Эта статья сосредоточена на исследовании случая мексиканской компании GB PLUS, S.A. DE C.V. Компания работает в индустрии финансирования с использованием дисконтирования зарплаты. Они продают наличные кредиты, электронику и бизнес-стартапы синдикатам, работающим на федеральное и государственное правительства в Мексике, и получают оплату через удержание из заработной платы. 
Начало процесса внедрения. Кто ответственный?
José Ricardo Zea Grayeb является тренером команды качества, который отвечал за внедрение Сбалансированной системы показателей в компании через внедрение BSC Designer. Компания приняла решение привлечь внешних консультантов. Но в то же время они старались делать все, что могли, используя внутренние человеческие ресурсы. Поэтому была сформирована специальная команда для преобразования бизнес-целей в индикаторы. Эта команда отвечала за стратегическое планирование, она ставила собственные цели, и лидер команды был ответственным за преобразование этих целей в индикаторы. Как уже было сказано выше, компании помогали внешние консультанты, чтобы сосредоточиться с взгляда стороннего наблюдателя.
Следует отметить, что привлечение внешних консультантов при внедрении Сбалансированной системы показателей довольно популярно. На самом деле, статистика показывает, что есть лишь несколько компаний, которые действительно добились успеха во внедрении Сбалансированной системы показателей без профессиональной помощи.
Как известно, внедрение Сбалансированной системы показателей требует надлежащей технической поддержки и программных решений. К счастью, GB PLUS имеет собственный IT-отдел, который предоставил команде BSC и персоналу компании необходимую поддержку. Но все же компании иногда приходится обращаться к аутсорсингу. В то же время у них есть собственные квалифицированные IT-специалисты, которые разрабатывают программы и утилиты.
Область внедрения
Известно, что некоторые компании предпочитают внедрять Сбалансированную систему показателей на уровне всей компании, в то время как другие выбирают начать с департамента или бизнес-единицы. GB PLUS решила начать на уровне всей компании. Внедрение Сбалансированной системы показателей началось с генерального директора и топ-менеджмента. Затем процесс спускается на более низкие уровни структуры организации. Специалисты компании оценили, что им потребуется месяц для распространения BSC во всей организации. GB PLUS использует довольно интересную схему работы Сбалансированной системы показателей. Большинство сотрудников компании — это полевые работники (продавцы). Таким образом, они являются основным источником информации. Склады и другие департаменты также предоставляют высшему руководству компании информацию, которая автоматически обрабатывается программой. Затем эта информация поступает в систему BSC. Следует отметить, что это очень популярный способ сбора информации, так как обычные сотрудники, менеджеры первого уровня и продавцы всегда обладают точной информацией о внутренних и внешних процессах, потребностях клиентов, проблемах внутри и вне компании и т. д.
Обслуживание сбалансированной системы показателей. Стратегическое планирование. Роль сбалансированной системы показателей в компании
GB PLUS сообщил, что концепция Сбалансированной системы показателей и BSC Designer помогает компании перестать просто «выполнять работу». Это помогло сосредоточиться на реальных задачах и найти корни проблем. С помощью Сбалансированной системы показателей стратегия формализуется на основе текущих проблем и операций. Фактически, это лучшее, что Сбалансированная система показателей может сделать для компании. Это меняет подходы и отношения. Если Сбалансированная система показателей становится частью повседневной рутины компании, это означает, что BSC действительно работает. Если стратегия становится заботой каждого, есть все основания надеяться, что стратегические цели будут достигнуты. Таким образом, Сбалансированная система показателей — это не просто игрушка в руках топ-менеджеров, а эффективный инструмент стратегического управления, используемый всеми в компании.
Мониторинг деловой активности
Как уже было сказано выше, Сбалансированная система показателей не только переводит стратегию в действие, но и помогает собирать информацию о деловой активности и проблемах. В GB PLUS ССП внедряется на начальных этапах, поэтому у них еще не было возможности ее протестировать. В то же время, высшее руководство компании и персонал делают все возможное, чтобы сбалансированная система показателей работала как инструмент для сбора информации и мониторинга деловой активности. Одна из ключевых целей компании — обеспечить инвесторов, директоров, менеджеров и сотрудников наглядным представлением системы управления, связанной со всеми источниками информации. Иногда обычным сотрудникам бывает очень трудно понять стратегию компании. Бывает, что инвесторы и владельцы компании всегда хотят знать, что происходит в компании. ССП — это идеальное решение в этом смысле, так как она предоставляет всем пользователям точную и надежную информацию о внутренних и внешних процессах компании, а также о ее прогрессе на пути к достижению целей.
Измерение индикаторов внутренних процессов
Ключевая цель Сбалансированной системы показателей GB PLUS связана с бухгалтерией для контроля и отслеживания бюджетов. Вторая по важности идея заключается в том, чтобы увидеть, насколько эффективны внутренние процессы и как они могут способствовать удовлетворенности клиентов, чтобы компания делала все возможное для удовлетворения требований клиентов. Этот пример объясняет эффективность Сбалансированной системы показателей. Карты стратегии состоят из показателей и целей, связанных причинно-следственными связями. Таким образом, для повышения удовлетворенности клиентов и увеличения их покупок в компании необходимо провести определенные улучшения внутренних процессов компании. Иногда требуется обучать персонал, приобретать новые навыки и подходы и менять способы ведения бизнеса. Клиенты являются высшей ценностью для любого бизнеса. И только через удовлетворенность клиентов и их лояльность увеличиваются продажи и достигаются лучшие финансовые результаты.
BSC Designer используется для образовательных и развивающих процессов
GB PLUS удалось использовать BSC Designer для измерения управления человеческими ресурсами, эффективности систем компенсации и проведения тренингов. Компании необходимо значительное организационное развитие, и GB PLUS намерена использовать BSC Designer для повышения эффективности персонала, особенно в управлении человеческими ресурсами. Им необходимо контролировать все процессы тренингов и политики компенсаций, так как они выплачивают комиссионные продавцам. Таким образом, их эффективность продаж должна контролироваться для расчета размера бонусов. Следует отметить, что сбалансированная система показателей просто не работает без мотивации персонала. Мотивация может различаться в разных компаниях. Но в любом случае, комплексная система вознаграждений и бонусов необходима. Люди должны понимать, почему они должны использовать сбалансированную систему показателей и какие личные выгоды они получат.
Ожидания в отношении сбалансированной системы показателей в компании
Менеджеры GB PLUS признаются, что они ожидают восстановить стабильность, увеличить прибыль и далее развиваться. Ключевая цель компании — быть в состоянии знать, что они делают в режиме реального времени. Поскольку они могут отслеживать эффективность, они могут предложить такую информацию инвесторам, которые любят знать, что происходит с компаниями, в которые они вложили средства. Таким образом, инвесторы чувствуют себя в безопасности и защищенными. Компании планируют использовать веб-решения для предоставления информации всем заинтересованным сторонам.
Опыт работы со Сбалансированной системой показателей и BSC Designer
Сроки
Компания установила срок в 90 дней для испытаний, а затем еще 60 дней, чтобы связать свои источники информации и опубликовать данные BSC на своем сайте. GB PLUS находится в фазе настройки, поэтому у них нет полной картины относительно технических потребностей. Между тем, компания уже использует бухгалтерскую программу, а также приложение для оценки кредитоспособности, которые будут подключены к BSC. Все выполняется с использованием SQL. Компания поддерживает тесные отношения с поставщиками, поэтому проблемы решаются сразу по мере их возникновения.
Карты стратегии
GB PLUS собирается завершить свою карту стратегии и планирует использовать BSC Designer для отслеживания всего. Компания разработала собственные индикаторы, поэтому импортированных KPI нет. Вся наша информация подготавливается по запросу текущим ответственным отделом, но им нужно изменить это, так как процесс медленный и неточный, а информация часто устаревшая или несколько ненадежная.
Отчеты и ССП
GB PLUS использует отчеты в Excel и Power Point, но руководство компании хочет улучшить процесс отчетности. Компания не использовала возможности отчетности BSC Designer и не имеет опыта использования пользовательских формул. GB PLUS выбрала BSC Designer, потому что он обладает этими возможностями, и именно это они ищут. Руководство компании осознает, что Сбалансированная система показателей будет бесполезной, если информация не может быть доступна в реальном времени. BSC Designer стал хорошим выбором для GB PLUS, так как он предлагает своевременный доступ к информации и имеет отличную систему отчетности. Это значительно упрощает процесс принятия управленческих решений. Подводя итог, из этого кейса очевидно, что GB PLUS четко понимает преимущества Сбалансированной системы показателей и BSC Designer. Компания только делает первые шаги в реализации ССП и уже добилась некоторых положительных результатов.
Больше примеров с клиентами из Мексики
- Мы используем BSC Designer для измерения и отчетности KPI и Сбалансированной системы показателей. Альберто Торрес, Управление проектами, UAEM, Толука, Мексика;
- Иван Ривера, PMP, Менеджер проекта, Мексика использует BSC Designer для определения, какие проекты способствуют достижению бизнес-видения и миссии;
- Рикардо Зеа Граеб, CFG SAPI DE CV, Халапа, Веракрус, Мексика использует BSC Designer для визуального отслеживания эффективности и качества;
Больше примеров сбалансированной системы показателей
BSC Designer — это программа для выполнения стратегии, которая улучшает формулирование и выполнение стратегии с помощью KPI, стратегических карт и панелей управления. Наша собственная система внедрения стратегии направляет компании в практическом применении стратегического планирования.