เรียนรู้วิธีติดตามและปรับปรุงประสิทธิผลของการจัดการโครงการด้วย KPIs ใช้เมตริกผลการดำเนินงานเพื่อแสดงคุณค่าของโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- “โครงการ” และ “โครงการริเริ่ม” – ความแตกต่างคืออะไร?
- การจัดการโครงการ: ทำไมต้องวัดผล, และใครคือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?
- KPIs สำหรับการจัดการโครงการ: ขอบเขต, ต้นทุน, เวลา, ความเสี่ยง, คุณภาพ, ทรัพยากร
โครงการเทียบกับโครงการ: ตำแหน่งของโครงการในการวางแผนเชิงกลยุทธ์
บทบาทของโครงการในการวางแผนเชิงกลยุทธ์คืออะไร? ก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงระดับนามธรรมที่แตกต่างกันใน การวางแผนเชิงกลยุทธ์ แล้ว
เราเริ่มจากระดับสูงสุด (พันธกิจ วิสัยทัศน์ ค่านิยมหลัก) แล้วขยับไปสู่ระดับของลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ เป้าหมายทางธุรกิจ ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน และท้ายที่สุด ไปสู่ระดับการลงมือทำ (ระดับ 5 ในแผนภาพ)
ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ รายการที่นำไปปฏิบัติได้มักเรียกว่า “โครงการ” ทำไมเราไม่เรียกมันว่า “โครงการ”?
ความแตกต่างระหว่างโครงการกับโครงการคืออะไร?
- คำจำกัดความของ โครงการ ที่เราพบได้ในพจนานุกรม เน้นย้ำถึง ความแปลกใหม่ หรือ ความยาก ของกิจกรรม
- ในทางตรงกันข้าม คำว่า project อธิบายว่าเป็น วิธีการ ที่วางไว้ล่วงหน้า หรือเป็น งานที่วางแผนไว้ พร้อมกำหนดส่ง
ฉันชอบใช้การเดินทางเป็นอุปมาเพื่ออธิบายความแตกต่าง:
- เมื่อครอบครัววางแผนการเดินทางด้วยรถยนต์ครั้งแรกจากปารีสไปบาร์เซโลนา ฟังดูคล้ายกับ โครงการ มาก รายละเอียดของเส้นทางยังไม่เป็นที่รู้จักดี ค่าธรรมเนียมถนนประเมินอย่างคร่าว ๆ มาก การหาร้านอาหารดี ๆ ระหว่างทางเป็นเรื่องของโชค
- ตอนนี้ ลองจินตนาการสถานการณ์ที่ต่างออกไป คือคนขับรถบรรทุกที่วิ่งเส้นทางเดียวกัน เวลา ค่าธรรมเนียมถนน ค่าเชื้อเพลิง และค่าที่พัก ถูกคำนวณด้วยความแม่นยำสูง สำหรับศูนย์โลจิสติกส์ที่รับผิดชอบรถบรรทุกคันนี้ นี่คือ project ขนาดเล็ก
คุณลักษณะของ project มีอะไรบ้าง? มาดู สามเหลี่ยมการจัดการโครงการ แบบคลาสสิก:
- งบประมาณ
- ไทม์ไลน์
- ขอบเขต
แล้ว โครงการ ล่ะ? มันสามารถมีคุณลักษณะเดียวกันได้ทุกประการ! ตัวอย่างเช่น นี่คือหน้าต่างโต้ตอบของโครงการจากซอฟต์แวร์การวางแผนเชิงกลยุทธ์ ซึ่งดูคล้ายกับสิ่งที่เรามีในเครื่องมือการจัดการโครงการมาก
ตัวชี้วัดผลงานหลักการจัดการโครงการ. สำหรับโครงการ เรากำลัง ทดสอบสถานการณ์ และเพื่อทดสอบสถานการณ์ เราต้องใช้งบประมาณและเวลา
องค์กรต้องการอะไร? โครงการหรือ project? แม้ว่าเราจะพูดถึงโครงการเป็นหลักในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ แต่โครงการเหล่านั้นจำเป็นต้องถูกดำเนินการในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง นั่นคือจุดที่เราจะต้องใช้ project
เราต้องการทั้งสองอย่าง – โครงการและ project!
ในบริบทของระบบอัตโนมัติด้วยซอฟต์แวร์ ก็มีความแตกต่างเช่นกัน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมาพร้อมแผนภูมิแกนต์และการวางแผนทรัพยากรอย่างเข้มข้น ขณะที่ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์มุ่งเน้นที่แผนที่ยุทธศาสตร์และ KPIs
ทำไมการวัดการจัดการโครงการ
ในระบบ KPI เราได้ตกลงกันว่า ก่อนที่จะทำการวัดสิ่งต่างๆ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจบริบทของการวัด:
- ทำไมเราต้องการวัดการจัดการโครงการ?
นี่คือเหตุผลทั่วไปบางประการ:
- เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล
- เพื่อปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่และผลการดำเนินงาน
- เพื่อปรับปรุงรูปแบบการจัดการ, การสื่อสาร, โครงสร้างพื้นฐาน
- เพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของโครงการต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
คำตอบทั้งหมดนี้เหมาะสมกับแนวคิดของการวิเคราะห์ช่องว่างที่นำมาใช้ในด้านการจัดการโครงการ
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของการจัดการโครงการ
อีกคำถามหนึ่งที่ ระบบ KPI แนะนำให้ถามคือ:
- ใครคือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ของการจัดการโครงการ?
รายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะประกอบด้วยอย่างแน่นอน:
- ผู้จัดการโครงการ
- ทีมที่ทำงานในโครงการ
- ผู้สนับสนุนโครงการ
- ลูกค้าภายนอกและภายใน
- หน่วยงานกำกับดูแลภายนอกและ ทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใน
- ทีมประกันคุณภาพ
รายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะช่วยให้เรามุ่งเน้นไปที่ความพยายามในการวัดผลการดำเนินงาน
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางรายจะสนใจทราบ KPI เพื่อวัด ความสำเร็จของโครงการ ขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่นจะสนใจวัด ความสำเร็จของการจัดการโครงการ
KPIs สำหรับการจัดการโครงการ
ขณะนี้ เรามีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว และเราทราบว่าคำตอบใดที่เราสนใจ มานิยาม KPI (ตัวชี้วัดผลงานหลัก) สำหรับการจัดการโครงการกัน
เราสามารถจัดกลุ่ม KPI ตามหนึ่งในโมเดลการจัดการโครงการได้ดังนี้:
- โมเดลสามเหลี่ยมแบบคลาสสิก: ขอบเขต, ต้นทุน, เวลา -> คุณภาพ
หรือโมเดลที่พัฒนาตาม มาตรฐาน PMBOK:
- ขอบเขต, ต้นทุน, เวลา + ความเสี่ยง, คุณภาพ, ทรัพยากร
KPI การจัดการโครงการ. ขอบเขต
แนวคิดของขอบเขตในการจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่ความต้องการสำหรับผลิตภัณฑ์ในอนาคตตามความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
หนึ่งในเกณฑ์ที่สำคัญที่สุดของความต้องการคือ:
- ความชัดเจนของความต้องการ, %
จะวัดความไม่ชัดเจนได้อย่างไร?
เราสามารถขอให้ผู้เชี่ยวชาญหลายคนอ่านความต้องการและนับคำแถลงที่จัดว่าคลุมเครือ วิธีที่ไม่เป็นทางการแต่ยังคงมีประสิทธิภาพคือการวัด KPI นี้ด้วยตัวชี้วัดที่เป็นที่นิยม:
- WTF/page metric
KPI การจัดการโครงการ. ยุทธศาสตร์ / ความสอดคล้องของโครงการ
อีกสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาในบริบทของความต้องการคือการมีอยู่ของความสอดคล้องระหว่างยุทธศาสตร์ขององค์กรและโครงการต่าง ๆ ขององค์กร
- หากเรากำลังทำงานกับโครงการภายใน การมี แผนที่ยุทธศาสตร์ ที่ดีเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอธิบายบริบททางธุรกิจ (ข้อจำกัดและลำดับความสำคัญ) ของโครงการให้กับทีม
ทำไมบริบททางธุรกิจจึงสำคัญ? เพื่อตอบคำถามนี้ ให้คิดถึงความแตกต่างระหว่าง:
- การทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกวิธี และ
- การทำสิ่งที่ถูกต้อง
“การทำสิ่งต่าง ๆ ให้ถูกวิธี” คือสิ่งที่การจัดการโครงการเกี่ยวข้อง ผู้จัดการที่ดีที่สุดสามารถทำให้ทั้งโครงการมีประสิทธิภาพจริง ๆ แต่จะทำให้องค์กรเคลื่อนไปสู่เป้าหมายที่ต้องการหรือไม่? KPI ในกรณีนี้สามารถกำหนดเป็น:
- ความสอดคล้องของยุทธศาสตร์/โครงการ, %
วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุความสอดคล้องนี้คือการเริ่มต้นด้วยยุทธศาสตร์และสร้างโครงการใหม่ ๆ รอบ ๆ เป้าหมายของยุทธศาสตร์
ต้นทุน
ตัวชี้วัดสำหรับต้นทุนโดยทั่วไปมักหาได้ง่าย KPI แบบคลาสสิกในกรณีนี้ ได้แก่:
- งบประมาณที่วางแผนไว้
- งบประมาณผลจริง
- ความแปรปรวนของงบประมาณ – ความแตกต่างระหว่างงบประมาณที่วางแผนไว้และงบประมาณผลจริง
หากคุณใช้ BSC Designer สำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ คุณจะพบคุณสมบัติเหล่านี้สำหรับโครงการ รวมทั้งในแผนผัง KPI:
KPIs การจัดการโครงการ. อนุพันธ์ทางการเงินของการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ:
- การประหยัดต้นทุน
- การหลีกเลี่ยงต้นทุน
- ROI – ผลตอบแทนจากการลงทุน
- มูลค่าเทียบเท่าเป็นดอลลาร์ของมูลค่าที่สร้างขึ้น (มูลค่าที่ได้รับ) – การประมาณการมูลค่าที่โครงการสร้างขึ้น
มูลค่าที่ได้รับ
มูลค่าที่ได้รับที่กล่าวถึง มูลค่าที่ได้รับ สามารถคำนวณได้ดังนี้:
- มูลค่าที่ได้รับ (EV) = งบประมาณรวม * ความคืบหน้า, %
อีกหนึ่งตัวชี้วัดที่เปรียบเทียบมูลค่าที่ได้รับกับงบประมาณที่ใช้จริง:
- ความแปรปรวนของต้นทุน (CV) = มูลค่าที่ได้รับ – งบประมาณจริง
ค่าความแปรปรวนของต้นทุนที่เป็นลบอาจบ่งบอกถึงสถานการณ์ที่เกินงบประมาณ
BSC Designer จะคำนวณมูลค่าที่ได้รับและความแปรปรวนของต้นทุนหากโครงการมี ตัวชี้วัดความคืบหน้า กำหนดไว้และ งบประมาณรวม ระบุไว้
เวลา
ตัวชี้วัดแบบคลาสสิกสำหรับการจัดการโครงการ ได้แก่:
- เวลาในรอบงาน
- ความแปรปรวนของตารางเวลา, % (ชั่วโมงตามแผนเทียบกับชั่วโมงผลจริง)
- การแล้วเสร็จตรงเวลา, %
- พลาดไปของหมุดหมายสำคัญ, %
แม้ว่าตัวชี้วัดเหล่านี้จะคำนวณได้ง่ายโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่เราจำเป็นต้องระมัดระวังในการตีความผลลัพธ์ของตัวชี้วัดเหล่านี้
KPI การจัดการโครงการ. ทำการวิเคราะห์รากฐานสาเหตุ
พลาดกำหนดเวลาไปเพราะการจัดการที่ไม่ดี หรือเพราะความต้องการเปลี่ยนแปลงอย่างไม่คาดคิด หรือขอบเขตของโครงการต้องได้รับการแก้ไขเนื่องจากข้อมูลใหม่หรือไม่?
รู้เกณฑ์มาตรฐานของคุณ
การที่ทีมของคุณพลาด 15% ของหมุดหมายในเดือนนี้หมายความว่าอย่างไร? เป็นเรื่องปกติสำหรับพวกเขาหรือไม่?
อัตรานี้เมื่อเทียบกับเดือนก่อนหน้าหรือกับอีกทีมหนึ่งเป็นอย่างไร? ข้อมูลจะมีความหมาย ก็ต่อเมื่ออยู่ในบริบทที่เหมาะสม ดังนั้นโปรดทำความเข้าใจบริบทนี้ก่อนสรุปผล
ตัวชี้วัดผลงานหลักก่อให้เกิดพฤติกรรมอย่างไร?
คิดให้รอบคอบก่อนเชื่อมโยงตัวชี้วัดผลงานหลักด้านการจัดการโครงการกับการคำนวณรางวัล การทำงานเสร็จตรงเวลา 100% ฟังดูดีบนกระดาษ แต่ไม่ควรมีการแลกเปลี่ยนกับคุณภาพของการส่งมอบขั้นสุดท้าย ตัวชี้วัดผลงานหลักที่ไม่ดี คือสิ่งที่ทำให้ทีมของคุณคิดถึงวิธีการจัดการระบบมากกว่าการทำให้ผลิตภัณฑ์ดีขึ้น
ความเสี่ยง
ก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึง แนวคิดเรื่องความเสี่ยง และตัวชี้วัดความเสี่ยงสำคัญ หนึ่งในแนวคิดที่นำเสนอในบทความนั้นคือ KRIs (ตัวชี้วัดความเสี่ยงสำคัญ) ไม่ได้แตกต่างจาก KPIs (ตัวชี้วัดผลงานหลัก) มากนัก
ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการบรรเทาความเสี่ยงจากการมีข้อกำหนดที่คลุมเครือ เราจะติดตาม KPI ความไม่คลุมเครือของข้อกำหนด, % (หรือ KRI หากคุณต้องการ)
กล่าวอีกนัยหนึ่ง ความเสี่ยงใด ๆ ที่มีแผนบรรเทาความเสี่ยงสามารถติดตามได้ด้วย KPI
อีกแนวคิดสำคัญคือ การจัดการความเสี่ยงเองก็สามารถติดตามได้ด้วย KPIs:
- หมายเลขของความเสี่ยงที่ระบุได้
- % ของความเสี่ยงที่ระบุได้ซึ่งมีแผนบรรเทา
- หมายเลขของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นโดยไม่มีแผนบรรเทา
- ความเสี่ยงที่เกิดซ้ำ, %
- ต้นทุนการจัดการความเสี่ยง, $
KPIs การจัดการโครงการ. คุณภาพ
เราจะประเมินคุณภาพของการจัดการโครงการได้อย่างไร? ขึ้นอยู่กับว่าเราสนใจในแง่มุมใดของคุณภาพ ตามที่ได้พูดถึงในบทความ KPIs ด้านคุณภาพ คุณภาพนั้นถูกมองแตกต่างกันไปโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน
คุณภาพความเป็นผู้นำ
เราสามารถเริ่มต้นด้วย:
- คุณภาพของการจัดการ (ดู แนวคิดบางประการ เกี่ยวกับวิธีการวัดค่า)
- คุณภาพของ ความเป็นผู้นำ
- คุณภาพของการสื่อสาร, % (ดูบทความ ความซับซ้อน สำหรับแนวคิดบางประการ)
คุณภาพของผลลัพธ์
แล้วเราสามารถดูคุณภาพของผลลัพธ์ที่ผลิตได้:
- % ของการทำงานซ้ำ หรือ
- จำนวนการคืนสินค้า
เปอร์เซ็นต์สูงของการทำงานซ้ำอาจบ่งชี้ถึงปัญหาเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการ การประเมินเบื้องต้นที่ไม่เหมาะสม หรือการวางแผนที่ไม่เพียงพอ
ตัวชี้วัดคุณภาพทั่วไปเพิ่มเติมรวมถึง:
- ความพึงพอใจของลูกค้าภายใน, %
- ความพึงพอใจของลูกค้าภายนอก, %
แนวคิดด้านคุณภาพรวมถึงคุณภาพของสิ่งประดิษฐ์ภายในที่สร้างขึ้นจากโครงการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการ นักออกแบบกราฟิก สำหรับโครงการของคุณ วัสดุสุดท้ายจะต้องถูกส่งมอบตามมาตรฐานภายในที่กำหนด โดยใช้แม่แบบเฉพาะและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ในกรณีนี้ KPI คือ:
- การปฏิบัติตามมาตรฐานภายใน, %
อนุพันธ์ด้านคุณภาพ
แล้วการ นวัตกรรม ล่ะ?
ผลข้างเคียงที่ดีของการจัดการโครงการที่มีการจัดที่ดีอาจเป็นไอเดียสำหรับ นวัตกรรม ตัวชี้วัดที่ควรติดตามคือ:
- จำนวนไอเดียนวัตกรรมที่ผ่านการคัดเลือก
เมื่อพิจารณาด้านคุณภาพของโครงการใดๆ เราควรคำนึงถึงด้าน ความยั่งยืน ด้วย
ไม่เพียงแต่ความยั่งยืนทางสิ่งแวดล้อมแบบคลาสสิกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเสาหลักทางสังคมและเศรษฐกิจด้วย ตรวจสอบ สกอร์การ์ดด้านความยั่งยืน สำหรับตัวชี้วัด KPI เฉพาะเช่น:
- % ของวัสดุรีไซเคิลที่ใช้
- ความปลอดภัยในที่ทำงาน, %
ทรัพยากร
ในบริบทของการจัดการโครงการ, KPI เริ่มต้นสำหรับทรัพยากรคือ:
- เวลาที่มีประสิทธิภาพหรือเวลาที่ใช้ในกิจกรรมที่เรียกเก็บเงินได้, %
- ทรัพยากรที่วางแผนไว้เทียบกับทรัพยากรที่ใช้
โดยพื้นฐานแล้ว เราต้องการทราบว่าทีมของคุณใช้เวลามากขึ้นในที่ประชุมภายในหรือในการทำงานของพวกเขา
หากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับการจัดหาที่ซับซ้อน, โลจิสติกส์, และการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายหลายราย, แล้วลองดูที่ สกอร์การ์ดการจัดหา สำหรับ KPI เพิ่มเติม.
การจัดการบุคลากรที่มีความสามารถ
ท้ายที่สุด “ทุน” หลักของคุณคือทีมงานของคุณ:
- เริ่มด้วยตัวชี้วัดพื้นฐาน อัตราการลาออกของบุคลากร นำแนวคิดเพิ่มเติมจาก สกอร์การ์ดฝ่ายทรัพยากรบุคคล.
- ใช้ตัวชี้วัดพื้นฐาน ชั่วโมงการฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา หากคุณจริงจังกับการพัฒนาทักษะของทีมงาน ให้สร้าง สกอร์การ์ดการฝึกอบรม แบบครอบคลุมโดยใช้โมเดลของ Kirkpatrick.
จาก KPI ของโครงการรายบุคคลสู่ผลการดำเนินงานของพอร์ต
ตัวชี้วัดในระดับโครงการให้ภาพการจัดการเพียงบางส่วนเท่านั้นเมื่อมีหลายโครงการริเริ่มแข่งขันกันเพื่อดึงความสนใจและทรัพยากร ในตัวอย่างนี้ แต่ละโครงการจะคงงบประมาณ ความเสี่ยง ค่า และตัวชี้วัดผลการดำเนินงานเฉพาะตามระยะของตนเองไว้ ขณะที่แพลตฟอร์มจะรวบรวมตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นมุมมองแบบพอร์ตเพื่อการเปรียบเทียบ การรายงาน และการควบคุมการดำเนินงาน
ข้อสรุปท้ายสุด
หลังจากค้นหาบนอินเทอร์เน็ตเพียงไม่กี่นาที คุณก็สามารถมีรายการ KPI สำหรับการจัดการโครงการจำนวนมากได้
เป็นความคิดที่ดีที่จะกล่าวถึงแนวปฏิบัติที่ดีบางประการเกี่ยวกับการคัดเลือก KPI เหล่านั้นให้เหลือเฉพาะรายการสำคัญ:
- เริ่มต้นด้วยบริบทธุรกิจ โดย แผนที่ยุทธศาสตร์ ที่ดีจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง
- กำหนด KPI ให้ถูกต้อง – ดูแม่แบบใน บทความนี้
- ทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่าง ตัวชี้วัดเชิงนำและตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ ตลอดจนความแตกต่างระหว่างปัจจัยความสำเร็จและเกณฑ์ความสำเร็จ
- ทำให้รายการสั้น – การมีตัวชี้วัดเชิงนำและตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์อย่างละ 1 ตัวสำหรับแต่ละเป้าหมายจะได้ผลดีกว่ารายการตัวชี้วัด 100+ รายการมาก
ใช้แม่แบบ ตัวชี้วัดผลงานหลักสำหรับการจัดการโครงการ
BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:
- สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
- ใช้แม่แบบ
ตัวชี้วัดผลงานหลักสำหรับการจัดการโครงการ เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม - ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม
เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!
Alexis Savkin เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ โดยมี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาช่วยให้องค์กรต่าง ๆ แปลงยุทธศาสตร์ให้เป็นวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ KPI และโครงการ Alexis เป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็น วิทยากรประจำ