การใช้การวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับการทบทวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์

ใช้การวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับการทบทวนกระบวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ของคุณเป็นประจำ: เปรียบเทียบความเป็นจริงกับความคาดหวังและวางแผนการดำเนินการแก้ไข

• บทนำ: ที่มาของแนวคิด, ภาพเชิงวิสัยทัศน์
• แม่แบบการวิเคราะห์ช่องว่าง
• แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการวิเคราะห์ช่องว่าง
• ตัวอย่างการวิเคราะห์ช่องว่าง

ข้อกำหนดเบื้องต้น: เตรียมแผนที่ยุทธศาสตร์ของคุณให้พร้อม

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการประยุกต์ใช้การวิเคราะห์ช่องว่างกับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับองค์กรที่:

• มี แผนที่ยุทธศาสตร์ที่ออกแบบอย่างเหมาะสม และ ถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติ แล้ว
• มีการระบุเป้าหมายเป็นตัวเลขด้วย KPIs

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

จุดเริ่มต้นของแนวคิด “การวิเคราะห์ช่องว่าง”

แนวคิดของ “การวิเคราะห์ช่องว่าง” ไม่ได้เกิดจากผู้เขียนหรือองค์กรใดเป็นพิเศษ แม้แต่ บทความในวิกิพีเดีย ก็ให้แค่ภาพรวมทั่วไปโดยไม่กล่าวถึงแหล่งข้อมูลหรือเทคนิคที่จัดตั้งขึ้น แต่ยังมีแนวคิดที่แชร์ร่วมกันอยู่บ้าง:

• การวิเคราะห์ช่องว่างมักถูกกำหนดเป็นการวิเคราะห์ ความแตกต่าง (ช่องว่าง) ระหว่างสถานะ ปัจจุบัน และสถานะ ที่ต้องการ
• การวิเคราะห์มักประกอบด้วยการทำความเข้าใจ เหตุผล ของช่องว่างและการกำหนด แผนตอบสนอง

สามารถวิเคราะห์อะไรได้บ้าง? โดยพื้นฐานแล้วคืออะไรก็ตามที่บริษัทมีส่วนได้เสีย

ภาพทางสายตาของช่องว่าง

หากคุณต้องการมองเห็นช่องว่าง ให้ดูที่แผนภูมิเกจทั่วไป:

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

พื้นที่ (เดลต้า) ระหว่างเครื่องหมายปัจจุบันและเครื่องหมายเป้าหมายคือช่องว่างที่คุณกำลังต่อสู้กับมัน

แม่แบบการวิเคราะห์ช่องว่าง

หากเราต้องทำการวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับกระบวนการหรือเทคโนโลยีบางอย่าง เราจะเริ่มต้นด้วย:

• การอธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน,
• การหาจุดการวิเคราะห์, และ
• การวัดปริมาณพวกเขา

ในระดับของยุทธศาสตร์ เราสามารถข้ามขั้นตอนเหล่านี้:

• จุดการวิเคราะห์ถูกกำหนดไว้อย่างสมบูรณ์แบบแล้ว – พวกเขาคือเป้าหมายทางธุรกิจของเรา
• มีแนวโน้มว่าจะถูกวัดปริมาณด้วยตัวชี้วัดเชิงนำและเชิงผลลัพธ์

นี่คือขั้นตอนของการวิเคราะห์ช่องว่างเมื่อใช้กับกระบวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์

มุ่งเน้นการวิเคราะห์ช่องว่างที่ไม่คาดคิด

ในสภาพแวดล้อมธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ มีช่องว่างมากมายเกินไป ให้มุ่งเน้นไปที่ช่องว่างที่ไม่คาดคิด

ตัวอย่างเช่น:

• จำนวนผู้ที่สนใจที่พูดภาษาโปรตุเกสมีมากกว่าที่คาดไว้ 7% – ไม่แปลกใจเลย เนื่องจากผลิตภัณฑ์ได้รับการแปลภาษาเป็นโปรตุเกสทั้งหมด และเรายังมีทีมงานท้องถิ่นที่นั่นด้วย
• จำนวนผู้ที่สนใจที่พูดภาษาญี่ปุ่นมีมากกว่าที่คาดไว้ 7% – สิ่งนี้ไม่คาดคิดสำหรับเราเลย ดังนั้นเราควรให้ความสำคัญที่นี่และวิเคราะห์เหตุผล

อคติจากข่าวร้าย

จากธรรมชาติของมนุษย์ เรามักจะเชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงในทางบวกกับการกระทำของเรา และการเปลี่ยนแปลงในทางลบกับความผันผวนแบบสุ่ม

ตัวอย่างเช่น:

• ยอดขายผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น 10% มากกว่าที่คาดไว้! ทำได้ดีมาก! (ใช่ แต่เราลืมไปว่าอัตราการเติบโตของตลาดทั่วไปคือ 15%).
• ดูเหมือนว่าผู้เข้าชมจะกลับมาที่เว็บไซต์ของเราน้อยลง 5%. แค่ความผันผวนตามฤดูกาล (อาจจะไม่ใช่ แต่เราต้องมีข้อมูลเพื่อยืนยันได้แน่นอน).

ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่เป็นสากลต่ออคติจากข่าวร้าย – เพียงแค่ฝึกทีมของคุณให้ค้นหาลึกพอเพื่อให้ได้เรื่องจริง

วางแผนการดำเนินการแก้ไข

การดำเนินการแก้ไขอาจมีขอบเขตการดำเนินการที่แตกต่างกัน:

• แนวคิดในการปรับปรุงบางอย่างอาจกลายเป็น เป้าหมายใหม่ ในแผนที่ยุทธศาสตร์ของคุณ,
• บางอย่างอาจมีลักษณะเชิงปฏิบัติมากกว่า – โครงการใหม่ สำหรับเป้าหมายบนแผนที่.

เมื่อวางแผนการดำเนินการแก้ไข ให้จดบันทึก ผลการวิเคราะห์ ของการวิเคราะห์ช่องว่าง เช่น เหตุผลที่อยู่เบื้องหลังผลการดำเนินงานที่ผ่านมาและแรงบันดาลใจของคุณเกี่ยวกับแนวทางใหม่ การวางแผนใด ๆ จะดำเนินการได้ดีขึ้นมากหาก:

• มี กำหนดเวลา สำหรับการดำเนินการ
• มีการวางแผน การทบทวน
• มีการกำหนดบุคคลที่ รับผิดชอบ

กรอบการทำงานที่ดีสำหรับการแก้ไขผลการวิเคราะห์ช่องว่างคือกรอบการทำงาน OKR.

การระบุช่องว่าง บทบาทของกรอบการทำงาน

ในตอนต้น เราได้ตกลงกันว่าเราจะพูดคุยเกี่ยวกับการวิเคราะห์ช่องว่างที่ใช้กับยุทธศาสตร์ที่อธิบายไว้อย่างถูกต้องและถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติแล้ว หากยุทธศาสตร์ยังไม่ได้รับการกำหนดอย่างสมบูรณ์ล่ะ?

ในกรณีนี้ การวิเคราะห์ช่องว่างพร้อมกับกรอบการทำงานอื่น ๆ เช่น SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, โมเดล Burke-Litwin, Three Horizons, Nadler-Tushman จะช่วยในการกำหนดความคิดเกี่ยวกับยุทธศาสตร์ นี่คือสิ่งที่เราพูดถึงใน บทความการวางแผนยุทธศาสตร์ (ดูขั้นตอนที่ 2)

ในระบบนิเวศของ กรอบการทำงานสำหรับการวางแผนยุทธศาสตร์ การวิเคราะห์ช่องว่างรวมบทบาทของการวิเคราะห์ยุทธศาสตร์ (การตรวจหาช่องว่าง) และการอธิบายยุทธศาสตร์ (การกำหนดเหตุผลเบื้องหลังช่องว่างและยุทธศาสตร์การตอบสนอง)

เกี่ยวกับวิธีการแบ่งย่อย เราสามารถตีความช่องว่างผ่านสถานะ “ก่อน” และ “หลัง” หรือสถานะ “คาดหวัง” และ “ผลจริง” โดยใช้เวลาเป็นปัจจัยในการแบ่งย่อย

ควรให้ช่องว่างใดเป็นลำดับความสำคัญ? การทำให้ช่องว่างเป็นมาตรฐาน

ช่องว่างของผลการดำเนินงานนั้นแตกต่างกัน… สมมติว่าเรากำลังดูตัวชี้วัด “ชั่วโมงการฝึกอบรม” และตัวชี้วัด “เหตุการณ์เกือบพลาดที่รายงาน”:

• ชั่วโมงการฝึกอบรม ค่าแท้จริง: 5 ชั่วโมง; ค่าเป้าหมาย: 8 ชั่วโมง; ช่องว่าง 3 ชั่วโมง.
• เหตุการณ์เกือบพลาดที่รายงาน ค่าแท้จริง: รายงานเหตุการณ์เกือบพลาด 2 ครั้ง ค่าเป้าหมาย: โซนสีเขียวระหว่าง 3 ถึง 6 รายงาน; โซนสีแดงหากน้อยกว่า 3 รายงานหรือมากกว่า 6 รายงาน ช่องว่างรายงานเหตุการณ์เกือบพลาด 1 ครั้ง.

เราจะเปรียบเทียบช่องว่างสองช่องนี้ได้อย่างไร? อะไรสำคัญกว่า? ความแตกต่าง 3 ชั่วโมงหรือรายงานเหตุการณ์เกือบพลาด 1 ครั้ง? เราไม่สามารถเปรียบเทียบสองสิ่งนี้ได้ในทันที เราจำเป็นต้องทำให้เป็นมาตรฐานก่อน

ระหว่างการทำให้เป็นมาตรฐาน เราสามารถใช้ฟังก์ชันผลการดำเนินงานที่แตกต่างกัน:

• สำหรับตัวชี้วัด ชั่วโมงการฝึกอบรม ฟังก์ชันผลการดำเนินงานอาจเป็นเชิงเส้น (การฝึกอบรมมากขึ้นดีกว่า)
• สำหรับ เหตุการณ์เกือบพลาด เราอาจใช้ฟังก์ชันผลการดำเนินงานแบบไซน์ – รายงานน้อยเกินไปหมายความว่าผู้คนไม่ได้ให้ความสำคัญกับการรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดอย่างจริงจัง รายงานมากเกินไปหมายความว่ามีปัญหาด้านความปลอดภัยที่เรื้อรัง

หลังจากการทำให้เป็นมาตรฐาน เราจะรู้วิธีตีความข้อมูลอย่างถูกต้อง หากคุณใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับ KPIs ของคุณ ซอฟต์แวร์จะทำการคำนวณทั้งหมดให้คุณ แสดงเพียงตัวเลขความก้าวหน้า ไฟหยุด หรือแผนภูมิที่เกี่ยวข้อง ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องทำการทำให้เป็นมาตรฐานด้วยตนเอง
 

ตัวอย่างของการวิเคราะห์ช่องว่าง

มาลองอธิบายแนวคิดของบทความนี้ด้วยตัวอย่างจริงกัน ฉันจะใช้ สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ด้านความปลอดภัย สำหรับวัตถุประสงค์นี้ คุณสามารถหาสกอร์การ์ดแม่แบบนี้ได้ในบรรดาแม่แบบอื่น ๆ เมื่อคุณลงทะเบียนด้วยแพ็กเกจฟรีกับ BSC Designer

ขั้นตอนที่ 1. การระบุช่องว่าง

มาดูที่แผนที่กัน มันรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการระบุช่องว่างด้วยสายตา เราสามารถดูที่ไฟหยุดถัดจากตัวชี้วัดหรือกราฟมาตรวัดผลการดำเนินงานเพื่อหาช่องว่าง อีกวิธีหนึ่งในการระบุช่องว่าง:

ใช้ไฟหยุดสำหรับตัวชี้วัด

ดูที่ตัวชี้วัดแต่ละตัวในแท็บ KPIs คอลัมน์ของตารางสามารถปรับแต่งได้ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ที่มีตัวเลขผลการดำเนินงานและไฟหยุดจะช่วยให้เราพบตัวชี้วัดที่มีผลการดำเนินงานต่ำ

ใช้ฟังก์ชันการวิเคราะห์

วิธีที่มีความทนทานมากขึ้นในการหาช่องว่างของผลการดำเนินงานคือการเปลี่ยนไปที่แท็บการวิเคราะห์และใช้การวิเคราะห์ “ความก้าวหน้า” หรือ “กำไร/ขาดทุนที่ใหญ่ที่สุด” เพื่อหาความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างค่าปัจจุบันและค่าเป้าหมายที่คาดหวัง

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

ใช้ฟังก์ชันการแจ้งเตือน

คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการแจ้งเตือนเพื่อกำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับ KPIs ที่อยู่ในโซนสีแดง ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับช่องว่างที่สำคัญที่สุดโดยอัตโนมัติ

สำหรับตัวอย่างนี้ มุ่งเน้นไปที่เป้าหมาย “การนำความปลอดภัยมาใช้ในการปฏิบัติจริง” เราอาจสังเกตว่าผลการดำเนินงานที่ล่าช้าอยู่ในโซนสีแดง

ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริง

จากการดูตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์สองตัวที่มีส่วนทำให้ผลการดำเนินงานตามเป้าหมายน้อยลง เราพบว่าสาเหตุของช่องว่างคือมีการรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดน้อยกว่าที่เราคาดไว้ เราพบว่าปีนี้มีรายงานเหตุการณ์เกือบพลาดน้อยลง 30% ในขณะที่จำนวนอุบัติเหตุด้านความปลอดภัยยังคงเดิม

เราจำเป็นต้องวิเคราะห์สาเหตุที่ทำให้การรายงานเกิดขึ้นไม่บ่อย ในกรณีนี้ เราสามารถพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อหาสาเหตุที่เกิดขึ้นและทำไมเหตุการณ์เกือบพลาดไม่ถูกรายงาน:

• ผู้คนรู้หรือไม่ว่าต้องทำอะไร?
• พวกเขารู้หรือไม่ว่าเหตุการณ์เกือบพลาดคืออะไร?
• พวกเขารู้หรือไม่ว่าจะรายงานอย่างไร?
• พวกเขารู้หรือไม่ว่ารายงานของพวกเขาจะถูกใช้อย่างไร (และจะไม่ถูกใช้อย่างไร)?

การวิเคราะห์แสดงให้เห็นว่าปัญหาเกิดจากการรับรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการรายงานเหตุการณ์เกือบพลาด

ขั้นตอนที่ 3. แผนการปรับปรุง

การวิเคราะห์หาสาเหตุรากฐานแสดงให้เห็นว่าทีมไม่ได้รับข้อมูลอย่างเพียงพอเกี่ยวกับ วิธี และ เวลา ที่จะรายงานเหตุการณ์ที่เกือบเกิดอุบัติเหตุ

• เรามีเป้าหมาย “การตระหนักรู้ด้านความปลอดภัย” บนแผนที่แล้ว ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างเป้าหมายใหม่ แต่เราสามารถเพิ่มโครงการใหม่ไปยังเป้าหมายนั้นได้

โครงการนี้จะรวมถึงรายละเอียดของการวิเคราะห์ของเรา การดำเนินการตอบสนอง (การฝึกอบรมการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัย) รวมถึงงบประมาณที่จำเป็น

ลงทะเบียนด้วยแผนฟรีที่ BSC Designer เพื่อเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดและ KPI 31 ทันที

ชื่อ: การฝึกอบรมการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัย

เหตุผล: เราสังเกตเห็นว่าปีนี้มีรายงานเหตุการณ์ที่เกือบเกิดอุบัติเหตุน้อยลง 30% ในขณะที่จำนวนอุบัติเหตุด้านความปลอดภัยยังคงเท่าเดิม อาจเป็นไปได้ว่าทีมของเราไม่จริงจังเกี่ยวกับการรายงานเหตุการณ์ที่เกือบเกิดอุบัติเหตุ

การดำเนินการแก้ไข: จัดการฝึกอบรมการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัยโดยอิงจากกรณีจริง

การปรับปรุงที่คาดหวัง:

— เพิ่มขึ้น 15% ในจำนวนรายงานเหตุการณ์ที่เกือบเกิดอุบัติเหตุภายใน 3 เดือนข้างหน้า;

— ลดลง 5% ในจำนวนอุบัติเหตุด้านความปลอดภัยภายในระยะเวลา 12 เดือน

งบประมาณ: $12000

กรอบเวลา: 2 เดือน

นอกจากนี้ เราสามารถเปลี่ยนไปที่แท็บ KPIs และใช้ตัวแก้ไขค่าเพื่อปรับปรุงเป้าหมายสำหรับตัวชี้วัดสำหรับช่วงเวลาการทบทวนครั้งถัดไป

เพื่อทำให้ผลกระทบของการฝึกอบรมการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัยชัดเจนขึ้น เราสามารถสร้างแดชบอร์ดและวางตัวชี้วัด “เหตุการณ์ที่เกือบเกิดอุบัติเหตุที่ถูกรายงาน” ไว้ที่นั่น

สรุป

ในบทความนี้ เราได้พูดถึงวิธีการใช้การวิเคราะห์ช่องว่างในการทบทวนการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ นี่คือแนวคิดสำคัญบางประการ:

• เตรียมแผนที่ยุทธศาสตร์ของคุณให้พร้อม – กำหนดเป้าหมายด้วยตัวชี้วัดเชิงนำและเชิงผลลัพธ์
• ค้นหาช่องว่าง – ดูที่ตัวชี้วัดที่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างค่าปัจจุบันและเป้าหมาย (เช่น ตัวชี้วัดในโซนสีแดง)
• วิเคราะห์เหตุผลของช่องว่าง, จดบันทึกเหตุผลเหล่านั้นและกลับมาทบทวนในครั้งถัดไป
• เตรียมแผนตอบสนอง
• สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด – ใช้ซอฟต์แวร์การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ เช่น BSC Designer เพื่อทำให้ขั้นตอนการวิเคราะห์ช่องว่างเป็นอัตโนมัติ

Alexis Savkín

Alexis Savkin เป็นที่ปรึกษาด้านยุทธศาสตร์อาวุโสและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบาลานซ์ สกอร์การ์ด เขามีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในสาขานี้ โดยมีพื้นฐานด้านคณิตศาสตร์ประยุกต์และเทคโนโลยีสารสนเทศ Alexis เป็นผู้เขียน “ระบบการนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติ” เขาได้ตีพิมพ์บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงานมากกว่า 100 บทความ เป็นวิทยากรประจำใน งานอีเวนต์ในอุตสาหกรรม และผลงานของเขามักถูก อ้างอิงในงานวิจัยทางวิชาการ