Управление объектами — это сложная дисциплина, требующая скоординированных усилий множества заинтересованных сторон. В этой статье мы обсуждаем пример использования системы сбалансированных показателей для документирования и реализации стратегии управления объектами.
Новые движущие силы, такие как постпандемические изменения в спросе на корпоративную недвижимость, увеличили интерес3 к использованию этой структуры для ее основных целей, таких как выполнение стратегии и навигация стратегических изменений.
В этой статье мы обсуждаем пример сбалансированной карты показателей для управления объектами. Эта стратегическая система показателей может сосредоточиться на конкретном объекте и быть связана с другими стратегическими системами показателей или может быть использована как шаблон для распространения аналогичного стратегического подхода по всей компании по управлению объектами.
Вы также найдете примеры того, как эти идеи могут быть автоматизированы на платформе BSC Designer, на которую вы можете подписаться по бесплатному тарифу и попробовать на практике.
Заинтересованные стороны управления объектами
Хорошей отправной точкой для стратегического анализа является управление заинтересованными сторонами. В случае управления объектами в список заинтересованных сторон входят:
- Собственник недвижимости
- Арендаторы
- Команда по управлению объектом
- Регулирующие органы
В BSC Designer используйте шаблон анализа заинтересованных сторон, чтобы сформулировать список заинтересованных сторон и определить их стратегические амбиции, ресурсы и приоритеты.
Стратегический анализ
В нашем шаблоне некоторые цели сформулированы на карте стратегии. Эти цели служат примерами, но в реальной ситуации нас интересует анализ внешней среды, конкурентного и законодательного ландшафтов для разработки стратегических гипотез и проекции их на стратегию.
Среди рекомендованных методик — PESTEL-анализ для внешних факторов и Пять сил Портера для анализа конкурентного ландшафта. В другой статье мы обсуждаем бизнес-методики и их роль в стратегическом планировании.
Например, в зависимости от вашего местоположения, текущее состояние управления объектами формируется под воздействием следующих факторов:
- Устойчивое развитие и энергоэффективность
- Управление затратами
- Регуляторный комплаенс
- Внедрение технологий ИИ и AR (дополненная реальность)
Карта стратегии для управления объектами
В нашем примере представлена карта стратегии. Согласно принципам классической Сбалансированной системы показателей Каплана и Нортона, карта разделена на четыре перспективы:
- Первые две перспективы — Финансы и Клиенты, где мы формулируем ожидаемые результаты для заинтересованных сторон.
- Перспективы Обучение и Внутреннее, где мы формулируем часть стратегии, ориентированную на действия.
Facility Management Scorecard. Например, одним из движущих факторов стратегии является цель «Цифровая архитектура», которая отображается в перспективе Обучение. Её поддерживает внутренняя реализация через цель «Интеграция цифровой архитектуры с ежедневными рабочими процессами».
Следуя принципу причинно-следственной связи, определённому стрелками, мы можем отслеживать результаты этих драйверов в перспективах Клиенты и Финансы. В данном случае результатами являются экономически эффективное управление объектами и, в конечном итоге, устойчивый рост.
Причинно-следственная связь не только логична. В этом примере при соединении двух целей платформа предложила связать их с помощью данных.
Facility Management Scorecard. Например, «Цифровая архитектура» измеряется двумя индикаторами результата: «Уровень внедрения пользователями» и «Время простоя системы». Эти показатели результата используются в качестве входных данных или индикаторов действия для цели «Интеграция цифровой архитектуры с ежедневными рабочими процессами».
В пользовательском тренинге по функции карты стратегии вы можете узнать больше о создании карт стратегии.
Декомпозиция на KPI, инициативы и риски
Высокоуровневые цели на карте слишком абстрактны для достижения. По этой причине мы разбиваем их или декомпозируем на более конкретные компоненты.
Давайте, например, проанализируем цель «Обучение и развитие сотрудников» во внутренней перспективе.
Facility Management Scorecard. Внутри у нас есть:
- Инициатива «Внедрить культуру постоянного обучения и инноваций«, которая может включать классические детали управления проектами, такие как даты начала и завершения, а также бюджеты.
- Индикатор результата «Оценка эффективности после тренинга«, который количественно определяет результативность программ тренинга.
- Различные индикаторы действия, такие как «Связь со стратегическими целями«, которые не оказывают прямого влияния на эффективность достижения цели, но помогают количественно оценить факторы успеха.
- Еще один индикатор действия — «Постоянный анализ потребностей в тренинге«, который, помимо того что является индикатором действия, также связан с целью с тем же названием в перспективе Обучения.
- Риск «Отсутствие измеримого влияния«, который оценивается по воздействию риска и вероятности, с собственным планом по работе с риском.
Для каждого из этих компонентов мы можем назначить заинтересованное лицо для объяснения обоснования, а также ответственного — пользователя, который будет получать уведомления и видеть эти компоненты на своем персонализированном дашборде.
Полный список KPI из системы показателей управления объектами
Ниже приведен список KPI из системы показателей управления объектами. Для базовых (определение, вес, установка целей) и продвинутых (вес, расчеты, отслеживание с течением времени) функций автоматизации KPI, получите доступ к указанному шаблону через платформу BSC Designer.
Общая стоимость операций Владельцы недвижимости: эффективные и экономичные операции с объектами Арендаторы: комфортное и хорошо обслуживаемое пространство Команда управления объектами: эффективные процессы рабочего процесса Операционный доход от управления объектами Интеграция цифровой архитектуры с повседневными рабочими процессами Возврат инвестиций в управление объектами Время на решение вопросов технического обслуживания Восприятие мер безопасности и защиты Осведомленность о нормативных требованиях и мониторинг Уровень внедрения технологий Удовлетворенность коммуникацией Обучение и развитие сотрудников Уровень комплаенса безопасности Цифровая архитектура Повышение эффективности рабочего процесса Снижение уровня ошибок Зависимость от внешних поставщиков Соблюдение нормативных требований % задокументированных политик и процедур комплаенсаИсполнение стратегии и постоянный мониторинг
Мы прошли этапы анализа и описания процесса стратегии. Следующий шаг — это фактическое исполнение стратегии.
Ваша команда может приступить к работе по определённым планам:
- KPI обновляются актуальными данными.
- Если цели не достигнуты, ответственные могут зафиксировать свои комментарии.
- Актуальные документы прикрепляются к KPI и целям в качестве подтверждения правильного исполнения стратегии.
Руководство может отслеживать прогресс с помощью дашбордов и запланированных отчетов.
Система показателей управления объектами. Каскадирование стратегии в конкретные объекты
Обсуждаемая система показателей управления объектами может быть использована как шаблон для определения стратегии и отслеживания эффективности для различных объектов.
Концептуально это включает:
- Создание шаблона с общими целями, KPI и инициативами.
- Тестирование шаблона в небольшом масштабе на нескольких объектах.
- Корректировку шаблона в соответствии с лучшими практиками.
- Каскадирование шаблона на большее количество объектов.
Каждый из подшаблонов может быть связан с основным шаблоном при помощи данных. Таким образом, системы показателей для отдельных объектов могут быть сгруппированы и измерены как кластер.
Связь управления объектами с общей стратегией
Управление объектами не изолировано от других подстратегий. В данном случае речь идет о связи системы показателей управления объектами с другими системами показателей.
Связь может осуществляться по данным, когда соединяются конкретные KPI, или по контексту, когда создается контекстная запись.
Например, мы можем связать ССП по управлению объектами по контексту с системами показателей по Безопасности, Комплаенсу или Тренингу.
Также может быть контекстная связь с системами показателей по Устойчивому развитию и Инновациям.
Резюме
Управление объектами — это сложная бизнес-дисциплина, которая включает в себя различных заинтересованных сторон и функционирует в сложной бизнес-среде.
В этой статье мы обсудили, как:
- Определить и описать стратегию для отдельного объекта,
- Масштабировать ее до уровня управления объектами в целом, и
- Связать ее с другими стратегическими и функциональными системами показателей в организации.
- Оценка эффективности в управлении объектами: Использование подхода сбалансированных показателей, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Университет Солфорда, Великобритания, 2020 ↩
- Измерение производительности в отделе управления объектами с использованием сбалансированной карты показателей, Тони Нурдиансях, Технологический институт Бандунга (ITB), 2014 ↩
- Сбалансированная карта показателей: Перепрофилирование проверенной временем стратегической структуры для новой модели работы, Дженн Шелтон, FMJ (Международная ассоциация управления объектами), 2021 ↩
Alexis Savkin — архитектор внедрения стратегии и основатель BSC Designer, программы для реализации стратегии и платформы «Сбалансированная система показателей». Он помогает организациям автоматизировать управление эффективностью и превращать стратегию в измеримые результаты. Alexis является создателем «Strategy Execution Canvas», автором более 100 статей о стратегии и измерении эффективности, а также регулярным спикером на отраслевых мероприятиях.