การจัดการโดยใช้เป้าหมาย (MBO) เป็นโมเดลที่ช่วยให้องค์กรปรับปรุงผลการดำเนินงานของตนโดยการกำหนดวัตถุประสงค์ของตนอย่างชัดเจน
ความเป็นเอกลักษณ์ของโมเดลนี้อยู่ที่การสื่อสารลงมาถึงวัตถุประสงค์ของพนักงานอย่างขยันขันแข็ง เพื่อให้องค์กรทั้งหมดมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน
คุณค่าหลักของการจัดการโดยใช้เป้าหมายคือ หากทั้งองค์กรมีความเข้าใจในเป้าหมายอย่างชัดเจน จะช่วยเพิ่มระดับความมุ่งมั่นและการมีส่วนร่วม เนื่องจากพนักงานจะรู้สึกมีอำนาจและมีส่วนร่วมมากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลการดำเนินงาน ผลิตภาพ และกำไร
MBO – เชื่อมโยงยุทธศาสตร์กับการดำเนินการ
MBO เป็นหนึ่งในโมเดลการจัดการแรก ๆ ที่ เชื่อมโยงยุทธศาสตร์กับการดำเนินการ รูปแบบผู้นำแบบดั้งเดิมในยุค 1950 คือผู้นำจะระดมสมองเพื่อกำหนดเป้าหมายและสั่งการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาดำเนินการตามเป้าหมายนั้น ผ่านกิจกรรมที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อแนวคิดการจัดการโดยใช้เป้าหมาย (Management by Objectives) หรือ MBO ถูกนำเสนอครั้งแรกโดย Peter Drucker ในหนังสือ ‘Practice of Management’ ที่ตีพิมพ์ในปี 1954 1 แนวคิดนี้ได้ปฏิวัติทั้งภาวะผู้นำและการจัดการ เขาได้นำเสนอ MBO เพื่อ ‘หลีกเลี่ยงกับดักของกิจกรรม’ และสอนให้องค์กรต่าง ๆ สามารถทำให้บุคลากรมุ่งเน้นไปที่การบรรลุผลลัพธ์ นักเรียนของเขา George Odione ได้พัฒนาหัวข้อนี้ต่อและทำให้ MBO มีชื่อเสียงในช่วงทศวรรษ 1970 ผ่านหนังสือ ‘Management by Objectives’ 2
Hewlett-Packard เป็นหนึ่งในบริษัทใหญ่รายแรก ๆ ที่สนับสนุน MBO โดยผู้บริหารระดับสูงของบริษัทกล่าวว่าวิธีนี้ช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงการบริหารแบบลำดับชั้น มาเป็นการมีส่วนร่วมของทั้งองค์กร
อย่างไรก็ตาม กุญแจสำคัญของการนำ MBO ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จคือการสามารถกำหนดเป้าหมายได้อย่างแท้จริง
แม้ว่าในช่วงทศวรรษ 1960 และ 1970 อาจยังเป็นเรื่องท้าทาย แต่รูปแบบการจัดการที่ทันสมัยในปัจจุบันดูเหมือนจะ มี MBO เป็นแกนหลัก
โมเดลนี้สัมพันธ์กับการวิเคราะห์ BSC ซึ่งชี้ให้องค์กรสร้างความสำเร็จขึ้นอยู่กับเป้าหมายและแผนที่ยุทธศาสตร์ จากนั้นจึงติดตามผลการดำเนินงานผ่านบาลานซ์ สกอร์การ์ด สกอร์การ์ดเหล่านี้สามารถแบ่งปันกับทั้งองค์กรและใช้ในการทำความเข้าใจผลการดำเนินงานของธุรกิจ รวมถึงใช้ในการ ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์โดยใช้ข้อมูล
วิธีการบริหารงานโดยใช้เป้าหมาย (Management by Objectives)
โมเดลนี้ได้นำยุทธศาสตร์ออกจากคณะกรรมการบริหาร โดยมีเป้าหมายเพื่อให้พนักงานทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายขององค์กร ซึ่ง ดำเนินการโดย การสร้างเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์สำหรับองค์กรและ สื่อสาร เป้าหมายเหล่านั้นลงไปสู่ระดับทีมปฏิบัติการและพนักงาน
การบริหารงานโดยใช้เป้าหมายยังดำเนินงานบนพื้นฐานของรางวัล กล่าวคือ พนักงานจะได้รับรางวัลเมื่อสามารถบรรลุเป้าหมายของตนเองได้
โมเดลการบริหารงานโดยใช้เป้าหมายค่อนข้างเป็นระบบที่เข้มงวดและมีรูปแบบเฉพาะสำหรับเป้าหมายของตน
หมายเหตุจากบรรณาธิการ: กรอบงาน OKR ดูเหมือนจะเป็นความพยายามอีกครั้งในการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทั้ง MBO และ SMART มาผสมผสานกัน
MBO ได้ถูกนำมาใช้โดยมีการกำหนด เกณฑ์สำหรับเป้าหมาย ไว้ดังนี้:
- เป้าหมายจะต้องเรียงตาม ความสำคัญ
- เป้าหมายจะต้อง วัดค่าได้
- เป้าหมายจะต้อง สามารถปฏิบัติได้จริง
- เป้าหมายจะต้อง สอดคล้อง กับนโยบายขององค์กร
- เป้าหมายจะต้อง เข้ากันได้ กับเป้าหมายอื่น ๆ
ทั้ง 5 ข้อนี้เป็นสิ่งที่ทำให้เป้าหมายถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนและเหมาะสมกับความต้องการขององค์กร
อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ดูเหมือนจะกลายเป็นงานด้านธุรการที่มากเกินไปและจำกัดความคิดสร้างสรรค์ในบางส่วน
โมเดลที่เหมาะสมในปัจจุบันคือ SMART objectives;
- SMART หมายถึง Specific (เจาะจง), Measurable (วัดผลได้), Achievable (บรรลุผลได้), Realistic (สมจริง) และ Time (มีกรอบเวลา)
กระบวนการ MBO ห้าขั้นตอน
MBO ถูกนำมาใช้ในกระบวนการห้าขั้นตอนตามที่ระบุไว้ด้านล่าง:
- เริ่ม MBO สำหรับ ช่วงระยะเวลาดำเนินงาน
- ตรวจสอบและกำหนด วัตถุประสงค์ ขององค์กร
- กำหนด วัตถุประสงค์ของพนักงาน ตามเป้าหมายขององค์กร
- ติดตาม ความคืบหน้า
- ประเมิน ผลการดำเนินงาน (เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา)
- ให้รางวัล แก่ความสำเร็จของพนักงาน
การทำงานอัตโนมัติของ MBO
หมายเหตุจากบรรณาธิการ: ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ BSC Designer สามารถทำให้ทุกขั้นตอนทั้งห้าของกระบวนการ MBO เป็นอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ:
- ช่วงเวลาการดำเนินการ ตรงกับ ช่วงเวลาอัพเดท สำหรับตัวชี้วัดและเป้าหมาย
- วัตถุประสงค์ในระดับองค์กร สามารถเชื่อมโยงกับสกอร์การ์ดของพนักงาน (การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ) หรืออธิบายโดยเป้าหมายสนับสนุน
- การตรวจสอบความคืบหน้า ทำได้โดยการกำหนดเป้าหมายสำหรับตัวชี้วัดและคำนวณผลการดำเนินงานและตัวเลขความคืบหน้า
- ผลการดำเนินงานจะได้รับการ ประเมิน และนำเสนอโดยใช้สัญญาณไฟ และการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานเพิ่มเติมก็สามารถทำได้
- ซอฟต์แวร์สามารถทำให้การ คำนวณรางวัล เป็นอัตโนมัติโดยใช้ค่าตัวชี้วัดในสูตรจูงใจ
สมัครสมาชิกกับ แพ็กเกจฟรี ของ BSC Designer เพื่อเริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์
ดำเนินการ MBO ด้วยซอฟต์แวร์ BSC Designer
ขั้นตอนด้านล่างนี้แสดงให้เห็นว่า สกอร์การ์ดแบบ MBO สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างไรด้วย ซอฟต์แวร์ BSC Designer
1. กำหนดช่วงเวลาตรวจสอบผ่านช่วงการอัปเดต
2. กำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กร
3. กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดของพนักงาน
4. ติดตามความคืบหน้าโดยใช้คอลัมน์ความคืบหน้าและผลการดำเนินงาน
5. ทำการประเมินผลการดำเนินงานด้วยแท็บการวิเคราะห์
6. ใช้ค่าของตัวชี้วัดอื่นในสูตรการให้รางวัล
สมัครสมาชิกด้วย บัญชีฟรี ที่ BSC Designer เพื่อทดลองใช้ฟังก์ชันทั้งหมดได้โดยไม่มีข้อจำกัด
ประโยชน์ของการจัดการโดยใช้วัตถุประสงค์
โมเดล MBO นำประโยชน์มากมายมาสู่องค์กร เนื่องจากช่วยเพิ่ม:
- แรงจูงใจของพนักงาน
- ความพึงพอใจในงาน
- ความมุ่งมั่นของพนักงาน
- การเสริมสร้างพลังให้พนักงาน
- การส่งมอบยุทธศาสตร์ขององค์กร
การรวมโมเดล MBO ยังช่วยให้องค์กร กำหนดยุทธศาสตร์ และรักษาทิศทางเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ สิ่งนี้ทำให้องค์กร มุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายและผลลัพธ์ แทนที่จะเป็นเพียงการทำงานประจำวัน ซึ่งสิ่งเดียวกันนี้ใช้กับพนักงานด้วย เนื่องจากผ่านโมเดล MBO พวกเขาถูกกระตุ้นให้ทำงานเพื่อภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นและไม่ตกอยู่ใน ‘กับดักกิจกรรม’ ในแต่ละวัน
การจัดการโดยใช้เป้าหมายและบาลานซ์ สกอร์การ์ด
อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์ BSC ดูเหมือนจะเป็นโมเดลที่ได้รับการปรับปรุงจาก MBO เนื่องจากก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง โดยที่เป้าหมายไม่ได้เพียงถูกตรวจสอบเป็นระยะ แต่ยังมีการนำเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์และปรับแก้ไขเมื่อจำเป็น The Financial Express 4 กล่าวถึงบาลานซ์ สกอร์การ์ดว่าเป็น ‘การขยายโมเดลการจัดการโดยใช้เป้าหมาย’
โมเดล MBO ถูกนำมาใช้ครั้งแรกเพื่อสร้างแรงจูงใจให้พนักงานและขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ผลลัพธ์ อย่างไรก็ตาม เกณฑ์เป้าหมายที่เข้มงวดและรูปแบบการตรวจสอบบางครั้งทำให้เป้าหมายกลายเป็นเครื่องมือในการ ‘จับผิดพนักงาน’
ในทางตรงกันข้าม การวิเคราะห์ BSC เป็นแหล่งข้อมูลที่สร้างขึ้นบนเป้าหมายและแผนที่ยุทธศาสตร์เพื่อสร้างข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจเชิงยุทธศาสตร์ได้อย่างมีข้อมูล นอกเหนือจากการตรวจสอบเป้าหมายเป็นระยะแล้ว พนักงานยังได้รับเครื่องมือและข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อควบคุมงานของตนเองได้อย่างเต็มที่และปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
ข้อมูลที่ได้รับจากการวิเคราะห์ BSC ช่วยยกระดับแรงจูงใจและความมุ่งมั่นของพนักงานขึ้นไปอีกขั้นจากโมเดล MBO เพราะขณะนี้พนักงานไม่ได้เพียงแค่มีทิศทาง แต่ยังมีความรู้และการควบคุมเป้าหมายของตนเองด้วย
ตามที่อีโคซิสเต็มของกรอบการวางแผนยุทธศาสตร์ วิธีการแบ่งย่อยของ MBO มีพื้นฐานอยู่บนตรรกะของเหตุและผลเป็นหลัก วิธีการนี้เหมาะกับทั้งกรอบการอธิบายและการดำเนินกลยุทธ์
MBO, BSC และเป้าหมายขององค์กร
โมเดล MBO ได้ช่วยให้องค์กรต่าง ๆ บรรลุเป้าหมายและสร้างความผูกพันให้กับพนักงานในช่วง 5 ทศวรรษที่ผ่านมา แม้ว่าหลายคนจะโต้แย้งว่า MBO เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรที่เน้นความรู้ซึ่งมุ่งพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำของพนักงาน แต่ในปัจจุบันบริษัทส่วนใหญ่มี MBO เป็นแกนหลักของการจัดการ การตรวจสอบ MBO เป็นระยะ ๆ นั้นคล้ายคลึงกับการประเมินสมรรถนะประจำปีของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นส่วนเสริมหรือทางเลือกที่ดีสำหรับโมเดล MBO เนื่องจากเปลี่ยนการตรวจสอบและการประเมินผลสุดท้ายเป็นการติดตามและควบคุมอย่างต่อเนื่อง บาลานซ์ สกอร์การ์ดสามารถแบ่งปันกับทั้งองค์กรและช่วยให้ทั้งพนักงานและผู้จัดการสามารถควบคุมงานของตนได้ ตัดสินใจอย่างมีข้อมูล และบรรลุผลลัพธ์
- The Practice of Management, Peter F. Drucker, 1954, HarperBusiness ↩
- ‘Management by Objectives’, George S. Odione, 1965 Pitman Pub. ↩
- Management by objectives, The Economist, 2009 ↩
- The Balanced Scorecard: An Extension Of Management By Objectives, Leslie Rebello, Director, L.R. Management Education Institute, The Financial Express, 2002 ↩
โออานา โบเตียนู ผู้เชี่ยวชาญด้าน KPI และผลการดำเนินธุรกิจ เธอสำเร็จการศึกษาระดับเกียรตินิยมสาขาการจัดการและการตลาด และมีประสบการณ์หลายปีในการทำงานกับเครื่องมือจัดการผลการดำเนินงานทั้งในด้านการจ้างงานและยุทธศาสตร์ นอกจากนี้เธอยังเคยทำงานเป็นที่ปรึกษาด้านการจัดการผลการดำเนินงานออนไลน์ที่ BSC Designer ตั้งแต่ปี 2012 ถึง 2013