Увеличивающаяся сложность бизнес-среды и нормативно-правовой базы является одной из текущих тенденций в области стратегического планирования. Эти движущие силы влияют на требования к программам для стратегического планирования:
- Вместо простой автоматизации KPI организации теперь стремятся интегрировать управление заинтересованными сторонами, внутренние контроли и функции GRC.
- Роль поставщиков программ для стратегий изменилась от простого предоставления программ к обучению клиентов лучшим практикам стратегического планирования.
Скачайте шаблон документа запроса предложений (RFP): редактируемый документ MS Word для запроса предложений от поставщиков программ для стратегического планирования.
Как поставщик BSC Designer, программы для стратегического планирования, мы регулярно получаем запросы предложений (RFP) от отделов закупок. В этой статье я хотел бы поделиться некоторыми советами, чтобы помочь компаниям выбрать подходящую программу для стратегического планирования.
Я структурировал статью, чтобы охватить следующие темы:
- Класс программы: Сбалансированная система показателей vs. Стратегическое планирование; OKR vs. Стратегическое планирование; Отслеживание целей vs. Стратегическое планирование
- Ключевые особенности специализированных инструментов стратегического планирования
- Общие бизнес-критерии для рассмотрения (темпы инноваций, поддержка)
- Технические нюансы, к которым нужно быть готовыми
Если вы считаете, что существуют дополнительные критерии, пожалуйста, поделитесь в комментариях.
Введение: Что такое специализированная программа стратегического планирования?
Давайте начнем с определения того, что мы ищем, а что нет.
Сбалансированная система показателей против программ для стратегического планирования
Давайте начнем с выделения разницы между ‘Сбалансированной системой показателей’ и программами для стратегического планирования.
Простой ответ таков:
Программа Сбалансированной системы показателей автоматизирует K&N Balanced Scorecard framework, в то время как программы для стратегического планирования являются более общим термином, относящимся к автоматизации более широкого спектра бизнес-моделей.
Чтобы дать более конкретный ответ, давайте изучим экосистему стратегических планировочных фреймворков.
Каждый фреймворк предлагает свой уникальный подход к декомпозиции сложностей внешней и внутренней среды. Пока мы помещаем Сбалансированную систему показателей в сегмент фреймворков исполнения стратегии, существуют и другие поддерживающие фреймворки, такие как PESTEL, Пять сил и Анализ заинтересованных сторон, решающие задачи стратегического планирования с разных точек зрения.
При использовании K&N Balanced Scorecard на практике, необходимо:
- Связать её с анализом внешних факторов (фреймворк PESTEL),
- Картировать ожидания внутренних и внешних клиентов (вытекающие из анализа заинтересованных сторон),
- Учитывать конкуренцию и связать с некоторыми поддерживающими (функциональными) системами показателей и т.д.
В этом смысле термин “программы для стратегического планирования” является более универсальным объяснением того, что ищет организация.
OKR и программы для стратегического планирования
Подобно сбалансированной системе показателей, фреймворк OKR занимает сегмент выполнения стратегии на нашей диаграмме. С точки зрения автоматизации применяются те же идеи: в реальной бизнес-среде фреймворку потребуются вводные данные от других бизнес-инструментов.
На первый взгляд OKR может показаться совершенно другим, но если мы заглянем за различия в терминологии, окажется, что фреймворк OKR можно автоматизировать в соответствии с типичной моделью целей/KPI/инициатив.
Еще один аспект, который стоит упомянуть: в архитектуре связанных стратегических систем показателей организации могут следовать различным фреймворкам выполнения в зависимости от уровня декомпозиции. Некоторые из наших клиентов успешно сочетали классическую сбалансированную систему показателей с легковесным OKR.
Какую методологию поддерживает BSC Designer?
Изначально BSC Designer был ориентирован только на методологию Сбалансированной системы показателей. Следуя меняющимся потребностям наших клиентов, мы перешли к более комплексному решению. Наша текущая концепция стратегического планирования объясняется в Системе реализации стратегии.
Краткое резюме из Системы реализации заключается в том, что для эффективного выполнения стратегии необходимо начать с анализа потребностей заинтересованных сторон, объединить различные бизнес-методологии, разбить сложные цели на три кванта (цели, KPI, инициативы), организовать эти кванты в системы показателей и, наконец, связать системы показателей вместе для формирования комплексной стратегии.
Отслеживание целей и программы для стратегического планирования
Еще один источник путаницы возникает из-за маркетологов программ для отслеживания целей. Пытаясь охватить все рынки, они представляют свои инструменты как универсальное решение для любой задачи, включая стратегическое планирование. Программа для отслеживания целей эффективна в своей области применения, но она может не соответствовать потребностям стратегической команды.
| Примеры | Trello, Asana, Notion, Jira, Monday.com, Basecamp, Wrike | BSC Designer, Corporater, Cascade, ClearPoint |
| Отслеживание прогресса | Базовое в % выполнения | С использованием показателей эффективности и расчетов по системе показателей с учетом весов, функций эффективности, многоуровневой декомпозиции, индикаторов действия/результата |
| Управление рисками | Базовое отслеживание рисков по качественной шкале | Управление рисками в соответствии с ISO 31000; специализированные диаграммы рисков; отслеживание вероятности и воздействия с течением времени |
| Визуализация | Доски канбан, диаграммы Ганта, панели управления | Карты стратегии, диаграммы Ганта, панели управления |
| Управление заинтересованными сторонами | Ограничено простым управлением пользователями | Автоматизация анализа и управления заинтересованными сторонами |
| Стратегические рамочные структуры | Нет специализированной поддержки | Экосистема рамочных структур, которые связаны со стратегией |
| Лучше всего для | Управление проектами; предсказуемые задачи; стабильные бизнес-домены | Долгосрочное планирование; сложные и непредсказуемые бизнес-домены; стратегическая связь; проверка гипотез |
Инструменты отслеживания целей должны быть у каждого члена вашей команды для отчетности о своем прогрессе, в то время как специализированное программное обеспечение для исполнения стратегии будет в основном использоваться стратегической командой для обзора общей картины и отслеживания стратегических инициатив. В стратегическом планировании мы все равно отслеживаем цели, но используем для этого совершенно другой набор инструментов.
Разница между «оперативным» и «стратегическим» в данном случае не просто семантическая; она также отражает конкретный выбор инструментов, оптимизированных для работы с более высоким уровнем неопределенности в бизнес-среде домена GRC (Управление, Риск, Комплаенс).
Пользователи и роли в принятии программ стратегического планирования
Один из факторов, определяющих бюджет, выделенный на покупку подписки для программы стратегического планирования, а также ее будущую эффективность, — это количество сотрудников, вовлеченных в стратегическое планирование.
Возможно, вы слышали выражение, что стратегия должна быть задачей каждого в организации. Это утверждение имеет смысл, если говорить о выполнении стратегии, но когда дело доходит до разработки стратегии, роли сотрудников варьируются в зависимости от организации и зрелости процесса стратегического планирования.
Мы определяем три уровня сотрудников в зависимости от их вовлеченности в стратегическое планирование:
- Уровень 1. Осведомленность
- Уровень 2. Вклад
- Уровень 3. Сотрудничество/Владение
При переходе на уровень бизнес-единицы, отдела или организации, мы говорим о различных уровнях зрелости стратегического планирования:
- Уровень 1. Формальная стратегия
- Уровень 2. Каскадная стратегия
- Уровень 3. Совместная стратегия
Кроме того, с ростом сложности организации возникает роль Офиса управления стратегией.
Обязательные функции стратегического планирования программы
Программа, специализирующаяся на стратегическом планировании, должна изначально поддерживать следующие функции:
- Управление заинтересованными сторонами и связь. Идентификация заинтересованных сторон и реализация их стратегических амбиций.
- Картирование стратегии. Одностраничная карта стратегии, основанная на сбалансированной системе показателей Каплана и Нортона, является мощным инструментом для коммуникации стратегии.
- Индикаторы действия и индикаторы результата. В то время как любой инструмент отслеживания целей количественно оценивает прогресс, в стратегическом планировании мы должны различать прогресс, связанный с факторами успеха (индикаторами действия) и результатами (которые количественно оцениваются индикаторами результата).
- Инициативы. В стратегическом планировании цели или задачи играют основную роль; KPI и инициативы играют второстепенные роли. Это хорошее отличие для инструментов постановки целей, которые ориентированы на задачи.
- Связь или каскадирование. В лучшем случае инструменты отслеживания целей рассматривают стратегию как пирамиду, где низкоуровневые элементы способствуют более высоким уровням; это работает на операционном уровне. На стратегическом уровне механика меняется — иногда это упомянутая иерархическая связь, иногда это контекстуальные связи. Степень волатильности и неопределенности в стратегическом планировании значительно выше, поэтому нам может потребоваться соединение различных субстратегий.
- Управление рисками. Эффект неопределенности важен в области стратегического планирования; мы рассматриваем риск при формулировании целей и работе над инициативами.
Критерии выбора для бизнеса
Давайте обсудим некоторые общие бизнес-критерии для выбора специализированной программы стратегического планирования.
Темп инноваций
В моей статье на Medium о инновациях я рекомендовал компаниям стать «систематическими инноваторами», используя в качестве примеров Singapore Airlines и Tesla.
При отборе решения для стратегического планирования выбирайте поставщиков, которые регулярно улучшают свой продукт. Ищите журналы обновлений, объявления о новых версиях на YouTube и обсуждения в пользовательских группах.
Поддержка и тренинг
Tesla не только возглавила переход на электромобили, но и изменила модель продаж и послепродажного обслуживания, исключив ненужные сборы местных автодилеров. В идеале, программа, которую вы собираетесь использовать, не должна требовать специального тренинга для начала работы и должна включать в себя соответствующие интерактивные обучающие материалы.
В команде поддержки должен быть кто-то, кто может вам помочь, но приезд кого-то на место может быть ненужной затратой.
В конце концов, если программа, которую вы собираетесь использовать, находится в облаке, почему поддержка должна оказываться на месте?
Устоявшийся бизнес
Продолжая тему инноваций и персонализированной поддержки, я бы сосредоточил закупки на пуле поставщиков с опытом работы не менее 5 лет в области стратегического планирования.
Обширная теоретическая основа стратегического планирования ограничивает новых участников в быстром развитии профессиональных программ.
Поддержка нескольких фреймворков
Избегайте инструментов, которые специализируются только на одной стратегической системе планирования, такой как OKR, Hoshin Kanri или Сбалансированная система показателей исключительно.
Сложность бизнес-среды потребует от вашей организации подхода к вызовам с разных точек зрения, включая различные фреймворки и поддерживающие инструменты.
Гибкость программы автоматизации и ее способность адаптироваться к различным бизнес-инструментам является ключом к оптимизации общей стоимости владения.
Отзывы, обзоры, мнения
Веб-сайты с обзорами, такие как G2, могут быть полезны, но в случае программы для стратегического планирования не стоит впечатляться большим количеством обзоров. Среди наших конкурентов есть устоявшиеся компании по разработке программ для стратегического планирования, у которых нет 1000+ отзывов просто потому, что они ставят разработку выше маркетинга.
Например, Майкл Расмуссен, известный аналитик в области GRC, отдаёт предпочтение личному опыту с продуктом в своих исследованиях:
«Я старомодный аналитик и занимаюсь этим уже 24 года. Я хочу видеть живые демонстрации продукта/решения, и я хочу говорить с клиентами и задавать им трудные вопросы.»
В случае BSC Designer, наши потенциальные клиенты никогда не интересовались общими отзывами; вместо этого они спрашивали о применении программы в конкретной бизнес-сфере или о наличии отзывов из их региона. Вы можете найти и отфильтровать необходимую информацию в разделе истории клиентов.
Технические критерии выбора программы для стратегического планирования
Давайте обсудим некоторые технические критерии, которые следует учитывать при выборе программы для стратегического планирования. Если вы планируете использовать комплексный набор критериев для оценки потенциальных поставщиков, рассмотрите возможность использования шаблона системы показателей для оценки, доступного в BSC Designer, для оценки поставщиков.
Облако — предпочтительный выбор по сравнению с локальным решением
Начиная примерно с 2014 года, мы заметили снижение интереса к внедрению хостинговой версии. После Covid-19 большинство компаний предпочитают облако как гарантированный способ всегда иметь доступ к последней версии и избежать локального обслуживания.
Если вы не работаете в строго регулируемой отрасли, сосредоточьтесь на облачных решениях для стратегического планирования.
Ищите инструменты с:
- Реализованными механизмами надлежащего управления данными и
- Возможностью миграции данных для предотвращения блокировки.
Любая компания, базирующаяся в Европе, должна предоставлять эту функциональность в соответствии с правилами конфиденциальности данных.
Адаптивный веб предпочитается вместо нативных приложений
Эта рекомендация может показаться парадоксальной, но практика показывает, что адаптивные веб-инструменты в долгосрочной перспективе превосходят нативные приложения. Причина в том, что поддерживать одинаковый темп разработки для различных платформ (настольных ПК, веб, iOS, Android) сложно. Если поставщик программ стремится предоставить лучший в своем классе опыт, то необходимо сосредоточиться на одном. В противном случае мы увидим устаревшие приложения, которые уступают своим веб-версиям по важным функциям.
Компании, ориентированные в первую очередь на мобильные устройства (такие как финтех стартапы, например), сосредотачивают свои основные усилия на разработке нативных приложений. В случае программ стратегического планирования смартфоны в основном используются для просмотра стратегий и быстрого ввода данных, в то время как основная работа происходит на настольных ПК или планшетах.
Узнайте больше о том, как приложение BSC Designer адаптируется к экранам смартфонов.
Подготовьтесь к ИИ с подробным аудиторским следом
Состояние развития ИИ еще далеко от замены стратегов, но разумно прогнозировать, что в следующем десятилетии его роль помощника изменит способ создания стратегий.
При выборе инструмента стратегического планирования учитывайте способность программы сохранять журналы активности или аудиторский след. Сегодня это может показаться незначительной функцией, актуальной только для комплаенса, но подумайте о большом количестве релевантных данных, которые это может предоставить будущему ИИ.
Представьте инструмент ИИ, который понимает и запоминает обоснование всех принятых вами решений, все проверенные вами стратегические гипотезы, их результаты, перекрестные зависимости и постоянно меняющиеся внешние факторы. Представьте ИИ, который будет использовать всю эту информацию, чтобы поддержать вашу команду в решениях, которые вы принимаете сегодня.
Текущее состояние ИИ еще не достигло этого уровня, но критически важно начать собирать все релевантные данные уже сегодня. На практике это означает, что в первую очередь необходимо оцифровать вашу стратегию и использовать цифровые инструменты для всех будущих сессий обсуждения стратегии.
Узнайте больше о функциональности ИИ в BSC Designer.
Миграция существующей стратегии
Типичная реализация программы для стратегического планирования начинается с миграции существующей стратегии. Скорее всего, вы найдете некоторые инструменты автоматизации для миграции, как у нас в программе.
На этапе закупки, хорошей идеей будет предоставить поставщику образец данных вашей стратегии в Excel, чтобы оценить возможность импорта и необходимость предварительной обработки данных.
Подключение к источнику данных
Обычной проблемой при внедрении инструмента стратегического планирования является подключение его к существующим бизнес-решениям. Возможно создать бесшовную связь, если используемые вами бизнес-инструменты имеют интерфейсы для сторонних инструментов.
Требование ‘полная интеграция решения XYZ’ не будет иметь смысла для поставщика программы стратегического планирования. При работе над запросами предложений постарайтесь ответить на следующие вопросы:
- Какие инструменты необходимо интегрировать с инструментом стратегического планирования?
- Имеют ли эти инструменты облачный доступ через API?
- Какие данные необходимо передавать?
- Это структурированные/агрегированные данные?
В случае с BSC Designer у нас есть различные соединители, которые пользователи могут применять.
Проверьте почву, создавая прототип
Если исключить очевидных аутсайдеров (инструменты для постановки целей), то набор функций, представленных специализированным инструментом стратегического планирования, будет схожим.
Основное отличие заключается в том, как программа воспринимается и соответствует ли она стратегической культуре, которой вы придерживаетесь в вашей организации.
Здесь нет быстрого пути; единственный способ — это отобрать 3-5 инструментов, зарегистрироваться для тестовой версии и попробовать создать прототип.
Устаревшие данные
Внедрение программы для стратегического планирования также является способом обновить вашу культуру управления эффективностью. Не пытайтесь перенести все свои устаревшие данные в инструмент. Автоматизация помогает избежать множества ненужной бумажной работы. Ознакомьтесь с подходом, предлагаемым инструментом, и решите, что взять с собой в новую программу.
Заключения
Инструменты стратегического планирования играют ключевую роль в управлении организациями в период VUCA (волатильность, неопределенность, сложность и двусмысленность). Эти инструменты предназначены для управления обоснованными гипотезами, уделяя приоритетное внимание адаптивности вместо жестких планов.
В течение статьи мы исследовали основные этапы процесса закупок, предлагая рекомендации для облегчения процесса принятия решений.
Для дальнейшего обсуждения ваших требований по автоматизации вашей стратегии, пожалуйста, ознакомьтесь с официальными 
презентационными слайдами и не стесняйтесь обращаться к команде BSC Designer.
Alexis является старшим консультантом по стратегии и генеральным директором BSC Designer, обладая более чем 20-летним опытом в стратегическом планировании. Имея образование в области прикладной математики и информационных технологий, он привносит сильную аналитическую и системно-ориентированную перспективу в управление стратегией и эффективностью. Alexis разработал «Систему внедрения стратегии в 5 шагов», которая помогает компаниям в практической реализации их стратегий. Он является постоянным докладчиком на отраслевых конференциях и написал более 100 статей по управлению стратегией и эффективностью, а также книгу «Система KPI в 10 шагов». Его работы часто цитируются в академических исследованиях.