Шаблон анализа Парето для стратегической системы показателей

Используйте описанный в этой статье шаблон для проведения стратегического анализа Парето. Сосредоточьте внимание на стратегических целях и показателях эффективности в соответствии с их абсолютным весом.

Основные темы статьи:

Введение — Анализ Парето и стратегия
Шаблон — Анализ Парето на стратегической карте
Точные данные — количественный анализ Парето на основе абсолютного веса
Недостатки — четыре риска использования принципа “80/20”

Анализ Парето и стратегия

«Суть стратегии состоит в выборе того, что НЕ нужно делать. ¹«

Майкл Портер

Изучив бизнес-среду, в которой работают большинство организаций, мы поймём, что утверждение Портера как нельзя лучше к ней применимо:

Возможные стратегии кажутся безграничными, однако
Ресурсы организации имеют ограничения.

Хорошая стратегия включает множество вещей, и одна из них является правильной расстановкой приоритетов. Мы не обладаем безграничными ресурсами. Успешная организация должна направить внимание на несколько важных тем.

Анализ Парето может помочь нам сфокусироваться на нескольких ключевых аспектах, способных дать организации наибольшее количество преимуществ.

Или, с другой стороны, решить именно те задачи, которые способны привести к возникновению большинства проблем.

Шаблон: анализ Парето и стратегическая карта

В сравнительной таблице принципов стратегического планирования мы классифицировали анализ Парето как инструмент формулировки стратегии. Рассмотрим способы применения анализа Парето (правила 80/20) в различных аспектах стратегического планирования.

В качестве начального шаблона мы используем перспективы стратегической карты
В каждой перспективе мы отметим примеры проблем
К каждой проблеме будет применено правило 80/20

Шаблон Анализа Парето

Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон Анализа Парето.

Финансы

Что приносит наибольшую прибыль? Какие 20% продуктов/услуг приносят 80% прибыли?
Что приносит наибольший убыток? Какие 20% действий приводят к 80% убытков?

Обслуживание клиентов

На каких клиентах необходимо сфокусироваться? Какие 20% клиентов приносят 80% прибыли?
Партнёров какого типа необходимо искать? Каковы 20% партнёров, приносящих 80% прибыли?

Внутренний аспект

Каковы наши приоритеты в отношении товарной политики? Какие 20% функций используются 80% клиентов?
Какие ошибки необходимо исправить в первую очередь? Какие 20% функций порождают 80% жалоб?
Каким образом необходимо управлять талантами? Какие 20% сотрудников потребляют 80% времени менеджера? Какие 20% сотрудников приносят наибольший доход?

Обучение и рост

Какой тренинг необходимо повторить? Какие 20% учебных мероприятий принесли команде 80% знаний?
Какую инфраструктуру необходимо развить? Какие 20% инфраструктуры создают 80% преимуществ?
В каких областях необходимо проводить инновации? Какие 20% бизнес-систем дали 80% полезных идей? Какие 20% сотрудников предложили 80% инновационных идей, доказавших свою эффективность?

Что делать с этой картой?

Превратить проблемы в конкретные задачи бизнеса
Найти показатели эффективности для правильной количественной оценки проблемы
Добавить инициативы и план действий

Количественный анализ Парето для стратегической системы показателей

Результаты анализа Парето часто бывают представлены в виде диаграммы, на которой причины связываются со следствиями. В качестве примера рассмотрим пользовательскую поддержку в модели SaaS.

По каким причинам люди связываются со службой поддержки?

Запрос временного кода — 40%
Вопросы, касающиеся утерянного пароля — 20%
Помощь в размещении заказа — 13%
Запрос на живой звонок — 10%
Некоторые функции не соответствуют ожиданиям клиента — 7%
Вопросы о партнёрстве 5%
Другие вопросы — 5%

Чем выше нагрузка на службу поддержки, тем выше затраты бизнеса. Что с этим можно сделать? Мы можем отсортировать все случаи обращения по частоте и представить их на диаграмме. В данном случае анализ Парето укажет на необходимость сосредоточиться в первую очередь на запросах временного кода.

Подобно диаграмме причин и следствий, мы можем проанализировать стратегическую карту, ее цели и показатели на основе абсолютного веса и эффективность элемента.

Под абсолютным весом имеется в виду важность элемента, вычисляемая рекурсивно с использованием информации об относительном весе элементов на каждом уровне.

Эффективность цели или показателя рассчитывается с использованием текущих значений и исходной шкалы.

Как и в классической диаграмме Парето, мы можем отсортировать цели и показатели по их абсолютному весу и, тем самым, прояснить приоритеты.

Наибольший результат будет достигнут для аспектов с с наибольшим абсолютным весом (= наибольшее влияние на общую эффективность) и с наиболее низкой производительностью (= их можно улучшить).

Если вы используете ПО для автоматизации ССП, подобное BSC Designer, нахождение этих аспектов не займёт много времени.

К примеру, рассмотрим систему показателей службы поддержки.

Здесь мы найдём показатель «Часы обучения агента», который, согласно анализу абсолютного веса, является одним из показателей, наиболее сильно влияющих на общую производительность системы.

Кроме того, судя по полученным данным, мы можем сделать вывод о низкой эффективности этого показателя и о возможности его улучшения.

В данном случае менеджерам рекомендуется рассмотреть возможности инвестирования в обучение агентов.

Риски и недостатки анализа Парето

Мы рассмотрели преимущества анализа Парето, теперь проанализируем возможные риски:

Риск 1. Краткосрочное мышление

Мы рискуем развить краткосрочное мышление.

Например, некоторые инновации требуют времени. Применяя правило 20/80, мы можем создать предпосылки для одобрения исключительно инноваций с коротким циклом инвестиции-результат. Модель «Три горизонта роста» более эффективна для оценки инноваций.

Риск 2. Субъективная оценка

Субъективная оценка усилий и результатов.

Мы делаем обоснованное предположение о том, что 20% сотрудников приносят 80% дохода, однако этот принцип не учитывает множество нюансов. Как и в матрице приоритетов, мы можем предполагать, что является важным и срочным, однако, это предположение может оказаться неверным.

Риск 3. Субъективный анализ первопричин

Мы зависим от качества анализа первопричин и опыта нашей команды.

К примеру, 20% проблем продукта, которые повлекли возникновение 80% жалоб, могли быть перепутаны с другими проблемами на уровне архитектуры продукта.

Риск 4. Правило 80/20 не поможет на золотом прииске

Даже если анализ будет проведен правильно, это не означает, что вы будете знать, как применить его результаты.

Возьмем к примеру золотой прииск: возможно, 20% действий действительно приносят 80% результатов, однако вы не сможете выполнять только 20% эффективных действий. В контексте бизнеса вы, вероятно, знаете, какие 20% клиентов приносят 80% прибыли, однако едва ли вы найдёте способ находить исключительно таких клиентов.

Заключение

Анализ Парето — это простой в использовании инструмент для определения приоритетов. Если вы считаете, что в вашей стратегии слишком много «приоритетов» или других бизнес-целей, используйте правило 80/20, чтобы сосредоточиться на наиболее перспективных задачах.

Используйте количественный анализ веса и эффективности цели/показателя для подтверждения выводов достоверными данными.

Что дальше?

Доступ к шаблонам. Воспользуйтесь бесплатным планом BSC Designer для доступа к 30 шаблонам ССП, включая Шаблон анализа Парето из этой статьи.
Отточите навыки. Запишитесь на тренинг по ССП. Отточите ваши навыки стратегического планирования.
Автоматизация. Узнайте что такое софт для ССП и как он может облегчить создания стратегически карт и работу с индикаторами.