Управление объектами — это сложная дисциплина, требующая скоординированных усилий множества заинтересованных сторон. В этой статье мы обсуждаем пример использования системы сбалансированных показателей для документирования и реализации стратегии управления объектами.
Новые движущие силы, такие как постпандемические изменения в спросе на корпоративную недвижимость, увеличили интерес3 к использованию этой структуры для ее основных целей, таких как выполнение стратегии и навигация стратегических изменений.
В этой статье мы обсуждаем пример сбалансированной карты показателей для управления объектами. Эта стратегическая система показателей может сосредоточиться на конкретном объекте и быть связана с другими стратегическими системами показателей или может быть использована как шаблон для распространения аналогичного стратегического подхода по всей компании по управлению объектами.
Вы также найдете примеры того, как эти идеи могут быть автоматизированы на платформе BSC Designer, на которую вы можете подписаться по бесплатному тарифу и попробовать на практике.
Заинтересованные стороны в управлении объектами
Хорошей отправной точкой для стратегического анализа является управление заинтересованными сторонами. В случае управления объектами список заинтересованных сторон включает:
- Собственник недвижимости
- Арендаторы
- Команда управления объектом
- Регуляторы
В BSC Designer используйте шаблон анализа заинтересованных сторон, чтобы сформулировать список заинтересованных сторон и определить их стратегические амбиции, ресурсы и приоритеты.
Стратегический анализ
В нашем шаблоне некоторые цели сформулированы на карте стратегии. Эти цели служат примерами, но в реальной ситуации нас интересует анализ внешней среды, конкурентного и законодательного ландшафтов для разработки стратегических гипотез и проекции их на стратегию.
Среди рекомендованных методик — PESTEL-анализ для внешних факторов и Пять сил Портера для анализа конкурентного ландшафта. В другой статье мы обсуждаем бизнес-методики и их роль в стратегическом планировании.
Например, в зависимости от вашего местоположения, текущее состояние управления объектами формируется под воздействием следующих факторов:
- Устойчивое развитие и энергоэффективность
- Управление затратами
- Регуляторный комплаенс
- Внедрение технологий ИИ и AR (дополненная реальность)
Карта стратегии для управления объектами
Наш пример включает карту стратегии. Согласно принципам классической Сбалансированной системы показателей Каплана и Нортона, карта разделена на четыре перспективы:
- Первые две перспективы — Финансы и Клиенты — где мы формулируем ожидаемые результаты для заинтересованных сторон.
- Перспективы Обучение и Внутренние процессы — где мы формулируем активную часть стратегии.
Facility Management Scorecard. Например, одним из драйверов стратегии является цель «Цифровая архитектура», обозначенная в перспективе Обучения. Она поддерживается внутренней реализацией через цель «Интеграция цифровой архитектуры с ежедневными рабочими процессами».
Следуя логике причинно-следственной связи, определенной стрелками, мы можем отслеживать результаты этих драйверов в перспективах Клиентов и Финансов. В этом случае результаты — это экономически эффективные операции управления объектами и, в конечном итоге, устойчивый рост.
Причинно-следственная связь не только логическая. В этом примере, при связывании двух целей, платформа предложила связать их с данными.
Facility Management Scorecard. Например, «Цифровая архитектура» количественно оценивается двумя индикаторами результата: «Уровень внедрения пользователями» и «Время простоя системы.» Эта результативная оценка используется как входной или индикатор действия для цели «Интеграция цифровой архитектуры с ежедневными рабочими процессами.»
В пользовательском учебнике по функции карты стратегии вы можете узнать больше о создании карт стратегии.
Декомпозиция на KPI, инициативы и риски
Высокоуровневые цели на карте слишком абстрактны для достижения. По этой причине мы разбиваем их или декомпозируем на более осязаемые компоненты.
Давайте, например, проанализируем цель «Тренинг и развитие сотрудников» во внутренней перспективе.
Система показателей управления объектами. Внутри у нас есть:
- Инициатива «Внедрение культуры непрерывного обучения и инноваций«, которая может включать классические детали управления проектами, такие как даты начала и окончания, а также бюджеты.
- Индикатор результата «Оценка эффективности после тренинга«, который количественно оценивает эффективность программ тренинга.
- Различные индикаторы действия, такие как «Связь со стратегическими целями«, которые не оказывают прямого влияния на достижение цели, но помогают количественно оценить факторы успеха.
- Другой индикатор действия — «Непрерывный анализ потребностей в обучении,» который, помимо того, что является индикатором действия, также связан с целью того же названия в перспективе обучения.
- Риск «Отсутствие измеримого влияния«, количественно оцененный по воздействию и вероятности риска, со своим собственным планом по работе с риском.
Для каждого из этих компонентов мы можем назначить заинтересованное лицо, которое объяснит обоснование, а также владельца — пользователя, который будет получать уведомления и видеть эти компоненты на своей персонализированной панели управления.
Полный список KPI из системы показателей управления объектами
Ниже приведен список KPI из системы показателей управления объектами. Для базовых (определение, вес, установка целей) и продвинутых (вес, расчеты, отслеживание с течением времени) функций автоматизации KPI, получите доступ к указанному шаблону через платформу BSC Designer.
Общая стоимость операций Владельцы недвижимости: эффективные и экономичные операции с объектами Арендаторы: комфортное и хорошо обслуживаемое пространство Команда управления объектами: эффективные процессы рабочего процесса Операционный доход от управления объектами Интеграция цифровой архитектуры с повседневными рабочими процессами Возврат инвестиций в управление объектами Время на решение вопросов технического обслуживания Восприятие мер безопасности и защиты Осведомленность о нормативных требованиях и мониторинг Уровень внедрения технологий Удовлетворенность коммуникацией Обучение и развитие сотрудников Уровень комплаенса безопасности Цифровая архитектура Повышение эффективности рабочего процесса Снижение уровня ошибок Зависимость от внешних поставщиков Соблюдение нормативных требований % задокументированных политик и процедур комплаенсаИсполнение стратегии и непрерывный мониторинг
Мы прошли через этапы анализа и описания процесса стратегии. Следующий шаг — это фактическое исполнение стратегии.
Ваша команда может начать работу по определённым планам:
- KPI обновляются с использованием свежих данных.
- Если цели не достигнуты, владельцы могут записать свои комментарии.
- Соответствующие документы прикрепляются к KPI и целям как доказательство правильного исполнения стратегии.
Команда управления может отслеживать прогресс через дашборды и плановые отчёты.
Система показателей управления объектами. Каскадирование стратегии на конкретные объекты
Обсуждаемая система показателей управления объектами может быть использована как шаблон для определения стратегии и отслеживания эффективности различных объектов.
Концептуально это включает:
- Создание шаблона с общими целями, KPI и инициативами.
- Тестирование шаблона в небольшом масштабе для нескольких объектов.
- Корректировка шаблона в соответствии с передовой практикой.
- Каскадирование шаблона на большее количество объектов.
Каждый из подшаблонов может быть связан с основным шаблоном через данные. Таким образом, системы показателей для отдельных объектов могут быть сгруппированы и измерены как кластер.
Связь управления объектами с общей стратегией
Управление объектами не изолировано от других подстратегий. В данном случае мы говорим о связи системы показателей управления объектами с другими системами показателей.
Эта связь может быть осуществлена по данным, когда соединяются конкретные KPI, или по контексту, где создается контекстная запись.
Например, мы можем связать систему показателей управления объектами по контексту с системами показателей Безопасности, Комплаенса или Тренинга.
Может также существовать контекстная связь с системами показателей для Устойчивого развития и Инноваций.
Тренинг: 'Introduction to Balanced Scorecard by BSC Designer' предлагается в рамках нашей программы непрерывного обучения и включен в подписку BSC Designer.
Тренинги проводятся еженедельно через Zoom, предоставляя практические инсайты и персонализированные рекомендации. По завершении участники получают сертификат о посещении. Изучите все доступные тренинги здесь.
Резюме
Управление объектами — это сложная бизнес-дисциплина, которая включает различных заинтересованных сторон и функционирует в сложной бизнес-среде.
В этой статье мы обсудили, как:
- Определить и описать стратегию для отдельного объекта,
- Масштабировать ее до общих задач управления объектами, и
- Соединить ее с другими стратегическими и функциональными системами показателей в организации.
- Оценка эффективности в управлении объектами: Использование подхода сбалансированных показателей, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Университет Солфорда, Великобритания, 2020 ↩
- Измерение производительности в отделе управления объектами с использованием сбалансированной карты показателей, Тони Нурдиансях, Технологический институт Бандунга (ITB), 2014 ↩
- Сбалансированная карта показателей: Перепрофилирование проверенной временем стратегической структуры для новой модели работы, Дженн Шелтон, FMJ (Международная ассоциация управления объектами), 2021 ↩
Alexis является старшим консультантом по стратегии и генеральным директором BSC Designer с более чем 20-летним опытом в области стратегического планирования. Alexis разработал «Систему внедрения стратегии из 5 шагов», которая помогает компаниям в практической реализации их стратегий. Он является постоянным докладчиком на отраслевых конференциях и опубликовал более 100 статей по управлению стратегией и производительностью, включая книгу «Система KPI из 10 шагов». Его работы часто цитируются в академических исследованиях.