KPI управления проектами

Узнайте, как отслеживать и повышать эффективность управления проектами с помощью KPI. Используйте показатели эффективности, чтобы продемонстрировать ценность проекта для заинтересованных сторон.

Ключевые темы статьи:

• «Проекты» и «Инициативы» — в чём разница?
• Управление проектами: зачем измерять и кто такие заинтересованные стороны?
• KPI для управления проектами: Объём, Стоимость, Время, Риск, Качество, Ресурсы

Проект и инициатива: место проектов в стратегическом планировании

Какова роль проектов в стратегическом планировании? Ранее мы говорили о различных уровнях абстракции в стратегическом планировании.

Мы начали с самого высокого уровня (миссия, видение, основные ценности), затем перешли к уровню стратегических приоритетов, бизнес-целей, показателей эффективности и, наконец, к уровню действий (Уровень 5 на диаграмме).

В стратегическом планировании элементы, ориентированные на действие, обычно называются «инициативами». Почему мы не называем их «проектами»?

В чем разница между инициативой и проектом?

• Определение инициативы, которое можно найти в словарях, подчеркивает новизну или сложность деятельности.
• В отличие от этого, термин проект объясняется как заранее проработанный метод или некая запланированная работа с установленным сроком.

Мне нравится использовать поездку в качестве аналогии, чтобы объяснить разницу:

• Когда семья планирует свою первую поездку на автомобиле из Парижа в Барселону, это очень похоже на инициативу. Нюансы дороги малоизвестны, дорожные сборы оцениваются очень приблизительно, найти хороший ресторан по пути — дело случая.
• Теперь представьте другую ситуацию: водитель грузовика, который проходит тот же маршрут. Время, дорожные сборы, затраты на топливо и проживание рассчитаны с высокой точностью. Для логистического центра, отвечающего за этот грузовик, это небольшой проект.

Каковы атрибуты проекта? Возьмем классический треугольник управления проектами:

• Бюджет
• Сроки
• Объем работ

А что насчет инициативы? У нее могут быть точно такие же атрибуты! Например, вот диалог инициативы из программы для стратегического планирования — он очень похож на то, что мы видим в инструменте управления проектами.

An example of the initiative formulated in BSC Designer that includes timeline, budget, aligned indicator, status, aligned documents. Источник: Project Management KPIs.

В случае инициативы мы прощупываем почву. А чтобы прощупать почву, нам нужны бюджет и время.

Что нужно организации — инициатива или проект? Хотя мы будем говорить преимущественно об инициативах в стратегическом планировании, эти инициативы должны каким-то образом исполняться. Именно здесь нам понадобятся проекты.

Нам нужны оба варианта — и инициативы, и проекты!

В контексте автоматизации с помощью программы различие также существует. Программа для управления проектами включает диаграммы Ганта и детальное планирование ресурсов, тогда как программа для исполнения стратегии ориентирована на карты стратегии и KPI.

Зачем измерять управление проектами

В системе KPI мы договорились, что перед тем как что-либо измерять, важно понять контекст измерения:

• Зачем мы хотим измерять управление проектами?

Вот некоторые типичные причины:

• Чтобы повысить эффективность и результативность
• Чтобы улучшить существующие процессы и их производительность
• Чтобы улучшить стиль управления, коммуникации, инфраструктуру
• Чтобы продемонстрировать ценность проекта заинтересованным сторонам

Все эти ответы хорошо соответствуют идее gap analysis, применяемой к управлению проектами.

Заинтересованные стороны управления проектами

Ещё один вопрос, который KPI system предлагает задать:

• Кто является заинтересованными сторонами управления проектами?

Список заинтересованных сторон, безусловно, будет включать:

• Руководителя проекта
• Команду, работающую над проектом
• Спонсора проекта
• Внешних и внутренних клиентов
• Внешние регулирующие органы и внутреннюю команду по комплаенс
• Команду по обеспечению качества

Список заинтересованных сторон поможет нам сосредоточиться на усилиях по измерению эффективности.

Некоторые заинтересованные стороны будут заинтересованы в том, чтобы знать KPI для измерения успеха проекта, в то время как другие заинтересованные стороны будут заинтересованы в измерении успеха управления проектами.

KPI для управления проектами

Теперь у нас есть список заинтересованных сторон, и мы знаем, какой ответ нас интересует. Давайте определим некоторые KPI (Ключевые индикаторы) для управления проектами.

Мы можем сгруппировать KPI вокруг одной из моделей управления проектами:

• Классическая модель треугольника: Объём работ, Стоимость, Время -> Качество

Или эволюционировавшая модель согласно стандартам PMBOK:

• Объём работ, Стоимость, Время + Риск, Качество, Ресурсы

Треугольник управления проектами на карте стратегии. Индикаторы действия (Ресурсы, Таланты, Объём работ, Время, Риск) и индикаторы результата (Качество, Стоимость). Источник: KPI управления проектами.

Область применения

Концепция области применения в управлении проектами в основном сосредоточена на требованиях к будущему продукту в соответствии с потребностями заинтересованных сторон.

Одним из наиболее важных критериев требований является:

• Однозначность требований, %

Как количественно оценить однозначность?

Мы можем попросить нескольких экспертов прочитать требования и подсчитать утверждения, квалифицированные как неоднозначные. Менее формальный, но всё же эффективный подход — количественно оценить этот KPI с помощью популярной:

• WTF/страница метрики

Чтобы количественно оценить однозначность требований, мы попросим нескольких экспертов прочитать требования и подсчитать утверждения, квалифицированные как неоднозначные. Источник: KPI управления проектами.

Связь стратегии/проекта

Ещё один аспект, на который следует обратить внимание в контексте требований, — наличие связи между стратегией организации и её проектами.

• Если мы работаем с внутренними проектами, то наличие хорошей карты стратегии — отличный способ объяснить команде бизнес-контекст проекта (ограничения и приоритеты).

Почему бизнес-контекст важен? Чтобы ответить на этот вопрос, подумайте о разнице между:

• Делать всё правильно и
• Делать правильные вещи

«Делать всё правильно» — это то, чем занимается управление проектами. Лучшие менеджеры могут сделать весь проект действительно эффективным, но будет ли он продвигать организацию к желаемым целям?

KPI в данном случае можно сформулировать так:

• Связь стратегии/проекта, %

Лучший способ добиться этой связи — начать со стратегии и выстраивать новые инициативы и проекты вокруг её целей.

Стоимость

Метрики стоимости обычно легко найти. Классические KPI в этом случае:

• Плановый бюджет
• Фактический бюджет
• Остаток бюджета — разница между плановым и фактическим бюджетами

Если вы используете BSC Designer для стратегического планирования, вы найдете эти свойства для инициатив, а также в дереве KPI:

Пользователь может изменить вид вкладки KPI, чтобы отобразить информацию о бюджете для инициатив, включая плановый бюджет и фактический бюджет. Программа рассчитывает остаток бюджета и % использованного бюджета. Источник: KPI управления проектами.

Финансовые производные успешного управления проектами:

• Экономия затрат
• Предотвращение затрат
• ROI — возврат инвестиций
• Денежный эквивалент созданной ценности (освоенный объём) — оценка ценности, созданной проектом

Освоенный объём

Указанный Освоенный объём можно рассчитать следующим образом:

• Освоенный объём (EV) = Total_Budget * Прогресс, %

Другой показатель сравнивает освоенный объём с фактически использованным бюджетом:

• Остаток по затратам (CV) = Earned_Value — Budget_Actual

Отрицательное значение CV может указывать на ситуацию перерасхода бюджета.

BSC Designer рассчитает Освоенный объём и Остаток по затратам, если для инициативы назначен индикатор прогресса и указан общий бюджет.

Время

Классические метрики для управления проектами:

• Длительность цикла
• Остаток по расписанию, % (плановые часы по сравнению с актуальными часами)
• Завершение в срок, %
• Пропущен этап, %

Хотя эти метрики легко рассчитать с помощью программы для управления проектами, нужно быть осторожными при интерпретации их результатов.

На вкладке дашборда пользователи могут добавлять различные диаграммы, чтобы визуализировать состояние стратегических инициатив. Этот пример включает диаграммы, которые фокусируются исключительно на KPI управления проектами, а также общую диаграмму Ганта. Источник: KPI управления проектами.

Проведите анализ первопричин

Был ли пропущен срок из-за плохого управления или из-за того, что требования неожиданно изменились, или из-за того, что объем проекта необходимо пересмотреть из-за новых вводных данных?

Знайте свои бенчмарки

Что означает, что ваша команда пропустила 15% контрольных точек в этом месяце? Является ли это для них типичным?

Как этот показатель соотносится с предыдущим месяцем или с другой командой? Данные имеют смысл только в определённом контексте, поэтому обязательно поймите этот контекст, прежде чем делать выводы.

Какое поведение формируют KPI?

Дважды подумайте, прежде чем связывать KPI управления проектами с расчетом вознаграждения. 100% своевременное завершение отлично выглядит на бумаге, однако не должно быть компромиссов в отношении качества конечного результата. Плохие KPI — это те, которые заставляют вашу команду думать о том, как манипулировать системой, вместо того чтобы делать продукт лучше.

Риск

Ранее мы обсуждали концепцию риска и KRI (Ключевые показатели риска). Одна из идей, сформулированных в той статье, заключалась в том, что KRI (Ключевые показатели риска) не так уж отличаются от KPI (Ключевые индикаторы).

Например, если мы хотим снизить риск наличия неоднозначных требований, мы будем отслеживать KPI Однозначность требований, % (или KRI, если хотите).

Иными словами, любой Риск с планом по работе с риском можно отслеживать с помощью KPI.

Ещё одна важная идея заключается в том, что само управление рисками можно отслеживать с помощью KPI:

• Число выявленных рисков
• % выявленных рисков с планом по работе с риском
• Число реализовавшихся рисков без плана по работе с риском
• Повторяющиеся риски, %
• Затраты на управление рисками, $

Треугольник «Объём, Время и Риск» на карте стратегии. Каждая из категорий количественно выражена с помощью конкретных индикаторов результата. Источник: KPI управления проектами.

Качество

Как мы можем оценить качество управления проектом? Это зависит от того, какой аспект качества нас интересует. Как обсуждалось в статье о KPI качества, качество воспринимается по-разному различными заинтересованными сторонами.

Качество лидерства

Мы можем начать с:

• Качество управления (см. некоторые идеи о том, как его количественно оценить)
• Качество лидерства
• Качество коммуникаций, % (см. статью о сложности для некоторых идей)

Качество результатов

Затем мы можем посмотреть на качество полученных результатов:

• % доработок, или
• Количество возвратов

Высокий % доработок может указывать на проблему с требованиями проекта, некорректную первоначальную оценку или недостаточное планирование.

Более общие метрики качества включают:

• Удовлетворенность внутреннего клиента, %
• Удовлетворенность внешнего клиента, %

Понятие качества включает качество внутренних артефактов, созданных в результате проекта. Например, если вам нужен графический дизайнер для вашего проекта, то итоговые материалы должны быть предоставлены в соответствии с определенными внутренними стандартами, с использованием конкретных шаблонов и лучших практик. KPI в этом случае:

• Комплаенс внутренним стандартам, %

Производные качества

Что насчёт инноваций?

Хорошим побочным эффектом хорошо организованного управления проектами могут стать идеи для инновационного конвейера. Индикатор для отслеживания:

• Количество сформированных квалифицированных инновационных идей

Рассматривая аспект качества любого проекта, мы также должны учитывать аспекты устойчивого развития.

Не только классическую экологическую устойчивость, но также социальную и экономическую составляющие. Ознакомьтесь с системой показателей устойчивого развития, чтобы увидеть некоторые конкретные KPI, такие как:

• % использованных переработанных материалов
• Безопасность на рабочем месте, %

Ресурсы

В контексте управления проектами, стартовые KPI для ресурсов:

• Продуктивное время или время, затраченное на оплачиваемые активности, %
• Запланированные ресурсы vs. использованные ресурсы

По сути, мы хотим понять, тратит ли ваша команда больше времени на внутренние встречи или на выполнение своей работы.

Если ваш проект включает сложные закупки, логистику и управление отношениями с несколькими поставщиками, то ознакомьтесь с системой показателей закупок, чтобы найти больше KPI.

Управление талантами

Наконец, ваш основной «капитал» — это ваша команда:

• Начните с базовой метрики текучести кадров. Возьмите больше идей из ССП для HR.
• Используйте базовую метрику часов тренинга и наставничества. Если вы всерьёз настроены развивать навыки вашей команды, создайте комплексную ССП для тренинга с использованием модели Киркпатрика.

Заключительное слово

После нескольких минут поиска в Интернете у вас может получиться длинный список KPI для управления проектами.

Полезно упомянуть некоторые лучшие практики по формированию краткого списка этих KPI:

• Начните с бизнес-контекста; хорошая карта стратегии будет действительно полезна
• Правильно определите KPI — см. шаблон в этой статье
• Поймите разницу между индикаторами действия и индикаторами результата, а также разницу между факторами успеха и критериями успеха
• Сделайте список коротким — пара «индикатор действия» и «индикатор результата» для каждой цели будет работать намного лучше, чем список из 100+ метрик

Используйте шаблон KPI управления проектами

BSC Designer помогает организациям реализовывать их сложные стратегии:

1. Зарегистрируйтесь на бесплатный план на платформе.
2. Используйте шаблон KPI управления проектами в качестве отправной точки. Вы найдете его в Новая > Новая система показателей > Больше шаблонов.
3. Следуйте нашей Системе внедрения стратегии, чтобы связать заинтересованные стороны и стратегические амбиции в комплексную стратегию.

Начните сегодня и посмотрите, как BSC Designer может упростить реализацию вашей стратегии!