กลุ่มบริษัทที่มีความหลากหลายและดำเนินธุรกิจหลายภาคส่วนได้มาตรฐานการดำเนินยุทธศาสตร์ ชี้แจงความรับผิดชอบของ KPI อย่างชัดเจน และเร่งรัดการรายงานผลครอบคลุม 9 บริษัทและ 10 หน่วยงานองค์กร ด้วย BSC Designer
โปรไฟล์กลุ่มและขอบเขตการดำเนินงาน
กรณีนี้เกี่ยวข้องกับกลุ่มบริษัทเอกชนขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในซาอุดีอาระเบีย โดยดำเนินธุรกิจในหลากหลายสาขา ได้แก่ การขนส่งและการเดินทาง บริการทางการเงิน อสังหาริมทรัพย์ พลังงานและบริการด้านสิ่งแวดล้อม วิศวกรรมและการผลิต ผลิตภัณฑ์สำหรับผู้บริโภค การโฆษณาและสื่อ ตลอดจนภาคสุขภาพ กลุ่มบริษัทนี้มีพนักงานมากกว่า 11,000 คนในกว่า 30 ประเทศ โดยมีศูนย์กลางองค์กรทำหน้าที่กำกับดูแล “ภาคส่วนที่หลากหลาย” ซึ่งประกอบด้วยบริษัทที่ดำเนินงาน 9 แห่ง
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ผู้มีบทบาทสำคัญทั้งภายในและภายนอกที่กำหนดรูปแบบการดำเนินการ
- คณะกรรมการ & คณะกรรมการบริหาร – กำกับดูแลความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์และจังหวะผลการดำเนินงาน
- ฝ่ายยุทธศาสตร์องค์กร & PMO – ธรรมาภิบาล, การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ, การติดตามพอร์ตโฟลิโอ/โครงการ และการตรวจสอบรายเดือน
- มุมมองด้านการเงิน (ทีม ERP) – รับผิดชอบในการจัดหาข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียว รวมถึงงบกำไรขาดทุน งบดุล กระแสเงินสด และ KPIs ตั้งแต่ต้นปีจนถึงปัจจุบัน
- ผู้นำหน่วยธุรกิจ – รับผิดชอบต่อการเติบโตของรายได้ การขยายอัตรากำไร และ KPIs ด้านการดำเนินงานในแต่ละกลุ่มอุตสาหกรรม
- ไอที & ข้อมูล – จัดการการรวมระบบ, ดูแลความปลอดภัยของข้อมูล และกำกับดูแลการระบุตัวตนและการเข้าถึง
- ความเสี่ยง & การปฏิบัติตามกฎระเบียบ – ดูแลหลักฐานการดำเนินงาน, KPI ควบคุม และการปฏิบัติตามนโยบาย
- ฝ่ายบริหารบุคคล – จัดการรูปแบบการมีส่วนร่วม (ผู้รับผิดชอบ vs. ผู้มีส่วนร่วม), ดำเนินการฝึกอบรม และกำกับดูแลการบริหารการเปลี่ยนแปลง
ความท้าทายของการสร้างความสอดคล้องให้กับ 9 บริษัท
สิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงและเหตุผลที่สำคัญในระดับกลุ่ม
- การดำเนินการที่กระจัดกระจาย – เครื่องมือ BEC แบบเดิมใช้สำหรับตรวจสอบแต่ขาดความยืดหยุ่นและการปรับแต่งสำหรับกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกัน
- ขนาดและธรรมาภิบาล – 9 บริษัท 10+ ฟังก์ชัน และ 20+ สกอร์การ์ด ต้องมีความชัดเจนเรื่องผู้รับผิดชอบ สิทธิ์การเข้าถึง และจังหวะการตรวจสอบที่ทำซ้ำได้
- การย้ายประวัติ – จำเป็นต้องเก็บประวัติ KPI จำนวน 6 ปีไว้เพื่อรักษาค่าฐานและความต่อเนื่องของแนวโน้ม
- เป้าหมายคู่ – ธุรกิจต้องการทั้งเป้าหมาย “งบประมาณ” และ “สูงสุด” พร้อมแสดงความก้าวหน้าต่อแต่ละเป้าหมายอย่างชัดเจน
- การวัดมูลค่าของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย – องค์กรต้องวัดมูลค่าที่สร้างขึ้นให้กับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มและสร้างความสอดคล้องของความปรารถนากับส่วนต่าง ๆ ของยุทธศาสตร์
ช่องว่างในการวัดและรายงานผลการดำเนินงาน
ช่องว่างด้านศักยภาพเฉพาะทางและข้อกำหนดทางเทคนิคที่เป็นแนวทางในการกำหนดค่า:
- การไหลของข้อมูล – ลดการพึ่งพาไฟล์สเปรดชีต; เตรียมความพร้อมสำหรับการรวมระบบกับ ERP และ PMO ด้วยความช่วยเหลือ
- YTD & โปรไฟล์ – ผู้บริหารต้องการมุมมองปีจนถึงปัจจุบัน รายไตรมาส และแบบกำหนดเอง พร้อมโปรไฟล์คอลัมน์ที่ปรับให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ใช้งาน
- ความคาดหวังต่อเอไอ – ผู้นำมองเห็นการใช้เอไอเพื่อวิเคราะห์เชิงลึก เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่เป็นธรรมชาติและแบบเรียลไทม์มากขึ้น
- หลักฐาน & การตรวจสอบ – เอกสารในระดับโครงการ ผู้รับผิดชอบ และการตรวจสอบสถานะ ต้องถูกบันทึกร่วมกับ KPIs
นี่คือวิธีที่ลูกค้าได้กำหนดความต้องการหลักของตนเอง:
“เสริมสร้างความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์ของเรา: เชื่อมช่องว่างระหว่างการวางแผนและการปฏิบัติการโดยให้ทุกคนทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน พร้อมทั้งปรับปรุงการติดตามและการมองเห็น KPI ในทุกฟังก์ชัน”
ทีมงาน BSC Designer ได้ตีความสิ่งนี้ว่าเป็นข้อกำหนดเชิงกลยุทธ์ในการเสริมสร้างธรรมาภิบาลด้านผลการดำเนินงาน กำหนดมาตรฐาน กรอบการวางแผน และอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบผลรายเดือนและรายไตรมาสอย่างราบรื่น โซลูชันมุ่งเน้นแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ มุมมองรายไตรมาสและ YTD และการมีเจ้าของข้อมูลอย่างมีวินัยพร้อมการตรวจสอบย้อนกลับได้
การนำไปใช้กับ BSC Designer
การปรับแต่งแพลตฟอร์มให้เหมาะสมกับรูปแบบการดำเนินงานของมุมมองด้านลูกค้า
- การตั้งค่าโมเดลยุทธศาสตร์ – บันทึกพันธกิจ วิสัยทัศน์ และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย; สำนักงานการจัดการยุทธศาสตร์ได้รับการจัดตั้งอย่างเป็นทางการเป็นศูนย์กลางของการกำกับดูแล
- แม่แบบสกอร์การ์ด – ปรับแม่แบบสำหรับ CEO และแต่ละสายงาน; มุมมองตามมุมมองได้รับการมาตรฐาน; สร้างโปรไฟล์คอลัมน์สำหรับ “ตรวจสอบงบประมาณ”, “อัปเดต” และ “เน้นรายได้”
- มุมมองเป้าหมายคู่ – ดำเนินการโดยใช้ฟังก์ชันของ BSC Designer รองรับ 2 มาตราส่วน: หนึ่งชุดบนสเกล “น้อยสุด-มากสุด” เพื่อคำนวณผลการดำเนินงาน และอีกชุดบนสเกล “ฐาน-เป้าหมาย” เพื่อคำนวณความก้าวหน้า
- การออกแบบบทบาท – ผู้ใช้ขั้นสูง (ออกแบบ & การกำกับดูแล), ผู้ใช้ป้อนข้อมูล (อัปเดตค่า KPI เท่านั้น), และ ผู้ใช้ดูอย่างเดียว (เข้าถึงระดับต่าง ๆ) จัดสรรให้กับศูนย์กลางองค์กร กลุ่มธุรกิจ และหน่วยธุรกิจ
- การควบคุม YTD และเวลา – การตั้งค่าปฏิทินเปิดให้สามารถบันทึกข้อมูลรายเดือน, ดูภาพรวม YTD, วิเคราะห์รายไตรมาส และติดตามแนวโน้มในอดีต
- โครงการและหลักฐาน – แต่ละเป้าหมาย/KPI เชื่อมโยงกับโครงการ มีผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา งบประมาณ (หลายสกุลเงิน) ฟิลด์กำหนดเอง และเอกสารแนบหรือหลักฐาน
- แดชบอร์ด – จัดทำแดชบอร์ดสำหรับผู้บริหาร พร้อมวิดเจ็ตความก้าวหน้า/ผลการดำเนินงาน และสามารถใส่กราฟิกหรือเนื้อหาภายนอกที่เกี่ยวข้องได้
การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติและความเหมาะสมกับองค์กร
วิธีการบรรลุความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์ในโครงสร้างที่มีหลายบริษัท
- สกอร์การ์ดศูนย์กลางองค์กร – วัตถุประสงค์ในระดับกลุ่มที่บริหารภายใต้มุมมอง เช่น มุมมองด้านการเงิน มุมมองด้านลูกค้า/ตลาด มุมมองด้านกระบวนการภายใน และมุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโต
- สกอร์การ์ดระดับเซกเตอร์ – แต่ละเซกเตอร์มี KPIs ของตนเองที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้เห็นผลการดำเนินงานที่สม่ำเสมอในแต่ละหน่วยธุรกิจ
- สกอร์การ์ดเชิงหน้าที่ – หน่วยงานต่าง ๆ เช่น มุมมองด้านการเงิน, PMO, IT, HR และ ความเสี่ยง มีสกอร์การ์ดเชิงปฏิบัติการเพื่อสนับสนุนวัตถุประสงค์ทั้งในระดับองค์กรและระดับเซกเตอร์
- ลิงก์ความสอดคล้อง – KPI ของแต่ละ BU สนับสนุนวัตถุประสงค์ระดับเซกเตอร์ และแต่ละเซกเตอร์ถ่ายทอดเป้าหมายสู่เป้าหมายขององค์กรโดยใช้ข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน เพื่อให้การรวมความก้าวหน้าเป็นไปอย่างถูกต้อง
สถาปัตยกรรมข้อมูลและการรวมระบบ
สิ่งที่เชื่อมต่อระบบและรับรองความน่าเชื่อถือของตัวเลข
- เริ่มต้นอย่างรวดเร็วด้วยการนำเข้า Excel – ประวัติ KPI 6 ปีถูกโหลดผ่านวิซาร์ดนำเข้า (การจับคู่คอลัมน์ การจัดแนวช่วงเวลา) เพื่อการวิเคราะห์แนวโน้มทันที
- การเชื่อมต่อ ERP – ตัวชี้วัดมุมมองด้านการเงินถูกกำหนดไว้สำหรับการรวมระบบที่มีผู้ช่วย; ช่วงเวลาชั่วคราวใช้การโหลดไฟล์ที่ถูกควบคุมเพื่อคงแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้
- ลิงก์ PMO – ข้อมูลเมตาของโครงการ/โครงการเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์; แดชบอร์ดแสดงสถานะการส่งมอบของพอร์ตโฟลิโอสำหรับการตรวจสอบรายเดือน
- การตรวจสอบย้อนกลับ – การเปลี่ยนแปลงค่าถูกติดตามโดยผู้ใช้/เวลา; เอกสารโครงการจัดเก็บไว้ควบคู่กับรายการเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
ผลลัพธ์จากการนำ BSC Designer ไปใช้
ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่สำคัญที่เกิดขึ้นหลังจากการดำเนินการ
- ความต่อเนื่องทางประวัติศาสตร์ – มีการเก็บรักษาข้อมูลไว้ 6 ปี สำหรับการวิเคราะห์แนวโน้มและฤดูกาล ช่วยเพิ่มความแม่นยำในการกำหนดเป้าหมาย
- ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยเอไอ – ผู้นำและผู้จัดการสามารถโต้ตอบกับเอไอโดยตรงภายใน BSC Designer เพื่อทำการตรวจสอบและอนุมัติ KPIs และเป้าหมายที่เอไอแนะนำ ทำให้กระบวนการออกแบบยุทธศาสตร์มีความเข้าใจง่าย ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ตรวจสอบได้รวดเร็วขึ้น – แดชบอร์ดสำหรับผู้บริหารและภาพรวมผลการดำเนินงานตั้งแต่ต้นปีถึงปัจจุบัน ช่วยลดเวลาเตรียมการประชุมและเพิ่มความเร็วในการตัดสินใจ
- การดำเนินการที่มีหลักฐานรองรับ – มีการแนบโครงการกับ KPIs ที่มีผลการดำเนินงานต่ำ พร้อมผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา งบประมาณ และเอกสารประกอบ
- การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติในวงกว้าง – สกอร์การ์ดระดับองค์กร ภาคธุรกิจ และหน่วยงานย่อยมีความสอดคล้องกัน โดยการมีส่วนร่วมถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติในมุมมองระดับกลุ่ม
- แม่แบบ แล้วจึงปรับแต่ง – การเริ่มต้นด้วยแม่แบบสกอร์การ์ดมาตรฐานช่วยเร่งการนำไปใช้ ในขณะที่ยังคงความสอดคล้องในแต่ละหน่วยธุรกิจ จากนั้นจึงปรับแต่งแม่แบบเหล่านี้ให้สอดคล้องกับรูปแบบยุทธศาสตร์และโครงสร้างข้อมูลของลูกค้า
- ศูนย์กลางยุทธศาสตร์เดียว – รวมวัตถุประสงค์, KPIs และโครงการไว้ในที่เดียว พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและรอบระยะเวลาตรวจสอบที่ชัดเจน
จัดแนวยุทธศาสตร์ให้สอดคล้องระหว่างหลายบริษัทอย่างไร
เพื่อสรุปประเด็นสำคัญจากกรณีศึกษานี้ นี่คือคำตอบเชิงปฏิบัติว่ากลุ่มบริษัทหลายแห่งจะบรรลุความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์อย่างต่อเนื่อง ในขณะเดียวกันยังคงไว้ซึ่งความเป็นอิสระในการดำเนินงานได้อย่างไร:
- กำหนดจุดยึดการกำกับดูแลที่ชัดเจน – จัดตั้งสำนักงานยุทธศาสตร์ส่วนกลางที่มีอำนาจในการรักษากรอบแนวทาง จังหวะการดำเนินงาน และมาตรฐานผลการดำเนินงานทั่วทั้งบริษัท
- มาตรฐานโครงสร้างสกอร์การ์ด – ใช้แม่แบบร่วมสำหรับวัตถุประสงค์ KPIs และโปรไฟล์เวลา โดยอนุญาตให้มีการปรับเปลี่ยนในแต่ละภาคส่วนหรือหน่วยธุรกิจอย่างมีการควบคุม
- เชื่อมโยงผลงานในแต่ละระดับ – ให้แน่ใจว่า KPIs ระดับหน่วยธุรกิจเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ของภาคส่วนและกลุ่ม เพื่อให้สามารถสรุปความก้าวหน้าและผลการดำเนินงานได้อย่างโปร่งใส
- นำระบบยุทธศาสตร์เดียวมาใช้ – ใช้แพลตฟอร์มเช่น BSC Designer เพื่อรวมวัตถุประสงค์, KPIs, โครงการ, การเป็นเจ้าของ และรอบการตรวจสอบไว้ในพื้นที่ที่มีการกำกับดูแลเดียวกัน
BSC Designer เป็น ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่ช่วยเสริมสร้างการกำหนดและดำเนินการตามยุทธศาสตร์ผ่าน KPI, แผนที่ยุทธศาสตร์, และแดชบอร์ด ระบบ การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของเรา ช่วยนำทางบริษัทต่างๆ ในการประยุกต์ใช้การวางแผนยุทธศาสตร์ในทางปฏิบัติ