เรียนรู้วิธีติดตามและปรับปรุงประสิทธิผลของการจัดการโครงการด้วย KPIs ใช้เมตริกผลการดำเนินงานเพื่อแสดงคุณค่าของโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- “โครงการ” และ “โครงการริเริ่ม” – ความแตกต่างคืออะไร?
- การจัดการโครงการ: ทำไมต้องวัดผล, และใครคือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?
- KPIs สำหรับการจัดการโครงการ: ขอบเขต, ต้นทุน, เวลา, ความเสี่ยง, คุณภาพ, ทรัพยากร
โครงการเทียบกับโครงการริเริ่ม: ตำแหน่งของโครงการในการวางแผนยุทธศาสตร์
บทบาทของโครงการในการวางแผนยุทธศาสตร์คืออะไร? ก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงระดับนามธรรมที่แตกต่างกันในการวางแผนยุทธศาสตร์
เราเริ่มจากระดับสูงสุด (พันธกิจ วิสัยทัศน์ คุณค่าแกนหลัก) ย้ายไปยังระดับความสำคัญเชิงยุทธศาสตร์ เป้าหมายธุรกิจ มาตรวัดผลการดำเนินงาน และสุดท้ายไปยังระดับการปฏิบัติ (ระดับ 5 ในแผนภาพ)
ในการวางแผนยุทธศาสตร์ รายการที่สามารถดำเนินการได้มักเรียกว่า “โครงการริเริ่ม” ทำไมเราไม่เรียกมันว่า “โครงการ”?
ความแตกต่างระหว่างโครงการริเริ่มกับโครงการคืออะไร?
- คำจำกัดความของ โครงการริเริ่ม ที่เราสามารถพบได้ในพจนานุกรมเน้นถึงความใหม่ หรือความยากของกิจกรรม
- ในทางตรงกันข้าม คำว่า โครงการ ถูกอธิบายว่าเป็นวิธีการที่วางไว้ล่วงหน้าหรืองานที่วางแผนไว้พร้อมกำหนดเวลา
ผมชอบใช้การเดินทางเป็นการเปรียบเทียบเพื่ออธิบายความแตกต่าง:
- เมื่อครอบครัววางแผนการเดินทางด้วยรถยนต์ครั้งแรกจากปารีสไปบาร์เซโลนา มันฟังดูเหมือนโครงการริเริ่ม รายละเอียดของถนนไม่เป็นที่รู้จักดี ค่าทางด่วนถูกประมาณไว้อย่างคร่าวๆ การหาภัตตาคารที่ดีระหว่างทางเป็นเรื่องของโชค
- ตอนนี้ ลองจินตนาการถึงสถานการณ์ที่แตกต่างกัน คนขับรถบรรทุกที่ครอบคลุมเส้นทางเดียวกัน เวลา ค่าทางด่วน ค่าน้ำมัน และค่าใช้จ่ายที่พักถูกคำนวณอย่างแม่นยำ สำหรับศูนย์โลจิสติกส์ที่ดูแลรถบรรทุกนี้ นี่คือโครงการขนาดเล็ก
คุณลักษณะของโครงการคืออะไร? มาลองใช้สามเหลี่ยมการจัดการโครงการแบบคลาสสิก:
- งบประมาณ
- ไทม์ไลน์
- ขอบเขต
แล้วโครงการริเริ่มล่ะ? มันสามารถมีคุณลักษณะเดียวกันได้! ตัวอย่างเช่น นี่คือหน้าต่างโครงการริเริ่มจากซอฟต์แวร์วางแผนยุทธศาสตร์ ซึ่งดูคล้ายกับสิ่งที่เรามีในเครื่องมือการจัดการโครงการ
Project Management KPIs. ด้วยโครงการริเริ่ม เรากำลังทดลองน้ำ และการทดลองน้ำต้องการงบประมาณและเวลา
องค์กรต้องการอะไร? โครงการริเริ่มหรือโครงการ? ในขณะที่เราจะพูดถึงโครงการริเริ่มในยุทธศาสตร์การวางแผนเป็นหลัก โครงการริเริ่มเหล่านั้นจำเป็นต้องดำเนินการในบางวิธี นั่นคือที่ที่เราต้องการโครงการ
เราต้องการทั้งสองอย่าง – โครงการริเริ่มและโครงการ!
ในบริบทของการทำงานอัตโนมัติของซอฟต์แวร์ก็มีความแตกต่างเช่นกัน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมาพร้อมกับแผนภูมิแกนต์และการวางแผนทรัพยากรที่หนักหน่วง ในขณะที่ซอฟต์แวร์การดำเนินการยุทธศาสตร์มุ่งเน้นไปที่แผนที่ยุทธศาสตร์และ KPIs
ทำไมการวัดการจัดการโครงการ
ในระบบ KPI เราได้ตกลงกันว่า ก่อนที่จะทำการวัดสิ่งต่างๆ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจบริบทของการวัด:
- ทำไมเราต้องการวัดการจัดการโครงการ?
นี่คือเหตุผลทั่วไปบางประการ:
- เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล
- เพื่อปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่และผลการดำเนินงาน
- เพื่อปรับปรุงรูปแบบการจัดการ, การสื่อสาร, โครงสร้างพื้นฐาน
- เพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของโครงการต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
คำตอบทั้งหมดนี้เหมาะสมกับแนวคิดของการวิเคราะห์ช่องว่างที่นำมาใช้ในด้านการจัดการโครงการ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของการจัดการโครงการ
คำถามอีกข้อที่ระบบ KPI แนะนำให้ถามคือ:
- ใครคือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ของการจัดการโครงการ?
รายชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะรวมถึง:
- ผู้จัดการโครงการ
- ทีมที่ทำงานในโครงการ
- ผู้สนับสนุนโครงการ
- ลูกค้าภายนอกและภายใน
- ผู้ควบคุมภายนอกและ ทีมควบคุมภายใน
- ทีมประกันคุณภาพ
รายชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะช่วยให้เรามุ่งเน้นความพยายามในการวัดผลการดำเนินงาน
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางคนจะสนใจในตัวชี้วัด KPI เพื่อวัด ความสำเร็จของโครงการ ในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ จะสนใจในการวัด ความสำเร็จของการจัดการโครงการ
KPIs สำหรับการจัดการโครงการ
ตอนนี้เรามีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว และเรารู้ว่าคำตอบใดที่เราสนใจ ให้เรากำหนด KPIs (ตัวชี้วัดผลงานหลัก) สำหรับการจัดการโครงการ เราสามารถจัดกลุ่ม KPIs ตามหนึ่งในโมเดลการจัดการโครงการ:
- โมเดลสามเหลี่ยมแบบคลาสสิก: ขอบเขต, ต้นทุน, เวลา -> คุณภาพ
หรือโมเดลที่พัฒนาแล้วตาม มาตรฐาน PMBOK:
- ขอบเขต, ต้นทุน, เวลา + ความเสี่ยง, คุณภาพ, ทรัพยากร
KPIs การจัดการโครงการ. ขอบเขต
แนวคิดของขอบเขตในการจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่ความต้องการสำหรับผลิตภัณฑ์ในอนาคตตามความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
หนึ่งในเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดของความต้องการคือ:
- ความชัดเจนของความต้องการ, %
จะวัดความไม่ชัดเจนได้อย่างไร?
เราสามารถขอให้ผู้เชี่ยวชาญหลายคนอ่านความต้องการและนับคำแถลงที่จัดว่าคลุมเครือ วิธีที่ไม่เป็นทางการแต่ยังคงมีประสิทธิภาพคือการวัด KPI นี้ด้วยตัวชี้วัดที่เป็นที่นิยม:
- WTF/page metric
ตัวชี้วัดผลงานหลักของการจัดการโครงการ. ยุทธศาสตร์ / ความสอดคล้องของโครงการ
อีกสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาในบริบทของความต้องการคือการมีอยู่ของความสอดคล้องระหว่างยุทธศาสตร์ขององค์กรและโครงการต่าง ๆ ขององค์กร
- หากเรากำลังทำงานกับโครงการภายใน การมี แผนที่ยุทธศาสตร์ ที่ดีเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอธิบายบริบททางธุรกิจ (ข้อจำกัดและลำดับความสำคัญ) ของโครงการให้กับทีม
ทำไมบริบททางธุรกิจจึงสำคัญ? เพื่อตอบคำถามนี้ ให้คิดถึงความแตกต่างระหว่าง:
- การทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกวิธี และ
- การทำสิ่งที่ถูกต้อง
“การทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกวิธี” คือสิ่งที่การจัดการโครงการเกี่ยวข้อง ผู้จัดการที่ดีที่สุดสามารถทำให้ทั้งโครงการมีประสิทธิภาพจริง ๆ แต่จะทำให้องค์กรเคลื่อนไปสู่เป้าหมายที่ต้องการหรือไม่? KPI ในกรณีนี้สามารถกำหนดเป็น:
- ความสอดคล้องของยุทธศาสตร์/โครงการ, %
วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุความสอดคล้องนี้คือการเริ่มต้นด้วยยุทธศาสตร์และสร้างโครงการใหม่ ๆ รอบ ๆ เป้าหมายของยุทธศาสตร์
ต้นทุน
ตัวชี้วัดสำหรับต้นทุนมักจะหาได้ง่าย ตัวชี้วัดผลงานหลักแบบคลาสสิกในกรณีนี้คือ:
- งบประมาณที่วางแผนไว้
- งบประมาณผลจริง
- ความแปรปรวนของงบประมาณ – ความแตกต่างระหว่างงบประมาณที่วางแผนไว้และงบประมาณผลจริง
หากคุณใช้ BSC Designer สำหรับการวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ คุณจะพบคุณสมบัติเหล่านี้สำหรับโครงการ ตลอดจนในโครงสร้างตัวชี้วัด (KPI) ของคุณ:
Project Management KPIs. อนุพันธ์ทางการเงินของการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ:
- การประหยัดต้นทุน
- การหลีกเลี่ยงต้นทุน
- ROI – ผลตอบแทนจากการลงทุน
- มูลค่าเทียบเท่า (มูลค่าที่ได้รับ) – การประมาณการมูลค่าที่โครงการสร้างขึ้น
มูลค่าที่ได้รับ
มูลค่าที่ได้รับที่กล่าวถึง มูลค่าที่ได้รับ สามารถคำนวณได้ดังนี้:
- มูลค่าที่ได้รับ (EV) = งบประมาณรวม * ความคืบหน้า, %
อีกหนึ่งตัวชี้วัดที่เปรียบเทียบมูลค่าที่ได้รับกับงบประมาณที่ใช้จริง:
- ความแปรปรวนของต้นทุน (CV) = มูลค่าที่ได้รับ – งบประมาณจริง
ค่าความแปรปรวนของต้นทุนที่เป็นลบอาจบ่งบอกถึงสถานการณ์ที่เกินงบประมาณ
BSC Designer จะคำนวณมูลค่าที่ได้รับและความแปรปรวนของต้นทุนหากโครงการมี ตัวชี้วัดความคืบหน้า กำหนดไว้และ งบประมาณรวม ระบุไว้
เวลา
ตัวชี้วัดแบบคลาสสิกสำหรับการจัดการโครงการคือ:
- เวลาในรอบ
- ความแปรปรวนของตารางเวลา, % (ชั่วโมงที่วางแผนไว้ vs. ชั่วโมงจริง)
- การเสร็จสิ้นตรงเวลา, %
- เป้าหมายที่พลาดไป, %
แม้ว่าตัวชี้วัดเหล่านี้จะคำนวณได้ง่ายโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่เราต้องระมัดระวังในการตีความผลลัพธ์ของมัน
KPIs การจัดการโครงการ. ทำการวิเคราะห์รากฐานสาเหตุ
พลาดกำหนดเวลาไปเพราะการจัดการที่ไม่ดี หรือเพราะความต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างไม่คาดคิด หรือขอบเขตของโครงการต้องได้รับการแก้ไขเนื่องจากข้อมูลใหม่หรือไม่?
รู้จักเกณฑ์มาตรฐานของคุณ
การที่ทีมของคุณพลาดเป้าหมายไป 15% ในเดือนนี้หมายความว่าอย่างไร? เป็นเรื่องปกติสำหรับพวกเขาหรือไม่?
อัตรานี้เปรียบเทียบกับเดือนที่แล้วหรือลีกทีมอื่นอย่างไร? ข้อมูลจะมีความหมาย ก็ต่อเมื่อมีบริบทที่แน่นอน ดังนั้นจึงควรทำความเข้าใจบริบทนี้ก่อนที่จะสรุปผลการวิเคราะห์
พฤติกรรมที่ KPIs กระตุ้นคืออะไร?
คิดให้รอบคอบก่อนที่จะเชื่อมโยง KPIs การจัดการโครงการกับ การคำนวณรางวัล การทำงานเสร็จตรงเวลา 100% ฟังดูดีในกระดาษ แต่ไม่ควรมีการแลกเปลี่ยนกับคุณภาพของการจัดส่งขั้นสุดท้าย KPIs ที่ไม่ดี คือสิ่งที่ทำให้ทีมของคุณคิดว่าจะจัดการระบบอย่างไรแทนที่จะทำให้ผลิตภัณฑ์ดีขึ้น
ความเสี่ยง
ก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึง แนวคิดเรื่องความเสี่ยง และตัวชี้วัดความเสี่ยงสำคัญ หนึ่งในแนวคิดที่ได้กล่าวถึงในบทความนั้นคือ ตัวชี้วัดความเสี่ยงสำคัญ (KRIs) ไม่ได้ต่างจากตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPIs) มากนัก
ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการลดความเสี่ยงในการมีข้อกำหนดที่คลุมเครือ เราจะติดตามตัวชี้วัด KPI (หรือ KRI หากคุณต้องการ) ของ ความชัดเจนของข้อกำหนด, %
กล่าวอีกนัยหนึ่ง ความเสี่ยงใดๆ ที่มีแผนลดความเสี่ยงสามารถติดตามได้ด้วย KPI
อีกแนวคิดสำคัญคือ การจัดการความเสี่ยงเองสามารถติดตามได้ด้วย KPIs:
- จำนวนความเสี่ยงที่ระบุได้
- % ของความเสี่ยงที่ระบุได้พร้อมแผนลดความเสี่ยง
- จำนวนความเสี่ยงที่เกิดขึ้นโดยไม่มีแผนลดความเสี่ยง
- ความเสี่ยงที่เกิดซ้ำ, %
- ค่าใช้จ่ายในการจัดการความเสี่ยง, $
ตัวชี้วัดผลการจัดการโครงการ. คุณภาพ
เราจะประเมินคุณภาพของการจัดการโครงการได้อย่างไร? ขึ้นอยู่กับว่าเราสนใจในแง่มุมใดของคุณภาพ ตามที่ได้พูดถึงในบทความ KPIs ด้านคุณภาพ คุณภาพนั้นถูกมองแตกต่างกันไปโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน
คุณภาพความเป็นผู้นำ
เราสามารถเริ่มต้นด้วย:
- คุณภาพของการจัดการ (ดู แนวคิดบางประการ เกี่ยวกับวิธีการวัดค่า)
- คุณภาพของ ความเป็นผู้นำ
- คุณภาพของการสื่อสาร, % (ดูบทความ ความซับซ้อน สำหรับแนวคิดบางประการ)
คุณภาพของผลลัพธ์
แล้วเราสามารถดูคุณภาพของผลลัพธ์ที่ผลิตได้:
- % ของการทำงานซ้ำ หรือ
- จำนวนการคืนสินค้า
เปอร์เซ็นต์สูงของการทำงานซ้ำอาจบ่งชี้ถึงปัญหาเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการ การประเมินเบื้องต้นที่ไม่เหมาะสม หรือการวางแผนที่ไม่เพียงพอ
ตัวชี้วัดคุณภาพทั่วไปเพิ่มเติมรวมถึง:
- ความพึงพอใจของลูกค้าภายใน, %
- ความพึงพอใจของลูกค้าภายนอก, %
แนวคิดด้านคุณภาพรวมถึงคุณภาพของสิ่งประดิษฐ์ภายในที่สร้างขึ้นจากโครงการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการ นักออกแบบกราฟิก สำหรับโครงการของคุณ วัสดุสุดท้ายจะต้องถูกส่งมอบตามมาตรฐานภายในที่กำหนด โดยใช้แม่แบบเฉพาะและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ในกรณีนี้ KPI คือ:
- การปฏิบัติตามมาตรฐานภายใน, %
อนุพันธ์ด้านคุณภาพ
แล้วการ นวัตกรรม ล่ะ?
ผลข้างเคียงที่ดีของการจัดการโครงการที่มีการจัดที่ดีอาจเป็นไอเดียสำหรับ นวัตกรรม ตัวชี้วัดที่ควรติดตามคือ:
- จำนวนไอเดียนวัตกรรมที่ผ่านการคัดเลือก
เมื่อพิจารณาด้านคุณภาพของโครงการใดๆ เราควรคำนึงถึงด้าน ความยั่งยืน ด้วย
ไม่เพียงแต่ความยั่งยืนทางสิ่งแวดล้อมแบบคลาสสิกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเสาหลักทางสังคมและเศรษฐกิจด้วย ตรวจสอบ สกอร์การ์ดด้านความยั่งยืน สำหรับตัวชี้วัด KPI เฉพาะเช่น:
- % ของวัสดุรีไซเคิลที่ใช้
- ความปลอดภัยในที่ทำงาน, %
ทรัพยากร
ในบริบทของการจัดการโครงการ, KPI เริ่มต้นสำหรับทรัพยากรคือ:
- เวลาที่มีประสิทธิภาพหรือเวลาที่ใช้ในกิจกรรมที่เรียกเก็บเงินได้, %
- ทรัพยากรที่วางแผนไว้เทียบกับทรัพยากรที่ใช้
โดยพื้นฐานแล้ว เราต้องการทราบว่าทีมของคุณใช้เวลามากขึ้นในที่ประชุมภายในหรือในการทำงานของพวกเขา
หากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับการจัดหาที่ซับซ้อน, โลจิสติกส์, และการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายหลายราย, แล้วลองดูที่ สกอร์การ์ดการจัดหา สำหรับ KPI เพิ่มเติม.
การจัดการบุคลากรที่มีความสามารถ
ในที่สุด ทรัพยากรหลักของคุณก็คือทีมของคุณ:
- เริ่มต้นด้วย ตัวชี้วัดการเปลี่ยนแปลงพนักงานพื้นฐาน นำแนวคิดเพิ่มเติมจาก สกอร์การ์ดทรัพยากรบุคคล.
- ใช้ ตัวชี้วัดชั่วโมงการฝึกอบรมและการให้คำปรึกษาพื้นฐาน หากคุณจริงจังกับการพัฒนาทักษะของทีมของคุณ ให้สร้าง สกอร์การ์ดการฝึกอบรมที่ครอบคลุมโดยใช้โมเดลของ Kirkpatrick.
คำสุดท้าย
หลังจากค้นหาในอินเทอร์เน็ตเพียงไม่กี่นาที คุณสามารถมีรายการยาวของ KPIs สำหรับการจัดการโครงการ
เป็นความคิดที่ดีที่จะกล่าวถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการเกี่ยวกับการคัดเลือก KPIs:
- เริ่มต้นด้วยบริบททางธุรกิจ, แผนที่ยุทธศาสตร์ ที่ดีจะช่วยได้มาก
- กำหนด KPIs อย่างเหมาะสม – ดูแม่แบบใน บทความนี้
- เข้าใจความแตกต่างระหว่าง ตัวชี้วัดเชิงนำและตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ รวมถึงความแตกต่างระหว่างปัจจัยความสำเร็จและเกณฑ์ความสำเร็จ
- รักษารายการให้สั้น – คู่ของตัวชี้วัดเชิงนำและเชิงผลลัพธ์สำหรับแต่ละเป้าหมายจะทำงานได้ดีกว่ารายการที่มีมากกว่า 100 ตัวชี้วัด
ใช้แม่แบบ KPIs การจัดการโครงการ
BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:
- สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
- ใช้แม่แบบ
KPIs การจัดการโครงการ เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม - ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม
เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!
Alexis Savkin เป็นที่ปรึกษายุทธศาสตร์อาวุโสและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสถาปัตยกรรมและการดำเนินกลยุทธ์ มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในสายงานนี้ โดยมีพื้นฐานด้านคณิตศาสตร์ประยุกต์และเทคโนโลยีสารสนเทศ Alexis เป็นผู้เขียน “ระบบการดำเนินกลยุทธ์” เขาได้ตีพิมพ์บทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับกลยุทธ์และการวัดผลการดำเนินงาน โดยมักได้รับเชิญเป็นวิทยากรใน งานอุตสาหกรรม และผลงานของเขามักถูก อ้างอิงในงานวิจัยทางวิชาการ