Крупный оператор восточноафриканского порта усилил управление KPI, прослеживаемость комплаенс и связь с заинтересованными сторонами, перейдя от систем показателей на базе Excel к интегрированной платформе управления стратегией на основе Сбалансированной системы показателей.
Сбалансированная система показателей для портового оператора: ключевые факты
До
KPI отслеживались в Excel с ручными обновлениями и без аудита изменений.
После
KPI управлялись в централизованной платформе «Сбалансированная система показателей» с отслеживаемыми данными и связью систем показателей.
Профиль компании: оператор многотерминального порта из Восточной Африки
Компания является крупной частной портовой группой в Восточной Африке с несколькими направлениями бизнеса, интегрированными в единую логистическую экосистему, которая соединяет внутренние коридоры с глобальными морскими маршрутами.
- Портовые терминалы. Два контейнерных терминала, работающих как единый хаб.
- Морские сервисы. Буксирная компания, обеспечивающая операции судов.
- Наземная логистика. Парк самосвалов, поддерживающий перемещение грузов по территории и во внутренних направлениях.
- Активы для расширения. Зарезервированная земля для будущего роста терминалов и логистики.
Группа напрямую нанимает несколько тысяч человек и поддерживает десятки тысяч рабочих мест в логистике по региональным торговым коридорам. Годовая выручка оценивается в сотни миллионов долларов США, что отражает её роль в качестве порта-ворот для нескольких стран Восточной Африки, не имеющих выхода к морю.
Организация структурирована вокруг директоров различных операционных подразделений, каждый из которых отвечает за свои KPI, при этом стратегия и система мотивации должны управляться централизованно.
Заинтересованные стороны и требования комплаенс
Порты в Восточной Африке работают в условиях строгих государственных требований и международных стандартов безопасности. Вот как клиенты формулируют это:
«Стратегия проходит аудит. Бонусы зависят от KPI. Нам нужна прослеживаемость».
Порт работает в плотной экосистеме и должен обеспечивать связь между множеством заинтересованных сторон, оставаясь при этом в рамках комплаенс. В ходе проекта команда BSC Designer помогла обновить понимание заинтересованных сторон, их потребностей и того, как эти ожидания связаны с существующей стратегией.
- Судоходные линии. Ожидают надежного времени оборота и предсказуемого сервиса.
- Таможня и государственные агентства. Требуют прослеживаемости, пограничной безопасности и комплаенс в торговле.
- Операторы железнодорожных и автоперевозок. Нуждаются в синхронизированной коридорной логистике и планировании.
- Профсоюзы. Сосредоточены на стандартах безопасности, стабильности рабочей силы и тренинге.
- Местные сообщества. Отслеживают воздействие на окружающую среду, трафик и эффекты для занятости.
- Регуляторы. Обеспечивают соблюдение экологической защиты, аудитов безопасности и финансовой прозрачности.
В Африке эффективность портов зависит от инфраструктуры внутреннего транспорта. Современный терминал не может работать эффективно, если дороги, железные дороги или таможня остаются узкими местами. По этой причине операторы коридорного транспорта и дорожные агентства были включены в число ключевых заинтересованных сторон. Этот подход согласуется с нашим связанным кейсом о реализации стратегии дорожного агентства в Африке, который показывает, как портам и инфраструктурным агентствам нужны KPI со связью, чтобы улучшать региональную логистику.
Проблемы прослеживаемости для систем показателей, управляемых с помощью Excel
В компании уже была внедрена Сбалансированная система показателей с определёнными целями, KPI, частотой обновления и ответственными.
Системы показателей отслеживали операционные метрики, типичные для контейнерных терминалов:
- Производительность кранов. Количество перемещений в час, используемое для измерения эффективности пропускной способности терминала.
- Время оборота судна. Общее время в порту, влияющее на решения судоходной линии по маршрутизации.
- Коэффициент занятости причала. Показатель использования причала и планирования мощностей.
- Грузооборот в TEU. Общий индикатор объёма грузов для оценки эффективности терминала.
Эти метрики были объединены в индексы мотивации, используемые для расчёта бонусов. Поскольку бонусы зависят от грузооборота, производительности, показателей безопасности и простоев, данные KPI должны быть проверяемыми с аудитом изменений.
Однако Excel создавал проблемы:
- Сложность сопровождения. Ручные обновления между подразделениями.
- Пробелы в мониторинге. Сложно визуализировать тренды.
- Проблемы прослеживаемости. Нет аудита изменений для изменений KPI.
- Проблемы контроля версий. Противоречивые определения KPI.
Команда использовала калькулятор ROI со своими исходными данными, чтобы оценить экономию времени и рост эффективности от автоматизации.
Внедрение с BSC Designer
Платформа BSC Designer была внедрена для решения вопросов управления и масштабируемости при управлении KPI в нескольких подразделениях порта. Основной проблемой была связь децентрализованных KPI, за которые отвечали директора терминалов и сервисных подразделений, с единой корпоративной стратегией.
Клиент четко сформулировал эту задачу по связи:
«У директоров есть свои KPI, но нам нужно, чтобы ими управляли централизованно».
Каскадирование системы показателей связало корпоративную систему показателей с Терминалом A, Терминалом B, Морскими сервисами, Автопарком грузовых перевозок и Проектами расширения, чтобы каждый директор сохранял ответственность за свои KPI, оставаясь при этом связанным со стратегией группы.
Дополнительные возможности поддержали внедрение:
- Настройка структуры с поддержкой ИИ. Организационная структура использовалась для создания связанных систем показателей.
- Аудит изменений. Отслеживание истории KPI для комплаенс.
- Гибкие периоды. Ежедневно, ежемесячная, ежеквартальная агрегация.
- Интеграция данных. Шаблоны Excel для устаревших систем и API для современных систем.
Потребности в интеграции данных
Этому порту требовалось консолидировать данные из нескольких операционных систем для поддержки централизованного отслеживания и отчетности по KPI.
- Система управления терминалом. Данные по обработке контейнеров и активности кранов.
- Системы управления активами. Данные по техническому обслуживанию и доступности оборудования из SAP PM или Maximo.
- Отслеживание судов AIS. Данные о прибытии судов и планировании причалов.
- ERP-системы. Финансовые и HR-индикаторы, связанные со стимулами.
- Управление площадкой. Показатели времени пребывания контейнеров на площадке и времени оборота грузовиков.
Для устаревших систем интеграция была реализована через Excel-шаблоны с предварительно сопоставленными столбцами. Для современных систем данные подключались через API. Порт также настроил гибкие периоды агрегации, например, собирая данные по кранам ежедневно, анализируя ежемесячно и формируя отчетность ежеквартально.
Связь управления рисками со стратегией
Порт сталкивался с повторяющимися операционными и экологическими рисками, которые отслеживались в разных системах и процедурах, что затрудняло установление связи между инцидентами, профилактическими действиями и стратегическими целями.
- Наводнения. Сбои в работе терминала, связанные с погодными условиями.
- Разливы топлива. Экологические инциденты, требующие быстрого реагирования.
- Инциденты с опасными грузами. Риски безопасности при обработке контейнеров.
- Ущерб от шторма. Простой инфраструктуры и затраты на восстановление.
- Чрезмерная эксплуатация оборудования. Повышенная вероятность аварий.
- Столкновения судов. Инциденты морской безопасности, влияющие на пропускную способность порта.
- Инциденты по охране труда. Травмы персонала и вопросы комплаенс.
Чтобы решить эту задачу, порт внедрил анализ рисков Bow-Tie в BSC Designer, обеспечив связь мер контроля по предотвращению и снижению последствий со стратегическими целями и сделав готовность к рискам видимой в системах показателей.
Для каждого события с высоким риском была создана отдельная система показателей Bow-Tie, в которой были перечислены необходимые меры контроля по предотвращению и снижению последствий вместе с их индикаторами эффективности. Затем эффективность этих мер контроля использовалась для количественной оценки ценности, предоставляемой заинтересованным сторонам, выявленным в ходе анализа заинтересованных сторон, и для связи мероприятий по управлению рисками с операционными частями стратегии.
Результаты
Порт достиг измеримых улучшений после внедрения централизованного управления эффективностью.
- Централизованное управление KPI. Директора сохраняют ответственность за индикаторы, а головной офис обеспечивает связь между терминалами и сервисами.
- Отчетность, готовая к аудиту. История KPI и согласования поддерживают проверки регулятора и расчеты бонусов.
- Лучшая подготовка к международному бенчмаркингу. Структура KPI обеспечивает связь с внешними рейтингами эффективности портов.
- Сокращение сопровождения Excel. Автоматические обновления заменили ручную консолидацию.
- Повышение прозрачности для заинтересованных сторон. Общие дашборды для терминалов, морских служб и логистических партнеров.
- Структурированный анализ рисков. Моделирование Bow-Tie улучшило видимость сценариев инцидентов и планирование плана по работе с риском.
Как порты могут обеспечить связь KPI и комплаенс
Выводы этого кейса подчеркивают практические шаги для операторов портов, позволяющие улучшить расчет стимулов, обеспечить готовую к аудиту прослеживаемость KPI и обеспечить связь управления рисками с операционной стратегией.
- Централизуйте управление системой показателей. Сохраняйте KPI подразделений, но обеспечьте их связь на уровне группы.
- Обеспечьте готовность данных KPI к аудиту. Поддержите расчеты бонусов и проверки регулятора.
- Интегрируйте операционные системы. Свяжите данные TOS, ERP, управления активами и AIS.
- Проанализируйте риски с помощью моделей Bow-Tie. Повышайте готовность и понимание операционных угроз.
- Используйте профессиональную платформу, такую как BSC Designer. Включите каскадирование систем показателей, управление KPI и аудит изменений.
BSC Designer — это программа для реализации стратегии, в основе которой лежит Сбалансированная система показателей. Она помогает организациям превращать стратегические планы в связанную архитектуру стратегии, обеспечивая связь целей, KPI, инициатив, рисков и карт стратегии в одном месте. Наша система реализации стратегии объясняет, как внедрять стратегию на практике, а шаблон воркшопа по реализации стратегии помогает командам применять её во внутренних стратегических сессиях.