การจัดการความสอดคล้อง: คู่มือการดำเนินการและแม่แบบ KPI

การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแค่มุ่งเน้นการให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับกฎระเบียบใหม่และติดตามจำนวนเหตุการณ์ที่ไม่ปฏิบัติตาม ในคู่มือการดำเนินงานนี้ เรามุ่งเน้นมุมมองแบบองค์รวมของการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญและเสนอการวัดผลเฉพาะของความพยายามและผลลัพธ์ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบผ่าน 7 ขั้นตอน

การกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เริ่มต้นด้วยการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ:

• คณะกรรมการบริษัท เป็นตัวแทนผลประโยชน์ขององค์กร
• สำนักงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แผนกเฉพาะทางที่รับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กรตามกฎหมาย ข้อบังคับ นโยบายภายใน ฯลฯ
• ระบบธุรกิจภายใน ระบบไอทีและระบบธุรกิจอื่น ๆ ที่สนับสนุนความพยายามในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• พนักงาน ที่สามารถส่งผลกระทบหรือได้รับผลกระทบจากนโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• บุคคลที่สาม พันธมิตรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่คล้ายกัน
• ผู้ตรวจสอบภายนอก ผู้เชี่ยวชาญในกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง
• หน่วยงานกำกับดูแล หน่วยงานที่กำหนดกฎระเบียบ

ใน BSC Designer ไปที่ การตั้งค่า > ยุทธศาสตร์ > ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อเพิ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในรายการ ต่อมา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านั้นสามารถปรับให้สอดคล้องกับเป้าหมายและตัวชี้วัดเฉพาะผ่านช่อง ผู้รับผิดชอบ

แม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและ KPIs

ผู้ใช้ BSC Designer สามารถเข้าถึงแม่แบบสกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนดพร้อม KPIs ที่กล่าวถึงในบทความนี้:

ขั้นตอนของคู่มือการนำไปใช้เกี่ยวกับแม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด. ที่มา: แม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

• แม่แบบนี้สามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎระเบียบเฉพาะได้
• สกอร์การ์ดที่สร้างขึ้นสำหรับกฎระเบียบต่าง ๆ สามารถรวมเข้าด้วยกันภายหลังเป็นสกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนดแบบครอบคลุม ซึ่งมีดัชนีการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยรวม

1. ปรับยุทธศาสตร์เชิงรุก

หน่วยงานกำกับดูแลเริ่มกำหนดกฎระเบียบใหม่เพื่อตอบสนองต่อปัจจัยหลากหลาย เช่น ปัจจัยทางสังคม เทคโนโลยี การเมือง เป็นต้น องค์กรสามารถเตรียมยุทธศาสตร์เชิงรุกสำหรับกฎระเบียบที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยการทำการวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกในลักษณะเดียวกับที่หน่วยงานกำกับดูแลดำเนินการ

ใช้แม่แบบ การวิเคราะห์ PESTEL ที่มีอยู่ใน BSC Designer เพื่อ:

• กำหนดแรงขับเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้น และ
• กำหนดตัวชี้วัดสัญญาณเตือนล่วงหน้า

เพื่อทำให้การเตรียมความพร้อมเชิงรุกนี้เป็นเชิงปริมาณ เราสามารถใช้ตัวชี้วัดดังนี้:

จำนวนแรงขับเคลื่อนที่ระบุได้จากการวิเคราะห์ PESTEL เป็นประจำ

ในแม่แบบ เมตริกนี้ถูกกำหนดให้มีการอัปเดตรายปี:

PESTEL analysis indicator is configured for annual updates. ที่มา: แม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

ตัวอย่างเช่น เทคโนโลยีเกิดใหม่ โดยเฉพาะ ความก้าวหน้าในเอไอ ถูกระบุว่าเป็นหนึ่งในแรงขับเคลื่อนในการวิเคราะห์ PESTEL

2. ระบุข้อกำหนดใหม่ที่เกี่ยวข้องให้เร็ว

บทบาทของฝ่ายกำกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดคือการระบุข้อกำหนดใหม่ที่เกี่ยวข้องให้เร็ว และเริ่มการเตรียมความพร้อมภายในองค์กร โดยทั่วไป หน่วยงานกำกับดูแลจะให้เวลาเพียงพอสำหรับการวิเคราะห์และการเตรียมการ โดยเริ่มจากการเผยแพร่ร่างข้อกำหนดก่อน และจะมีช่วงเปลี่ยนผ่านเมื่อข้อกำหนดถูกประกาศใช้อย่างเป็นทางการ

เพื่อทำให้ประสิทธิภาพของฝ่ายกำกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นเชิงปริมาณ เราใช้:

ความครอบคลุมของข้อกำหนด, %. ติดตามสัดส่วนของข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องที่ฝ่ายกำกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดตรวจพบได้ตั้งแต่ระยะเริ่มต้น

ในแม่แบบ ตัวชี้วัดความครอบคลุมของข้อกำหนดมีน้ำหนักในดัชนีสูงกว่า เมื่อเทียบกับตัวชี้วัดอื่น ๆ

ระยะเวลาทบทวนข้อกำหนด. เวลาเฉลี่ยที่ใช้ตั้งแต่การเผยแพร่ข้อกำหนดครั้งแรกจนถึงการพัฒนาแผนการเตรียมความพร้อม

ระยะเวลาพัฒนานโยบาย. เวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการพัฒนานโยบายแนวทางภายในและสื่อการเรียนรู้ที่เกี่ยวข้อง

'ตัวชี้วัดระยะเวลาพัฒนานโยบาย' พร้อมฟังก์ชันการปรับให้เหมาะสมที่ตั้งค่าเป็น 'การลดให้น้อยที่สุด'. ที่มา: Compliance Template.

การประมาณการสำหรับตัวชี้วัดด้านเวลาอาจใช้เป็นเกณฑ์เพื่อพิจารณาว่างานที่เกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะควรดำเนินการภายในองค์กร หรือว่าจ้างภายนอกให้กับบริษัทที่ปรึกษาบุคคลที่สาม

ตัวอย่างเช่น หน่วยงานกำกับดูแลหลายแห่งออกและปรับปรุงนโยบายที่เกี่ยวข้องกับ เอไอ โดยใช้ตัวชี้วัดที่กล่าวถึง เราสามารถมั่นใจได้ว่านโยบายเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบอย่างเหมาะสมภายใต้บริบทขององค์กรเฉพาะ และถูกแปลงเป็นขั้นตอนแนวทางปฏิบัติ

3. ฝึกอบรมพนักงานให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่

เมื่อมีการกำหนดนโยบายที่เกี่ยวข้องแล้ว องค์กรจำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ ในการติดตามกระบวนการ เราใช้ตัวชี้วัดพื้นฐาน:

การฝึกอบรมเกี่ยวกับกฎระเบียบที่เสร็จสมบูรณ์ อาจรวมถึงการสร้างความตระหนักรู้พื้นฐานเกี่ยวกับกฎระเบียบใหม่หรือการจำลองสถานการณ์การปฏิบัติตามและไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างละเอียด

สำหรับกฎระเบียบที่มีความซับซ้อนมากขึ้น ควรพิจารณาใช้ สกอร์การ์ดการฝึกอบรม เพื่อช่วยติดตามกระบวนการนี้

4. ตรวจสอบความสอดคล้องตามข้อกำหนดของบุคคลที่สาม

กฎระเบียบส่วนใหญ่กำหนดให้ต้องพิจารณาตลอดห่วงโซ่คุณค่าและตรวจสอบความสอดคล้องตามข้อกำหนดของบุคคลที่สาม องค์กรอาจไม่สนใจลงลึกในรายละเอียด แต่สามารถมุ่งเน้นไปที่การติดตามคะแนนความสอดคล้องตามข้อกำหนดโดยรวมของคู่ค้าและร้อยละของคู่ค้าที่ได้รับการประเมินความสอดคล้องตามข้อกำหนด

% ของคู่ค้าที่ได้รับการประเมินความสอดคล้องตามข้อกำหนด

คะแนนความสอดคล้องตามข้อกำหนดโดยรวมของคู่ค้า (ดูตัวอย่างเช่น สกอร์การ์ดการจัดการความเสี่ยงของผู้ขาย).

การระบุและบรรเทาความเสี่ยงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จระยะยาวของการปฏิบัติตามข้อกำหนด ในกรณีนี้ ได้ระบุความเสี่ยงว่า “การเปลี่ยนแปลงของกฎระเบียบ” พร้อมแผนการบรรเทา:

• “บรรเทาผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบต่อบุคคลที่สามที่ได้ผ่านการตรวจสอบความสอดคล้องตามข้อกำหนดแล้ว ผ่านการทบทวนและการปรับปรุงคะแนนความสอดคล้องตามข้อกำหนดเป็นประจำ”

ความเสี่ยงที่ระบุสำหรับหนึ่งในขั้นตอนในแม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ที่มา: แม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

5. จำลองเหตุการณ์การไม่ปฏิบัติตามกฎ

เพื่อยืนยันความสำเร็จของการฝึกอบรมการปฏิบัติตามกฎ องค์กรสามารถจำลองเหตุการณ์การไม่ปฏิบัติตามกฎและประเมินปฏิกิริยาที่เหมาะสมของพนักงานที่รับผิดชอบได้ ผลลัพธ์ของการตรวจสอบดังกล่าวสามารถวัดปริมาณได้ดังนี้:

ประสิทธิภาพของการฝึกอบรมด้านกฎระเบียบ ซึ่งได้รับการยืนยันโดยการจำลองการไม่ปฏิบัติตามกฎ

การวัดผลกระทบจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ผลกระทบจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถตรวจสอบได้โดยใช้:

ตัวชี้วัดความเสียหายต่อชื่อเสียง – สามารถวัดได้จากระยะเวลาของการรายงานข่าวเชิงลบ

การสูญเสียกำไรโดยตรง

ค่าปรับและบทลงโทษทางกฎหมาย

การเปลี่ยนแปลงของตัวชี้วัดเหล่านี้เมื่อเวลาผ่านไปจะบ่งบอกถึงประสิทธิภาพของความพยายามในการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ได้ดำเนินการ ในขณะที่ตัวชี้วัดเหล่านี้เป็นตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ตามธรรมชาติ สำนักงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบสามารถใช้ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดเหล่านี้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมบางอย่างและ พิสูจน์งบประมาณการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

6. ตรวจสอบระบบโดยผู้ตรวจสอบภายนอก

ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับข้อกำกับดูแลที่มีความสำคัญสูง ซึ่งการไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่ผลกระทบทางเศรษฐกิจและชื่อเสียงอย่างมีนัยสำคัญ คณะกรรมการบริษัทจะว่าจ้างผู้ตรวจสอบอิสระ

ตัวชี้วัดที่ควรให้ความสำคัญในบริบทของผู้ตรวจสอบภายนอก:

ความครอบคลุมของการตรวจสอบ, %. เราสนใจการตรวจสอบอย่างครอบคลุมในทุกหน้าที่ที่เกี่ยวข้องขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามที่เป็นไปได้สูงสุดได้รับการตรวจพบตั้งแต่ระยะเริ่มต้น

จำนวนข้อค้นพบจากการตรวจสอบ. นอกเหนือจากการใช้งานโดยตรงแล้ว ตัวชี้วัดนี้ยังสามารถใช้เพื่อยืนยันประสิทธิผลของหน่วยงานกำกับการปฏิบัติตาม ในการวิเคราะห์และนำข้อกำหนดของข้อกำกับดูแลไปใช้

สำหรับการดำเนินการที่เกิดซ้ำ เช่น การตรวจสอบภายนอก ขอแนะนำให้ ติดตามตัวชี้วัดตามช่วงเวลา ผู้ใช้ BSC Designer สามารถกำหนดช่วงเวลาการอัปเดตสำหรับตัวชี้วัดเพื่อ ทำให้มั่นใจถึงความสอดคล้องของข้อมูล

ประเด็นเพิ่มเติมอีกประการเกี่ยวกับตัวชี้วัดประเภทนี้คือ ความยากในการกำหนดค่าเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น จำนวนข้อค้นพบจากการตรวจสอบที่น้อยอาจถูกมองว่าเป็นความใส่ใจจากผู้ตรวจสอบที่ไม่เพียงพอ ขณะที่ระดับข้อค้นพบที่สูงอาจบ่งชี้ว่าหน่วยงานกำกับการปฏิบัติตามไม่ได้ดำเนินการตรวจสอบภายในอย่างมีประสิทธิผล เพื่อสะท้อนแนวคิดนี้ จึงได้ปรับฟังก์ชันผลการดำเนินงานของตัวชี้วัด

A non-linear performance scale with a green zone positioned in the middle of the measurement range. ที่มา: แม่แบบการปฏิบัติตามข้อกำกับดูแล.

นอกจากนี้ ข้อค้นพบทั้งหมดสามารถ จัดหมวดหมู่ตามผลกระทบ โดยให้น้ำหนักสูงสุดกับข้อค้นพบที่มีความสำคัญมากที่สุด ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการใช้ตัวชี้วัดในทางที่ผิดด้วยการมุ่งเน้นไปที่ข้อค้นพบจำนวนมากที่มีมูลค่าต่ำ ตัวอย่างของการจัดหมวดหมู่ดังกล่าวคือ ดัชนีความเสี่ยงแบบถ่วงน้ำหนัก ในสกอร์การ์ดความปลอดภัยทางไซเบอร์

ตัวบ่งชี้บางประการของประสิทธิผลในการนำข้อค้นพบของผู้ตรวจสอบไปดำเนินการ สามารถวัดเชิงปริมาณได้โดย:

อัตราการปิดข้อค้นพบจากการตรวจสอบ. แม้ว่าเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับตัวชี้วัดนี้คือ 100% แต่อาจมีข้อจำกัดด้านเวลาและทรัพยากรที่ทำให้ไม่สามารถดำเนินการตามคำแนะนำทั้งหมดของผู้ตรวจสอบได้ในทันที

ระยะเวลาการตอบสนองต่อข้อค้นพบจากการตรวจสอบ. เป็นอีกมุมมองหนึ่งในการแก้ไขช่องโหว่ด้านการไม่ปฏิบัติตามที่ตรวจพบโดยการตรวจสอบ โดยเราพิจารณาเวลาที่ต้องใช้ในการปิดประเด็นตั้งแต่ตรวจพบ

ผู้ใช้ BSC Designer สามารถอัปเดตตัวชี้วัดด้วยข้อมูลล่าสุดและใส่หมายเหตุเกี่ยวกับการอัปเดตครั้งล่าสุดได้ ตัวอย่างเช่น สามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมเพื่ออธิบายว่าเหตุใด ณ ระยะหนึ่งจึงอาจไม่สามารถปิดข้อค้นพบจากการตรวจสอบบางรายการได้

ทั้งอัตราการปิดและระยะเวลาการตอบสนองเป็นตัวชี้วัดเชิงนำสำหรับการปรับปรุงระบบการปฏิบัติตาม โดยมุ่งเน้นให้กระบวนการทั้งหมดมีความคล่องตัวมากขึ้นและซับซ้อนน้อยลงสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่งเป็นผู้ใช้ปลายทาง

จัดการเหตุการณ์การไม่ปฏิบัติตาม

การเตรียมการอย่างเหมาะสมโดยสำนักงานปฏิบัติตามข้อกำหนดภายในและการตรวจสอบภายนอกไม่สามารถรับรองให้องค์กรปลอดภัยจากการละเมิดข้อกำหนดที่อาจเกิดขึ้นได้

ตัวชี้วัดเพื่อการติดตามในบริบทนี้:

เวลาตอบสนองเหตุการณ์. เพื่อให้มั่นใจว่าการละเมิดข้อกำหนดจะได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วเพื่อลดผลกระทบต่อองค์กร

การเกิดเหตุการณ์ซ้ำ. การป้องกันการเกิดเหตุการณ์ซ้ำในประเภทเดียวกันเป็นตัวบ่งชี้ว่าองค์กรมีการเรียนรู้จากความผิดพลาดได้ดีเพียงใด

หน่วยวัดสำหรับตัวชี้วัดเวลาตอบสนองอาจเป็นชั่วโมงหรือวัน ขึ้นอยู่กับลักษณะของเหตุการณ์

ตามหลักการที่ว่าการเกิดเหตุการณ์ซ้ำเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพของสำนักงานปฏิบัติตามข้อกำหนด ตัวชี้วัด “การเกิดเหตุการณ์ซ้ำ” ได้ถูกจัดให้สอดคล้องกับเป้าหมาย ‘ฝึกอบรมพนักงานให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่’ โดยมีข้อมูลเป็นตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์

7. จัดแนวสกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ตัวชี้วัดที่กล่าวถึงจะมีความเฉพาะเจาะจงสำหรับข้อกำหนดแต่ละฉบับ สำหรับข้อกำหนดแต่ละฉบับ จะมีสกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนดของตนเอง โดยมีตัวชี้วัดที่ปรับให้เหมาะกับข้อกำหนดนั้น ๆ ตัวอย่างเช่น มีสกอร์การ์ดสำหรับ การกู้คืนจากภัยพิบัติ, ความต่อเนื่องทางธุรกิจ และ การตรวจสอบความถูกต้องของผู้ขาย.

จัดแนวสกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับข้อกำหนดต่าง ๆ. ที่มา: การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของยุทธศาสตร์.

เพื่อให้เห็นภาพระดับสูงของความพยายามด้าน GRC (Governance, Risk, and Compliance) เราสามารถจัดแนวสกอร์การ์ด GRC สำหรับข้อกำหนดเฉพาะให้รวมเป็นสกอร์การ์ด GRC โดยรวมได้

เพื่อเชื่อมโยงการควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดกับการกำกับดูแลซัพพลายเออร์ โปรดทบทวนว่า การประเมินความเสี่ยงของซัพพลายเออร์ สนับสนุนหลักฐานการตรวจสอบ การให้คะแนนความเสี่ยง และการดำเนินการแก้ไขอย่างไร

ย้ายสกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณให้ก้าวข้าม Excel

แชร์แผนการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือสกอร์การ์ด Excel ที่มีอยู่ของคุณกับทีมของเรา เราจะหารือว่า BSC Designer สามารถช่วยทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจัดทำการติดตาม KPI ที่เชื่อมโยงกัน และถ่ายทอดสกอร์การ์ดเฉพาะข้อกำหนดไปสู่มุมมองการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยรวมได้อย่างไร

หารือเกี่ยวกับโครงการนำร่องด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทดสอบแนวทางนี้กับข้อกำหนดหนึ่งรายการหรือหนึ่งแผนก ก่อนพิจารณาขยายการใช้งานในวงกว้าง

ใช้แม่แบบ สกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด

BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:

1. สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
2. ใช้แม่แบบ สกอร์การ์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม
3. ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!

Alexis Savkín

Alexis Savkin เป็นสถาปนิกด้านยุทธศาสตร์และผู้ก่อตั้ง BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ โดยมี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก เขาช่วยให้องค์กรต่าง ๆ แปลงยุทธศาสตร์ให้เป็นวัตถุประสงค์ที่วัดผลได้ KPI และโครงการ Alexis เป็นผู้สร้าง Strategy Execution Canvas เป็นผู้เขียนบทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการวัดผลการดำเนินงาน และเป็น วิทยากรประจำ