การใช้การวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับการทบทวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์

ใช้การวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับการทบทวนกระบวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ของคุณเป็นประจำ: เปรียบเทียบความเป็นจริงกับความคาดหวังและวางแผนการดำเนินการแก้ไข

• บทนำ: ที่มาของแนวคิด, ภาพเชิงวิสัยทัศน์
• แม่แบบการวิเคราะห์ช่องว่าง
• แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวิเคราะห์ช่องว่าง
• ตัวอย่างการวิเคราะห์ช่องว่าง

ข้อกำหนดเบื้องต้น: เตรียมแผนที่ยุทธศาสตร์ของคุณให้พร้อม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการประยุกต์ใช้การวิเคราะห์ช่องว่างกับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับองค์กรที่:

• มี แผนที่ยุทธศาสตร์ที่ออกแบบอย่างเหมาะสม และ ถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ แล้ว
• มีการระบุเป้าหมายเป็นตัวเลขด้วย KPIs

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

จุดเริ่มต้นของแนวคิด “การวิเคราะห์ช่องว่าง”

แนวคิดของ “การวิเคราะห์ช่องว่าง” ไม่ได้เกิดจากผู้เขียนหรือองค์กรใดเป็นพิเศษ แม้แต่ บทความในวิกิพีเดีย ก็ให้แค่ภาพรวมทั่วไปโดยไม่กล่าวถึงแหล่งข้อมูลหรือเทคนิคที่จัดตั้งขึ้น แต่ยังมีแนวคิดที่แชร์ร่วมกันอยู่บ้าง:

• การวิเคราะห์ช่องว่างมักถูกกำหนดเป็นการวิเคราะห์ ความแตกต่าง (ช่องว่าง) ระหว่างสถานะ ปัจจุบัน และสถานะ ที่ต้องการ
• การวิเคราะห์มักประกอบด้วยการทำความเข้าใจ เหตุผล ของช่องว่างและการกำหนด แผนตอบสนอง

สามารถวิเคราะห์อะไรได้บ้าง? โดยพื้นฐานแล้วคืออะไรก็ตามที่บริษัทมีส่วนได้เสีย

ภาพทางสายตาของช่องว่าง

หากคุณต้องการมองเห็นช่องว่าง ให้ดูที่แผนภูมิเกจทั่วไป:

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

พื้นที่ (เดลต้า) ระหว่างเครื่องหมายปัจจุบันและเครื่องหมายเป้าหมายคือช่องว่างที่คุณกำลังต่อสู้กับมัน

แม่แบบการวิเคราะห์ช่องว่าง

หากเราต้องทำการวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับกระบวนการหรือเทคโนโลยีบางอย่าง เราจะเริ่มต้นด้วย:

• การอธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน,
• การหาจุดการวิเคราะห์, และ
• การวัดปริมาณพวกเขา

ในระดับของยุทธศาสตร์ เราสามารถข้ามขั้นตอนเหล่านี้:

• จุดการวิเคราะห์ถูกกำหนดไว้อย่างสมบูรณ์แบบแล้ว – พวกเขาคือเป้าหมายทางธุรกิจของเรา
• มีแนวโน้มว่าจะถูกวัดปริมาณด้วยตัวชี้วัดเชิงนำและเชิงผลลัพธ์

นี่คือขั้นตอนของการวิเคราะห์ช่องว่างเมื่อใช้กับกระบวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์

มุ่งเน้นการวิเคราะห์ช่องว่างที่ไม่คาดคิด

ในสภาพแวดล้อมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ มีช่องว่างมากมายเกินไป ให้มุ่งเน้นไปที่ช่องว่างที่ไม่คาดคิด

ตัวอย่างเช่น:

• จำนวนผู้ที่สนใจที่พูดภาษาโปรตุเกสมีมากกว่าที่คาดไว้ 7% – ไม่แปลกใจเลย เนื่องจากผลิตภัณฑ์ได้รับการแปลภาษาเป็นโปรตุเกสทั้งหมด และเรายังมีทีมงานท้องถิ่นที่นั่นด้วย
• จำนวนผู้ที่สนใจที่พูดภาษาญี่ปุ่นมีมากกว่าที่คาดไว้ 7% – สิ่งนี้ไม่คาดคิดสำหรับเราเลย ดังนั้นเราควรให้ความสำคัญที่นี่และวิเคราะห์เหตุผล

อคติจากข่าวร้าย

จากธรรมชาติของมนุษย์ เรามักจะเชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงในทางบวกกับการกระทำของเรา และการเปลี่ยนแปลงในทางลบกับความผันผวนแบบสุ่ม

ตัวอย่างเช่น:

• ยอดขายผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น 10% มากกว่าที่คาดไว้! ทำได้ดีมาก! (ใช่ แต่เราลืมไปว่าอัตราการเติบโตของตลาดทั่วไปคือ 15%).
• ดูเหมือนว่าผู้เข้าชมจะกลับมาที่เว็บไซต์ของเราน้อยลง 5%. แค่ความผันผวนตามฤดูกาล (อาจจะไม่ใช่ แต่เราต้องมีข้อมูลเพื่อยืนยันได้แน่นอน).

ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่เป็นสากลต่ออคติจากข่าวร้าย – เพียงแค่ฝึกทีมของคุณให้ค้นหาลึกพอเพื่อให้ได้เรื่องจริง

วางแผนการดำเนินการแก้ไข

การดำเนินการแก้ไขอาจมีขอบเขตการดำเนินการที่แตกต่างกัน:

• แนวคิดในการปรับปรุงบางอย่างอาจกลายเป็น เป้าหมายใหม่ ในแผนที่ยุทธศาสตร์ของคุณ,
• บางอย่างอาจมีลักษณะเชิงปฏิบัติมากกว่า – โครงการใหม่ สำหรับเป้าหมายบนแผนที่.

เมื่อวางแผนการดำเนินการแก้ไข ให้จดบันทึก ผลการวิเคราะห์ ของการวิเคราะห์ช่องว่าง เช่น เหตุผลที่อยู่เบื้องหลังผลการดำเนินงานที่ผ่านมาและแรงบันดาลใจของคุณเกี่ยวกับแนวทางใหม่ การวางแผนใด ๆ จะดำเนินการได้ดีขึ้นมากหาก:

• มี กำหนดเวลา สำหรับการดำเนินการ
• มีการวางแผน การทบทวน
• มีการกำหนดบุคคลที่ รับผิดชอบ

กรอบการทำงานที่ดีสำหรับการแก้ไขผลการวิเคราะห์ช่องว่างคือกรอบการทำงาน OKR.

ระบุช่องว่าง บทบาทของกรอบการทำงาน

ในตอนต้น เราได้ตกลงกันว่าเราจะอภิปรายการวิเคราะห์ช่องว่างที่นำไปใช้กับยุทธศาสตร์ที่อธิบายไว้อย่างเหมาะสมและมีการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติแล้ว หากยุทธศาสตร์ยังไม่ได้ถูกกำหนดอย่างสมบูรณ์จะเป็นอย่างไร

ในกรณีนี้ การวิเคราะห์ช่องว่างร่วมกับกรอบการทำงานอื่น ๆ เช่น SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, Burke-Litwin Model, Three Horizons, Nadler-Tushman จะช่วยจัดรูปความคิดเกี่ยวกับยุทธศาสตร์ นี่คือสิ่งที่เราได้กล่าวถึงใน บทความการวางแผนเชิงกลยุทธ์ (ดูขั้นตอนที่ 2)

ในระบบนิเวศของ กรอบการทำงานสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ การวิเคราะห์ช่องว่างผสานบทบาทของการวิเคราะห์ยุทธศาสตร์ (การตรวจพบช่องว่าง) และการอธิบายยุทธศาสตร์ (การกำหนดเหตุผลเบื้องหลังช่องว่างและยุทธศาสตร์การตอบสนอง)

สำหรับวิธีการแบ่งย่อย เราสามารถตีความช่องว่างผ่านสถานะ “ก่อน” และ “หลัง” หรือสถานะ “ที่คาดหวัง” และ “ผลจริง” โดยใช้เวลาเป็นปัจจัยในการแบ่งย่อย

ช่องว่างใดควรเป็นลำดับความสำคัญ? การทำให้ช่องว่างเป็นมาตรฐานเดียวกัน.

ช่องว่างผลการดำเนินงานนั้นแตกต่างกัน… สมมติว่าเรากำลังดูตัวชี้วัด “ชั่วโมงการฝึกอบรม” และตัวชี้วัด “อุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุที่รายงาน”:

• ชั่วโมงการฝึกอบรม. ผลจริง: 5 ชั่วโมง; ค่าเป้าหมาย 8 ชั่วโมง; ช่องว่าง 3 ชั่วโมง.
• อุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุที่รายงาน. ผลจริง: รายงานอุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุ 2 รายงาน ค่าเป้าหมาย: โซนสีเขียวระหว่าง 3 ถึง 6 รายงาน; โซนสีแดงหากน้อยกว่า 3 รายงานหรือมากกว่า 6 รายงาน ช่องว่าง 1 รายงานอุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุ.

เราจะเปรียบเทียบช่องว่างทั้งสองนี้ได้อย่างไร? อะไรสำคัญกว่า? ความแตกต่าง 3 ชั่วโมงหรือรายงานอุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุ 1 รายงาน? เราไม่สามารถเปรียบเทียบทั้งสองได้ทันที เราจำเป็นต้องทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกันก่อน

ระหว่างการทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เราสามารถใช้ฟังก์ชันผลการดำเนินงานที่แตกต่างกัน:

• สำหรับตัวชี้วัดชั่วโมงการฝึกอบรม ฟังก์ชันผลการดำเนินงานอาจเป็นเชิงเส้น (ยิ่งฝึกอบรมมากยิ่งดี).
• สำหรับอุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุ, เราอาจใช้ฟังก์ชันผลการดำเนินงานแบบไซน์ – รายงานน้อยเกินไปหมายความว่าผู้คนไม่ให้ความสำคัญกับการรายงานอุบัติการณ์เฉียดเกิดอุบัติเหตุอย่างจริงจัง รายงานมากเกินไปหมายความว่ามีปัญหาด้านความปลอดภัยเรื้อรัง

หลังจากการทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เราจะรู้วิธีการตีความข้อมูลได้อย่างถูกต้อง หากคุณใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับ KPIs ของคุณ ซอฟต์แวร์จะทำการคำนวณทั้งหมดให้คุณ โดยแสดงเพียงตัวเลขความก้าวหน้า ไฟหยุด หรือแผนภูมิที่เกี่ยวข้อง ไม่จำเป็นต้องทำการทำให้เป็นมาตรฐานด้วยตนเอง

ตัวอย่างของการวิเคราะห์ช่องว่าง

มาทำให้แนวคิดของบทความนี้ชัดเจนขึ้นด้วยตัวอย่างจริงกัน ผมจะใช้สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ด้านความปลอดภัยเพื่อจุดประสงค์นี้ คุณสามารถพบแม่แบบสกอร์การ์ดนี้พร้อมกับแม่แบบอื่น ๆ ได้เมื่อคุณลงทะเบียนด้วยแพ็กเกจฟรีกับ BSC Designer.

ขั้นตอนที่ 1. การระบุช่องว่าง

มาดูที่แผนที่กัน มันรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการระบุช่องว่างด้วยสายตา เราสามารถดูที่ไฟหยุดถัดจากตัวชี้วัดหรือกราฟมาตรวัดผลการดำเนินงานเพื่อหาช่องว่าง อีกวิธีหนึ่งในการระบุช่องว่าง:

ใช้ไฟหยุดสำหรับตัวชี้วัด

ดูที่ตัวชี้วัดแต่ละตัวในแท็บ KPIs คอลัมน์ของตารางสามารถปรับแต่งได้ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ที่มีตัวเลขผลการดำเนินงานและไฟหยุดจะช่วยให้เราพบตัวชี้วัดที่มีผลการดำเนินงานต่ำ

ใช้ฟังก์ชันการวิเคราะห์

วิธีที่มีความทนทานมากขึ้นในการหาช่องว่างของผลการดำเนินงานคือการเปลี่ยนไปที่แท็บการวิเคราะห์และใช้การวิเคราะห์ “ความก้าวหน้า” หรือ “กำไร/ขาดทุนที่ใหญ่ที่สุด” เพื่อหาความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างค่าปัจจุบันและค่าเป้าหมายที่คาดหวัง

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

ใช้ฟังก์ชันการแจ้งเตือน

คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการแจ้งเตือนเพื่อกำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับ KPIs ที่อยู่ในโซนสีแดง ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับช่องว่างที่สำคัญที่สุดโดยอัตโนมัติ

สำหรับตัวอย่างนี้ มุ่งเน้นไปที่เป้าหมาย “การนำความปลอดภัยมาใช้ในการปฏิบัติจริง” เราอาจสังเกตว่าผลการดำเนินงานที่ล่าช้าอยู่ในโซนสีแดง

ขั้นตอนที่ 2. การวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง

เมื่อดูที่ตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์สองตัวที่ส่งผลต่อผลการดำเนินงานที่ล่าช้าของเป้าหมาย เราจะเห็นว่าสาเหตุของช่องว่างคือเรามีการรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดน้อยกว่าที่คาดไว้ เราสังเกตว่าปีนี้เรามีรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดน้อยลง 30% ในขณะที่จำนวนอุบัติเหตุด้านความปลอดภัยยังคงเท่าเดิม

เราจำเป็นต้องวิเคราะห์เหตุผลที่รายงานเหตุการณ์ไม่บ่อยครั้ง ในกรณีนี้ เราสามารถพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อหาสาเหตุที่ผิดพลาดและเหตุใดเหตุการณ์เกือบพลาดจึงไม่ได้รับการรายงาน:

• ผู้คนรู้ไหมว่าต้องทำอะไร?
• พวกเขารู้หรือไม่ว่าเหตุการณ์เกือบพลาดคืออะไร?
• พวกเขารู้ไหมว่าต้องรายงานอย่างไร?
• พวกเขารู้ไหมว่ารายงานของพวกเขาจะถูกใช้ (และจะไม่ถูกใช้) อย่างไร?

การวิเคราะห์แสดงให้เห็นว่าปัญหาอยู่ที่ความตระหนักทั่วไปเกี่ยวกับการรายงานเหตุการณ์เกือบพลาด

ขั้นตอนที่ 3. แผนการปรับปรุง

การวิเคราะห์สาเหตุรากเหง้าแสดงให้เห็นว่าทีมไม่ได้รับข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับวิธีและเมื่อไหร่ที่จะรายงานเหตุการณ์เกือบพลาด

• เรามีเป้าหมาย “ความตระหนักด้านความปลอดภัย” อยู่ในแผนที่แล้ว ดังนั้นไม่จำเป็นต้องสร้างเป้าหมายใหม่ แต่เราสามารถเพิ่มโครงการใหม่ในเป้าหมายดังกล่าวได้

โครงการจะรวมรายละเอียดการวิเคราะห์ของเรา การดำเนินการตอบสนอง (การฝึกอบรมความตระหนักด้านความปลอดภัย) รวมถึงงบประมาณที่จำเป็น

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

ชื่อ: การฝึกอบรมความตระหนักด้านความปลอดภัย

เหตุผล: เราสังเกตว่าปีนี้มีรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดน้อยลง 30% ในขณะที่จำนวนอุบัติเหตุด้านความปลอดภัยคงเดิม อาจเป็นไปได้ว่าทีมของเราไม่ได้ให้ความสำคัญกับการรายงานเหตุการณ์เกือบพลาด

การดำเนินการแก้ไข: จัดการฝึกอบรมความตระหนักด้านความปลอดภัยตามกรณีจริง

การปรับปรุงที่คาดหวัง:

— เพิ่มขึ้น 15% ในจำนวนรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดภายใน 3 เดือนข้างหน้า;

— ลดลง 5% ในจำนวนอุบัติเหตุด้านความปลอดภัยภายในระยะเวลา 12 เดือน

งบประมาณ: $12000

กรอบเวลา: 2 เดือน

นอกจากนี้เราสามารถเปลี่ยนไปที่แท็บ KPIs และใช้ตัวแก้ไขค่าเพื่ออัปเดตเป้าหมายสำหรับตัวชี้วัดสำหรับรอบการตรวจสอบถัดไป

เพื่อให้ผลกระทบของการฝึกอบรมความตระหนักด้านความปลอดภัยมีความชัดเจนขึ้น เราสามารถสร้างแดชบอร์ดและวางตัวชี้วัด “รายงานเหตุการณ์เกือบพลาด” ไว้ที่นั่น

สรุป

ในบทความนี้ เราได้พูดถึงวิธีการใช้การวิเคราะห์ช่องว่างในการทบทวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ นี่คือแนวคิดสำคัญบางประการ:

• เตรียมแผนที่ยุทธศาสตร์ของคุณให้พร้อม – กำหนดเป้าหมายด้วยตัวชี้วัดเชิงนำและเชิงผลลัพธ์
• ค้นหาช่องว่าง – ดูที่ตัวชี้วัดที่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างค่าปัจจุบันและเป้าหมาย (เช่น ตัวชี้วัดในโซนสีแดง)
• วิเคราะห์เหตุผลของช่องว่าง, จดบันทึกเหตุผลเหล่านั้นและกลับมาทบทวนในครั้งถัดไป
• เตรียมแผนตอบสนอง
• สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด – ใช้ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ เช่น BSC Designer เพื่อทำให้ขั้นตอนการวิเคราะห์ช่องว่างเป็นอัตโนมัติ

Alexis Savkín

Alexis Savkín เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ที่มี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาเป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนหนังสือ 2 เล่มและบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็นวิทยากรในการประชุมระดับนานาชาติ ติดต่อ Alexis ผ่าน LinkedIn ได้เลย