การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM) ช่วยให้ฟังก์ชันที่สำคัญขององค์กรยังคงดำเนินการได้ เพื่อให้ผลกระทบจากการหยุดชะงักต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียน้อยที่สุด มาสำรวจขั้นตอนปฏิบัติในการดำเนินการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจภายในบริบทของการวางแผนเชิงกลยุทธ์
การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ. แนวทางการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจตามมาตรฐาน ISO 22301 ประกอบด้วย:
- ระบุ องค์ประกอบธุรกิจที่สำคัญ
- วิเคราะห์ภัยคุกคามและความเสี่ยง
- สร้าง แผนป้องกันและตอบสนอง รวมถึงการฝึกอบรมและการจำลองสถานการณ์
- ติดตามและเรียนรู้จากเหตุการณ์
เพื่อบูรณาการองค์ประกอบเหล่านี้เข้าสู่การวางแผนเชิงกลยุทธ์:
- เราจะใช้วิธี การแบ่งย่อยตามมูลค่า
- วัดเชิงปริมาณยุทธศาสตร์และแผนด้วยตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน
- รักษาบันทึกที่สามารถดำเนินการได้ในรูปแบบของโครงการ ความเสี่ยง และความคิดเห็น
การระบุองค์ประกอบธุรกิจที่สำคัญ
เป้าหมายของเราคือการระบุองค์ประกอบทางธุรกิจที่สำคัญต่อความต่อเนื่องของธุรกิจ เราใช้มุมมองต่อไปนี้เป็นจุดเริ่มต้น:
- ระบบสารสนเทศ
- สิ่งอำนวยความสะดวกและสถานที่ตั้ง
- พันธมิตรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- ทรัพยากรมนุษย์
- สินทรัพย์ทางกายภาพ
- ทรัพยากรทางการเงิน
Business Continuity Management. เมื่อองค์ประกอบและองค์ประกอบย่อยถูกกำหนดแล้ว เราสามารถวัดความไวต่อเหตุการณ์ความเสี่ยงของพวกมันโดยการตั้งวัตถุประสงค์เวลาในการฟื้นฟู (RTO)
สำหรับวัตถุประสงค์เวลาในการฟื้นฟู เรากำหนด:
- หน่วยการวัด (เช่น ชั่วโมงหรือวัน)
- “เส้นฐาน” เป็นเวลาฟื้นฟู ภัยพิบัติ
- “เป้าหมาย” เป็นเวลาฟื้นฟูที่ต้องการ
- ค่าปัจจุบันเป็นเวลาฟื้นฟูโดยประมาณตามเทคโนโลยีและนโยบายที่มีอยู่
Business Continuity Management. ด้วยข้อมูลนี้ เราสามารถคำนวณผลการดำเนินงานของแต่ละองค์ประกอบของธุรกิจในแง่ของความไวหรือความพร้อมในกรณีเหตุการณ์ฉุกเฉิน
ในบริบทนี้:
- ค่าต่ำกว่า (เช่น เวลาฟื้นฟูเร็วขึ้น) จะส่งผลให้มีผลการดำเนินงานสูงขึ้น
- ฟังก์ชันผลการดำเนินงานไม่ควรเป็นเชิงเส้น; พื้นที่กว้างข้าง “เส้นฐานภัยพิบัติ” ควรเป็นเขตสีแดง
Business Continuity Management. ใน BSC Designer:
- กำหนดเส้นฐานการฟื้นฟูที่ต้องการ เป้าหมาย และค่าปัจจุบันในแท็บข้อมูล
- ใช้ฟังก์ชัน “Exponential decay” เพื่อสร้างฟังก์ชันผลการดำเนินงานที่มีโซนสีเขียวขนาดเล็กสำหรับเวลาฟื้นฟูใกล้กับเป้าหมายและโซนสีแดงขนาดใหญ่สำหรับเวลาฟื้นฟูที่ยาวนานขึ้น
ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้สามารถติดตาม RTO สำหรับแต่ละองค์ประกอบธุรกิจตามเวลา
การวิเคราะห์ภัยคุกคามและความเสี่ยง
วิเคราะห์ภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นโดยใช้มุมมองเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น:
- การดำเนินงาน
- เทคโนโลยี
- เศรษฐกิจ
- แรงงาน
- ความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัย
- สิ่งแวดล้อม
- ชื่อเสียง
- กฎหมาย
สำหรับภัยคุกคามที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการ ให้ทำการแบ่งย่อยออกเป็นความเสี่ยงเฉพาะและดำเนินการการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA)
Business Continuity Management. ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแบ่งย่อยภัยคุกคามทางเทคโนโลยีเป็น ‘ภัยคุกคามทางไซเบอร์’ และต่อไปเป็น ‘การโจมตีด้วยแรนซัมแวร์’
ความเสี่ยงในกรณีนี้สามารถหาปริมาณได้ด้วยสูตรการประเมินความเสี่ยงง่ายๆ เช่น ความน่าจะเป็นคูณด้วยผลกระทบ วิธีการต่างๆ ในการกำหนดความเสี่ยง ได้ถูกกล่าวถึงในบทความแยกต่างหาก
สถานการณ์การตอบสนอง
พัฒนาสถานการณ์การตอบสนองต่อภัยคุกคามที่มีคะแนนประมาณการผลกระทบจากความเสี่ยงสูงสุด
สถานการณ์ทั่วไปจะรวมถึง:
- แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (การป้องกัน การตอบสนอง การฟื้นฟู)
- แผนการสื่อสาร
- แผนการฝึกอบรมและทดสอบ
แผนเหล่านี้สามารถประเมินค่าได้โดย:
ตัวชี้วัดการอัปเดตปกติ
ความครอบคลุมของการฝึกอบรม
ความสำเร็จของการจำลองสถานการณ์/การฝึกซ้อม
Business Continuity Management. พิจารณา ‘สถานการณ์ 1 – การโจมตีด้วยแรนซัมแวร์’ ซึ่งแบ่งออกเป็น:
- แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
- ฝึกอบรมและทดสอบ
ส่วน ‘แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ’ ประกอบด้วยโครงการหลายประการ:
- ยุทธศาสตร์การป้องกัน
- ยุทธศาสตร์การตอบสนอง
- ยุทธศาสตร์การฟื้นฟู
- แผนการสื่อสาร
ภายใน ‘แผนการสื่อสาร’ ตัวชี้วัด ‘แผนที่มีการแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ’ จะประเมินความถี่ของการอัปเดต เจ้าของตัวชี้วัดจะได้รับการแจ้งเตือนเป็นประจำเพื่อแก้ไขแผนการสื่อสาร เพื่อให้มั่นใจว่าบุคคลติดต่อและรายละเอียดของพวกเขายังคงทันสมัย
Business Continuity Management. เพื่อยืนยันประสิทธิภาพของโครงการ ‘ยุทธศาสตร์การตอบสนอง’ เราประเมินด้วยตัวชี้วัด ‘การจำลองสถานการณ์/การฝึกซ้อม’
ส่วน ‘ฝึกอบรมและทดสอบ’ ประกอบด้วยโครงการ ‘การฝึกอบรมและการจำลองการโจมตีแบบฟิชชิ่ง’ พร้อมด้วยตัวชี้วัดสองตัว:
- ความครอบคลุมของการฝึกอบรม
- การจำลองสถานการณ์/การฝึกซ้อม
แม้ว่าแผนความต่อเนื่องเหล่านี้จะถูกนำเสนอเป็นโครงการ แต่ยังสามารถแบ่งย่อยเพิ่มเติมได้ เราสามารถแบ่งออกเป็นเป้าหมายย่อยและตัวชี้วัดที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
การทำแผนที่เหตุการณ์หรือการหยุดชะงัก
ในการทำแผนที่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ให้รวมรายละเอียดของการหยุดชะงักและการวิเคราะห์สาเหตุหลัก เพื่อหาปริมาณผลกระทบ เราสามารถใช้ดัชนีการประเมินผลกระทบที่มีการถ่วงน้ำหนักซึ่งประกอบด้วย: ผลกระทบทางการเงิน ผลกระทบต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า (หาปริมาณเป็นเปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่ได้รับผลกระทบ) ผลกระทบต่อการดำเนินงาน (หาปริมาณเป็นเปอร์เซ็นต์ของการดำเนินงานที่สำคัญที่ได้รับผลกระทบ) ผลกระทบทางกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (หาปริมาณจากค่าปรับและผลทางกฎหมายอื่น ๆ) ผลกระทบต่อชื่อเสียงในระยะยาว (หาปริมาณเป็นเปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่สูญเสียไปในช่วงระยะเวลา 1 ปีเนื่องจากวิกฤต) 
การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ. ในการทำให้ดัชนีนี้เป็นอัตโนมัติบนแพลตฟอร์ม BSC Designer พิจารณาใช้ ฟังก์ชันซิงค์จากแม่แบบ ซึ่งช่วยให้คงเกณฑ์การหาปริมาณผลกระทบให้สอดคล้องกับแม่แบบที่กำหนดไว้
หลังจากแก้ไขเหตุการณ์:
- อัปเดตวันที่เสร็จสิ้นในองค์ประกอบ ‘รายละเอียดการหยุดชะงักและการวิเคราะห์’
- เปลี่ยนสถานะเป็น ‘เสร็จสมบูรณ์’
- ทำแผนที่บทเรียนที่ได้รับและโครงการปรับปรุง
- ย้ายกลุ่ม ‘เหตุการณ์ 1’ ไปยังส่วน ‘เหตุการณ์ที่ผ่านมา’
การสืบทอดและช่วงเวลาอัปเดตสำหรับตัวชี้วัด
ขึ้นอยู่กับลักษณะของการวัดค่า ตัวชี้วัดในสกอร์การ์ดความต่อเนื่องทางธุรกิจจำเป็นต้องได้รับการกำหนดค่าในวิธีต่างๆ
ตัวชี้วัดที่ใช้ค่าเดิมซ้ำ (สืบทอด)
ตัวชี้วัดที่วัดผล RTO (Recovery Time Objective) ถูกตั้งค่าให้ใช้ ค่าสืบทอด ในทางปฏิบัติ หมายความว่า RTO ที่กำหนดไว้สำหรับปีปัจจุบันจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติสำหรับปีถัดไป เว้นแต่จะถูกกำหนดใหม่ ช่วงเวลาอัปเดตสำหรับตัวชี้วัดเหล่านี้ถูกตั้งค่าเป็น อัปเดตรายปีหรือรายครึ่งปี
ตัวชี้วัดที่ใช้ในการวัดผล BIA (การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ) ก็ถูกกำหนดค่าให้ใช้ค่าสืบทอดเช่นกัน ช่วงเวลาอัปเดตในกรณีนี้สามารถปรับให้เข้ากับพลวัตที่คาดหวังของภัยคุกคาม โดยใช้ รายเดือน สำหรับภัยคุกคามที่มีพลวัตสูงและใช้ รายไตรมาส/รายปี สำหรับภัยคุกคามที่คงที่
การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ. เมตริกที่ไม่ใช้ค่าก่อนหน้านี้ (ค่าที่ป้อนเข้าไป)
เมตริกที่ใช้ในการวัดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ เช่น ‘แผนที่ปรับปรุงเป็นประจำ’ ‘การครอบคลุมการฝึกอบรม’ และ ‘การฝึกซ้อมจำลอง’ ได้รับการตั้งค่าช่วงเวลาอัปเดตเป็น รายไตรมาสหรือรายปี ในกรณีนี้ ตัวเลือกการสืบทอดจะถูกตั้งค่าเป็น ‘ใช้ค่าที่ป้อนเข้าไป,‘ หมายความว่าเราไม่ใช้ค่าก่อนหน้านี้สำหรับช่วงเวลาถัดไป
ตัวอย่างเช่น ถ้าแผนถูกทำเครื่องหมายว่าปรับปรุงสำหรับปีปัจจุบัน ในปีถัดไป เราจำเป็นต้องปรับปรุงแผนอีกครั้งและอัปเดตสถานะของเมตริกที่เกี่ยวข้อง
ตัวชี้วัดที่ไม่มีการอัปเดตตามตารางเวลา
ในที่สุด ช่วงเวลาอัปเดตของตัวชี้วัดที่ใช้สำหรับการประเมินผลกระทบของเหตุการณ์ถูกกำหนดค่าเป็น ‘ไม่เคย‘ ซึ่งบ่งชี้ว่าเราสนใจในการจับสภาพปัจจุบันของตัวชี้วัดเท่านั้น โดยไม่มีเจตนาที่จะติดตามวิวัฒนาการของมันในอนาคต
การเชื่อมโยงโดยบริบทและข้อมูล
แนวคิดพื้นฐานของการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการสร้างการเชื่อมโยงระหว่าง:
- องค์ประกอบธุรกิจที่สำคัญ
- ภัยคุกคามและความเสี่ยง
- สถานการณ์
- เหตุการณ์จริง
โดยการสร้างการเชื่อมโยงเหล่านี้ เราเตรียมทีมของเราด้วยรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อรับมือกับภัยคุกคามอย่างมีประสิทธิภาพและเรียนรู้จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
ในการนำแนวคิดนี้ไปใช้ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ เราเชื่อมโยงองค์ประกอบทั้งหมดที่กล่าวถึงโดยบริบท ด้วยวิธีนี้ เราสามารถนำทางจากเหตุการณ์จริงไปยังสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องและหากจำเป็นสามารถสำรวจการวิเคราะห์ภัยคุกคามและความเสี่ยง
การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ. เพื่อสร้างบริบทใน BSC Designer:
- คัดลอกไอเท็มต้นทาง (เช่น สถานการณ์ที่เกี่ยวข้อง) ไปยังคลิปบอร์ด
- เลือกไอเท็มปลายทาง (เช่น เหตุการณ์ที่ครอบคลุมโดยสถานการณ์)
- วางจากคลิปบอร์ดและเลือก ‘เชื่อมโยงโดยบริบท’ หรือ ‘เชื่อมโยงโดยข้อมูล’
การเชื่อมโยงโดยบริบทจะสามารถใช้งานได้บนแท็บ ‘บริบท’ สำหรับทั้งสองไอเท็ม
เพื่อการนำทางระหว่างไอเท็ม ให้ดับเบิลคลิกที่การเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง
การใช้ตรรกะเดียวกันนี้ ยุทธศาสตร์การตอบสนองที่มีสกอร์การ์ดทางยุทธศาสตร์โดยเฉพาะ สามารถสอดคล้อง กับเหตุการณ์ การประเมินความเสี่ยง และองค์ประกอบธุรกิจที่สำคัญ
สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์สำหรับการตอบสนองต่อวิกฤต: ใช้ COVID-19 เป็นตัวอย่าง
ยุทธศาสตร์การดำเนินธุรกิจต่อเนื่องรับรองความพร้อมโดยรวมขององค์กรสำหรับเหตุการณ์วิกฤต ขึ้นอยู่กับขนาดของวิกฤต ยุทธศาสตร์การตอบสนองเฉพาะสามารถออกแบบได้ การระบาดของ COVID-19 เป็นตัวอย่างหนึ่งที่ยุทธศาสตร์ดังกล่าวช่วยมุ่งเน้นความพยายามและรับรองความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์
มาทบทวนยุทธศาสตร์ COVID-19 เป็นตัวอย่างของยุทธศาสตร์การตอบสนองต่อวิกฤต สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์นี้ตามแนวทางคลาสสิกของบาลานซ์ สกอร์การ์ด:
สกอร์การ์ดยุทธศาสตร์ Covid-19. ในมุมมองด้านการเรียนรู้และการเติบโต เรามุ่งเน้นที่ทักษะและโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นในการดำเนินยุทธศาสตร์การดำเนินธุรกิจต่อเนื่อง:
- ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับ COVID-19 (วัดโดย ตัวชี้วัดเชิงนำ “การเจาะโปรแกรมการรับรู้, %” และตัวชี้วัดเชิงผลลัพธ์ “% ของแนวปฏิบัติที่นำไปใช้จริง“)
- วางแผนสถานการณ์ระดับโลก (พร้อมโครงการเฉพาะที่สอดคล้องกัน)
- ปรับระบบไอทีให้สอดคล้องกับความท้าทายในการทำงานระยะไกล
- แนะนำพนักงานให้รู้จักกับหลักการของการทำงานระยะไกล
ในมุมมองด้านกระบวนการภายใน เรากำหนดเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับระบบธุรกิจภายในที่จะช่วยดำเนินยุทธศาสตร์การดำเนินธุรกิจต่อเนื่องอย่างมีประสิทธิภาพ:
- การคุ้มครองแรงงาน
- การสร้างเสถียรภาพของห่วงโซ่อุปทาน
- แจ้งข้อมูลให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ
- การนำการทำงานระยะไกลไปใช้ (รวมถึง การประชุมยุทธศาสตร์ สำหรับทีมที่กระจายกัน)
ในมุมมองด้านผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เรามุ่งเน้นที่ ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเรา (พนักงาน ลูกค้า หุ้นส่วน) ที่นี่เราวางแผนเป้าหมายเช่น:
- คาดการณ์ผลกระทบต่อความต้องการด้านสุขภาพ
- คาดการณ์ผลกระทบต่อความต้องการด้านการศึกษา
- คาดการณ์ผลกระทบต่อความต้องการในชีวิตประจำวัน
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญอีกกลุ่มหนึ่งคือ ชุมชน และความต้องการของชุมชน หากคุณมี สกอร์การ์ดสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร โดยเฉพาะ คุณจะพบเป้าหมายที่คล้ายกันที่นั่น
แม่แบบแผนที่ยุทธศาสตร์การดำเนินธุรกิจต่อเนื่องรวมถึงโครงการหลายโครงการที่สอดคล้องกับเป้าหมาย “ความต้องการของชุมชน” โครงการเหล่านี้อธิบายวิธีการที่เป็นไปได้ที่องค์กรสามารถมีส่วนร่วม:
- การเปลี่ยนแปลงสายการผลิต ตัวอย่างเช่น Inditex, เจ้าของร้านค้าปลีก Zara, เริ่มผลิต ชุดกาวน์โรงพยาบาล
- การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์และบริการ ตัวอย่างเช่น Decathlon กำลัง บริจาค หน้ากากดำน้ำให้กับโรงพยาบาล MSC Group’s Splendid ถูกเปลี่ยน เป็นเรือโรงพยาบาล
- มีส่วนร่วมในการเว้นระยะห่างทางสังคม ตัวอย่างเช่น ไปรษณีย์เช็กอนุญาตให้ส่งจดหมายลงทะเบียนฟรีผ่าน “Datová schránka” ในช่วงเวลาที่ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉิน
เนื่องจากข้อจำกัดในการเดินทาง หลายบริษัทได้เปลี่ยนจากรูปแบบกิจกรรมที่จัดขึ้นจริงมาเป็นกิจกรรมออนไลน์ แม้ว่าค่าใช้จ่ายของแพลตฟอร์มสตรีมจะต่ำกว่า แต่องค์กรยังคงต้องต่อสู้เพื่อความสนใจของผู้เข้าร่วม ใน บทความนี้ เราแบ่งปันวิธีการของเราสำหรับกิจกรรมออนไลน์ที่พิสูจน์แล้วว่าสามารถให้ผลลัพธ์ที่มั่นคงในแง่ของการมีส่วนร่วมของลูกค้าและผลกระทบทางธุรกิจในระยะยาว
สุดท้ายในมุมมองด้านการเงิน เราวางแผนเป้าหมายทางการเงินที่เกี่ยวข้องและผลลัพธ์ที่คาดหวัง ในกรณีนี้เรากำลังพูดถึง:
- ผลกระทบต่อรายได้
- นโยบายการประกันที่ใช้ได้
ใช้แม่แบบ การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ
BSC Designer ช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ที่ซับซ้อนไปใช้:
- สมัคร แพ็กเกจฟรีบนแพลตฟอร์ม
- ใช้แม่แบบ
การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ เป็นจุดเริ่มต้น คุณจะพบแม่แบบนี้ที่ ใหม่ > สกอร์การ์ดใหม่ > แม่แบบเพิ่มเติม - ปฏิบัติตาม ระบบการดำเนินกลยุทธ์ ของเราเพื่อสอดคล้องผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความทะเยอทะยานเชิงกลยุทธ์ให้เป็นกลยุทธ์ที่ครอบคลุม
เริ่มต้นวันนี้และดูว่า BSC Designer ช่วยให้การดำเนินกลยุทธ์ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!
Alexis Savkin เป็นที่ปรึกษายุทธศาสตร์อาวุโสและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ BSC Designer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสถาปัตยกรรมและการดำเนินกลยุทธ์ มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปีในสายงานนี้ โดยมีพื้นฐานด้านคณิตศาสตร์ประยุกต์และเทคโนโลยีสารสนเทศ Alexis เป็นผู้เขียน “ระบบการดำเนินกลยุทธ์” เขาได้ตีพิมพ์บทความมากกว่า 100 บทความเกี่ยวกับกลยุทธ์และการวัดผลการดำเนินงาน โดยมักได้รับเชิญเป็นวิทยากรใน งานอุตสาหกรรม และผลงานของเขามักถูก อ้างอิงในงานวิจัยทางวิชาการ