Соблюдая стандарты ISO, организации устанавливают лучшие практики и обеспечивают комплаенс с нормативными требованиями. В этом кейсе рассматривается, как клиенты BSC Designer интегрируют свои программы сертификации ISO с функциональными системами показателей для выполнения требований стандартов в определении заинтересованных сторон, целей, действий, рисков и измерений.
Стандарты в рассматриваемом кейсе
Для анализа общего подхода к связи стандартов ISO с функциональными системами показателей мы провели интервью с 18 организациями среди наших клиентов, сертифицированных по следующим стандартам:
- ISO 9001 – Менеджмент качества (практический кейс доступен)
- ISO 14001 – Экологический менеджмент
- ISO 45001 – Менеджмент охраны труда и техники безопасности
- ISO 50001 – Энергетический менеджмент
- ISO 22000 – Менеджмент безопасности пищевой продукции (см. кейс по пищевому производству)
- ISO 27001 – Информационная безопасность, кибербезопасность и защита конфиденциальности
Архитектура связанных функциональных систем показателей
В разделе 4 стандарты ISO требуют определения области применения или сферы стандарта.
Организации в исследовании использовали архитектуру связанных стратегических и функциональных систем показателей. Каждая система показателей была сосредоточена на конкретном аспекте стратегии компании, связываясь с требованиями конкретного стандарта.
Некоторые стандарты вводили дополнительные функции, такие как готовность к чрезвычайным ситуациям, функции вдоль цепочки создания стоимости (например, закупочная функция), лидерство и корпоративное управление. Организации связывали основные системы показателей с другими функциональными системами показателей, используя нормализованные цели/индикаторы.
В большинстве случаев использование функциональных систем показателей ISO выходило за рамки формальных аудитов/проверок. Системы показателей ISO и их результаты были связаны с системами показателей стратегии корпоративного уровня и другими стратегическими и функциональными системами показателей.
Контекст бизнеса и заинтересованные стороны
Стандарты ISO подчеркивают необходимость контекстного анализа (раздел 4 стандартов), включая внешние факторы (контекст бизнеса, конкуренция, заинтересованные стороны) и внутренние факторы.
Организации в нашем случае обычно следовали классическому подходу к стратегическому планированию, включая тщательный анализ внутренних и внешних факторов, конкуренции, ограничений и т.д.
Во время сессий фасилитации для формулирования дорожной карты анализа использовалась диаграмма экосистемы (часть Системы реализации стратегии).
Стандарты ISO требуют анализа заинтересованных сторон (раздел 4.2). Пользователи BSC Designer обычно проводят анализ заинтересованных сторон как часть анализа бизнес-среды, используя шаблон анализа заинтересованных сторон, доступный в программе.
Цели
Раздел 6.2 стандартов ISO описывает требование по определению целей:
- цели ISO 14001 по охране окружающей среды и комплаенсу
- цели ISO 9001 для соответствующих функций и руководства (раздел 5)
- цели ISO 45001 по охране труда и технике безопасности
- цели и энергетические задачи ISO 50001
- цели ISO 22000 для системы управления безопасностью пищевых продуктов
- цели ISO 27001 по информационной безопасности
Согласно ISO, цели должны иметь связь с последовательностью, измеримостью, мониторингом, коммуникацией и регулярными обновлениями.
При автоматизации целей в BSC Designer организации использовали различные уровни декомпозиции, назначали ответственных пользователей для коммуникации, количественно оценивали цели с помощью соответствующих KPI и связывали планы действий с целями в форме инициатив.
Стратегия цифровой трансформации. Связь между целями во внешних системах показателей была визуализирована на вкладке контекста, а цели сообщались через отчеты, визуальные карты стратегий и панели мониторинга.
Планы действий и распределение ресурсов
Стандарты ISO (разделы 6.1 и 6.2) устанавливают требования к действиям, включая определение объема действия, ресурсов, ответственных лиц, сроков, критериев оценки и дополнительной соответствующей информации.
Сбалансированная система показателей для HR. Компании в исследовании сформулировали свои планы действий через инициативы, связанные с целями и KPI. Типичное определение инициативы включало:
- Определение ее названия и других деталей в поле описания
- Ссылки на поддерживающую документацию в свойстве связанного документа
- Данные о сроках
- Общий бюджет, использованный бюджет, рассчитанная освоенная стоимость
- Определение ответственного лица и заинтересованных сторон через свойство владелец
- Отслеживание развития плана действий через свойство статус
- Автоматизация критериев оценки или прогресса через свойство связанный KPI
- Определение зависимостей, вкладов и контекстов через раздел Контекст.
Стандарты ISO признают важность риска (влияние неопределенности) на рабочую среду (раздел 6.1). Организации автоматизировали управление рисками в BSC Designer, используя механику инициатив, изменяя тип записи на «Риск».
Квантификация целей и планов действий
Общей темой анализируемых стандартов ISO (см. разделы 9.1) является требование к определению целей, которые измеряются (квантифицируются), контролируются, сообщаются и обновляются.
Организации автоматизировали эти требования с помощью KPI:
- KPI были связаны с целью или с инициативой
- Ответственные лица были назначены для KPI
- Ответственные лица автоматически информировались об изменениях в KPI
- Свойства интервала обновления KPI использовались для автоматизации напоминаний об обновлении данных и обеспечения согласованности данных.
Исследование случая по измерению производительности в авиационной отрасли может быть интересно тем, кто работает в аналогичных регулируемых сферах.
Участие пользователей
Стандарты ISO (разделы 7.3 и 7.4) требуют, чтобы заинтересованные стороны имели доступ к соответствующим данным с акцентом на осведомленность, коммуникацию и документацию.
Организации достигли вовлеченности заинтересованных сторон, используя модель ролей пользователей в BSC Designer, включая:
- Наблюдателей (пользователи с правом просмотра),
- Пользователей ввода данных, и
- Ведущих пользователей.
Внутренний аудит / проверка
Разделы 9.2 и 9.3 стандартов ISO предписывают проведение регулярных внутренних аудитов и анализов со стороны руководства.
Компании из кейс-стади использовали различные механики для автоматизации требования по внутреннему аудиту:
- Были созданы отдельные функциональные системы показателей с индикаторами прогресса/завершения аудита. Эти индикаторы были настроены с конкретными интервалами обновления, чтобы обеспечить комплаенс с политикой регулярных обновлений.
- Результаты аудита были установлена связь с целями или KPI с использованием функции комментирования, а также путём создания новых инициатив/гипотез.
- Был установлен формальный workflow утверждения данных для определённого типа задач (ввод данных от Пользователей ввода данных должен быть утверждён Ведущими пользователями).
Для более широкого внедрения системы показателей ISO см. как программа системы показателей качества связывает стандарты, KPI и корректирующие действия.
Сценарии использования для управления качеством
Изучите случаи, когда элементы комплаенс-контроля играют центральную роль в мониторинге и обеспечении качества.
- Создание готовой к аудиту СУИБ по ISO 27001 с минимальными операционными накладными расходами
- Консалтинговая фирма, автоматизирующая контроль выполнения политик и картирование стратегии по портфелям клиентов
- Построение измерения эффективности на основе доказательств в электротехнике
Узнайте, как бизнес-профессионалы используют BSC Designer для автоматизации управления качеством.
Pablo Guerrero (IT Manager, Magycorp) - Доминиканская Республика — Управление качеством
Davide Gentile (Strategic Advisor, Davide Gentile Management Consultancy) - Италия — Управление качеством
Javier Peñate (Operations manager of DCM, Diseño y construcción de maquinaria automatizada S.L. www.dcmautomatizada.com) - Испания — Управление качеством
Itai Mabveni (Informatix Industry Services (IIS)) - Южная Африка — Управление качеством
José Ricardo Zea Grayeb (Quality team coach, GB Plus, S.A.) - Мексика — Управление качеством
Martin Horký (Quality Manager at Karsit Holding Ltd.) - Чехия — Управление качеством
Margaret A. (Director, Abbott Consulting & Training (ACT), San Pedro Sula) - Гондурас — Управление качеством
Резюме
Хотя каждый стандарт ISO предоставляет уникальную перспективу в применяемой области, в требованиях появляется общая тема:
- Анализ контекста и заинтересованных сторон,
- Формулирование целей,
- Планы действий, и
- Их количественная оценка.
Организации, представленные в исследовании, использовали программу BSC Designer для автоматизации аспектов комплаенса стандартов через функциональные системы показателей и их связь с общей стратегией.
С увеличением числа нормативных актов, комплаенс не ограничивается стандартами ISO. Ознакомьтесь с нашим шаблоном комплаенса, чтобы создать системы показателей для конкретных нормативов.
Alexis Savkín — основатель BSC Designer, программы для реализации стратегии и управления эффективностью, которая связывает цели, KPI, инициативы, риски и данные об эффективности. Имея более 20 лет опыта, он сосредоточен на Архитектуре реализации стратегии — как организации объединяют стратегию, измерения, ответственность, риски и процессы пересмотра в целостную систему реализации. Он создал Strategy Execution Canvas и 10-Step KPI System, а также является автором двух книг и более 100 статей по реализации стратегии и управлению эффективностью. Свяжитесь с Alexis в LinkedIn.