คู่มือทีละขั้นตอนในการสร้างสกอร์การ์ดการประเมิน

เรียนรู้วิธีการพัฒนาสกอร์การ์ดการประเมินที่มีเกณฑ์การประเมินแบบถ่วงน้ำหนักและสอดคล้องกับสกอร์การ์ดกลยุทธ์อื่น ๆ ใช้สำหรับการประเมินผลการดำเนินงานของพนักงานและทีม

สกอร์การ์ดการประเมิน (หรือการประเมินผล) เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ใช้กันอย่างกว้างขวางในด้านต่าง ๆ เช่น การจัดการผลการดำเนินงาน, การวางแผนกลยุทธ์, การประกันคุณภาพ, การจัดการความเสี่ยง, การตรวจสอบความสอดคล้อง (เช่น สำหรับ การประเมินผู้ขาย), ความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้เสีย, การจัดซื้อจัดจ้าง, และการประเมินผลของ การฝึกอบรม และ นวัตกรรม.

แม่แบบสกอร์การ์ดการประเมินใน BSC Designer ที่มา: Evaluation Scorecard.

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงความท้าทายหลักในการสร้างสกอร์การ์ดการประเมิน:

1. เตรียมสกอร์การ์ดการประเมินพร้อมด้วยหัวข้อและเกณฑ์สำหรับการประเมิน
2. เก็บข้อมูลการประเมินเชิงปริมาณ (คะแนน) และเชิงคุณภาพ (ข้อเสนอแนะ) ตลอดเวลา
3. แสดงผลการดำเนินงานตามเวลา โดยอิงตามเกณฑ์และหัวข้อการประเมิน
4. สอดคล้องสกอร์การ์ดการประเมินกับกลยุทธ์โดยรวม

เราจะใช้ “แม่แบบการประเมินผลการดำเนินงาน” ที่มีใน BSC Designer เพื่อแสดงให้เห็นว่าความท้าทายเหล่านี้สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติในทางปฏิบัติได้อย่างไร

แม่แบบการประเมิน: การเตรียมเกณฑ์การประเมินและหัวข้อการประเมิน

สกอร์การ์ดการประเมินทั่วไปจะพึ่งพาชุด เกณฑ์/ปัจจัยการประเมิน ที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละ หัวข้อการประเมิน เพื่อให้แน่ใจว่าผลการประเมินสามารถเปรียบเทียบได้ทั้งภายในและกับสกอร์การ์ดอื่น ๆ เรา ทำให้เกณฑ์การประเมินเป็นมาตรฐาน โดยอิงตามมาตรวัดและฟังก์ชันการเพิ่มประสิทธิภาพ

สร้างโครงสร้างของเกณฑ์

ใน BSC Designer เราเริ่มจากการสร้างโครงสร้างของตัวชี้วัดที่เราจะใช้ในการประเมิน

• ใช้ปุ่ม เพิ่ม เพื่อรวมเรื่องที่ต้องประเมิน (เรียกว่า “ทีม 1” ในแม่แบบ)
• เลือก “ทีม 1” และคลิก เพิ่ม เพื่อระบุเกณฑ์การประเมินภายใน (ปัจจัย 1..n)

Adding an evaluation factor to the scorecard. ที่มา: สกอร์การ์ดการประเมิน.

• หากจำเป็น ให้สร้างปัจจัยย่อยสำหรับปัจจัยนั้น ๆ
• ใช้ช่อง คำอธิบาย เพื่อกำหนดมาตรฐานการวัดและอัปโหลดนโยบายแนวทางที่เกี่ยวข้อง

เกณฑ์สามารถเป็นเชิงปริมาณ (ตัวเลข) หรือเชิงคุณภาพ (ตัวเลือกทั่วไป):

• สำหรับเกณฑ์ เชิงคุณภาพ ตั้งค่าหน่วยวัดเองผ่านแท็บ ทั่วไป > หน่วยการวัด > แก้ไขคุณสมบัติ ตัวอย่างเช่น ใช้ การให้คะแนนตามมาตราส่วน Likert
• สำหรับเกณฑ์ เชิงปริมาณ ไปที่ช่อง ค่า ในแท็บ ข้อมูล โดยตรง

กำหนดช่วงเวลาอัปเดต

ตามค่าเริ่มต้น ตัวประเมินจะถูกกำหนดค่าให้มีการอัปเดตรายเดือน เพื่อตั้งค่าช่วงเวลาอัปเดตให้เป็นไปตามที่ต้องการ:

• เลือกตัวประเมิน
• คลิกที่ ตัวแก้ไขค่า
• ใช้ตัวควบคุม ช่วงเวลาอัปเดต

ตั้งค่าช่วงเวลาอัปเดตสำหรับตัวประเมิน ที่มา: สกอร์การ์ดการประเมิน.

การทำให้ปัจจัยเป็นมาตรฐานเดียวกัน

อาจมีหน่วยวัดและมาตรวัดที่แตกต่างกันสำหรับปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ปัจจัยความพึงพอใจของลูกค้า วัดเป็นเปอร์เซ็นต์ในมาตรวัดจาก 0 ถึง 100%
• ปัจจัยเวลาในการตอบสนอง วัดเป็นชั่วโมงในมาตรวัดจาก 0 ถึง 48 ชั่วโมง

เราจำเป็นต้องทำให้ปัจจัยเหล่านี้สามารถเปรียบเทียบได้โดยการทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ซอฟต์แวร์จะทำเช่นนี้โดยอัตโนมัติด้วยการใช้ข้อมูลเกี่ยวกับมาตรวัด (ดูที่แท็บข้อมูล) และฟังก์ชันการปรับให้เหมาะสม (ดูที่แท็บผลการดำเนินงาน)

กำหนดมาตรวัดสำหรับปัจจัยการประเมิน ที่มา: สกอร์การ์ดการประเมิน.

ถ่ายทอดเกณฑ์การประเมิน

เราได้สร้างดัชนีของปัจจัยต่างๆ ที่ตอนนี้ใช้สำหรับการประเมินแล้ว เราจำเป็นต้องถ่ายทอดดัชนีเดียวกันนี้ไปยังหัวข้ออื่นๆ ของการประเมิน ในการทำเช่นนี้:

1. เลือก “ทีม 1” และคัดลอก (เครื่องมือ > คัดลอกตัวชี้วัด)
2. เลือกองค์ประกอบราก (“แม่แบบการประเมินผลการดำเนินงาน”) และวางรายการ (เครื่องมือ > วาง):

• ใช้ตัวเลือก “วาง” หากคุณต้องการสำเนาง่ายๆ ของเกณฑ์การประเมิน
• ใช้ “วาง & รักษาการซิงค์” หากคุณต้องการให้แพลตฟอร์มอัปเดตสำเนาเมื่อแม่แบบดั้งเดิมมีการแก้ไข

3. เปลี่ยนชื่อรายการที่สร้างเป็น “ทีม 2”
4. ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับหัวข้อการประเมินเพิ่มเติม

โครงสร้างหลักสำหรับสกอร์การ์ดการประเมินพร้อมแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถถ่ายทอดทั้งสกอร์การ์ดโดยใช้เป็นแม่แบบและสร้างสำเนาที่ซิงค์กันได้ ในการทำเช่นนี้ ให้เปิดสกอร์การ์ดแม่แบบ เลือก เครื่องมือ > บันทึกเป็น… และเลือกตัวเลือก บันทึกและรักษาการซิงค์

• กรณีศึกษานี้นำเสนอวิธีการใช้การซิงค์ตามแม่แบบของสกอร์การ์ดการประเมิน

การประเมินต่อเนื่อง: จับการประเมินและข้อเสนอแนะตลอดเวลา

ในขั้นตอนถัดไป เราใช้สกอร์การ์ดเพื่อจับข้อมูลการประเมิน วันต่อวัน นอกเหนือจากคะแนนที่กำหนดให้กับเกณฑ์การประเมินแล้ว การจับข้อเสนอแนะและแนวคิดในการปรับปรุงยังมีความสำคัญอีกด้วย

ประเมินคะแนนตามวันที่

ใน BSC Designer เราสามารถประเมินหัวข้อตามปัจจัยการประเมิน ตามวันที่

• เลือกช่วงเวลาอัปเดตในปฏิทินช่วงเวลา
• เลือกปัจจัยที่จะอัปเดต
• ไปที่แท็บ ข้อมูล และป้อนคะแนนการประเมินใหม่ในช่อง ค่า

อีกทางเลือกหนึ่ง คลิกที่ ตัวแก้ไขค่า และป้อนข้อมูลใหม่ในตารางข้อมูลที่นั่น ซอฟต์แวร์จะคำนวณสกอร์การ์ดการประเมินโดยอัตโนมัติ โดยใช้คะแนนการประเมินปัจจุบันสำหรับปัจจัยและน้ำหนักของปัจจัย

บันทึกข้อเสนอแนะและแนวคิดการปรับปรุง

เรายังสามารถ บันทึกข้อเสนอแนะและแนวคิดการปรับปรุง ภายในบริบทของปัจจัยการประเมิน

• ปฏิบัติตามขั้นตอนก่อนหน้าเพื่ออัปเดตคะแนนการประเมินสำหรับวันที่เฉพาะเจาะจง
• ใช้ปุ่ม ความคิดเห็น ถัดจากช่อง ค่า

Use the comment button to add feedback to the evaluation score. ที่มา: สกอร์การ์ดการประเมิน.

เป้าหมายสูงสุดของการประเมินผลการดำเนินงานคือการจัดทำแผนการพัฒนา

• เลือกหัวข้อการประเมิน (เช่น ทีม 1)
• คลิกที่ปุ่ม โครงการ
• เลือกประเภทของบันทึกที่เหมาะสม (โครงการ, ความเสี่ยง, สมมติฐาน ฯลฯ)
• เพิ่มรายละเอียดของ แผนการพัฒนา (อัปโหลดเอกสาร, กำหนดงบประมาณ, ระยะเวลา, ผู้รับผิดชอบ)

นำเข้าผ่านแม่แบบ Excel

วิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประเมินอัตโนมัติคือการแจกแบบสอบถาม ตัวอย่างเช่น เมื่อทำการ การประเมินความเสี่ยงของผู้ขาย คุณสามารถให้คำถามที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ขายโดยใช้แม่แบบ Excel

ในการสร้างแม่แบบ Excel ใน BSC Designer:

• ไปที่ เครื่องมือ > ส่งออกข้อมูล
• คลิก ถัดไป
• เลือกตัวเลือก ส่งออกในรูปแบบแม่แบบ

คุณสามารถนำเข้าแบบสอบถามกลับเข้าสู่เครื่องมือภายหลังโดยใช้ เครื่องมือ > นำเข้าข้อมูล

แดชบอร์ดผลการดำเนินงาน: เครื่องมือแสดงผลสำหรับประเมินสกอร์การ์ด

การแสดงผลแบบภาพของความก้าวหน้าของคะแนนประเมินเมื่อเวลาผ่านไปช่วยในการเข้าใจแนวโน้มและอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจ

แดชบอร์ดสำหรับสกอร์การ์ดการประเมิน ที่มา: สกอร์การ์ดการประเมิน.

เพิ่มไดอะแกรมใหม่

ใช้แดชบอร์ดใน BSC Designer เพื่อแสดงภาพการประเมินตามหัวข้อ ตามปัจจัย และสังเกตพลวัตของพวกเขาเมื่อเวลาผ่านไป

เพื่อเพิ่มไดอะแกรมใหม่:

• สลับไปที่แท็บแดชบอร์ด
• คลิกที่ปุ่มเพิ่ม
• เลือกแหล่งข้อมูล ประเภทของไดอะแกรม และกำหนดค่าการตั้งค่าของมัน

ผลการประเมินโดยรวม

แผนภาพแรกแสดงผลการดำเนินงานโดยรวมเดือนต่อเดือนตามสกอร์การ์ดการประเมิน:

• แผนภาพใช้ข้อมูลจากองค์ประกอบราก (“แม่แบบการประเมินผลการดำเนินงาน” เป็นแหล่งข้อมูล)
• ตัวเลือก “แสดงหมายเหตุประกอบ” และ “แสดงแนวโน้ม” ถูกเปิดใช้งาน
• ตัวเลือก “แสดงรายการย่อย” ถูกปิดใช้งานเนื่องจากเราสนใจในการเห็นผลการดำเนินงานโดยรวม
• มีการกำหนดชื่อเฉพาะสำหรับแผนภาพเพื่อให้จับความหมายของฟังก์ชันได้ดียิ่งขึ้น

การตั้งค่าของแผนภาพบนแดชบอร์ดการประเมิน ที่มา: สกอร์การ์ดการประเมิน.

ผลการดำเนินงานของหัวข้อการประเมิน

แผนภาพทางด้านขวาคล้ายกัน แต่ในกรณีนี้ เราได้เปิดใช้งานตัวเลือก แสดงรายการย่อย ดังนั้นแผนภาพจึงแสดงผลการดำเนินงานของหัวข้อการประเมินเฉพาะ (ทีม) ตามเดือน

สถานะปัจจุบันของการประเมิน

ด้านล่างนี้ เราได้เพิ่มแผนภาพ ชุดข้อมูล ที่แสดงผลการดำเนินงานปัจจุบันโดยหัวข้อการประเมิน (ทีม) และปัจจัยการประเมิน

แผนการพัฒนา

แผนภาพ โครงการ ด้านขวาจะแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับการประเมินที่รวบรวมในรูปแบบของ โครงการ, ความเสี่ยง, ปัจจัยสู่ความสำเร็จ, หรือผลลัพธ์ที่คาดหวัง

แผนภาพสำหรับปัจจัยเฉพาะ

แผนภาพด้านล่างแสดงผลการดำเนินงานของปัจจัยเฉพาะและหัวข้อการประเมินผล

ความสอดคล้อง: เชื่อมโยงผลลัพธ์จากการประเมินกับสกอร์การ์ดอื่น

ด้วยสกอร์การ์ดการประเมิน เราได้ประเมินสถานะปัจจุบันของหัวข้อการประเมินตามเกณฑ์/ปัจจัยที่กำหนด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจและการดำเนินกลยุทธ์โดยทั่วไป การบูรณาการผลการประเมินเข้าสู่ทั้งสกอร์การ์ดกลยุทธ์และฟังก์ชันเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น เราสามารถสร้างสกอร์การ์ดการประเมินเพื่อยืนยันว่าบุคคลที่สามทั้งหมด (หัวข้อการประเมิน) ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ (ปัจจัยการประเมิน) คะแนนรวมของสกอร์การ์ดดังกล่าวสามารถใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับตัวชี้วัด “คะแนนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของพันธมิตรรวม” บน สกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด ในการทำให้สองสกอร์การ์ดสอดคล้องกัน:

• เลือกไอเท็มต้นทางและคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด
• เปลี่ยนไปยังสกอร์การ์ดปลายทาง เลือกไอเท็มแม่และวางจากคลิปบอร์ด

ซอฟต์แวร์จะเสนอหลายตัวเลือกในการทำให้สองสกอร์การ์ดสอดคล้องกัน

เซสชัน: 'Managing Evaluation Scorecards with BSC Designer' มีให้บริการเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการเรียนรู้ต่อเนื่องของ BSC Designer ซึ่งมีทั้งในรูปแบบออนไลน์และเวิร์กช็อปนอกสถานที่ เรียนรู้เพิ่มเติม....

บทสรุป

เราได้พูดคุยเกี่ยวกับวิธีการทำให้การประเมินผลการดำเนินงานใน BSC Designer เป็นอัตโนมัติ กระบวนการนี้สามารถนำเสนอในขั้นตอนสำคัญดังนี้:

1. สร้างสกอร์การ์ดการประเมิน พร้อมหัวข้อการประเมินและปัจจัยการประเมิน
2. รวบรวม ข้อมูลเชิงปริมาณ (คะแนน) และเชิงคุณภาพ (ข้อเสนอแนะ, แผนการปรับปรุง) ตลอดเวลา
3. แสดงผล การประเมินบนแดชบอร์ด
4. ใช้ผลลัพธ์ ของการประเมินสำหรับสกอร์การ์ดอื่นๆ

ใช้แม่แบบ สกอร์การ์ดการประเมิน

BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:

1. สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
2. ใช้แม่แบบ สกอร์การ์ดการประเมิน เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม
3. ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!

Alexis Savkín

Alexis Savkin เป็นที่ปรึกษายุทธศาสตร์อาวุโสและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสถาปัตยกรรมและการดำเนินกลยุทธ์ มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในสายงานนี้ โดยมีพื้นฐานด้านคณิตศาสตร์ประยุกต์และเทคโนโลยีสารสนเทศ Alexis เป็นผู้เขียน “ระบบการดำเนินกลยุทธ์” เขาได้ตีพิมพ์บทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับกลยุทธ์และการวัดผลการดำเนินงาน โดยมักได้รับเชิญเป็นวิทยากรใน งานอุตสาหกรรม และผลงานของเขามักถูก อ้างอิงในงานวิจัยทางวิชาการ