องค์กรที่บริหารจัดการยุทธศาสตร์ใน Excel ในที่สุดย่อมต้องเผชิญกับทางเลือก: ดำเนินการต่อด้วยสเปรดชีตแบบเฉพาะกิจ ย้ายไปใช้ซอฟต์แวร์ OKR ใช้ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ด หรือผสานเครื่องมือหลายรายการเข้าด้วยกัน ทางเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับช่องว่างของการนำไปปฏิบัติที่องค์กรจำเป็นต้องปิด มากกว่าตัวซอฟต์แวร์เอง
ในการเปรียบเทียบนี้ “ซอฟต์แวร์ OKR” หมายถึงเครื่องมือที่อิงตาม กรอบงาน OKR ขณะที่ “ซอฟต์แวร์ บาลานซ์ สกอร์การ์ด” หมายถึงเครื่องมือที่สร้างขึ้นโดยมี กรอบงาน บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก BSC Designer อยู่ในหมวดหมู่ที่ 2: เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติที่มี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนกลาง และยังมีแม่แบบ OKR สำหรับองค์กรที่ต้องการเชื่อมโยง OKRs ระดับทีมเข้ากับยุทธศาสตร์ด้วย
ตารางนี้ช่วยเป็นตัวกรองเบื้องต้นเมื่อเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม:
| คำถาม | เหมาะกว่า |
|---|---|
| เราต้องการให้ทีมให้คำมั่นต่อการดำเนินการระยะสั้นหรือไม่? | ซอฟต์แวร์ OKR |
| เราต้องการอธิบายยุทธศาสตร์ ตัวขับเคลื่อนคุณค่า และ KPIs หรือไม่? | ซอฟต์แวร์ บาลานซ์ สกอร์การ์ด |
| เราต้องการการติดตามผลการดำเนินงานระยะยาวและความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับหรือไม่? | ซอฟต์แวร์ บาลานซ์ สกอร์การ์ด |
| เราต้องการทั้งโครงสร้างเชิงยุทธศาสตร์และความสอดคล้องของทีมหรือไม่? | ใช้ทั้งสองอย่าง |
ขั้นตอนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์: ซอฟต์แวร์แต่ละประเภทเหมาะกับส่วนใด
ลองนึกถึงองค์กรที่ขยับจาก ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไปสู่การทำงานจริงที่ดำเนินการโดยทีมต่าง ๆ กระบวนการแบบย่อของ การนำยุทธศาสตร์ไปใช้และการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ มีลักษณะดังนี้:
- ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย → เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ / ตัวขับเคลื่อนคุณค่า → KPI พร้อมค่าเป้าหมาย & โครงการเชิงกลยุทธ์
- {โครงการเชิงกลยุทธ์} → OKRs ของทีม → การดำเนินการ → การทบทวนผลลัพธ์และการเรียนรู้
ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ด มีความแข็งแกร่งที่สุดในช่วงขั้นตอนเริ่มต้น ช่วยให้องค์กรอธิบายยุทธศาสตร์ ทำให้ตัวขับเคลื่อนคุณค่าชัดเจน กำหนด KPI และเชื่อมโยงโครงการเข้ากับเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ยังสามารถสนับสนุนการวิเคราะห์ปัจจัยภายนอก การบริหารความเสี่ยง และการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย
ซอฟต์แวร์ OKR มีประโยชน์มากกว่าเมื่อโครงการที่เลือกไว้จำเป็นต้องกลายเป็นพันธสัญญาของทีม นี่คือส่วนที่โดยทั่วไปครอบคลุมโดยเครื่องมือติดตามเป้าหมายและซอฟต์แวร์ OKR
ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดช่วยให้ OKRs มีบริบทเชิงยุทธศาสตร์
เมื่อองค์กรนำ OKRs ไปใช้ หนึ่งในคำถามแรกที่ควรถามคือ:
วัตถุประสงค์สำหรับ OKRs มาจากที่ใด?
โดยอุดมคติแล้ว วัตถุประสงค์เหล่านั้นควรมาจากแบบจำลองยุทธศาสตร์ ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดช่วยแบ่งย่อยความมุ่งหมายเชิงยุทธศาสตร์ออกเป็นเป้าหมาย ตัวขับเคลื่อนคุณค่า KPIs ค่าเป้าหมาย และโครงการ จากนั้นโครงการเหล่านั้นจึงกลายเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับ OKRs
OKRs ที่แข็งแกร่งที่สุดได้มาจากลำดับความสำคัญเชิงยุทธศาสตร์ที่ได้รับการทำให้ชัดเจนแล้วในบาลานซ์ สกอร์การ์ด
ซอฟต์แวร์ OKR ช่วยให้ทีมมุ่งมั่นต่อการนำไปปฏิบัติ แต่โดยตัวมันเองไม่ได้ยืนยันว่ายุทธศาสตร์ได้รับการแบ่งย่อยอย่างถูกต้องหรือไม่
การติดตามความคืบหน้า: OKRs ที่รายงานด้วยตนเองเทียบกับผลลัพธ์สกอร์การ์ดที่คำนวณได้
ซอฟต์แวร์ บาลานซ์ สกอร์การ์ด โดยทั่วไปประกอบด้วย กรอบงานการวัดผลการดำเนินงาน ที่ออกแบบมาเพื่อการติดตามในระยะยาว ในกรณีนั้น KPIs จะรวมถึงค่าฐาน ค่าเป้าหมาย ค่าปัจจุบัน สูตร และค่าน้ำหนัก
ในซอฟต์แวร์ บาลานซ์ สกอร์การ์ด ความคืบหน้า ถูกคำนวณ จากสถานะปัจจุบันและค่าเป้าหมาย
แนวทางนี้เหมาะสมกว่าสำหรับความรับผิดชอบและความสามารถในการตรวจสอบย้อนหลังในระยะยาว หากมีผู้ถามว่า “ตัวเลขนี้มาจากไหน?” ผู้ใช้สามารถสืบย้อนผลการดำเนินงานระดับสูงกลับไปยัง KPI เฉพาะ การอัปเดต ค่าเป้าหมาย และตรรกะการคำนวณได้
ในซอฟต์แวร์ OKR ทีมจะ รายงานความคืบหน้า โดยอิงจากการประเมินด้วยตนเอง ระดับความมั่นใจ หรือสถานะการดำเนินการเสร็จสิ้น
ความคืบหน้าในลักษณะดังกล่าวมีประโยชน์สำหรับการทำความเข้าใจว่าทีมกำลังเคลื่อนไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่ แต่สำหรับหน่วยงานกำกับดูแล ทีมคุณภาพ ผู้ตรวจสอบ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับอาวุโส ความคืบหน้าจำเป็นต้องถูกนำเสนอผ่าน KPIs ที่อธิบายไว้อย่างถูกต้องและครบถ้วน นี่คือจุดที่ซอฟต์แวร์ บาลานซ์ สกอร์การ์ด มีความได้เปรียบ
รอบการรายงานในซอฟต์แวร์ OKR และบาลานซ์ สกอร์การ์ด
อีกปัจจัยหนึ่งในการตัดสินใจเลือกระหว่างซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดและซอฟต์แวร์ OKR คือความจำเป็นที่มาตรวัดจะต้องยังคงสามารถเปรียบเทียบกันได้เมื่อเวลาผ่านไปหรือไม่
- ซอฟต์แวร์ OKR ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับรอบการรายงานที่สั้นกว่า โดยมักเป็นรายไตรมาส
- ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดถูกกำหนดกรอบโดยรอบการทบทวนยุทธศาสตร์ และโดยช่วงเวลาการอัปเดตของตัวชี้วัดที่แตกต่างกัน KPI บางรายการอาจอัปเดตรายวัน บางรายการรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี
หากองค์กรของคุณมี KPI แบบผสมที่มีช่วงเวลาการอัปเดตที่แตกต่างกัน คุณมีแนวโน้มว่าจะกำลังทำงานในระดับยุทธศาสตร์ ในกรณีนั้น คุณจำเป็นต้องมีแบบจำลองข้อมูลที่มีโครงสร้าง และซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
หากจังหวะของระบบการวัดผลของคุณเป็นรอบการรายงานสั้นเพียงรอบเดียว คุณมีแนวโน้มว่าจะกำลังทำงานในระดับทีม หรือระดับปฏิบัติการ ในกรณีนั้น ซอฟต์แวร์ OKR ที่มีน้ำหนักเบาอาจเพียงพอ
เครื่องมือ OKR ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อติดตามตัวชี้วัดเดิมเป็นเวลาหลายปี ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดถูกสร้างขึ้นเพื่อการติดตามยุทธศาสตร์และผลการดำเนินงานระยะยาว
การมีส่วนร่วมของทีมในซอฟต์แวร์ OKR และบาลานซ์ สกอร์การ์ด
ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OKR ส่งเสริมให้มีการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นประจำทั่วทั้งองค์กร ตั้งแต่ทีมผู้นำไปจนถึงผู้ปฏิบัติงานรายบุคคล
คำมั่นสัญญาคือการมีส่วนร่วมของพนักงานในวงกว้างขึ้นในการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ความเสี่ยงคือกระบวนการอาจกลายเป็นการรายงานเพื่อการรายงานมากกว่าการขับเคลื่อนผลลัพธ์ โดยทั่วไปแล้ว การนำไปใช้ที่มุ่งเน้นมากกว่าจะได้ผลดีกว่า:
ไม่ใช่ทุกคนจำเป็นต้องอัปเดต OKRs ไม่ใช่ทุกคนจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายระดับยุทธศาสตร์
ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ดอาจเผชิญปัญหาคล้ายกัน ผู้ให้บริการบางรายเสนอให้ทำให้ “ยุทธศาสตร์เป็นงานของทุกคน” ในทางปฏิบัติ การนำไปใช้ในระดับนั้นมักไม่จำเป็น โดยควรจำกัดการนำไปใช้ไว้ที่สมาชิกหลักของแต่ละแผนกจะดีกว่า
ลำดับความสำคัญควรเป็นการช่วยให้คนที่เหมาะสมเข้าใจว่าความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถูกแปลงไปเป็นเป้าหมายและโครงการได้อย่างไร
สิ่งนี้ส่งผลต่อการเลือกเครื่องมืออย่างไร?
- หากเป้าหมายคือการให้พนักงานส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในการอัปเดตการดำเนินการเป็นประจำ ซอฟต์แวร์ติดตามเป้าหมายหรือซอฟต์แวร์ OKR มักเหมาะสมกว่า
- หากเป้าหมายคือการทำให้การรายงานยุทธศาสตร์เป็นอัตโนมัติ และให้ทั้งนักยุทธศาสตร์รวมถึงสมาชิกหลักของแต่ละแผนกมีส่วนร่วม ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
ใช้ซอฟต์แวร์ OKR และบาลานซ์ สกอร์การ์ด ร่วมกัน
ในทางปฏิบัติ คุณน่าจะต้องใช้ทั้งสองอย่าง ได้แก่ บาลานซ์ สกอร์การ์ด และเครื่องมือติดตาม OKR:
บาลานซ์ สกอร์การ์ดกำหนดยุทธศาสตร์ ส่วน OKRs ทำให้ขั้นตอนการดำเนินงานถัดไปปรากฏชัดสำหรับทีม
หลักการนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ OKRs กลายเป็นสิ่งทดแทนยุทธศาสตร์ อีกทั้งยังทำให้บาลานซ์ สกอร์การ์ดเชื่อมโยงกับการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
การเปลี่ยนผ่านด้วยเอไอเป็นตัวอย่างที่ดี
- บาลานซ์ สกอร์การ์ดช่วยให้ผู้นำตัดสินใจได้ว่าโครงการนำร่องเอไอสนับสนุนยุทธศาสตร์โดยรวมหรือไม่ ส่งผลต่อปัจจัยขับเคลื่อนคุณค่าใด และสร้างผลกระทบระยะยาวที่วัดผลได้หรือไม่
- ซอฟต์แวร์ OKR ช่วยให้ทีมประสานงานการทำงานข้ามสายงาน และสร้างความมุ่งมั่นร่วมกันเกี่ยวกับการนำเอไอไปใช้
ใน บทความอื่น เราได้แบ่งปันงานศึกษาที่แสดงให้เห็นว่า องค์กรที่มี KPI ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและมีวัฒนธรรมการวัดผลการดำเนินงานที่เติบโตเต็มที่ มีแนวโน้มมากกว่าที่จะก้าวจากโครงการนำร่องเอไอไปสู่การนำเอไอไปใช้ในระดับขยายผล
สรุป: ตัดสินใจโดยอิงจากช่องว่างด้านขีดความสามารถ
ในทางปฏิบัติ ทางเลือกจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่องค์กรขาดอยู่ในปัจจุบัน
- ใช้ ซอฟต์แวร์บาลานซ์ สกอร์การ์ด เมื่อองค์กรต้องการยุทธศาสตร์ที่มีโครงสร้าง การกำกับดูแล KPI เป้าหมาย ความรับผิดชอบ และการติดตามผลการดำเนินงานระยะยาว
- ใช้ ซอฟต์แวร์ OKR หรือ เครื่องมือติดตามเป้าหมายที่คล้ายกัน เมื่อทีมต้องการแปลงลำดับความสำคัญที่เลือกไว้ให้เป็นพันธสัญญาระยะสั้นและการปฏิบัติการ
- ใช้ ทั้งสองอย่าง เมื่อองค์กรต้องการแบบจำลองยุทธศาสตร์ที่ชัดเจน และวิธีเชื่อมโยงเข้ากับการปฏิบัติการในระดับทีม
เพื่อดูภาพรวมอย่างครอบคลุมของตัวเลือกที่มีอยู่ รวมถึงวิธีที่เครื่องมือต่าง ๆ สนับสนุนการกำหนดยุทธศาสตร์ การปฏิบัติการ การจัดทำรายงาน และความสอดคล้อง โปรดดู การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์ยุทธศาสตร์ ของเรา.
Alexis Savkín เป็นผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซอฟต์แวร์ด้านการดำเนินกลยุทธ์และการบริหารจัดการผลการดำเนินงานที่เชื่อมโยงวัตถุประสงค์ KPI โครงการ ความเสี่ยง และข้อมูลผลการดำเนินงานเข้าด้วยกัน ด้วยประสบการณ์มากกว่า 20 ปี ผลงานของเขามุ่งเน้นที่สถาปัตยกรรมการดำเนินกลยุทธ์ — วิธีที่องค์กรผสานกลยุทธ์ การวัดผล ความเป็นเจ้าของ ความเสี่ยง และกระบวนการทบทวนให้เป็นระบบการดำเนินงานที่สอดคล้องกัน เขาได้สร้าง Strategy Execution Canvas และระบบ KPI 10 ขั้นตอน และเป็นผู้เขียนหนังสือ 2 เล่มและบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับกลยุทธ์และการบริหารจัดการผลการดำเนินงาน ติดต่อ Alexis ได้ทาง LinkedIn.