เมื่อยุทธศาสตร์มีความซับซ้อนถึงระดับหนึ่ง การจัดการด้วยซอฟต์แวร์สเปรดชีตและการนำเสนอจะไม่ยั่งยืนอีกต่อไป
ในบทแนะนำนี้ เราจะร่าง วาระการเปลี่ยนแปลง สำหรับการทำให้ยุทธศาสตร์เป็นอัตโนมัติ
- เราจะใช้มุมมองการเปลี่ยนแปลงที่แตกต่างกันหกแบบในการวิเคราะห์ สถานะในอดีต – วิธีการยุทธศาสตร์แบบเฉพาะกิจ และ
- เราจะกำหนด สถานะในอนาคต ที่ยุทธศาสตร์ถูกทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย ซอฟต์แวร์วางแผนยุทธศาสตร์เฉพาะทาง
มุมมองการเปลี่ยนแปลง:
- มุมมอง 1. ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน
- มุมมอง 2. แผนที่ยุทธศาสตร์
- มุมมอง 3. กรอบการทำงานและแม่แบบธุรกิจ
- มุมมอง 4. ความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์
- มุมมอง 5. การรายงาน
- มุมมอง 6. การทำงานเป็นทีม
- ดาวน์โหลดสไลด์
- video_tutorial
มุมมอง 1. ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน
สเปรดชีตทำงานได้ดีในระยะต้นแบบ แต่การดูแลรักษาสกอร์การ์ดลักษณะนี้จะท้าทายมากขึ้นเมื่อขนาดและความซับซ้อนของยุทธศาสตร์เพิ่มขึ้น
- ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในสูตรอาจนำไปสู่ การคำนวณที่ผิดพลาด
- เนื่องจากความยากในการบำรุงรักษา ยุทธศาสตร์ที่ทำบนสเปรดชีตโดยทั่วไปจึงจำกัดอยู่ที่เป้าหมาย 2-3 ระดับ
ในทางตรงกันข้าม ซอฟต์แวร์เฉพาะทางทำให้การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นระบบมากขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น:
- ผู้ใช้สามารถเพิ่มตัวชี้วัดใหม่ได้ โดยไม่เสี่ยงต่อการทำให้สกอร์การ์ดเสียหาย และการคำนวณทั้งหมดจะถูกจัดการโดยเครื่องมือ
- ซอฟต์แวร์เฉพาะทางรองรับการแบ่งย่อยยุทธศาสตร์ได้ไม่จำกัด
นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์อเนกประสงค์ยังขาดความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทของข้อมูลที่คุณกำลังจัดการ
ในทางตรงกันข้าม ซอฟต์แวร์เฉพาะทางเข้าใจกระบวนการและรับประกันความสอดคล้องของข้อมูล:
- ติดตาม KPIs ตามช่วงเวลาการอัปเดตที่กำหนดไว้
- จัดการค่าน้ำหนักและทำให้ข้อมูลเป็นมาตรฐานเพื่อให้ตัวชี้วัดสามารถเปรียบเทียบกันได้
- ทราบวิธีติดตามผลกระทบของทั้งตัวชี้วัดเชิงนำและตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์
- คำนวณข้อมูลแบบรวมโดยอิงจากการจัดกลุ่มตัวชี้วัดและการตั้งค่าการสืบทอด
- ช่วยคงชุดตัวชี้วัดผลการดำเนินงานให้ซิงค์กับแม่แบบการประเมินที่กำหนดไว้
ยุทธศาสตร์การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล. มุมมอง 2. แผนที่ยุทธศาสตร์
แผนที่ยุทธศาสตร์เป็นอีกหนึ่งจุดที่สร้างความลำบาก…
แผนภาพแผนที่ที่สร้างในซอฟต์แวร์นำเสนอเป็นภาพ คงที่ ซึ่งอัปเดตด้วยข้อมูลเชิงลึกใหม่ ๆ ได้ยาก และขาดข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ด้วยเหตุนี้ จึงแทบไม่ช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับการอภิปรายด้านยุทธศาสตร์หรือการนำเสนอ
ในทางตรงกันข้าม ซอฟต์แวร์เฉพาะทางอย่าง BSC Designer ใช้ข้อมูลจากสกอร์การ์ดของคุณเพื่อสร้าง แผนที่ยุทธศาสตร์ โดยอัตโนมัติ:
- ไม่จำเป็นต้องวาดด้วยตนเอง
- เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
- แสดงภาพยุทธศาสตร์อย่างละเอียด รวมถึงเป้าหมาย ความเสี่ยง ตัวชี้วัด และโครงการ
บาลานซ์ สกอร์การ์ดสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล. สิ่งนี้ทำให้บทบาทของแผนที่ยุทธศาสตร์เปลี่ยนไป:
- ถูกนำมาใช้เชิงรุกมากขึ้นสำหรับการอภิปรายด้านยุทธศาสตร์และการนำเสนอ
- รายละเอียดสนับสนุนอยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิก และ
- สมาชิกทีมสามารถเพิ่มข้อมูลเชิงลึกของตนลงในแผนที่ยุทธศาสตร์ได้โดยตรงระหว่างการระดมความคิด
มุมมอง 3. กรอบการทำงานและแม่แบบทางธุรกิจ
ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ เราผสมผสานเครื่องมือต่าง ๆ ทางธุรกิจเพื่อให้ได้ภาพที่ละเอียดเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการดำเนินงาน
ตัวอย่างเช่น เราใช้การวิเคราะห์ Five Forces เพื่อทำความเข้าใจภูมิทัศน์การแข่งขันได้ดียิ่งขึ้น, PESTEL สำหรับการประเมินปัจจัยภายนอก, หรือ Ansoff Matrix สำหรับการวางแผนกลยุทธ์การเติบโต
ง่ายที่จะหาบางแม่แบบที่ดูน่าสนใจสำหรับกรอบการทำงานทางธุรกิจเหล่านี้บนอินเทอร์เน็ต ปัญหาคือพวกมันยังคงแยกจากกันและกลยุทธ์โดยรวม
สำหรับการดำเนินกลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพ กรอบการทำงานทางธุรกิจและสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ควรมีในพื้นที่ทำงานยุทธศาสตร์ร่วมกัน
ด้วย BSC Designer คุณมีการเข้าถึงเครื่องมือทางธุรกิจยอดนิยมได้ภายในซอฟต์แวร์
- ทีมของคุณสามารถจัดระเบียบแม่แบบเหล่านี้ในพื้นที่ทำงานยุทธศาสตร์และสอดคล้องข้อมูลที่ได้จากกรอบการทำงานโดยตรงกับยุทธศาสตร์
- เรายังมีแม่แบบสำหรับสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์และหน้าที่บางประเภทที่เป็นที่นิยม เช่น ความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์, ห่วงโซ่อุปทาน, การจัดการความสามารถ ที่จะช่วยประหยัดเวลาเมื่อมุ่งเน้นไปที่ความท้าทายใหม่ ๆ
มุมมอง 4. ความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์
ความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์อาจเป็นความท้าทายที่สำคัญที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์สเปรดชีต
มันถูกแก้ไขในระดับต่ำเมื่อเราเชื่อมโยงเป้าหมายกับ KPIs และโครงการ แต่เมื่อพูดถึงการเชื่อมโยงสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ สกอร์การ์ดเชิงหน้าที่ ข้อมูลเชิงลึกจากกรอบการทำงาน สถานการณ์ กลยุทธ์การเติบโตทางเลือก… เครื่องมือทั่วไปมักล้มเหลว
ด้วย BSC Designer, ความสอดคล้องเป็นเรื่องที่ตรงไปตรงมา…
- ในระดับต่ำ เป้าหมาย, KPIs, ความเสี่ยง และโครงการ ถูกจัดให้สอดคล้องกันโดยการออกแบบภายในสกอร์การ์ด
- ในระดับสูง สกอร์การ์ดสามารถสอดคล้องกันระหว่างกันด้วยมุมมอง, เป้าหมายที่ถูกทำให้เป็นมาตรฐาน หรือเพียงแค่บริบทที่ใช้ร่วมกัน
สรุปแล้ว สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์และเชิงหน้าที่เหล่านั้นสร้าง แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว เกี่ยวกับยุทธศาสตร์
มุมมอง 5. การรายงาน
การรายงานอัตโนมัติเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้บริษัทต่าง ๆ ย้ายไปใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนยุทธศาสตร์เฉพาะทาง
ซอฟต์แวร์เฉพาะทางนี้ให้กรอบแนวคิดที่แตกต่างในการรายงาน
- ประการแรก แนวคิดของการรายงานเปลี่ยนแปลงไปเมื่อใช้เครื่องมือนี้ ในหลายกรณีไม่จำเป็นต้องสร้างไฟล์ PDF อีกต่อไป แต่สามารถแชร์ลิงก์ไปยังข้อมูลที่ต้องการได้แทน
- ประการที่สอง หากมีความจำเป็นต้องมีรายงาน สามารถสร้างได้โดยอัตโนมัติโดยซอฟต์แวร์ด้วยโปรไฟล์การรายงานที่ผู้ใช้กำหนดเอง
- ประการที่สาม ซอฟต์แวร์สามารถส่งรายงานเหล่านั้นไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักตามกำหนดเวลา
มุมมอง 6. การทำงานเป็นทีม
สุดท้าย การขาดความรับผิดชอบเป็นอีกปัญหาหนึ่งสำหรับซอฟต์แวร์ที่ใช้งานทั่วไป
ตัวอย่างเช่น ไม่มีวิธีติดตามว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงและทำไมถึงมีการเปลี่ยนแปลงนั้น
เครื่องมือวางแผนยุทธศาสตร์เฉพาะทางมีความพร้อมมากกว่าในการทำงานเป็นทีมที่เกี่ยวข้องกับยุทธศาสตร์
- มีการบันทึกการตรวจสอบที่ปรับให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานยุทธศาสตร์
- ผู้ดูแลระบบสามารถให้การเข้าถึงแบบ “แก้ไข” หรือ “ดู” สำหรับกลุ่มสกอร์การ์ด สกอร์การ์ดเฉพาะ หรือแม้กระทั่งตัวชี้วัดเฉพาะ
- ผู้รับผิดชอบเป้าหมาย, KPIs และโครงการจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
- สามารถล็อคเป้าหมายและข้อมูลประวัติสำหรับการแก้ไข และ
- ข้อมูลใหม่ทั้งหมดอาจต้องผ่านการอนุมัติในกระบวนการทำงาน
สไลด์
- เข้าถึงสไลด์ สำหรับ ‘วาระการเปลี่ยนแปลงสำหรับระบบอัตโนมัติด้านยุทธศาสตร์’
สิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญกล่าว
เราได้สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานบางคนเกี่ยวกับสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ และในคำถามอื่น ๆ เราได้ถามความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับเครื่องมืออัตโนมัติ นี่คือบางคำพูด:
จากการสัมภาษณ์กับ James Creelman:
เริ่มต้นด้วยเครื่องมือสำนักงาน เป็นต้น หลังจากประมาณหนึ่งปีให้เปลี่ยนไปใช้เครื่องมืออัตโนมัติของสกอร์การ์ด การใช้อัตโนมัติช่วยให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากสกอร์การ์ดได้อย่างเต็มที่ – การติดตามและรายงานความก้าวหน้า การแบ่งปันวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด เป็นต้น
จากการสัมภาษณ์กับ Jeroen De Flander:
ฉันขอแนะนำให้คุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์มาตรฐานและเปลี่ยนกระบวนการของคุณ หรือเลื่อนการใช้อัตโนมัติออกไปจนกว่าคุณจะพอใจกับกระบวนการพื้นฐาน 100 เปอร์เซ็นต์
จากการสัมภาษณ์กับ Dan Montgomery:
การแสดงภาพที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างมุมมองยุทธศาสตร์ร่วมกันในทีมของคุณ…
คุณต้องมีฐานข้อมูลร่วมของข้อมูลที่เชื่อถือได้ พร้อมด้วยส่วนหน้าที่ปรับแต่งได้เพื่อให้เป็นประโยชน์กับแต่ละบุคคล และเครื่องมือการนำเสนอที่ดีเพื่อสนับสนุนการสนทนาและการตัดสินใจ
สเปรดชีตโดยการออกแบบไม่ได้ทำงานนี้ได้ดีนัก
จากการสัมภาษณ์กับ Gavin Lawrie (2GC):
ในมุมมองของเรา บาลานซ์ สกอร์การ์ดที่ออกแบบมาอย่างดีจะประกอบด้วยมาตรวัดทางการเงินและไม่ใช่ทางการเงินประมาณ 20 รายการ ที่รายงานทุกไตรมาส แนวคิดที่ว่าคุณอาจต้องการซอฟต์แวร์เฉพาะทางเพื่อสนับสนุนกิจกรรมนี้สำหรับบาลานซ์ สกอร์การ์ดเพียงรายการเดียวเป็นเรื่องน่าขำ มุมมองของเราคือไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง (และบางครั้งอาจเป็นสิ่งที่รบกวน) สำหรับการรายงานบาลานซ์ สกอร์การ์ดเพียงรายการเดียว – ซอฟต์แวร์มักจะมีราคาแพงกว่าเมื่อเทียบกับทางเลือกอื่น (เช่น Excel) และมักจะไม่ค่อยมีฟังก์ชันที่มากกว่า
อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องรายงานบาลานซ์ สกอร์การ์ดหลายรายการในช่วงเวลา (มากกว่าห้าเป็นความคิดปัจจุบันของเรา) การแก้ปัญหารายงานอัตโนมัติจะดูน่าสนใจยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ และไม่มีหลักเกณฑ์ที่เชื่อถือได้ที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้ อย่างไรก็ตามที่ชัดเจนคือ ไม่มีซอฟต์แวร์ประมาณ 100 รายการที่มีอยู่จะช่วยคุณออกแบบบาลานซ์ สกอร์การ์ด – พวกมันเป็นเพียงเครื่องอัตโนมัติที่ทำให้การรายงานการออกแบบบาลานซ์ สกอร์การ์ดง่ายขึ้น (ไม่ว่าผู้ขายจะพูดว่าอย่างไร)
สิ่งที่ผู้ใช้กล่าว
ผู้ใช้บางรายของ BSC Designer ได้แบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับการย้ายจากสกอร์การ์ดที่สร้างในซอฟต์แวร์สเปรดชีตมาใช้ BSC Designer
เราพบว่า BSC Designer เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้อย่างเหมาะมือและใช้งานได้อย่างเป็นธรรมชาติอย่างยิ่ง โดยสามารถปรับให้เข้ากับวิธีการของคุณในการดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ใช้งานง่าย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ BSC Designer ช่วย หลีกเลี่ยงการใช้และการบำรุงรักษาแผ่นงาน Excel ที่ทำขึ้นเอง และให้ผลลัพธ์ที่เป็นมืออาชีพ อ่านเพิ่มเติม…
Emmanuel Jaunart, ผู้ก่อตั้ง Mielabelo, เบลเยียม
เรามีประสบการณ์ที่ดีมากกับ BSC Designer เนื่องจากเครื่องมือนี้สามารถอำนวยความสะดวกในการนำ บาลานซ์ สกอร์การ์ด ไปใช้ในหน่วยงานของเรา เราเคยพยายามออกแบบสเปรดชีต MS Excel แต่แนวทางนี้ พิสูจน์แล้วว่ายากกว่าที่คาดไว้ ดังนั้น BSC Designer จึงเป็นความพยายามที่น่ายินดีอย่างยิ่งในการทำให้ บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ อ่านเพิ่มเติม…
Pierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, South Africa
ผมกำลังมองหาเครื่องมือที่จะช่วยให้ผมสร้างดัชนีรวมสำหรับผลการดำเนินงานของแผนกซัพพลายเชน BSC Designer ดูเหมือนจะเป็นเครื่องมือที่เหมาะสม ใช้งานง่าย และยังแชร์ให้ผู้อื่นได้ด้วย ก่อนหน้านี้ผม พยายามเตรียมสิ่งที่คล้ายกันใน MS Excel อย่างไรก็ตาม มันซับซ้อนเกินไปในการอัปเดตด้วยข้อมูลใหม่ ผมจะดูว่า BSC Designer ของคุณจะตอบโจทย์ความต้องการทั้งหมดของผมหรือไม่ อ่านเพิ่มเติม…
Jiri Kratochvil, Manager Supply Chain Projects, PMI, สาธารณรัฐเช็ก
วิธีการย้ายจากสกอร์การ์ดที่ใช้ Excel ไปยังซอฟต์แวร์เฉพาะทาง
เราได้อภิปรายข้อดีและข้อเสียของการมีสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์หรือสกอร์การ์ด KPI ใน Excel แล้ว มาหารือกันว่าควรย้ายจากสกอร์การ์ดดังกล่าวไปยังสกอร์การ์ดที่ดูแลรักษาในซอฟต์แวร์เฉพาะทางอย่างไร
ข้อสรุป
ดังที่คุณเห็น การเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนเชิงกลยุทธ์เฉพาะทาง เช่น BSC Designer เป็นปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญในการจัดการยุทธศาสตร์อย่างมีประสิทธิผล เพื่อสนับสนุนกระบวนการคัดเลือก เรายังแนะนำให้ทบทวนการเปรียบเทียบซอฟต์แวร์ด้านยุทธศาสตร์ของเรา เพื่อทำความเข้าใจให้ดียิ่งขึ้นว่าเครื่องมือต่าง ๆ สนับสนุนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ความสอดคล้อง การรายงาน และการทำงานเป็นทีมอย่างไร
BSC Designer เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ที่มี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนแผนยุทธศาสตร์ให้เป็นสถาปัตยกรรมยุทธศาสตร์ที่เชื่อมโยงกัน โดยจัดให้มีความสอดคล้องระหว่างวัตถุประสงค์ KPI โครงการ ความเสี่ยง และแผนที่ยุทธศาสตร์ไว้ในที่เดียว ระบบ การนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ ของเราอธิบายวิธีนำยุทธศาสตร์ไปใช้ให้เกิดผลจริง และ แม่แบบเวิร์กช็อปการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ช่วยให้ทีมสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการประชุมยุทธศาสตร์ภายในองค์กรได้