วิธีคำนวณ KPIs และสร้างสกอร์การ์ด: คู่มือฉบับสมบูรณ์

บทนำสู่การคำนวณสกอร์การ์ดและ KPIs:

เส้นฐานและเป้าหมายของ KPI

คำที่ถูกต้องคืออะไร: KPI, ตัวชี้วัด หรือ เมตริก?

จากมุมมองทางธุรกิจ มันไม่มีเหตุผลที่จะเรียกบางสิ่งว่า “KPI” จนกว่าจะมีการกำหนด บริบททางธุรกิจ

ทางเลือกที่ปลอดภัยกว่าสำหรับคำว่า KPI คือ “ตัวชี้วัด” หรือ “เมตริก”

อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ ฉันจะใช้คำว่า “KPI” บ่อยครั้ง

เหตุผลนั้นง่ายมาก:

  • คำว่า KPI นั้น เป็นที่นิยม มากกว่าและไม่ต้องการคำอธิบายมาก

หากคุณวางแผนที่จะพัฒนาระบบวัดผลการดำเนินงานในองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือการบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับคำศัพท์และความหมายของพวกมัน ฉันขอแนะนำ บทความนี้ ซึ่งได้มีการอภิปรายคำศัพท์ในรายละเอียดเพิ่มเติม

จากตัวชี้วัดสู่สกอร์การ์ด

ในโดเมนธุรกิจ ตัวชี้วัด คือ ค่าตัวเลข ที่เชื่อมโยงกับกระบวนการบางประเภทหรือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

เป้าหมายหลักคือการแสดงตัวเลขที่สามารถทำให้เราเข้าใจภาพรวมเกี่ยวกับผลการดำเนินงานปัจจุบันของกระบวนการหรือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

สกอร์การ์ด คือชุดของตัวชี้วัดที่จัดกลุ่มตามกฎบางประการ:

  1. ประการแรก ตัวชี้วัดจะถูก ทำให้เป็นมาตรฐาน (ตามคุณสมบัติ เช่น สเกลการวัดและสูตรผลการดำเนินงาน)
  2. ตัวชี้วัดที่ทำให้เป็นมาตรฐานจะแสดงในโครงสร้างแบบลำดับชั้นซึ่งมีส่วนสนับสนุนต่อผลการดำเนินงานของตัวบรรจุ
  3. ระดับของการมีส่วนร่วมขึ้นอยู่กับ น้ำหนัก ของตัวชี้วัด (ความสำคัญที่เกี่ยวข้องของตัวชี้วัด)
  4. แบบเรียกซ้ำ เราจะย้ายจากตัวชี้วัดไปยังระดับที่สูงขึ้นของลำดับชั้น โดยที่คอนเทนเนอร์จะมีส่วนร่วมต่อคอนเทนเนอร์ของตนไปเรื่อย ๆ จนกระทั่งในที่สุดเราไปถึงรากของลำดับชั้น
  5. เราสามารถหยุดที่ระดับใดก็ได้ของลำดับชั้นและดูข้อมูลผลการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น ผลการดำเนินงานของคอนเทนเนอร์/เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง
  6. สุดท้าย เมื่อเราไปถึงรากของลำดับชั้น เราสามารถคำนวณผลการดำเนินงานรวมของสกอร์การ์ด หรือ ดัชนีสกอร์การ์ด

ซอฟต์แวร์สกอร์การ์ด เช่น BSC Designer จะทำการคำนวณทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ในภาพหน้าจอ คุณจะพบสกอร์การ์ดแบบลำดับชั้นที่คำนวณโดยใช้ค่าและสเกลของตัวชี้วัดหลายประเภท

ด้านล่างนี้ เราจะอภิปรายสูตรทางคณิตศาสตร์ที่ใช้ในการคำนวณ

สกอร์การ์ดแบบลำดับชั้นใน BSC Designer
สกอร์การ์ดพร้อมตัวอย่างบางส่วนของการคำนวณผลการดำเนินงานของตัวชี้วัด แหล่งที่มา: ดู ตัวอย่างการคำนวณ ออนไลน์ใน BSC Designer ตัวอย่างการคำนวณ.

มาทบทวนแนวคิดเหล่านี้ตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงการคำนวณดัชนีผลการดำเนินงานรวม

ตัวชี้วัดเชิงปริมาณและหน่วยวัด

เริ่มต้นด้วยตัวอย่างง่ายๆ ของค่าตัวชี้วัด:

ตัวชี้วัด “$530”

มาทำการแบ่งย่อยเป็นส่วน ๆ:

  • “530” เป็นค่าตัวเลข, และ
  • “$” เป็นหน่วยการวัด

ตัวชี้วัด “20 ชั่วโมง/สัปดาห์”

มาทำการแบ่งมันเป็นส่วนๆ:

  • 20 ชั่วโมง/สัปดาห์ – “20” เป็นค่าตัวเลข, และ
  • “ชั่วโมง/สัปดาห์” เป็นหน่วยวัด

ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ – วิธีทำให้เป็นเชิงปริมาณ

ก่อนหน้านี้ เราได้ตกลงกันว่าตัวชี้วัดคือ “ตัวเลข”

แล้วถ้าตัวชี้วัดไม่มีค่าเชิงตัวเลขล่ะ? ในกรณีนี้ เรากำลังพูดถึงตัวชี้วัด เชิงคุณภาพ

ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพมักถูกใช้ในการสำรวจ แทนที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมการสำรวจสับสนด้วยคำถามอย่าง “ในสเกลตั้งแต่ 1 ถึง 10 คุณให้คะแนน … อย่างไร?” บริษัทต่าง ๆ มักเลือกให้ตัวเลือกที่เป็นธรรมชาติมากกว่า เช่น “แย่, เฉลี่ย, ดี, ยอดเยี่ยม”

ก่อนที่เราจะสามารถนำคำตอบเชิงคุณภาพเหล่านี้ไปใช้ต่อได้ เราจำเป็นต้อง ทำให้เป็นเชิงปริมาณ เสียก่อน ตัวอย่างเช่น เราสามารถตกลงกันได้ว่า:

  • “bad”=0
  • “average”=3
  • “good”=6
  • “excellent”=10
หน่วยวัดเชิงคุณภาพใน BSC Designer
หน่วยวัดเชิงคุณภาพ (ตัวเลือกตามธรรมชาติ) แหล่งที่มา: ดู ตัวอย่างการคำนวณ ออนไลน์ใน BSC Designer ตัวอย่างการคำนวณ.

เราได้กล่าวถึงการสำรวจในฐานะแหล่งข้อมูลสำหรับสกอร์การ์ด และผมเชื่อว่าคุณจะนำไปใช้เช่นกัน หากคุณกำลังมองหาแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำให้การสำรวจมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผมขอแนะนำให้คุณอ่าน บทความนี้

Using Qualitative and Quantitative Measurement Units on Scorecards

การทำให้เป็นมาตรฐาน: ความจำเป็นในการทำให้ตัวชี้วัดเป็นมาตรฐาน

ตัวชี้วัดแต่ละตัวมีหน่วยวัดของตัวเอง ในส่วนก่อนหน้านี้ เรามี “ชั่วโมง/สัปดาห์” และ “$”

เราจะ เปรียบเทียบ ได้อย่างไร เช่น:

  • “ประสิทธิภาพการฝึกอบรม” วัดเป็น “X ชั่วโมง/สัปดาห์”

กับ

  • “งบประมาณการฝึกอบรม” วัดเป็น “$”?

เราไม่สามารถ!

อย่างน้อย เราไม่สามารถเปรียบเทียบโดยตรงได้

เพื่อทำให้ตัวชี้วัดสามารถเปรียบเทียบกันได้ เราจำเป็นต้องวางมันลงบนมาตราส่วนเดียวกัน (“ปกติ”): เราจำเป็นต้อง ทำให้เป็นมาตรฐาน พวกมัน

ในการทำให้ตัวชี้วัดเป็นมาตรฐาน เราจำเป็นต้องคิดค้น ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ ที่จะนำตัวชี้วัดต่างๆ มาวางบน มาตราส่วนเดียวกัน ฉันกำลังพูดถึงฟังก์ชัน ผลการดำเนินงาน สำหรับตัวชี้วัด

การทำให้เป็นมาตรฐาน: การปรับตัวชี้วัดให้อยู่ในสเกล

ค่าจริง ๆ แล้ว “$530” หมายถึงอะไร?

เป็นค่า สูง หรือค่า ต่ำ?

เราไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้จนกว่าเราจะมี มาตรวัด

มาสร้างมาตรวัดนี้กัน เราจะใส่ค่าลงในสเกล [min … max]:

  • Min – หมายถึงค่าต่ำสุดที่เป็นไปได้ของตัวชี้วัด
  • Max – หมายถึงค่าสูงสุดที่เป็นไปได้ของตัวชี้วัด

ตัวอย่างเช่น:

  • ถ้า min=$0 และ max=$600, เราก็สามารถพูดได้ว่าตัวชี้วัดที่มีค่า $530 จริง ๆ แล้วบอกเราว่าเรากำลังทำได้ดี!
Part 1. How to Normalize KPIs with Spreadsheets Software and with BSC Designer

การทำให้เป็นมาตรฐาน: คำนวณผลการดำเนินงาน

ผลการดำเนินงานของตัวชี้วัดสามารถคำนวณได้โดยใช้ฟังก์ชันเชิงเส้น:

  • ผลการดำเนินงาน (ค่า), % = ((ค่า – ค่าต่ำสุด) / (ค่าสูงสุด – ค่าต่ำสุด)) * 100%

ในตัวอย่างของเรา ผลการดำเนินงานจะเป็น (530 – 0) / (600-0) = 88%

การเติบโตเชิงเส้นของค่า

การแสดงภาพแทนของฟังก์ชันการหาค่าที่เหมาะสมที่สุด แหล่งที่มา: ดู ตัวอย่างการคำนวณ ออนไลน์ใน BSC Designer ตัวอย่างการคำนวณ.

การทำให้เป็นมาตรฐาน: ความหลากหลายของฟังก์ชันผลการดำเนินงาน

สูตรที่แนะนำไว้ข้างต้นเป็นฟังก์ชัน การทำให้มากที่สุด แบบเชิงเส้น

เมื่อ “ค่า” เพิ่มขึ้นแบบเชิงเส้น ผลการดำเนินงานก็จะเพิ่มขึ้นแบบเชิงเส้นด้วยเช่นกัน

ตัวอย่าง: “อัตราการแก้ไขปัญหาได้ในการติดต่อครั้งแรก” เพื่อเพิ่มผลการดำเนินงาน เราจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาให้ได้มากขึ้น (ค่าของตัวชี้วัดสูงขึ้น) ในระหว่างการโทรครั้งแรก

กรณีตรงกันข้าม – การทำให้น้อยที่สุด แบบเชิงเส้น:

เมื่อ “ค่า” เพิ่มขึ้นแบบเชิงเส้น ผลการดำเนินงานจะลดลงแบบเชิงเส้น

ตัวอย่าง: “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล” เพื่อเพิ่มผลการดำเนินงาน เราจำเป็นต้องตอบให้เร็วขึ้น (ค่าของตัวชี้วัด “เวลาตอบกลับ” ต่ำลง)

ในกรณีนี้ ฟังก์ชันผลการดำเนินงานแบบเชิงเส้นจะมีลักษณะดังนี้:

  • ผลการดำเนินงาน (ค่า), % = ((ค่าสูงสุด – ค่า) / (ค่าสูงสุด – ค่าต่ำสุด)) * 100%

ฟังก์ชันผลการดำเนินงานใน BSC Designer

ฟังก์ชันผลการดำเนินงานที่มีให้ใช้ใน BSC Designer แหล่งที่มา: ดู ตัวอย่างการคำนวณ ออนไลน์ใน BSC Designer ตัวอย่างการคำนวณ.

Part 3. KPI Calculation in Spreadsheets: Maximization vs. Minimization

อาจมีฟังก์ชันผลการดำเนินงานอื่น ๆ ได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ผลการดำเนินงานอาจเติบโตช้ามากในช่วงเริ่มต้น แต่จากนั้นจึงเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ฟังก์ชันผลการดำเนินงานในกรณีนี้อาจเป็นประมาณนี้:

  • ผลการดำเนินงาน (ค่า), % = Power(ค่า,10) / Power(ค่าสูงสุด, 10)

การจัดการสูตรเหล่านี้อาจฟังดูซับซ้อนเล็กน้อยหากคุณใช้ MS Excel หรือซอฟต์แวร์ที่คล้ายกัน แต่ซอฟต์แวร์สกอร์การ์ดแบบมืออาชีพอย่าง BSC Designer จะทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติให้คุณ

การเลือกเครื่องมือขั้นสุดท้ายขึ้นอยู่กับความท้าทายของคุณ ในบทความ สเปรดชีต vs. ซอฟต์แวร์สกอร์การ์ดเฉพาะทาง เราได้วิเคราะห์ข้อดีและข้อเสียของแนวทางที่ได้รับความนิยมมากที่สุด

ฟังก์ชันผลการดำเนินงานแบบกำหนดเองใน BSC Designer
ฟังก์ชันผลการดำเนินงานแบบกำหนดเองใน BSC Designer

ความคืบหน้า vs. ผลการดำเนินงาน

ในโลกธุรกิจ คำว่า “ความคืบหน้า” และ “ผลการดำเนินงาน” มักถูกใช้สลับกัน คุณอาจได้ยินบทสนทนาแบบนี้:

  • John: เราจำเป็นต้องวัด ผลการดำเนินงาน ของพนักงานของเราหรือไม่?
  • Mary: เราจะทำสิ่งนี้อย่างไร?
  • John: งั้นเรามาติดตาม ความคืบหน้า ของพวกเขาจากงานปัจจุบันกัน

พจนานุกรม Merriam-Webster ให้คำนิยามดังนี้ (ผมยกมาเฉพาะบริบทธุรกิจ):

  • Progress: กระบวนการของการปรับปรุงหรือพัฒนาบางสิ่งบางอย่างในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
  • Performance: a: การปฏิบัติการกระทำ; b: สิ่งที่ทำสำเร็จ

BusinessDictionary.com มีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าในบริบทธุรกิจ:

  • Performance: การทำงานที่กำหนดให้สำเร็จ โดยวัดเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งเป็นที่ทราบกันในด้านความถูกต้อง

แล้วความแตกต่างคืออะไร?

เมื่อเราพูดถึงการบรรลุส่วนแบ่งตลาดระดับหนึ่ง เราควรพูดถึง ความคืบหน้า ของบริษัท หรือ ผลการดำเนินงาน ของบริษัท?

  • ในด้านหนึ่ง หากส่วนแบ่งตลาดเพิ่มขึ้นในช่วงระยะเวลา 1 ไตรมาส ตามคำนิยามแล้ว นั่นคือ ความคืบหน้า;
  • แต่อีกด้านหนึ่ง ส่วนแบ่งตลาดของบริษัทเมื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลในอดีตก็เป็นตัวชี้วัด ผลการดำเนินงาน ของบริษัทด้วย!

ผลการดำเนินงาน สามารถมีอยู่ได้โดยไม่มี ความคืบหน้า:

  • ทีมขายของบริษัทอาจมี ผลการดำเนินงานสูง โดยปิดดีลได้ 20 ดีลต่อสัปดาห์ แต่เมื่อเทียบกับปีที่แล้ว พวกเขาไม่ได้มีความคืบหน้าแต่อย่างใด

ความคืบหน้า สามารถมีอยู่ได้โดยไม่มี ผลการดำเนินงาน:

  • ลองพิจารณาขั้นตอนการเตรียมการของโครงการใด ๆ ตามซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ จะมี ความคืบหน้า อยู่บ้าง แต่ผลการดำเนินงานยังคงเป็นศูนย์ เนื่องจากยังไม่มีผลลัพธ์ที่จับต้องได้ถูกสร้างขึ้น

แม้ว่าในหลายกรณี ค่าของ ผลการดำเนินงาน และ ความคืบหน้า จะเหมือนกัน แต่ก็สมเหตุสมผลที่จะติดตามทั้งสองอย่าง

การคำนวณข้ามช่วงเวลาการรายงาน

การคำนวณที่กล่าวถึงในบทความนี้โดยปกติจะใช้ค่า KPI สำหรับช่วงเวลาการรายงานที่เลือก เมื่อมีการอัปเดต KPI รายเดือน ผู้จัดการอาจต้องการค่าที่สรุปผลการดำเนินงานตั้งแต่ต้นปีจนถึงช่วงเวลาปัจจุบันด้วย

การคำนวณที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความหมายทางธุรกิจของ KPI ค่ารายเดือนอาจนำมารวมกัน คำนวณค่าเฉลี่ย ประเมินโดยใช้ค่าล่าสุด หรือสรุปรวมโดยใช้ค่าต่ำสุดหรือค่าสูงสุด ดูคู่มือโดยละเอียดเกี่ยวกับ การคำนวณค่า KPI แบบ YTD

คำนวณความคืบหน้า

บางครั้ง จำเป็นต้องมุ่งความสนใจไปที่ ส่วนที่เฉพาะเจาะจงมากของช่วงผลการดำเนินงาน ซึ่งมีความสำคัญต่อภารกิจทางธุรกิจในปัจจุบัน

ตัวอย่างเช่น ศูนย์สนับสนุนของบริษัทใช้ตัวชี้วัด “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล

สเกลการวัดปัจจุบันอยู่ในช่วง 0 ถึง 72 ชั่วโมง ปัจจุบัน บริษัทตอบคำถามส่วนใหญ่ภายใน 48 ชั่วโมง ตามตัวเลขเหล่านี้ ผลการดำเนินงานของบริษัทอยู่ในระดับที่ดี

มาดำเนินต่อด้วยกรณีตัวอย่าง ลองจินตนาการว่าผู้จัดการของบริษัทตัดสินใจติดตามข้อค้นพบจาก การศึกษาล่าสุด:

“คำถามจากผู้สนใจซื้อทางออนไลน์ที่ได้รับคำตอบภายใน 1 ชั่วโมง มีโอกาสมากกว่า 7 เท่าในการก่อให้เกิดลูกค้าเป้าหมายที่มีคุณภาพ”

ผู้จัดการตัดสินใจลดเวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล

สำหรับ ขอบเขตเวลาการวางแผน ของพวกเขา มีจุดเริ่มต้น (เส้นฐาน) คือ 48 ชั่วโมง และมีจุดหมายปลายทาง (เป้าหมาย) คือ 1 ชั่วโมง

ปัญหาคือ บนสเกลการวัดปัจจุบันจาก 0 ถึง 72 งานหนักของพวกเขาในการลดเวลาตอบกลับจาก 48 ชั่วโมงลงเหลือ 1 ชั่วโมงจะมองเห็นได้ไม่ชัดเจน:

เพื่อจุดประสงค์นี้ สามารถนำฟังก์ชัน ความคืบหน้า มาใช้ ซึ่งจะคล้ายกับ ผลการดำเนินงาน มาก

“ความคืบหน้า” จะใช้ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์เดียวกัน กับที่ใช้สำหรับฟังก์ชันผลการดำเนินงาน แต่จะใช้กับ สเกลที่แตกต่างกัน

เปรียบเทียบ:

  • ผลการดำเนินงาน (ค่า), % = ((Max – Value) / (Max – Min)) * 100%
  • ความคืบหน้า (ค่า), % = ((Value – Baseline) / (Target – Baseline)) * 100%

ทั้งสองฟังก์ชันบ่งชี้ว่า ผลการดำเนินงานจะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาในการตอบกลับลดลง

จะเกิดอะไรขึ้นกับผลการดำเนินงานและความคืบหน้าเมื่อบริษัทมีเวลาในการตอบกลับเท่ากับ 38 ชั่วโมง? มาคำนวณกัน:

  • ผลการดำเนินงาน (38 ชั่วโมง), % = ((72 – 38) / (72 – 0)) * 100% = 47%
  • ความคืบหน้า (38 ชั่วโมง), % = ((38 – 48) / (1 – 48)) * 100% = 21%

อย่างที่คุณเห็น เราต้องใช้ทั้งสองอย่าง:

ฟังก์ชันผลการดำเนินงานและความคืบหน้า เนื่องจากทั้งสองอย่างเล่าเรื่องที่แตกต่างกันเกี่ยวกับกระบวนการประเมินผล

ผลการดำเนินงาน

“ขั้นต่ำ” และ “สูงสุด” ถูกใช้ในการคำนวณผลการดำเนินงานของ KPI

ผลการดำเนินงานตอบคำถาม:

“ความสำเร็จ โดยรวม ตาม KPI คืออะไร?”

ความคืบหน้า

“เส้นฐาน” และ “เป้าหมาย” ถูกใช้ในการคำนวณความคืบหน้า

ความคืบหน้าตอบคำถามว่า:

ในระดับใด ที่เป้าหมายบรรลุแล้ว?”

เส้นฐานและเป้าหมายของ KPI

มาคำนวณผลการดำเนินงานและความคืบหน้าสำหรับค่า= 1 ชั่วโมง (เป้าหมายที่ระบุไว้บรรลุแล้ว)

ความคืบหน้า จะเป็น 100% (เราจำเป็นต้องกำหนดจุดนี้ด้วยตนเองเพื่อหลีกเลี่ยงการหารด้วยศูนย์) และ ผลการดำเนินงาน จะเป็น 98%

ในแง่ของ “ผลการดำเนินงาน” ยังมีพื้นที่สำหรับการปรับปรุงเพิ่มเติมอีก 2% แต่ในแง่ของ “ความคืบหน้า” (ที่ สะท้อนความรู้สึกทางธุรกิจ) เป้าหมายบรรลุแล้ว

คำนวณสกอร์การ์ด: น้ำหนักของตัวชี้วัด

ก่อนหน้านี้เราได้กล่าวถึงความจำเป็นในการระบุ ความสำคัญสัมพัทธ์ ของ KPI (น้ำหนักของ KPI)

น้ำหนักของตัวชี้วัด แสดงความสำคัญสัมพันธ์เมื่อเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดอื่น ๆ ในสาขาเดียวกันของสกอร์การ์ดแบบลำดับชั้น

ตัวอย่างเช่น ศูนย์สนับสนุนลูกค้ามี KPI 2 รายการ:

  • “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล” หน่วยชั่วโมง
  • “อัตราการแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก” หน่วย %

บริษัทอาจทำให้ “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล” เท่ากับ 10 นาทีได้ แต่สิ่งนี้จะไม่ทำให้ลูกค้ามีความสุข เนื่องจาก “อัตราการแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก” จะต่ำมาก

เวลาในการตอบกลับที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือคุณภาพของคำตอบที่สูง

เพื่อสะท้อนแนวคิดนี้ เราจำเป็นต้องกำหนดน้ำหนักให้กับตัวชี้วัด:

  • “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล” หน่วยชั่วโมง; น้ำหนัก = 4
  • “อัตราการแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก” หน่วย %; น้ำหนัก = 6

ขณะนี้เราทราบแล้วว่า “อัตราการแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก” มีความสำคัญมากกว่า “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล” เพื่อให้ง่ายต่อการคำนวณในอนาคต เราจะกำหนดน้ำหนักบนสเกลตั้งแต่ 1 ถึง 10 หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ BSC Designer คุณสามารถใช้สเกลใดก็ได้ — ซอฟต์แวร์จะปรับการคำนวณโดยอัตโนมัติ


การตั้งค่าน้ำหนักสำหรับตัวชี้วัด “อัตราการแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่การติดต่อครั้งแรก” ใน BSC Designer
Stop-lights and KPI weight
“เวลาในการตอบกลับ” อยู่ในโซนสีเหลือง แต่ “คุณภาพการตอบกลับ” อยู่ในโซนสีเขียว (มีน้ำหนักสูงกว่า); ผลการดำเนินงานของเป้าหมายอยู่ในโซนสีเขียว
Absolute weight diagram
แผนภาพน้ำหนักสมบูรณ์สำหรับตัวชี้วัด 2 รายการ
น้ำหนักสมบูรณ์พิจารณาน้ำหนักของรายการและน้ำหนักของรายการหลักทั้งหมดของรายการนั้น แหล่งที่มา: ดู ตัวอย่างการคำนวณ ออนไลน์ใน BSC Designer ตัวอย่างการคำนวณ.

Part 2. Using Excel and Indicators Weight to Calculate Performance

คำนวณผลการดำเนินงานรวม

เราทราบผลการดำเนินงานของตัวชี้วัดแต่ละตัวในสกอร์การ์ด นอกจากนี้เรายังทราบถึงความสำคัญเชิงเปรียบเทียบ (น้ำหนัก) ของตัวชี้วัดแต่ละตัวเมื่อเทียบกับความสำคัญของตัวชี้วัดอื่นในกลุ่มเดียวกัน

ผลการดำเนินงานของกลุ่มสามารถคำนวณได้โดยพิจารณาจากค่าผลการดำเนินงานของตัวชี้วัดแต่ละตัวภายในและน้ำหนักของพวกมัน

ในทำนองเดียวกัน ผลการดำเนินงานรวมของสกอร์การ์ดสามารถคำนวณได้ โดยจะรวมผลการดำเนินงานของทุกกลุ่มโดยพิจารณาน้ำหนักเชิงเปรียบเทียบของพวกมัน

ความหมายทางธุรกิจของ “ดัชนีรวม”

ด้านล่างนี้ คุณจะพบสูตรที่จะช่วยในการทำการคำนวณทั้งหมดนี้

ก่อนจะพูดถึงคณิตศาสตร์ ฉันอยากจะพูดถึง ความหมายทางธุรกิจ ของการคำนวณค่านี้

จริงๆ แล้ว ยังมีข้อโต้แย้งอยู่:

  • บางคนกล่าวว่าพวกเขา จำเป็นต้องมี “ตัวเลข” ที่ควรจะสะท้อนผลการดำเนินงานปัจจุบันของบริษัท
  • อีกข้อโต้แย้งหนึ่งคือดัชนีรวมนี้จะ ซับซ้อนเกินไป ที่จะให้ข้อมูลที่มีความหมายใดๆ ได้

อาจจะยากที่จะหาความหมายทางธุรกิจของดัชนีสกอร์การ์ดรวม แต่แน่นอนว่ามันมีเหตุผลในการคำนวณผลการดำเนินงานของตัวบรรจุเฉพาะ

ตามตัวอย่างข้างต้น ระดับผลการดำเนินงานของตัวบรรจุ “สนับสนุนลูกค้า” มีตัวชี้วัดแบบถ่วงน้ำหนักสองตัว: “เวลาเฉลี่ยในการตอบอีเมล” และ “อัตราการแก้ปัญหาการติดต่อครั้งแรก” ที่จะแสดงให้เห็นจริงว่าการสนับสนุนลูกค้าทำงานได้ดีในการปรับสมดุลคุณภาพการตอบกลับและเวลาในการตอบกลับหรือไม่

วิธีการคำนวณผลการดำเนินงานของสกอร์การ์ด

ตอนนี้ ให้ฉันแสดงคณิตศาสตร์ที่อยู่เบื้องหลังการคำนวณผลการดำเนินงานรวม

ที่นี่เรามีโครงสร้างของสกอร์การ์ดที่ C1..4 เป็นภาชนะตัวบ่งชี้ Metric-i,j เป็นตัวชี้วัดของเราพร้อมด้วยน้ำหนักและค่าผลการดำเนินงานของพวกมัน:

Metric structure

ลองแปลงสิ่งนี้เป็นสัญกรณ์ที่แตกต่างกัน:

Metric structure another notation

เราใช้น้ำหนักของเราในสเกล 1..10 ดังนั้นก่อนที่จะไปต่อ เราจำเป็นต้องคำนวณน้ำหนักที่ปรับให้เป็นมาตรฐาน:

Normalized weight of indicator

ค่าผลการดำเนินงานรวมสำหรับหมวดหมู่ที่เลือกจะถูกคำนวณเป็น:

Total performance formula

โดยที่ Ni คือจำนวนตัวชี้วัดในระดับ i; NWi,j คือน้ำหนักที่ปรับให้เป็นมาตรฐานของ j-ตัวชี้วัดในระดับ i; NSi,j คือผลการดำเนินงานของ j-ตัวชี้วัดในระดับ i

ในการคำนวณผลการดำเนินงานรวมภายในทุกหมวดหมู่ จำเป็นต้องสรุปค่าผลการดำเนินงานสำหรับทุกระดับ:

Total performance formula

โดยที่ M คือจำนวนหมวดหมู่ สูตรสุดท้ายสำหรับดัชนีผลการดำเนินงานรวมของสกอร์การ์ดจะเป็น:

Total performance formula of the scorecard

การคำนวณเหล่านี้จะง่ายขึ้นถ้าคุณไม่มีภาชนะย่อยในสกอร์การ์ดของคุณ ถ้าคุณมีภาชนะย่อย น้ำหนักของภาชนะย่อยเหล่านี้ควรถูกนำมาพิจารณาในลักษณะที่คล้ายคลึงกัน ซอฟต์แวร์สกอร์การ์ดมืออาชีพอย่าง BSC Designer จะทำให้การคำนวณเหล่านี้เป็นอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นที่ด้านธุรกิจได้

การคำนวณสำหรับตัวชี้วัดเชิงนำและตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์

ก่อนหน้านี้ เราได้อภิปรายความแตกต่างระหว่างตัวชี้วัดเชิงนำและตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ไว้แล้ว ในที่นี้ ข้าพเจ้าต้องการมุ่งเน้นไปที่หัวข้อการคำนวณ

เพื่ออธิบายว่าผลการดำเนินงานถูกคำนวณและถ่ายทอดในกรณีนี้อย่างไร ข้าพเจ้าจำเป็นต้องใช้อีกตัวอย่างหนึ่ง สมมติว่าเรามีเป้าหมาย “ปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้า” ที่เชื่อมโยงกับเป้าหมาย “สร้าง video_tutorial” และ “ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สนับสนุน”

The Flow of Leading and Lagging Performance Between Connected Goals

แหล่งที่มา: ดู Leading vs. Lagging Metrics ออนไลน์ใน BSC Designer Leading vs. Lagging Metrics.

เป้าหมาย “สร้าง video_tutorial” ถูกวัดโดย:

  • ตัวชี้วัดเชิงนำ “ความครอบคลุมของบทแนะนำ, %” ซึ่งจะแสดงร้อยละของหัวข้อที่ครอบคลุมโดย video_tutorial
  • ตัวชี้วัดอื่นคือ “เวลาที่รับชมเฉลี่ย” – เป็นตัวชี้วัดพื้นฐานในการประเมินอัตราการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ที่รับชมบทแนะนำวิดีโอ

เป้าหมาย “ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สนับสนุน” วัดผลโดย:

  • ตัวชี้วัดเชิงนำ “เวลาในการฝึกอบรม” ที่แสดงเวลาที่ลงทุน และตัวชี้วัดเชิงนำอื่น “อัตราการเข้าร่วม” ที่แสดงความครอบคลุมของการฝึกอบรม
  • ตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ในกรณีนี้สามารถเป็น “คะแนนการทดสอบการประเมิน” – ช่วยให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการฝึกอบรม

เราสามารถใส่ค่าบางอย่างแบบสุ่มและคำนวณผลการดำเนินงานนำหน้าและล่าช้าสำหรับเป้าหมายได้

  • ผลการดำเนินงานนำหน้า จะถูกคำนวณโดยใช้เฉพาะตัวชี้วัดเชิงนำ
  • ผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์ จะถูกคำนวณโดยใช้ตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายที่เลือก
จากมุมมองทางธุรกิจ:

  • ผลการดำเนินงานนำหน้าบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับความพยายามของเรา (หากผู้ฝึกอบรมลงทุนเวลาในการฝึกอบรมเพียงพอและมีเจ้าหน้าที่สนับสนุนเข้าร่วมเพียงพอ) ในขณะที่
  • ผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์ช่วยยืนยันความสำเร็จของเราในบริบทของเป้าหมายนี้ (เจ้าหน้าที่สนับสนุนปรับปรุงในการทดสอบการประเมินของพวกเขาหรือไม่?).
เป้าหมาย “สร้างบทแนะนำแบบวิดีโอ” และ “ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สนับสนุน” เชื่อมโยงกับเป้าหมาย “ปรับปรุงการบริการลูกค้า” และจะ ถ่ายทอดผลการดำเนินงานขึ้นไป ยังเป้าหมาย “ปรับปรุงการบริการลูกค้า”

เป้าหมายเหล่านี้ถ่ายทอดผลการดำเนินงานเชิงนำ ผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์ หรือทั้งสองอย่าง? เป้าหมายเหล่านี้ถ่ายทอดโดยตรงเฉพาะผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์เท่านั้น! กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผลลัพธ์ของ “สร้างบทแนะนำแบบวิดีโอ” และ “ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สนับสนุน” จะกลายเป็นข้อมูลนำเข้าสำหรับเป้าหมาย “ปรับปรุงการบริการลูกค้า”

แล้วผลการดำเนินงานเชิงนำของพวกเขาเกิดอะไรขึ้น? มันไม่ได้สูญหายไปใช่หรือไม่? ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มันช่วยให้เราตรวจสอบความพยายามของเรา และหากสมมติฐานของเป้าหมายทางธุรกิจ (เรากำลังพูดถึง แนวทางเชิงวิทยาศาสตร์) ถูกต้อง ผลการดำเนินงานเชิงนำจะถูกแปลงเป็นผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์

Performance of Leading and Lagging Indicators

ตัวอย่างเช่น สำหรับเป้าหมาย “สร้างบทแนะนำแบบวิดีโอ” สมมติฐานของเราคือ โดยการอธิบายฟีเจอร์ของผลิตภัณฑ์ 80% ในบทแนะนำแบบวิดีโอ (วัดด้วยตัวชี้วัดเชิงนำ “ความครอบคลุมของบทแนะนำ”) เราจะบรรลุอัตราการมีส่วนร่วมในระดับหนึ่ง (วัดเป็น “เวลาในการรับชมเฉลี่ย”)

หากสมมติฐานของเราถูกต้อง เราจะเห็นการยืนยันของสมมติฐานนี้บนแผนภาพแดชบอร์ดที่แสดงตัวชี้วัดทั้งสองแบบเป็นภาพ

เพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับผลการดำเนินงานเชิงนำ จึงกล่าวได้อย่างถูกต้องว่า ผลการดำเนินงานเชิงนำจะถูกประมวลผลเป็นผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์ ในกรณีที่สมมติฐานที่อยู่เบื้องหลังเป้าหมายได้รับการพิสูจน์ว่าเป็นจริง

กลับมาที่ตัวอย่างของเรา ผลการดำเนินงานเชิงนำของเป้าหมาย “ปรับปรุงการบริการลูกค้า” ขณะนี้ได้รับอิทธิพลจากผลการดำเนินงานของ 2 เป้าหมาย ได้แก่ “สร้างบทแนะนำแบบวิดีโอ” และ “ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่สนับสนุน” เพื่อวัดผลการดำเนินงานเชิงผลลัพธ์ เราจำเป็นต้องกำหนดตัวชี้วัดบางรายการ เช่น “อัตราการรักษาลูกค้าไว้, %”

การคำนวณความเสี่ยง

ความเสี่ยงเป็นกรณีพิเศษของตัวชี้วัด จากมุมมองของการคำนวณ โดยทั่วไปความเสี่ยงจะนำเสนอในรูปของการคูณระหว่างโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงและผลกระทบจากความเสี่ยง เมตริกเพิ่มเติม เช่น ความเปราะบางของความเสี่ยง ก็สามารถเป็นส่วนหนึ่งของตัวชี้วัดความเสี่ยงได้เช่นกัน

แดชบอร์ดพร้อมแผนภาพความเสี่ยง
เพื่อทำให้ความเสี่ยงที่มีสเกลผลกระทบต่างกันสามารถเปรียบเทียบกันได้ แทนที่จะใช้ค่าผลกระทบแบบสัมบูรณ์ เราสามารถใช้ผลกระทบที่ทำให้เป็นมาตรฐานได้

ผลลัพธ์ของการคำนวณคือ เราจะได้ค่าความเสี่ยงที่ทำให้เป็นมาตรฐานหรือคะแนนความเสี่ยง ในทางปฏิบัติ มักพบการใช้เมตริกโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงและผลกระทบจากความเสี่ยงเพื่อทำให้เห็นภาพความเสี่ยงบนแผนภาพความเสี่ยงมากกว่า เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการคำนวณความเสี่ยงและการประยุกต์ใช้เชิงธุรกิจในทางปฏิบัติได้ในบทความ การจัดการความเสี่ยง

ตัวอย่างการคำนวณสกอร์การ์ดใน MS Excel

นี่คือ ตัวอย่างสกอร์การ์ดธุรกิจใน Excel การคำนวณในนั้นทำงานตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้

ปัญหาทั่วไปของสกอร์การ์ดใน Excel คือเมื่อโครงการของคุณได้รับการอัปเดต จะยากต่อการบำรุงรักษาสเปรดชีต

โปรดดู บทความในหัวข้อนี้ หากคุณสนใจรายละเอียด

ย้ายสกอร์การ์ด KPI ของคุณให้ก้าวข้าม Excel

แชร์สกอร์การ์ด Excel หรือแผนยุทธศาสตร์ที่มีอยู่ของคุณกับทีมของเรา เราจะพูดคุยกันว่า BSC Designer สามารถช่วยทีมยุทธศาสตร์และผู้จัดการแผนกในการเปลี่ยนจากการติดตาม KPI ด้วยสเปรดชีตไปสู่ระบบสกอร์การ์ดที่เชื่อมต่อกัน พร้อมการคำนวณและการรายงานแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

หารือโครงการนำร่องการติดตาม KPI

เริ่มต้นด้วยโครงการนำร่องแบบจำกัดเพื่อทดสอบโครงสร้างสกอร์การ์ด ตรรกะการคำนวณ และกระบวนการรายงาน ก่อนพิจารณาการขยายผลในวงกว้าง

คุณมีประสบการณ์กับสกอร์การ์ดอย่างไรบ้าง? คุณคิดว่ามันมีประโยชน์เพียงเป็นแบบฝึกหัดเชิงวิชาการเท่านั้นหรือไม่? สกอร์การ์ดช่วยแก้ไขงานใดได้บ้างในธุรกิจของคุณ?

ใช้แม่แบบ ตัวอย่างการคำนวณ

BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:

  1. สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
  2. ใช้แม่แบบ Scorecard Template ตัวอย่างการคำนวณ เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม
  3. ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม

เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!

Cite this article as: Alexis Savkín, "วิธีคำนวณ KPIs และสร้างสกอร์การ์ด: คู่มือฉบับสมบูรณ์," in BSC Designer - ซอฟต์แวร์การดำเนินกลยุทธ์, เมษายน 17, 2025, https://bscdesigner.com/th/calculate-metrics.htm.

Leave a Comment