Узнайте, как отслеживать и повысить эффективность управления проектами при помощи KPI. Используйте показатели эффективности для демонстрации ценности проекта заинтересованным лицам.
- «Проекты» или «инициативы» — в чем разница?
- Управление проектами: зачем его измерять, и кто такие заинтересованные лица?
- KPI для управления проектами: объем работ, стоимость, время, риск, качество, ресурсы
Проект или инициатива: роль проектов в стратегическом планировании
Какова роль проектов в стратегическом планировании? Ранее мы говорили о разных уровнях абстракции в стратегическом планировании.
Мы начали с высшего уровня (миссии, видения, основных ценностей), затем перешли на уровень стратегических приоритетов, бизнес-целей, показателей эффективности и, наконец, опустились на уровень действий (Этап 5 диаграммы).
В стратегическом планировании выполняемые действия, как правило, называются «инициативами». Почему не «проектами»?”
В чем заключается разница между инициативами и проектами?
- Определение инициативы, которое мы находим в словаре, подчёркивает её новизну или сложность её реализации.
- С другой стороны, слово проект означает метод, который был разработан заранее или запланированную работу с конечным сроком.
Чтобы объяснить разницу, мне нравится приводить в пример «путешествие»:
- Когда семья планирует свою первую автомобильную поездку из Парижа в Барселону, это инициатива. Участники плохо знают дорогу, они могут лишь примерно оценивать стоимость платных дорог, а обед в хорошем ресторане для них – лишь дело случая.
- Теперь представьте себе другую ситуацию: по этому же маршруту следует водитель грузовика. Он очень точно рассчитывает время в пути, затраты на бензин, проживание и дорожные пошлины. С точки зрения центра логистики поездка грузовика является небольшим проектом.
Каковы параметры проекта? Рассмотрим классический треугольник управления проектом:
- Бюджет
- Время
- Объём работ
Что насчёт инициативы? Она может иметь те же параметры! К примеру, диалог инициативы в ПО для стратегического планирования очень похож на диалог в инструменте для управления проектами.
В рамках инициативы мы разведываем обстановку. Чтобы сделать это, нам требуются время и бюджет.
Что нужно организации — инициативы или проекты? Хотя, в основном, мы говорим об инициативах в стратегическом планировании, эти инициативы должны быть каким-то образом реализованы. И здесь нам могут пригодиться проекты.
Нам нужны и инициативы, и проекты!
В контексте автоматизации также существует разница. ПО для управления проектами начинаются с диаграмм Ганта и тщательного планирования ресурсов. С другой стороны, ПО для реализации стратегии сконцентрировано на стратегических картах и KPI.
Зачем измерять управление проектами?
Согласно системе KPI, важно понять контекст измерений перед тем, как начать что-либо измерять:
- Зачем нам измерять управление проектами?
Вот несколько причин:
- Повышение эффективности и КПД
- Совершенствование существующих процессов и их производительности
- Улучшение стиля управления, коммуникаций, инфраструктуры
- Демонстрация ценности проекта заинтересованным лицам
Эти ответы хорошо сочетаются с идеей gap-анализа в управлении проектами.
Заинтересованные лица управления проектами
Система работы с KPI предлагает задать ещё один вопрос:
- Кем являются заинтересованные лица управления проектами?
Их список, безусловно, включает следующих людей:
- Менеджер проекта
- Команда, работающая над проектом
- Спонсор проекта
- Внешние и внутренние клиенты
- Контролирующие органы и внутренняя команда по соответствию (compliance)
- Команда контроля качества
Этот список поможет нам сконцентрироваться на отслеживании производительности.
Некоторые лица будут заинтересованы в KPI, отслеживающих успех проекта, других больше заинтересует успех управления.
KPI для управления проектами
Теперь у нас есть список заинтересованных лиц, и мы знаем, какие вопросы нас интересуют. Рассмотрим некоторые KPI (ключевые показатели эффективности) для управления проектами.
Мы может группировать KPI по одной из моделей управления проектами:
- Классическая модель треугольника: объём работ, стоимость, время и качество
Или обновлённая модель по стандартам PMBOK:
- Объём работ, стоимость, время + риск, качество, ресурсы
Объём работ
В управлении проектами концепция объёма работ, в основном, сконцентрирована на требованиях к будущему продукту в соответствии с потребностями заинтересованных лиц.
Одним из самых важных критериев требований является
- Однозначность требований, %
Как подсчитать однозначность?
Можно попросить нескольких специалистов прочесть требования и посчитать, сколько из них было сочтено неоднозначными. Менее формальным, но не менее эффективным способом является отслеживание этого KPI:
Согласование проекта/стратегии
В контексте требований также необходимо рассмотреть согласованность между стратегией организации и её проектами.
- Если мы работаем с внутренними проектами, хорошая стратегическая карта становится прекрасным способом объяснить контекст бизнеса (ограничения и приоритеты) команде.
Почему контекст бизнеса имеет значение? Чтобы понять это, подумайте о разнице между тем, чтобы:
- Делать вещи правильно и
- Делать правильные вещи
«Делать вещи правильно» — задача управления проектами. Хорошие менеджеры могут сделать проект по-настоящему эффективным, но приведёт ли он к желанной цели?
В этом случае KPI может быть сформулирован следующим образом:
- Согласованность стратегии и проекта, %
Лучший способ достичь этой согласованности – начать со стратегии и создавать новые инициативы и проекты в соответствии с её целями.
Стоимость
Как правило, несложно найти показатели стоимости. Классическими KPI являются:
- Запланированный бюджет
- Фактический бюджет
- Бюджетное отклонение — разница между запланированным и фактическим бюджетами
Если для стратегического планирования вы используете BSC Designer, то в программе вы найдёте эти характеристики инициатив в дерево KPI:
BSC Designer для доступа к 28-м шаблонам ССП и KPI. Финансовые производные успешного управления проектами:
- Экономия средств
- Возможность избежать издержек
- Эффективность инвестиций
- Денежный эквивалент созданной ценности — оценка ценности, созданной проектом
Время
Классические показатели управления проектами:
- Продолжительность цикла
- Отклонение от расписания, % (запланированные часы против фактических часов)
- Завершение вовремя, %
- Упущенные контрольные точки, %
Подсчитать эти показатели при помощи специализированного ПО несложно, однако мы должны проявлять осторожность при интерпретации результатов.
Анализ первопричин
Был ли пропущен дедлайн из-за плохого управления или из-за неожиданного изменения требований? Возможно, объём работы должен быть пересмотрен, потому что были добавлены новые входные данные?
Знайте свои критерии
Что означает пропуск командой 15% контрольных точек за месяц? Типично ли это для команды?
Как можно сравнить эти данные с предыдущим месяцем или данными другой команды? Данные имеют смысл только в определённом контексте, поэтому необходимо понять его до того, как делать выводы.
Как повлияют KPI на поведение?
Подумайте дважды, прежде чем связывать KPI управления проектами с системой начисления премий. 100-процентное выполнение в срок звучит отлично, однако оно не должно означать ухудшения качества конечного продукта. Плохие KPI — это показатели, заставляющие команду придумывать способы обойти систему вместо того, чтобы заниматься улучшением продукта.
Риск
Ранее мы говорили о понятии риска и его ключевых показателях. Одной из идей, предложенных в статье являлась мысль о том, что KRI (ключевые показатели риска) не слишком отличаются от KPI.
К примеру, если мы хотим снизить риск работы с неоднозначными требованиями, мы станем отслеживать KPI (или, если хотите, KRI) однозначность требований, % .
Иными словами, любой риск и план снижения риска можно отследить при помощи KPI.
Другой важной идеей является возможность отследить сам риск-менеджмент при помощи KPI:
- Количество идентифицированных рисков
- % идентифицированных рисков с планом снижения риска
- Количество рисков без плана снижения риска
- Повторяющиеся риски, %
- Стоимость управления рисками, $
Качество
Как можно оценить качество управления проектами? Зависит от того, какой аспект качества нас интересует. Как упоминалось в статье KPI качества, качество воспринимается по-разному разными заинтересованным сторонами.
Качество лидерства
Можно начать с:
- Качества управления (некоторые идеи о том, как можно его отследить)
- Качество лидерства
- Качество коммуникаций, % (некоторые идеи вы найдете в статье о сложности)
Качество результатов
Затем мы можем рассмотреть результат через такие индикаторы:
- % доработки или
- Количество возвратов
Высокий % доработки может означать проблемы в области требований, неверную начальную оценку или недостаточное планирование.
Более общие показатели включают:
- Удовлетворённость внутренних пользователей, %
- Удовлетворённость внешних пользователей, %
Понятие качества включает качество внутренних продуктов, ставших результатом проекта. К примеру, если для проекта вам нужен графический дизайнер, то конечные материалы должны быть созданы в соответствии с определёнными внутренними стандартами, с применением определённых шаблонов и лучших практик. Подходящий в этом случае KPI:
- Соответствие внутренним стандартам, %
Производные качества
Как насчет инноваций?
Хорошим побочным продуктом правильно организованного управления проектами являются идеи для инноваций. Показатель для отслеживания:
- Количество сгенерированных квалифицированных идей инноваций
Рассматривая аспект качества любого проекта, мы также должны учитывать факторы устойчивого развития (sustainability).
Имеется в виду не только экологическая, но и социальная и экономическая устойчивость развития. KPI можем взять из системы показателей экологичности:
- % использования переработанных материалов
- Безопасность на рабочем месте, %
Ресурсы
В контексте управления проектами начальными KPI ресурсов могут быть:
- Производительное время или время, потраченное на оплачиваемую деятельность, %
- Запланированные ресурсы и использованные ресурсы
Фактически мы хотим понять, на что команда тратит больше времени: внутренние встречи или на саму работу.
Если ваш проект включает управление сложными источниками, логистикой и отношениями с несколькими поставщиками, ознакомьтесь с дополнительными KPI из системы показателей для закупок.
Управление талантами
Наконец, ваш главный «капитал» — это команда:
- Начните с базового показателя текучки кадров. Больше идей вы найдёте в системе показателей для HR.
- Используйте базовый показатель обучение и тренинг. Если вы хотите развить навыки команды, создайте при помощи модели Киркпатрика понятную систему показателей обучения.
Заключение
Несколько минут поиска в интернете дадут вам длинный список KPI для управления проектами.
При выборе KPI используйте лучшие практики:
- Начните с контекста бизнеса, очень полезной будет хорошая стратегическая карта
- Правильно определяйте KPI: шаблон вы найдете в этой статье
- Разъясните для себя разницу между показателями действия и результата, а также разницу между факторами и критериями успеха
- Список индикаторов не должен быть длинным: пара показателей действия и результата для каждой цели сработают лучше, чем 100+ индикаторов
Что дальше?
- Доступ к шаблонам. Воспользуйтесь бесплатным планом BSC Designer для доступа к 30 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами из этой статьи.
- Отточите навыки. Запишитесь на тренинг по ССП. Отточите ваши навыки стратегического планирования.
- Автоматизация. Узнайте что такое софт для ССП и как он может облегчить создания стратегически карт и работу с индикаторами.
Другие примеры Сбалансированны Систем Показателей
Alexis является генеральным директором компании BSC Designer с более чем 20-летним опытом в стратегическом планировании. Он имеет формальное образование в области прикладной математики и компьютерных наук. Alexis является автором «системы внедрения стратегии» и книги «10 Step KPI System». Он является регулярным докладчиком на отраслевых конференциях и автором более 100 статей по стратегии и измерению эффективности.