วิธีตั้งค่าและตรวจสอบการควบคุมภายในเพื่อให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนด

จากมุมมองการอัตโนมัติ การควบคุมอาจเป็น:

• ง่ายเพียงแค่แผนปฏิบัติการที่มีตัวชี้วัดความคืบหน้าที่สอดคล้องหรือ
• ซับซ้อนเท่าชุดการควบคุมและการควบคุมย่อยแบบลำดับชั้น ซึ่งแต่ละอย่างมีชุดตัวชี้วัดของตัวเอง การประเมินความเสี่ยง แผนบรรเทาความเสี่ยง การพึ่งพาบริบท และผู้รับผิดชอบ

การควบคุมมีพื้นที่การใช้งานเฉพาะ กำหนดเวลาที่ควรเปิดใช้งานการควบคุมบางอย่าง

ใน BSC Designer:

1. ใช้ปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างรายการใหม่
2. ระบุการควบคุมผ่านช่องชื่อและคำอธิบาย
3. เชื่อมโยง การควบคุมกับเป้าหมาย เหตุการณ์ หรือข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องในอดีต

ใน BSC Designer:

• เพิ่มเอกสารไปยังการควบคุมผ่านกล่องโต้ตอบคำอธิบาย
• เพิ่มเอกสารไปยังแผนปฏิบัติการของการควบคุมผ่านกล่องโต้ตอบโครงการ

ใน BSC Designer:

• กำหนดคุณสมบัติที่จำเป็นของการควบคุมผ่าน ฟิลด์ที่กำหนดเอง
• ฟิลด์ใหม่จะพร้อมใช้งานสำหรับการควบคุม ตัวชี้วัด และโครงการ

ตัวอย่างเช่น การควบคุมความสามารถในการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์อาจอัปเดตโดยอัตโนมัติ แต่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้าน IT เพื่อแก้ไขปัญหาหากการอัปเดตล้มเหลว ใน BSC Designer:

1. เพิ่มผู้รับผิดชอบสำหรับการควบคุม เป็นผู้ใช้; กำหนดบุคคลนั้นเข้าสู่ทีม
2. กำหนดบุคคลหรือทีมเป็นผู้รับผิดชอบของการควบคุมผ่านช่อง ผู้รับผิดชอบ

ผู้รับผิดชอบจะได้รับการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับการควบคุม

ใน BSC Designer:

• ใช้ ฟิลด์กำหนดเอง เพื่อกำหนดคุณสมบัติของการควบคุม เช่น “สถานะการรับรอง” และ “รับรองโดย”
• เมื่อมีการรับรองการควบคุม ทีมบริหารสามารถอัปเดตคุณสมบัติเหล่านี้ได้
• ใช้ตัวกรองในรายงานเพื่อระบุการควบคุมที่ยังไม่ได้รับการรับรองอย่างถูกต้อง

เพื่อปิดใช้งานการควบคุมที่ยังไม่ได้รับการรับรอง แต่ยังคงเก็บไว้ในสกอร์การ์ด:

1. เลือกการควบคุม
2. เปลี่ยนไปที่แท็บ ผลการดำเนินงาน
3. เปิดใช้งานช่อง ตัวชี้วัดข้อมูลดิบ

ใน BSC Designer:

• คัดลอกและวางรายการระหว่างสกอร์การ์ด
• เมื่อได้รับการแจ้งเตือน ให้ใช้ตัวเลือกเชื่อมโยงตามบริบทเพื่อเชื่อมโยงสองรายการ

ใน BSC Designer:

1. สร้างสกอร์การ์ดที่มอบหมายให้กับการควบคุม
2. ใช้โครงสร้างลำดับชั้นในการจัดระเบียบการควบคุม
3. เมื่อจำเป็น ให้คัดลอกการควบคุมไปยังสกอร์การ์ดที่ใช้งานอยู่

ตัวอย่างเช่น ในการรายงานเหตุการณ์:

• ตัวชี้วัด ประสิทธิภาพ อาจเป็น “% ของบุคลากรที่ผ่านการฝึกอบรมการรายงานเหตุการณ์”
• ตัวชี้วัด ประสิทธิผล อาจเป็น “% ของเหตุการณ์ที่ไม่ได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้อง”

ใน BSC Designer:

• ใช้ปุ่ม เพิ่ม เพื่อเพิ่มตัวชี้วัดภายในรายการควบคุม

ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัด
2. สลับไปที่แท็บผลการดำเนินงาน
3. เปลี่ยนน้ำหนักของตัวชี้วัด

ผลการดำเนินงาน/ความคืบหน้าของการควบคุมจะแสดงในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง

ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัด
2. ไปที่ บริบท
3. เปลี่ยนประเภทของตัวชี้วัดเป็น นำหน้า

ใน BSC Designer:

1. สร้างตัวชี้วัดใหม่
2. เปลี่ยนประเภทเป็น ‘ความเสี่ยง’
3. อัปเดตตัวชี้วัดโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงและผลกระทบจากความเสี่ยง

ตัวอย่าง: “แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจได้รับการอัปเดตโดยคำนึงถึงภัยคุกคามที่เพิ่งระบุใหม่” สามารถทำให้อัตโนมัติด้วยตัวชี้วัดแบบไบนารี ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัด
2. เปลี่ยนไปที่แท็บ ‘ทั่วไป’
3. เปลี่ยนหน่วยการวัดเป็น “ใช่/ไม่”

ตัวอย่าง: การควบคุม การจัดการและการสื่อสารนโยบาย สามารถประเมินด้วยตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ ประสิทธิผลของการสื่อสารนโยบายการปฏิบัติตาม โดยมีสถานะที่เป็นไปได้:

• มีประสิทธิภาพสูง (100): พนักงานเข้าใจนโยบายการปฏิบัติตามอย่างชัดเจน
• มีประสิทธิภาพปานกลาง (60): พนักงานบางส่วนเข้าใจนโยบาย
• ไม่มีประสิทธิภาพ (10): พนักงานส่วนใหญ่ไม่ทราบนโยบาย

ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัด
2. คลิกปุ่ม แก้ไข ข้างหน่วยการวัดเพื่อเพิ่มหน่วยการวัดที่กำหนดเอง

ตัวอย่าง: เพื่อประเมินประสิทธิผลของการดำเนินการควบคุมเฉพาะ เราทำการตรวจสอบภายในเพื่อติดตาม % ของการปฏิบัติตามนโยบาย ในกรณีนี้ สูตรผลการดำเนินงานคือการเพิ่มเชิงเส้น โดยมีเป้าหมาย = 100% อีกตัวอย่างหนึ่งคือเมตริก เวลาเฉลี่ยในการตรวจจับ ที่กำหนดค่าเป็นการลดเชิงเส้นโดยมีเป้าหมายที่ 24 ชั่วโมง

ใน BSC Designer:

• ไปที่แท็บ ‘ผลการดำเนินงาน’ เพื่อกำหนดฟังก์ชันผลการดำเนินงาน
• ไปที่แท็บ ‘ข้อมูล’ เพื่อกำหนดสถานะปัจจุบันของตัวชี้วัด, ค่าเริ่มต้น, และเป้าหมาย

ตัวอย่างเช่น การควบคุมการทดสอบการสำรองและกู้คืน อาจต้องอัปโหลดผลการทดสอบหรือบันทึกเป็นหลักฐานของการดำเนินการควบคุมที่สำเร็จ

ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัด
2. เปลี่ยนหน่วยวัดเป็น หลักฐาน
3. อัปโหลดเอกสารไปยังตัวชี้วัดเพื่อเปลี่ยนสถานะ

ใน BSC Designer:

• ใช้เครื่องมือ โครงการ เพื่อเพิ่มแผนปฏิบัติการในการควบคุม
• จัดความสอดคล้องของ ความเสี่ยง และตัวชี้วัดประสิทธิภาพกับโครงการ
• กำหนดผู้รับผิดชอบในโครงการ; บุคคลนั้นจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อสถานะมีการเปลี่ยนแปลง

ใน BSC Designer:

1. เพิ่มโครงการใหม่เข้าไปในการควบคุม
2. เปิดกล่องโต้ตอบโครงการ
3. เลือก KPI ความคืบหน้าในช่อง ‘ตัวชี้วัดเชิงนำ’

ตัวอย่างการทบทวนกลไกของการควบคุม:

• การทบทวนรายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด – ทบทวนประจำปี
• การรักษาความรู้, % – ทบทวนรายไตรมาส

ตัวอย่างการดำเนินการตามช่วงเวลาของการควบคุม:

• การสแกนหาช่องโหว่ – ทบทวน/อัปเดตรายเดือน

ตัวอย่างการควบคุมที่ดำเนินการเพียงครั้งเดียว:

• การประเมินความเสี่ยงเบื้องต้น – อัปเดตเพียงครั้งเดียว

ใน BSC Designer:

• ใช้การตั้งค่า ช่วงเวลาอัปเดต ของตัวชี้วัดเพื่อจัดตารางการทบทวนประจำ

ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัดของการควบคุม
2. เลือกวันที่ในปฏิทินภายใน
3. ไปที่แท็บ ‘ข้อมูล’
4. กรอกสถานะใหม่ในช่อง ‘ค่า’

ตัวอย่างเช่น:

• % ของพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรม – มีแนวโน้มว่าจะเป็นตัวชี้วัดที่สืบทอดได้ เนื่องจากสามารถสันนิษฐานได้ว่าเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมในเดือนพฤษภาคมจะยังคงเท่าเดิมหรือเพิ่มขึ้นในเดือนมิถุนายน
• รายได้จากการขายรายเดือน – มีแนวโน้มว่าจะเป็นตัวชี้วัดที่ไม่สืบทอด เพราะเราสนใจที่จะติดตามข้อมูลยอดขายจริงในแต่ละเดือน

ใน BSC Designer:

1. เลือกตัวชี้วัด
2. คลิกปุ่ม ตัวแก้ไขค่า
3. เปลี่ยนประเภทการสืบทอดของตัวชี้วัด

ใน BSC Designer:

1. เปลี่ยนไปที่แท็บแดชบอร์ด
2. เพิ่มแผนภูมิที่เกี่ยวข้อง รวมถึงแผนภูมิแกนต์สำหรับโครงการ แผนภูมิความเสี่ยง และแผนภูมิที่แสดงรายการควบคุมและสถานะของแต่ละรายการ

ใน BSC Designer:

• เชื่อมโยงส่วนที่เป็นผลลัพธ์ของการควบคุมกับตัวชี้วัดผลกระทบจากความเสี่ยงหรือการประเมินความเสี่ยงในทะเบียนความเสี่ยงโดยใช้ข้อมูล

ใน BSC Designer:

• ใช้เมนู ‘รายงาน’ เพื่อสร้างรายงานต่างๆ
• ใช้ปุ่ม ‘ตารางเวลา’ ในเมนู ‘รายงาน’ เพื่อส่งรายงานให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติ

ใน BSC Designer:

• กิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบและการดำเนินการควบคุมจะถูกบันทึกในบันทึกการตรวจสอบ
• ผู้ดูแลระบบของบัญชีสามารถเข้าถึงบันทึกการตรวจสอบได้ผ่านเมนู > ผู้ใช้ > เส้นทางการตรวจสอบ