ตัวชี้วัด KPIs การจัดซื้อจัดจ้างและบาลานซ์ สกอร์การ์ด

ตัวชี้วัดผลงานหลักด้านการจัดซื้อที่คณะกรรมการควรตรวจสอบคืออะไร? ตัวชี้วัดใดควรอยู่บนแดชบอร์ดของแผนกจัดซื้อเพื่อวัดและปรับปรุงผลการดำเนินงานของพวกเขา?

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเป้าหมาย

การจัดซื้อจัดจ้าง ได้กลายเป็นส่วนสำคัญขององค์กรใด ๆ ไม่เพียงแต่ทำให้มั่นใจได้ว่าการซื้อมาในราคาที่เหมาะสมและคุณภาพดี แต่ยังสนับสนุนการจัดการความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ในบทความนี้ เราจะอภิปรายเกี่ยวกับตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPIs) ต่าง ๆ สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง หากคุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนไปที่ ส่วน KPIs ได้ทันที แต่ฉันขอแนะนำให้ใช้เวลาสักครู่พิจารณาถึงบริบทของ KPIs เหล่านั้น

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของการจัดซื้อจัดจ้าง

เริ่มต้นการวิเคราะห์บริบทสำหรับ KPI ด้านการจัดซื้อจัดจ้างด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ในฝั่งขององค์กร ได้แก่:

• ทีมจัดซื้อจัดจ้าง นำโดย CPO (Chief Procurement Officer) ให้ความสนใจในการคงไว้ซึ่งกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิผล การได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสม และการบรรลุเป้าหมายผลการดำเนินงานตามที่คาดหวัง
• ลูกค้าภายใน ลูกค้าภายในของฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างให้ความสนใจในการเข้าถึงวัสดุที่จำเป็นได้ทันท่วงที และเป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพของตน
• คณะกรรมการบริษัท ให้ความสนใจในการเพิ่มผลการดำเนินงานของฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างโดยรวม หรือเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นคือการควบคุม ROI การปฏิบัติตามกฎหมายก็เป็นหนึ่งในประเด็นที่ให้ความสนใจเช่นกัน

บุคลากรฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ในบางกรณี ห่วงโซ่อุปทานอยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยงานกำกับดูแลภายนอก ดังนั้น เราจึงต้องเพิ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอีก 2 กลุ่ม:

• ซัพพลายเออร์ ให้ความสนใจในความสัมพันธ์แบบชนะ-ชนะที่มีประสิทธิผล
• หน่วยงานกำกับดูแล ให้ความสนใจในการปฏิบัติตามกฎหมาย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดนี้มีมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่การจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิผลควรเป็น ดังนั้น แนวคิดเหล่านั้นจึงสามารถทำให้เป็นเชิงปริมาณและวัดผลได้ด้วยตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่แตกต่างกัน

กระบวนการจัดซื้อจัดหา

มาดูการจัดซื้อจัดหาจากมุมมองของทีมจัดซื้อจัดหา กระบวนการจัดซื้อจัดหาทั่วไปเป็นอย่างไร? ขึ้นอยู่กับองค์กร โดยปกติแล้ว เราหมายถึง 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้:

1. การวิเคราะห์ความต้องการ
2. การวิเคราะห์ตลาด
3. การระบุผู้จัดหาและการสื่อสาร
4. การเจรจาต่อรองและการทำสัญญา
5. การจัดการผลการดำเนินงาน (โลจิสติกส์ และ การจัดการคุณภาพ)

หากความท้าทายหลักของคุณคือประสิทธิภาพการดำเนินงานของการจัดซื้อจัดหา การกำหนด KPI รอบขั้นตอนของกระบวนการเหล่านี้จะเป็นแนวคิดที่ดี

แดชบอร์ดสำหรับสกอร์การ์ดการจัดซื้อจัดหารวมถึงแผนภูมิความคืบหน้าสำหรับตัวชี้วัดเฉพาะ แผนภูมิแกนต์สำหรับโครงการเชิงยุทธศาสตร์ รายการความเสี่ยง รายการโครงการพร้อมสถานะและงบประมาณของโครงการเหล่านั้น. ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อจัดหา.

ห้าประการ “Right” ของการจัดซื้อจัดจ้าง

อีกมุมมองหนึ่งที่ได้รับความนิยมในการดูการจัดซื้อจัดจ้างถูกเสนอโดยสถาบันจัดซื้อและจัดหาแห่งสหราชอาณาจักร (CIPS) ซึ่งเรียกว่า Fiver “Rights” สิ่งเหล่านี้ให้จุดควบคุมเฉพาะ 5 ประการแก่เรา:

• คุณภาพที่ เหมาะสม
• ปริมาณที่ เหมาะสม
• ราคาที่ เหมาะสม
• สถานที่ที่ เหมาะสม
• ในเวลาที่ เหมาะสม

เราสามารถใช้คุณลักษณะทั้งห้านี้ของการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อสร้างดัชนีการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านล่างนี้

ความท้าทายของการจัดซื้อจัดจ้าง

ท้ายที่สุด เราสามารถพิจารณาการจัดซื้อจัดจ้างจากมุมมองของฝ่ายบริหาร (คณะกรรมการบริษัทและ CPO) ได้ กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างควรมุ่งเน้นเรื่องใด? ความท้าทายหลักใดบ้างที่ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างควรให้ความสำคัญ?

มาจัดทำรายการเป้าหมาย/ความท้าทายที่สำคัญที่สุด:

• บริหารการจัดหาของบริษัท
• เพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุน คุณภาพ และเวลา
• บริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
• บริหารความเสี่ยง เช่น โดยการสร้างโปรไฟล์ซัพพลายเออร์ที่หลากหลาย (ดู กรณีโคโรนาไวรัส เป็นตัวอย่าง)
• คาดการณ์ค่าใช้จ่าย ระบุความผิดปกติ และจัดทำรายงาน

ตามรายงานของ Deloitte การจัดซื้อจัดจ้างยังมีบทบาทเชิงรุกในด้าน:

• การพัฒนาผลิตภัณฑ์/ตลาดใหม่
• สนับสนุนการตัดสินใจ “ผลิตเองหรือซื้อ”

แนวปฏิบัติที่ดีคือการสร้างสกอร์การ์ดการจัดซื้อจัดจ้างโดยยึดตามเป้าหมายเหล่านี้ แทนที่จะเพียงคัดลอกรายการ KPIs ที่ยาวเหยียดมาใช้

สกอร์การ์ดการจัดซื้อจัดจ้าง

ขณะนี้ มารวบรวมเป้าหมาย กระบวนการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้กล่าวถึงข้างต้น เพื่อสร้างสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อวัตถุประสงค์นี้ เราจะใช้โมเดล 4 มุมมอง ของ บาลานซ์ สกอร์การ์ด แบบคลาสสิก:

• มุมมองด้านการเงิน
• มุมมองด้านลูกค้า
• มุมมองด้านกระบวนการภายใน
• มุมมองด้านทักษะและสถาปัตยกรรม

ฉันจะใช้ซอฟต์แวร์ BSC Designer เพื่อทำให้สกอร์การ์ดนี้เป็นอัตโนมัติ ผู้ใช้ BSC Designer จะพบแม่แบบการจัดซื้อจัดจ้างที่พร้อมใช้งานในบัญชีของตน หากคุณยังไม่ได้เป็นผู้ใช้ คุณสามารถสมัครใช้งานด้วย แพ็กเกจฟรี ได้

คำแถลงพันธกิจสำหรับกรณีนี้สามารถกำหนดได้ว่า: “ทำให้มั่นใจว่าการจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิผลและสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ขององค์กร”

แผนที่ยุทธศาสตร์อธิบายภาพรวมของยุทธศาสตร์การจัดซื้อจัดจ้าง ตัวขับเคลื่อนของยุทธศาสตร์ (มุมมองด้านกระบวนการภายใน) ได้รับการสนับสนุนโดยเป้าหมายจากมุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโต ผลลัพธ์ที่คาดหวังของยุทธศาสตร์การจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิผลถูกอธิบายไว้ในมุมมองด้านลูกค้าและมุมมองด้านการเงิน. ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง.

ตัวชี้วัดด้านการเงินสำหรับงานจัดซื้อจัดหา

เป้าหมายทางการเงินระดับสูงสุดของฝ่ายจัดซื้อจัดหาสามารถกำหนดได้ดังนี้:

•  ทำให้มั่นใจว่ามี การประหยัดต้นทุน และการหลีกเลี่ยงต้นทุน

ตัวชี้วัดด้านการเงินหลักสำหรับงานจัดซื้อจัดหามีดังนี้:

• การประหยัดต้นทุน, % วัดเป็นการประหยัดจากการลดต้นทุนในรูปเปอร์เซ็นต์ของยอดใช้จ่ายรวม ตามรายงานของ Ardent¹ ค่า เกณฑ์มาตรฐาน โดยเฉลี่ยสำหรับการประหยัดต้นทุนอยู่ที่ประมาณ 7.5%.
• การหลีกเลี่ยงต้นทุน, % คล้ายกับการประหยัดต้นทุน การหลีกเลี่ยงต้นทุนหมายถึงการประหยัดต้นทุนในอนาคต

ผลลัพธ์ทางการเงินที่คาดหวังของยุทธศาสตร์การจัดซื้อจัดหาถูกกำหนดเป็นเป้าหมายทั่วไปว่า 'ทำให้มั่นใจว่ามีการประหยัดต้นทุนและการหลีกเลี่ยงต้นทุน' เป้าหมายนี้ได้รับการอธิบายเพิ่มเติมด้วยตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ 3 ตัว (สีเทา) ได้แก่ 'การประหยัดต้นทุน', 'การหลีกเลี่ยงต้นทุน', 'ROI' มีตัวชี้วัดเชิงนำ (สีเขียว) จำนวนหนึ่งที่อธิบายว่าจะบรรลุการประหยัดต้นทุนนี้ได้อย่างไร ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับงานจัดซื้อจัดหา.

ควรนำต้นทุนใดมาพิจารณาบ้าง? ตามรายงานของ Deloitte² ตัวชี้วัดการประหยัดต้นทุนที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ ตัวชี้วัดการประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (“OPEX savings”) ซึ่งถูกใช้โดยผู้ตอบแบบสำรวจ 74% รองลงมาคือ ตัวชี้วัดการประหยัดรายจ่ายฝ่ายทุน (“CAPEX savings”) ที่ถูกใช้โดย 63% ของบริษัทต่าง ๆ

เรายังจำเป็นต้องทราบต้นทุนในการดำเนินงานจัดซื้อจัดหา ต้นทุนเหล่านี้ประกอบด้วย:

• เงินเดือนพนักงาน ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม และรายการที่คล้ายกัน
• การลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐานและเทคโนโลยี

สำหรับตัวชี้วัด เราสามารถพิจารณาตัวชี้วัด 2 รายการนี้:

• ต้นทุนรวมในการดำเนินงานจัดซื้อจัดหา 
• % ของค่าใช้จ่ายด้านการจัดซื้อจัดหาในยอดใช้จ่ายของบริษัท ตามรายงานของ Ardent เกณฑ์มาตรฐานของตัวชี้วัดนี้ต่ำกว่า 1%

เราได้กล่าวถึงส่วนของการประหยัดต้นทุนและส่วนของค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อจัดหาแล้ว อีกคำถามที่ดีคือ บริษัทใช้ประโยชน์จากฝ่ายจัดซื้อจัดหาได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

เพื่อ回答คำถามนี้ เราสามารถติดตาม:

• ยอดใช้จ่ายที่บริหารจัดการโดยทีมจัดซื้อจัดหา, %. เปอร์เซ็นต์ของยอดใช้จ่ายรวมของบริษัทที่บริหารจัดการโดยทีมจัดซื้อจัดหา

เกณฑ์มาตรฐานของตัวชี้วัดนี้จะขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ ค่าเฉลี่ยโดยประมาณจากรายงานของ Ardent คือ 63.2%

ROI ของฝ่ายจัดซื้อ

ROI ของฝ่ายจัดซื้อเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดสำคัญที่ CPO/CEO และคณะกรรมการบริษัทต้องการเห็นบน แดชบอร์ดการกำกับดูแลกิจการ.

ค่าของตัวชี้วัด ROI ถูกคำนวณโดยใช้ข้อมูลจากตัวชี้วัดอีก 2 ตัว ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับฝ่ายจัดซื้อ.

จุดเริ่มต้นคือความสามารถในการทำกำไรพื้นฐานของฝ่ายจัดซื้อ:

• ROI ของฝ่ายจัดซื้อ = (การประหยัดต้นทุน / ต้นทุนรวมในการดำเนินการจัดซื้อ) * 100%

แนวทางที่ครอบคลุมยิ่งขึ้นคือการพิจารณาให้กว้างกว่าผลลัพธ์ทางการเงินที่เห็นได้ชัด เราสามารถหามูลค่าเทียบเท่าเป็นดอลลาร์ของประโยชน์ที่ได้รับอันเป็นผลมาจาก:

• นวัตกรรมที่เอื้อให้เกิดขึ้น (ในอุดมคติควรสอดคล้องกับตัวชี้วัดจาก สกอร์การ์ดนวัตกรรม)
• ความโปร่งใสของการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• ความรวดเร็วและคุณภาพของการจัดหาจัดซื้อ

KPIs สำหรับลูกค้าภายใน

ฝ่ายจัดซื้อจัดการกับซัพพลายเออร์เพื่อสนองความต้องการของลูกค้าภายใน

ความต้องการของลูกค้าภายในคืออะไร? เราสามารถกำหนดเป็นเป้าหมายดังนี้:

• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับทีมจัดซื้อ

จะวัดเชิงปริมาณเป้าหมายนี้อย่างไร? เพื่อวัดผลการจัดซื้อในมุมมองของลูกค้าภายใน เราสามารถใช้ตัวชี้วัดอย่างง่ายนี้:

• ความพึงพอใจของลูกค้าภายใน, %

เป้าหมายผลลัพธ์ของยุทธศาสตร์การจัดซื้อกำหนดไว้ว่า 'การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับทีมจัดซื้อ' เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ได้กำหนดโครงการ 'ดำเนินการวิเคราะห์สาเหตุรากของการซื้อที่ไม่คาดคิด' ความสำเร็จของเป้าหมายถูกวัดเชิงปริมาณด้วยตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ 'ความพึงพอใจของลูกค้าภายใน%'. ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อ.

จากมุมมองของทีมจัดซื้อ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถวัดเชิงปริมาณได้ดังนี้:

• การซื้อจากแคตตาล็อก หรือ การซื้อตามสัญญา 
• การซื้อฉุกเฉิน, % 

การซื้อนอกสัญญาและการซื้อฉุกเฉินบ่งชี้ถึงต้นทุนที่สูงขึ้น สิ่งสำคัญคือการใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจความแตกต่างของต้นทุนและเหตุผลของการซื้อนอกสัญญา

โครงการใน BSC Designer สามารถรวมรายละเอียดเพิ่มเติมได้ เช่น งบประมาณ ไทม์ไลน์ สถานะ เอกสารที่สอดคล้องกัน. ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อ.

เราสามารถกำหนดแนวคิดนี้เป็นโครงการได้:

• ดำเนินการวิเคราะห์สาเหตุรากของการซื้อที่ไม่คาดคิด

ท่ามกลางเหตุผลที่เราอาจพบ ได้แก่:

• การสื่อสารที่ไม่ดีกับลูกค้าภายใน
• สถาปัตยกรรมไอทีที่ล้าสมัย
• ระบบอัตโนมัติในระดับต่ำ

KPIs สำหรับกระบวนการจัดซื้อจัดหา

แล้วกระบวนการทางธุรกิจภายในแผนกจัดซื้อจัดหาล่ะ?

เป้าหมายทั่วไป ในกรณีนี้คือ:

• จัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

เป้าหมายนี้สามารถวัดเชิงปริมาณได้ด้วยตัวชี้วัดต่อไปนี้:

• หมายเลขซัพพลายเออร์ จำนวนที่สูงส่งผลให้เกิดต้นทุนการบริหารจัดการที่ไม่จำเป็น จำนวนซัพพลายเออร์ที่ต่ำบ่งชี้ถึงความเสี่ยงจากการพึ่งพา
• ระยะเวลานำส่งมอบ เวลารวมในการดำเนินการคำสั่งซื้อให้เสร็จสิ้น ทั้งนี้สามารถแจกแจงเพิ่มเติมเป็นเวลาที่ใช้ในการหารือรายละเอียด ดำเนินการชำระเงิน และรับสินค้า
• ความพร้อมของซัพพลายเออร์, % คล้ายกับตัวชี้วัดระยะเวลานำส่งมอบ แต่ในกรณีของความพร้อม เรามุ่งเน้นที่ความสามารถของซัพพลายเออร์ในการรองรับคำสั่งซื้อ ฉุกเฉิน
• ความพึงพอใจของซัพพลายเออร์, %
• ดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนด, % แสดงว่าการส่งมอบจากซัพพลายเออร์เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่

ผลการดำเนินงานของตัวชี้วัดดัชนีนี้คำนวณโดยอัตโนมัติ โดยใช้ผลการดำเนินงานแบบถ่วงน้ำหนักของตัวชี้วัดภายใน. ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อจัดหา.

ตัวชี้วัด “ดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนด” สามารถนำเสนอด้วยตัวชี้วัดต่อไปนี้ (แต่ละรายการมีน้ำหนักของตนเอง):

• การส่งมอบตรงเวลา
• การปฏิบัติตามการตั้งราคา
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไข
• % ของการคืนสินค้า
• มูลค่าเป็นดอลลาร์ของการคืนสินค้า
• % ของข้อบกพร่องและ ตัวชี้วัดคุณภาพ อื่น ๆ

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ เช่น BSC Designer จะคำนวณค่าของดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติ โดยใช้ข้อมูลเกี่ยวกับน้ำหนักและผลการดำเนินงานของตัวชี้วัดภายในดัชนี หากคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง การคำนวณน้ำหนัก สามารถทำซ้ำได้อย่างง่ายดายในเครื่องมือสเปรดชีต

ความท้าทายทั่วไปอีกประการหนึ่งของแผนกจัดซื้อจัดหาคือการค้นหาพันธมิตรด้านการจัดหาที่เชื่อถือได้ มาจัดทำเป้าหมายสำหรับแผนที่ยุทธศาสตร์เป็น:

• ค้นหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดตามความต้องการของบริษัท

สกอร์การ์ดการประเมินแบบง่าย สามารถสร้างได้จากตัวชี้วัดเหล่านี้:

• ประสิทธิผลของการสื่อสาร ในบทความอื่น เราได้อภิปรายถึงวิธีการวัดเชิงปริมาณ คุณภาพของการสื่อสาร
• กำหนดเวลาการส่งมอบ และ ยอดคงค้างของคำสั่งซื้อ – จะแสดงให้เห็นว่าซัพพลายเออร์จัดการคำสั่งซื้อที่เข้ามาได้ดีเพียงใด
• การตั้งราคา ทางเลือกหนึ่งคือเปรียบเทียบราคาจากซัพพลายเออร์ต่าง ๆ แบบ เชิงปริมาณ หรือคุณสามารถมุ่งเน้นที่ความสามารถในการแข่งขันด้านราคา เช่น เปรียบเทียบการตั้งราคาแบบ เชิงคุณภาพ
• คุณภาพการจัดหา คุณภาพเป็นแนวคิดที่กว้างและไปไกลกว่าคำว่า “จำนวนข้อบกพร่อง” ที่เห็นได้ชัดเจนมาก เพื่อวัดเชิงปริมาณด้านคุณภาพ ข้าพเจ้าขอแนะนำให้ใช้ สกอร์การ์ดคุณภาพ แยกต่างหาก

ในบางกรณี การพิจารณาสินค้าคงคลังและความพร้อมใช้งานสำหรับลูกค้าภายในก็เป็นแนวคิดที่ดีเช่นกัน ตัวชี้วัดสำคัญในกรณีนี้คือ:

• ความถูกต้องของสินค้าคงคลัง, % สามารถวัดได้เป็น ((สินค้าคงคลังตามบันทึก / สินค้าคงคลังจริง) * 100)

หากองค์กรของคุณจำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังจำนวนมาก การมี สกอร์การ์ดคลังสินค้า แยกต่างหากเป็นแนวคิดที่ดี

มุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโต และมุมมองด้านกระบวนการภายในของแผนที่ยุทธศาสตร์ เป็นตัวขับเคลื่อนยุทธศาสตร์การจัดซื้อจัดจ้าง เป้าหมายแต่ละข้อได้รับการอธิบายด้วยตัวชี้วัดเชิงนำ (สีเขียว) และตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ (สีเทา) ที่เฉพาะเจาะจง เป้าหมายบางข้อ ('รักษาสถาปัตยกรรมการจัดซื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิผล') มีตัวอย่างของแผนปฏิบัติการรวมอยู่ด้วย. ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง.

ตัวชี้วัดเพื่อหาปริมาณทักษะและโครงสร้างพื้นฐาน

โดเมนธุรกิจการจัดซื้อจัดจ้างเกี่ยวข้องกับแนวโน้มด้านเทคโนโลยีและบุคลากรที่หลากหลาย ในส่วนนี้ของสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ เรามุ่งเน้นไปที่เป้าหมายด้านมุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโตสำหรับฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง

เป้าหมาย:

• ยกระดับทักษะของทีมจัดซื้อจัดจ้าง

ตัวชี้วัด (เชิงนำ):

• % ของงบประมาณที่ใช้ไปกับการฝึกอบรม ตามรายงานของ Deloitte เกณฑ์มาตรฐานสำหรับตัวชี้วัดนี้มีตั้งแต่น้อยกว่า 1% ไปจนถึงประมาณ 4%
• ความหลากหลายของทักษะ, % ตัวชี้วัดนี้ช่วยให้มั่นใจว่าบุคลากรด้านการจัดซื้อจัดจ้างผ่านโปรแกรมการฝึกอบรมที่ครอบคลุม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดยุทธศาสตร์ ความหลากหลายและการมีส่วนร่วม

ตัวชี้วัด (เชิงผลลัพธ์):

• % ของพนักงานที่ได้รับการรับรองด้านการจัดซื้อจัดจ้าง % ของพนักงานที่ได้รับการรับรองด้านการจัดซื้อจัดจ้างจากจำนวนพนักงานจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด

ตัวชี้วัดเชิงนำ “ความหลากหลายของทักษะ, %” เป็นตัวชี้วัดแบบดัชนีที่สามารถคำนวณได้จากตัวชี้วัดต่อไปนี้:

• การฝึกอบรมการเจรจาต่อรองและการจัดการความขัดแย้ง, ชั่วโมง
• การฝึกอบรมความฉลาดทางอารมณ์, ชั่วโมง
• บิ๊กดาต้า, การฝึกอบรมการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์, ชั่วโมง

ในแม่แบบสกอร์การ์ดการจัดซื้อจัดจ้าง ตัวชี้วัดแต่ละรายการสามารถมี น้ำหนัก และผลการดำเนินงานของตนเองได้ ตัวอย่างเช่น เราสามารถกำหนดน้ำหนัก 25% ให้กับ “การฝึกอบรมความฉลาดทางอารมณ์” ขณะที่ “การฝึกอบรมการวิเคราะห์” จะมีน้ำหนัก 15% โดยใช้ข้อมูลนี้ ซอฟต์แวร์สามารถคำนวณ ดัชนีความหลากหลายของทักษะรวม ได้

ตัวชี้วัดเชิงนำ 'ความหลากหลายของทักษะ' เป็นดัชนีแบบถ่วงน้ำหนักที่ประกอบจากตัวชี้วัดอีก 3 รายการ ตัวชี้วัดแต่ละรายการภายในมีน้ำหนักของตนเอง (ปัจจัยผลกระทบต่อดัชนี) ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง.

หากการฝึกอบรมบุคลากรด้านการจัดซื้อจัดจ้างเป็นจุดเน้นหลักของคุณ ขอแนะนำให้จัดให้สกอร์การ์ดการจัดซื้อจัดจ้างมีความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์กับ สกอร์การ์ดการฝึกอบรม ซึ่งได้นำโมเดล 4 ระดับไปใช้

ไปต่อกันที่เป้าหมายด้านการเรียนรู้อื่น ๆ เป้าหมายถัดไปสามารถกำหนดได้ดังนี้:

• ทำความเข้าใจบริบทของการจัดซื้อจัดจ้าง การจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิผลขึ้นอยู่กับความเข้าใจในยุทธศาสตร์ของบริษัท สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ คู่แข่ง และแนวโน้มที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเป็นอย่างมาก

โครงการที่เรียบง่ายในกรณีนี้ คือการให้ทีมจัดซื้อจัดจ้างเข้าถึงผลการวิเคราะห์ PESTEL ตัวอย่างเช่น สามารถส่งมอบในรูปแบบของการสรุปข้อมูลเป็นประจำ

กล่องโต้ตอบ Values Editor สำหรับตัวชี้วัดนี้แสดงว่าได้กำหนดค่าให้มีการอัปเดตรายไตรมาสในวันแรกของไตรมาส ที่มา: สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง.

ตัวชี้วัด:

• การสรุปข้อมูลเป็นประจำที่ไม่เกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง [ช่วงเวลาอัปเดต = รายไตรมาส]

เพื่อทำให้ตัวชี้วัดนี้เป็นอัตโนมัติ เราสามารถระบุ ช่วงเวลาอัปเดตสำหรับตัวชี้วัดนี้ได้ ตัวอย่างเช่น สามารถตั้งเป็น “รายไตรมาส” นอกจากนี้ เรายังสามารถกำหนดค่าให้ซอฟต์แวร์แจ้งเตือนผู้รับผิดชอบถึงความจำเป็นในการจัดทำการสรุปข้อมูลได้

ท้ายที่สุด CPO ควรมุ่งเน้นไม่เพียงเฉพาะความท้าทายด้านการดำเนินงาน แต่รวมถึงเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ด้วย โดยหนึ่งในนั้นสามารถกำหนดได้ดังนี้:

• คงไว้ซึ่งสถาปัตยกรรมการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิผล

โครงการที่เกี่ยวข้องในกรณีนี้อาจเป็น:

• การปรับปรุงและทำให้เป็นอัตโนมัติสำหรับสถาปัตยกรรมที่มีอยู่
• การฝึกอบรมเพื่อสร้างการตระหนักรู้ให้แก่ผู้จัดหา
• การฝึกอบรมสำหรับลูกค้าภายใน

นำร่องการติดตามและการรายงาน KPI ด้านการจัดซื้อ

แชร์สกอร์การ์ดด้านการจัดซื้อหรือแผนยุทธศาสตร์ที่มีอยู่ของคุณ แล้วเราจะหารือกันว่า CPO และทีมจัดซื้อของคุณสามารถเปลี่ยนจากการติดตาม KPI ด้วยสเปรดชีตไปสู่สกอร์การ์ดระดับแผนกที่เชื่อมโยงกัน พร้อมตัวชี้วัดด้านซัพพลายเออร์ ต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการรายงานต่อคณะกรรมการได้อย่างไร

หารือเกี่ยวกับโครงการนำร่องด้านการจัดซื้อ

ทดสอบแนวทางกับพื้นที่การจัดซื้อ 1 ส่วนหรือหมวดหมู่ซัพพลายเออร์ 1 หมวดหมู่ ก่อนขยายผลในวงกว้าง

สรุป

ในบทความนี้ เราได้อภิปราย KPI ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายบางรายการสำหรับแผนกจัดซื้อ และใช้เป้าหมายตัวอย่างบางประการเพื่อสร้างตัวอย่างของแผนที่ยุทธศาสตร์

• ค้นหา KPI ที่ปรับให้เหมาะเฉพาะ. แม้ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วย KPI มาตรฐานได้ แต่ตัวชี้วัดที่ดีที่สุดคือสิ่งที่ปรับให้เหมาะกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ คุณจะค้นหาตัวชี้วัดที่ประสบความสำเร็จสำหรับงานจัดซื้อได้อย่างไร? เริ่มจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความท้าทายของพวกเขา คุณสามารถดูแนวทางที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นได้ใน ระบบ KPI 12 ขั้นตอน ของเรา
• นำแผนที่ยุทธศาสตร์กลับมาใช้ซ้ำ. แม่แบบสกอร์การ์ดที่เราได้กล่าวถึงในบทความเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับยุทธศาสตร์การจัดซื้อของคุณเอง สามารถนำแนวคิดจากบทความนี้ไปประยุกต์ใช้กับองค์กรของคุณได้ตามสบาย และแชร์ข้อค้นพบของคุณในความคิดเห็น

เพื่อมุมมองที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับผลการดำเนินงานด้านการจัดซื้อ โปรดดูว่า ซอฟต์แวร์ผลการดำเนินงานของซัพพลายเออร์ เชื่อมโยง KPI การจัดซื้อเข้ากับความเสี่ยงของผู้ขายและการติดตามคุณภาพอย่างไร

ใช้แม่แบบ สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อ

BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:

1. สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
2. ใช้แม่แบบ สกอร์การ์ดสำหรับการจัดซื้อ เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม
3. ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!

Alexis Savkín

Alexis Savkín เป็นผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ที่มี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขามีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในด้านการดำเนินการตามยุทธศาสตร์และการบริหารผลการดำเนินงาน และเป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนหนังสือ 2 เล่ม และบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์ KPI และการบริหารผลการดำเนินงาน เชื่อมต่อกับ Alexis บน LinkedIn.