การประยุกต์ใช้การวิเคราะห์พาเรโตในแผนยุทธศาสตร์

ใช้แม่แบบที่กล่าวถึงในบทความนี้เพื่อทำการวิเคราะห์พาเรโตสำหรับยุทธศาสตร์ มุ่งเน้นความพยายามในการดำเนินการตามเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และตัวชี้วัดผลการดำเนินงานตามน้ำหนักสมบูรณ์ของพวกเขา

หัวข้อสำคัญของบทความนี้มีดังนี้:

• บทนำ – การวิเคราะห์พาเรโตและยุทธศาสตร์
• แม่แบบ – การวิเคราะห์พาเรโตบนแผนที่ยุทธศาสตร์
• ข้อมูล เชิงปริมาณ – การวิเคราะห์พาเรโตเชิงปริมาณตามน้ำหนักสมบูรณ์
• ข้อเสีย – ความเสี่ยงสี่ประการของการใช้หลักการ “80/20”

การวิเคราะห์พาเรโตและยุทธศาสตร์

“แก่นแท้ของยุทธศาสตร์คือการเลือกว่าจะไม่ทำอะไร”¹“

ไมเคิล พอร์เตอร์

หากเรามองไปที่สภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่องค์กรส่วนใหญ่ทำงานอยู่ คำกล่าวของพอร์เตอร์เกี่ยวกับยุทธศาสตร์จะมีความหมายอย่างสมบูรณ์:

• สมมติฐานทางยุทธศาสตร์ที่เป็นไปได้ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด ในขณะที่
• ทรัพยากรขององค์กรใด ๆ มีขีดจำกัด

ยุทธศาสตร์ที่ดีคือ หลายสิ่งหลายอย่าง และหนึ่งในนั้นคือการเข้าใจ ลำดับความสำคัญ ของเรา เราไม่มีทรัพยากรไปทั่วทุกหนแห่ง องค์กรที่ประสบความสำเร็จต้องมุ่งเน้นไปที่ ธีมสำคัญเพียงไม่กี่อย่าง

การวิเคราะห์พาเรโต สามารถช่วยให้เรามุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญเพียงไม่กี่อย่างที่สัญญาว่าจะสร้างประโยชน์มากที่สุด

หรือในทางตรงกันข้าม ให้แก้ไขปัญหาที่มีเพียงไม่กี่อย่างที่ทำให้เรามีปัญหามากที่สุด

สิ่งนี้ทำให้การวิเคราะห์พาเรโตอยู่ในภาคส่วนของ การวิเคราะห์ยุทธศาสตร์ ของ แผนภาพระบบนิเวศของกรอบยุทธศาสตร์ ปัจจัยส่วนใหญ่ที่วิเคราะห์จะถูกฉายลงบนทรัพยากรขององค์กร โดยมีการวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกอย่างจำกัด ในแง่นี้ การวิเคราะห์พาเรโตเชี่ยวชาญในเรื่องการแบ่งย่อยตามปัจจัยภายในและอยู่ในส่วนที่เกี่ยวข้องของแผนภาพ

แม่แบบ: การวิเคราะห์พาเรโตบนแผนที่ยุทธศาสตร์

ใน ตารางเปรียบเทียบ ของกรอบการวางแผนยุทธศาสตร์ เราจัดหมวดหมู่การวิเคราะห์พาเรโตเป็นเครื่องมือในการ กำหนดยุทธศาสตร์. มาดูกันว่าเราสามารถประยุกต์ใช้การวิเคราะห์พาเรโต (หรือเพียงแค่กฎ 80/20) ในแง่มุมต่าง ๆ ของยุทธศาสตร์องค์กรได้อย่างไร

• เราจะใช้ มุมมอง ของแผนที่ยุทธศาสตร์เป็นแม่แบบเริ่มต้น
• ในแต่ละมุมมอง เราจะวางแผนตัวอย่างของ ความท้าทาย
• กับแต่ละความท้าทาย เราจะจัดความสอดคล้องกับ คำถามนำ 80/20

ที่มา: การวิเคราะห์พาเรโต.

มุมมองด้านการเงิน

• อะไรทำให้เรามีรายได้มากขึ้น? สินค้าหรือบริการ 20% ใดที่คิดเป็น 80% ของกำไร?
• อะไรทำให้เราขาดทุนมากที่สุด? กิจกรรม 20% ใดที่ทำให้เกิดการขาดทุน 80%?

ฝ่ายบริการลูกค้า

• ลูกค้าคนใดที่ควรให้ความสำคัญ? ลูกค้า 20% ใดที่สร้างรายได้ 80%?
• ควรมองหาพันธมิตรประเภทใด? พันธมิตร 20% ใดที่สร้างรายได้ 80% ให้เรา?

มุมมองด้านกระบวนการภายใน

• ยุทธศาสตร์ผลิตภัณฑ์ของเราควรให้ความสำคัญกับอะไร? ฟังก์ชัน 20% ใดที่ถูกใช้งานโดยลูกค้า 80%?
• ข้อผิดพลาดใดที่เราควรแก้ไขเป็นลำดับแรก? ฟังก์ชัน 20% ใดที่ก่อให้เกิดคำร้องเรียน 80%?
• เราควรปรับการบริหารจัดการบุคลากรอย่างไร? พนักงาน 20% ใดที่ใช้เวลา 80% ของผู้จัดการ? พนักงาน 20% ใดที่สร้างรายได้มากที่สุด?

มุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโต

• การฝึกอบรมใดที่เราควรทำซ้ำ? กิจกรรมการเรียนรู้ 20% ใดที่ทำให้ทีมมีความรู้เพิ่มขึ้น 80%?
• โครงสร้างพื้นฐานใดที่เราควรพัฒนา? โครงสร้างพื้นฐาน 20% ใดที่ทำให้เราได้รับประโยชน์ 80%?
• ความพยายามในการสร้างนวัตกรรมควรมุ่งเน้นที่ใด? ระบบธุรกิจ 20% ใดที่สร้างข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ 80%? พนักงาน 20% ใดที่สร้างแนวคิดนวัตกรรม 80% ที่พิสูจน์แล้วว่าได้ผล?

จะทำอะไรกับแผนที่นี้?

• เปลี่ยนความท้าทายให้เป็นเป้าหมายทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
• ค้นหาตัวชี้วัดผลการดำเนินงานเพื่อวัดปริมาณความท้าทายอย่างเหมาะสม
• เพิ่มโครงการและแผนการดำเนินการ

การวิเคราะห์พาเรโตเชิงปริมาณสำหรับสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์

ผลลัพธ์ของการวิเคราะห์พาเรโตมักจะถูกนำเสนอในรูปแบบแผนภาพที่ สาเหตุ ถูกเชื่อมโยงกับ ผลลัพธ์ ลองใช้ฝ่ายบริการลูกค้าสำหรับโซลูชัน SaaS เป็นตัวอย่าง

เหตุผลที่ผู้คนติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าคืออะไร?

• ขอรหัสชั่วคราว – 40%
• คำถามเกี่ยวกับการลืมรหัสผ่าน – 20%
• ต้องการความช่วยเหลือในการสั่งซื้อ – 13%
• ขอนัดหมายการโทรสด – 10%
• ฟังก์ชันบางอย่างไม่ทำงานตามที่คาดไว้ – 7%
• สอบถามเรื่องการเป็นพันธมิตร – 5%
• คำถามอื่น ๆ – 5%

การเพิ่มภาระงานของฝ่ายบริการลูกค้าทำให้ต้นทุนธุรกิจสูงขึ้น เราจะทำอะไรกับเรื่องนี้ได้บ้าง? เราสามารถจัดเรียงกรณีเหล่านี้ตามความถี่ของการเกิดและนำเสนอในแผนภาพ ในกรณีนี้ การวิเคราะห์พาเรโตจะบอกเราว่าเราควรให้ความสำคัญกับปัญหารหัสชั่วคราวก่อน

เช่นเดียวกับแผนภาพสาเหตุ/ผลลัพธ์ เราสามารถวิเคราะห์สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์และเป้าหมาย/ตัวชี้วัดของมันโดยอิงจาก น้ำหนักสมบูรณ์ ขององค์ประกอบและ ผลการดำเนินงาน ขององค์ประกอบ

โดย น้ำหนักสมบูรณ์ เราหมายถึงความสำคัญที่เกี่ยวข้องของรายการที่คำนวณแบบวนซ้ำโดยใช้ข้อมูลเกี่ยวกับน้ำหนักสัมพัทธ์ขององค์ประกอบในแต่ละระดับ

ผลการดำเนินงาน ของเป้าหมายหรือตัวชี้วัดถูกคำนวณโดยใช้ค่าปัจจุบันและสเกลอ้างอิงบางอย่าง

เช่นเดียวกับแผนภาพพาเรโตคลาสสิก เราสามารถจัดเรียงเป้าหมาย/ตัวชี้วัดตามน้ำหนักสมบูรณ์ของพวกมัน เพื่อทำให้ลำดับความสำคัญชัดเจนขึ้น

การชนะที่ยิ่งใหญ่ที่สุด จะสำเร็จสำหรับรายการที่มี น้ำหนักสมบูรณ์สูงสุด (=มีผลกระทบสูงสุดต่อผลการดำเนินงานโดยรวม) และ ผลการดำเนินงานต่ำสุด (=มีพื้นที่สำหรับการปรับปรุง)

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติเช่น BSC Designer ของเรา การหาสิ่งเหล่านั้นจะเป็นงานที่ง่าย

ลองใช้ สกอร์การ์ดฝ่ายบริการลูกค้า เป็นตัวอย่าง

• ที่นี่เรามีตัวชี้วัด “ชั่วโมงฝึกอบรมของตัวแทน” ซึ่งตามการวิเคราะห์ “น้ำหนักสมบูรณ์” มีผลกระทบสูงสุดต่อผลการดำเนินงานของสกอร์การ์ดโดยรวม

• นอกจากนี้ เมื่อดูข้อมูลผลการดำเนินงานของมัน เราจะเห็นว่าผลการดำเนินงานปัจจุบันของมันต่ำ และมีพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

ในกรณีนี้ ผมคิดว่าผู้จัดการควรให้ความสำคัญกับการลงทุนในการฝึกอบรมตัวแทนก่อน

ความเสี่ยงและข้อเสียของการวิเคราะห์พาเรโต

เราได้พูดถึงข้อดีของการวิเคราะห์พาเรโตแล้ว ตอนนี้มาพูดถึงความเสี่ยงที่เป็นไปได้:

ความเสี่ยง 1. การคิดแบบระยะสั้น

เรามีความเสี่ยงที่จะพัฒนาการคิดแบบระยะสั้น

ตัวอย่างเช่น ความพยายามในการสร้างนวัตกรรมบางอย่างต้องใช้เวลา โดยการประยุกต์ใช้กฎ 20/80 เราอาจสร้างสภาพแวดล้อมที่อนุมัติเฉพาะนวัตกรรมที่มีวงจรการลงทุน-ผลลัพธ์ระยะสั้น ในบริบทของนวัตกรรม กรอบการทำงานที่เหมาะสมกว่าจะเป็น Three horizons

ความเสี่ยง 2. การประมาณการเชิงอัตวิสัย

ความพยายามและผลลัพธ์เป็นการประมาณการเชิงอัตวิสัย

เราทำการคาดคะเนโดยกล่าวว่า “80% ของรายได้ถูกสร้างโดยพนักงาน 20%” – เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้คำนึงถึงรายละเอียดหลายอย่าง คล้ายกับ เมทริกซ์ความสำคัญ เราทำได้เพียงบอกได้ว่าสิ่งใดเร่งด่วนและสิ่งใดสำคัญ ซึ่งอาจจะไม่เป็นเช่นนั้น

ความเสี่ยง 3. การวิเคราะห์กรณีรากฐานเชิงอัตวิสัย

เราขึ้นอยู่กับคุณภาพของการวิเคราะห์สาเหตุรากฐานและประสบการณ์ของทีมของเรา

ตัวอย่างเช่น 20% ของคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ที่ทำให้เกิดข้อร้องเรียนถึง 80% อาจสับสนกับปัญหาที่แตกต่างกันในระดับสถาปัตยกรรมของผลิตภัณฑ์

ความเสี่ยง 4. กฎ 80/20 จะไม่ช่วยในเหมืองทอง

แม้ว่าการกระจายกฎ 80/20 อาจได้รับการยืนยัน แต่มันไม่ได้หมายความว่าเรารู้วิธีจัดการกับมันโดยอัตโนมัติ

ลองนึกถึงเหมืองทอง 20% ของความพยายามอาจสร้างผลลัพธ์ได้ 80% แต่ไม่มีวิธีง่าย ๆ ที่จะทำเพียงแค่ 20% ที่ดี ในบริบททางธุรกิจ เราอาจทราบว่า 80% ของรายได้ถูกสร้างขึ้นโดยลูกค้าโปรไฟล์สูง 20% แต่ไม่มีวิธีเฉพาะที่จะเข้าถึงเฉพาะลูกค้าโปรไฟล์สูง 20% นั้น

ข้อสรุป

การวิเคราะห์พาเรโตเป็นเครื่องมือการจัดลำดับความสำคัญที่ใช้งานง่าย หากคุณรู้สึกว่ายุทธศาสตร์ของคุณมี “ลำดับความสำคัญ” หรือเป้าหมายทางธุรกิจที่แตกต่างกันมากเกินไป ให้ใช้กฎ “80/20” เพื่อมุ่งเน้นความพยายามของทีมของคุณไปที่ความท้าทายที่มีศักยภาพมากที่สุด

ใช้การวิเคราะห์เชิงปริมาณของน้ำหนักเป้าหมาย/ตัวชี้วัดและผลการดำเนินงานเพื่อสนับสนุนข้อค้นพบของคุณด้วยข้อมูลที่เป็นรูปธรรม

ใช้แม่แบบ การวิเคราะห์พาเรโต แม่แบบ

BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:

1. สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
2. ใช้แม่แบบ การวิเคราะห์พาเรโต แม่แบบ เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม
3. ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!

Alexis Savkín

Alexis Savkin เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ โดยมี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาช่วยให้องค์กรต่าง ๆ แปลงยุทธศาสตร์ให้เป็นวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ KPI และโครงการ Alexis เป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็น วิทยากรประจำ