กรอบการทำงาน RACI เป็นที่รู้จักดีในด้านการจัดการโครงการเพื่อทำให้บทบาทและความรับผิดชอบชัดเจน หลักการของมันมีความเกี่ยวข้องอย่างมากในด้านการวางแผนยุทธศาสตร์ ซึ่งมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคนมีส่วนร่วมในระดับต่างๆ บทความนี้สำรวจการประยุกต์ใช้กรอบการทำงาน RACI ในการดำเนินยุทธศาสตร์ โดยมี BSC Designer เป็นตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง
เฟรมเวิร์ก RACI
RACI ย่อมาจาก:
- ผู้รับผิดชอบ
- ผู้มีความรับผิดชอบสูงสุด
- ผู้ให้คำปรึกษา
- ผู้ได้รับข้อมูล
แต่ละบทบาทช่วยให้ชัดเจนว่าใครทำงาน ใครมีสิทธิ์ตัดสินใจ ใครให้ข้อมูล และใครจำเป็นต้องรับทราบข้อมูล
บทบาท: ผู้รับผิดชอบ
บุคคล ผู้รับผิดชอบ มีส่วนร่วมโดยตรงในการดำเนินการ อาจเป็นผู้ที่ดำเนินโครงการหรือใช้ KPIs เพื่อทดสอบสมมติฐานเชิงยุทธศาสตร์
ใน BSC Designer:
- ผู้ใช้ที่เป็น “ผู้รับผิดชอบ” คือ เจ้าของ ของโครงการหรือ KPI (ดูฟิลด์ “ผู้รับผิดชอบ” ในแท็บ “ทั่วไป”)
- ในระดับสกอร์การ์ด ผู้ใช้ที่เป็น “ผู้รับผิดชอบ” มีสิทธิ์ในการแก้ไขอย่างเต็มที่หรือสิทธิ์จำกัดในการอัปเดตค่าที่เฉพาะเจาะจง
บทบาท: ผู้รับผิดชอบ
บุคคลที่ผู้รับผิดชอบดูแลการดำเนินงานและรับผิดชอบต่อผู้นำในผลลัพธ์สุดท้าย
ในอุดมคติ บทบาทนี้ควรมอบหมายให้แก่บุคคลคนเดียว
ในการวางแผนยุทธศาสตร์ บทบาทนี้มักจะเป็นผู้จัดการ หัวหน้าทีม หรือหัวหน้างาน
ใน BSC Designer:
- ผู้ใช้ “ผู้รับผิดชอบ” มักจะเป็นเจ้าของวัตถุประสงค์และอาจเป็นเจ้าของโครงการหรือ KPI ด้วย
- ในบางกระบวนการทำงาน ผู้ใช้ “ผู้รับผิดชอบ” อาจมีสิทธิ์ในการอนุมัติข้อมูลที่ป้อน
- ในระดับสกอร์การ์ด ผู้ใช้ “ผู้รับผิดชอบ” มีสิทธิ์ในการดูและแก้ไขได้อย่างเต็มที่
บทบาท: ให้คำปรึกษา
ให้คำปรึกษา บุคคลที่ให้คำปรึกษาจะให้ข้อมูลหรือความเชี่ยวชาญในระหว่างการดำเนินการ ซึ่งอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่ช่วยกำหนดยุทธศาสตร์ ตรวจสอบข้อสมมติฐาน หรือกำหนดวิธีวัดมูลค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ใน BSC Designer:
- ผู้ใช้ที่ “ให้คำปรึกษา” สามารถ แสดงความคิดเห็น เกี่ยวกับเป้าหมาย, KPIs, หรือโครงการ, หรือนำเอกสารประกอบขึ้น
- พวกเขาอาจถูกเพิ่มเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหรือการแจ้งเตือน) หรือผู้ใช้ทั่วไป (มีสิทธิ์เข้าถึงและการแจ้งเตือน)
- ในระดับสกอร์การ์ด ผู้ใช้ที่ “ให้คำปรึกษา” มีสิทธิ์แก้ไขสกอร์การ์ดทำงานและสิทธิ์แก้ไขจำกัดในบางส่วนของสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์
บทบาท: ผู้ได้รับข้อมูล
ผู้ได้รับข้อมูล จะได้รับข้อมูลความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งมักจะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลหรือผู้บริหารระดับ C ที่ได้รับการอัปเดตเป็นประจำเกี่ยวกับด้านต่างๆ ของผลการดำเนินงาน การอัปเดตเหล่านี้อาจรวมถึงรายงานโดยละเอียด แดชบอร์ด และแผนที่ยุทธศาสตร์
ใน BSC Designer:
- ใช้ฟีเจอร์ ตารางเวลา เพื่อ ส่งรายงานโดยอัตโนมัติ ให้กับผู้ใช้ “ผู้ได้รับข้อมูล” ที่เกี่ยวข้อง
- ในระดับสกอร์การ์ด ผู้ใช้ “ผู้ได้รับข้อมูล” จะสามารถดูข้อมูลได้อย่างเดียวเท่านั้น
โมเดลสามสายและ RACI
กรอบการทำงานสำหรับการชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบอาจเปลี่ยนแปลงไปตามแต่ละธุรกิจ เช่น ในการบริหารความเสี่ยง โครงสร้างที่ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลายคือ โมเดลสามสาย โมเดลสามสายนี้พัฒนาโดยสถาบันผู้ตรวจสอบภายใน (IIA) เป็นกรอบการทำงานที่ใช้ในการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบเพื่อการกำกับดูแลและบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ
ต่อไปนี้คือวิธีที่โมเดลสามสายสอดคล้องกับโมเดล RACI:
บรรทัดแรกเริ่ม
บรรทัดแรกเริ่มประกอบด้วยผู้จัดการในระดับปฏิบัติการ หน้าที่ของพวกเขาคือการดำเนินการ การควบคุมความเสี่ยง และตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลความเสี่ยง บรรทัดนี้สอดคล้องกับบทบาท “ผู้รับผิดชอบ” ในโมเดล RACI
บรรทัดที่สอง
บรรทัดที่สองหมายถึงฟังก์ชันการบริหารความเสี่ยงและการปฏิบัติตามข้อกำหนด บทบาทของผู้จัดการความเสี่ยงและเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดในกรณีนี้ คือการสนับสนุนบรรทัดแรกด้วยเครื่องมือ นโยบาย กรอบงาน และท้ายที่สุดคือการติดตามความเสี่ยง
ในโมเดล RACI พวกเขาถูก“ปรึกษา” และในบางกรณี บทบาทของพวกเขาอาจทับซ้อนกับ“รับผิดชอบ”บางส่วน
บรรทัดที่สาม
บรรทัดที่สามคือหน้าที่ตรวจสอบภายใน ซึ่งมีหน้าที่ประเมินประสิทธิภาพของสองบรรทัดแรกอย่างอิสระและรายงานต่อผู้บริหารระดับสูง ในโมเดล RACI พวกเขามักจะเป็น “Informed” และ “Consulted”
ในกรณีของการบริหารความเสี่ยง ผู้ที่ “Accountable” สูงสุดในโมเดล RACI คือผู้บริหารระดับสูง — และในบางครั้งอาจเป็นหน้าที่ตรวจสอบภายในในบรรทัดที่สาม ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการกำกับดูแล
นำไปใช้ในการวางแผนยุทธศาสตร์
ในการวางแผนยุทธศาสตร์ บทบาทเหล่านี้สามารถกำหนดได้ในระดับต่าง ๆ :
- ระดับสกอร์การ์ด – ใครมีสิทธิ์เข้าถึงและประเภทใด (ดูอย่างเดียว, แก้ไข)
ภายในสกอร์การ์ด:
- ระดับวัตถุประสงค์ – ใครมีส่วนร่วมในการบรรลุวัตถุประสงค์
- ระดับ KPI – ใครเป็นผู้ป้อนและติดตามข้อมูลผลการดำเนินงาน
- ระดับโครงการ – ใครทำงานและติดตามความก้าวหน้า
ติดตามการปฏิบัติหน้าที่ความรับผิดชอบ
การมอบหมายบทบาทเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ ทีมยุทธศาสตร์และการปฏิบัติตามข้อกำหนดยังจำเป็นต้องมีการมองเห็นว่าแต่ละหน้าที่ถูกใช้อย่างไร ใน BSC Designer สิ่งนี้ได้รับการสนับสนุนโดยคุณสมบัติเส้นทางการตรวจสอบ
เส้นทางการตรวจสอบประกอบด้วย:
- ประวัติการเปลี่ยนแปลงสำหรับแต่ละเป้าหมาย โครงการ หรือ KPI
- บันทึกการตรวจสอบรายละเอียดที่สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ดูแลบัญชี
- บันทึกกิจกรรมผู้ใช้รายเดือนเพื่อช่วยในการประเมินการมีส่วนร่วม
สรุป
การมอบหมายบทบาทอย่างชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินยุทธศาสตร์อย่างมีประสิทธิภาพ แบบจำลอง RACI ที่สนับสนุนโดย BSC Designer ช่วยให้ทีมมีความสอดคล้องกันโดยการกำหนดความรับผิดชอบในทุกระดับ — ตั้งแต่การเป็นผู้รับผิดชอบไปจนถึงการอนุมัติและการรายงาน ด้วยการจัดโครงสร้างความรับผิดชอบที่ชัดเจน องค์กรสามารถลดความล่าช้า หลีกเลี่ยงความสับสน และมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบผลลัพธ์
Alexis Savkin เป็นที่ปรึกษาด้านยุทธศาสตร์อาวุโสและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบาลานซ์ สกอร์การ์ด เขามีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในสาขานี้ โดยมีพื้นฐานด้านคณิตศาสตร์ประยุกต์และเทคโนโลยีสารสนเทศ Alexis เป็นผู้เขียน “ระบบการนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ” เขาได้ตีพิมพ์บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงานมากกว่า 100 บทความ เป็นวิทยากรประจำใน งานอีเวนต์ในอุตสาหกรรม และผลงานของเขามักถูก อ้างอิงในงานวิจัยทางวิชาการ