ใช้เอไอเพื่อนำเข้าข้อมูลยุทธศาสตร์จากสเปรดชีต

องค์กรการเงินที่ตั้งอยู่ในเม็กซิโกใช้การนำเข้าที่มีเอไอช่วยเหลือใน BSC Designer เพื่อแปลงสเปรดชีตยุทธศาสตร์ให้เป็นโมเดลการดำเนินยุทธศาสตร์ที่มีการกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน ตรรกะ KPI สิทธิ์การเข้าถึง การรายงาน และเวิร์กโฟลว์หลักฐาน

ข้อเท็จจริงสำคัญเกี่ยวกับการนำเข้า Spreadsheet ด้วยเอไอ

โปรไฟล์บริษัท

บริษัทเป็นองค์กรการเงินที่ตั้งอยู่ในเม็กซิโก โดยมุ่งเน้นด้านการเงินเพื่อสังคม ให้บริการด้านการออม สินเชื่อ บัตร ตู้เอทีเอ็ม ธนาคารดิจิทัล การโอนเงิน และบริการทางการเงินที่เกี่ยวข้อง ให้บริการสมาชิกมากกว่า 1.5 ล้านรายผ่านสาขา 64 แห่ง และมีพนักงานระหว่าง 1,001 ถึง 5,000 คน เป็นหนึ่งในสถาบันการเงินสหกรณ์ที่ใหญ่ที่สุดในภูมิภาค โดยมีสินทรัพย์มากกว่า 3.7 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ และเคยรายงานรายได้ต่อปี 408.1 ล้านดอลลาร์สหรัฐ

ความท้าทาย: เปลี่ยนจากสเปรดชีตสู่การดำเนินการตามยุทธศาสตร์อย่างยั่งยืน

องค์กรได้สร้างกระบวนการวางแผนใน Excel ไว้แล้ว สเปรดชีตครอบคลุมทั้งการวางแผนเชิงยุทธศาสตร์และเชิงปฏิบัติการ แต่โครงสร้างนั้นกำกับดูแลได้ยากเมื่อขยายในวงกว้าง ต่อไปนี้คือวิธีที่เจ้าหน้าที่วัดผลการดำเนินงานของบริษัทได้สรุปความต้องการไว้:

“เราต้องการย้ายไฟล์ Excel ที่มีอยู่ของเราเข้าไปในเครื่องมือ โดยไม่ต้องสร้างทุกอย่างขึ้นใหม่ด้วยตนเอง”

โมเดลการวางแผนประกอบด้วยสเปรดชีตเชิงยุทธศาสตร์และเชิงปฏิบัติการที่แยกกันและเชื่อมโยงถึงกัน ทีมจำเป็นต้องตัดสินใจว่าโครงสร้างเดิมควรทำงานอย่างไรภายในซอฟต์แวร์ยุทธศาสตร์แบบเฉพาะทาง

โมเดล Excel ไม่สามารถแมปเข้ากับตรรกะของซอฟต์แวร์ได้อย่างลงตัว ตัวอย่างเช่น โมเดลดังกล่าวใช้ค่าน้ำหนักแบบรวม (global weights) หมายความว่าแต่ละรายการถูกถ่วงน้ำหนักเทียบกับทุกรายการในสกอร์การ์ด ขณะที่แพลตฟอร์มใช้ค่าน้ำหนักแบบสัมพัทธ์ ซึ่งแต่ละรายการจะถูกถ่วงน้ำหนักเทียบกับรายการอื่น ๆ ในระดับเดียวกัน สิ่งนี้ต้องอาศัยการตีความก่อนจึงจะนำเข้าข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

ยังมีประเด็นอื่นบางประการที่ต้องแก้ไขก่อนการนำเข้า:

• โครงสร้างไม่ชัดเจน ลำดับชั้น การเป็นผู้รับผิดชอบ สิทธิ์การเข้าถึง และลิงก์ข้ามแผน ไม่สอดคล้องกัน
• ช่องว่างของตรรกะ KPI ตัวชี้วัดบางรายการจำเป็นต้องปรับแก้ก่อนจึงจะใช้ในการคำนวณความก้าวหน้าได้
• ความต้องการด้านการกำกับดูแล องค์กรจำเป็นต้องกำหนดว่าใครสามารถเป็นผู้รับผิดชอบ อัปเดต อนุมัติ และแก้ไขแต่ละส่วนของแผนได้

เนื่องจากความซับซ้อนโดยรวมของโมเดลยุทธศาสตร์ที่มีอยู่ จึงไม่สามารถอัปโหลดแบบตรงตัวหนึ่งต่อหนึ่งได้ ทีมจึงต้องตีความและปรับให้เหมาะสมกับไฟล์ Excel ก่อน

โซลูชัน: ใช้เอไอเพื่อทำความสะอาดและจัดโครงสร้างโมเดลการวางแผน

ทีมดำเนินการใช้ การนำเข้าโดยมีเอไอช่วย ใน BSC Designer เพื่อแปลงสเปรดชีตที่มีอยู่ให้เป็นโมเดลยุทธศาสตร์ที่มีโครงสร้าง กระบวนการนี้ได้แปลงแผนให้เป็นวัตถุประสงค์ ตัวชี้วัด สูตร คำอธิบาย ความถี่ในการอัปเดต และผู้รับผิดชอบ

“เราไม่ได้คิดแค่เรื่องการนำเข้าแผนเท่านั้น แต่ยังคิดด้วยว่าใครจะเป็นเจ้าของและอัปเดตแต่ละส่วนของแผน”

ทีมใช้เวิร์กโฟลว์แบบทีละขั้นตอน โดยอาศัยการป้อนข้อมูลแบบคัดลอก-วางและพรอมต์ของเอไอ ซึ่งทำให้สามารถทบทวนและปรับปรุงการนำเข้าได้ก่อนอนุมัติการนำเข้าขั้นสุดท้าย

โครงสร้างเริ่มต้นถูกนำเข้าในเวลาประมาณ 10 ถึง 15 นาที หากไม่มีเอไอ งานเดียวกันนี้จะต้องใช้เวลาทำงานเต็ม 1 วัน เพียงเพื่อให้ลำดับชั้นของ Excel ตรงกับฟิลด์ของซอฟต์แวร์

ยังมีการใช้เอไอเพื่อกำหนดตรรกะของการคำนวณความคืบหน้า ใน Excel ตัวชี้วัดบางรายการติดตามเฉพาะค่าปัจจุบัน ขณะที่ทิศทางการเพิ่มประสิทธิภาพ (เพิ่มให้มากที่สุดหรือทำให้น้อยที่สุด) เป็นนัยอยู่ ในซอฟต์แวร์ ตัวชี้วัดเหล่านั้นต้องถูกกำหนดฟังก์ชันการเพิ่มประสิทธิภาพที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น สำหรับตัวชี้วัดด้านต้นทุน ค่าที่ต่ำกว่าจะสะท้อนผลการดำเนินงานที่ดีกว่า ดังนั้นเอไอจึงกำหนดฟังก์ชันการทำให้น้อยที่สุด

การดำเนินการเชิงปฏิบัติประกอบด้วย:

• การนำเข้าโดยมีเอไอช่วย. สเปรดชีตถูกแปลงเป็นวัตถุประสงค์ KPIs สูตร คำอธิบาย ความถี่ในการอัปเดต และผู้รับผิดชอบที่มีโครงสร้าง
• การทำให้ KPI เป็นมาตรฐาน. เอไอตรวจสอบทิศทางของตัวชี้วัด สูตร ความถี่ในการอัปเดต และค่าน้ำหนัก เพื่อให้การคำนวณทำงานได้อย่างถูกต้อง
• การกำหนดผู้รับผิดชอบ. สามารถกำหนดจุดข้อมูลแต่ละจุดให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อสนับสนุนความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์
• การปรับปรุงแบบทีละขั้นตอน. ทีมใช้พรอมต์ของเอไอเพื่อทบทวนและปรับปรุงโมเดลที่นำเข้า ก่อนทำให้เสร็จสมบูรณ์

วิดีโอที่เกี่ยวข้อง: นำเข้าแผนยุทธศาสตร์ด้วย เอไอ

ผลลัพธ์: ตั้งค่าได้รวดเร็วขึ้นและการรายงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

องค์กรได้รับการควบคุมการดำเนินการตามยุทธศาสตร์มากขึ้น ระบบทำให้ความถี่ในการอัปเดต ตรรกะการคำนวณ ความเป็นเจ้าของ และข้อกำหนดด้านหลักฐานมีความชัดเจน

เอไอเพิ่มมูลค่าส่วนใหญ่ในรูปแบบของการประหยัดเวลาเมื่อทำการนำเข้าข้อมูล: การนำเข้าครั้งแรกใช้เวลาประมาณ 10 ถึง 15 นาที แทนที่จะต้องใช้เวลาทำงานเต็มวันตามปกติที่จำเป็นสำหรับการประมวลผลล่วงหน้าในสเปรดชีตการวางแผนที่ซับซ้อน

การปรับปรุงที่จับต้องได้อีกประการหนึ่งคือการเพิ่มประสิทธิภาพของการรายงานอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากได้กำหนดความถี่ในการอัปเดต ผู้รับผิดชอบ การอนุมัติ และข้อกำหนดด้านหลักฐานไว้เพียงครั้งเดียว แทนที่จะต้องจัดการด้วยตนเองภายในแต่ละรอบการรายงาน

ผลลัพธ์หลัก: การเปลี่ยนจากการวางแผนยุทธศาสตร์บนพื้นฐานสเปรดชีตไปสู่การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ที่มีธรรมาภิบาล โดยยังคงรักษาสาระสำคัญของแบบจำลองการวางแผนเดิมไว้

BSC Designer

BSC Designer เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ที่มี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนแผนยุทธศาสตร์ให้เป็นสถาปัตยกรรมยุทธศาสตร์ที่เชื่อมโยงกัน โดยจัดให้มีความสอดคล้องระหว่างวัตถุประสงค์ KPI โครงการ ความเสี่ยง และแผนที่ยุทธศาสตร์ไว้ในที่เดียว ระบบ การนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ ของเราอธิบายวิธีนำยุทธศาสตร์ไปใช้ให้เกิดผลจริง และ แม่แบบเวิร์กช็อปการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ช่วยให้ทีมสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการประชุมยุทธศาสตร์ภายในองค์กรได้