Производитель напитков заменил разрозненные отчеты Excel общей системой KPI — сначала в команде по качеству, а затем по всему заводу — используя интеграцию с ERP и четкое обоснование ROI, чтобы оправдать изменения.
Внедрение системы KPI в производстве напитков: ключевые факты
До
Отделы отслеживали метрики в отдельных файлах Excel с различными определениями, и менеджеры тратили часы на объединение отчетов.
После
Команды использовали общую платформу KPI, подключенную к данным ERP, с едиными определениями и доказательствами, прикрепленными к каждому KPI.
У вас есть отчет KPI на базе Excel или система показателей подразделения? Поделитесь ею с командой BSC Designer, чтобы проверить, как отслеживание KPI может перейти от разрозненных Excel к связанной системе реализации стратегии.
Начните с одного подразделения, подтвердите подход и используйте результаты перед более масштабным внедрением.
Профиль компании: компания по производству напитков
Данный кейс описывает производителя напитков, базирующегося в США, который выпускает напитки для крупных розничных клиентов и региональных заказчиков на одной производственной площадке.
В компании работает около 230 человек, и она производит примерно 90 миллионов галлонов в год. Сырье поступает на завод, напитки производятся на месте, а готовая продукция отгружается по всей стране.
Основные проблемы: общие определения KPI и готовность к аудиту
У компании были данные по производству, отгрузкам и качеству. Проблема заключалась в том, что каждый отдел отслеживал производительность по‑своему, из‑за чего отчетность по компании в целом была ненадежной.
- Разные методы отслеживания KPI. Отделы использовали собственные Excel или отчеты.
- Отсутствие общих определений. Один и тот же показатель означал разное в разных командах.
- Ручная отчетность. Руководители тратили часы на объединение файлов Excel каждый месяц.
- Пробелы в готовности к аудиту. Доказательства по показателям качества хранились отдельно от отчетов по KPI.
Ситуацию резюмировал клиент:
«Каждый отдел так или иначе отслеживает определенные вещи, но на уровне компании в целом у нас нет видимости показателей всех подразделений».
Проведите пилотный проект в отделе качества и сформируйте бизнес-кейс
Компания начала с одного отдела, чтобы доказать ценность, прежде чем внедрять систему более широко. Команда по качеству была выбрана, потому что у нее были четкие метрики, частые аудиты и высокая нагрузка по отчетности.
В ходе пилотного проекта руководителям нужно было объяснить руководству, как изменения повлияют на стоимость, время и риск. Команда использовала калькулятор ROI BSC Designer в качестве примерной модели, а затем измерила экономию в своей среде, чтобы подтвердить цифры. В фокусе были следующие области:
- Время на отчетность. Часы, затраченные на подготовку и проверку Excel, измеренные как минимум в 7 часов на каждого сотрудника по качеству в неделю.
- Стоимость ошибки. Переделки, вызванные несогласованными цифрами.
- Подготовка к аудиту. Время, затраченное на сбор документов для проверок клиентов или качества.
Пилотный проект показал практические улучшения.
- Единые определения KPI. Отделы отчитывались по одним и тем же метрикам одинаковым образом.
- Сокращение времени на отчетность. Подготовка Excel в команде по качеству сократилась примерно на 70-80%.
- Лучшая готовность к аудиту. Время, необходимое для поиска подтверждающих доказательств, сократилось примерно на 90%, а внутренние опросы подтвердили более высокую уверенность в готовности к аудиту.
- Лучшая координация. Производство, логистика и качество использовали одни и те же цифры.
Эти количественно измеримые результаты помогли руководителям представить четкое обоснование для расширения системы.
После того как пилотный проект показал четкие результаты, тот же подход был применен в логистике, производстве и техническом обслуживании. ССП для этих подразделений были связаны с использованием функциональности связи платформы, чтобы руководство могло видеть, как результаты подразделений поддерживают цели компании.
Отчетность об эффективности на основе доказательств
Команда по качеству хранила доказательства, такие как отчеты об инспекциях, заметки или отсканированные чек-листы, в отдельных папках и цепочках электронной почты. Найти правильную версию во время аудита было сложно и занимало много времени.
Для каждого KPI была определена структура доказательств, чтобы команды знали, какие документы требуются, какие являются необязательными и когда доказательства должны быть загружены до того, как обновление KPI будет принято.
Это сократило время, затрачиваемое на поиск документов, и повысило уверенность в представляемых результатах.
Связь KPI с данными ERP
Компания экспортировала операционные данные из своей ERP-системы в файлы CSV и использовала эти выгрузки в Excel отделов. Те же файлы использовались для заполнения системы показателей KPI во время пилотного проекта. Следующие улучшения обеспечили более стабильную интеграцию:
- Подключайте базы данных напрямую. Отчетные таблицы были связаны так, чтобы значения KPI поступали напрямую из контролируемых источников данных.
- Используйте интеграцию через API. Были настроены автоматические обновления, чтобы данные ERP передавались в KPI без ручных действий.
Этот подход позволил системе KPI работать с существующими источниками данных без изменения того, как регистрировались транзакции ERP.
Как обосновать переход от Excel к платформе KPI
Одним из ключевых шагов в этом случае стал пилотный проект с отделом качества, который помог количественно оценить ожидаемые результаты и экономию и дал высшему руководству четкие основания отказаться от Excel. Вот шаги, которым могут следовать другие организации:
- Начните с одного отдела. Выберите отдел с четкими метриками и высокой нагрузкой по подготовке отчетности.
- Измерьте сэкономленное время и сокращение числа ошибок. Используйте калькулятор ROI, чтобы оценить финансовый эффект.
- Подключайте данные постепенно. Начните с экспорта, затем автоматизируйте процесс с помощью интеграции API.
- Используйте BSC Designer как платформу KPI. Она обеспечивает структурированное отслеживание KPI, ссылки на доказательства и связь между отделами без замены существующих систем.
BSC Designer — это программа для реализации стратегии, в основе которой лежит Сбалансированная система показателей. Она помогает организациям превращать стратегические планы в связанную архитектуру стратегии, обеспечивая связь целей, KPI, инициатив, рисков и карт стратегии в одном месте. Наша система реализации стратегии объясняет, как внедрять стратегию на практике, а шаблон воркшопа по реализации стратегии помогает командам применять её во внутренних стратегических сессиях.