เรียนรู้วิธีออกแบบแดชบอร์ดผลการดำเนินงานเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ แสดงภาพแนวโน้ม ระบุช่องว่างของผลการดำเนินงาน และท้ายที่สุดแก้ไขปัญหาการมีส่วนร่วมของการวางแผนยุทธศาสตร์
สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ฝ่ายบริการลูกค้า. แดชบอร์ดเป็นมุมมองระดับสูงของยุทธศาสตร์
ใน การวางแผนยุทธศาสตร์ เราต้องจัดการกับความซับซ้อนมากมาย ตั้งแต่ยุทธศาสตร์และสกอร์การ์ดเชิงหน้าที่ไปจนถึงเป้าหมายทางธุรกิจเชิงลำดับชั้น โครงการ ความเสี่ยง และตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก (KPIs) เราจำเป็นต้องใช้ส่วนประกอบทั้งหมดนี้เพื่อดำเนินการ การแบ่งย่อยตามมูลค่า อย่างมีประสิทธิภาพและจับรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด เมื่อพูดถึงการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ มุมมองระดับสูงที่จัดทำโดย แดชบอร์ดธุรกิจ มีความสำคัญเท่าเทียมกับรายละเอียดพื้นฐาน มาเริ่มต้นด้วยแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับการสร้างแดชบอร์ด แล้วจึงมุ่งเน้นไปที่แดชบอร์ดสำหรับการวางแผนยุทธศาสตร์
เริ่มต้นด้วยเป้าหมายผู้ใช้ในใจ
ก่อนออกแบบรูปแบบแดชบอร์ดเฉพาะ ให้พิจารณาผู้ใช้เป้าหมาย
การออกแบบแดชบอร์ดสำหรับทีมปฏิบัติการที่เต็มไปด้วยรายละเอียดแตกต่างจากการสร้างแดชบอร์ดระดับสูงสำหรับผู้บริหารระดับสูง
ทางลัดหนึ่งคือการใช้ข้อมูลจาก การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตรวจสอบ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน และความต้องการของพวกเขา จากนั้นมุ่งเน้นที่แดชบอร์ดในเป้าหมาย เมตริก และโครงการที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ความรับผิดชอบของพวกเขา
ตัดสินใจว่าคุณต้องการเล่าเรื่องอะไรด้วยแดชบอร์ด
แดชบอร์ดช่วยในการแสดงเรื่องราวของยุทธศาสตร์อย่างชัดเจน เมื่อคุณระบุผู้ใช้เป้าหมายแล้ว ให้พิจารณาคำถามที่พวกเขาต้องการถาม
ส่วนใหญ่แล้ว ผู้ใช้เป้าหมายจะสนใจในตัวชี้วัดที่สำคัญต่อภารกิจ:
- สถานะปัจจุบันคืออะไร?
- สถานะปัจจุบันเปรียบเทียบกับสถานะก่อนหน้าหรือเป้าหมายอย่างไร?
- ข้อมูลเมื่อรวมตามไตรมาสหรือปีมีลักษณะอย่างไร?
ตัวชี้วัดจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่ออยู่ในบริบท:
- ตัวชี้วัดมีผลการดำเนินงานอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป?
- แนวโน้มเป็นอย่างไร?
ผู้ใช้แดชบอร์ดจำเป็นต้องเชื่อถือข้อมูล:
- ตัวชี้วัดทั้งหมดทันสมัยหรือไม่?
- ข้อมูลสม่ำเสมอหรือไม่?
- แหล่งข้อมูลคืออะไร?
- ใช้วิธีการวัดแบบไหน?
แดชบอร์ดไม่ใช่แค่ภาพที่ดูดีเท่านั้น แต่มีจุดประสงค์เพื่อสร้างความเข้าใจเชิงลึกและแผนปฏิบัติการ คำถามทั่วไปที่ผู้ใช้เป้าหมายอาจถามในบริบทนี้ ได้แก่:
- ได้บรรลุอะไรไปบ้างจนถึงตอนนี้?
- แผนในอนาคตคืออะไร?
- มีโครงการใดที่เลยกำหนดหรือไม่?
- ความเสี่ยงที่เรากำลังเผชิญคืออะไร? มีการลดความเสี่ยงหรือไม่?
เล่าเรื่องราวผ่านชื่อของแผนภูมิและไดอะแกรม
เมื่อสร้างไดอะแกรมโดยใช้เครื่องมือใดๆ จะมีการกำหนดชื่อเรื่องและคำบรรยายมาตรฐาน เช่น “การมีส่วนร่วมของลูกค้า, %”
ไดอะแกรมที่ดีควรเล่าเรื่องราวได้ และชื่อเรื่องของไดอะแกรมคือที่ที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้น
พิจารณาการใช้ชื่อเรื่องที่มีรายละเอียดมากขึ้น เช่น:
- “ความสัมพันธ์ ระหว่างการมีส่วนร่วมของลูกค้าและจำนวนเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุน”
- “การเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลในการมีส่วนร่วมของลูกค้า”
- “การมีส่วนร่วมของลูกค้าตามสำนักงาน”
- “การลดลงของการมีส่วนร่วมของลูกค้าที่เรายังไม่สามารถอธิบายได้”
บางครั้งฟิลเตอร์ถูกใช้เพื่อเน้นไดอะแกรมไปที่ข้อมูลเฉพาะ ตัวอย่างเช่น โครงการสามารถถูกกรองตามวันที่ครบกำหนดเพื่อแสดงเฉพาะโครงการที่มีกำหนดการใกล้เข้ามา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ไดอะแกรมสามารถเห็นว่ามีการใช้ฟิลเตอร์ใดและหมายถึงอะไร อีกครั้ง ชื่อเรื่องที่มีรายละเอียดเช่น “โครงการที่มีกำหนดการใกล้เข้ามา” นั้นดีกว่าเพียงแค่ “โครงการของเรา”
ทำให้ดึงดูดสายตา
แม้ว่าจะเป็นเรื่องส่วนบุคคล แต่ก็มีแนวปฏิบัติทั่วไปดังนี้:
- ควบคุมระดับของรายละเอียด; เริ่มต้นด้วยแผนภูมิที่สำคัญที่สุด
- จำกัดการออกแบบให้อยู่ในหน้าจอเดียว; หลีกเลี่ยงการเลื่อนหน้าจอหากเป็นไปได้
- ใช้การเว้นระยะห่างระหว่างแผนภูมิ
- แม้ว่าเครื่องมือส่วนใหญ่จะอนุญาตให้ปรับแต่งสีได้ แต่การใช้โทนสีมาตรฐานจะดูเป็นมืออาชีพและชัดเจนกว่า
- พิจารณาอุปกรณ์เป้าหมาย; หน้าจอแล็ปท็อปมาตรฐาน หน้าจอโทรศัพท์มือถือ หรือสมาร์ททีวี ต้องการการจัดวางแผนภูมิที่แตกต่างกัน
ทำให้แดชบอร์ดเป็นที่เห็นได้
หาวิธีที่เหมาะสมในการแสดงแดชบอร์ดให้กับพนักงานของคุณ:
- แดชบอร์ดที่มีข้อมูลทั่วไปสามารถแสดงบนหน้าจอขนาดใหญ่ในสำนักงานได้
- แดชบอร์ดที่มีตัวเลขสำคัญสามารถแสดงบนอินทราเน็ตของบริษัทได้
ใน BSC Designer แดชบอร์ดสามารถเผยแพร่เป็นโค้ดฝังได้
แดชบอร์ดในแผนยุทธศาสตร์นั้นแตกต่างกัน
มีเครื่องมือมากมายสำหรับการแสดงผลข้อมูล เช่น Microsoft Power BI, Tableau, Qlik และ Google Data Studio แม้ว่านี่จะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแสดงผลข้อมูล แต่เครื่องมือเฉพาะสำหรับการวางแผนเชิงกลยุทธ์มักจะทำงานได้ดีกว่าเพราะมีความสามารถในการแสดงผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนเชิงกลยุทธ์
การผสานรวมอย่างไร้รอยต่อในกระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์
สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ทั่วไปประกอบด้วยสามองค์ประกอบหลัก:
- เป้าหมาย
- ตัวชี้วัดหรือเมตริก
- โครงการหรือแผนปฏิบัติการ
แดชบอร์ดเป็นเวอร์ชันที่เรียบง่ายและรวมเอาสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ที่ซับซ้อนเข้าด้วยกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้แดชบอร์ดของคุณสามารถเจาะลึกลงไปในข้อมูลสนับสนุนได้โดยการคลิกที่แผนภาพ ในแง่นี้ แดชบอร์ดที่สร้างในซอฟต์แวร์วางแผนยุทธศาสตร์มีข้อได้เปรียบเนื่องจากได้รับการผสานรวมอย่างไร้รอยต่อกับกระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์
ติดตามผลการดำเนินงานเชิงนำและเชิงผลลัพธ์
ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ มี ตัวชี้วัดเชิงนำและเชิงผลลัพธ์ ตัวชี้วัดเชิงนำเกี่ยวข้องกับปัจจัยความสำเร็จและกิจกรรม ในขณะที่ตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์
เมื่อสื่อสารผลการดำเนินงานผ่านแดชบอร์ด ให้มั่นใจว่ามีความชัดเจนเกี่ยวกับประเภทของผลการดำเนินงานที่กำลังแสดงผล:
- เชิงนำ
- เชิงผลลัพธ์
- หรือทั้งเชิงนำและเชิงผลลัพธ์ในแผนภูมิเดียวกันเพื่อเปรียบเทียบความพยายามกับผลลัพธ์
โครงการบนแดชบอร์ด
คล้ายกับงานใน การจัดการโครงการ, โครงการในวางแผนยุทธศาสตร์ อธิบายส่วนของการดำเนินการของยุทธศาสตร์ ใช้แผนภูมิแกนต์ในการมองเห็นโครงการและความสัมพันธ์ระหว่างกัน
- รายการ โครงการ ที่แท้จริง, สถานะของพวกเขา, และความก้าวหน้าที่สอดคล้องกับ KPIs
- รายการ ความเสี่ยง ที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายและการประเมินความเสี่ยงของพวกเขา
แดชบอร์ด vs. แผนที่ยุทธศาสตร์
แผนที่ยุทธศาสตร์เป็นแผนภาพที่ใช้เฉพาะในการวางแผนยุทธศาสตร์ แตกต่างจากแดชบอร์ดที่มุ่งเน้นข้อมูลทั่วไป พื้นที่การใช้งานของแผนที่ยุทธศาสตร์คือเป้าหมายและความสัมพันธ์ของเหตุและผลระหว่างเป้าหมายเหล่านั้น
แผนที่ยุทธศาสตร์เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อพูดคุยและแบ่งปันแนวคิดหลักของยุทธศาสตร์ เราได้เปรียบเทียบแดชบอร์ดและแผนที่ยุทธศาสตร์ใน บทความก่อนหน้าของเรา
ตัวอย่างของแดชบอร์ด
นี่คือตัวอย่างของแดชบอร์ดที่คุณสามารถพบได้ในแม่แบบที่มีอยู่ใน BSC Designer.
แดชบอร์ดฝ่ายบริการลูกค้า
แดชบอร์ดฝ่ายบริการลูกค้าได้รับการออกแบบเพื่อแสดงโครงการปรับปรุงในปัจจุบันและผลกระทบต่ออัตราการแก้ไขปัญหาในการติดต่อครั้งแรก ซึ่งเป็นตัวชี้วัดหลัก
- แผนภูมิเวลา แสดงการเปลี่ยนแปลงของตัวชี้วัด เป้าหมาย และค่าสูงสุดตลอดช่วงเวลาการรายงาน
- ตัวชี้วัดหลัก แผนภูมิที่แสดงสถานะปัจจุบันของตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุด 2 รายการ (ดู “อัตราการแก้ไขปัญหาในการติดต่อครั้งแรก”)
- ตัวชี้วัด KPI แสดงผลการดำเนินงานปัจจุบันของสกอร์การ์ดโดยรวม (ดู “บาลานซ์ สกอร์การ์ดฝ่ายบริการลูกค้า”) รวมถึงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลง
- โครงการ แผนภาพที่แสดงรายการโครงการที่ดำเนินการอยู่ทั้งหมด สถานะ และงบประมาณ
- ความเสี่ยง แผนภาพที่แสดงความเสี่ยงที่ยังคงมีอยู่และสถานะ
- แผนภูมิแกนต์ที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างโครงการที่วางแผนไว้
- แผนภูมิเกจ (ดู “อัตราการใช้เวลาทำงานของเจ้าหน้าที่”) ที่ระบุสถานะปัจจุบันของตัวชี้วัดบนสเกลการวัดที่กำหนด”
สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ฝ่ายบริการลูกค้า. ตัวอย่างแดชบอร์ดความปลอดภัยทางไซเบอร์
สกอร์การ์ดความปลอดภัยทางไซเบอร์มีแดชบอร์ด 2 รายการ รายการแรกคือ แดชบอร์ดดัชนีความเสี่ยง ซึ่ง:
- แสดงการประเมินค่า ดัชนีความเสี่ยงแบบถ่วงน้ำหนัก ตามช่วงเวลา
- ให้รายละเอียดเกี่ยวกับ ความเสี่ยงที่จัดหมวดหมู่ตามระดับความรุนแรง: ต่ำ ปานกลาง สำคัญ และวิกฤต
- ระบุ น้ำหนัก ของแต่ละปัจจัยในดัชนีแบบถ่วงน้ำหนัก
สกอร์การ์ดความปลอดภัยทางไซเบอร์. แดชบอร์ดรายการที่ 2 มุ่งเน้นที่ ดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของข้อมูล:
- แดชบอร์ดมีแผนภูมิ ภาพรวม KPI ที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามช่วงเวลา
- ประกอบด้วยแผนภาพ เกจ หลายรายการที่แสดงผลการดำเนินงานขององค์ประกอบต่าง ๆ ของดัชนี
สกอร์การ์ดความปลอดภัยทางไซเบอร์. แดชบอร์ดสกอร์การ์ดคุณภาพ
แดชบอร์ดมีคุณสมบัติดังนี้:
- สาม ตัวชี้วัดหลัก
- จำนวนข้อร้องเรียนต่อช่วงเวลาด้วย เส้นแนวโน้ม
- แผนภูมิแกนต์ แสดงความสัมพันธ์ระหว่างโครงการ
- แผนภูมิแสดงรายการ โครงการ และ ความเสี่ยง.
สกอร์การ์ดคุณภาพ.
เรียนรู้วิธีทำให้แดชบอร์ดเป็นอัตโนมัติใน BSC Designer
คู่มือผู้ใช้ของซอฟต์แวร์ประกอบด้วย video_tutorial ที่อธิบายกลไกสำคัญของ การใช้แดชบอร์ดใน BSC Designer.
ต่อไปนี้คือสรุปโดยย่อ:
- มี แดชบอร์ดส่วนกลาง ที่สรุปและแสดงภาพข้อมูลจากสกอร์การ์ดทั้งหมดที่เป็นของผู้ใช้
- มี แดชบอร์ดเฉพาะ ที่กำหนดไว้สำหรับสกอร์การ์ดยุทธศาสตร์หรือสกอร์การ์ดเชิงหน้าที่รายการใดรายการหนึ่ง
- ภายในสกอร์การ์ดเดียว คุณสามารถมีแดชบอร์ดได้ หลาย รายการ
- แดชบอร์ดสามารถถูกกำหนดให้เป็น รองรับมือถือ โดยให้ความสำคัญกับผู้ใช้สมาร์ตโฟนเป็นลำดับแรก
- คุณสามารถ บันทึกเค้าโครง ของแผนภูมิเป็นแม่แบบ และนำกลับมาใช้ซ้ำสำหรับแดชบอร์ดอื่นได้
ภายในแดชบอร์ด:
- ปรับแต่ง ชื่อเรื่อง และชื่อเรื่องย่อย
- เจาะลึก ไปยังข้อมูลสนับสนุนได้โดยการคลิกที่แดชบอร์ด
- ป้อนข้อมูล ลงในแผนภูมิโดยตรงพร้อมรายการตัวชี้วัด
การอภิปรายและการนำเสนอ:
- ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่า การเข้าถึง แดชบอร์ดเฉพาะสำหรับผู้ใช้ของบัญชีของตนได้
- ผู้ใช้สามารถให้ ลิงก์โดยตรง ไปยังแดชบอร์ดเพื่อให้ผู้อื่นเปิดได้
- คุณสามารถ ฝัง แดชบอร์ดเพื่อแสดงบนเครือข่ายภายในของคุณได้
- ส่งออก แดชบอร์ดเป็นรูปภาพเพื่อใช้ในการนำเสนอ
ทดลองใช้แดชบอร์ดเชิงกลยุทธ์ด้วย KPI ที่มีอยู่ของคุณ
แชร์แผนยุทธศาสตร์หรือสกอร์การ์ด Excel ของคุณกับทีมของเรา เราจะหารือว่า BSC Designer สามารถช่วยทีมยุทธศาสตร์และผู้จัดการแผนกในการแทนที่การติดตาม KPI และไฟล์แดชบอร์ดที่แยกส่วนด้วยสกอร์การ์ดและการรายงานที่เชื่อมโยงกันได้อย่างไร
หารือเกี่ยวกับการทดลองใช้แดชบอร์ด
เริ่มต้นด้วยสกอร์การ์ด 1 รายการหรือพื้นที่การรายงาน 1 ส่วนเพื่อทดสอบแนวทางก่อนการขยายใช้งานในวงกว้าง
Alexis Savkin เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ โดยมี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาช่วยให้องค์กรต่าง ๆ แปลงยุทธศาสตร์ให้เป็นวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ KPI และโครงการ Alexis เป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็น วิทยากรประจำ