ความสามารถในการจ้างและจัดการพนักงานจากระยะไกลกำลังกลายเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันในปัจจุบัน1. พนักงานที่มีคุณสมบัติสูงมากขึ้นมักจะเลือกทำงานจากระยะไกลเพื่อให้บรรลุสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น คุณจะหาพนักงานที่เหมาะสมได้อย่างไร? คุณจะจัดการทีมจากระยะไกลได้อย่างไร? KPI ใดที่จะช่วยติดตามผลการดำเนินงาน?
Remote Team KPIs.
เราจะเริ่มการอภิปรายด้วย:
- ข้อดีและข้อเสียของทีมจากระยะไกล
- แล้วเราจะแนะนำดัชนีความไว้วางใจ
ทีม BSC Designer ประกอบด้วยสมาชิกที่ทำงานจากระยะไกล จากประสบการณ์ของเรา เราจะกำหนดและอภิปรายแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด (เสาหลัก) ของทีมจากระยะไกลที่ดี:
- เสาหลักที่ 1. การมีวินัยในตนเองและวิธีการวัดค่า
- เสาหลักที่ 2. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ – หมายถึงอะไรในบริบทของทีมที่กระจายตัว
- เสาหลักที่ 3. ทักษะการเรียนรู้ของพนักงาน
สุดท้ายเราจะสรุปผลการค้นพบในบทความนี้ใน:
- รายการของ KPIsสำหรับทีมจากระยะไกล
คำศัพท์ทีมงานระยะไกล: ไม่มีคำศัพท์เดียว
ยังไม่มีการตกลงเกี่ยวกับคำศัพท์สำหรับ ทีมงานระยะไกล (เรียกอีกอย่างว่าทีมงานเสมือน, ทีมงานกระจาย) หรือสำหรับ บุคคลที่ทำงานระยะไกล (เรียกอีกอย่างว่าพนักงานระยะไกล, ผู้ทำงานทางไกล, ฟรีแลนซ์, ผู้รับจ้างภายนอก)
แน่นอนว่ามีความแตกต่างที่สำคัญบางประการ ตัวอย่างเช่น:
- บริษัทบุคคลที่สามที่ทำบางอย่างให้คุณ (โมเดลการจ้างจากภายนอก) มีการจัดการภายในบางส่วนอยู่แล้วและง่ายต่อการจัดการ
- ฟรีแลนซ์ โดยทั่วไปคือบุคคลที่ทำงานร่วมกับลูกค้าต่าง ๆ
นอกจากนี้ ยังมีความแตกต่างเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับวิธีการทำความตกลงระหว่างบุคคลและองค์กร:
- คำว่า พนักงานระยะไกล โดยทั่วไปเราหมายถึงบุคคลที่ได้รับการจ้างงานอย่างเป็นทางการโดยองค์กร (การชำระเงินทางสังคม, แผนการรักษา, ฯลฯ) แต่ทำงานระยะไกล
- ผู้รับจ้างอิสระ ไม่ได้ถูกจ้างงานโดยองค์กร แต่ทำงานตามความสัมพันธ์ทางสัญญาที่กำหนดไว้
ตัวอย่างเช่น (ไม่ได้ให้คำแนะนำทางกฎหมายใด ๆ ที่นี่) ในฐานะบริษัทในยุโรป เราไม่สามารถจ้างบุคคลที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นเป็นพนักงานได้ แต่เขาหรือเธอสามารถเป็นผู้รับจ้างของเราได้
รายละเอียดทางกฎหมายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเขตอำนาจขององค์กรและที่ตั้งของบุคคลที่จะทำงานด้วย แต่ หลักการการจัดการ โดยทั่วไปจะยังคงเหมือนเดิม
การเลียนแบบสำนักงาน vs ทีมระยะไกลที่เป็นอิสระ
แม้ว่าคำว่า “ทีมระยะไกล” อาจจะเหมือนกัน แต่ฉันเห็นว่ามีสองตัวเลือกพื้นฐานสำหรับการจัดการทีมดังกล่าว เรามาเรียกพวกเขาว่า:
- “การเลียนแบบสำนักงาน” และ
- “ทีมระยะไกลที่เป็นอิสระ”:
การเลียนแบบสำนักงาน
ในกรณีนี้ ทีมงานใช้การประชุมผ่านวิดีโอและข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นวิธีการสื่อสารหลัก บางครั้งมีการติดตั้งซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอเพื่อติดตามกิจกรรมของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล (ดูความคิดเห็นของฉันเกี่ยวกับการปฏิบัตินี้ด้านล่าง) โดยพื้นฐานแล้ว วิธีการนี้เลียนแบบสภาพแวดล้อมของสำนักงานระยะไกล
การควบคุมอย่างต่อเนื่องจากฝ่ายบริหารลดประโยชน์ของทีมระยะไกลที่ทำงานในรูปแบบการเลียนแบบสำนักงาน
ทีมที่เป็นอิสระ
นี่คือรูปแบบที่เราใช้งานอย่างจริงจังที่ BSC Designer ในกรณีนี้ เครื่องมือสื่อสารไม่จำเป็นต้องมีคำตอบในทันที (ลองนึกถึงอีเมล เรื่องราวบนกระดาน Kanban และสิ่งที่คล้ายกัน)
หากเราต้องการใช้ประโยชน์จากการทำงานระยะไกล (โดยเฉพาะประโยชน์ส่วนบุคคล) เราจำเป็นต้องมุ่งเน้นไปที่ทีมที่เป็นอิสระ
ในกรณีนี้ ผู้จัดการไม่ได้สนใจเป็นพิเศษว่า พนักงานใช้เวลาอย่างไร สิ่งสำคัญคือการที่งานเสร็จสิ้นตามเวลาและตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนด
ข้อดีและข้อเสียของทีมแบบกระจาย
ทำไมเราถึงต้องการทีมแบบกระจาย? นั่นเป็นคำถามที่น่าสนใจ ฉันเชื่อว่าองค์กรใด ๆ ควรตอบคำถามนี้ตามสภาพตลาด ข้อกำหนดของผู้กำกับดูแล ผลิตภัณฑ์ โมเดลธุรกิจ เป็นต้น
ข้อดีของทีมงานระยะไกล
ที่ BSC Designer เราพึ่งพารูปแบบทีมงานระยะไกลอย่างมาก และนี่คือข้อดีที่เราเห็น
ด้านธุรกิจ:
- การเข้าถึงพรสวรรค์ทั่วโลก (มันกลายเป็นหนึ่งใน ค่านิยมหลัก อย่างเป็นทางการของเรา)
- ความเป็นไปได้ในการเข้าสู่ตลาดใหม่ได้ง่ายขึ้น
- การสื่อสารมีการจัดระเบียบมากขึ้น “โดยการออกแบบ”
- สมาชิกในทีมมีความเป็นอิสระมากขึ้นและไม่ต้องการคำแนะนำอย่างต่อเนื่อง
- ประหยัดค่าเงินเดือน (การเก็งกำไรตามภูมิศาสตร์)
- ประหยัดค่าใช้จ่ายสำนักงาน
ด้านส่วนบุคคล (ใช้ได้ทั้งกับผู้จัดการและพนักงานระยะไกล):
- ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น
- ความเป็นไปได้ในการเดินทางมากขึ้น
ข้อเสียของทีมที่ทำงานระยะไกล
เมื่อทำงานกับบุคคลที่อยู่ระยะไกล เราจะพลาดการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูดไปมาก สิ่งที่ชัดเจนในระหว่างการสื่อสารปกติอาจไม่ชัดเจนเมื่อทำงานระยะไกล การมีส่วนร่วมและการสื่อสารของทีมเป็นปัญหาสำคัญบางประการ 2
นี่คือข้อเสียทั่วไปบางประการของการมีทีมทำงานระยะไกล:
- ความล่าช้าในการสื่อสารเนื่องจากความแตกต่างของเวลา
- อาจไม่อนุญาตโดยกฎหมาย (หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม)
- อาจไม่สามารถทำได้เนื่องจากข้อจำกัดทางกายภาพ (อุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพ, การผลิต)
- การติดต่อส่วนตัวน้อยลง, การเข้าสังคมน้อยลง, โอกาสในการติดตาม “ชีพจร” ของทีมน้อยลง
- ทรัพย์สินทางปัญญาและปัญหาทางกฎหมายอื่น ๆ มีความซับซ้อนมากขึ้น
- การออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินระหว่างประเทศต้องการความสนใจเพิ่มเติม
ตัวชี้วัดดัชนีความไว้ใจ
เมื่ออธิบายวิธีการของเราในการจัดการทีมระยะไกล ฉันพบว่ามีประโยชน์ในการแนะนำแนวคิดของ ดัชนีความไว้ใจ:
ดัชนีความไว้ใจ คือตัวชี้วัดที่แสดงระดับความไว้วางใจระหว่างพนักงานระยะไกลและผู้จัดการ
ด้านล่างนี้ ฉันจะอธิบายปัจจัยที่ส่งผลต่อดัชนีความไว้ใจและวิธีการคำนวณ
การคำนวณดัชนีความไว้วางใจ
เมื่อเราเริ่มทำงานกับสมาชิกใหม่ในทีมระยะไกล ดัชนีความไว้วางใจจะอยู่ที่ ระดับศูนย์ (หรืออาจอยู่ในโซนลบหากฟรีแลนซ์หรือผู้จัดการเคยมีประสบการณ์เชิงลบในการทำงานระยะไกล)
Remote Team KPIs. อะไรที่ส่งผลต่อดัชนีความไว้วางใจ?
จากฝั่งพนักงาน:
- +5 เดินเพิ่มไมล์เพื่อทำงาน
- +3 ส่งงานครบถ้วนตรงเวลา
- +1 การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
- -1 เมื่อพนักงานพูดว่า, “ขอโทษครับ/ค่ะ, ฉันยังไม่เห็นอีเมลของคุณ”
- -3 เมื่อพนักงานไม่สามารถทำงานในโครงการของคุณและไม่ได้บอกผู้จัดการ
จากฝั่งผู้จัดการ:
- +5 การจ่ายเงินครบถ้วนตรงเวลา
- +2 ความต้องการที่ชัดเจน
- +1 มาตรฐานที่ชัดเจน
- -2 ความล่าช้าในการให้ข้อเสนอแนะและการตรวจสอบงาน
- -5 เมื่อผู้จัดการพูดว่า, “นั่นไม่ใช่สิ่งที่ฉันคิดไว้”
- -10 เมื่อผู้จัดการพูดว่า, “ขอโทษครับ/ค่ะ, ฉันไม่มีเงินจ่ายตามสัญญา”
ดัชนีความไว้วางใจสามารถใช้ได้กับโครงสร้างทีมทุกประเภท ไม่ใช่แค่ทีมระยะไกลเท่านั้น แต่ในกรณีของทีมระยะไกล มันจะมีความจับต้องได้น้อยกว่าแต่มีความสำคัญมากกว่า
การควบคุมความเสี่ยงด้วยดัชนีความเชื่อถือ
ฉันได้พูดคุยเรื่องการจัดการทีมทางไกลในที่ประชุมหนึ่งและได้รับความคิดเห็นที่น่าสนใจว่า:
“… ดังนั้นฉันเดาว่าในทีมทางไกลของคุณ คุณจ้างคนที่คุณไว้ใจ.”
ฉันก็อยากจะทำเช่นนั้น แต่โดยปกติในช่วงเริ่มต้นของความสัมพันธ์ ดัชนีความเชื่อถือจะอยู่ในระดับศูนย์
คุณจะทำให้มันเติบโตได้อย่างไร? เอาล่ะ ข้ามส่วนที่เห็นชัดเจน (ทำสิ่งที่ดีทั้งหมดและหลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่ดีทั้งหมด)
ยุทธศาสตร์การควบคุมความเสี่ยง ในกรณีนี้คือการเพิ่มขอบเขตของงานทีละน้อย:
- เราเริ่มด้วยการทดสอบงานเล็กๆ ที่ได้รับค่าตอบแทน ซึ่งเป็นส่วนเล็กๆ ของสิ่งที่จะต้องการในอนาคต ความเสี่ยงของเราถูกจำกัดโดยค่าใช้จ่ายของงานทดสอบ ความเสี่ยงของผู้สมัครงานมีน้อยและสามารถประกันได้ด้วยบริการเอสโครว์
หากประสบความสำเร็จ:
- ระดับความเชื่อถือของพนักงานเพิ่มขึ้น (เรารู้ว่าเขาหรือเธอสามารถส่งมอบสิ่งที่สัญญาไว้ได้ตรงเวลา)
- ระดับความเชื่อถือของเรา (จากมุมมองของพนักงาน) ก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน (พนักงานรู้จักสไตล์การจัดการของคุณดียิ่งขึ้นและรู้ว่าคุณจ่ายเงินตามกำหนดเวลาเต็มจำนวน)
คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการทำงานกับผู้สมัครนี้? รู้สึกดีหรือไม่? ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ด้วยข้อกำหนดที่มากขึ้น
เริ่มต้นยุทธศาสตร์: มุ่งเน้น 90% ของความพยายามในช่วงการจ้างงาน
ปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นกับทีมที่กระจายตัวมักเกิดจากการจ้างคนที่ไม่เหมาะสม เรามักจะเก่งในการทดสอบทักษะที่เป็นรูปธรรม แต่ทักษะที่เป็นนามธรรมกลับมีความสำคัญมากกว่าในกรณีของทีมที่ทำงานระยะไกล
พนักงานระยะไกลในอุดมคติของฉันคือคนที่มีคุณสมบัติเหล่านี้:
- เสาหลัก 1. การมีวินัยในตนเอง (ความสามารถในการทำงานโดยไม่มีการควบคุมโดยตรง)
- เสาหลัก 2. ทักษะการสื่อสาร (ความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้จัดการและลูกค้า)
- เสาหลัก 3. ทักษะการเรียนรู้ (ความสามารถในการปฏิบัติตามคำแนะนำและเรียนรู้สิ่งใหม่อย่างรวดเร็ว)
เราเรียกทักษะที่เป็นนามธรรมเหล่านี้ว่าเป็นเสาหลักของทีมระยะไกล ด้านล่างนี้ฉันจะแบ่งปันตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่เราทำเพื่อสร้างทีมระยะไกลที่ยอดเยี่ยม และอย่าลืมข้าม ตัวชี้วัด HR แบบคลาสสิก
เสาหลัก 1. วิธีการวัดปริมาณวินัยในตนเอง
เราจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้สมัครมีระดับวินัยในตนเองที่ต้องการ? คุณอาจจะคิดถึงการศึกษาทางสังคมที่ซับซ้อนและการสำรวจที่เราต้องดำเนินการ แต่ตามประสบการณ์ของฉัน ไม่จำเป็นต้องทำให้ซับซ้อนเกินไปในกรณีนี้
เราเริ่มจากการดูที่ สิ่งเล็กๆ นี่คือตัวอย่าง:
- เราขอให้ส่งผลการทดสอบทางอีเมลภายใน วันที่/เวลา ที่กำหนด
- เราขอให้ใช้ หัวเรื่องเฉพาะ ในอีเมลและเพิ่มรายละเอียดที่จำเป็น
เราดูที่ตัวชี้วัดพื้นฐานเหล่านี้:
- ส่งตรงเวลาหรือไม่?
- หัวเรื่องเป็นไปตามที่คาดหวังหรือไม่?
- ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนในอีเมลเป็นอย่างไร?
เป้าหมายไม่ใช่การมีทุกอย่างที่ตรงตามคาดหวัง 100% (จริงๆ แล้วนี่อาจเป็นสัญญาณเตือน); การได้คะแนน 80-90% เป็นสัญญาณที่ดี
ง่ายเกินไปใช่ไหม?
คุณอาจจะประหลาดใจ แต่ตามประสบการณ์ของฉัน ประมาณ 60% ของอีเมลไม่มาถึงตรงเวลา
นั่นคือ การทดสอบอย่างรวดเร็ว ของวินัยในตนเองของบุคคล
บุคคลสามารถพัฒนาได้หรือไม่? อย่างแน่นอน! แต่ทีมงานระยะไกลของคุณอาจไม่ใช่ที่ที่ดีที่สุดที่จะทำสิ่งนี้
มีกรณีบวกปลอมๆ หรือกรณีลบปลอมๆ หรือไม่? ฉันมีเรื่องราวบางอย่างที่จะแบ่งปัน… น่าเสียดายที่ผู้สมัครที่ไม่สามารถปฏิบัติตามกำหนดเวลาในตอนเริ่มต้นจะจัดการยากกว่าผู้สมัครที่มีวินัยมากกว่าในภายหลัง
เสาหลักที่ 2 การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเกินกว่าการตอบสนองอย่างรวดเร็ว
แล้วการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพล่ะ? การมีประสิทธิภาพ (การตอบสนองอย่างรวดเร็ว) ไม่ได้หมายความว่าการสื่อสารเหล่านี้จะดีเสมอไป มาพูดคุยเกี่ยวกับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในบริบทของผู้มีส่วนได้เสียสองฝ่าย – พนักงานและผู้จัดการ
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงาน
ลองจินตนาการว่าคุณเริ่มทำงานร่วมกับบุคคลหนึ่ง คุณตกลงในขอบเขตของงานและตกลงเกี่ยวกับระยะเวลา (สมมติว่าเป็น 3 วัน)
อะไรอาจเกิดขึ้นภายใน 3 วันนี้?
- กรณีที่ 1. งานถูกส่งมอบครบถ้วนตามกำหนดเวลา และคุณภาพเป็นไปตามที่คาดหวัง – ถือเป็นผลลัพธ์ที่ดี
- กรณีที่ 2. งานถูกส่งมอบตรงเวลา แต่คุณภาพไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง – เราจำเป็นต้องทำการวิเคราะห์สาเหตุรากฐาน – เป็นเพราะข้อกำหนดไม่ชัดเจนหรือไม่? เป็นเพราะบุคคลนั้นไม่มีทักษะเพียงพอหรือไม่มีเวลาเพียงพอหรือไม่?
- กรณีที่ 3. งานไม่ถูกส่งมอบตรงเวลา แต่บุคคลนั้นแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้
หากฉันได้รับข้อความ “ขอโทษ” ในวันส่งงาน นั่นไม่ใช่สัญญาณที่ดี บุคคลนั้นรู้ว่ามีปัญหาบางอย่างเกิดขึ้น (อาจจะในวันแรก) แต่ไม่ได้แจ้งฉันเกี่ยวกับเรื่องนี้ในวันนั้น
- กรณีที่ 4. งานไม่ถูกส่งมอบตรงเวลา และบุคคลนั้นไม่สนใจที่จะอธิบายเหตุผลให้คุณทราบ อะไรก็อาจเกิดขึ้นได้ แต่มันเป็นสัญญาณที่ไม่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นของความสัมพันธ์
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้จัดการ
ไม่ใช่แค่ทีมเท่านั้นที่ต้องพัฒนา ผู้จัดการก็ควรพัฒนาด้วย ในกรณีของทีมที่ทำงานระยะไกล ความสามารถในการกำหนดงานที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจนเป็นทักษะที่สำคัญมาก งานใดๆ ที่มีข้อกำหนดที่คลุมเครือจะไม่ประสบผลสำเร็จ
ผู้จัดการสามารถพัฒนาได้หรือไม่? แน่นอน! ตัวอย่างเช่น นี่คือคำถามที่ฉันถามตัวเองเมื่อกำหนดงานใหม่:
- ฉันมีข้อมูลเพียงพอหรือไม่เมื่อกำหนดงาน?
- ฉันอธิบายความคิดของฉันชัดเจนพอหรือไม่?
- เพื่อนร่วมงานของฉันจะเข้าใจอะไรจริงๆ?
- ฉันควรเพิ่มภาพหน้าจอที่นี่หรือไม่?
- ฉันควรเพิ่ม/ลบส่วนบทนำหรือไม่?
- ข้อความของฉันก่อให้เกิดความคิด/ความรู้สึกอะไรบ้าง?
เสาหลักที่ 3. วิธีการวัดทักษะการเรียนรู้
เมื่อถึงระดับพื้นฐานของดัชนีความไว้วางใจ คุณสามารถก้าวไปข้างหน้าในความสัมพันธ์กับพนักงานได้
คุณรู้สึกอย่างไรกับการทำงานกับสมาชิกทีมใหม่ของคุณในตอนนี้? คุณมีประสบการณ์ร่วมกันบ้างแล้ว และโมเดลความเสี่ยงก็พัฒนาไป ในขั้นนี้ เรามุ่งเน้นไปที่งานที่จะแสดงให้เห็น:
- บุคคลนั้นเรียนรู้อย่างไรดี
- บุคคลนั้นปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างไรดี
- บุคคลนั้นมีความคิดสร้างสรรค์แค่ไหน
- บุคคลนั้นสื่อสารกับผู้จัดการและลูกค้าอย่างไรดี
งานทั้งหมดนี้จะเพิ่มดัชนีความไว้วางใจของพนักงาน ฉันคิดว่าเช่นเดียวกันก็เกิดขึ้นกับฝั่งพนักงาน – สไตล์การจัดการของฉันชัดเจนขึ้น และค่านิยมของบริษัทก็ชัดเจนยิ่งขึ้น
เราจะวัดทักษะการเรียนรู้ของพนักงานได้อย่างไร?
ในหนังสือ ระบบ KPI 10 ขั้นตอน เราได้พูดคุยถึงแนวคิดสำคัญบางประการเกี่ยวกับการวัดผล:
- หากเราต้องการรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโลกที่อยู่รอบตัวเรา เรามีสองวิธี – การสังเกต หรือ การโต้ตอบ
- ดีกว่าที่จะออกแบบระบบที่สามารถวัดผลได้ตามการออกแบบ
กลับมาที่การจัดการทีมระยะไกล… เราต้องกำหนดงานแรกในวิธีที่เรารู้ว่าบุคคลนั้นกำลังเรียนรู้ และวิธีที่ดีที่สุดที่จะรู้ว่าบุคคลนั้นได้เรียนรู้สิ่งใหม่จริงๆ คือการเห็นว่าความรู้หรือทักษะใหม่นั้นถูกนำไปใช้ในทางปฏิบัติหรือไม่ (ดู โมเดลสี่ระดับ สำหรับการประเมินการฝึกอบรม)
มันทำงานอย่างไรในกรณีของเรา? ลองยกตัวอย่างพนักงานสนับสนุนลูกค้า:
- เราใช้ วิดีโอสอน สำหรับผลิตภัณฑ์เมื่อมีการเข้าร่วมของสมาชิกทีมใหม่
- เราขอให้สมาชิกทีมใหม่ แก้ไขงานง่ายๆ ด้วยซอฟต์แวร์
- เราขอให้สมาชิกทีมใหม่ทำวิดีโอสั้นๆ อธิบายงานนี้เพื่อช่วยในการยืนยันทักษะการสร้างสรรค์และการสื่อสาร
- บางความท้าทายในการเรียนรู้ ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่ชัดเจน ดังนั้นเราจึงดูที่ปฏิกิริยาของสมาชิกทีมและวิธีที่เขาหรือเธอเข้าหาปัญหา
การสังเกตพฤติกรรมของพนักงานและการถาม คำถามติดตามผล ทำให้เราเข้าใจถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของบุคคลนั้น ตามนั้น เส้นโค้งการเรียนรู้และสไตล์การจัดการสามารถปรับเปลี่ยนได้
KPIs สำหรับทีมที่กระจายตัว
เราได้พูดคุยเกี่ยวกับแง่มุมต่าง ๆ ของการจัดการทีมระยะไกล มาเราสรุปกันว่าปัจจัยทั้งหมดนี้สามารถวัดได้อย่างไร
เราสามารถจัดกลุ่ม KPIs ตามสามขั้นตอนนี้:
- ขั้นตอนที่ 1. ค้นหาและทดสอบผู้สมัคร
- ขั้นตอนที่ 2. สร้างความไว้วางใจ ปรับการสื่อสาร
- ขั้นตอนที่ 3. รักษาความสุขของทีม
Remote Team KPIs. ขั้นตอนที่ 1. ค้นหาและทดสอบผู้สมัคร
ตัวชี้วัดเชิงนำในขั้นตอนนี้คือ:
- การส่งมอบครบถ้วนตรงเวลา, %
- ดัชนีการสื่อสาร. สามารถวัดได้ตามสเกลนี้: 100% – ไม่มีความล่าช้า; 70% – แจ้งความล่าช้าล่วงหน้า; 40% แจ้งความล่าช้าในวันครบกำหนด; 10% แจ้งความล่าช้าหลังจากวันครบกำหนด
- ความสามารถในการเรียนรู้, % ดัชนีเชิงอัตนัยที่แสดงว่าบุคคลนั้นปฏิบัติตามคำแนะนำที่มีอยู่ได้ดีเพียงใดและกำลังเรียนรู้สิ่งใหม่
ตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์นี้จะช่วยวัดผลลัพธ์:
- ความเหมาะสมระหว่างฟรีแลนซ์กับโครงการ. การประเมินเชิงอัตนัยของผู้จัดการ: ผู้สมัครดูเหมือนเป็นบุคคลที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาที่ต้องการหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 2. สร้างความเชื่อมั่น ปรับการสื่อสาร
ตัวชี้วัดเชิงนำสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลคือ:
- ตัวชี้วัดความพยายามพิเศษ แสดงให้เห็นว่าบุคคลทำงานในสถานการณ์ที่เครียดอย่างไร (การแก้ปัญหาที่สำคัญ การเป็น เชิงรุก กับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น)
- + ตัวชี้วัดจากขั้นตอนที่ 1
ตัวชี้วัดเชิงนำสำหรับผู้จัดการคือ:
- ความชัดเจนของข้อกำหนด สามารถวัดได้ด้วย ตัวชี้วัด WTF/page ที่มีชื่อเสียง
ความสำเร็จในการสร้างความเชื่อมั่นและปรับปรุงการสื่อสารสามารถตรวจสอบได้ด้วยตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์เหล่านี้:
- ตัวชี้วัดดัชนีความเชื่อมั่น (ในมุมมองของผู้จัดการ) ก่อตัวจากประสบการณ์ในการทำงานกับฟรีแลนซ์
- ตัวชี้วัดดัชนีความเชื่อมั่น (ในมุมมองของพนักงาน) ก่อตัวจากผลกระทบของพฤติกรรมของผู้จัดการต่อฟรีแลนซ์
- การตรงกันของรูปแบบการสื่อสาร คำตอบเชิงอัตนัยต่อคำถาม: “เราเข้าใจกันดีหรือไม่?”
- ผลการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงานระยะไกล, % ตัวชี้วัดนี้วัดผลลัพธ์ของการทำงานสำเร็จ ตัวชี้วัดเฉพาะจะขึ้นอยู่กับงานและโดเมนธุรกิจ คุณสามารถหาตัวอย่าง บางตัวอย่าง
ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานของทีมระยะไกล. ขั้นตอนที่ 3. ทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพและมีความสุข
ตัวชี้วัดเชิงนำ (ส่วนใหญ่เน้นไปที่ผู้จัดการ) จะช่วยให้มั่นใจว่าคุณทำสิ่งที่ถูกต้องเพื่อให้ทีมที่ทำงานระยะไกลมีความสุขและมีประสิทธิภาพ
- [Binary] จุดควบคุม (คุณภาพ, เวลา) ได้รับการดำเนินการ
- [Binary] ทีมมีงานที่ท้าทาย
- คะแนนความซับซ้อน, % (ดู บทความนี้ สำหรับแนวคิดการวัดผลบางประการ)
- ความพร้อมของเครื่องมือและวัสดุ – เป็นดัชนีของ:
- การเข้าถึงใบอนุญาตซอฟต์แวร์
- การเข้าถึงระบบธุรกิจภายใน
- มาตรฐานภายในที่ทันสมัย
- [Binary] การให้ข้อเสนอแนะแบบสม่ำเสมอ
- + ตัวชี้วัดจากขั้นตอนก่อนหน้า
ตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ที่จะตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้คือ:
- ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจงตามงาน
- อัตราความพึงพอใจของพนักงาน, %
- อัตราการลาออกของผู้ที่มีผลงานยอดเยี่ยม, %
ตัวชี้วัดความท้าทายทางการบริหาร
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด มีงานบริหารบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทีมงานระยะไกล
ตัวชี้วัดทีมงานระยะไกล. เอกสารทางกฎหมายที่จำเป็น
ตัวชี้วัดที่แสดงข้อตกลงกรอบการทำงานที่ได้ลงนามเพื่อควบคุมสิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญา, NDA, การชำระเงิน
- [Binary] ข้อตกลงกรอบการทำงานที่ได้ลงนาม
- [Binary] ข้อตกลง NDA ที่ได้ลงนาม
เวลาที่ใช้ในงานบริหารจัดการรายเดือน
ในอุดมคติควรลดลงเหลือการชำระใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวต่อเดือน
- เวลาที่ใช้ในการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน, ชั่วโมง
ค่าใช้จ่ายรายเดือนในการดำเนินงาน
ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับที่ทำงานเสมือนจริง – ใบอนุญาตซอฟต์แวร์, ฮาร์ดแวร์, ค่าเช่าพื้นที่ทำงานร่วม, ฯลฯ
- ใบอนุญาตซอฟต์แวร์, $
- อุปกรณ์, $
เคล็ดลับและเทคนิคสำหรับการทำงานเป็นทีมระยะไกล
นี่คือแนวคิดปฏิบัติที่ฉันอยากจะแบ่งปันเกี่ยวกับการจัดการทีมระยะไกล
- ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: นี่คือวิธีที่เราจัดการทีมระยะไกลที่ BSC Designer และไม่มีการรับประกันว่าสไตล์การจัดการเดียวกันจะเหมาะสมกับองค์กรของคุณ
เครื่องมือสื่อสาร – เขียนมากขึ้น โทรน้อยลง
ฉันชอบใช้ Skype สำหรับโทรคุยกับลูกค้า บริบทมีความสำคัญมากในที่นั้น จำเป็นต้องอ่านระหว่างบรรทัดและเข้าใจว่าลูกค้าหมายถึงอะไรจริงๆ
การทำงานกับทีมระยะไกลเป็นกรณีที่แตกต่างออกไป ความคิดเห็นปัจจุบันของฉัน (ซึ่งไม่ได้เปลี่ยนแปลงในช่วง 15 ปีที่ผ่านมา แต่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่เปลี่ยนแปลงในอนาคต) คือการสื่อสารแบบข้อความเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับทีมระยะไกล
การเขียนข้อความมีนัยสำคัญบางอย่างที่ต้องทำ การบ้าน: คุณจำเป็นต้องกำหนดความคิดของคุณให้ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลำดับเหตุผลถูกต้อง เขียนใหม่อีกครั้งเพื่อลบส่วนที่ขัดแย้งและทำให้ความคิดของคุณฟังดูดีขึ้น มันใช้เวลาและทักษะการเขียนบางอย่าง แต่ก็คุ้มค่า
หลายบริษัทพยายามแก้ปัญหาทั้งหมดกับทีมระยะไกลโดยทำให้การสื่อสาร “มีประสิทธิภาพ” มากขึ้น พวกเขาลงทุนในวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ แชทสด การประชุม ฯลฯ ดูโมเดล “การจำลองออฟฟิศ” ที่อธิบายไว้ข้างต้น สำหรับฉันมันดูเหมือนการขอ ม้าที่ยิ่งเร็วขึ้น
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ เกี่ยวกับการออนไลน์ตลอด 24 ชั่วโมง มันเกี่ยวกับการกำหนดความคิดของคุณในแบบที่ต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
ทางเลือกปัจจุบันของเราคือ กระดานคัมบัง ที่เรียบง่าย (เราใช้แพลตฟอร์ม Shortcut)
ไม่มีการติดตามเวลา – ผลกระทบเชิงบวกต่อดัชนีความไว้วางใจ
อีกสิ่งหนึ่งที่ทำให้หลายคนประหลาดใจคือเราไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาหรือเครื่องมือติดตามใด ๆ ที่จะบันทึกหน้าจอ
ฉันเข้าใจว่าทำไมบริษัทที่จ้างงานภายนอกถึงใช้สิ่งนี้ แต่เราเป็นบริษัทผลิตภัณฑ์ที่มุ่งเน้นการสร้างคุณค่ามากขึ้นให้กับลูกค้าของเรา ดังนั้นในกรณีของเรา ฉันไม่เห็นความจำเป็นในการทำการติดตามเวลาอย่างจริงจัง
นี่คือสิ่งที่เราทำแทน:
- เราตกลงกับพนักงานเกี่ยวกับต้นทุนที่ประมาณการของงานบางอย่าง (มีการเกี่ยวข้องกับอัตราต่อชั่วโมงบางอย่าง แต่เราไม่ได้ควบคุมมัน)
- สำหรับงานที่เป็นมาตรฐาน เราเพียงแค่ใช้ซ้ำการประมาณการในอดีต
- เมื่อสิ้นสุดช่วงเวลา พนักงานจะคำนวณยอดรวมที่ต้องชำระ
- กิจกรรมของผู้จัดการมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบผลลัพธ์ของงาน
- กิจกรรมด้านการบริหารของผู้จัดการลดลงเหลือเพียงการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ BSC Designer
- คุณสามารถเริ่มต้นด้วย แม่แบบสกอร์การ์ด ที่เราได้กล่าวถึงในบทความนี้
- ใช้ หน่วยวัดเฉพาะ เพื่อวัดดัชนี เชิงคุณภาพ (เช่น ดัชนีการสื่อสารที่เราได้กล่าวถึงข้างต้น)
- ใช้ BSC Designer สำหรับ การประชุม ยุทธศาสตร์ ประจำ ของทีมที่กระจายตัวของคุณ
- แนวโน้มการจ้างงานทางไกลมีผลต่อองค์กรของคุณอย่างไร? ในบทความเกี่ยวกับ การวิเคราะห์ PESTEL เราได้ใช้แนวโน้มนี้เป็นตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงทางสังคม สิ่งแวดล้อม ผลจากการวิเคราะห์ PESTEL ได้ถูกนำเสนอในแผนที่ยุทธศาสตร์ เป็นความคิดที่ดีที่จะมีแผนยุทธศาสตร์ของคุณพร้อม
ตัวอย่างการวิเคราะห์แนวโน้ม.ใช้แม่แบบ KPIs ของทีมทางไกล
BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:
- สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
- ใช้แม่แบบ
KPIs ของทีมทางไกล เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม - ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม
เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!
Alexis Savkin เป็นที่ปรึกษายุทธศาสตร์อาวุโสและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสถาปัตยกรรมและการดำเนินกลยุทธ์ มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในสายงานนี้ โดยมีพื้นฐานด้านคณิตศาสตร์ประยุกต์และเทคโนโลยีสารสนเทศ Alexis เป็นผู้เขียน “ระบบการดำเนินกลยุทธ์” เขาได้ตีพิมพ์บทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับกลยุทธ์และการวัดผลการดำเนินงาน โดยมักได้รับเชิญเป็นวิทยากรใน งานอุตสาหกรรม และผลงานของเขามักถูก อ้างอิงในงานวิจัยทางวิชาการ