้นผู้ใต้บังคับบัญชาจะสร้างกิจกรรมของตนเอง”

  • หกกระบวนการที่เชื่อมโยงกันเพื่อทำให้เป็นอัตโนมัติแบบครบวงจร: การวางแผน/ทำสัญญา, การติดตามผลรายเดือน, การประเมินผลกลางปีและประจำปี, การตรวจสอบโดยฝ่ายงาน, การตรวจสอบอิสระ และการจัดการรางวัล/ผลกระทบ (รวมถึงแผนปรับปรุงผลการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ)
  • รายละเอียดเชิงลึกของการถ่ายทอดเป้าหมายจากบนลงล่าง: โครงการของหัวหน้างานควรกลายเป็นวัตถุประสงค์ของผู้ใต้บังคับบัญชา จากนั้นผู้ใต้บังคับบัญชาจะกำหนดโครงการ/กิจกรรมของตนเอง
  • การประเมินผลบนหลักฐาน: ทุกคะแนนต้องได้รับการสนับสนุนด้วยเอกสารหรือข้อมูล พร้อมการจัดเก็บระยะยาวและมีประวัติการตรวจสอบที่สมบูรณ์
  • ความรวดเร็วและเรียบง่าย: ผู้นำตั้งเป้าหมายให้ใช้เวลา “5–30 นาที” ในการทำสัญญา/การประเมินผล แม้จะมีผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมาก
  • ความสามารถในการปรับเปลี่ยนได้: การเปลี่ยนแปลงแต่ละปีต้องสามารถปรับแก้ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพึ่งผู้ให้บริการ

ปัจจัยสำคัญที่เปลี่ยนแปลงรูปแบบแพลตฟอร์มยุทธศาสตร์และผลการดำเนินงานภาครัฐ:

  • ความต้องการที่เพิ่มขึ้นสำหรับแพลตฟอร์มที่เปิดโอกาสให้มีส่วนร่วมในการวางแผนและมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 1
  • ข้อกำหนดด้านการรายงานตามกฎระเบียบและความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้น ส่งผลให้ต้องการเครื่องมือรายงานเชิงยุทธศาสตร์แบบบูรณาการมากขึ้น 2
  • ช่องว่างด้านศักยภาพในการวางแผนยุทธศาสตร์และทักษะดิจิทัลในภาครัฐซึ่งจำเป็นต้องได้รับการลงทุนอย่างสอดคล้องกัน 3
  • การนำแนวคิดการคาดการณ์ยุทธศาสตร์ตามสถานการณ์และการจัดทำงบประมาณระยะยาวมาใช้เพื่อสนับสนุนความยืดหยุ่นของนโยบาย 4

การตรวจสอบความถูกต้องถูกระบุว่าเป็นเสาหลักสำคัญของการประกันผลการดำเนินงาน:

“การตรวจสอบความถูกต้องมี 3 ระดับ… การตรวจสอบโดยฝ่ายงาน การประกันคุณภาพแบบอิสระ/เฉพาะจุด และกระบวนการอุทธรณ์ที่บูรณาการในทุกขั้นตอน”

เมื่อมีการบันทึกแต่ละชั้นของการตรวจสอบความถูกต้อง องค์กรจะได้รับประวัติการตรวจสอบที่เข้มแข็ง ซึ่งสนับสนุนทั้งการตรวจสอบภายในและการกำกับดูแลจากภายนอก

ดำเนินการอะไรบ้างด้วย BSC Designer

BSC Designer ได้รับการกำหนดค่าให้สะท้อนการปฏิบัติบาลานซ์ สกอร์การ์ดและรายละเอียดการกำกับดูแลของหน่วยงาน โดยมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลักที่ช่วยขยายขนาดและควบคุมได้

  • สกอร์การ์ดแบบโมดูลาร์และเชื่อมโยง: สกอร์การ์ดระดับองค์กร ระดับแผนก และระดับสายงาน ดำเนินงานเป็นโมดูลอิสระที่เชื่อมโยงกันด้วยข้อมูลและบริบท—แหล่งข้อมูลเดียวที่มีความยืดหยุ่นในแต่ละพื้นที่
  • การถ่ายทอดเป้าหมายจากบนลงล่างให้สอดคล้องกับนโยบาย: ผู้บริหารกำหนดโครงการซึ่งกลายเป็นวัตถุประสงค์ของผู้ใต้บังคับบัญชา; ฟิลด์ผู้รับผิดชอบและสิทธิ์การเข้าถึงจะส่งรายการไปยังศูนย์ความรับผิดชอบ
  • ตัวชี้วัดและการอนุมัติที่ขับเคลื่อนด้วยหลักฐาน: ตัวชี้วัดสามารถกำหนดให้ต้องอัปโหลดหลักฐานและมีเวิร์กโฟลว์ “รอการอนุมัติ” ก่อนที่ค่าจะถูกรวม; บันทึกการตรวจสอบจะเก็บรักษาประวัติไว้ตลอดเวลา
  • กระบวนการตรวจสอบที่แตกต่างกัน: การตรวจสอบระดับแผนกและการตรวจสอบอิสระจะดำเนินการแยกกัน โดยรักษาคะแนนดั้งเดิมและคะแนนที่ตรวจสอบแล้วพร้อมคำอธิบายประกอบเพื่อความตรวจสอบย้อนกลับ
  • แม่แบบและคำศัพท์: ฟิลด์ที่กำหนดเองและแม่แบบสะท้อนถึงภาษา รูปแบบ และป้ายประเมินในท้องถิ่น เพื่อให้สอดคล้องกับสัญญาที่มีอยู่
  • ความปลอดภัยและการขยายขนาด: สิทธิ์แบบละเอียด (รวมถึงกลุ่มผู้ชมดูอย่างเดียวขนาดใหญ่) ตัวเลือก SSO/SCIM บันทึกการตรวจสอบ และตัวเลือกการใช้งานแบบคลาวด์ส่วนตัวสำหรับมาตรฐานภาครัฐ

การปรับปรุงเบื้องต้นด้านความเร็ว ความชัดเจน และธรรมาภิบาล

การกำหนดค่าทดลองนำร่องได้สร้างผลลัพธ์ที่วัดได้ในด้านความเร็ว ธรรมาภิบาล และความพร้อมในการขยายไปยังแต่ละหน่วยและรอบการประเมินผล

  • การทำสัญญาและการประเมินผลที่รวดเร็วขึ้น: การเชื่อมโยงเป้าหมาย การกำหนดผู้รับผิดชอบจำนวนมาก และการกรอกข้อมูลแบบมีแนวทางช่วยลดภาระงานเหลือเพียงไม่กี่นาที ไม่ใช่เป็นชั่วโมง
  • การถ่ายทอดเป้าหมายที่ชัดเจน & ความรับผิดชอบที่โปร่งใส: สายโครงการ → เป้าหมาย → โครงการ/กิจกรรม มีความชัดเจนและอ่านได้ด้วยเครื่อง พร้อมการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติไปยังศูนย์ความรับผิดชอบ
  • หลักฐานและการตรวจสอบย้อนกลับโดยอัตโนมัติ: ทุกคะแนนสามารถแนบหลักฐาน ความคิดเห็นของผู้ตรวจสอบ และสถานะการอนุมัติได้ การเปลี่ยนแปลงสามารถติดตามได้ตลอดหลายเดือน ไตรมาส และปี
  • การตรวจสอบที่เป็นระบบ: การตรวจสอบจากหน่วยงานและอิสระจะรักษาทั้งคะแนนต้นฉบับและคะแนนที่ผ่านการตรวจสอบ รวมถึงเหตุผลเบื้องหลังการปรับเปลี่ยน
  • ธรรมาภิบาลในระดับองค์กร: การเข้าถึงตามบทบาท ผู้ชมที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวจำนวนมาก และการรายงานตามกำหนด ช่วยกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานโดยไม่ทำให้ทีมช้าลง

ตัวเลือกการออกแบบที่ทำให้ระบบใช้งานได้จริง

ตัวเลือกในการออกแบบ 3 ประการที่สร้างความแตกต่าง ได้แก่ ความเหมาะสมกับวิธีการ ความเหมาะสมกับองค์กร และความเหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลง

  • เหมาะสมกับวิธีการ: แพลตฟอร์มสะท้อนโครงสร้างบาลานซ์ สกอร์การ์ดและกฎการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของหน่วยงาน ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องฝืนใช้เครื่องมือ
  • เหมาะสมกับองค์กร: สกอร์การ์ดที่เชื่อมโยงกันแต่เป็นอิสระ ช่วยให้แต่ละหน่วยงานรักษาบริบทของตนเองไว้ ขณะเดียวกันก็มีส่วนร่วมกับมุมมองขององค์กรโดยรวม
  • พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง: ฟิลด์ที่กำหนดเอง แม่แบบ และรายงาน สามารถปรับแต่งโดยผู้ดูแลระบบภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย/ปีได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกแบบระบบใหม่

ย้ายจากสเปรดชีตไปยังระบบบาลานซ์ สกอร์การ์ดอย่างไร?

เพื่อสรุปประเด็นปฏิบัติสำหรับทีมภาครัฐที่เผชิญกับความซับซ้อนในลักษณะเดียวกัน กุญแจสำคัญคือการมองบาลานซ์ สกอร์การ์ดไม่ใช่เป็นเพียงแม่แบบรายงาน แต่เป็นกระบวนการทำงานที่มีโครงสร้างซึ่งเชื่อมโยงการวางแผน การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ หลักฐาน และการตรวจสอบความถูกต้อง

  • เริ่มจากบทบาทและกฎการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ – กำหนดให้ชัดเจนว่าผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาแลกเปลี่ยนวัตถุประสงค์และโครงการกันอย่างไร และกำหนดสิ่งนี้ก่อนออกแบบแดชบอร์ด
  • ทำให้หลักฐานและการตรวจสอบความถูกต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน – กำหนดให้มีเอกสารประกอบและข้อคิดเห็น และแสดงทั้งคะแนนต้นฉบับและคะแนนที่ตรวจสอบแล้วอย่างชัดเจนเพื่อปกป้องความรับผิดชอบ
  • ออกแบบให้สามารถทำสัญญาและตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว – ลดความยุ่งยากด้วยวัตถุประสงค์ที่เชื่อมโยงกัน แม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และฟอร์มตามบทบาท เพื่อให้งานผลการดำเนินงานตามปกติใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ไม่ใช่หลายชั่วโมง
  • ใช้แพลตฟอร์มบาลานซ์ สกอร์การ์ดที่สามารถปรับแต่งได้ – ระบบอย่าง BSC Designer ช่วยให้ผู้ดูแลระบบภายในสามารถปรับเปลี่ยนฟิลด์ แม่แบบ และรายงานให้สอดคล้องกับนโยบายที่เปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องออกแบบใหม่ทั้งหมด

ถัดไปคืออะไร

เมื่อกลไกหลักพร้อมใช้งานแล้ว หน่วยงานสามารถขยายไปสู่การคำนวณแรงจูงใจ, สกอร์การ์ดการดำเนินนโยบาย, มุมมอง bow-tie ของความเสี่ยง และแดชบอร์ดการให้บริการ—all บนโมเดลเดียวกัน

  • ระบบอัตโนมัติที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น: การตรวจสอบความถูกต้องแบบขับเคลื่อนด้วย API กับระบบภายนอกตามที่นโยบายอนุญาต
  • แม่แบบโดเมน: สกอร์การ์ดสำเร็จรูปสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด, บริการผู้เสียภาษี และฟังก์ชันการตรวจสอบ
  • การเปิดตัวแบบต่อเนื่อง: เริ่มต้นด้วยการติดตามผลรายเดือนของผู้บริหารระดับสูง แล้วขยายไปสู่พนักงานทุกคนเพื่อการสนทนาเรื่องผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องอย่างแท้จริง
Cite this article as: BSC Designer, "กรณีศึกษา: ดำเนินการบริหารผลการดำเนินงานบนพื้นฐานหลักฐานโดยอัตโนมัติสำหรับกรมสรรพากรแห่งชาติ," in BSC Designer - ซอฟต์แวร์การดำเนินกลยุทธ์, ตุลาคม 22, 2025, https://bscdesigner.com/th/revenue-authority.htm.