โดยการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO องค์กรสามารถสร้างแนวปฏิบัติที่ดีและมั่นใจได้ว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย กรณีศึกษานี้จะพิจารณาว่าลูกค้าของ BSC Designer ผสานรวมโปรแกรมการรับรอง ISO ของพวกเขากับสกอร์การ์ดการทำงานอย่างไรเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานในการกำหนดผู้ที่สนใจ วัตถุประสงค์ การดำเนินการ ความเสี่ยง และการวัดผล
มาตรฐานในกรณีศึกษา
เพื่อวิเคราะห์แนวทางทั่วไปในการจัดความสอดคล้องของมาตรฐาน ISO กับสกอร์การ์ดการทำงาน เราได้สัมภาษณ์ 18 องค์กรในกลุ่มลูกค้าของเราที่ได้รับการรับรองในมาตรฐานดังต่อไปนี้:
- ISO 9001 – การจัดการคุณภาพ (กรณีศึกษาภาคปฏิบัติ มีให้ใช้งาน)
- ISO 14001 – การจัดการสิ่งแวดล้อม
- ISO 45001 – การจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
- ISO 50001 – การจัดการพลังงาน
- ISO 22000 – การจัดการความปลอดภัยด้านอาหาร (ดูกรณีศึกษาใน การผลิตอาหาร)
- ISO 27001 – ความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล, ความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์, และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
สถาปัตยกรรมของสกอร์การ์ดการทำงานที่สอดคล้องกัน
ในส่วนที่ 4 มาตรฐาน ISO กำหนดให้ นิยามพื้นที่การใช้งานหรือขอบเขต ของมาตรฐานนั้นๆ
องค์กรในกรณีศึกษานำสถาปัตยกรรมของสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์และการทำงานที่สอดคล้องกันมาใช้ แต่ละสกอร์การ์ดมุ่งเน้นไปที่แง่มุมเฉพาะของยุทธศาสตร์ของบริษัท ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานเฉพาะ
มาตรฐานบางอย่างได้แนะนำฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น การเตรียมพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉิน ฟังก์ชันตามห่วงโซ่คุณค่า (เช่น ฟังก์ชันการจัดซื้อ) ความเป็นผู้นำ และ การกำกับดูแลกิจการ องค์กรได้ทำให้สกอร์การ์ดหลักสอดคล้องกับสกอร์การ์ดการทำงานอื่นๆ โดยใช้เป้าหมาย/ตัวชี้วัดที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
ในกรณีส่วนใหญ่ การใช้สกอร์การ์ดการทำงาน ISO ขยายออกไปเกินกว่าการตรวจสอบ/การทบทวนอย่างเป็นทางการ สกอร์การ์ด ISO และผลลัพธ์ของมันถูกทำให้สอดคล้องกับสกอร์การ์ด ยุทธศาสตร์ในระดับบริษัท และสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์และการทำงานอื่นๆ
บริบททางธุรกิจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
มาตรฐาน ISO เน้นถึงความจำเป็นในการวิเคราะห์บริบท (มาตราส่วนที่ 4 ของมาตรฐาน) รวมถึงปัจจัยภายนอก (บริบททางธุรกิจ การแข่งขัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) และปัจจัยภายใน
องค์กรในกรณีศึกษาของเราส่วนใหญ่ปฏิบัติตามแนวทางคลาสสิกในการวางแผนยุทธศาสตร์ รวมถึงการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและภายนอก การแข่งขัน ข้อจำกัด ฯลฯ อย่างละเอียด
ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ ได้ใช้ แผนภาพระบบนิเวศ (เป็นส่วนหนึ่งของ ระบบดำเนินการยุทธศาสตร์) เพื่อสร้างแผนที่สำหรับการวิเคราะห์
มาตรฐาน ISO กำหนดให้มีการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (มาตราส่วนที่ 4.2) ผู้ใช้ BSC Designer มักทำการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมธุรกิจ โดยใช้ แม่แบบการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์
วัตถุประสงค์
มาตรา 6.2 ของมาตรฐาน ISO กำหนดข้อกำหนดในการกำหนดวัตถุประสงค์ดังนี้:
- ISO 14001 วัตถุประสงค์ด้านสิ่งแวดล้อมและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- ISO 9001 วัตถุประสงค์สำหรับหน้าที่ที่เกี่ยวข้องและผู้นำ (มาตรา 5)
- ISO 45001 วัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
- ISO 50001 วัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านพลังงาน
- ISO 22000 วัตถุประสงค์สำหรับระบบการจัดการอาหาร
- ISO 27001 วัตถุประสงค์ด้านความมั่นคงสารสนเทศ
ตามมาตรฐาน ISO วัตถุประสงค์ต้องสอดคล้องกับความสม่ำเสมอ การวัดผล การติดตาม การสื่อสาร และการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อทำการทำงานอัตโนมัติของวัตถุประสงค์ใน BSC Designer องค์กรใช้ระดับต่าง ๆ ของการแบ่งย่อย กำหนดผู้รับผิดชอบสำหรับการสื่อสาร กำหนดปริมาณวัตถุประสงค์ด้วย KPIs ที่เกี่ยวข้อง และเชื่อมโยงแผนปฏิบัติการกับวัตถุประสงค์ในรูปแบบของโครงการ
ยุทธศาสตร์การเปลี่ยนแปลงดิจิทัล. ความสัมพันธ์ระหว่างวัตถุประสงค์ในสกอร์การ์ดภายนอกจะแสดงผลในแท็บบริบท และวัตถุประสงค์จะถูกสื่อสารผ่านรายงาน แผนที่ยุทธศาสตร์แบบภาพ และแดชบอร์ด
แผนปฏิบัติการและการจัดสรรทรัพยากร
มาตรฐาน ISO (มาตรา 6.1 และ 6.2) กำหนดข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการ รวมถึงการกำหนดขอบเขตของการดำเนินการ ทรัพยากร ผู้รับผิดชอบ ไทม์ไลน์ เกณฑ์การประเมิน และข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง
บาลานซ์ สกอร์การ์ดสำหรับ HR. บริษัทในกรณีศึกษาได้จัดทำแผนปฏิบัติการผ่านโครงการที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และ KPIs คำจำกัดความทั่วไปของโครงการประกอบด้วย:
- การกำหนดชื่อและรายละเอียดอื่นๆ ในช่องคำอธิบาย
- การอ้างอิงถึงเอกสารสนับสนุนในคุณสมบัติของเอกสารที่สอดคล้อง
- ข้อมูลไทม์ไลน์
- รวมงบประมาณ งบประมาณที่ใช้ มูลค่าที่ได้รับที่คำนวณแล้ว
- การกำหนดผู้รับผิดชอบและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องผ่านคุณสมบัติผู้รับผิดชอบ
- การติดตามการพัฒนาของแผนปฏิบัติการผ่านคุณสมบัติสถานะ
- การประเมินเกณฑ์หรือความก้าวหน้าโดยอัตโนมัติผ่านคุณสมบัติKPI ที่สอดคล้อง
- การกำหนดความสัมพันธ์ การสนับสนุน และบริบทผ่านส่วนบริบท.
มาตรฐาน ISO ยอมรับความสำคัญของความเสี่ยง (ผลของความไม่แน่นอน) ต่อสภาพแวดล้อมการดำเนินงาน (มาตรา 6.1) องค์กรอัตโนมัติการจัดการความเสี่ยงใน BSC Designer โดยใช้กลไกของโครงการ เปลี่ยนประเภทของบันทึกเป็น “ความเสี่ยง”
การกำหนดปริมาณวัตถุประสงค์และแผนปฏิบัติการ
ธีมร่วมของมาตรฐาน ISO ที่วิเคราะห์แล้ว (ดูหมวด 9.1) คือความต้องการในการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ถูกวัด (กำหนดปริมาณ) ตรวจสอบ สื่อสาร และอัปเดต
องค์กรใช้ระบบอัตโนมัติเหล่านี้ผ่าน KPIs:
- KPIs ถูก สอดคล้อง กับวัตถุประสงค์หรือกับโครงการ
- ผู้รับผิดชอบ ถูกกำหนดให้กับ KPIs
- ผู้รับผิดชอบได้รับการ สื่อสาร โดยอัตโนมัติเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใน KPIs
- คุณสมบัติช่วงเวลาอัปเดต ของ KPIs ถูกใช้เพื่ออัตโนมัติการเตือนให้อัปเดตข้อมูลและ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสอดคล้องกัน.
กรณีศึกษาการวัดผลการดำเนินงานในอุตสาหกรรมการบินอาจเป็นที่สนใจสำหรับผู้ที่อยู่ในโดเมนที่มีการควบคุมที่คล้ายคลึงกัน
การมีส่วนร่วมของผู้ใช้
มาตรฐาน ISO (มาตรา 7.3 และ 7.4) กำหนดให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ โดยเน้นที่การสร้างความตระหนัก การสื่อสาร และการจัดทำเอกสาร
องค์กรประสบความสำเร็จในการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยใช้ โมเดลบทบาทผู้ใช้ ใน BSC Designer รวมถึง:
- ผู้สังเกตการณ์ (ผู้ใช้ดูอย่างเดียว),
- ผู้ใช้ป้อนข้อมูล, และ
- ผู้ใช้ขั้นสูง
การตรวจสอบภายใน / ตรวจสอบ
มาตรฐาน ISO ส่วนที่ 9.2 และ 9.3 กำหนดให้มีการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบการจัดการเป็นประจำ
บริษัทจากกรณีศึกษาใช้กลไกต่างๆ ในการทำให้การตรวจสอบภายในเป็นอัตโนมัติ:
- มีการสร้างสกอร์การ์ดการทำงานแยกต่างหากพร้อมด้วย ตัวชี้วัดความก้าวหน้าการตรวจสอบ/การเสร็จสิ้น ตัวชี้วัดเหล่านี้ถูกกำหนดค่าด้วยช่วงเวลาอัปเดตเฉพาะเพื่อให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามนโยบายการอัปเดตเป็นประจำ
- ผลการตรวจสอบถูกจัดให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือ KPIs โดยใช้ ฟังก์ชันการแสดงความคิดเห็น รวมถึงการสร้าง โครงการ/สมมติฐาน ใหม่
- มีการจัดตั้ง เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติข้อมูลอย่างเป็นทางการสำหรับงานบางประเภท (ข้อมูลจากผู้ใช้ป้อนข้อมูลต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้ใช้ขั้นสูง)
กรณีการใช้งานสำหรับการจัดการคุณภาพ
สำรวจกรณีที่การควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดมีบทบาทสำคัญในการติดตามและการรับรองคุณภาพ
- สร้าง ISMS ที่พร้อมสำหรับการตรวจประเมิน ISO 27001 ด้วยภาระงานในการดำเนินงานให้น้อยที่สุด
- บริษัทที่ปรึกษาทำให้การควบคุมนโยบายและการทำแผนที่ยุทธศาสตร์เป็นอัตโนมัติครอบคลุมพอร์ตของลูกค้า
- สร้างการวัดผลการดำเนินงานบนฐานหลักฐานในวิศวกรรมไฟฟ้า
เรียนรู้ว่าผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจใช้ BSC Designer เพื่อทำให้การจัดการคุณภาพเป็นอัตโนมัติอย่างไร
สรุป
แม้มาตรฐาน ISO แต่ละฉบับจะให้มุมมองเฉพาะตัวในโดเมนที่นำไปใช้ แต่ ธีมร่วม ที่เกิดขึ้นในข้อกำหนดคือ:
- การวิเคราะห์บริบทและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย,
- การกำหนดวัตถุประสงค์,
- แผนปฏิบัติการ, และ
- การวัดผลของสิ่งเหล่านี้.
องค์กรในกรณีศึกษานี้ใช้ซอฟต์แวร์ BSC Designer เพื่อทำให้องค์ประกอบของการปฏิบัติตามมาตรฐานเป็นอัตโนมัติผ่านสกอร์การ์ดการทำงานและทำให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์โดยรวม
ด้วยจำนวนกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้น การปฏิบัติตามไม่ได้จำกัดแค่เฉพาะมาตรฐาน ISO ตรวจสอบ แม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ของเราเพื่อสร้างสกอร์การ์ดสำหรับกฎระเบียบเฉพาะ
Alexis Savkin เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ โดยมี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาช่วยให้องค์กรต่าง ๆ แปลงยุทธศาสตร์ให้เป็นวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ KPI และโครงการ Alexis เป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็น วิทยากรประจำ