ผู้ดำเนินการท่าเรือรายใหญ่ในแอฟริกาตะวันออกได้เสริมความแข็งแกร่งให้กับธรรมาภิบาล KPI ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และความสอดคล้องของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยย้ายจากสกอร์การ์ดที่ใช้สเปรดชีตไปสู่แพลตฟอร์มการจัดการยุทธศาสตร์แบบบูรณาการที่อิงตาม บาลานซ์ สกอร์การ์ด
บาลานซ์ สกอร์การ์ดสำหรับผู้ดำเนินการพอร์ต: ข้อเท็จจริงสำคัญ
ก่อน
มีการติดตาม KPIs ในสเปรดชีตด้วยการอัปเดตด้วยตนเอง และไม่มีการติดตามการตรวจสอบ
หลังจาก
KPIs ได้รับการจัดการในแพลตฟอร์ม บาลานซ์ สกอร์การ์ด แบบรวมศูนย์ พร้อมข้อมูลที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ และสกอร์การ์ดที่สอดคล้องกัน
โปรไฟล์บริษัท: ผู้ประกอบการพอร์ตหลายเทอร์มินัลจากแอฟริกาตะวันออก
บริษัทเป็นกลุ่มท่าเรือเอกชนรายใหญ่ในแอฟริกาตะวันออก โดยมีหลายธุรกิจที่บูรณาการเป็นระบบนิเวศด้านโลจิสติกส์เดียวกัน เชื่อมโยงเส้นทางขนส่งภายในประเทศกับเส้นทางเดินเรือระดับโลก
- เทอร์มินัลท่าเรือ. เทอร์มินัลตู้คอนเทนเนอร์ 2 แห่งที่ดำเนินงานเป็นศูนย์กลางเดียวกัน
- บริการทางทะเล. บริษัทเรือลากจูงที่สนับสนุนการปฏิบัติการของเรือ
- โลจิสติกส์ภาคพื้นดิน. กองรถดัมพ์ที่สนับสนุนการปฏิบัติงานในลานและการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในประเทศ
- สินทรัพย์เพื่อการขยายตัว. ที่ดินสำรองสำหรับการเติบโตของเทอร์มินัลและโลจิสติกส์ในอนาคต
กลุ่มบริษัทจ้างงานโดยตรงหลายพันคน และสนับสนุนงานด้านโลจิสติกส์อีกหลายหมื่นตำแหน่งทั่วแนวเส้นทางการค้าระดับภูมิภาค รายได้ต่อปีประเมินว่าอยู่ในระดับหลายร้อยล้านดอลลาร์สหรัฐ สะท้อนบทบาทในฐานะท่าเรือประตูสู่หลายประเทศที่ไม่มีทางออกสู่ทะเลในแอฟริกาตะวันออก
องค์กรมีโครงสร้างโดยมีผู้อำนวยการของหน่วยปฏิบัติการต่าง ๆ โดยแต่ละหน่วยรับผิดชอบ KPIs ของตนเอง ขณะที่ยุทธศาสตร์และแรงจูงใจต้องได้รับการบริหารจัดการจากส่วนกลาง
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตาม
พอร์ตในแอฟริกาตะวันออกดำเนินงานภายใต้มาตรฐานด้านความปลอดภัยที่เข้มงวดของภาครัฐและระดับสากล นี่คือวิธีที่ลูกค้าอธิบายประเด็นนี้:
“ยุทธศาสตร์ถูกตรวจสอบ โบนัสขึ้นอยู่กับ KPIs เราต้องการการตรวจสอบย้อนกลับ”
พอร์ตดำเนินงานอยู่ในระบบนิเวศที่ซับซ้อนและต้องสร้างความสอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย พร้อมทั้งคงไว้ซึ่งการปฏิบัติตามข้อกำหนด ระหว่างโครงการ ทีม BSC Designer ได้ช่วยปรับปรุง ความเข้าใจเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ความต้องการของพวกเขา และวิธีที่ความคาดหวังเหล่านั้นเชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์ที่มีอยู่
- สายเดินเรือ คาดหวังระยะเวลาหมุนเวียนที่เชื่อถือได้และบริการที่คาดการณ์ได้
- ศุลกากรและหน่วยงานภาครัฐ ต้องการการตรวจสอบย้อนกลับ ความมั่นคงชายแดน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางการค้า
- ผู้ประกอบการรถไฟและรถบรรทุก ต้องการโลจิสติกส์ตามแนวระเบียงทางเดินที่ประสานกันและการจัดตารางเวลา
- สหภาพแรงงาน มุ่งเน้นมาตรฐานความปลอดภัย ความมั่นคงของกำลังคน และการฝึกอบรม
- ชุมชนท้องถิ่น ติดตามผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม การจราจร และผลกระทบต่อการจ้างงาน
- หน่วยงานกำกับดูแล บังคับใช้การคุ้มครองสิ่งแวดล้อม การตรวจสอบด้านความปลอดภัย และความโปร่งใสทางการเงิน
ในแอฟริกา ผลการดำเนินงานของพอร์ตขึ้นอยู่กับโครงสร้างพื้นฐานด้านการขนส่งภายในประเทศ เทอร์มินัลสมัยใหม่ไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากถนน ทางรถไฟ หรือศุลกากรยังคงเป็นคอขวด ด้วยเหตุนี้ ผู้ประกอบการขนส่งตามแนวระเบียงทางเดินและหน่วยงานด้านถนนจึงถูกรวมเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก แนวทางนี้สอดคล้องกับกรณีศึกษาที่เกี่ยวข้องของเราเกี่ยวกับ การดำเนินการตามยุทธศาสตร์ของหน่วยงานด้านถนนในแอฟริกา ซึ่งแสดงให้เห็นว่าพอร์ตและหน่วยงานโครงสร้างพื้นฐานจำเป็นต้องมี KPIs ที่สอดคล้องกันเพื่อยกระดับโลจิสติกส์ระดับภูมิภาค
ปัญหาด้านการตรวจสอบย้อนกลับสำหรับสกอร์การ์ดที่จัดการด้วยสเปรดชีต
บริษัทมีกรอบงานบาลานซ์ สกอร์การ์ดอยู่แล้ว โดยกำหนดวัตถุประสงค์, KPIs, ความถี่ในการอัปเดต และผู้รับผิดชอบไว้แล้ว
สกอร์การ์ดติดตามตัวชี้วัดการดำเนินงานที่พบได้ทั่วไปสำหรับท่าเทียบเรือตู้คอนเทนเนอร์:
- ประสิทธิภาพการทำงานของเครน จำนวนครั้งที่ยกย้ายต่อชั่วโมงที่ใช้วัดประสิทธิภาพของปริมาณงานที่ท่าเทียบเรือรองรับได้
- ระยะเวลาหมุนเวียนเรือ เวลารวมที่อยู่ในพอร์ตซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจเลือกเส้นทางของสายการเดินเรือ
- อัตราการครอบครองท่าเทียบเรือ ตัวชี้วัดการใช้ประโยชน์ท่าเทียบเรือและการวางแผนกำลังการรองรับ
- ปริมาณงาน TEUs ตัวชี้วัดปริมาณสินค้ารวมสำหรับผลการดำเนินงานของท่าเทียบเรือ
ตัวชี้วัดเหล่านี้ถูกรวมเป็นดัชนีแรงจูงใจที่ใช้คำนวณโบนัส เนื่องจากโบนัสขึ้นอยู่กับปริมาณงาน, ผลิตภาพ, ตัวชี้วัดด้านความปลอดภัย และเวลาหยุดทำงาน ข้อมูล KPI จึงต้องสามารถตรวจสอบยืนยันได้พร้อมการติดตามการตรวจสอบ
อย่างไรก็ตาม สเปรดชีตทำให้เกิดปัญหา:
- ความยากในการบำรุงรักษา การอัปเดตด้วยตนเองข้ามแผนก
- ช่องว่างในการติดตาม ยากต่อการแสดงแนวโน้มให้เห็นภาพ
- ปัญหาด้านการตรวจสอบย้อนกลับ ไม่มีการติดตามการตรวจสอบสำหรับการเปลี่ยนแปลง KPI
- ปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน คำจำกัดความของ KPI ขัดแย้งกัน
ทีมงานใช้ เครื่องคำนวณ ROI โดยใช้ข้อมูลนำเข้าของตนเองเพื่อประเมินการประหยัดเวลาและการเพิ่มประสิทธิภาพจากการทำงานอัตโนมัติ
นำไปใช้ด้วย BSC Designer
แพลตฟอร์ม BSC Designer ถูกนำมาใช้เพื่อแก้ไขปัญหาด้านธรรมาภิบาลและความสามารถในการขยายตัวในการจัดการ KPIs ครอบคลุมหลายพอร์ตหน่วย ปัญหาหลักคือการทำให้ KPIs แบบกระจายศูนย์ที่มีผู้รับผิดชอบเป็นผู้อำนวยการฝ่ายท่าเทียบเรือและผู้อำนวยการฝ่ายบริการ สอดคล้องกับยุทธศาสตร์องค์กรที่เป็นหนึ่งเดียว
ลูกค้าได้สรุปความท้าทายด้านความสอดคล้องนี้ไว้อย่างชัดเจน:
“ผู้อำนวยการมี KPIs ของตนเอง แต่เราต้องการให้มีการจัดการแบบรวมศูนย์”
การถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของสกอร์การ์ด เชื่อมโยงสกอร์การ์ดระดับองค์กรเข้ากับ Terminal A, Terminal B, Marine Services, Trucking Fleet และ Expansion Projects เพื่อให้ผู้อำนวยการแต่ละคนยังคงเป็นผู้รับผิดชอบ KPIs ของตนเอง ขณะเดียวกันก็ยังคงสอดคล้องกับยุทธศาสตร์ของกลุ่ม
ความสามารถเพิ่มเติมช่วยสนับสนุนการนำไปใช้:
- การตั้งค่าโครงสร้างด้วยความช่วยเหลือจากเอไอ ใช้โครงสร้างองค์กรเพื่อสร้างสกอร์การ์ดที่สอดคล้องกัน
- การติดตามการตรวจสอบ ติดตามประวัติ KPI เพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- ช่วงเวลาที่ยืดหยุ่น การรวมผลรายวัน รายเดือน รายไตรมาส
- การบูรณาการข้อมูล แม่แบบ Excel สำหรับระบบเดิมและ APIs สำหรับระบบสมัยใหม่
ความต้องการด้านการบูรณาการข้อมูล
พอร์ตนี้จำเป็นต้องรวมข้อมูลจากระบบปฏิบัติการหลายระบบเพื่อสนับสนุนการติดตามและการรายงาน KPI แบบรวมศูนย์
- ระบบปฏิบัติการท่าเทียบเรือ. ข้อมูลการขนถ่ายตู้คอนเทนเนอร์และกิจกรรมของเครน
- ระบบการจัดการสินทรัพย์. ข้อมูลการบำรุงรักษาและความพร้อมใช้งานของอุปกรณ์จาก SAP PM หรือ Maximo
- การติดตามเรือด้วย AIS. ข้อมูลการมาถึงของเรือและการวางแผนท่าเทียบเรือ
- ระบบ ERP. ตัวชี้วัดด้านการเงินและทรัพยากรบุคคลที่เชื่อมโยงกับแรงจูงใจ
- การจัดการลาน. ตัวชี้วัดระยะเวลาพักตู้คอนเทนเนอร์และเวลาหมุนเวียนรถบรรทุก
สำหรับระบบเดิม การบูรณาการถูกนำไปใช้ผ่านแม่แบบ Excel ที่มีการกำหนดคอลัมน์ล่วงหน้าไว้แล้ว สำหรับระบบสมัยใหม่ ข้อมูลถูกเชื่อมต่อผ่าน API นอกจากนี้ พอร์ตยังได้กำหนดช่วงเวลาการรวมข้อมูลที่ยืดหยุ่น เช่น การรวบรวมข้อมูลเครนรายวัน การวิเคราะห์รายเดือน และการรายงานรายไตรมาส
ปรับการจัดการความเสี่ยงให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์
พอร์ตเผชิญความเสี่ยงด้านการดำเนินงานและสิ่งแวดล้อมที่เกิดซ้ำ ซึ่งถูกติดตามในระบบและขั้นตอนที่แตกต่างกัน ทำให้ยากต่อการเชื่อมโยงเหตุการณ์ การดำเนินการเพื่อป้องกัน และวัตถุประสงค์เชิงยุทธศาสตร์เข้าด้วยกัน
- น้ำท่วม การหยุดชะงักของการดำเนินงานของท่าเทียบเรือที่เกี่ยวข้องกับสภาพอากาศ
- การรั่วไหลของเชื้อเพลิง เหตุการณ์ด้านสิ่งแวดล้อมที่ต้องการการตอบสนองอย่างรวดเร็ว
- เหตุการณ์เกี่ยวกับสินค้าที่เป็นอันตราย ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในการขนถ่ายตู้คอนเทนเนอร์
- ความเสียหายจากพายุ ระยะเวลาหยุดทำงานของโครงสร้างพื้นฐานและต้นทุนการฟื้นฟู
- การใช้อุปกรณ์เกินกำลัง ความน่าจะเป็นของการเกิดอุบัติเหตุเพิ่มขึ้น
- การชนกันของเรือ เหตุการณ์ด้านความปลอดภัยทางทะเลที่ส่งผลต่อขีดความสามารถของพอร์ต
- เหตุการณ์ด้านความปลอดภัยของแรงงาน การบาดเจ็บของพนักงานและประเด็นด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ พอร์ตได้นำ การวิเคราะห์ความเสี่ยงแบบโบว์ไท มาใช้ภายใน BSC Designer โดยปรับให้การควบคุมเพื่อการป้องกันและการบรรเทาความเสี่ยงสอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ และทำให้ความพร้อมด้านความเสี่ยงปรากฏให้เห็นในสกอร์การ์ด
สำหรับเหตุการณ์ที่มีความเสี่ยงสูงแต่ละเหตุการณ์ ได้มีการสร้างสกอร์การ์ดโบว์ไทเฉพาะ ซึ่งระบุรายการการควบคุมที่จำเป็นสำหรับการป้องกันและการบรรเทาความเสี่ยง พร้อมทั้งตัวชี้วัดผลการดำเนินงานของการควบคุมดังกล่าว จากนั้นจึงนำผลการดำเนินงานของการควบคุมเหล่านี้มาใช้ในการทำให้มูลค่าที่ส่งมอบแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่งระบุไว้ระหว่างการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถวัดเชิงปริมาณได้ และเพื่อทำให้กิจกรรมการจัดการความเสี่ยงสอดคล้องกับส่วนการปฏิบัติการของยุทธศาสตร์
ผลลัพธ์
พอร์ตมีการปรับปรุงที่วัดผลได้หลังจากนำการจัดการผลการดำเนินงานแบบรวมศูนย์ไปใช้
- การกำกับดูแล KPI แบบรวมศูนย์ ผู้อำนวยการยังคงเป็นผู้รับผิดชอบตัวชี้วัด ขณะที่สำนักงานใหญ่ทำให้มั่นใจถึงความสอดคล้องระหว่างท่าเทียบเรือและบริการต่าง ๆ
- การรายงานที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ ประวัติ KPI และการอนุมัติช่วยสนับสนุนการทบทวนของหน่วยงานกำกับดูแลและการคำนวณโบนัส
- การเตรียมความพร้อมที่ดียิ่งขึ้นสำหรับการเปรียบเทียบมาตรฐานระดับนานาชาติ โครงสร้าง KPI สอดคล้องกับการจัดอันดับประสิทธิภาพพอร์ตจากภายนอก
- ลดภาระการบำรุงรักษาสเปรดชีต การอัปเดตอัตโนมัติเข้ามาแทนที่การรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง
- เพิ่มความโปร่งใสระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แดชบอร์ดที่แชร์ร่วมกันสำหรับท่าเทียบเรือ บริการทางทะเล และพันธมิตรด้านโลจิสติกส์
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงอย่างเป็นโครงสร้าง การสร้างแบบจำลอง Bow-Tie ช่วยเพิ่มความชัดเจนของสถานการณ์เหตุการณ์และการวางแผนการบรรเทาผลกระทบ
วิธีที่พอร์ตสามารถทำให้ KPIs และการปฏิบัติตามข้อกำหนดมีความสอดคล้องกัน
ข้อสรุปของกรณีนี้เน้นย้ำขั้นตอนเชิงปฏิบัติสำหรับผู้ดำเนินการท่าเรือในการปรับปรุงการคำนวณแรงจูงใจ ให้มั่นใจถึงการตรวจสอบย้อนกลับของข้อมูล KPI ที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ และทำให้การจัดการความเสี่ยงสอดคล้องกับยุทธศาสตร์การดำเนินงาน
- รวมศูนย์การกำกับดูแลสกอร์การ์ด คงไว้ซึ่ง KPIs ระดับหน่วย แต่จัดให้สอดคล้องกันในระดับกลุ่ม
- ทำให้มั่นใจว่าข้อมูล KPI พร้อมสำหรับการตรวจสอบ สนับสนุนการคำนวณโบนัสและการทบทวนของหน่วยงานกำกับดูแล
- บูรณาการระบบการดำเนินงาน เชื่อมต่อข้อมูลจาก TOS, ERP, การจัดการสินทรัพย์ และ AIS
- วิเคราะห์ความเสี่ยงด้วยแบบจำลอง Bow-Tie เพิ่มความพร้อมและความเข้าใจต่อภัยคุกคามในการดำเนินงาน
- ใช้แพลตฟอร์มระดับมืออาชีพ เช่น BSC Designer เปิดใช้งานการถ่ายทอดเป้าหมายสู่ระดับปฏิบัติของสกอร์การ์ด การกำกับดูแล KPI และการติดตามการตรวจสอบ
BSC Designer เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ที่มี บาลานซ์ สกอร์การ์ด เป็นแกนหลัก ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนแผนยุทธศาสตร์ให้เป็นสถาปัตยกรรมยุทธศาสตร์ที่เชื่อมโยงกัน โดยจัดให้มีความสอดคล้องระหว่างวัตถุประสงค์ KPI โครงการ ความเสี่ยง และแผนที่ยุทธศาสตร์ไว้ในที่เดียว ระบบ การนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ ของเราอธิบายวิธีนำยุทธศาสตร์ไปใช้ให้เกิดผลจริง และ แม่แบบเวิร์กช็อปการดำเนินการตามยุทธศาสตร์ ช่วยให้ทีมสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการประชุมยุทธศาสตร์ภายในองค์กรได้